tÀi liỆu tẬp huẤn cÔng tÁc phÁt triỂn vÀ quẢn lÝ...

TÀI LIỆU TẬP HUẤN CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ QUẢN LÝ

TÌNH NGUYỆN VIÊN CỦA HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM

DÀNH CHO CÁN BỘ CẤP QUẬN/HUYỆN

TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM

DÀNH CHO CÁN BỘ CHỮ THẬP ĐỎ CẤP QUẬN/HUYỆN

2 BẢN DỰ THẢO THÁNG 10/2012 | VỚI SỰ PHỐI HỢP CỦA HIỆP HỘI - CTĐ VN - CTĐ ĐỨC - CTĐ NA UY |

MỤC LỤC

PHẦN 1 ............................................................................................................................................................. 4

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC TÌNH NGUYỆN TRONG PHONG TRÀO CHỮ THẬP ĐỎ ............................... 4 1. Khái niệm hoạt động tình nguyện trong Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ .... 4 1.1. Khái niệm về hoạt động tình nguyện theo Hiệp Hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ

quốc tế ................................................................................................................................................ 4 2. Khái niệm hoạt động tình nguyện và tình nguyện viên của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam ...... 4 2.1. Hoạt động tình nguyện ..................................................................................................................... 4 2.2. Khái niệm tình nguyện viên ............................................................................................................. 4 3. Vai trò của tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam ................................................................... 4 4. Phân biệt sự khác nhau giữa tình nguyện viên và hội viên Chữ thập đỏ Việt Nam .............. 5 5. Quyền lợi của tình nguyện viên ....................................................................................................... 5 6. Trách nhiệm của tình nguyện viên và của các Hội Chữ thập đỏ Việt Nam ............................. 6 6.1. Trách nhiệm của tình nguyện viên với Chữ thập đỏ Việt Nam .................................................. 6 6.2. Trách nhiệm của Chữ thập đỏ Việt Nam với tình nguyện viên .................................................. 6 7. Quy tắc ứng xử của tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam ................................................... 7 8. Một số động cơ thúc đẩy mọi người tham gia vào hoạt động tình nguyện ............................ 7

PHẦN 2 ............................................................................................................................................................. 9

CÁC CẤP QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN .................................................................................................... 9 1. Quản lý tình nguyện viên .................................................................................................................. 9 2. Các cấp quản lý tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam .......................................................... 9 2.1. Cấp trung ương ................................................................................................................................... 9 2.2. Cấp tỉnh/thành ................................................................................................................................. 10 2.3. Cấp quận/huyện ............................................................................................................................... 10 2.4. Cấp xã/phường ................................................................................................................................. 10 3. Quản lý tình nguyện viên trong các chương trình/dự án ........................................................ 11 4. Chức năng của việc quản lý tình nguyện viên trong chương trình/dự án ............................ 11 4.1. Lập kế hoạch huy động tình nguyện viên trong các chương trình/dự án ............................ 11 4.2. Huy động tình nguyện viên trong các chương trình/dự án ..................................................... 11 5. Đội/nhóm tình nguyện viên ........................................................................................................... 11 5.1. Khái niệm đội/nhóm tình nguyện viên ........................................................................................ 11 5.2. Các giai đoạn của đội/nhóm .......................................................................................................... 12 5.3. Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên .......................................................................................... 12 5.3.1. Vai trò của Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên ..................................................................... 12 5.3.2. Trách nhiệm của đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên: .......................................................... 12 6. Tình nguyện viên tự phát ............................................................................................................... 13 6.1. Khái niệm ........................................................................................................................................... 13 6.2. Vì sao có hoạt động tình nguyện tự phát? .................................................................................. 13

PHẦN 3 ........................................................................................................................................................... 14

CHU TRÌNH QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN ............................................................................................. 14 1. Khái niệm Chu trình quản lý tình nguyện viên ........................................................................... 14 2. Mục tiêu quản lý tình nguyện viên ............................................................................................... 14 3. Các hợp phần (khâu) trong Chu trình quản lý tình nguyện viên ............................................ 14 3.1. Lập kế hoạch ..................................................................................................................................... 14




3.2. Tuyển dụng và Lập hồ sơ ................................................................................................................ 15 3.2.1. Tuyển dụng ........................................................................................................................................ 15 3.2.2. Lập hồ sơ ............................................................................................................................................ 16 3.3. Định hướng và tập huấn ................................................................................................................. 16 3.3.1. Nội dung cần tập huấn và định hướng cho tình nguyện viên: ................................................ 17 3.4. Phân công nhiệm vụ ........................................................................................................................ 17 3.5. Ghi nhận công lao ............................................................................................................................ 18 4. Giám sát ............................................................................................................................................. 18 4.1. Trách nhiệm của người giám sát ................................................................................................... 18 4.2. Các biện pháp giám sát ................................................................................................................... 19 5. Đánh giá ............................................................................................................................................. 19 5.1. Mục tiêu đánh giá tình nguyện viên ............................................................................................. 19 5.2. Tiêu chí đánh giá tình nguyện viên ............................................................................................... 19 6. Báo cáo ............................................................................................................................................... 20 7. Truyền thông và điều phối ............................................................................................................. 20 8. Phối kết hợp với tình nguyện viên và các tổ chức khác ........................................................... 21 9. Duy trì tình nguyện viên ................................................................................................................. 22 9.1. Những yếu tố cần quan tâm để duy trì và giúp tình nguyện viên năng động ...................... 22 9.2. Các bước duy trì tình nguyện viên ................................................................................................ 22




PHẦN 1

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC TÌNH NGUYỆN TRONG PHONG TRÀO CHỮ THẬP ĐỎ

1. Khái niệm hoạt động tình nguyện trong Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ

1.1. Khái niệm về hoạt động tình nguyện theo Hiệp Hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế

Hoạt động tình nguyện được xuất phát từ thiện chí của người muốn tình nguyện tham gia, không vì bất cứ lợi ích về vật chất hoặc tài chính nào và không chịu bất cứ áp lực nào về chính trị, kinh tế và xã hội.

Hoạt động tình nguyện nhằm mục đích mang lại lợi ích cho những người bị tổn thương và cộng đồng của họ theo bảy Nguyên tắc cơ bản của Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ.

Hoạt động tình nguyện do Hội Chữ thập đỏ hoặc Trăng lưỡi liềm đỏ trong nước tổ chức và ghi nhận.

2. Khái niệm hoạt động tình nguyện và tình nguyện viên của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam

2.1. Hoạt động tình nguyện

Hoạt động tình nguyện Chữ thập đỏ Việt Nam là hoạt động tự nguyện, không vụ lợi nhằm trợ giúp cho các đối tượng và cộng đồng dễ bị tổn thương trên cơ sở tuân thủ Điều lệ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Luật Hoạt động Chữ thập đỏ Việt Nam, Hiến pháp, pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các nguyên tắc cơ bản của Phong trào Chữ thập đỏ - Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế.

2.2. Khái niệm tình nguyện viên

Tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam là những người tự nguyện, có khả năng và điều kiện tham gia thường xuyên hoặc khi cần thiết các hoạt động nhân đạo do Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tổ chức và phải tuân thủ Điều lệ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Hiến pháp và pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Quy chế về Tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam, các nguyên tắc cơ bản của Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế.

3. Vai trò của tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam

Tình nguyện viên là lực lượng thiết yếu của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, giúp tăng cường khả năng của cộng đồng cung cấp các giá trị nhân đạo khác nhau đồng thời tạo ra sự khác biệt trong các mối quan hệ xã hội.

