TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGTÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

CHỨC NĂNG QUẢN LÝ KHO & LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN TÀI CHÍNH. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ KHO & LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN TÀI CHÍNH.

TP. HỒ CHÍ MINH 06-2015

FPT.VNACCS

I.GIỚI THIỆU.

1. Giới thiệu chung. Căn cứ điều 41 nghị định 08/2015/NĐ-CP về chế độ báo cáo quyết toán, kiểm tra báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị.Căn cứ điều 60 thông tư số 38/2015/TT-BTC quy định về báo cáo quyết toán.Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính, người khai hải quan nộp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và hàng hoá xuất khẩu trong năm tài chính cho cơ quan hải quan.Nộp báo cáo quyết toán theo nguyên tắc tổng trị giá nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm hoàn chỉnh theo mẫu số 15/BCQT-NVL/GSQL Phụ lục V ban hành kèm Thông tư này cho cơ quan hải quan thông qua Hệ thống. Báo cáo quyết toán phải phù hợp với chứng từ hạch toán kế toán của tổ chức, cá nhân.Trong đó tại khoản 3 điều 60 quy định rõ trách nhiệm của tổ chức cá nhân thực hiện quyết toán cụ thể như sau :

- Lập và lưu trữ sổ chi tiết nguyên liệu, vật tư nhập khẩu theo các quy định của Bộ Tài chính về chế độ kế toán, kiểm toán, trong đó ghi rõ số tờ khai hàng hóa nhập khẩu nguyên liệu, vật tư.

- Lập và lưu trữ sổ chi tiết sản phẩm xuất kho để xuất khẩu theo các quy định của Bộ Tài chính về chế độ kế toán, kiểm toán, trong đó xác định rõ xuất khẩu theo số hợp đồng, đơn hàng.

- Lập và lưu trữ chứng từ liên quan đến việc xử lý phế liệu, phế phẩm.Như vậy để đáp ứng yêu cầu quản lý của Thông tư 38/2015/TT-BTC, doanh nghiệp cần phải thực hiện:

- Quản lý kho Nguyên vật liệu và Thành phẩm theo quy định của Bộ tài chính về chế độ kiểm toán, kế toán (gọi là Kế toán kho).

- Thông tin quản lý kho Nguyên vật liệu, Thành phẩm phải liên kết với số liệu XNK để lập báo cáo quyết toán và kiểm tra đối chiếu.

- Nộp báo cáo quyết toán theo nghiệp vụ của “Kế toán kho”.Để thực hiện quyết toán theo Thông tư 38/2015/TT-BTC thì phải có sự kết hợp giữa bộ phận XNK và bộ phận kế toán kho của doanh nghiệp.Doanh nghiệp phải có quy trình và hệ thống để quản lý thống nhất giữa XNK và kế toán kho.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 2 of 15 2

FPT.VNACCS

Trong thực tế danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm trong quản lý kho nội bộ của Doanh

nghiệp được quản lý chi tiết theo hệ thống mã nội bộ (thường gọi là mã Code).Trong khi đó,

Danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm trên tờ khai xuất nhập khẩu thì được gộp lại (thường

là theo mã HS và thuế xuất), sự khác nhau này được thể hiện rõ trong hình ví dụ sau:

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 3 of 15 3

FPT.VNACCS

Biểu mẫu Trên mẫu báo cáo quyết toán 15/BCQT-NVL/GSQL chỉ thể hiện tên Nguyên vật

liệu, Thành phẩm không có chi tiết theo mã (tức là thể hiện theo dạng gộp):

Phần mềm FPT.VNACCS được tính hợp thêm chức năng “Kế toán kho”:

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 4 of 15

2. Giải pháp từ phần mềm FPT.VNACCS:

4

FPT.VNACCS

“Kế toán kho” với mục đích quản lý NPL/SP theo Quản lý nội bộ.

3. Phương án chốt tồn.Khi bắt đầu thực hiện theo thông tư 38 doanh nghiệp cần thực hiện việc chốt tồn đưa số liệu

tồn vào phần mềm FPT.VNACCS, hiện nay chúng tôi đưa ra hai phương án chốt tồn để

doanh nghiệp lựa chọn như sau.

a) Phương án 1: Chốt tồn theo số liệu kế toán của doanh nghiệp.

Tồn đầu kỳ NPL – TK152 & Tồn đầu kỳ Sản phẩm – TK155:

Doanh nghiệp tự nhập số liệu tồn đầu kỳ Nguyên vật liệu, Vật tư và Sản phẩm

dựa vào số liệu từ sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo các quy định của bộ

Tài chính về chế độ kiểm toán, kế toán lên phần mềm FPT.VNACCS.

