Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp1

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆPTRẢI NGHIỆM VÀ CẢM XÚC

Bài viết này tôi muốn chia sẻ một số kinh nghiệm triển khai xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp của chính tôi - một người điều hành, cũng là người đã tự tay thiết lập những hệ thống quản lý sơ khai đầu tiên cho doanh nghiệp sau khi tái cơ cấu, cho đến lúc nhận thấy không thể tiếp tục vận hành mà không có một hệ thống phần mềm quản lý tích hợp. Những chia sẻ ở đây, có thể không phải là điển hình với mọi doanh nghiệp, cũng có thể chưa phải là cách làm tối ưu, nhưng đã được sử dụng và mang lại kết quả tích cực.

Là một công ty tư vấn với hơn chục năm kinh nghiệm tư vấn cho các khách hàng doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống quản lý, chúng tôi hiểu được rằng việc xây dựng hệ thống phần mềm quản lý (MIS) giúp chuẩn hóa và tăng hiệu quả công tác quản lý là điều tất yếu. OCD đã xây dựng các chức năng quản lý tương đối rõ ràng nhưng chủ yếu sử dụng các công cụ bán thủ công như Excel, tuy đã có khả năng tính toán tự động tốt nhưng còn yếu về tính liên kết, bảo mật và đặc biệt khó khăn trong việc phân quyền người dùng.

Tuy vậy, khi thực sự bắt tay vào làm sau những thất bại đầu tiên, tôi mới thấy đây không phải là một việc đơn giản, không chỉ đơn giản đầu tư tiền của là có thể có một hệ thống vận hành tốt và hiệu quả cho công tác quản lý.

“

“

THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp 2

Lựa chọn phương án triển khai

Sử dụng hệ thống có sẵn hay xây mới lại từ đầu là một quyết định khó khăn – và cũng có không ít tranh luận về vấn đề này. Phải nói rằng, việc quyết định tự xây dựng hệ thống và đặc biệt là tiếp tục đặt niềm tin vào một nhà cung cấp còn non trẻ đã từng thất bại trong dự án trước đó giữa hai bên là một quyết định có phần mạo hiểm. Tuy nhiên, đi đến quyết định tự xây dựng hệ thống là xác đáng vì (1) công ty đã có nền tảng quản lý tương đối rõ ràng, (2) nhóm dự án hiểu sâu sắc về quy trình và yêu cầu quản lý, (3) nhóm Trưởng nhóm phần mềm có tư duy hệ thống và phân tích doanh nghiệp tốt – có thể nói là hiếm gặp so với các nhóm phần mềm mà tôi đã có cơ hội tiếp xúc

1

Thiết kế tổng thể

Với đặc thù là công ty tư vấn, vận hành chủ yếu theo dự án nên chúng tôi xác định Quản lý Dự án là chức năng cốt lõi bắt buộc phải xây dựng. Bên cạnh đó, chức năng quản lý kinh doanh như quản lý thông tin khách hàng, giao dịch, hợp đồng và công nợ cũng là một chức năng phải có của hệ thống vì nó rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, đồng thời là đầu vào thông tin cho chức năng quản lý dự án. Đối với một công ty tư vấn, con người được coi là tài sản quan trọng nhất nên chức năng Quản trị nhân sự cũng không thể thiếu. Không chỉ vậy, việc quản lý chi phí (đặc biệt là chi phí trực tiếp) các dự án có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Do đó, chúng tôi quyết định hệ thống MIS sẽ bao gồm các phân hệ CRM-PM-HRM-BC.

2

Tập trung thiết kế các báo cáo đầu ra

Sau khi tham khảo nhiều phần mềm, chúng tôi nhận thấy điểm yếu của khá nhiều phần mềm là các báo cáo đầu ra hoặc không đáp ứng được nhu cầu quản lý, hoặc không đủ hấp dẫn để trở thành một công cụ hàng ngày của nhà quản lý và điều hành. Vì vậy, đối với hệ thống phần mềm của OCD, việc thiết kế báo cáo đầu ra là một nhiệm vụ được quan tâm đặc biệt. Nhờ đó các báo cáo thiết kế ra về cơ bản đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý, thậm chí có những báo cáo khó tìm thấy ở những phần mềm khác như tình trạng nợ xấu và quỹ dự phòng rủi ro, so sánh doanh thu với dòng tiền vào, so sánh chi phí với dòng tiền ra…