Tình nguyện viên Chữ thập đỏ có vai trò làm cho lực lượng của Hội Chữ thập đỏ phát triển và phong phú thêm, tạo nên sức mạnh tổng hợp cả về bề sâu, bề rộng và góp phần giúp cho Hội Chữ thập đỏ hoàn thành tốt hơn các nhiệm vụ của mình.

Về chiều sâu công việc: Hoạt động Chữ thập đỏ cần có nhiều chuyên gia thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, những nhu cầu này trong thực tế bản thân Hội không thể đáp ứng hết được.

Về chiều rộng công việc: Hoạt động Chữ thập đỏ diễn ra tại những thời điểm, không gian và thời gian khác nhau, có thể trên một địa bàn rộng, do vậy cần một lực lượng lớn tại chỗ mà nếu chỉ tính riêng cán bộ Chữ thập đỏ thì không thể giải quyết tốt và hết công việc được.

Tình nguyện viên Chữ thập đỏ góp phần mở rộng các mối quan hệ, phối hợp công tác giữa các tổ chức Hội Chữ thập đỏ, giữa Hội Chữ thập đỏ với các tổ chức khác trong hệ thống chính trị và cộng đồng, như vậy góp phần đẩy mạnh xã hội hoá các hoạt động nhân đạo, từ thiện trên cơ sở Hội Chữ thập đỏ làm nòng cốt.

Thông qua các hoạt động của Tình nguyện viên Chữ thập đỏ, vị thế, hình ảnh, màu cờ, sắc áo của Hội Chữ thập đỏ được nâng lên. Cùng với kết quả, hiệu quả các hoạt động làm cho uy tín của Hội Chữ thập đỏ tăng thêm đối với cấp uỷ, chính quyền và nhân dân.




Bảng phân tích tính thiết yếu của lực lượng Tình nguyện viên

Tiêu chí Lực lượng Cán bộ Chữ thập đỏ

Lực lượng Tình nguyện viên

Số lượng

Ít Đông

Khả năng bao quát địa bàn hoạt động

Chỉ tập trung tại khu vực trung tâm

Có mặt khắp mọi nơi

Sẵn sàng tham gia 24/24

Có thể Luôn luôn

Khả năng tiếp cận, nắm bắt cộng đồng

Hạn chế Hiểu rõ tình hình tại cộng đồng

Khả năng huy động nguồn lực (tiền, hàng, người)

Hạn chế Đa dạng, phong phú

Khả năng triển khai hoạt động và bao phủ địa bàn giúp đỡ đối tượng

Hạn chế Cao

Chi phí để duy trì

Phải trả lương Không phải trả lương

4. Phân biệt sự khác nhau giữa tình nguyện viên và hội viên Chữ thập đỏ Việt Nam

5. Quyền lợi của tình nguyện viên

− Được giao đảm nhận công việc phù hợp với nguyện vọng, điều kiện và khả năng;

− Được bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng công tác Hội và phong trào Chữ thập đỏ;

− Được cấp thẻ, mang đồng phục tình nguyện viên chữ thập đỏ Việt Nam khi tham gia các hoạt động Chữ thập đỏ;

− Được hỗ trợ các điều kiện, trang thiết bị cần thiết khi tham gia hoạt động trong khả năng thực tế của các cấp Hội;

− Được sử dụng biểu tượng Chữ thập đỏ và Trưng lưỡi liềm đỏ và biểu trưng Chữ thập đỏ Việt Nam khi tham gia các hoạt động Chữ thập đỏ;




− Được chia sẻ thông tin và tham gia xây dựng tổ chức Hội, đóng góp ý kiến cho các hoạt động của Hội;

− Được ghi nhận công lao khi có thành tích, đóng góp xuất sắc cho các hoạt động chữ thập đỏ;

− Được Hội bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp;

− Được Hội giúp đỡ khi bản thân hoặc gia đình gặp khó khăn;

− Trong khi làm nhiệm vụ, tình nguyện viên chữ thập đỏ bị thiệt hại về tài sản; tổn hại về sức khoẻ, tính mạng thì được Hội Chữ thập đỏ các cấp đề nghị các cơ quan chức năng giải quyết theo quy định của pháp luật;

− Có cơ hội giúp đỡ người khác;

− Có cơ hội phát triển nghề nghiệp và mở rộng các mối quan hệ xã hội;

6. Trách nhiệm của tình nguyện viên và của các Hội Chữ thập đỏ Việt Nam

6.1. Trách nhiệm của tình nguyện viên với Chữ thập đỏ Việt Nam

− Cam kết hoàn thành các trách nhiệm do Chữ thập đỏ Việt Nam nêu ra;

− Chấp hành quy chế tình nguyện viên và sự quản lý, phân công nhiệm vụ của cấp Hội trực tiếp;

− Tuyên truyền và bảo vệ uy tín của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, bảo vệ biểu tượng Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ và biểu trưng Chữ thập đỏ Việt Nam;

− Tích cực tham gia các hoạt động chữ thập đỏ do Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tổ chức;

− Luôn rèn luyện về bản lĩnh, ý chí, đạo đức, về kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ để đáp ứng tốt nhất các nhiệm vụ được giao; phối hợp trong và ngoài lực lượng của Hội khi thực hiện nhiệm vụ tình nguyện;

− Đề xuất với cấp Hội những sáng kiến, giải pháp cho công tác Hội và phong trào Chữ thập đỏ;

− Có mặt kịp thời, đáp ứng nhanh nhất các hoạt động chữ thập đỏ diễn ra ở những địa bàn khác nhau, trong các thời điểm khác nhau;

− Ghi chép và báo cáo khi có các sự kiện bất thường xảy ra.

6.2. Trách nhiệm của Chữ thập đỏ Việt Nam với tình nguyện viên

− Cam kết thúc đẩy công tác tình nguyện như một đóng góp quan trọng nhằm cải thiện cuộc sống của những người dễ bị tổn thương, và tăng cường khả năng của cộng đồng và an sinh xã hội;

− Tuyển dụng tình nguyện viên phù hợp với vai trò và nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể. Tuyển dụng tình nguyện viên căn cứ vào mức độ cam kết và tiềm năng của tình nguyện viên;

− Tích cực tìm kiếm tuyển dụng tình nguyện viên, không phân biệt chủng tộc, sắc tộc, giới tính, tôn giáo, tàn tật hoặc tuổi tác. Đảm bảo có sự cân bằng về giới khi triển khai các chương trình với sự tham gia của tình nguyện viên để có thể cung cấp các dịch vụ và hoạt động có hiệu quả.

− Định hướng, tổ chức tập huấn các kỹ năng hoạt động, tạo điều kiện cho tình nguyện viên tham gia trong các hoạt động của Hội;

− Giao nhiệm vụ cụ thể cho tình nguyện viên hoạt động độc lập và các đội tình nguyện viên;

− Chia sẻ thông tin và kiểm tra các hoạt động tình nguyện chữ thập đỏ;

− Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo hàng năm trong hệ thống Hội về số lượng, chất lượng và các hoạt động tình nguyện chữ thập đỏ.

− Chủ động tham mưu cho cấp chính quyền địa phương, chỉ đạo và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tình nguyện chữ thập đỏ;

− Công nhận và đánh giá hoạt động tình nguyện như một cách thức tạo ra mạng lưới lực lượng nòng cốt làm việc cho Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong tình huống khẩn cấp.




− Đánh giá tất cả các tình nguyện viên căn cứ vào những đóng góp, lòng nhiệt tình, mức độ cam kết, kinh nghiệm và kỹ năng của họ để nhận biết được giá trị của công tác tình nguyện trong các hoạt động của Hội.

