tÀi liỆu giỚi thiỆ - vanphongdientu.net · thông tin, điều hành tác nghiệp và...

TÀI LIỆU GIỚI THIỆU

Bản quyền © 2008

Đà Nẵng, 09/2008

CÔNG TY GIẢI PHÁP CNTT & TRUYỀN THÔNG DAGINET

Văn Phòng Điện Tử .NET

Website: www.daginet.com * Email: [email protected] * Mobile: 0913 452 676 Trang 2

I. Giới thiệu về Văn Phòng Điện Tử .NET: Văn Phòng Điện Tử .NET là một giải pháp phần mềm dùng chung trao đổi

thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế với giao diện Website hoàn toàn tiếng Việt nên rất thân thiện với người sử dụng. Tiêu chí của Văn Phòng Điện Tử .NET là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.

Văn Phòng Điện Tử .NET thay đổi cách phân phối công văn và cách giao việc truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhật và phân phối công văn đến các bộ phận. Lãnh đạo các bộ phận xem xét công văn và phân chia công việc đến các nhân viên. Tìm kiếm tổng hợp công văn một cách nhanh chóng theo loại, nhóm, dự án, cơ quan ban hành…

II. Mục tiêu của Văn Phòng Điện Tử .NET

Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị.

Văn Phòng Điện Tử .NET cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet.

Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên, phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời.

Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính. Đồng thời thông qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó.

Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp.

Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin. Mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan.

Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.




Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.

III. Các chức năng chính của Văn Phòng Điện Tử .NET: 3.1. Tin điều hành tác nghiệp:

Là nơi trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp của đơn vị. Lãnh đạo có thể truyền đạt các chỉ đạo của mình đến các nhân viên một cách dễ dàng.

Tin điều hành hoạt động tương tự như một bản tin truyền thống trong đơn vị nhưng được phân chia nhiều chuyên mục nhỏ.

Mỗi chuyên mục được phân quyền cho phép tất cả hoặc một nhóm cá nhân có xem, gửi tin trao đổi với các thành viên khác. 3.2. Quản lý phân phối công văn:

Công văn đến đơn vị được văn thư số hóa trình lãnh đạo xem xét và cho ý kiến xử lý, sau đó chuyển đến các phòng ban chức năng ký nhận và phản hồi.

Chuyên viên tại các bộ phận có thể xem nội dung công văn phân phối đến bộ phận mình.

Lãnh đạo các bộ phận xem xét và giao việc trực tiếp cho nhân viên cấp dưới thực hiện. Tất cả các thao tác đều thông qua Văn Phòng Điện Tử .NET. 3.3. Quản lý hồ sơ công việc:

Lãnh đạo bộ phận đọc công văn và ý kiến chỉ đạo của cấp trên có thể trực tiếp giao công việc cho cấp dưới thực hiện và báo cáo kết quả.

Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ công việc chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công văn, giấy tờ theo những công việc, sự việc nhất định dễ dàng hơn. 3.4. Quản lý tài liệu:

Mỗi đơn vị có các tài liệu dùng chung chia sẽ cho mọi người như tài liệu mẫu, tài liệu ISO, các biểu mẫu, quy trình.. Tùy theo chức năng cụ thể của mỗi người mà phần mềm cho phép người dùng có thể tải các file khác nhau về để sử dụng.

Một số người được phân quyền có thể upload file lên chuyên mục này để chia sẽ cho người khác. 3.5. Tủ hồ sơ cá nhân:

Tủ hồ sơ cá nhân là những chỉ mục do người sử dụng tạo ra cho cá nhân mình để lưu một nhóm công văn, tài liệu tùy ý.




3.6. Tiện ích: Quản lý các danh bạ và liên kết với khách hàng.

3.7. Tìm kiếm, khai thác thông tin: Tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu

công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công văn theo thời gian đến, đi….

Tìm kiếm công văn theo từ khóa, ngày tháng, nơi ban hành, theo dự án…tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên viên xử lý các vấn đề nghiệp vụ

Lập báo cáo tổng hợp thống kê công văn đến, công văn đi. 3.8. Tự động báo tin:

Văn Phòng Điện Tử .NET xây dựng trên tiêu chí tự động thông báo cho người sử dụng nhận công văn, công việc…khi có tin mới. 3.9. Quản trị hệ thống:

Tạo lập danh sách người sử dụng , nhóm sử dụng. Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng. Phân quyền các bộ phận chức năng và các nhân viên theo chức danh hợp lý Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.

