THE BRAZILIAN ARCHIVAL THE BRAZILIAN ARCHIVAL DESCRIPTION STANDARD DESCRIPTION STANDARD --

NOBRADENOBRADE

BucarestBucarest, , MayMay 27th 201127th 2011

Vitor Manoel Marques da FonsecaVitor Manoel Marques da FonsecaArquivo Nacional / Universidade Federal FluminenseArquivo Nacional / Universidade Federal Fluminense

vitorfonseca@terra.com.brvitorfonseca@terra.com.brfonseca@arquivonacional.gov.brfonseca@arquivonacional.gov.br

BRAZILBRAZIL

c. 8.000.000 km2

Federal Republic

Population: + 180.000.000 (2004)

26 states and the Federal District

5.564 municipalities –different economic different economic situationssituations

ARQUIVO NACIONAL ARQUIVO NACIONAL ––HEADQUARTERS (RIO DE HEADQUARTERS (RIO DE

JANEIRO)JANEIRO)

THE INTERNATIONAL STANDARDS THE INTERNATIONAL STANDARDS AND BRAZILAND BRAZIL

1996 1996 –– a a BrazilianBrazilian representativerepresentative beginsbegins to to participateparticipate in in thetheCommitteeCommittee onon DescriptionDescription StandardsStandards

1998 –– Portuguese translationtranslation of of ISAD (G) and ISAAR �participation in the revisal process of ISAD (G)

2001 –– translation and printing of ISAD 2nd ed.

2004 –– translation and printing of ISAAR 2nd ed.

2008 –– translation and printing of ISDF

2009 –– translation and printing of ISDIAH

THE TECHNICAL CHAMBER FOR THE TECHNICAL CHAMBER FOR ARCHIVAL DESCRIPTION ARCHIVAL DESCRIPTION

STANDARTISATIONSTANDARTISATION� Creation: decision CONARQ [National Council on Archives] # 56,

September 30th 2001

� Goal: elaboration of national archival description standards

� Participants: full members and corresponding members

� First initiativesa – creation of a websitewww.arquivonacional.gov.br/conarq/cam.tec.norm.arq./

b – research about use of standards and rules in Brazilian archives

c – bibliography on archival description

NEW DECISIONSNEW DECISIONS�� AreaArea of of accessaccess pointspoints and and subjectssubjects indexingindexing

�� 2 new 2 new elementselements of of descriptiondescription::6.1 Notes 6.1 Notes onon conservationconservation;;8.1 Access 8.1 Access pointspoints and and subjectsubject indexingindexing

�� ElementElement date(s) date(s) divided into place(s) and chronological divided into place(s) and chronological date(s)date(s)

�� MandatorialMandatorial elementselements of of descriptiondescription (+ 1)(+ 1)

�� AppendixAppendix A A –– LevelsLevels of of descriptiondescription diagramdiagramlevellevel zero zero –– descriptiondescription of of thethe holdingsholdings ((allall thethe fondsfonds and and collectionscollections) of a ) of a custodialcustodial entityentity

PUBLIC CONSULT

� 2005 (Oct.) – presented during the Congresso de Arquivologia do Mercosul [Congress on Archival Science of Mercosul] (Campos do Jordão, São Paulo, Brazil)

� 2005 (Dec.)-2006 (May): public consult – workshops for presenting and discussing at Santa Maria (RS), Belém(PA), Brasília (DF), Florianópolis (SC), Londrina (PR), Recife (PE), Rio de Janeiro (RJ), São Paulo (SP).