− Có hình thức khen thưởng và công nhận tình nguyện viên khi có thể và thích hợp, và tạo cho họ những cơ hội phát triển và hoàn thiện bản thân.

− Đảm bảo luôn lắng nghe và khuyến khích các ý kiến của tình nguyện viên để có thể áp dụng vào các giai đoạn từ khâu định hướng, xác định mục tiêu, thiết kế chương trình, xây dựng, thực hiện cho đến khâu đánh giá.

− Tìm kiếm thúc đẩy quan hệ hợp tác với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước, khuyến khích hoạt động tình nguyện. Phối hợp với các tổ chức, cá nhân trong hoạt động tình nguyện chữ thập đỏ;

− Hỗ trợ và vận động hỗ trợ về vật chất và tinh thần giúp tình nguyện viên, các đội tình nguyện viên trong hoạt động nhân đạo, trong cuộc sống, công tác, nâng cao năng lực và chăm lo bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tình nguyện viên chữ thập đỏ;

− Cung cấp trang thiết bị cần thiết để tình nguyện viên có thể tiến hành nhiệm vụ hoặc vai trò khi có yêu cầu;

− Thanh toán những chi phí hợp lý cho tình nguyện viên nếu có phát sinh trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ tình nguyện đã được phê duyệt.

7. Quy tắc ứng xử của tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam

− Không được lạm dụng vị trí của mình trong phong trào Chữ thập đỏ vì lợi ích cá nhân;

− Không lợi dụng tình trạng của mình để giao dịch, buôn bán nhằm đem lại lợi tức cho cá nhân hoặc một bên thứ ba nào đó;

− Không tham gia ứng cử, đề cử vào cơ quan lãnh đạo Hội và không biểu quyết các vấn đề của Hội;

− Hành động theo các Nguyên tắc cơ bản của phong trào Chữ thập đỏ và Trăng Lưỡi liềm đỏ Quốc tế, Điều lệ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Luật hoạt động Chữ thập đỏ Việt Nam, và trong khuôn khổ Hiến pháp và Phát luật nước Cộng Hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

− Thúc đẩy công tác tuyên truyền các Nguyên tắc cơ bản của phong trào Chữ thập đỏ và Trăng Lưỡii liềm đỏ Quốc tế;

− Tôn trọng các quy định về sử dụng biểu tượng Chữ thập đỏ và ngăn chặn hiện tượng sử dụng biểu tượng sai mục đích;

− Mặc trang phục phù hợp với công tác, tuyệt đối tránh những trang phục liên quan đến quân đội và không mặc trang phục có biểu tượng chữ thập đỏ khi không công tác;

− Không uống rượu trong khi đang làm nhiệm vụ;

− Trả lại mọi tài sản của Chữ thập đỏ Việt Nam sau khi kết thúc nhiệm vụ của Hội bao gồm thẻ và các đồ vật chứng nhận là tình nguyện viên của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam;

− Tránh mọi hành vi, sai sót hoặc ngôn từ có thể gây ảnh hưởng xấu đến uy tín của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam cũng như phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế.

8. Một số động cơ thúc đẩy mọi người tham gia vào hoạt động tình nguyện

Các cấp Hội cần phải xác định rõ những động cơ thúc đẩy mọi người tham gia vào hoạt động tình nguyện. Cần phải nỗ lực đáp ứng được các nhu cầu đặc biệt của họ nhằm tuyển dụng được những tình nguyện viên chuyên nghiệp và tạo ra nhiều đội/nhóm tình nguyện viên khi cần thiết. Một số người tham gia hoạt động tình nguyện với mong muốn hỗ trợ mà không vụ lợi nhưng một số người khác cũng có thể có một số động cơ khác. Chính vì vậy, việc phân tích các yếu tố có thể ảnh hưởng tới hoạt động tình nguyện là rất cần thiết nhằm triển khai các chiến dịch tuyển dụng tình nguyện viên hiểu quả. Dưới đây là một số ví dụ về các yếu tố thúc đẩy mọi người tham gia hoạt động tình nguyện:




− Có tấm lòng tình nguyện

− Tự hài lòng với bản thân

− Tự tin

− Quan tâm tới phúc lợi của người khác

− Tôn giáo

− Được xã hội biết đến

− Thực hiện trách nhiệm xã hội

− Tạo nên một tấm gương

− Được đề cao trong cộng đồng

− Chia sẻ kiến thức

− Giá trị truyền thống

− Thu thập kinh nghiệm

− Thu nạp thêm kỹ năng mới

− Tận dụng kỹ năng

− Thiết lập các mối quan hệ nghề nghiệp

− Tạo ảnh hưởng tới người khác

− Các mối quan hệ cộng đồng

− Có một cuộc sống tích cực

− Tạo ra sự thay đổi cho thế giới

− Đối mặt với các thách thức.




PHẦN 2

CÁC CẤP QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN

1. Quản lý tình nguyện viên

Quản lý tình nguyện viên như là 1 quá trình quản trị nguồn nhân lực bao gồm các quy trình như lập kế hoạch huy động tình nguyện viên, triển khai và đánh giá hiệu quả. Quản lý tình nguyện viên cũng bao gồm kêu gọi/tuyển dụng, lựa chọn và phân bổ tình nguyện viên ở các nơi phù hợp.

Các giai đoạn khác nhau trong công tác quản lý tình nguyện viên bao gồm các bước: ghi chép hồ sơ tình nguyện viên, tập huấn, huy động và giám sát, hỗ trợ họ trong công việc, lập báo cáo về hoạt động của tình nguyện viên, đánh giá, ghi nhận. Quản lý tình nguyện viên bao gồm các lĩnh vực như phân tích các yếu tố thúc đẩy mọi người tham gia hoạt động tình nguyện và tạo ra một môi trường có khả năng truyền cảm hứng cho tình nguyện viên thực hiện các hoạt động của mình.

2. Các cấp quản lý tình nguyện viên Chữ thập đỏ Việt Nam

2.1. Cấp trung ương

− Xây dựng và ban hành các chính sách, quy chế, kế hoạch, hướng dẫn các cấp Hội trong công tác quản lý tình nguyện viên.

− Ban hành tài liệu tập huấn và sổ tay kỹ năng cho tình nguyện viên.

− Quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu về tình nguyện viên trên hệ thống internet và mạng lưới tình nguyện viên toàn quốc.

− Phát triển và quản lý Đội hình tình nguyện viên tại cấp Trung ương.

− Hỗ trợ các chương trình/dự án có sự tham gia của tình nguyện viên.

Các loại hình TNV




− Thu thập thông tin về công tác quản lý tình nguyện viên ở các Hội quốc gia khác trong phong

trào.

− Phối hợp với Bộ giáo dục & đào tạo và Đoàn thanh niên trong việc phát triển, quản lý, huy động lực lượng tình nguyện viên tham gia hoạt động nhân đạo.

2.2. Cấp tỉnh/thành

− Phát triển Đội tình nguyện viên tại cấp tỉnh.

− Quản lý hồ sơ tình nguyện viên tại cấp tỉnh.

− Xây dựng kế hoạch phát triển tình nguyện viên hàng năm, kiểm tra và đánh giá.

− Xây dựng danh mục các nhiệm vụ của tình nguyện viên và cung cấp cho họ.

− Báo cáo định kỳ cho trung ương Hội.

− Hỗ trợ trực tiếp tình nguyện viên.

− Giám sát trực tiếp tình nguyện viên.

− Khuyến khích tình nguyện viên tham gia vào hoạt động tình nguyện.

− Thăm hỏi định kỳ TNV Chữ thập đỏ và giám sát hoạt động của tình nguyện viên.