IV. Đối tượng sử dụng Văn Phòng Điện Tử .NET: Các công ty, doanh nghiệp đặc biệt là các đơn vị có văn phòng ở nhiều địa điểm

khác nhau. Các ban quản lý dự án. Các tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp thường xuyên phải xử lý, phê duyệt

khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ. Các tổ chức, cơ quan có tổ chức quản lý phân cấp.

V. Khách hàng đã sử dụng Văn Phòng Điện Tử .NET - Công ty CP Tư vấn XD Giao Thông 533 - Liên danh Norconsult, Consia, Scott Wilson, TCD Consia thầu TVGS thi công

Dự án cải tạo nâng cấp mạng lưới giao thông khu vực miền Trung - Ban quản lý Công trình Giao thông KCN Dung Quất - Ban quản lý các Công trình Giao thông Quảng Nam - Công ty CP Đầu tư 577




- Ban quản lý dự án các Công trình Giao thông Phú Yên - Công ty CP Tư vấn XD Giao Thông 533 phía Nam - Công ty CP Tư vấn và Đầu tư ECC

VI. Khách hàng nhận xét về Văn Phòng Điện Tử .NET Ông Dag Vagger: Giám đốc dự án - Liên danh Norconsult, Consia, Scott

Wilson, TCD Consia “…Trước khi tìm đến với Văn Phòng Điện Tử .NET chúng tôi cũng đã đăng ký

sử dụng thử nghiệm một chương trình tương tự của Thái Lan qua sự giới thiệu của một người bạn. Tuy nhiên sản phẩm này không đáp ứng được các yêu cầu của chúng tôi đặt ra. Văn Phòng Điện Tử .NET đáp ứng được hầu hết các yêu cầu của chúng tôi. Đặc biệt là khả năng tự cập nhật và nhận biết tài liệu mới từ máy chủ, chúng tôi không cần phải mất thời gian để upload dữ liệu lên internet. Vấn đề này được chương trình giải quyết một cách tự động. Hằng ngày chúng tôi chỉ cần cập nhật dữ liệu vào máy chủ thông qua mạng LAN, dữ liệu tự động cập nhật và đưa thông tin lên internet, các văn phòng khác tại các địa phương có thể nhận dữ liệu một cách nhanh chóng…”

Ông Mai Triệu Quang: Tổng giám đốc - Công ty CP Tư vấn và Đầu tư ECC “…Ngay từ lần đầu tiên được giới thiệu chúng tôi đã nhìn thấy được lợi ích mà

Văn Phòng Điện Tử .NET mang lại. Công ty chúng tôi có 01 văn phòng chính tại KCN Dung Quất, 02 văn phòng tại TP Đà Nẵng và 01 văn phòng tại Gia Lai. Ban giám đốc là những người trẻ năng động. Với Văn Phòng Điện Tử .NET chúng tôi có thể chủ động điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi. Mọi công văn trao đổi, công việc giữa các văn phòng hiện nay đều thực hiện qua Văn Phòng Điện Tử .NET. Có thể nói đây là ứng dụng rất hiện đại, phù hợp với xu thế mới trong thời đại CNTT…”

Ông Phạm Hồng Nhân: Giám đốc Xí nghiệp Thiết kế 1 - Công ty CP Tư vấn Xây dựng 533

“…Công ty chúng tôi đã áp dụng Văn Phòng Điện Tử .NET ngày từ phiên bản đầu tiên. So với trước đây, phiên bản hiện tại được cải tiến rất nhiều, bổ sung thêm nhiều tính năng mới, giao diện trực quan và thân thiện với người sử dụng. Sau hơn 02 năm áp dụng Văn Phòng Điện Tử .NET, hiện nay chúng tôi có một cơ sở dữ liệu công văn rất đầy đủ. Chúng tôi có thể tra cứu bất kỳ một văn bản nào trong hệ thống chỉ với vài giây. Sau thời gian dài áp dụng, hiện nay phong cách làm việc của các nhân viên công ty có nhiều cải thiện đáng kể…”

