tÀi liỆu - mitax.vn · chứng thư số: chọn chứng thư số của công ty trong danh...

Công ty CP TM DV MITEK – www.mitek.vn

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI VÀ SỬ DỤNG

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

MiTAX™

Website: http://mitax.vn/


Trang 1/ 29

Tp. Hồ Chí Minh, tháng 01/2018

Mục lục

I. Thủ tục pháp lý triển khai hóa đơn điện tử ......................................................................... 2

1. MITEK hỗ trợ: ................................................................................................................ 2

1.1 Khách hàng cung cấp cho MITEK .......................................................................... 2

1.2 Đăng ký với cơ quan Thuế....................................................................................... 2

II. Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử MiTAXTM ............................................................ 3

1. Khởi tạo Database ........................................................................................................... 3

2. Kích hoạt phần mềm ....................................................................................................... 5

3. Đăng nhập phần mềm ..................................................................................................... 5

4. Cập nhật thông tin khách hàng........................................................................................ 6

5. Thay đổi chứng thư số (khi cần thiết) ............................................................................. 7

6. Thiết lập email gửi hóa đơn điện tử ................................................................................ 7

7. Tạo mới mẫu hóa đơn điện tử ....................................................................................... 11

8. Tạo mới ký hiệu hóa đơn .............................................................................................. 12

9. Tạo mới hóa đơn ........................................................................................................... 13

10. Import danh sách hóa đơn chưa xuất......................................................................... 18

11. Danh sách hóa đơn đã ký và Export.......................................................................... 19

12. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ........................................................ 21

13. Lập hóa đơn Thay thế / Điều chỉnh ........................................................................... 22

14. Xóa /hủy hóa đơn ...................................................................................................... 26


Trang 2/ 29

I. Thủ tục pháp lý triển khai hóa đơn điện tử

1. MITEK hỗ trợ:

1.1 Khách hàng cung cấp cho MITEK

- Thông tin doanh nghiệp (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế….) muốn thể hiện trên hóa

đơn,

- Logo công ty,

- Mẫu hóa đơn theo yêu cầu (mẫu hóa đơn đang sử dụng),

- MITEK cung cấp sẵn 05 mẫu hóa đơn thông dụng để khách hàng lựa chọn. Số lượng

hóa đơn khách hàng cần sử dụng.

1.2 Đăng ký với cơ quan Thuế

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khách hàng chỉ cần thực hiện trình tự theo

các bước hướng dẫn cụ thể sau đây:

Khách hàng truy cập vào website www.mitax.vn Thủ tục đăng ký với cơ quan

Thuế.

Bước 1:

Chọn mẫu hóa đơn và điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp (tên công ty, địa

chỉ, mã số thuế, số điện thoại, fax….) vào mẫu hóa đơn đã chọn (05 mẫu

hóa đơn thông dụng)

Khách hàng điền đầy đủ thông tin theo form mẫu 01 “Quyết định Về việc

áp dụng hóa đơn điện tử” được ban hành kèm theo Thông tư số

32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính và gửi đến Chi Cục

quản lý (file đính kèm).

Chuẩn bị nội dung theo form mẫu 02 “Thông báo phát hành hóa đơn điện

tử” và gửi lên Chi cục quản lý (file đính kèm).

Nếu khách hàng đã sử dụng hóa đơn giấy phải làm công văn giải trình sử dụng

hóa đơn điện tử.

Để thuận tiện cũng như đỡ mất thời gian thì 3 mẫu này có thể được lập và gửi

cùng một lúc đến chi cục Thuế quản lý qua cổng thông tin điện tử hoặc in ra gửi.

Tùy vào chi cục Thuế quản lý sẽ có cách phản hồi lại doanh nghiệp khác nhau

qua địa chỉ email hoặc gọi điện … với nội dung chấp nhận, từ chối hoặc có yêu

cầu chỉnh sửa đối với các mẫu. Doanh nghiệp sẽ chỉnh sửa cho đến khi được chấp

nhận từ cơ quan Thuế quản lý.

http://www.mitax.vn/


Trang 3/ 29

Bước 2:

Sau khi Thuế tiếp nhận Quyết định, khách hàng làm Thông báo phát hành

hóa đơn trên phần mềm HTKK 3.4.6 và nộp trên trang Tổng cục Thuế:

www.nhantokhai.gdt.gov.vn đính kèm với file hóa đơn mẫu (theo đúng

định dạng gửi tới Bên mua).

