THE IMPLEMENTATION OF

ENTERPRISE ARCHITECTURE TO

INCREASING BUSINESS AND

TECHNOLOGY STRATEGY OF

PT.HOME CENTER INDONESIA

Citra Ayu Tristina

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Anom Tri Wicaksono

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

and

Aditya Rizki Hermawan

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstract

The purpose of this research is to analyze the business strategy, and technology that

existed at the company, analyzing the systems and technology required, and make

recommendations on business strategy and technology so that companies can competing

for the next few years The research method used is to use library research, methods of

collection data, and methods of Enterprise Architecture, especially in phase 2: Selection

and Tools of EA Framework and phase 3: Documentation of EA The results achieved

are improvement planning business strategies and technologies that are useful to

enhance the competitive value of PT. Home Center Indonesia so they can win the

competition in the business world The conclusion is PT. Home Center Indonesia still

needs to improve the systems and technology, especially on the sales which to use the

gadget that is connected to the integrated information system that has all these parts so

as to improve the performance and sales in the company.

Keywords: Enterprise Architecture, business strategy, technology.

1. Pendahuluan

Progressive era of globalization is currently causing some of the impact that

resulted in substantial economic changes in many areas of business. This triggered

the emergence of business competition that occurs in almost all countries in the

world, without exception Indonesia. Along with the increasing competition with

other retail companies, making the PT. Home Center Indonesia needs to improve

company performance, increase sales, and create a strategy to come in order to win

the competition in the business world. To be able to increase that all companies

need a strategy, business, and technology that is able to support all business

activities within the company to its full potential. One method that can be used is to

implement the EA methods. EA or Enterprise Architecture can help a company to

change the business planning and technology of the systems and processes to levels

that can drive the company's strategy. EA can also help guide the strategy and

business support management planning and decision making by coordinating the

display of the company. This is done so that business activities can be run more

efficiently and effectively in order to win the competition with lain.Untuk company

can produce the most out of business, technology, and human resources, companies

need the enterprise idea to get a solution. In addition to SI and to develop strategies

that better technology, is expected to help companies improve competitiveness and

corporate value in the business world.

2. Enterprise Architecture

Enterprise Architecture is a profession and practice of management

dedicated to improving the performance of an enterprise by making the company as

a whole is capable of integrating strategy, business practices, the flow of

information, and technology resources. In the content analysis methodology of

Enterprise Architecture is used only phase 2 and phase 3 in which the steps in this

phase are:

Phase 2 : EA Framework and Tools Selection

Step 5 : Choose the EA documentation framework.

Step 6 : Identification lines of business and governance arrangement of EA

documentation.

Step 7 : Identifying the components to be documented in the EA framework.

Step 8 : Choose the the appropriate method of documentation of the

framework.

Step 9 : Choose the application software to support the EA documentation.

Step 10 : Choose and establish the EA repository for documentation and

analysis.

Phase 3 : Dokumentation of EA.

Step 11 : Evaluating running business and technology are used in the EA

documentation.

Step 12 : Documenting the current state of the components of EA in all areas

of the framework. Store the artifacts in the repository online.

Step 13 : Developed a scenario of business operations or technology that will

come.

Step 14 : Identify future planning assumptions for each scenario to come.

Step 15 : Using scenarios and other programs to be included the documentation

of the components of EA in all areas of the framework. Keep all the

artifacts in the repository online.

Step 16 : Developed a management plan for the EA on EA's sort of planning

changes.

EA has been analyzed into the framework documented EA documentation

framework as described by the following

figure:

2.1 Current Architecture

The following is an overview of the architecture that runs on the PT.

Home Center Indonesia is described through a SWOT Analysis and CONOPS

Diagram.

2.1.1 SWOT Analysis

The image above describes Strengths (power), Weakness

(weakness), Opportunities (opportunities), and Treats (threats) that are

in PT. Home Center Indonesia, where it can be concluded that the PT.

