the implementation of enterprise architecture to ...thesis.binus.ac.id/doc/lain-lain/2011-2-00458-si...
TRANSCRIPT
THE IMPLEMENTATION OF
ENTERPRISE ARCHITECTURE TO
INCREASING BUSINESS AND
TECHNOLOGY STRATEGY OF
PT.HOME CENTER INDONESIA
Citra Ayu Tristina
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Anom Tri Wicaksono
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
and
Aditya Rizki Hermawan
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract
The purpose of this research is to analyze the business strategy, and technology that
existed at the company, analyzing the systems and technology required, and make
recommendations on business strategy and technology so that companies can competing
for the next few years The research method used is to use library research, methods of
collection data, and methods of Enterprise Architecture, especially in phase 2: Selection
and Tools of EA Framework and phase 3: Documentation of EA The results achieved
are improvement planning business strategies and technologies that are useful to
enhance the competitive value of PT. Home Center Indonesia so they can win the
competition in the business world The conclusion is PT. Home Center Indonesia still
needs to improve the systems and technology, especially on the sales which to use the
gadget that is connected to the integrated information system that has all these parts so
as to improve the performance and sales in the company.
Keywords: Enterprise Architecture, business strategy, technology.
1. Pendahuluan
Progressive era of globalization is currently causing some of the impact that
resulted in substantial economic changes in many areas of business. This triggered
the emergence of business competition that occurs in almost all countries in the
world, without exception Indonesia. Along with the increasing competition with
other retail companies, making the PT. Home Center Indonesia needs to improve
company performance, increase sales, and create a strategy to come in order to win
the competition in the business world. To be able to increase that all companies
need a strategy, business, and technology that is able to support all business
activities within the company to its full potential. One method that can be used is to
implement the EA methods. EA or Enterprise Architecture can help a company to
change the business planning and technology of the systems and processes to levels
that can drive the company's strategy. EA can also help guide the strategy and
business support management planning and decision making by coordinating the
display of the company. This is done so that business activities can be run more
efficiently and effectively in order to win the competition with lain.Untuk company
can produce the most out of business, technology, and human resources, companies
need the enterprise idea to get a solution. In addition to SI and to develop strategies
that better technology, is expected to help companies improve competitiveness and
corporate value in the business world.
2. Enterprise Architecture
Enterprise Architecture is a profession and practice of management
dedicated to improving the performance of an enterprise by making the company as
a whole is capable of integrating strategy, business practices, the flow of
information, and technology resources. In the content analysis methodology of
Enterprise Architecture is used only phase 2 and phase 3 in which the steps in this
phase are:
Phase 2 : EA Framework and Tools Selection
Step 5 : Choose the EA documentation framework.
Step 6 : Identification lines of business and governance arrangement of EA
documentation.
Step 7 : Identifying the components to be documented in the EA framework.
Step 8 : Choose the the appropriate method of documentation of the
framework.
Step 9 : Choose the application software to support the EA documentation.
Step 10 : Choose and establish the EA repository for documentation and
analysis.
Phase 3 : Dokumentation of EA.
Step 11 : Evaluating running business and technology are used in the EA
documentation.
Step 12 : Documenting the current state of the components of EA in all areas
of the framework. Store the artifacts in the repository online.
Step 13 : Developed a scenario of business operations or technology that will
come.
Step 14 : Identify future planning assumptions for each scenario to come.
Step 15 : Using scenarios and other programs to be included the documentation
of the components of EA in all areas of the framework. Keep all the
artifacts in the repository online.
Step 16 : Developed a management plan for the EA on EA's sort of planning
changes.
EA has been analyzed into the framework documented EA documentation
framework as described by the following
figure:
2.1 Current Architecture
The following is an overview of the architecture that runs on the PT.
Home Center Indonesia is described through a SWOT Analysis and CONOPS
Diagram.
The image above describes Strengths (power), Weakness
(weakness), Opportunities (opportunities), and Treats (threats) that are
in PT. Home Center Indonesia, where it can be concluded that the PT.
Home Center Indonesia has:
- SO (Strengths-Opportunities): increased sales, a good partnership,
new product variations, and increase the number of branch sales.
- WO (Weakness-Opportunities): ordering goods automation
systems, enhanced customer service, and increased investment
goods.
- ST (Strengths-Threats): improving the quality of the company,
doing the marketing / promotion of more intensive, and training
with the latest technology.
- WT (Weakness-Threats): application of new technology,
improved safety systems, and improved communication systems.