Bước 3:

Khi tra cứu trên website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html thấy

thông tin của khách hàng được tải lên, có ngày được sử dụng thì mới tiến

hành cài phần mềm. Ngày được sử dụng sẽ là ngày cài đặt.

II. Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử MiTAXTM

1. Khởi tạo Database

- Bạn gắn thiết bị chữ ký số (PKI token) vào máy tính và đăng nhập.

http://www.nhantokhai.gdt.gov.vn/

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html


Trang 4/ 29

-

- Bạn chạy file Mitax EInvoice hiện bảng khởi tạo database, nhập đầy đủ thông tin vào

bảng

Tên công ty: nhập tên công ty


Trang 5/ 29

Mã số thuế: Nhập mã số thuế

Mã bảo mật: sẽ phát sinh khi bấm xác thực mã số thuế

Chứng thư số: Chọn chứng thư số của công ty trong danh sách phía dưới

Tài khoản quản trị trang Upload

Đây là tài khoản trang web quản lý hóa đơn của KH, có thể tra cứu hóa đơn, lập hóa

đơn

o Email: nhập email của khách hàng dùng để đăng ký tài khoản

o Mật khẩu: KH tự đặt (hoặc nhấn quên mật khẩu để hệ thống gửi mật khẩu

mới vào email)

o Đăng nhập

o Đăng ký: tạo tài khoản trang quản trị

2. Kích hoạt phần mềm

- Bảng kích hoạt phần mềm chỉ hiện lên khi sử dụng hết hóa đơn

- Bạn gửi các thông tin sau về MITEK:

Mã số thuế của doanh nghiệp

Số lượng hóa đơn muốn mua

Mã người dùng

MITEK sẽ gửi lại mã kích hoạt cho khách hàng.

3. Đăng nhập phần mềm

- Đăng nhập vào phần mềm.


Trang 6/ 29

Tên đăng nhập: Mã số thuế của doanh nghiệp

Mật khẩu: lần đầu đăng nhập không cần mật khẩu

- Để cập nhật hoặc thay đổi mật khẩu bạn vào menu Hệ thống Thay đổi mật khẩu

Tên đăng nhâp: Mã số thuế của doanh nghiệp

Mật khẩu: Bạn nhập mật khẩu mới

Xác nhận lại mật khẩu: Bạn nhập lại mật khẩu mới 1 lần nữa

Nhấn Đồng ý và đóng cửa sổ đổi mật khẩu

4. Cập nhật thông tin khách hàng


Trang 7/ 29

- Bạn vào menu Hệ Thống Cài đặt Bạn nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp của

mình (thông tin này sẽ hiện thị tờ hóa đơn)

- Bạn nhấn nút Lưu sau khi hoàn tất để lưu thông tin doanh nghiệp.

5. Thay đổi chứng thư số (khi cần thiết)

- Thay đổi chứng thư số dùng trong trường hợp khách hàng gia hạn chứng thư số hoặc

là thay đổi chứng thư số mới

- Bạn vào menu Hệ Thống Cài đặt chứng thư số

- Bạn chọn Chứng thư số mới sao đó nhấn đồng ý.

6. Thiết lập email gửi hóa đơn điện tử


Trang 8/ 29

Thiết lập địa chỉ email dùng để gửi HĐ cho khách hàng (Bên mua)

- Bạn vào menu Hệ thống Thiết lập email


Trang 9/ 29

- Mặc định của hệ thống sẽ KHÔNG gửi email tự động sau khi hóa đơn được ký.

- Khách hàng nếu muốn gửi mail tự động thì click vào dấu “Sử dụng email hệ thống”

sau đó nhập thông tin email của khách hàng.

- Nếu sử dụng mail công ty của bạn (VD: [email protected])

SMTP Server: điền mail server của công ty bạn “mail.mitek.vn”(trường hợp

này là sử dụng mail công ty MITEK để gửi hóa đơn cho Khách Hàng)

Port: 25 (tùy mail công ty bạn)

SSL: click chọn (tùy mail công ty bạn)

Username: [email protected]

Password: ************************

- Nếu sử dụng Gmail

SMTP Server: smtp.gmail.com

Port: 587

SSL: click chọn

Username: [email protected]

Password: ************************

Tinh chỉnh tài khoản Google gửi mail:

B1: nếu đã đăng nhập tài khoản Google trên trình duyệt Google Chrome thì

bỏ qua bước này https://accounts.google.com

B2: https://myaccount.google.com/lesssecureapps?pli=1

https://accounts.google.com/

https://myaccount.google.com/lesssecureapps?pli=1


Trang 10/ 29


Trang 11/ 29

B3: Chọn Continue

https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha

- Sau đó bạn nhấn nút Lưu để hệ thông lưu lại thông tin cấu hình của bạn.