− Ghi chép các hoạt động và thời gian tham gia hoạt động của tình nguyện viên.

− Theo dõi thành tích và lập hồ sơ đề nghị khen thưởng cho tình nguyện viên có thành tích xuất sắc.

2.3. Cấp quận/huyện

− Phát triển Đội tình nguyện viên tại cấp huyện.

− Quản lý hồ sơ tình nguyện viên cấp huyện và số lượng TNV của cấp xã.

− Xây dựng kế hoạch hoạt động của tình nguyện viên hàng năm, kiểm tra và đánh giá.

− Xây dựng danh mục các nhiệm vụ của tình nguyện viên và cung cấp cho họ.

− Báo cáo định kỳ cho tỉnh, thành Hội.



− Khuyến khich tình nguyện viên tham gia vào hoạt động tình nguyện.

− Thăm hỏi định kỳ TNV Chữ thập đỏ và giám sát hoạt động của tình nguyện viên.



2.4. Cấp xã/phường

− Phát triển Đội tình nguyện viên cấp xã.

− Quản lý hồ sơ tình nguyện viên của cấp xã.



− Khuyến khich tình nguyện viên tham gia vào hoạt động tình nguyện.

− Thăm hỏi định kỳ Chữ thập đỏ và giám sát hoạt động của tình nguyện viên.


− Báo cáo định kỳ cho quận, huyện Hội.





3. Quản lý tình nguyện viên trong các chương trình/dự án

Năng lực của Hội Chữ thập đỏ Viêt Nam sẽ được nâng cao thông qua việc huy động tình nguyện viên một cách hiệu quả. Để đạt được điều này, tất cả các giám đốc dự án đều phải tập trung vào việc quản lý tình nguyện viên để nâng cao năng lực cho họ. Dù tình nguyện viên được huy động cho các chương trình/sự án khác nhau, theo các cách thức khác nhau nhưng việc giới thiệu về khái niệm quản lý tình nguyện viên sẽ hỗ trợ cho sự thống nhất quản lý tình nguyện viên trong tất cả các chương trình/dự án.

Tùy thuộc vào các chương trình khác nhau, bản chất và yêu cầu công việc khác nhau mà tình nguyện viên cũng khác nhau. Vì vậy mà tất cả chương trình/dự án phải thực hiện hoạt động quản lý tình nguyện viên theo cách phù hợp với họ. Các giám đốc chương trình hoặc cán bộ phụ trách cũng có thể nhận trách nhiệm như là một lãnh đạo/trưởng nhóm tình nguyện viên.

4. Chức năng của việc quản lý tình nguyện viên trong chương trình/dự án

4.1. Lập kế hoạch huy động tình nguyện viên trong các chương trình/dự án

Trong khi thiết kế cho các chương trình hoặc dự án, các Giám đốc dự án cần phải lập kế hoạch cho việc huy động tình nguyện viên. Trong khi lập kế hoạch quản lý tinh nguyện viên cần phảii lưu ý tới những điểm sau:

− Xây dựng mục đích, mục tiêu cụ thể;

− Xác định nhiệm vụ mà tình nguyện viên phải làm;

− Xác định nhu cầu của tình nguyện viên;

− Xác định tình trạng của tình nguyện viên;

− Dự trù kinh phí hội họp;

− Phân tích khả năng duy trì tình nguyện viên

4.2. Huy động tình nguyện viên trong các chương trình/dự án

Giám đốc dự án cần lưu ý những điểm sau khi huy động tình nguyện viên tham gia vào chương trình hoặc dự án:

− Đảm bảo tình nguyện viên tham gia theo đúng thời gian cam kết

− Tuyển dụng/chiêu mộ tình nguyện viên.

− Lập sơ đồ tổ chức cho tình nguyện viên.

− Tập huấn cho tình nguyện viên.

− Lập bảng mô tả công việc rõ ràng và giao việc cho tình nguyện viên.

− Giám sát và đánh giá công việc mà tình nguyện viên đã làm.

− Đánh giá tổng kết và báo cáo về tình nguyện viên: khi chương trình hoặc dự án kết thúc, giám đốc dự án cần thực hiện những việc sau:

o Ghi chép lại việc huy động tình nguyện viên.

o Lập báo cáo về công việc do tình nguyện viên hoàn thành.

o Ghi nhận những tình nguyện viên hoàn thành xuất sắc công việc được giao.

o Khen thưởng.

o Tiếp tục quản lý tình nguyện viên ở những chương trình/dự án mới.

5. Đội/nhóm tình nguyện viên

5.1. Khái niệm đội/nhóm tình nguyện viên

Đội/nhóm tình nguyện viên là một tập hợp các tình nguyện viên theo một cơ cấu nhất định, có từ ba thành viên trở lên, giữa các thành viên có mối quan hệ tương tác, cùng chung một mục tiêu và hoạt động theo một quy tắc nhất định.




Thông thường nếu trong một đội có nhiều thành viên thì nên chia đội ấy ra thành các tổ, nhóm nhỏ, mỗi nhóm có nhóm trưởng và nhóm phó để dễ quản lý và phân công công việc. Thông thường các nhóm được hình thành dựa theo các tiêu chí sau:

− Cùng sở thích

− Cùng lứa tuổi

− Cùng ngành nghề chuyên môn hay kỹ năng hoạt động

− Cùng địa bàn dân cư, khu vực hay đơn vị công tác v.v…

5.2. Các giai đoạn của đội/nhóm

Thông thường đội/nhóm thường trải qua 3 giai đoạn sau:

− Giai đoạn thành lập và làm quen.

− Giai đoạn hoạt động và duy trì Nhóm.

− Giai đoạn phát triển nhóm, hoặc kết thúc, hoặc hình thành nhóm mới

5.3. Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên

Thủ lĩnh/trưởng nhóm tình nguyện viên là người chịu trách nhiệm hoàn toàn việc huy động tình nguyện viên cho các chương trình/dự án và các hoạt động một cách thống nhất. Tình nguyện viên hoặc cán bộ Chữ thập đỏ đều có thể trở thành đội trưởng/thủ lĩnh của tình nguyện viên. Có thể là một đội trưởng duy nhất cho toàn bộ tình nguyện viên của một chương trình hoặc có thể phân chia thành nhiều đội trưởng cho các hoạt động khác nhau.

5.3.1. Vai trò của Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên

Vai trò của Đội trưởng/thủ lĩnh là xây dựng mối quan hệ giữa Chữ thập đỏ và cộng đồng cũng như các mối quan hệ giữa tình nguyện viên và các cán bộ Chữ thập đỏ. Cách thức quản lý tình nguyện viên có thể khác nhau tùy thuộc vào địa điểm, vào hoạt động, vào chương trình và phải được phản ánh trong vai trò của Đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên.