Home Center Indonesia has:

- SO (Strengths-Opportunities): increased sales, a good partnership,

new product variations, and increase the number of branch sales.

- WO (Weakness-Opportunities): ordering goods automation

systems, enhanced customer service, and increased investment

goods.

- ST (Strengths-Threats): improving the quality of the company,

doing the marketing / promotion of more intensive, and training

with the latest technology.

- WT (Weakness-Threats): application of new technology,

improved safety systems, and improved communication systems.

2.1.2 CONOPS Diagram

The image above describes the overall of business processes

PT. Home Center Indonesia starting from the selection of suppliers and

make POS (Purchase Order Stock) continued provision of POS to the

supplier and the department of finance will make payments to

suppliers. And then the supplier will send the goods according with the

POS and will be accepted by the big warehouse as well as stored in

large warehouses. The next section is the department of purchasing

will make the Shipping List to be given to the big warehouse as a list

of items to distribute to each branch office. Goods are sent will be

received by the branch warehouse and will update on the stocks in the

branch.

In the sales process, customers who come to be served by

sales. If want to check the goods, the sales will be using the computer

to check inventory availability. Then if the goods are available in the

warehouse, the sales will record goods customer orders in OL (Order

List). Then once a customer order is completed, customers can give

OL to the cashier to make the payment process. After the payment

process is completed, the cashier will print a receipts to be provided to

customers, but if the goods necessary to the delivery then print a

receipts will be given also to the installation (if the item needs to be

installation) and the warehouse, next to the warehouse prepare the

customers ordered items and make a pass that will be given to the

delivery as proof of delivery of goods to customers.

Every day or per period of each part will make a report to be

given to the store manager for finance and then sent to the branch

office that will be used by upper level managers as part of operations,

the central finance, purchasing, and president director to be determine

what strategies will be implemented by PT. Home Center Indonesia to

be able to win the competition in the business world.

2.2 Future Architecture

The following describes the proposed new architecture for PT. Home

Center Indonesia is described through the CONOPS Diagram, Network

Connectivity Diagram, and Sequencing Diagram.

2.2.1 CONOPS Diagram

Pictured above is the overall business of PT. Home Center

Indonesia proposed a few changes. The difference with business

processes was implemented at this time is on the sales process in

which the sales sales service by using the gadget (windows phone)

connected with the information system has been integrated into all

parts of the branches so as to accelerate the process of delivering

information between their respective parts .

The sales process to be customers who come will be served by

the sales. When customers want to order an item, the sales can directly

communicate stock is available or not available at the branch through a

gadget that is always connected to the inventory of goods. If the item

the customer wanted still exists, the sales will make OL (Order List)

directly use these gadgets to make the OL on behalf of customers

stored in the database. For payment transaction, customer just come to

the cashier and said the order on behalf of whom, at that time cashier

will do the search according to the customer's name and then the

customer will make payment. The warehouse branch can also instantly

find out what items need to be prepared to do the delivery.

2.2.2 Network Connectivity Diagram

Pictured above is a picture of network connectivity diagram

showing how the relationships between of each part contained in a

branch office can perform the exchange of data and information.

2.2.3 Sequencing Diagram

Pictured above is a picture sequencing plan that describes the

steps implementation of the proposed system. Where the first year of

the proposed is to make the documentation and start making plans to

purchase whatever is needed later. For the second year from

implementation, the system in all parts of the branches began to be

integrated with each other and also started to implement OpenERP. In

the third year is evaluating the system that has been run, and applied in

other branches if the result is maximum. But if the evaluation shows

need improvement, it will be a re-evaluation of the system.

3. Conclusion

Based on the analysis has been done, it can be concluded that:

- PT. Home Center Indonesia still needs some improvement, especially on the

sales technology that is proposed to use a windows phone gadget that will

connect to the information system has been integrated into all parts of the

company so that the exchange and submission of data and information so easily

and quickly.

