Ti5214400 Projektinhallintahttp://www.it.lut.fi/kurssit/05-06/Ti5214400

Luento 2

Sami Jantunen

Sisältö

• Projektitermistöä• Projektin valinta yrityksessä• Projektinhallinnan tehtäviä• Projektin aloitus• Ryhmätyöskentely projektissa• Palaverikäytännöt

Projektisopimukset (1/2)

• Toimitusprojekteja edeltää tarjous- ja sopimusvaiheet, joissa määritellään projektin aikataulu- ja kustannusraamit

• Projektisopimus tehdään jokaiselle projektille erikseen• Lisäksi osapuolilla voi olla keskenään puitesopimus,

jossa sovitaan jokaisen projektin yleiset reunaehdot• Sopimukset pohjautuvat usein alan yleisiin

sopimusehtoihin• Lisää tietoa esim. Tietotekniikan liiton kotisivuilta:

http://www.tt-tori.fi/

Tärkeimmät asiat IT-projektisopimuksessa

• Mitä tehdään ja kuinka se toimitetaan• Aikataulu ja budjetti• Osapuolten vastuut• Raportointikäytännöt• Toimenpiteet ongelmatilanteissa• Projektin ja tuotteen hyväksymiskriteerit• Tuotteen takuu

» lisätietoja Pelin kpl 4.5

Projektin organisointi ja käynnistys

• Projektin aloituksen tulee olla hyvin suunniteltu ja jämäkkä. Aikaa tullaan tarvitsemaan ennalta-arvaamattomiin tehtäviin!

• Aloitukseen sisältyy projektin ohjaukseen liittyviä asioita. Työtä voidaan tehdä ennen muuta projektia tai yhtä aikaa esitutkimuksen kanssa.

Projektin käynnistystehtävät

• Projektin tavoitteiden määrittely• Projektiryhmän jäsenten tehtävien määrittely• Ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen• Projektisuunnitelman laatimisen aloitus• Käynnistysseminaarin (”kickoff:n”) järjestäminen:

pienimuotoinen esitutkimusprojektin alussa, suurempi toteutuksen alussa tai tarpeen mukaan

Projektin alussa olevia mahdollisia ongelmia

• Projektin tavoitteet eivät ole selviä• Projektiryhmällä ei ole kokemusta

projektityöskentelystä ja menetelmistä• Henkilöt eivät tunne toisiaan ja projektiryhmän

hengen luomiseen menee aikaa • Motivaatiot, tavoitteet ja työtavat voivat olla

erilaisia• Projektipäälliköltä kuluu aikaa henkilöiden

opastamiseen ja projektin aloitus venyy

Kickoff:n tehtävät

• Perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön

• Määrittää tehtäväjako ainakin karkealla tasolla (roolit)

• Projektiryhmän jäsenten keskinäinen tutustuttaminen

• Työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen• Käynnistää projektiryhmän työ

Projektin määrittelyvaiheen tehtävät

• Tehtävän tuotteen toteutettavuuden selvittäminen ja kuvaaminen

• Projektisuunnitelman tekeminen– aikataulu- ja kustannustavoitteet– riskit– tekniset määrittelyt– tiedot lähde- ja viiteaineistosta, esim. patentit– projektiorganisaation kuvaaminen

• Kokonaisvastuu projektipäälliköllä, työ yhdessä määrittelyvaiheen projektiryhmän kanssa

Sisältö

• Projektitermistöä• Projektin valinta yrityksessä• Projektinhallinnan tehtäviä• Projektin aloitus• Ryhmätyöskentely projektissa• Palaverikäytännöt

Tiimirooleja

KeksijäTiedustelija

TakojaTekijä

Viimeistelijä

DiplomaattiArvioija

Kokooja

Ryhmätyöskentely projektissa

• Hyvä tulos syntyy aina teknisen ja inhimillisen osaamisen yhteisvaikutuksesta

• Hyvä itsetuntemus, empaattisuus, tilanneherkkyys, hyvä henkinen tasapaino, terve itsearvostus ovat ryhmätilanteessa tärkeämpiä kuin tekninen osaaminen