5.3.2. Trách nhiệm của đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên:

− Xác định rõ nhu cầu quản lý tình nguyện viên trong các chương trình/dự án và lập kế hoạch về việc quản lý tình nguyện viên;

− Xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động của Đội, nhóm;

− Huy động, lựa chọn tình nguyện viên trong trường hợp khẩn cấp và hoạt động thường xuyên;

− Duy trì, ghi chép hồ sơ về tình nguyện viên;

− Phân công trách nhiệm rõ ràng và giao việc cho tình nguyện viên;

− Sắp xếp các chương trình tập huấn cho tình nguyện viên;

− Đội trưởng/thủ lĩnh có trách nhiệm động viên, khuyến khich, hỗ trợ các tình nguyện viên;

− Giám sát, đánh giá hoạt động của tình nguyện viên;

− Họp định kỳ với tình nguyện viên để thảo luận về các vấn đề tại cộng đồng cần được giúp đỡ;

− Duy trì các mối liên lạc với tình nguyện viên;

− Xây dựng các mối quan hệ tạo nguồn lực cho đội/nhóm tình nguyện viên;

− Báo cáo trực tiếp về hoạt động và thời gian hoạt động của từng tình nguyện viên cho cấp Hội quản lý trực tiếp;

− Sắp xếp để tôn vinh và khen thưởng tình nguyện viên;

− Tôn trọng sự đóng góp và cam kết của tình nguyện viên;

− Duy trì hoạt động của Đội/nhóm tình nguyện viên;

− Đề xuất các hoạt động cho cấp Hội quản lý;




6. Tình nguyện viên tự phát

6.1. Khái niệm

Tình nguyện viên tự phát là những người tham gia trong một tình huống khẩn cấp và không thuộc bất cứ một đội/nhóm tình nguyện viên nào. Họ không được mời tham gia chính thức. Họ không được tập huấn chính thức về ứng phó trong tình huống khẩn cấp nhưng họ lại có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm ở các lĩnh vực khác.

Tình nguyện viên tự phát có thể ở bất cứ lứa tuổi nào, có thể tới từ chính những nơi bị ảnh hưởng, có thể là người đến từ bên ngoài khu vực bị ảnh hưởng hoặc thậm chí có thể tới từ quốc gia khác.

6.2. Vì sao có hoạt động tình nguyện tự phát?

Trong khu vực bị ảnh hưởng, nếu dân số càng đông, mật độ dân số càng cao, cộng đồng dân cư ở càng gần khu vực bị ảnh hưởng thì càng có nhiều tình nguyện viên tự phát phát triển.

Phạm vi và mức độ tác động của một thảm họa càng lớn, thì đó chính là môi trường để giúp đỡ lẫn nhau và tạo điều kiện cho tình nguyện viên tự phát.

Càng có nhiều phương tiện truyền thông được sử dụng để trao đổi thông tin thì càng có nhiều tình nguyện viên tự phát phát triển.




PHẦN 3

CHU TRÌNH QUẢN LÝ TÌNH NGUYỆN VIÊN

1. Khái niệm Chu trình quản lý tình nguyện viên

Chu trình quản lý tình nguyện viên là một quy trình liên tục trong phát triển tổ chức. Nói một cách khác, quy trình này được bắt đầu ngay tại giai đoạn lập kế hoạch của bất kỳ một chương trình nào. Tuy nhiên, việc quản lý tình nguyện viên cũng có thể được bắt đầu tại bất kỳ một giai đoạn nào thích hợp tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của hoạt động. Các giai đoạn khác nhau trong chu trình quản lý tình nguyện viên được mô tả như hình sau:

2. Mục tiêu quản lý tình nguyện viên

− Nhằm đảm bảo sự sẵn sàng của tình nguyện viên.

− Nhằm huy động tình nguyện viên một cách hiệu quả để cứu trợ ngay lập tức những người đang chịu đau thương và giảm nhẹ tình trạng dễ bị tổn thương của họ.

− Nhằm xác định những tình nguyện viên có kỹ năng để có thể huy động trong tương lai và lập hồ sơ cần thiết.

3. Các hợp phần (khâu) trong Chu trình quản lý tình nguyện viên

3.1. Lập kế hoạch

Do có một số lượng lớn tình nguyện viên tham gia vào mỗi chương trình/dự án, hiệu quả của của chương trình/dự án phụ thuộc rất nhiều vào việc huy động được những tình nguyện viên có kỹ năng. Thành công của việc huy động tình nguyện viên lại phụ thuộc vào việc lập kế hoạch rất tỉ mỉ.

Lập kế hoạch giúp cho việc huy động tình nguyện viên có hiệu quả tham gia vào các hoạt động cần thiết. Lập kế hoạch cũng bảo đảm việc huy động một tối ưu tình nguyện viên nhằm hỗ trợ ngay lập tức những con người đang phải chịu đau thương và làm giảm tính dễ bị tồn thương của họ.

Truyền thông và Điều phối

Lập kế hoạch

Ghi nhận công lao

Tuyển dụng và Lập hồ

sơ

Định hướng và Tập huấn

Phân công nhiệm vụ

Giám sát Đánh giá Báo cáo

Truyền thông và Điều phối

Lập kế hoạch

Ghi nhận cô lao

Tuyển dụng và Lập hồ

sơ

Định hướng và Tập huấn

Phân công nhiệm vụ

Giám sát Đánh giá Báo cáo




Quy trình lập kế hoạch giúp tính toán được số tình nguyện viên cần phải huy động cũng như sự sẵn sàng của tình nguyện viên.

Các bước lập kế hoạch:

− Phân tích mục đích, mục tiêu và kế hoạch phát triển của Hội

− Phân tích mục đích, mục tiêu của các chương trình/dự án, các hoạt động

− Xây dựng mục tiêu của việc huy động tình nguyện viên

− Phân tích tình trạng sẵn sàng của tình nguyện viên

− Xác định những yêu cầu cần thiết để huy động tình nguyện viên:

o Chuẩn bị danh sách các hoạt động của chương trình/dự án

o Ngoài những hoạt động của dự án, liệt kê những hoạt động mà cần có sự tham gia của tình nguyện viên

o Lập danh sách về những kỹ năng mà tình nguyện viên cần có để thực hiện những hoạt động đó

o Dự trù thời gian cần thiết để hoàn thành những hoạt động đó

o Xác định số tình nguyện viên cần có để có thể tham gia vào hoạt động dựa trên cơ sở thời gian cần thiết và sự sẵn sàng của tình nguyện viên

− Xác định nhiệm vụ của tình nguyện viên:

o Phân tích công việc

o Xác định vị trí

o Mô tả vị trí của tình nguyện viên

o Phân tích các chi phí cần thiết cho tình nguyện viên

o Phân tích tiêu chí để duy trì tình nguyện viên

− Một kế hoạch hành động cần phải xác định rõ ràng những yếu tố sau:

o Các vấn đề cần giải quyết (là các vấn đề và ưu tiên đã thảo luận và được chấp thuận)

o Hành động cụ thể cần làm (cần phải rõ ràng)

o Cán bộ phụ trách

o Nguồn lực cần có (xác định nguồn hỗ trợ từ đâu)

o Thời gian thực hiện với từng hoạt động (ngày/tháng/năm)

3.2. Tuyển dụng và Lập hồ sơ

3.2.1. Tuyển dụng

Tuyển dụng tình nguyện viên là một quy trình tìm kiếm những tình nguyện viên tiềm năng. Tuyển dụng tình nguyện viên cho các nhiệm vụ cụ thể sẽ dễ thành công hơn kêu gọi tình nguyện viên tham gia vào những thời hạn chung. Khi tuyển dụng/vận động tình nguyện viên cần lưu ý sự cân bằng về giới và hòa nhập xã hội.

Cần lưu ý những điểm sau khi thông báo tuyển dụng tình nguyện viên:

− Bản mô tả vắn tắt về mục đích và mục tiêu của hoạt động hoặc chương trình/dự án

− Bản mô tả công việc

− Yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm cần phải có

− Thời gian cần huy động

− Những cơ hội dành cho tình nguyện viên

− Trang bị tối thiểu




− Thông tin liên quan tới quy trình nộp hồ sơ, phỏng vấn va lựa chọn

Các kênh tiếp cận để tuyển dụng tình nguyện viên:

− Qua các trung tâm tình nguyện tại địa phương

− Người này giới thiệu người khác (hình thức này mất thời gian hơn, nhưng là hình thức có hiệu quả nhất)

− Các bài trình bày, phát biểu

− Báo, tạp chí, và các mục quảng cáo

− Đài, ti vi, internet

− Áp phích (poster), bảng quảng cáo

− Hội chợ tình nguyện, triển lãm

− Tổ chức Hội phối hợp với người có uy tín tại địa bàn có nhu cầu tuyển dụng TNV

− Tuyên truyền cho người có uy tín tại địa bàn

3.2.2. Lập hồ sơ

Lưạ chọn đối tượng để vận động tham gia tình nguyện thông qua các hình thức phỏng vấn, kiểm tra và sàng lọc để lựa chọn đối tượng phù hợp.