The image above describes the overall of business processes
PT. Home Center Indonesia starting from the selection of suppliers and
make POS (Purchase Order Stock) continued provision of POS to the
supplier and the department of finance will make payments to
suppliers. And then the supplier will send the goods according with the
POS and will be accepted by the big warehouse as well as stored in
large warehouses. The next section is the department of purchasing
will make the Shipping List to be given to the big warehouse as a list
of items to distribute to each branch office. Goods are sent will be
received by the branch warehouse and will update on the stocks in the
branch.
In the sales process, customers who come to be served by
sales. If want to check the goods, the sales will be using the computer
to check inventory availability. Then if the goods are available in the
warehouse, the sales will record goods customer orders in OL (Order
List). Then once a customer order is completed, customers can give
OL to the cashier to make the payment process. After the payment
process is completed, the cashier will print a receipts to be provided to
customers, but if the goods necessary to the delivery then print a
receipts will be given also to the installation (if the item needs to be
installation) and the warehouse, next to the warehouse prepare the
customers ordered items and make a pass that will be given to the
delivery as proof of delivery of goods to customers.
Every day or per period of each part will make a report to be
given to the store manager for finance and then sent to the branch
office that will be used by upper level managers as part of operations,
the central finance, purchasing, and president director to be determine
what strategies will be implemented by PT. Home Center Indonesia to
be able to win the competition in the business world.
2.2 Future Architecture
The following describes the proposed new architecture for PT. Home
Center Indonesia is described through the CONOPS Diagram, Network
Connectivity Diagram, and Sequencing Diagram.
Pictured above is the overall business of PT. Home Center
Indonesia proposed a few changes. The difference with business
processes was implemented at this time is on the sales process in
which the sales sales service by using the gadget (windows phone)
connected with the information system has been integrated into all
parts of the branches so as to accelerate the process of delivering
information between their respective parts .
The sales process to be customers who come will be served by
the sales. When customers want to order an item, the sales can directly
communicate stock is available or not available at the branch through a
gadget that is always connected to the inventory of goods. If the item
the customer wanted still exists, the sales will make OL (Order List)
directly use these gadgets to make the OL on behalf of customers
stored in the database. For payment transaction, customer just come to
the cashier and said the order on behalf of whom, at that time cashier
will do the search according to the customer's name and then the
customer will make payment. The warehouse branch can also instantly
find out what items need to be prepared to do the delivery.
2.2.2 Network Connectivity Diagram
Pictured above is a picture of network connectivity diagram
showing how the relationships between of each part contained in a
branch office can perform the exchange of data and information.
2.2.3 Sequencing Diagram
Pictured above is a picture sequencing plan that describes the
steps implementation of the proposed system. Where the first year of
the proposed is to make the documentation and start making plans to
purchase whatever is needed later. For the second year from
implementation, the system in all parts of the branches began to be
integrated with each other and also started to implement OpenERP. In
the third year is evaluating the system that has been run, and applied in
other branches if the result is maximum. But if the evaluation shows
need improvement, it will be a re-evaluation of the system.
3. Conclusion
Based on the analysis has been done, it can be concluded that:
- PT. Home Center Indonesia still needs some improvement, especially on the
sales technology that is proposed to use a windows phone gadget that will
connect to the information system has been integrated into all parts of the
company so that the exchange and submission of data and information so easily
and quickly.
- PT. Home Center Indonesia also needs to have an aggressive business strategies
such as improving the quality of service and quality to the maximum sales in
order to win the competition in the business world and become the best company
in its field by continuing to campaign strategy and different services.
- SI and TI that owned by PT. Home Center Indonesia can be categorized as good
enough, it is seen from the quality of some technologies such as desktop pc,
monitor, and storage that have been used today to support the business process
but still need to do the monitoring and improvement of the SI and the burgeoning
IT environment company.
References
Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. edisi ke-2.
AuthorHouse, Bloomington, IN, the United States of America.
O’Brien, James A., Marakas, George M (2006). Management Information System. edisi
ke-12. McGraw-Hill.
Ramirez, Edward V (2002) . Microprocessing Fundamental: Hardware and Software.
First Edition. McGraw-Hill.
Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT, Tekhnik Membedah Kasus : Reorientasi
Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. Cetakan ke-12.
Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R, E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi. edisi
ke-3. Jakarta : Salemba Infotek.
Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. 3rd
Edition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chicester.
http://lindamellody.wordpress.com/2010/06/30/tugas-management-strategik-3/
http://www.eragadget.com/2012/06/02/nokia-lumia-710
http://www.scribd.com/doc/85738774/KKP-BSI-2011
PENERAPAN METODE ENTERPRISE
ARCHITECTURE DALAM
MENINGKATKAN STRATEGI BISNIS
DAN TEKNOLOGI PADA PT. HOME
CENTER INDONESIA
Citra Ayu Tristina
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Anom Tri Wicaksono
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Aditya Rizki Hermawan
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Tujuan Penelitian ini ialah menganalisa stategi bisnis, dan teknologi yang ada pada
perusahaan, melakukan analisis terhadap sistem dan teknologi yang dibutuhkan, dan
membuat rekomendasi strategi bisnis dan teknologi agar perusahaan dapat bersaing
beberapa tahun kedepan Metode Penelitian yang digunakan adalah dengan
menggunakan studi kepustakaan, metode pengumpulan data, dan metode Enterprise
Architecture khususnya pada fase 2 : Pemilihan Kerangka dan Perangkat EA dan fase 3 :
Dokumentasi EA Hasil yang dicapai adalah perencanaan peningkatan strategi bisnis dan
teknologi yang berguna untuk meningkatkan nilai kompetitif PT. Home Center
Indonesia sehingga dapat memenangkan persaingan di dunia bisnis Simpulannya adalah
PT. Home Center Indonesia masih perlu meningkatkan sistem dan teknologi terutama
pada bagian penjualan dimana menjadi menggunakan gadget yang terhubung dengan
sistem informasi yang telah terintegrasi kesemua bagian sehingga dapat meningkatkan
kinerja dan penjualan didalam perusahaan tersebut.
Kata Kunci : Enterprise Architecture, strategi bisnis, teknologi
4. Pendahuluan
Era globalisasi yang semakin maju saat ini menyebabkan terjadinya
beberapa dampak yang mengakibatkan perubahan ekonomi yang cukup besar di
berbagai bidang usaha. Hal ini memicu munculnya persaingan bisnis yang terjadi di
hampir seluruh negara di dunia, tanpa terkecuali Indonesia. Seiring dengan semakin
meningkatnya persaingan dengan perusahaan retail lainnya, membuat PT. Home
Center Indonesia perlu meningkatkan kinerja perusahaan, meningkatkan penjualan,
dan menciptakan strategi akan datang agar dapat memenangkan persaingan di dalam
dunia bisnis. Untuk dapat meningkatkan itu semua perusahaan memerlukan strategi,
bisnis, dan teknologi yang mampu mendukung seluruh kegiatan bisnis didalam
perusahaan secara maksimal. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah
dengan menerapkan metode EA.
EA atau Enterprise Architecture dapat membantu sebuah perusahaan untuk
mengubah perencanaan bisnis dan teknologi dari tingkat sistem dan proses menjadi
tingkatan yang dapat mendorong strategi perusahaan tersebut. EA juga dapat
membantu mengarahkan strategi dan bisnis yang mendukung perencanaan
manajemen dan pengambilan keputusan dengan mengkoordinasikan tampilan dari
perusahaan. Hal dilakukan agar kegiatan-kegiatan bisnis perusahaan dapat berjalan
secara lebih efisien dan efektif untuk dapat memenangkan persaingan dengan
perusahaan lain.Untuk dapat menghasilkan hasil yang maksimal dari bisnis,
teknologi, dan sumber daya manusia, perusahaan memerlukan pemikiran secara
enterprise untuk mendapatkan solusi. Selain itu dengan melakukan pengembangan
strategi SI dan teknologi yang baik, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam
meningkatkan daya saing dan nilai perusahaan di dunia bisnis ini.
5. Enterprise Architecture
Enterprise Architecture adalah profesi dan praktek manajemen yang
didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat
perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan strategi, praktek
bisnis, alur informasi, dan sumber daya teknologi. Pada analisis ini metodologi
Enterprise Architecture yang digunakan hanya fase 2 dan fase 3 dimana langkah-
langkah pada fase tersebut adalah :
• Fase 2 : EA Framework and Tools Selection
Langkah 5 : Memilih kerangka dokumentasi EA.
Langkah 6 : Identifikasi lini bisnis EA dan tata susunan dokumentasinya.
Langkah 7 : Mengidentifikasikan komponen EA untuk didokumntasikan di
dalam kerangka.
Langkah 8 : Memilih metode dokumentasi yang sesuai dengan kerangkanya.
Langkah 9 : Memilih software aplikasi untuk mendukung dokumentasi EA.
Langkah 10 : Memilih dan membentuk repository EA untuk dokumentasi dan
analisis.
• Fase 3 : Dokumentasi EA.
Langkah 11 : Mengevaluasi bisnis yang sedang berjalan dan teknologi
dokumentasi yang digukan di EA.
Langkah 12 : Mendokumentasi keadaan saat ini di komponen EA pada semua
area framework. Menyimpan artefak di repository online.