• Ryhmä kehittyy yhteistyöhön ajan myötä

Projektiryhmän onnistumisen edellytykset

• Työskentelytavat on suunniteltava• Tavoitteet on oltava selvillä ja tavoitetta tulee matkan

varrella tarkastaa• Johtamistapa on harkittava etukäteen ryhmä

huomioonottaen• Ryhmän henkilöiden työmäärä on suhteutettava

projektissa käytettävissä olevaan aikaan• Käytettyjen seuranta- ja palautemenettelyjen tulee

olla kaikille selviä

Ihmisten johtaminen (1/2)

• Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla samansuuntaisia

• Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia• Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat menevät

hyvin• Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin• Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin• Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi• Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet ensin

Ihmisten johtaminen (2/2)

• Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut• Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään huonoja uutisia• Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri mieltä)• Salli erilaisuus• Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa• Leadership vs. Management: molempien oltava kunnossa• Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään)• Pohdi (epä)onnistumisen syitä.

Omat työtapasi• Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden suunnittelu

helpottuu

• Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville

• Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään

• Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin

• Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min

• Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle

• Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä toiseen

• Aloita aikaisemmin

• Delegoi

• Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta

• Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä

Ryhmän johtaminen

• Luova prosessi: ei selkeää kaavaa kuinka aina voisi toimia

• Hyvä neuvottelu- ja keskustelutaito sekä tilannetaju on tarpeen

• Tasapuolisuus ja erilaisten ihmisen hyväksyntä on välttämätöntä

• Itsetunnon ja itseluottamuksen aikaansaanti ja ylläpitäminen auttavat sekä ryhmän johtajaa että koko ryhmää

Projektiryhmän toiminta

• Projektiryhmän viikkopalaverit: seurataan tilannetta ja keskustellaan ongelmista ja tulevan viikon töistä.

• Palaverien tavoite, käsiteltävät asiat ja osallistujat oltava selvillä. Turhat palaverit vievät työaikaa ja turhauttavat osallistujia.

• Normaalia kanssakäymistä projektiryhmän sisällä on tapahduttava päivittäin.

Tehtäväjako projektissa

• Vastuut projektiryhmän sisällä on määriteltävä• Jokaisen tulisi osallistua omien tehtävien lisäksi

projektin ryhmätehtäviin ja päätöksentekoon.• Tarkoituksena on lisätä motivaatiota projektin

suorittamiseksi!

Projektin me-hengen luominen

• Seuraavat asiat auttavat hengen luomiseen– Tunne ryhmäsi– Tunne henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, tue

jälkimmäisiä– Huomaa, mitä ryhmä osaa yhdessä ja mihin se

pystyy venymään– Mitä uutta pitää opetella projektin onnistumiseksi

ja kuinka paljon opetteluun tarvitaan aikaa

Palautteen antaminen ja käsittely

• Palautetta voi antaa sekä yksittäiselle ryhmän jäsenelle että koko ryhmälle

• Yksilöpalautetta voi antaa esim. työnjakohetkellä tai tehtävän suorituksen jälkeen sekä päivittäin tarvittavissa tilanteissa

• Positiivinen palaute vs. kehitystarve tai -ehdotus (eli ei puhuta negatiivisesta palautteesta)

• Projektin johtoryhmä voi antaa palautetta edistymisraporttien tai johtoryhmän kokousten yhteydessä

Hyödyllisiä toimintamalleja tiimien rakentamisessa

• Selkeä visio ja haasteelliset tavoitteet• Yhteentoimivan ryhmän valinta• Kick off – käynnistysseminaari• Hyvä tiedottaminen ja kommunikaatio• Ryhmän kehittäminen ja kouluttaminen• Palkitsemisjärjestelmä• Jatkuva tiimin ylläpito ja kehittäminen• Ristiriitojen sovittamisen käytännöt

Ryhmän kehitysprosessi

• Ryhmän yhteistyön kehittyminen vaikuttaa huomattavasti työn tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen

• Kehitysprosessin vaiheet:– muotoutuva ryhmä– joukkue-vaihe– itsenäistyvä ryhmä– luopuva ryhmä

Seurattavat asiat kehitysprosessin aikana

• Halu kuunnella, ymmärtää ja osallistua ryhmän toimintaan

• Tapa keskeyttää ja puhua toisten päälle sekä inttää tarpeettomasti

• Asennoituminen muihin jäseniin• Mielipiteisiin vaikuttaminen• Muiden ajatusten kehittäminen• Yleinen rooli ryhmässä: määräilevä, alistuva vai

myötäilevä

Muotoutuva ryhmä

• Organisaation muodostaminen ja sopivan ryhmän jäsenten etsintä

• Mahdollisia ongelmia:– Viestintä niukkaa– Jäsenet epävarmoja rooleistaan sekä omista

ja toisten odotuksista• Älä kiirehti eteenpäin, jollei ryhmä ole valmis!