Sau khi đã chọn được đối tượng phù hợp cần lập hồ sơ tình nguyện viên. Hồ sơ của tình nguyện viên thuộc Chữ thập đỏ cấp nào do Hội Chữ thập đỏ cấp đó quản lý.

Hồ sơ gồm:

− Phiếu đăng ký tham gia lực lượng tình nguyện viên có dán ảnh.

− Bản cam kết tuân thủ quy tắc ứng xử của tình nguyện viên Chữ thập đỏ.

− Sổ quản lý tình nguyện viên

− Bản cam kết thỏa thuận làm việc cho Chữ thập đỏ (tùy từng trường hợp cụ thể)

− Bản đánh giá năng lực tình nguyện viên

− Bản theo dõi tập huấn, định hướng.

3.3. Định hướng và tập huấn

Các chương trình định hướng và các khóa tập huấn là các quy trình mà qua đó tình nguyện viên được trang bị kiến thức và kỹ năng. Những hoạt động này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thu nạp kiến thức và kỹ năng một cách có hệ thống. Trang bị kiến thức cho họ về phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ, về Bảy Nguyên tắc cơ bản của phong trào, về công tác Hội chữ thập đỏ Việt Nam là vô cùng cần thiết. Mọi tình nguyện viên đều phải hiểu rõ những lĩnh vực mà Hội Chữ thâp đỏ Việt Nam đang tham gia.

Một trong các nhu cầu của tình nguyện viên là được tập huấn, do vậy Hội cần phải tổ chức các khóa tập huấn cho tình nguyện viên. Tập huấn cho tình nguyện viên sẽ giúp cho tình nguyện viên làm quen với hoạt động Chữ thập đỏ cũng như trang bị cho họ những kỹ năng và kiến thức cần thiết để triển khai các hoạt động. Chính điều này sẽ giúp cho tình nguyện viên đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam.

Ngoài ra, các chương trình tập huấn sẽ tạo cơ hội để mọi người gặp gỡ và trao đổi thông tin và kinh nghiệm. Những dịp chia sẻ như vậy sẽ góp phần tăng cường sự cam kết của tình nguyện viên với Hội và với các hoạt động của Hội.

Mọi tình nguyện viên khi mới tham gia vào các hoạt động của Hội đều phải được định hướng và tập huấn trước khi chính thức tham gia bất kỳ một sự kiện. một công việc nào đó.




Người định hướng, tập huấn cho tình nguyện viên mới có thể cán bộ Chữ thập đỏ, có thể là đội trưởng, thủ lĩnh tình nguyện viên hoặc cũng có thể là chính tình những tình nguyện viên đi trước, những người nắm vững kiến thức và có khả năng truyền đạt lại cho tình nguyện viên mới.

Tùy theo từng điều kiện cụ thể mà chương trình, thời gian cũng như hình thức định hướng và tập huấn cho tình nguyện viên có thể được tổ chức một cách đơn giản hoặc quy mô cho phù hợp.

3.3.1. Nội dung cần tập huấn và định hướng cho tình nguyện viên:

− Giới thiệu về phòng trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế:

o Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế

o Bảy nguyên tắc Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế

o Biểu tượng của phong trào

o Luật nhân đạo quốc tế

− Hội Chữ thập đỏ Việt Nam:

o Sự thành lập, sự phát triển của Hội

o Tầm nhìn, nhiệm vụ, bảy lĩnh vực hoạt động chính của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam

o Chiến lược, kế hoạch hành động

o Luật hoạt động Chữ thập đỏ

o Biểu tượng của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam

− Quản lý chung

o Kỹ năng lãnh đạo

o Báo cáo

o Lập kế hoạch

o Truyền thông

o Điều phối

o Giám sát

− Quản lý và phát triển tình nguyện viên Chữ thập đỏ.

− Các kỹ năng cần thiết để triển khai các hoạt động tại cộng đông theo từng chương trình/dự án.

3.4. Phân công nhiệm vụ

Cần phải xác định rõ trách nhiệm của tình nguyện viên. Tình nguyện viên phải được phân công những việc cụ thể phù hợp với kinh nghiệm, phẩm chất nghề nghiệp và những kiến thức mà họ đã được tập huấn. Sự phân công nhiệm vụ phù hợp sẽ giúp giữ được nhuệ khí và nâng cao tình thần tình nguyện của họ. Khi giao việc cần phải ký thỏa thuận/cam kết làm việc với tình nguyện viên.

Thỏa thuận/cam kết của tình nguyện viên cần nêu rõ những điểm sau:

− Bản mô tả công việc cụ thể nêu rõ trách nhiệm của tình nguyện viên

− Cam kết thời gian hoạt động

− Tuân thủ Quy tắc ứng xử

− Nêu rõ những công cụ, phương tiện gì trang bị cho tình nguyện viên

− Chữ ký của tình nguyện viên và của đại diện cấp Hội quản lý




3.5. Ghi nhận công lao

Tình nguyện viên là nguồn nhân lực quan trọng của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam. Thời gian và công việc do tình nguyện viên hoàn thành không thể so sánh với cán bộ Hội. Các hoạt động được thực hiện thông qua huy động tình nguyện viên là rất hiệu quả. Do vậy cần phải ghi nhận và công bố trước cộng đồng những hoạt động quan trọng do tình nguyện viên thực hiện.

Những ghi nhận kịp thời và mang tính cá nhân có thể dẫn đến sự thành công của công tác tình nguyện. Nếu toàn bộ đội hoặc nhóm được ghi nhận, những đóng góp cá nhân vẫn có thể tạo ra sự nổi bật. Nếu tình nguyện viên rời bỏ Chữ thập đỏ chỉ vì họ không được ghi nhận công lao thì Hội Chữ thập đỏ sẽ là người thất bại vì đã đầu tư rất nhiều vào tình nguyện viên thông qua các hoạt động và tập huấn dành cho tình nguyện viên.

Có một số yếu tố thúc đẩy hoạt động tình nguyện và vì vậy việc ghi nhận cũng phải dựa trên những yếu tố đó.

Cần bảo đảm tình nguyện viên hứng thú với công việc họ được giao. Tương tự như vậy, cũng cần phải đánh giá mức độ hài lòng của tình nguyện viên.

Một số cách ghi nhận tình nguyện viên:

− Tổ chức các sự kiện tôn vinh, khen thưởng tình nguyện viên nhân các ngày lễ

− Tìm hiểu điều gì đang xảy ra với cuộc sống cá nhân của tình nguyện viên và hỏi thăm họ trong các chuyến đến thăm

− Gửi thư chào đón tới tất cả các tình nguyện viên mới

− Họp tình nguyện viên để ghi nhận

− Tổ chức đi dã ngoại

− Khi tình nguyện viên ốm, đau hoặc gặp hoàn cảnh khó khăn thì chăm sóc và hỗ trợ họ

− Nhớ ngày sinh và các ngày quan trọng khác của tình nguyện viên

− Tặng đồng phục (áo, mũ) như là phần thưởng ghi nhận công lao của họ.