6

Tối ưu hóa các thao tác có tính lặp đi lặp lại nhiều lần

Một khó khăn mà chúng tôi gặp phải là tối ưu hóa các thao tác cho người dùng. Bản thân BA của đối tác phần mềm đôi khi không phân biệt rõ được thao tác nào cần tối ưu (giảm thiểu số động tác để thực hiện một công việc, nhập liệu hoặc cập nhật số liệu). Biết rằng việc tối ưu hóa tất cả các thao tác của người dùng sẽ vô cùng mất thời gian, chúng tôi phân tích và lựa chọn/yêu cầu tối ưu hóa các thao tác có (1) nhiều người dùng, (2) tần suất sử dụng lớn – ví dụ chấm công. Những thao tác có số lượng người dùng ít (ví dụ cho Admin) hay tần suất sử dụng nhỏ (ví dụ điều chỉnh thông số hàng năm) có thể chấp nhận đánh đổi ở mức độ ít tối ưu hơn. Một số sáng tạo của thiết kế cho phép người dùng dễ dàng phân bổ chí phí của mình cho các dự án tham gia thay vì mất quá nhiều thời gian suy nghĩ về nó

8

Cơ chế xử lý nhiều số liệu cho người dùng (luật 80-20)

Đặc biệt, chúng tôi yêu cầu tối ưu những thao tác với lượng lớn dữ liệu theo hướng 80-20. Tất nhiên lượng lớn dữ liệu ở đây là nói ở quy mô công ty tuy nhỏ như nhưng có xu hướng quản lý sát theo kết quả. Tất cả những thao tác dạng này, ví dụ duyệt chấm công cho toàn bộ tư vấn ở tất cả các dự án diễn ra trong tháng, được thiết kế theo hướng xử lý cá biệt thay vì động tác bấm duyệt từng dòng dữ liệu đơn lẻ.

9

Tối ưu hóa việc sử dụng thông tin từ phần mềm để tự động hóa các công đoạn trong quy trình kinh doanh

Đối với bất kỳ công ty tư vấn nào, việc cập nhật hồ sơ năng lực và CV/Profile của tư vấn luôn là một công việc mất thời gian và nhiều khi không đảm bảo tính nhất quán. Hệ thống của OCD cho phép những thông tin căn bản trong hồ sơ năng lực và CV/Profile được trích xuất tự động từ phần mềm và luôn sẵn sàng cho sử dụng.

7

Học tập người đi trước

Cấu phần được lựa chọn thiết kế đầu tiên là CRM, do đây là cấu phần đầu tiên về mặt quy trình của hệ thống, cũng như tự đánh giá là cấu phần có thể triển khai nhanh nhất do ít người tham gia và tính cấp thiết cao.Chúng tôi tự thấy việc thiết kế một phần mềm từ đầu là khá khó khăn, dù bản thân nhóm triển khai của OCD hiểu rất rõ quy trình và đối tác phần mềm có kinh nghiệm, vì thế chúng tôi đã lựa chọn cách tiếp cận an toàn và tiết kiệm thời gian hơn – học tập những phần mềm đi trước. Sau một thời gian so sánh các phần mềm sẵn có, chúng tôi cũng đã tìm được một phần mềm có flow tương đối phù hợp với mô hình của một công ty tư vấn. Chúng tôi tiến hành dùng thử (đưa số liệu mô phỏng vảo phần mềm, chạy thử). Sau khi đã có một lượng thông tin tương đối, các báo cáo được sinh ra đã “sinh động” hơn nhờ có số liệu, chúng tôi mới bắt tay vào việc thiết kế cùng BA của đối tác phần mềm. Nhờ có hệ thống mô phỏng này mà hệ thống CRM của đối tác thiết kế ra đáp ứng khá tốt nhu cầu quản lý của OCD và nhanh chóng được đưa vào vận hành thực tế. Tất nhiên, hệ thống CRM này còn phát triển thêm nhiều chức năng mới so với hệ thống demo như quản lý hợp đồng, quản lý công nợ, tạo dự án và sau này được tích hợp với các hệ thống khác như PM hay HRM.