Langkah 13 : Mengembangkan scenario operasi bisnis atau teknologi yang
akan mendatang.
Langkah 14 : Mengidentifikasi asumsi perencanaan masa depan untuk setiap
skenario yang akan datang.
Langkah 15 : Menggunakan skenario dan program lainnya utnuk dimasukkan
ke dokumentasi dari komponen EA di semua area framework.
Menyimpan semua artefak di repositori online.
Langkah 16 : Mengembangkan perencanaan manajemen EA untuk
mengurutkan perencanaan perubahan di EA.
EA yang telah dianalisis didokumentasi kedalam kerangka dokumentasi EA
yang digambarkan dengan kerangka seperti gambar berikut :
2.1 Arsitektur yang Berjalan
Berikut ini adalah gambaran mengenai arsitektur yang berjalan di PT.
Home Center Indonesia yang dijelaskan melalui SWOT Analysis dan
CONOPS Diagram.
Gambar diatas menjelaskan Strengths (kekuatan), Weakness
(kelemahan), Opportunities (peluang), dan Treats (ancaman) yang
terdapat di PT. Home Center Indonesia, dimana dapat disimpulkan
bahwa PT. Home Center Indonesia memiliki :
- SO (Strengths-Opportunities) : peningkatan penjualan, hubungan
kemitraan yang baik, variasi produk baru, dan meningkatkan
jumlah cabang penjualan.
- WO (Weakness-Opportunities) : otomatisasi sistem pemesanan
barang, peningkatan pelayanan, dan peningkatan investasi barang.
- ST (Strengths-Threats) : peningkatan kualitas perusahaan,
melakukan pemasaran/promosi lebih intensif, dan pelatihan
dengan teknologi terbaru.
- WT (Weakness-Threats) : penerapan teknologi terbaru,
peningkatan sistem keamanan, dan peningkatan sistem
komunikasi.
Gambar diatas menjelaskan proses bisnis PT. Home Center
Indonesia secara keseluruhan yang dimulai dari pemilihan suplier dan
membuat POS (Purchase Order Stock) yang dilanjutkan pemberian
POS kepada suplier dan bagian keuangan dimana nantinya bagian
keuangan akan melakukan pembayaran kepada suplier. Selanjutnya
suplier akan mengirim barang sesuai dengan POS dan akan diterima
oleh bagian gudang besar sekaligus disimpan di gudang besar.
Selanjutnya bagian pembelian akan membuatkan Daftar Pengiriman
Barang untuk diberikan kepada bagian gudang besar sebagai daftar
untuk mendistribusikan barang ke masing-masing kantor cabang.
Barang yang dikirim akan diterima oleh bagian gudang cabang dan
akan melakukan update terhadap stok barang di cabang.
Pada proses penjualan, pelanggan yang datang akan dilayani
oleh bagian penjualan. Apabila ingin melakukan pengecekan barang,
bagian penjualan akan menggunakan komputer inventori untuk
mengecek ketersediaan barang. Kemudian apabila barang tersedia di
gudang, bagian penjualan akan mencatat barang pesanan pelanggan di
OL (Order List). Kemudian setelah pesanan pelanggan selesai,
pelanggan dapat menyerahkan OL kepada kasir untuk selanjutnya
melakukan proses pembayaran. Setelah proses pembayaran selesai,
kasir akan mencetak bukti pembelian yang akan diberikan kepada
pelanggan, namun apabila barang perlu dilakukan pengiriman maka
bukti pembelian akan diberikan juga kepada bagian instalasi (apabila
barang tersebut perlu untuk dilakukan penginstalan) dan bagian
gudang untuk selanjutnya bagian gudang menyiapkan barang pesanan
pelanggan dan membuat surat jalan yang nantinya akan diberikan
kepada bagian pengiriman sebagai bukti pengiriman barang kepada
pelanggan.
Setiap hari atau per periodenya masing-masing bagian akan
membuat laporan untuk diberikan kepada bagian keuangan dan store
manager untuk selanjutnya dikirimkan kepada kantor cabang yang
nantinya dapat digunakan oleh manager level atas seperti bagian
operasional, bagian keuangan pusat, bagian pembelian, dan direktur
utama untuk dapat menentukkan stratgei apa yang nanti akan
diterapkan oleh PT. Home Center Indonesia untuk dapat
memenangkan persaingan di dunia bisnis.
2.2 Usulan Arsitektur Baru
Berikut ini menjelaskan mengenai usulan arsitektur baru untuk PT.
Home Center Indonesia yang dijelaskan melalui CONOPS Diagram, Network
Connectivity Diagram, dan Sequencing Diagram.