− Phát giấy chứng nhận, kỷ niệm chương

− Đăng tin bài

− Gửi thư cảm ơn họ từ những người quan trọng (người quản lý họ, hoặc người hưởng lợi).

− Giải thưởng

− Cơ hội tham gia vào các sự kiện

4. Giám sát

Giám sát nhanh là hoạt động thiết yếu để nâng cao tính hiệu quả quả của tình nguyện viên. Chất lượng của việc giám sát quyết định thành công của chương trình quản lý tình nguyện viên. Nếu được hướng dẫn tích cức, tình nguyện viên có thể đạt được thành công chắc chắn. Giám sát được thực hiện ở tất cả các khâu của Quy trình quản lý quản lý tình nguyện viên.

Tình nguyện viên hoặc cán bộ Hội được phân công nhiệm vụ sẽ chịu trách nhiệm giám sát tình nguyện viên.

4.1. Trách nhiệm của người giám sát

Người giám sát có trách nhiệm hướng dẫn, tập huấn, động viên và khuyến khích tình nguyện viên. Toàn bộ những việc này đều dẫn tới phải có bảng mô tả công việc rõ ràng và phải duy trì được mối quan hệ công việc hiệu quả. Giám sát cần dựa trên bảng mô tả công việc và tập huấn đã cung cấp cho tình nguyện viên. Tình nguyện viên phải được biết ai là người giám sát họ và việc giám sát sẽ xảy ra như thế nào.

Giám sát bao gồm những hoạt động sau:

− Cung cấp thông tin về công việc cho tình nguyện viên




− Hướng dẫn hoạt động

− Tổ chức để tình nguyện viên được thực hành công việc

− Lập kế hoạch giám sát các hoạt động của tình nguyện viên

− Ghi chép lại việc huy động tình nguyện viên

− Đánh giá năng lực triển khai hoạt động của tình nguyện viên

− Đưa ra những góp ý mang tính xây dựng để tình nguyện viên có thể nâng cao năng lực thực hiện của tình nguyện viên Sau khi tình nguyện viên được huy động, cần phải báo cáo về công việc mà họ làm.

− Người giám sát cần ghi chép lại thời gian mà tình nguyện viên tham gia báo cáo cho quản lý cấp trên.

4.2. Các biện pháp giám sát

Người giám sát cần thực hiện các biện pháp giám sát linh hoạt nhằm tạo môi trường tích cực và thuận lợi cho tình nguyện viên hoạt động.

− Làm việc thường xuyên với tình nguyện viên

− Đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho tình nguyện viên

− Biết lắng nghe

− Tạo điều kiện cho tình nguyện viên tham gia tập huấn và ghi nhận đóng góp của họ

− Thông báo với tình nguyện viên sự thay đổi của tổ chức, các chính sách và các quy trình

5. Đánh giá

Đánh giá hiệu quả là một quy trình được thực hiện đối với tình nguyện viên và đội/nhóm tình nguyện viên. Việc đánh giá này nói chung tập trung vào công việc hiện tại họ đang thực hiện và việc huy động họ trong tương lai.

Đánh giá hiệu quả không chỉ là đánh giá năng lực của tình nguyện viên mà còn là một công cụ quan trọng tạo ra một môi trường tích cực, động viên tình nguyện viên hoạt động hiệu quả hơn và khuyến khíc họ đưa ra những ý kiến và gợi ý.

Nếu tình nguyện viên được đưa ra những ý kiến phản hồi về thành quả lao động của họ, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và sẽ háo hức học hỏi để cải thiện các hoạt đồng của mình. Những góp ý mang tính xây dựng, những chuyến thăm cá nhân, gọi điện thoại và các gợi ý để cải thiện công việc sẽ tạo ra được những tác động tích cực đối với năng lực triển khai của họ. Đánh giá cũng cần được làm một cách chuyên nghiệp bằng văn bản, cần được thảo luận với tình nguyện viên và lưu giữ trong hồ sơ cá nhân của họ.

5.1. Mục tiêu đánh giá tình nguyện viên

− Để thông báo cho tình nguyện viên về chat lượng và hiệu quả hoạt động của họ

− Nhằm phân tích điểm mạnh, điểm yếu của tình nguyện viên

− Nhằm ghi nhận, tiếp tục hoặc kết thúc hoạt động của tình nguyện viên

− Nhằm động viên tình nguyên viên

− Nhằm sắp xếp các lớp tập huấn cần thiết cho tình nguyện viên

− Đánh giá tính hiệu quả của việc lựa chon, bố trí công việc và huy động tình nguyện viên

5.2. Tiêu chí đánh giá tình nguyện viên

− Ngoài những kỹ năng tình nguyện viên đã có, cần phải chú ý tới những lĩnh vực và đề cập tới mối quan hệ giữa việc đóng góp của tình nguyện viên và mục đích của tổ chức.

− Tình nguyện viên cần được thông báo về những ý kiến của người hưởng lợi, của những tình nguyện viên khác và của các cán bộ Chữ thập đỏ về phong cách làm việc của họ




− Tình nguyện viên cần được tạo cơ hội xem xét hoặc xác định những thách thức. Ví dụ, có thể hỏi

tình nguyện viên: Nếu có cơ hội đem lại sự thay đổi với cương vị của mình, anh/chị sẽ làm gì? (ví dụ: chương trình, tập huấn…)

− Trước khi đưa ra bất cứ ý kiến nào, cần phải bảo đảm liệu tình nguyện viên đã có cơ hội xác định những thay đổi trong khi họ triển khai hoạt động của mình.

− Khi có vấn đề, cần phải phân tích điểm mạnh và điểm yếu của tình nguyện viên. Trong trường hợp đó, tình nguyện viên cần được thuyên chuyển sang công việc khác tùy thuộc vào kỹ năng họ đang có. Trong trường hợp không có giải pháp nào khác hoặc không có khả năng giữ lại tình nguyện viên ở vị trí đó thì cần phải chấm dứt hoạt động của tình nguyện viên đó một cách khéo léo và cẩn trọng.

6. Báo cáo

Khi tình nguyện viên đã được huy động, cần phải lập báo cáo về công việc mà họ thực hiện xuyên suốt thời gian mà họ tham gia. Tác động của việc huy động tình nguyện viên cũng được đưa vào báo cáo.

Giám sát tình nguyện viên cần phải ghi chép thời gian tình nguyện viên tham gia hoạt động và nộp lại cho đội trưởng/thủ lĩnh tình nguyện viên hàng tháng.

Những nội dung cần đưa vào báo cáo:

− Tên chương trình mà tình nguyện viên tham gia

− Giới thiệu và mục tiêu của dự án

− Mục tiêu sự tham gia của tình nguyện viên

− Các khóa tập huấn hoặc định hướng đã tổ chức cho tình nguyện viên (nếu có)

− Sự đóng góp của tình nguyện viên

− Những thành công đạt được

− Chi phí cần thiết cho tình nguyện viên

− Kế hoạch bền vững cho các công việc tiếp theo của tình nguyện viên

− Công nhận và khen thưởng (nếu có)

− Danh sách tình nguyện viên

7. Truyền thông và điều phối

Truyền thông không có nghĩa là chỉ cung cấp thông tin mà còn bao gồm lắng nghe tình nguyện viên, thảo luận với tình nguyện viên và đưa ra những gợi ý hõ trợ họ. Truyền thông và điều phối là những hợp phần quan trọng trong công tác quản lý tình nguyện viên.