Công ty FPT sẽ có trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp cách cập

nhật dữ liệu lên phần mềm theo mẫu báo cáo quyết toán.

Trách nhiệm của doanh nghiệp :

DN tự chốt tồn và báo cáo với cơ quan hải quan và tự chịu trách nhiệm về số

liệu đã cập nhật lên phần mềm.

Sơ đồ phương án 1 :

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 5 of 15 5

FPT.VNACCS

b) Phương án 2: Chốt tồn theo số liệu Hải quan.

Tồn đầu kỳ NPL – TK152 :

Dữ liệu sẽ được cập nhật tự động từ phần mềm FPT.VNACCS dựa vào số liệu

tồn của DN đến thời điểm kết thúc thông tư cũ và chuyển qua thông tư mới

(trước ngày 01/04/2015).

Công ty FPT sẽ hỗ trợ DN cập nhật tồn đầu kỳ trên PM theo mẫu báo cáo quyết

toán dựa vào năm tài chính của DN.

Trách nhiệm của doanh nghiệp :

Doanh nghiệp tự chốt tồn và báo cáo với cơ quan hải quan và tự chịu trách

nhiệm về số liệu đã cập nhật lên phần mềm.

Sơ đồ phương án 2 :

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 6 of 15 6

FPT.VNACCS

II. HƯỚNG DẪN THAO TÁC, SỬ DỤNG QUẢN LÝ KHO.

1.Tạo danh sách kho trong “ Quản lý Kho ”.

Việc đầu tiên để chức năng “ Quản lý kho” có thể vận hành được đúng theo mong muốn

Doanh nghiệp phải tạo các kho để quản lý hàng hóa, chứng từ ra vào kho nào, để khi theo

dõi, xuất báo cáo thì việc quản lý sẽ dễ dàng và rõ ràng chặc chẽ hơn :

Thông tin kho bao gồm Mã kho, Tên kho, Địa Chỉ Kho khi kho đã được nhập, xuất (tức là đã sử dụng nhập kho, xuất kho trên các phiếu chứng từ) thì bạn không thể sửa đổi được mã kho, chỉ có thể sửa được tên kho.Để thêm mới danh sách kho bạn nhập thông tin Mã kho, Tên kho, Địa Chỉ Kho vào danh sách rồi nhấn vào nút “Ghi’ để ghi lại.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 7 of 15 7

FPT.VNACCS

2. Tạo danh sách nhóm hàng.Việc tạo danh sách mã kho để quản lý hàng hóa, chứng từ theo kho thì việc tạo nhóm hàng sẽ giúp Doanh nghiệp theo dõi, quản lý được chi tiết hơn nhóm hàng hóa đó.

Thông tin nhóm hàng bao gồm Mã Hàng, Tên Hàng Để thêm mới danh sách kho bạn nhập thông tin Mã Hàng, Tên Hàng vào danh sách rồi nhấn vào nút “Ghi’ để ghi lại.

3. Tạo danh mục mã hàng theo kế toán kho.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 8 of 15 8

FPT.VNACCS

Tại màn hình này giúp cho DN đưa những mã hàng mà kế toán đang theo dõi vào phần mềm để từ những mã hàng này DN sẽ thực hiện việc MAP với những mã hàng mà bộ phận XNK dùng để xuất nhập hàng.Các chỉ tiêu yêu cầu nhập liệu : Mã Hàng Kho, Tên Hàng Kho, Chọn Nhóm Hàng, Đơn Vị Tính, Loại Hàng.*** Nếu trường hợp DN có mã hàng mà kế toán kho đang theo dõi cũng chính là mã hàng mà bộ phận XNK dùng để xuất nhập hàng, thì phần mềm hỗ trợ DN tạo nhanh những mã hàng bằng nhiều cách như nhập từ Excel, chọn hàng từ danh mục…thao tác bằng cách nhấn chuột phải vào form màn hình để chọn nghiệp vụ.Nhấn nút Ghi để ghi lại những mã hàng đã được tạo ra.Nhấn vào nút MAP mã hàng kho để tiến hành MAP dữ liệu giữa mã hàng kho và mã hàng của Vnaccs đang được sử dụng.

4. Tạo danh mục mã hàng theo kế toán kho.

Tại màn hình này thực hiện việc MAP dữ liệu. Đây được xem là công việc cốt lõi để có thể tạo ra những báo cáo tài chính.Để tiến hành MAP dữ liệu cho mã hàng kho tương ứng với mã hàng VNACCS thì DN sử dụng phím tắt F9 hoặc chuột phải vào vùng DS mã hàng VNACCS để lấy mã hàng VNACCS muốn MAP sang.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 9 of 15 9

FPT.VNACCS

Chọn mã hàng tương ứng và thực hiện lưu lại dữ liệu MAP bằng cách nhấn nút GHI.