� Unique e-mail for receiving comments and suggestions

NOBRADE: AREAS AND ELEMENTS OF NOBRADE: AREAS AND ELEMENTS OF DESCRIPTIONDESCRIPTION

2828QuantityQuantity ofof elementselements

11Access Access pointspoints andand subjectssubjects

indexingindexing

33DescriptionDescription controlcontrol areaarea

22Notes Notes areaarea

44AlliedAllied materialsmaterials areaarea

55Conditions of access and use Conditions of access and use

areaarea

44ContentContent andand structurestructure areaarea

44ContextContext areaarea

55IdentificationIdentification areaarea

ElementsElements ofof descriptiondescriptionAreasAreas

FondsLevel 1

SerieLevel 3

Sub-fonds

Level 2

SerieLevel 3

SerieLevel 3

FileLevel 4

Sub-seriesLevel 3,5

Sub-seriesLevel 3,5

FileLevel 4

FileLevel 4

FileLevel 4

ItemLevel 5

ItemLevel 5

Holdings of a custodian entity

Level 0

FondsLevel 1

FondsLevel 1

LEVELS OF DESCRIPTION DIAGRAM

MANDATORIAL ELEMENTS FOR MANDATORIAL ELEMENTS FOR NOBRADE 2006NOBRADE 2006

0 and 10 and 1Access Access conditionsconditions

0 to 50 to 5NameName(s) of (s) of creatorrcreatorr(s)(s)

0 to 50 to 5Extent and medium of the unit of Extent and medium of the unit of

descriptiondescription

0 to 50 to 5LevelLevel of of descriptiondescription

0 to 50 to 5Date(s)Date(s)

0 to 50 to 5TitleTitle

0 to 50 to 5ReferenceReference codecode

LevelsLevels of of descriptiondescriptionElementsElements

STRUCTURE OF THE ELEMENTS OF STRUCTURE OF THE ELEMENTS OF DESCRIPTIONDESCRIPTION

�� namename of of thethe elementelement ;;

�� purposepurpose ;;

�� general general rulerule(s) ;(s) ;

�� commentscomments, , wherewhere it is it is givengiven informationinformation aboutabout thetheimportanceimportance of of thethe elementelement of description and about how of description and about how should be used;should be used;

�� proceduresprocedures, , whichwhich detaildetail thethe general general rulerule(s);(s);

�� examplesexamples of of differentdifferent waysways to use to use thethe elementelement and and thethedifferentdifferent interpretationsinterpretations of of itsits rulerule(s). (s).

EXAMPLEEXAMPLE

2.4 Procedência2.4 ProcedênciaObjetivo: Identificar a origem imediata de aquisiObjetivo: Identificar a origem imediata de aquisiçção ou transferência da ão ou transferência da

unidade de descriunidade de descriçção.ão.Regra(s): Registre a origem imediata da unidade de descriRegra(s): Registre a origem imediata da unidade de descriçção (nome da ão (nome da

entidade que encaminhou), a forma e data de aquisientidade que encaminhou), a forma e data de aquisiçção, se possão, se possíível com as vel com as referências pertinentes (instrumento formal de encaminhamento e/referências pertinentes (instrumento formal de encaminhamento e/ou ou recebimento como uma correspondência, o nrecebimento como uma correspondência, o núúmero e data da mesma, mero e data da mesma, nnúúmeros ou cmeros ou cóódigos de entrada da unidade de descridigos de entrada da unidade de descriçção etc.). Se a origem ão etc.). Se a origem for desconhecida, recorra for desconhecida, recorra àà expressão expressão ““dado não dispondado não disponíívelvel””. .

ComentComentáários:rios:Este elemento serve para o registro de informaEste elemento serve para o registro de informaçções que contextualizamões que contextualizam o o

ingresso da unidade de descriingresso da unidade de descriçção na entidade custodiadora. As ão na entidade custodiadora. As informainformaçções aqui registradas podem ser tanto de interesse de ões aqui registradas podem ser tanto de interesse de pesquisadores quanto da prpesquisadores quanto da próópria entidade custodiadora, servindo ao pria entidade custodiadora, servindo ao controle de entrada de documentos. Normalmente presente em ncontrole de entrada de documentos. Normalmente presente em nííveis de veis de descridescriçção mais gerais (não mais gerais (nííveis 0 a 3), pode ser aplicado em nveis 0 a 3), pode ser aplicado em nííveis mais veis mais especespecííficos (nficos (nííveis de descriveis de descriçção 4 e 5), dependendo da histão 4 e 5), dependendo da históória de ria de integraintegraçção da unidade de descrião da unidade de descriçção ao fundo ouão ao fundo ou àà colecoleçção.ão.