Gambar diatas adalah proses bisnis keseluruhan dari PT. Home
Center Indonesia yang diusulkan dengan beberapa perubahan.
Perbedaan dengan proses bisnis yang sedang diterapkan saat ini adalah
pada proses penjualan dimana bagian penjualan melayani penjualan
dengan menggunakan gadget (windows phone) yang terhubung dengan
sistem informasi yang telah terintegrasi ke semua bagian di kantor
cabang sehingga dapat mempercepat proses penyampaian informasi
antar masing-masing bagian.
Proses penjualannya menjadi pelanggan yang datang akan
dilayani oleh bagian penjualan. Saat pelanggan ingin memesan suatu
barang, bagian penjualan dapat langsung menyampaikan stok barang
tersedia atau tidak di cabang tersebut melalui gadget yang selalu
terhubung dengan inventori barang. Apabila barang yang diinginkan
pelanggan masih ada, bagian penjualan akan membuat OL (Order List)
langsung menggunakan gadget tersebut dengan membuat OL atas
nama pelanggan yang tersimpan di database. Untuk tahap
pembayaran pelanggan cukup datang ke kasir dan menyebutkan
pesanan tersebut atas nama siapa, saat itu kasir akan melakukan search
sesuai nama pelanggan tersebut lalu pelanggan akan melakukan
pembayaran. Bagian gudang cabang juga dapat langsung mengetahui
barang apa yang perlu disiapkan untuk dilakukan pengiriman.
2.2.2 Network Connectivity Diagram
Gambar diatas merupakan gambar network connectivity diagram yang
menunjukkan bagaimana hubungan antar masing-masing bagian yang
terdapat didalam satu kantor cabang tersebut dapat melakukan pertukaran
data dan informasi.
2.2.3 Sequencing Diagram
Gambar diatas merupakan gambar sequencing plan yang
menggambarkan waktu tahapan penerapan sistem usulan. Dimana tahun
pertama pada usulan ialah membuat dokumentasi dan mulai membuat
perencanaan pembelian terhadap apa saja yang diperlukan nantinya. Untuk
tahun kedua mulai dilakukan implementasi, sistem di seluruh bagian di
kantor cabang mulai di integrasikan satu dengan yang lain dan juga mulai
menerapkan OpenERP. Sedangkan ditahun ketiga ialah melakukan evaluasi
terhadap sistem yang telah berjalan dan menerapkan di kantor cabang lain
apabila hasilnya sudah maksimal. Namun apabila hasil evaluasi menunjukkan
perlu perbaikan, maka akan dilakukan evaluasi ulang terhadap sistem
tersebut.
6. Simpulan
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa :
- PT. Home Center Indonesia masih memerlukan beberapa peningkatan teknologi
terutama pada bagian penjualan sehingga diusulkan untuk menggunakan gadget
berupa windows phone yang akan terhubung ke sistem informasi yang telah
terintegrasi ke seluruh bagian di perusahaan sehingga proses pertukaran dan
penyampaian data dan informasi menjadilebih mudah dan cepat.
- PT. Home Center Indonesia juga perlu memiliki strategi bisnis yang agresif
seperti meningkatkan kualitas pelayanan dan kualitas penjualan secara maksimal
agar dapat memenangkan persaingan di dunia bisnis dan menjadi perusahaan
terbaik di bidangnya dengan terus melakukan strategi promosi dan pelayanan
yang berbeda.
- SI dan TI yang dimiliki PT. Home Center Indonesia dapat dikategorikan sudah
cukup baik, hal ini terlihat dari kualitas beberapa teknologi seperti desktop pc,
monitor, dan storage yang telah digunakan saat ini untuk mendukung proses
bisnisnya namun tetap perlu untuk dilakukan pengawasan dan peningkatan
terhadap SI dan TI yang sedang berkembang di lingkungan perusahaan.
Daftar Pustaka
Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. edisi ke-2.
AuthorHouse, Bloomington, IN, the United States of America.
O’Brien, James A., Marakas, George M (2006). Management Information System. edisi
ke-12. McGraw-Hill.
Ramirez, Edward V (2002) . Microprocessing Fundamental: Hardware and Software.
First Edition. McGraw-Hill.
Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT, Tekhnik Membedah Kasus : Reorientasi
Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. Cetakan ke-12.
Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R, E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi. edisi
ke-3. Jakarta : Salemba Infotek.
Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. 3rd
Edition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chicester.
http://lindamellody.wordpress.com/2010/06/30/tugas-management-strategik-3/
http://www.eragadget.com/2012/06/02/nokia-lumia-710
http://www.scribd.com/doc/85738774/KKP-BSI-2011