5. Cập nhật lượng tồn đầu kỳ.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 10 of 15 10

FPT.VNACCS

Tại màn hình này giúp DN chốt được lượng tồn của DN mình trước khi áp dụng quyết toán tài chính như Thông tư quy định.Nếu như DN vẫn còn lượng tồn trên số sách chứng từ thì bắt buộc phải cập nhật lượng tồn vào để chạy báo cáo số liệu không bị sai lệch.Nếu DN nào không có lượng tồn đầu kỳ thì có thể bỏ qua bước này.

6. Lập chứng từ đưa hàng nhập kho.

Tạo chứng từ nhập hàng vào kho, tại màn hình này cho phép DN được phép lấy thông tin,danh sách hàng của những tờ khai đã khai báo trên FPT.VNACCS để làm chứng từ nhập hàng, hoặc DN có thể tự tạo chứng từ bằng các nhập đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc.Lưu ý : Mã hàng của chứng từ này là chính là các mã hàng của kế toán kho đã được MAP được thành công ở nghiệp vụ MAP mã hàng kho tương ứng với mã hàng VNACCS trước đó. Vì báo cáo tài chính là báo cáo thể hiện các thông tin của kế toán. Đến đây DN chắc đã nắm được mục đích của việc MAP dữ liệu và tạo chứng từ để đưa hàng ra vào các kho của công ty mình.Trên màn hình này phần mềm hỗ trợ nhiều chức năng để DN có thể tạo nhanh chứng từ tự nhập, bằng cách nhấn chuột phải vào màn hình Danh sách chi tiết để chọn những chức năng hỗ trợ nhanh.Sau khi hoàn thành việc nhập liệu nhấn nút Ghi để lưu lại dữ liệu.Như vậy là DN đã hoàn thành việc tạo chứng từ nhập cho việc đưa hàng vào kho.Lưu ý : Chứng từ này không chỉ hỗ trợ DN tạo chứng từ nhập kho NPL mà cả SP, HM, TB Doanh nghiệp cũng được hỗ trợ tương tự.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 11 of 15 11

FPT.VNACCS

7. Lập chứng từ đưa hàng xuất kho.

Tương tự như chứng từ nhập kho chứng từ xuất kho cũng hỗ trợ DN tất cả các nghiệp vụ liên quan để tạo được một chứng từ xuất kho hoàn chỉnh.

8. Xuất báo cáo thẻ kho.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 12 of 15 12

FPT.VNACCS

Màn hình báo cáo thẻ kho giúp DN xem được những số liệu của các danh mục NPL, SP, TB, HM tương ứng với các loại hình.Tại màn hình này hỗ trợ DN xem được các theo thời gian theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm.Ngoài ra còn hỗ trợ DN xem báo cáo theo mã hàng, theo kho.Sau khi chọn thời gian, mã hàng, và kho hàng muốn xem báo cáo người dùng nhấn vào nút Xem báo cáo để phần mềm xuất ra báo cáo tương ứng.

Mẫu báo cáo thẻ kho.

9. Xuất báo cáo quyết toán tài chính.

Đây là báo cáo quan trọng nhất của quản lý kho.Màn hình báo cáo quyết toán tài chính giúp DN xuất được những số liệu của các danh mục NPL, SP, TB, HM tương ứng với các loại hình để nộp cho cơ quan Hải quan.Tại màn hình này hỗ trợ DN xuất được các báo cáo theo thời gian theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm.Ngoài ra còn hỗ trợ DN xem báo cáo theo mã hàng, theo kho.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 13 of 15 13

FPT.VNACCS

Sau khi chọn thời gian, mã hàng, và kho hàng muốn xem báo cáo người dùng nhấn vào nút Xem báo cáo để phần mềm xuất ra báo cáo tương ứng.

Mẫu báo cáo quyết toán tài chính.

Chúc Quý Doanh Nghiệp Thành Công.

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 14 of 15 14

FPT.VNACCS

Thông Tin Liên HệCông ty TNHH Hệ Thống Thông Tin PFS – FPT.

Trung tâm Dịch vụ Điện tử FPT

19006625dichvudientu@fpt.com.vn

 KHU VỰC PHÍA BẮC

Tâng 22, Tòa nhà Keangnam Landmark Tower, E6, Đường Phạm Hùng, Mê Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nôi

(04) 7309 6625 Ext :2 84160 – 84161 – 84162 – 84163.

KHU VỰC PHÍA NAMTòa nhà Sài Gòn Prime Lâu 6 - 107 Nguyên Đình Chiểu, Phường 6, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh.

(08) 7309 6625 Ext: 86666-82626-879779-88080

Bản quyền 2005FPT Corporation Giải pháp Part I – Đề xuất giải pháp Page 15 of 15 15