- PT. Home Center Indonesia also needs to have an aggressive business strategies

such as improving the quality of service and quality to the maximum sales in

order to win the competition in the business world and become the best company

in its field by continuing to campaign strategy and different services.

- SI and TI that owned by PT. Home Center Indonesia can be categorized as good

enough, it is seen from the quality of some technologies such as desktop pc,

monitor, and storage that have been used today to support the business process

but still need to do the monitoring and improvement of the SI and the burgeoning

IT environment company.

References

Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. edisi ke-2.

AuthorHouse, Bloomington, IN, the United States of America.

O’Brien, James A., Marakas, George M (2006). Management Information System. edisi

ke-12. McGraw-Hill.

Ramirez, Edward V (2002) . Microprocessing Fundamental: Hardware and Software.

First Edition. McGraw-Hill.

Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT, Tekhnik Membedah Kasus : Reorientasi

Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. Cetakan ke-12.

Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R, E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi. edisi

ke-3. Jakarta : Salemba Infotek.

Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. 3rd

Edition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chicester.

http://lindamellody.wordpress.com/2010/06/30/tugas-management-strategik-3/

http://www.eragadget.com/2012/06/02/nokia-lumia-710

http://www.scribd.com/doc/85738774/KKP-BSI-2011

PENERAPAN METODE ENTERPRISE

ARCHITECTURE DALAM

MENINGKATKAN STRATEGI BISNIS

DAN TEKNOLOGI PADA PT. HOME

CENTER INDONESIA

Citra Ayu Tristina

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Anom Tri Wicaksono

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

dan

Aditya Rizki Hermawan

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstrak

Tujuan Penelitian ini ialah menganalisa stategi bisnis, dan teknologi yang ada pada

perusahaan, melakukan analisis terhadap sistem dan teknologi yang dibutuhkan, dan

membuat rekomendasi strategi bisnis dan teknologi agar perusahaan dapat bersaing

beberapa tahun kedepan Metode Penelitian yang digunakan adalah dengan

menggunakan studi kepustakaan, metode pengumpulan data, dan metode Enterprise

Architecture khususnya pada fase 2 : Pemilihan Kerangka dan Perangkat EA dan fase 3 :

Dokumentasi EA Hasil yang dicapai adalah perencanaan peningkatan strategi bisnis dan

teknologi yang berguna untuk meningkatkan nilai kompetitif PT. Home Center

Indonesia sehingga dapat memenangkan persaingan di dunia bisnis Simpulannya adalah

PT. Home Center Indonesia masih perlu meningkatkan sistem dan teknologi terutama

pada bagian penjualan dimana menjadi menggunakan gadget yang terhubung dengan

sistem informasi yang telah terintegrasi kesemua bagian sehingga dapat meningkatkan

kinerja dan penjualan didalam perusahaan tersebut.

Kata Kunci : Enterprise Architecture, strategi bisnis, teknologi

4. Pendahuluan

Era globalisasi yang semakin maju saat ini menyebabkan terjadinya

beberapa dampak yang mengakibatkan perubahan ekonomi yang cukup besar di

berbagai bidang usaha. Hal ini memicu munculnya persaingan bisnis yang terjadi di

hampir seluruh negara di dunia, tanpa terkecuali Indonesia. Seiring dengan semakin

meningkatnya persaingan dengan perusahaan retail lainnya, membuat PT. Home

Center Indonesia perlu meningkatkan kinerja perusahaan, meningkatkan penjualan,

dan menciptakan strategi akan datang agar dapat memenangkan persaingan di dalam

dunia bisnis. Untuk dapat meningkatkan itu semua perusahaan memerlukan strategi,

bisnis, dan teknologi yang mampu mendukung seluruh kegiatan bisnis didalam

perusahaan secara maksimal. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah

dengan menerapkan metode EA.