Procedimentos:Procedimentos:2.4.12.4.1 Registre a forma de aquisiRegistre a forma de aquisiçção, data e nome da entidade da qual ão, data e nome da entidade da qual

procede a unidade de descriprocede a unidade de descriçção, informaão, informaçção que deve constar ão que deve constar preferencialmente no npreferencialmente no níível de descrivel de descriçção de maior abrangência em relaão de maior abrangência em relaçção ão ààs demais de mesma procedência.s demais de mesma procedência.

2.4.22.4.2 Indique fontes documentais que referenciem as ocorrências.Indique fontes documentais que referenciem as ocorrências.

EXAMPLEEXAMPLE

Exemplos:Exemplos:

Parcela doada por Raul Parcela doada por Raul RiffRiff , por meio de contrato em 1989; parcela doada , por meio de contrato em 1989; parcela doada por Luiz Alberto Muniz Bandeira em marpor Luiz Alberto Muniz Bandeira em marçço de 2003.o de 2003.

Centro de Pesquisa e DocumentaCentro de Pesquisa e Documentaçção em Histão em Históória Contemporânea do Brasilria Contemporânea do BrasilNota: Para o fundo João Goulart, nNota: Para o fundo João Goulart, níível 1vel 1

Os documentos do dossiê pertenciam a parcela do fundo doada por Os documentos do dossiê pertenciam a parcela do fundo doada por Luiz Luiz Alberto Alberto MonizMoniz Bandeira, ao CPDOC da FundaBandeira, ao CPDOC da Fundaçção Getão Getúúlio Vargas, em marlio Vargas, em marçço o de 2003.de 2003.

Centro de Pesquisa e DocumentaCentro de Pesquisa e Documentaçção em Histão em Históória Contemporânea do Brasilria Contemporânea do BrasilNota: Para o dossiê 1966 05 Nota: Para o dossiê 1966 05 0505, n, níível 4, do fundo João Goulart, svel 4, do fundo João Goulart, séérie Exrie Exíílio no lio no

UruguaiUruguai

DoaDoaçção do Ministão do Ministéério das Relario das Relaçções Exteriores, 1937; doaões Exteriores, 1937; doaçção, Ernesto ão, Ernesto Medeiros Raposo, 1988Medeiros Raposo, 1988

Arquivo Nacional (Brasil)Arquivo Nacional (Brasil)Nota: Para o fundo Floriano Peixoto, nNota: Para o fundo Floriano Peixoto, níível 1vel 1

Museu Nacional (Brasil). DireMuseu Nacional (Brasil). DireççãoãoMuseu Nacional (Brasil)Museu Nacional (Brasil)Nota: Para o fundo Comissão de Censura CinematogrNota: Para o fundo Comissão de Censura Cinematográáfica, nfica, níível 1vel 1

1 IDENTIFICATION AREA1 IDENTIFICATION AREA

�� 1.1 1.1 ReferenceReference codecode

(BR + CODEARQ + (BR + CODEARQ + acronymacronym, , numbernumber, , alphaalpha--numericnumeric codecode) )

�� 1.2 1.2 TitleTitle

�� 1.3 Date(s)1.3 Date(s)

�� 1.4 1.4 LevelLevel of of descriptiondescription

�� 1.5 1.5 ExtentExtent and and mediummedium of of thethe descriptiondescriptionunitunit

1.3 DATE(S)1.3 DATE(S)

�� PlacePlace(s) ((s) (data tdata tóópicapica))

�� ChronologicalChronological datedate

* Date of * Date of productionproduction ((mandatorialmandatorial) )

