TICs aplicadas a la mejora de los procesos organizativos y de

gestión de un centro de salud privado ambulatorio

José L. Ciani , Débora S. Guevara, Mauricio G. Magurno

Caso de EstudioSoluciones implementadas en el Instituto Santa Lucía

Paraná (ISLP), centro de salud privado, ambulatorio,

situado en la ciudad de Paraná, Prov. de Entre Ríos,

Argentina

Entre los años 2008-2009

ISLP adquirió y

refuncionalizó un viejo

sanatorio dotándolo de la

infraestructura y la

tecnología necesaria para

el ejercicio de la medicina

actual y el confort que

exigen los pacientes

Se realizan prácticas médicas

ambulatorias: consultas, estudios de

diagnóstico, tratamiento y cirugías,

principalmente oftalmológicas, estéticas y

plástica.

- 16 médicos oftalmólogos, plásticos, estéticos y residentes de oftalmología

- 22 personas de apoyo: técnicos, enfermeros, secretarias, administración,

limpieza, vigilancia…

- 39.000 prácticas anuales

TICs en el ámbito de salud - (e-salud)

El desarrollo actual de las TICs (Tecnologías de la Información y la

Comunicación) ha avanzado y ayudando en mucho, a satisfacer las necesidades operativas y de gestión actuales de centros de salud.

El dinamismo del concepto de TICs nos lleva a no sólo pensarcuáles sistemas debemos adoptar sino que debemos pensar también cómo integrarlos para obtener los mejores resultados.

Los equipos de gestión de los centros de salud deben realizar una tarea muy importante antes de adoptar éstos sistemas:

-Evaluar integralmente las necesidades operativas y de gestión del centro- relevar por donde pasarían las soluciones a esas necesidades- tener en cuenta la experiencia institucional- asesorarse e investigar el mercado en busca de aquellas tecnologías

que fuesen apropiadas.

Necesidades habituales en centros de salud

• Comunicación interna: personal <--> médicos, médicos --> pacientes.

• Gestión de turnos: personales, telefónicos o por web, volcándolos a agendas, vinculado con proceso de admisión y administración contable.

• Historia Clínica digitalizada.

• Banco de Estudios e Imágenes digitalizado.

• Educación y actualización profesional, médica y técnica de integrantes del centro.

• Servicios de información al paciente y divulgación científica.

• Indicadores de gestión: contar con datos para conformarlos.

• Manejo de la Seguridad - Bioseguridad.

• Soporte a la administración contable, recursos físicos y tecnológicos.

Necesidades Sistemas involucrados

Comunicación interna Telefónico – Audio

Turnos, agendas, admisión Informático – Telefónico - Web

Historia Clínica Informático

Estudios e Imágenes Informático – Video

Educación y Capacitación Informático – Video – Audio

Información al paciente y

divulgación científica

Informático – Telefónico - Video

Audio

Indicadores de gestión Informático – Telefónico – Video

Acceso

Seguridad bienes y personas Acceso –Anti Incendio Anti

Intrusos - Video – Informático-

Telefónico

Bioseguridad Acceso – Informático

Soporte adm. Contable Informático

Soporte adm. Recursos

Físicos y Tecnológicos

Informático – Video Acceso

Mejoramiento de la comunicación interna

Médico-personal: mediante el uso de teléfonos internos en cada uno de los puestos de trabajo, en consultorios, sala de estudios, oficinas, recepción, admisión, enfermería, cirugía, etc.

Médico-paciente: llamado por teléfono conectado al sistema de audio central - evita el llamado a viva voz - los pacientes esperan en las salas de esperas confortables.

Turnos, Agendas, Admisión e HC Digital

• Mayor versatilidad procurando con un solo software con todas las funciones

• Elimina el uso de papel y archivos físicos.

• Base de datos parcialmente abierta para que resulta sencillo extraer datos para

indicadores de Gestión

• Historia Clínica conforme a ley argentina N°26529 con medios que aseguren la

preservación de su integridad, autenticidad, inalterabilidad, perdurabilidad y

recuperabilidad de los datos. (accesos restringidos con claves de identificación,

medios no re-escribibles de almacenamiento Back Up en DVD, control de

modificación de campos, etc. )

Banco de estudios e imágenes digitalizado

• Adquisición directa de señales desde los equipos médicos (DICOM y no)

• Ingreso manual de datos por un operador en plantillas preformadas.

• Eliminación de papeles en circulación y archivo

• Desde cada terminal informática autorizada se puede tener accesoa los estudios de los pacientes .

Educación y actualización médica y técnica

• Tele educación: transmisión On-Line (imagen+audio) de cirugías al ateneo para capacitar a los residentes médicos, sin que estos estén presente en el sitio quirúrgico. - personas + bioseguridad dentro del recinto.

• Teleconferencias desde el ateneo hacia otros centros.

Información al paciente y divulgación científica

• Material propio desarrollado a través de la adquisición de imágenes y

sonido de diferentes sistemas

• Integración de sistemas informáticos, con video y audio centralizado

• Producción de videos informativos y de divulgación científica

• Monitores LCD de grandes dimensiones en las salas de espera.