EA atau Enterprise Architecture dapat membantu sebuah perusahaan untuk

mengubah perencanaan bisnis dan teknologi dari tingkat sistem dan proses menjadi

tingkatan yang dapat mendorong strategi perusahaan tersebut. EA juga dapat

membantu mengarahkan strategi dan bisnis yang mendukung perencanaan

manajemen dan pengambilan keputusan dengan mengkoordinasikan tampilan dari

perusahaan. Hal dilakukan agar kegiatan-kegiatan bisnis perusahaan dapat berjalan

secara lebih efisien dan efektif untuk dapat memenangkan persaingan dengan

perusahaan lain.Untuk dapat menghasilkan hasil yang maksimal dari bisnis,

teknologi, dan sumber daya manusia, perusahaan memerlukan pemikiran secara

enterprise untuk mendapatkan solusi. Selain itu dengan melakukan pengembangan

strategi SI dan teknologi yang baik, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam

meningkatkan daya saing dan nilai perusahaan di dunia bisnis ini.

5. Enterprise Architecture

Enterprise Architecture adalah profesi dan praktek manajemen yang

didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat

perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan strategi, praktek

bisnis, alur informasi, dan sumber daya teknologi. Pada analisis ini metodologi

Enterprise Architecture yang digunakan hanya fase 2 dan fase 3 dimana langkah-

langkah pada fase tersebut adalah :

• Fase 2 : EA Framework and Tools Selection

Langkah 5 : Memilih kerangka dokumentasi EA.

Langkah 6 : Identifikasi lini bisnis EA dan tata susunan dokumentasinya.

Langkah 7 : Mengidentifikasikan komponen EA untuk didokumntasikan di

dalam kerangka.

Langkah 8 : Memilih metode dokumentasi yang sesuai dengan kerangkanya.

Langkah 9 : Memilih software aplikasi untuk mendukung dokumentasi EA.

Langkah 10 : Memilih dan membentuk repository EA untuk dokumentasi dan

analisis.

• Fase 3 : Dokumentasi EA.

Langkah 11 : Mengevaluasi bisnis yang sedang berjalan dan teknologi

dokumentasi yang digukan di EA.

Langkah 12 : Mendokumentasi keadaan saat ini di komponen EA pada semua

area framework. Menyimpan artefak di repository online.

Langkah 13 : Mengembangkan scenario operasi bisnis atau teknologi yang

akan mendatang.

Langkah 14 : Mengidentifikasi asumsi perencanaan masa depan untuk setiap

skenario yang akan datang.

Langkah 15 : Menggunakan skenario dan program lainnya utnuk dimasukkan

ke dokumentasi dari komponen EA di semua area framework.

Menyimpan semua artefak di repositori online.

Langkah 16 : Mengembangkan perencanaan manajemen EA untuk

mengurutkan perencanaan perubahan di EA.

EA yang telah dianalisis didokumentasi kedalam kerangka dokumentasi EA

yang digambarkan dengan kerangka seperti gambar berikut :

2.1 Arsitektur yang Berjalan

Berikut ini adalah gambaran mengenai arsitektur yang berjalan di PT.

Home Center Indonesia yang dijelaskan melalui SWOT Analysis dan

CONOPS Diagram.

2.1.1 SWOT Analysis

Gambar diatas menjelaskan Strengths (kekuatan), Weakness

(kelemahan), Opportunities (peluang), dan Treats (ancaman) yang

terdapat di PT. Home Center Indonesia, dimana dapat disimpulkan

bahwa PT. Home Center Indonesia memiliki :

- SO (Strengths-Opportunities) : peningkatan penjualan, hubungan

kemitraan yang baik, variasi produk baru, dan meningkatkan

jumlah cabang penjualan.

- WO (Weakness-Opportunities) : otomatisasi sistem pemesanan

barang, peningkatan pelayanan, dan peningkatan investasi barang.