Ông Nguyễn Hạnh Phong: Chuyên viên Phòng kỹ thuật - Ban quản lý Dự án Giao thông Phú Yên

“…Văn Phòng Điện Tử .NET trợ giúp chúng tôi rất nhiều trong các công việc hằng ngày. Hiện nay, để chuẩn bị nghiệm thu dự án, xử lý các vấn đề kỹ thuật hay chuẩn bị các nội dung báo cáo tiến độ dự án với lãnh đạo cấp trên chúng tôi chỉ cần mất 5-10 phút để tổng hợp các văn bản. Chỉ sau vài cái click chuột là chúng tôi có




ngay cái mà mình cần tìm. Thời gian để thực hiện các công việc này trước đây là vài ngày, nay chỉ còn vài phút. Quả là một giải pháp tiết kiệm thời gian…”

Bà Nguyễn Thị Thanh Xuân: Văn thư - Ban quản lý dự án Công trình Giao thông Quảng Nam

“…Văn Phòng Điện Tử .NET trợ giúp tôi rất nhiều trong công tác văn thư lưu trữ. Việc lấy mã số lưu trữ và mã số công văn đi là hoàn toàn tự động. Từ ngày áp dụng Văn Phòng Điện Tử .NET chúng tôi không còn phải mất thời gian phân phát và photo công văn đến từng bộ phận như trước đây. Khi lãnh đạo đi công tác xa, chúng tôi có thể xin ý kiến phê duyệt công văn từ xa qua hệ thống, cho nên công văn không còn dồn lại như trước đây. Với Văn Phòng Điện Tử .NET mọi vấn đề đều trở nên đơn giản. Đây quả là một ứng dụng hay…”

VII. Chương trình áp dụng thử nghiệm Quý khách hàng có thể xem Demo sản phẩm tại địa chỉ:

www.vpdt.net/demo hoặc www.vanphongdientu.net/demo Tên đăng nhập: demo, mật khẩu: demo

Chúng tôi có chính sách hỗ trợ khách hàng đăng ký sử dụng thử nghiệm chương trình với số lượng người dùng tối đa 20 người và thời gian sử dụng 45 ngày.

Mọi chi tiết xin liên hệ: CÔNG TY GIẢI PHÁP CNTT VÀ TRUYỀN THÔNG DAGINET Địa chỉ: 236 Huỳnh Ngọc Huệ Website: www.daginet.com Email: [email protected] Điện thoại : 0511 3 202 242 Mobile: 0913 452 676




QUI TRÌNH HOẠT ĐỘNG

Nhận công văn đến

Trình lãnh đạo phê duyệt

Nhập thông tin về văn bản

Số hóa nội dung văn bản sang PDF

Phân phối đến các bộ phận liên quan

Đại diện lãnh đạo bộ phân xem công văn và “ký nhận”

Văn thư

Nhận công văn đã trình lãnh đạo phê duyệt và file Word

từ bộ phận soạn thảo

Nhập thông tin về văn bản

Số hóa nội dung văn bản hoặc chuyển file

Word sang PDF

Phân phối đến các bộ phận liên quan

Đại diện lãnh đạo bộ phân xem công văn và “ký nhận”

Văn thư

Chuyển văn bản chính thức đến nơi yêu cầu gởi

Công văn đến Công văn đi

Xem xét nội dung công văn và giao việc cho nhân viên thuộc bộ

phận của mình thực hiện

“Ký nhận” công việc và phản hồi về lãnh đạo

Tiến hành công việc và báo cáo kết quả

công việc




VI. Giới thiệu một số giao diện Văn Phòng Điện Tử .NET:

Hình 1: Trang chủ các sự kiện trong ngày




Hình 2: Tin điều hành tác nghiệp




Hình 3: Công văn & Phê duyệt công văn




Hình 4: Chi tiết công văn




Hình 5: Công việc & Chi tiết công việc




Hình 6: Tài liệu chia sẽ

tÀi liỆu giỚi thiỆ - vanphongdientu.net · thông tin, điều hành tác nghiệp và...

Documents