Obtención de indicadores de gestión

• Para la obtención se toman datos provenientes de varios sistemasproporcionados por el software que corre sobre servidores.

• El fin es que sirvan de insumo a la gerencia operativa/administrativa de

la Institución para ajustar diversos aspectos organizativos, optimizar

el trabajo del personal, recursos tecnológicos utilizados y mejorar la

atención a los pacientes.

Indicadores de gestión

Indicador Sistemas

Pacientes admitidos: por día, franja horaria, personal

de admisión involucrado, médico, práctica

realizada, obra social

Informático

Solicitud de turnos: origen, franja horaria ,

recepcionista, tasa de faltas

Informático –

Telefónico - Web

Asistencia del personal, llegadas tarde, descansos,

dedicación de personal contratado por horaInformático –

Acceso - Video

Desempeño/Ocupación del Personal Informatico - Acceso

Atención al paciente presencial: agilidad, demoras. Informatico – Video

Atención telefónica: atenciones, demanda no

satisfecha, desempeño por telefonistaInformático –

Telefónico

Ejemplo de resultados:

Uso de Indicadores de gestión

• Gran impacto para la organización de las actividades de la Institución

• El uso de TICs posibilitó la medición un sinnúmero de parámetros

• En función de estos indicadores se han tomado decisiones:

-redistribuyendo al personal de apoyo en diferentes puestos

-redefiniendo sus horarios de trabajo, etc.

Resultados tras 4 años de implementación:• + 10 a +15% pacientes atendidos por año,

• + 20 % la cantidad de consultas telefónicas atendidas por año,

• - 22 % tiempos de espera. Consulta médica o trámites.

Sin ampliar la cantidad de profesionales, ni personal de apoyo, ni lainfraestructura física o tecnológica del instituto.

Seguridad de los bienes y las personas, bioseguridad

• Se logra mediante el uso de tecnologías como controles de acceso y cámaras para controlar al público en general ensectores comunes.

• Bioseguridad de áreas críticas: el control de acceso implementado regulóel ingreso al área no permitiéndoselo a personal no capacitado o ajeno al área redundando en una mejora de la bioseguridad.

Soporte administración contable, recursos

• Soporte a la administración contable:

Sistema informático y el software necesario.

• Soporte a la administración de recursos físicos y tecnológicos:

Informático: Bases de datos y doc. de equipamiento e instalaciones

Vinculándolo a otros sistemas se abren nuevas posibilidades para la gestión:

- control de funcionamiento de equipamiento y sistemas mediante comparación

de imágenes de video

- control de la movilidad de equipos médicos utilizando los sensores

de proximidad utilizado para el acceso de personas.

Conclusiones

• Las mejoras en la operatividad y la gestión que se logra con la adopción

de un conjunto de sistemas basados en TICs pueden resultar notorias

para un centro de salud.

• La utilización de las TICs:

- brindan información confiable para la gestión

- automatizan, facilitan, dejan registro certeros de la realización de un sinnúmeros de actividades operativas de apoyo o médicas,

- reducen el número de papeles en circulación

- mejoran la comunicación interna

- facilitan el manejo de registros y su permanente utilización, como los ejemplifican las Historias Clínicas Digitales y Estudios de Diagnóstico.

- diminuyen errores y perdidas de tiempo innecesarias.

Conclusiones

• Tecnologías y sistemas antes ligados casi exclusivamente a otros rubros, hoy

están siendo utilizados para fines relativos a la salud. Ej: sistemas de control de acceso para mejorar la bioseguridad de áreas críticas hospitalarias.

• Las posibilidades de las TICs y su integración abre nuevos horizontes para

obtener datos indispensables para elaborar indicadores de gestión, que

permitan organizar personal, tiempos y actividades que se plasman en una

mejora de la operatividad de toda la institución.

• Una mayor integración de sistemas automatiza acciones, que son realizadas

por operadores lo que reducirían tiempos y gastos en salud.

Conclusiones

• Las tecnologías involucradas, el diseño de los dispositivos que integran los sistemas, velocidades a la que funcionan, el software y las posibilidades de interconexión están en avance permanente, encontrándose día a día nuevas funcionalidades.

• La aplicación beneficiosas de TICs en salud en el presente es indudable, esto es solamente una ínfima parte de lo que se estima será en el futuro cercano

• El uso de sistemas basados en TICs en salud redunda en mejoras operativas y de gestión, elevando la calidad en la atención de los pacientes, complementando, pero solamente en la justa medida, el ejercicio de la medicina y el arte de curar.

Preguntas ? , Contactos…

José Luis CianiAsesor Técnico y en Gestión de Instituciones de Salud

E-mail: jlciani@yahoo.com.arCel Ext 54 9 343 4643688

Instituto Santa Lucía Paranáwww.isantaluciaparana.com.arE-mail: ingclinica@isantaluciaparana.com.ar

GEIC – Grupo de Estudios en Ingeniería Clínicawww.ingclinica.org.arE-mail: geic@bioingenieria.edu.ar