- ST (Strengths-Threats) : peningkatan kualitas perusahaan,

melakukan pemasaran/promosi lebih intensif, dan pelatihan

dengan teknologi terbaru.

- WT (Weakness-Threats) : penerapan teknologi terbaru,

peningkatan sistem keamanan, dan peningkatan sistem

komunikasi.

2.1.2 CONOPS Diagram

Gambar diatas menjelaskan proses bisnis PT. Home Center

Indonesia secara keseluruhan yang dimulai dari pemilihan suplier dan

membuat POS (Purchase Order Stock) yang dilanjutkan pemberian

POS kepada suplier dan bagian keuangan dimana nantinya bagian

keuangan akan melakukan pembayaran kepada suplier. Selanjutnya

suplier akan mengirim barang sesuai dengan POS dan akan diterima

oleh bagian gudang besar sekaligus disimpan di gudang besar.

Selanjutnya bagian pembelian akan membuatkan Daftar Pengiriman

Barang untuk diberikan kepada bagian gudang besar sebagai daftar

untuk mendistribusikan barang ke masing-masing kantor cabang.

Barang yang dikirim akan diterima oleh bagian gudang cabang dan

akan melakukan update terhadap stok barang di cabang.

Pada proses penjualan, pelanggan yang datang akan dilayani

oleh bagian penjualan. Apabila ingin melakukan pengecekan barang,

bagian penjualan akan menggunakan komputer inventori untuk

mengecek ketersediaan barang. Kemudian apabila barang tersedia di

gudang, bagian penjualan akan mencatat barang pesanan pelanggan di

OL (Order List). Kemudian setelah pesanan pelanggan selesai,

pelanggan dapat menyerahkan OL kepada kasir untuk selanjutnya

melakukan proses pembayaran. Setelah proses pembayaran selesai,

kasir akan mencetak bukti pembelian yang akan diberikan kepada

pelanggan, namun apabila barang perlu dilakukan pengiriman maka

bukti pembelian akan diberikan juga kepada bagian instalasi (apabila

barang tersebut perlu untuk dilakukan penginstalan) dan bagian

gudang untuk selanjutnya bagian gudang menyiapkan barang pesanan

pelanggan dan membuat surat jalan yang nantinya akan diberikan

kepada bagian pengiriman sebagai bukti pengiriman barang kepada

pelanggan.

Setiap hari atau per periodenya masing-masing bagian akan

membuat laporan untuk diberikan kepada bagian keuangan dan store

manager untuk selanjutnya dikirimkan kepada kantor cabang yang

nantinya dapat digunakan oleh manager level atas seperti bagian

operasional, bagian keuangan pusat, bagian pembelian, dan direktur

utama untuk dapat menentukkan stratgei apa yang nanti akan

diterapkan oleh PT. Home Center Indonesia untuk dapat

memenangkan persaingan di dunia bisnis.

2.2 Usulan Arsitektur Baru

Berikut ini menjelaskan mengenai usulan arsitektur baru untuk PT.

Home Center Indonesia yang dijelaskan melalui CONOPS Diagram, Network

Connectivity Diagram, dan Sequencing Diagram.

2.2.1 CONOPS Diagram

Gambar diatas adalah proses bisnis keseluruhan dari PT. Home

Center Indonesia yang diusulkan dengan beberapa perubahan.

Perbedaan dengan proses bisnis yang sedang diterapkan saat ini adalah

pada proses penjualan dimana bagian penjualan melayani penjualan

dengan menggunakan gadget (windows phone) yang terhubung dengan

sistem informasi yang telah terintegrasi ke semua bagian di kantor

cabang sehingga dapat mempercepat proses penyampaian informasi

antar masing-masing bagian.