7. Tạo mới mẫu hóa đơn điện tử

- Bạn click vào menu Mẫu/ Ký hiệu hóa đơn Mẫu hóa đơn

- Bạn click vào nút Tạo mẫu mới và chọn cho đủ thông tin

https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha


Trang 12/ 29

Mẫu hóa đơn: 01GTKT0/001 (1)

Logo: Bạn chọn logo cho hóa đơn (2)

Hình nền: Bạn chọn hình nền cho hóa đơn (logo chìm dưới hóa đơn) (3)

File mẫu hóa đơn: Bạn chọn file mẫu hóa đơn (file này do công ty MITEK

cung cấp) (4)

Nếu không chỉnh sửa gì thêm nữa thì bạn check vào ô Đang sử dụng. (5)

Lưu ý: một khi đã tick chọn ô Đang sử dụng, bạn sẽ không thể thay đổi, chỉnh

sửa hay xóa mẫu hóa đơn đó được nữa. Vui lòng kiểm tra thông tin trên mẫu hóa

đơn thật kỹ trước khi tick vào ô Đang sử dụng.

Sau đó bạn nhấn nút Lưu Hệ thống sẽ hiện thị hình ảnh hóa đơn thực tế khi

bạn xuất cho khách hàng (Xem mẫu)

8. Tạo mới ký hiệu hóa đơn

- Bạn vào menu Mẫu / Ký hiệu hóa đơn Ký hiệu hóa đơn Thêm ký hiệu


Trang 13/ 29

Tên mẫu hóa đơn: Mặc định sẽ là mẫu số 001, nếu bạn có nhiều mẫu hóa đơn

hơn thì click vào mũi tên xuống chọn mẫu hóa đơn mà bạn muốn tạo ký hiệu

Kí hiệu: Ô đầu tiên bạn điền vào ký hiệu hóa đơn của công ty bạn, ô thứ hai là

năm tạo hóa đơn, và E là ký hiệu của hóa đơn điện tử

Ví dụ: MT/18E

- MT: ký hiệu hóa đơn công ty MITEK (bạn được chọn 02 trong số 20 chữ cái

in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N,

P, Q, R, S, T, U, V, X, Y)

- 18: hóa đơn tạo năm 2018

- E: hóa đơn điện tử

Số lượng: Bạn điền vào số lượng hóa đơn bạn dùng cho ký hiệu này

Ngày đặt in: Ngày cài phần mềm

Ngày bắt đầu sử dụng: Dựa trên ngày trên trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Sau đó bạn nhấn nút Lưu để lưu lại

9. Tạo mới hóa đơn

- Bạn click vào menu Hóa đơn Hóa đơn chưa phát hành Tạo hóa đơn

http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/


Trang 14/ 29

- Số hóa đơn khả dụng: Số hóa đơn còn lại của bạn

- Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn: Hệ thống sẽ tự phát sinh theo thứ tự

- Bạn điền đây đủ thông tin người mua

- Nút Lưu: Lưu lại thông tin khách hàng, nếu khách hàng mua lần đầu hệ thống sẽ lưu

lại, nếu khách hàng đã lưu rồi thì hệ thống sẽ cập nhật lai thông tin khách hàng

- Nút Tìm: Nếu khách hàng bạn đã Lưu rồi thì bạn chỉ cần nhập mã số thuế vào thì hệ

thống sẽ tự hoàn tất các thông tin còn lại


Trang 15/ 29

-

- Email: là email của người mua hàng để nhận hóa đơn điện tử

- Loại:

Nếu bạn để là CK nghĩa là Chiết Khấu thì hệ thống sẽ tự động trừ số tiền của

sản phẩm đó ra

Nếu bạn để là NO thì hệ thống sẽ tự động không tính thuế của sản phẩm đó

- Nút Lưu: Lưu lại hóa đơn nếu bạn chưa muốn xuất

- Xem hóa đơn: Xem và kiểm tra nội dung hóa đơn trước khi phát hành cho khách

hàng

- Ký, phát hành HĐ: Khi bạn click nút đó hóa đơn sẽ được ký và gửi email cho khách

hàng:

+ Xuất hiện thông báo xác nhận “Bạn có chắc KÝ PHÁT HÀNH hóa đơn này

không?” Chọn Yes.


Trang 16/ 29

+ Xuất hiện thông báo Yêu cầu nhập mã PIN Nhập PIN của token

+ Bấm Gửi.