3

Làm việc chặt chẽ với BA để thiết kế mô hình vận hành của hệ thống

Thời gian thiết kế phần mềm là thời gian nhóm dự án của OCD làm việc rất chặt chẽ với BA của công ty phần mềm. Bản thân Tổng Giám đốc OCD cũng nhiều lần phải tham gia trực tiếp vào các buổi làm việc, cả trực tiếp và on-line để đảm bảo BA lĩnh hội được đúng và đủ các yêu cầu của hệ thống. Quá trình dùng thử và test cũng đòi hỏi sự tham gia của người quản lý trực tiếp để đảm bảo phần mềm được thiết kế đúng với ngôn ngữ của người dùng. Sự khác biệt về ngôn ngữ và kinh nghiệm quản lý giữa 2 bên, đặc biệt là bạn BA khiến cho quá trình làm việc này tương đối vất vả. Tuy nhiên, nhìn lại thành quả sau 2 năm làm việc, có thể thấy rằng những nỗ lực vượt khó này là xứng đáng.

4

Tận dụng (tích hợp) với các chức năng miễn phí sẵn có (Google Calendar, Google Contacts)

Chúng tôi hiểu rõ việc tự xây dựng hệ thống sẽ mất thời gian và công sức nên đã chủ động tìm kiếm và tích hơn thêm ứng dụng của bên thứ ba vào hệ thống phần mềm nhằm tối ưu hoá thời gian. Sau khi so sánh nhiều giải pháp, Google Calendar và Google Contacts được lựa chọn để đồng bộ với hệ thống lịch làm việc – sinh ra từ các kế hoạch dự án và liên hệ. Bằng việc tích hợp này, chúng tôi có thể cập nhật được lịch làm việc đến từng chuyên gia tư vấn và điều phối viên các dự án qua thiết bị di động, đảm bảo tối ưu hóa được nguồn lực tư vấn quý giá cho các dự án của khách hàng.

5

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp3

TRIỂN KHAI PHẦN MỀM VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ

Hệ thống phần mềm gồm nhiều cấu phần và không thể đợi triển khai đồng bộ từng cấu phần mà phải thực hiện theo hướng cuốn chiếu, cấu phần nào xong trước thì số liệu vào trước. Để làm được điều này, phải quyết định cấu phần nào đi trước, cấu phần nào đi sau. Có một nghịch lý là phần số liệu sau cùng (báo cáo kế toán) lại luôn là phần yêu cầu chuẩn chỉnh trước và có sẵn hệ thống phần mềm kế toán đang sử dụng. Một quyết định được đưa ra là đến khi các hệ thống phần mềm khác được triển khai đồng bộ, trách nhiệm nhập liệu cần được giải thoát khỏi phần mềm kế toán để chuyển lại cho các bộ phận khác – đầu mối phát sinh số liệu như kinh doanh, tư vấn… Với quyết định triển khai CRM – điểm đầu trong dòng số liệu, sau đó đến PM, rồi đến HRM và BC là hợp lý để đảm bảo khi những cấu phần sau đi vào hoạt động thì toàn bộ số liệu phát sinh từ cấu phần trước đã chuẩn chỉnh, tránh việc nhập liệu nhiều lần – vừa giảm sai sót, vừa giảm thời gian nhập liệu.

Triển khai cuốn chiếu các cấu phần

Khi triển khai đưa phần mềm vào quản lý, hay nói cách khác đưa dữ liệu vào phần mềm, có một thách thức khác là tính đứt đoạn hay trọn vẹn của dữ liệu. Đối với một doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án, thời gian triển khai dự án có thể kéo dài qua các kỳ kế toán khác nhau. Vì vậy việc khoanh vùng dữ liệu – quyết định mỗi loại dữ liệu sẽ được nhập và sử dụng từ kỳ nào là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng đồng thời 2 hệ thống: hệ thống phần mềm mới và hệ thống quản lý cũ trên các file excel.

Khoanh vùng dữ liệu khi triển khai

Chạy thử và kiểm tra các báo cáo và so sánh với các báo cáo thực tế đang sử dụng là một khâu quan trọng để đảm bảo dữ liệu trên báo cáo – được sinh ra từ dữ liệu gốc và hệ thống công thức phản ánh đúng thực tế và được tính toán, tổng hợp chính xác. Điều này khá vất và và đòi hỏi làm việc thường xuyên với đối tác phần mềm để đối chiếu do bản thân nhóm dự án không thể nhìn được các công thức tính toán trong phần mềm – như đối với Excel.