* Date of * Date of subjectsubject

* Date of * Date of accumulationaccumulation

RECORDS, LEVELS OF DESCRIPTION AND RECORDS, LEVELS OF DESCRIPTION AND UNITS OF EXTENSIONUNITS OF EXTENSION

temstemstemstemstemstemstemstemstemstemstemstemsTridimensional Tridimensional

objectsobjects

itemsitems, ,

sheetssheets

oror

pagespages

itemsitems, ,

sheetssheets oror

pagespages

metersmetersmetersmetersmetersmetersmetersmetersTextualsTextuals

itemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsSoundSound recordsrecords

itemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsMicrographicsMicrographics

itemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsIconographicsIconographics

itemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsFilmsFilms

itemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsEletronicsEletronics

itemsitems, ,

sheetssheets

oror

pagespages

itemsitems, ,

sheetssheets oror

pagespages

itemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsitemsCartographicsCartographics

sheetssheets

oror

pagespages

sheetssheets oror

pagespagesitemsitems oror

metersmetersitemsitems oror

metersmetersitemsitems oror

metersmetersitemsitems oror

metersmetersBibliographicsBibliographics

2 CONTEXT AREA2 CONTEXT AREA

�� 2.1 2.1 NameName(s) of (s) of creatorcreator(s)(s)

�� 2.2 2.2 AdministrativeAdministrative historyhistory / / biographybiography

�� 2.3 2.3 ArchivalArchival historyhistory

�� 2.4 2.4 ImmediateImmediate sourcesource of of acquisitionacquisition orortransfertransfer

3 CONTENT AND STRUCTURE AREA3 CONTENT AND STRUCTURE AREA

�� 3.1 3.1 ScopeScope and and contentcontent

�� 3.2 3.2 Appraisal, destruction and scheduling Appraisal, destruction and scheduling informationinformation

�� 3.3 3.3 AccrualsAccruals

�� 3.4 3.4 SystemSystem of of arrangementarrangement

4 CONDITIONS OF ACCESS AND USE 4 CONDITIONS OF ACCESS AND USE AREAAREA

�� 4.1 4.1 ConditionsConditions governinggoverning accessaccess

�� 4.2 4.2 ConditionsConditions governinggoverning reproductionreproduction

�� 4.3 4.3 LanguageLanguage /scripts/scripts

�� 4.4 P4.4 Physicalhysical characteristics and technical characteristics and technical requirementsrequirements

�� 4.5 4.5 FindingFinding aidsaids

4.1 CONDITIONS GOVERNING ACCESS4.1 CONDITIONS GOVERNING ACCESS

�� mandatorialmandatorial at at levelslevels 0, 1 and for data 0, 1 and for data exchangeexchange

5 ALLIED MATERIALS AREA5 ALLIED MATERIALS AREA

�� 5.1 5.1 Existence and location of originalsExistence and location of originals

�� 5.2 5.2 Existence and location of Existence and location of copiescopies

�� 5.3 5.3 RelatedRelated unitsunits of of descriptiondescription

�� 5.4 5.4 PublicationPublication notenote

6 NOTES AREA6 NOTES AREA

�� 6.1 Notes 6.1 Notes onon conservationconservation

�� 6.2 General notes6.2 General notes

7 DESCRIPTION CONTROL AREA7 DESCRIPTION CONTROL AREA

�� 7.1 7.1 ArchivistArchivist’’s notes note

�� 7.2 7.2 RulesRules oror conventionsconventions

�� 7.3 Date(s) of 7.3 Date(s) of descriptiondescription

8 ACCESS POINTS AND SUBJECTS 8 ACCESS POINTS AND SUBJECTS INDEXING AREAINDEXING AREA

�� 8.1 Access 8.1 Access pointspoints and and subjectssubjects indexingindexing

NEW STANDARDSNEW STANDARDS

�� CODEARQ CODEARQ –– identificationidentification codecode for for

custodianscustodians

�� AuthorizedAuthorized formsforms of of namesnames of of

corporate bodies*corporate bodies*

�� GuidelinesGuidelines for for preparingpreparing findingfinding aids*aids*

�� GuidelinesGuidelines for for referencereference of of archivalarchival

materialsmaterials**

* * ongoingongoing processprocess