Trang 17/ 29

Hóa đơn khách hang nhận được có chữ ký số


Trang 18/ 29

10. Import danh sách hóa đơn chưa xuất

- Chức năng: Hỗ trợ kế toán lập nhanh danh sách hóa đơn, hoặc tổng hợp hóa đơn cuối

ngày xuất

- Bước 1: Bạn điền danh sách hóa đơn theo file Excel mà MiTAX cung cấp cho bạn

- Bước 2: Bạn click vào biểu tượng mà mình tô đỏ ở hình phía dưới


Trang 19/ 29

- Bước 3: Bạn click vào nút Nhập file Excel, chon file excel mà bạn cần import

open. Hệ thống sẽ load danh sách hóa đơn cần xuất từ file excel lên

- Bước 4: Click Lưu vào DB, danh sach hóa đơn sẽ được lưu vào phần mềm, danh

sach này sẽ chuyển vào danh sách hóa đơn chưa phát hành. Sau đó bạn vào đó xem

hóa đơn và ký như bình thường

11. Danh sách hóa đơn đã ký và Export

- Bạn vào menu Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành

- Bạn sẽ thấy được danh sách hóa đơn đã ký


Trang 20/ 29

- Trong danh sách này chúng ta có thể tìm kiếm lại các hóa đơn đã ký dựa theo ngày

ký, tên khách hàng, mã số thuế ……………….

- Nút Tạo Hóa Đơn: Mở nhanh giao diện lập hóa đơn

- Nút Xuất sang Excel: Xuất toàn bộ danh sách hóa đơn đã xuất ra file Excel, xuất theo

tìm kiếm mà mình đã lọc

- Bạn có thể xem lại chi tiết hóa đơn hoặc gửi lại hóa đơn mình đã xuất bằng cách

double click vào hóa đơn mình muốn xem rồi click vào nút Xem hóa đơn (HTML)/

Gửi Email@


Trang 21/ 29

- Chuyển đổi:

Dùng để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy dùng để chứng minh

nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được

chuyển đổi một (01) lần

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải có chữ ký người đại diện

theo phát luật của người bán và dấu của người bán

- Thay thế: Dùng để thay thế hóa đơn điện tử đã lập bị sai và đã gửi cho người mua

nhưng người mua chưa khai báo thuế

- Điều chỉnh: Dùng để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bi sai và đã gửi cho người

mua, và người mua đã khai báo thuế

- Xóa/ Hủy: Dùng để hủy những số hóa đơn chưa dùng đến khi doanh nghiệp có nhu

cầu muốn thay đổi mẫu, ký hiệu hóa đơn.

12. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy


- Bạn double click vào hóa đơn muốn chuyển đổi

- Trong ví dụ dưới đây là mình chuyển đổi tờ hóa đơn số 0000001

- Bạn click vào nút Chuyển đổi, phần mềm sẽ hỏi bạn “Bạn có chắc muốn chuyển đổi

hóa đơn này không” Bạn chọn YES thì phần mềm sẽ chuyển đổi, bạn chọn NO

thì sẽ không chuyển đổi

- Sau khi chuyển đổi, để xem lại danh sách hóa đơn đã chuyển đổi bạn vào menu Hóa

đơn Danh sách hóa đơn chuyển đổi


Trang 22/ 29

- Lưu ý: Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất, hóa đơn sau khi

chuyển sẽ được ký tên đóng mộc như hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử khi thực

hiện chuyển đổi sẽ có dòng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN

TỬ”

13. Lập hóa đơn Điều chỉnh

- Nghiệp vụ lập hóa đơn Điều chỉnh trên hóa đơn điện tử được xử lý như hóa đơn giấy,

tức là bạn vẫn lập biên bản giấy về việc điều chỉnh hóa đơn, có chữ ký giữa người

mua và người bán, có đóng mộc, sau đó biên bản được scan ra file và lưu trữ trên máy

tính


- Bạn nhấp đôi chuột vào hóa đơn muốn lập hóa đơn Điều chỉnh


Trang 23/ 29

- File scan: Dùng để đính kèm lại biên bản xác nhận lý do Điều chỉnh giữa người bán

và người mua (bắt buộc)

- Lý do: Bạn điền lý do Điều chỉnh hóa đơn này, hệ thống sẽ lưu lại giúp bạn kiểm tra

- Biên bản số: là số biên bản xác nhận đã lập giữa người bán và người mua (bắt buộc)

- Bạn click vào nút Điều chỉnh Hệ thống sẽ tự động trả về danh sách hóa đơn chưa

phát hành

- Hóa đơn Danh sách hóa đơn chưa phát hành

- Bạn nhấp đôi chuột vào tờ này sẽ hiện thông tin người mua, nội dung sản phẩm, số

lượng, đơn giá, thành tiền.