Chạy thử và kiểm tra báo cáo

Đối tượng nhập liệu lớn nhất là tư vấn luôn quá bận và có phần amateur, không thèm nhập số liệu chấm công của mình, trả số liệu chấm công muộn, khiến các bộ phận xử lý thông tin phía sau luôn phải đuổi theo. Mất 1 năm để đưa việc chấm công vào khuôn khổ, tháng nào hết tháng đấy và loại trừ tình trạng đuổi theo số liệu như khi còn sử dụng các hệ thống trên Excel. Các tính năng khóa số liệu “nghiêm khắc hơn” trên phần mềm cũng góp phần đáng kể vào vấn đề này.

Vấn đề nhập liệu

Việc triển khai trên số liệu thực tế, tuy vậy, có lợi thế là mang lại nhiều cảm xúc cho đội ngũ cán bộ điều hành và quản lý, từ đó tạo động lực cho việc chạy thử và phản hồi để tiếp tục hoàn thiện. Thực sự thì trở ngại tâm lý lớn nhất đối với tác giả, cũng là chủ dự án này, và nhiều đồng nghiệp là khi bắt đầu tự tay nhập những dòng dữ liệu đầu tiên vào phần mềm, trong bối cảnh một số tính năng còn lỗi, gây trở ngại và tâm lý ức chế khi sử dụng. Tuy nhiên, khi thấy những nhìn thấy hình thù của các báo cáo đang dần phản ánh rõ ràng và chính xác hơn bức tranh vận hành của doanh nghiệp, đó là một cảm giác khác, một cảm giác rất Yomost.

Dữ liệu và cảm xúc

“TỰ THIẾT KẾHỆ THỐNGQUẢN LÝ ?

4

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp5

Tự thiết kế hệ thống quản lý một vấn đề tưởng chừng rất thông thường đối với bất kỳ nhà điều hành hay quản lý doanh nghiệp nào, nhưng trên thực tế lại không hoàn toàn như vậy. Đối với các doanh nghiệp có tiềm lực vừa, họ có thể thuê nhân sự có kinh nghiệm để hỗ trợ triển khai xây dựng những hệ thống quản lý phức tạp như cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, đánh giá hiệu suất nhân viên hay hệ thống lương. Doanh nghiệp lớn cũng có thể thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ, bài toán về hệ thống quản lý trở nên phức tạp hơn.

Doanh nghiệp nhỏ sẽ khó lòng thuê được nhân sự cao cấp, có kinh nghiệm xây dựng hệ thống, do trở ngại về quỹ lương và thương hiệu tuyển dụng

Cán bộ quản lý của doanh nghiệp nhỏ có thể chưa đủ trải nghiệm để xây dựng được một hệ thống vận hành tốt và đúng nguyên tắc – phương pháp

Thời gian thiết kế và triển khai hệ thống quản lý mới cũng là một trở ngại không dễ vượt qua. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường kỳ vọng một hệ thống có thể xây dựng và đưa vào vận hành trong thời gian ngắn.

Doanh nghiệp nhỏ không sẵn sàng chi trả một khoản phí tương đối lớn cho việc thuê đơn vị tư vấn bên ngoài

Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể hiểu rõ nhu cầu xây dựng hệ thống quản lý nhưng quá bận với các công việc phát triển kinh doanh, thị trường – ưu tiên hàng đầu trong giai đoạn sơ khai của quá trình phát triển doanh nghiệp

TỰ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp 6

Trong quá trình gặp gỡ, trao đổi và làm việc với các chủ doanh nghiệp và nhà điều hành doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi nhận thấy sự cần thiết phải trợ giúp họ có thể nhanh chóng xây dựng một hệ thống quản lý với chi phí hợp lý và triển khai được mà không đòi hỏi quá cao về nhân sự.