Joukkue-vaihe

• Ryhmä on innostunut: puhutaan paljon ja kuunnellaan vähän

• Projektin alussa ideoiva vaihe• Sisältöön liittyvät ratkaisut määritellään ja

projektiryhmän jäsenten vuorovaikutus on merkittävä.

• Ryhmähenki lujittuu: ”Tämä on meidän homma!”

Itsenäistyvä ryhmä

• Toteutus ja tekniset ratkaisut määritelty painopiste siirtyy tehokkaaseen yksilötyöskentelyyn

• Kullakin on oma toimenkuvansa• Vastuut ja valtuudet ovat selvät• Työskentelytavat on sovittu• Projektiryhmän työskentely ryhmänä vähenee

Luopuva ryhmä

• Miten projektiryhmä puretaan– milloin yksittäiset resurssit voidaan vapauttaa?– jos henkilöitä annetaan liian aikaisin muihin

tehtäviin, voi tulla ongelmia– toisaalta liian myöhään vapautetut resurssit

aiheuttavat kustannuksia• Projektiryhmä on projektin lopulla tiukoilla: miten

ryhmä puretaan seuraavia projekteja varten?

Sisältö

• Projektitermistöä• Projektin valinta yrityksessä• Projektinhallinnan tehtäviä• Projektin aloitus• Ryhmätyöskentely projektissa• Palaverikäytännöt

Projektikokoukset

• Projektissa esiintyy eri tyyppisiä kokouksia– suunnittelukokous– valvontakokous– neuvottelut

• Projektisuunnitelmassa on hyvä määritellä tärkeimmät kokoukset ja niiden suoritustapa

Projektin valvontakokous

• Valvontakokouksen tehtävät– Informointi projektin edistymisestä– Poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen– Päätöksenteko / lisäselvitysten antaminen

Syitä tehottomiin palavereihin

• Palaveriin ei oltu valmistauduttu kunnolla• Keskustelu harhautui asiasta• Palaverin kestoa pitkitettiin turhaan• Joku poistui ennen kokouksen päättymistä• Joku poistui välillä hoitamaan asioitaan tai vastasi kännykkään• Joku ulkopuolinen häiritsi kokousta • Kokouksen tarkoitus ja tavoitteet eivät olleet selvillä• Kokous alkoi myöhässä• Kaikia asioita ei ehditty käsittelemään• Kokouksessa ei ollut henkilöitä, joilla olisi ollut valtuuksia tehdä

päätöksiä• Kokouksen tekemiä päätöksiä ei oltu toteutettu

Palaverit tehokkaammiksi (1/3)

• Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko asia hoitaa muuten

• Optimoi osallistujien määrä• Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät asiat

etukäteen• Valitse sopiva aika ja paikka• Varmista että kokoukseen on valmistauduttu• Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa• Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun• Varmista, että joku tekee muistion

Palaverit tehokkaammiksi (2/3)

• Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa • Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan

(ideointipalaveri vs. päätöksenteko)• Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa

välilläkin• Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut• Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta• Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin,

esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.

Palaverit tehokkaammiksi (3/3)

• Varmista päätösten toteutumisen seuranta• Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot

sekä kirjaa ne ylös• Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("stand-

up meeting")• Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa

1 euron maksun kahvikassaan• Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?

Jotta projektisi onnistuisi

• Sovi yhteistyömenetelmät• Sovi ohjauskäytännöt• Laadi projektisuunnitelma• Kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten ryhmä palkitaan,

mikäli tavoitteisiin päästään• Huolehdi tarvittavista resursseista• Pyri luomaan yhteishenkeä• Tiedota kaikesta tarpeellisesta• Valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä projektiryhmän

kanssa• Hoida sovitut palkitsemiset

Kotitehtävät

Lue alla kuvatut artikkelit:• Standish Groupin raportti: Extreme Chaos. Sisältää mm.:

– Tilastollista tietoa projektien onnistumisista– Top ten lista projektin onnistumiseen vaikuttavista

tekijöistä– Pitkä lista projektipäälliköiltä vaadittavia taitoja

• Reaalimaailman kuvaus erilaisten henkilöiden johtamisesta projektissa.