- Bạn Điều chỉnh nội dung theo biên bản đã lập giữa hai bên. Sau đó bạn ký và gửi lại

hóa đơn mới cho khách hàng, vd: điều chỉnh cho hóa đơn số 000001 là hóa đơn số

000006.


Trang 24/ 29

Hóa đơn ký và phát hành có kèm theo số hóa đơn cũ

- Bạn vào Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành, bạn sẽ thấy hóa đơn đó kèm theo

số hóa đơn cũ.

- Bạn sẽ thấy tờ 0000006, tình trạng ADJUSTED và bên cạnh có số hóa đơn cũ

0000001, có nghĩa là hóa đơn 0000001 này đã được điều chỉnh và hóa đơn đã điều

chỉnh cho nó là 0000006.

14. Lập hóa đơn Thay thế


Trang 25/ 29

- Nghiệp vụ lập hóa đơn Thay thế trên hóa đơn điện tử được xử lý như hóa đơn giấy,

tức là bạn vẫn lập biên bản giấy, có chữ ký giữa người mua và người bán, có đóng

mộc, sau đó biên bản được scan ra file và lưu trữ trên máy tính


- Bạn nhấp đôi chuột vào hóa đơn muốn lập hóa đơn Thay thế

- File scan: Dùng để đính kèm lại biên bản xác nhận lý do Thay thế giữa người bán

và người mua (bắt buộc)

- Lý do: Bạn điền lý do Thay thế hóa đơn này, hệ thống sẽ lưu lại giúp bạn kiểm tra

- Biên bản số: là số biên bản xác nhận đã lập giữa người bán và người mua (bắt buộc)

- Bạn click vào nút Thay thế Hệ thống sẽ tự động lập 1 hóa đơn mới đưa vào danh

sách hóa đơn chưa phát hành (Hóa đơn Danh sách hóa đơn chưa phát hành)

- Trong hình dưới đây mình thay thế tờ hóa đơn số 000004

Bạn nhấp đôi chuột vào tờ này sẽ hiện thông tin người mua, nội dung sản phẩm, số

lượng, đơn giá, thành tiền.

- Bạn Thay thế nội dung theo biên bản đã lập giữa hai bên. Sau đó bạn ký và gửi lại

hóa đơn mới cho khách hàng, vd: thay thế cho hóa đơn số 0000004 là hóa đơn số

0000007.


Trang 26/ 29

Hóa đơn sau khi thay thế

- Bạn vào Hóa đơn Hóa đơn đã ký, phát hành, bạn sẽ thấy hóa đơn đó kèm theo

số hóa đơn cũ.

15. Xóa /hủy hóa đơn


Trang 27/ 29

- Nghiệp vụ lập hóa đơn Xóa /hủy hóa đơn trên hóa đơn điện tử được xử lý như hóa

đơn giấy, tức là bạn vẫn lập biên bản giấy, có chữ ký giữa người mua và người bán,

có đóng mộc, sau đó biên bản được scan ra file và lưu trữ trên máy tính


- Bạn double click vào hóa đơn muốn Xóa/ Hủy hóa đơn

- Dưới đây mình hủy tờ số 000002

- File scan: Dùng để đính kèm biên bản xác nhận lý do Xóa/Hủy hóa đơn giữa người

bán và người mua

- Lý do: Bạn điền lý do Xóa/Hủy hóa đơn hóa đơn này, hệ thống sẽ lưu lại giúp bạn

kiểm tra

- Biên bản số: là số biên bản xác nhận đã lập giữa người bán và người mua

- Bạn click vào nút Xóa/Hủy Hệ thông sẽ hỏi “Bạn có chắc hủy hóa đơn này”

Bạn chon YES Hóa đơn sẽ được hủy và chuyển vào Danh sách hóa đơn hủy/ xóa


Trang 28/ 29

- Nếu muốn xem lại hóa đơn đã hủy, bạn vào Menu Danh sách hóa đơn hủy/ xóa

Bạn double click vào tờ hóa đơn mà bạn vừa hủy Xem hóa đơn (HTML)


Trang 29/ 29

Hóa đơn đã hủy

tÀi liỆu - mitax.vn · chứng thư số: chọn chứng thư số của công ty trong danh...

Documents