Từ những năm 2010, Công ty Tư vấn Quản lý OCD đã bước đầu đưa hệ thống hỗ trợ triển khai dự án xây dựng hệ thống quản lý trên nền tảng elearning Moodle vào quá trình triển khai dự án với mong muốn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống với sự hỗ trợ tối thiểu từ phía tư vấn. Nhưng chúng tôi cũng nhanh chóng nhận ra rằng doanh nghiệp nhỏ sẽ cần những công cụ trực quan, thân thiện và có thể giúp họ từng bước (step-by-step) trong quá trình thiết kế. Đó là lý do khiến OCD quyết định hợp tác với 3PS, một công ty phần mềm non trẻ nhưng có tư duy phân tích doanh nghiệp (BA) tốt, hiểu rõ các hệ thống mà OCD thường tư vấn cho khách hàng cũng như sẵn sàng đồng hành để phát triển một hệ thống mới. Sau hơn 2 năm phát triển và chạy thử, đây thực sự là thời điểm tốt để giới thiệu OOC với cộng đồng doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản, OOC là giải pháp giúp doanh nghiệp THIẾT KẾ - VẬN HÀNH một số hệ thống quản lý của mình trên nền cloud của OOC, hoặc có thể mua đứt OOC (CHUYỂN GIAO) như một phần mềm quản lý sau khi đã trực tiếp thiết kế trên hệ thống. Cụ thể hơn, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thiết kế ma trận phân bổ chức năng công ty và các bộ phận và mô tả công việc, sau đó in hoặc tải về những tài liệu đã thiết kế. Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thiết kế khung năng lực, sau đó dùng chính hệ thống do mình thiết kế ra để đánh giá năng lực của nhân viên – như một phần mềm độc lập.

Khi việc chuẩn hóa và phần mềm hóa hệ thống quản lý là một xu hướng tất yếu không tránh khỏi, chúng tôi hy vọng OOC sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ trải qua một phần của quá trình này một cách nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Với OOC, đơn giản là các doanh nghiệp nhỏ có thể tự thiết kế hệ thống quản lý cho mình một cách nhanh chóng nhất.

OOC CÓ THỂ GIÚP DOANH NGHIỆP LÀM GÌ?

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức

9

Tự thiết kế cơ cấu tổ chức, bắt đầu từ việc thiết lập chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp đến xây dựng cơ cấu tổ chức, ma trận phân bổ chức năng công ty - bộ phận và mô tả công việc cho các vị trí.

Đánh giá năng lực

- Tự thiết kế từ điển năng lực và khung năng lực cho các vị trí

- Sử dụng hệ thống đánh giá năng lực đã thiết kế để đánh giá năng lực nhân viên – như một dịch vụ cloud.

Tính lươngtheo phương pháp 3P

- Tự xây dựng hệ thống lương 3P- Tính lương 3P trên hệ thống đã xây dựng

Một vài tính năngnổi trội

- Tự thiết kế từ điển năng lực và khung năng lực cho các vị trí

- Sử dụng hệ thống đánh giá năng lực đã thiết kế để đánh giá năng lực nhân viên – như một dịch vụ cloud.

Đánh giá kết quả công việc theo hệ thống BSC - KPI

- Tự xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu suất thực hiện công việc theo phương pháp bảng điểm cân bằng, trong đó hiệu suất được nhìn nhận từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược.

- Sử dụng để theo dõi KPI của công ty

Hồ sơ nhân sự

- Quản lý hồ sơ nhân sự theo hệ thống chức danh đã được thiết kế. - Làm căn cứ để cung cấp dữ liệu nhân sự cho các cấu phần khác như đánh giá năng lực, KPI hay lương 3P

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp 10

Hệ thống tư vấn quản lý trực tuyến OOC thực sự là một giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp không chỉ bởi thiết kế thuận tiện, dễ sử dụng với giao diện đẹp, thân thiện, mà còn được tạo nên dựa trên cơ sở dữ liệu phong phú, sát với thực tế của doanh nghiệp Việt Nam nhưng vẫn đảm bảo tính hệ thống.

Hơn thế nữa, với kinh nghiệm 15 năm tư vấn cho doanh nghiệp tại Việt Nam, đội ngũ tư vấn của OOC luôn sẵn sàng hỗ trợ trong quá trình thiết kế hệ thống quản lý nhân sự trực tuyến của khách hàng. Chúng tôi cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp với nhiều gói sản phẩm khác nhau, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao, tối ưu hoá chi phí, phù hợp với doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực như Thương mại, Dịch vụ, Sản xuất, Xây dựng, ...

Liên hệ ngay với chúng tôi để có thể được trải nghiệm một hệ thống tư vấn quản lý trực tuyến thông minh và tiện ích

Phone: 0963 636 066 024 3553 7799Email: ooc@ocd.vn