Truyền thông hiệu quả là một trong những thành phần qua trọng của việc huy động tình nguyện viên. Đôi khi, tình nguyện viên chỉ làm việc trong một thời gian rất ngắn làm cho truyền thông trở nên khó khăn. Tuy nhiên, người quản lý, đội trưởng, trưởng nhóm hoặc cán bộ Chữ thập đỏ hoặc các tình nguyện viên khác cần phải truyền thông với nhau. Cần phải tập huấn định hướng về cơ cấu tổ chức, kế hoạch, dự án, các sự kiện quan trọng cũng như những thành công của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam. Tình nguyện viên cần phải hiểu rõ vai trò và công việc của họ phù hợp với hoạt động chung của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam như thế nào.

Một số cách thiết lập truyền thông tốt với tình nguyện viên:

− Tạo điều kiện để tình nguyện viên tham gia vào việc thiết kế các chương trình cũng như ra quyết định về quy trình và bảo đảm tôn trọng ý kiến của họ.

− Thông báo cho tình nguyện viên về công việc và tiến bộ của Hội và tổ chức các cuộc đi thăm mà tình nguyện viên có thể thấy được công việc của họ đã mang lại lợi ích cho người khác như thế nào.

− Tổ chức hội thảo tình nguyện viên hàng năm và mời những những nhân vật liên quan tới dự án phát biểu




− Tạo cơ hội cho tình nguyện viên chia sẻ ý tưởng và kinh nghiệm của mình với những tình nguyện

viên khác và nhận sự hỗ trợ từ họ

− Tổ chức họp định kỳ để rà soát tiến độ của các hoạt động đang triển khai

− Đưa tin, bài để tuyên truyền về các hoạt động của tình nguyện viên

− Đăng những mẩu chuyện hay, những thông điệp của tình nguyện viên

− Thỉnh thoảng tổ chức gặp mặt tình nguyện viên

− Tổ chức nói chuyện hàng tuần với tình nguyện viên nhằm làm cho họ nhận ra rằng tình nguyện viên là luôn được chào đón và rất có giá trị.

8. Phối kết hợp giữa tình nguyện viên với Hội Chữ thập đỏ và các bên liên quan

Cần giữ liên lạc thường xuyên và phối kết hợp tình nguyện viên với cán bộ và các tình nguyện viên khác, với các tổ chức cũng như với người hưởng lợi để làm cho hoạt động của tình nguyện viên được hiệu quả hơn.

Trong quá trình điều phối các hoạt động của tình nguyện viên với cán bộ Hội Chữ thập đỏ và các bên liên quan cần thực hiện theo mô hình dưới đây:




9. Duy trì tình nguyện viên

Cần chú ý tới việc duy trì tình nguyện viên. Nhiều vấn đề phát sinh trong việc duy trì tình nguyện viên liên quan tới sự động viên. Người quản lý tình nguyện viên cần để mắt liên tục tới hành vi và tạo môt trường để tình nguyện viên cảm thấy thoải mái thể hiện bản thân. Họ cần cảm thấy rằng các vấn để họ đưa ra được quan tâm đúng mực.

Khó có thể giữ được toàn bộ tất cả tình nguyện viên cùng một lúc. Tuy nhiên, những người quản lý tình nguện viên cần phải quan tâm tới các lý do mà tình nguyện viên rời Chữ thập đỏ. Những người quản lý tình nguyện viên có thể hỗ trợ trong việc tạo môi trường duy trì tình nguyện viên trong thời gian dài.

9.1. Những yếu tố cần quan tâm để duy trì và giúp tình nguyện viên năng động

− Động viên họ xây dựng một ý thức trách nhiệm cá nhân và ý thức làm chủ đối với các hoạt động của họ

− Đánh giá cao sự đóng góp cũng như những hoạt động do tình nguyện viên thực hiện

− Tạo một môi trương thân thiện và thuận lợi

− Tạo cho tình nguyện viên cơ hội đối mặt với những thách thức

− Chia sẻ thông tin với tình nguyện viên

− Không cho phép cảm giác bị bỏ rơi tồn tại trong tình nguyện viên

− Không giao cho họ quá nhiều việc

− Huy động toàn bộ năng lực của tình nguyện viên

− Thông báo cho tình nguyện viên sự thay đổi về cuộc sống của những người dẽ bị tổn thương ở cộng đồng mà công việc của tình nguyện viên đem lại

− Đưa ra những gợi ý mà tình nguyện viên mong muốn và họ cảm thấy được tôn trọng

9.2. Các bước duy trì tình nguyện viên

− Xây dựng nội quy hoạt động của đội/nhóm;

− Trang bị kiến thức, kỹ năng cho tình nguyện viên

− Phân công nhiệm vụ cụ thể

− Tạo môi trường thân thiện và thuận lợi

− Phát huy đúng khả năng của tình nguyện viên

− Duy trì sinh hoạt đội, nhóm định kỳ

− Đa dạng hình thức hoạt động

− Chia sẻ thông tin với tình nguyện viên thường xuyên

− Ghi nhận công lao kịp thời

− Chia sẻ cảm xúc với tình nguyện viên về công việc, gia đình




Những Nguyên tắc Cơ bản của Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế

Nhân đạo Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế ra đời từ mong muốn mang lại sự trợ giúp không phân biệt đối xử đối với những người bị thương trên chiến trường, nỗ lực sử dụng khả năng quốc tế và quốc gia của mình để ngăn ngừa và giảm bớt đau thương của nhân loại ở bất cứ nơi nào có thể tìm thấy. Mục đích hoạt động của Phong trào là bảo vệ tính mạng và sức khoẻ, đảm bảo sự tôn trọng con người. Phong trào thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau, tình hữu nghị, sự hợp tác và hoà bình bền vững giữa các dân tộc. Vô tư Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế không phân biệt quốc tịch, sắc tộc, tín ngưỡng tôn giáo, đẳng cấp và quan điểm chính trị. Phong trào nỗ lực trong triển khai các hoạt động nhằm giảm nhẹ sự đau khổ của mọi cá nhân, theo nhu cầu của họ và ưu tiên trợ giúp những người bất hạnh nhất. Trung lập Để luôn có được sự tin tưởng của các bên, Phong trào không đứng về phe nào trong các cuộc xung đột hoặc tham dự vào các cuộc tranh luận về chính trị, sắc tộc, tôn giáo hay hệ tư tưởng. Độc lập Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế hoàn toàn độc lập. Các Hội Chữ thập đỏ hoặc Trăng lưỡi liềm đỏ quốc gia trong khi trợ giúp cho Chính phủ về các hoạt động nhân đạo vừa phải tuân thủ luật pháp của Nhà nước mình, vừa phải luôn duy trì quyền tự chủ để có thể luôn luôn hành động phù hợp với các nguyên tắc của Phong trào. Tự nguyện Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế là phong trào trợ giúp tự nguyện, không xuất phát từ bất kỳ mong muốn kiếm lợi nào. Thống nhất Ở mỗi nước, chỉ có duy nhất một Hội Chữ thập đỏ hoặc Trăng lưỡi liềm đỏ. Các Hội Chữ thập đỏ hoặc Trăng lưỡi liềm đỏ quốc gia này phải được mở rộng cho mọi người cùng tham gia. Hội thực thi sứ mệnh nhân đạo của mình trên phạm vi toàn lãnh thổ. Toàn cầu Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế có phạm vi toàn cầu, trong đó tất cả các Hội Chữ thập đỏ hoặc Trăng lưỡi liềm đỏ quốc gia có tư cách và vị thế bình đẳng, chia sẻ trách nhiệm và nhiệm vụ một cách bình đẳng trong việc giúp đỡ lẫn nhau.

tÀi liỆu tẬp huẤn cÔng tÁc phÁt triỂn vÀ quẢn lÝ...

Documents