Proses penjualannya menjadi pelanggan yang datang akan

dilayani oleh bagian penjualan. Saat pelanggan ingin memesan suatu

barang, bagian penjualan dapat langsung menyampaikan stok barang

tersedia atau tidak di cabang tersebut melalui gadget yang selalu

terhubung dengan inventori barang. Apabila barang yang diinginkan

pelanggan masih ada, bagian penjualan akan membuat OL (Order List)

langsung menggunakan gadget tersebut dengan membuat OL atas

nama pelanggan yang tersimpan di database. Untuk tahap

pembayaran pelanggan cukup datang ke kasir dan menyebutkan

pesanan tersebut atas nama siapa, saat itu kasir akan melakukan search

sesuai nama pelanggan tersebut lalu pelanggan akan melakukan

pembayaran. Bagian gudang cabang juga dapat langsung mengetahui

barang apa yang perlu disiapkan untuk dilakukan pengiriman.

2.2.2 Network Connectivity Diagram

Gambar diatas merupakan gambar network connectivity diagram yang

menunjukkan bagaimana hubungan antar masing-masing bagian yang

terdapat didalam satu kantor cabang tersebut dapat melakukan pertukaran

data dan informasi.

2.2.3 Sequencing Diagram

Gambar diatas merupakan gambar sequencing plan yang

menggambarkan waktu tahapan penerapan sistem usulan. Dimana tahun

pertama pada usulan ialah membuat dokumentasi dan mulai membuat

perencanaan pembelian terhadap apa saja yang diperlukan nantinya. Untuk

tahun kedua mulai dilakukan implementasi, sistem di seluruh bagian di

kantor cabang mulai di integrasikan satu dengan yang lain dan juga mulai

menerapkan OpenERP. Sedangkan ditahun ketiga ialah melakukan evaluasi

terhadap sistem yang telah berjalan dan menerapkan di kantor cabang lain

apabila hasilnya sudah maksimal. Namun apabila hasil evaluasi menunjukkan

perlu perbaikan, maka akan dilakukan evaluasi ulang terhadap sistem

tersebut.

6. Simpulan

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa :

- PT. Home Center Indonesia masih memerlukan beberapa peningkatan teknologi

terutama pada bagian penjualan sehingga diusulkan untuk menggunakan gadget

berupa windows phone yang akan terhubung ke sistem informasi yang telah

terintegrasi ke seluruh bagian di perusahaan sehingga proses pertukaran dan

penyampaian data dan informasi menjadilebih mudah dan cepat.

- PT. Home Center Indonesia juga perlu memiliki strategi bisnis yang agresif

seperti meningkatkan kualitas pelayanan dan kualitas penjualan secara maksimal

agar dapat memenangkan persaingan di dunia bisnis dan menjadi perusahaan

terbaik di bidangnya dengan terus melakukan strategi promosi dan pelayanan

yang berbeda.

- SI dan TI yang dimiliki PT. Home Center Indonesia dapat dikategorikan sudah

cukup baik, hal ini terlihat dari kualitas beberapa teknologi seperti desktop pc,

monitor, dan storage yang telah digunakan saat ini untuk mendukung proses

bisnisnya namun tetap perlu untuk dilakukan pengawasan dan peningkatan

terhadap SI dan TI yang sedang berkembang di lingkungan perusahaan.

Daftar Pustaka

Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. edisi ke-2.

AuthorHouse, Bloomington, IN, the United States of America.

O’Brien, James A., Marakas, George M (2006). Management Information System. edisi

ke-12. McGraw-Hill.

Ramirez, Edward V (2002) . Microprocessing Fundamental: Hardware and Software.

First Edition. McGraw-Hill.

Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT, Tekhnik Membedah Kasus : Reorientasi

Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. Cetakan ke-12.

Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R, E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi. edisi

ke-3. Jakarta : Salemba Infotek.

Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. 3rd

Edition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chicester.

http://lindamellody.wordpress.com/2010/06/30/tugas-management-strategik-3/

http://www.eragadget.com/2012/06/02/nokia-lumia-710

http://www.scribd.com/doc/85738774/KKP-BSI-2011