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TextLab
Verständlichkeit und Terminologievon Texten softwarebasiertprüfen und optimieren
Eine Projekt der UniversitätHohenheim in Kooperationmit CommunicationLab, Ulm
Ein einleitendes Rechenbeispiel (Berger 2004):
„Eine Verwaltung verschickt 10.000 Bescheide im Jahr. Wenn nur bei jedem vierten Schreiben ein Bürger telefonisch nachfragt und jedes Gespräch zehn Minuten dauert, dann verbringen die Behörden-Mitarbeiter 55 Arbeitstage mit Anfragen.“
Warum TextLab?
Quelle: Berger, Peter (2004): Flotte Schreiben vom Amt – eine Stilfibel.Köln u.a.: Heymann.
Ausgangspunkt: Kommunikationsbarrieren
Verwaltungsfachleute verwenden auch im Umgang mit Laien häufig Fachsprache und Fachterminologie (sog. „Illusion der Einfachheit“).
Schreibprozess wird teilweise nicht als Bestandteil der Fachkompetenz angesehen, sondern als notwendiges Übel.
Juristisch korrekte Ausdrucksweisen sind meistens gleichzeitig auch unverständliche Ausdrucksweisen (für den Normalbürger).
Häufig wird dem Thema Verständlichkeit in Verwaltungen nicht die nötige Aufmerksamkeit und die dafür nötige Zeit gewidmet.
Empfänger verstehen die Inhalte von Verwaltungsmitteilungen oft nicht, selbst dann, wenn sie davon überzeugt sind, einen Text verstanden zu haben (sog. „Pseudoverstehen“).
Warum TextLab?
Warum überhaupt verständlich kommunizieren?
1. Öffentlicher Auftrag / Öffentliche FinanzierungWas von den Bürgern bezahlt wird, sollte von diesen auch
verstanden werden
2. Sehr heterogene Adressatenschaft (in Bezug auf Alter, Bildung, spezifische Vorkenntnisse)
3. Zunehmende Komplexität der zu vermittelnden Informationen
4. Zunehmende Informationsbelastung der Bürger
5. Erhöhung der Zufriedenheit und des Kenntnisstands der Adressaten, bessere Vermittlung der Bedeutung Ihrer Institution
6. Vermeidung von Rückfragen, Beschwerden und SchadensfällenAdressaten erwarten verständliche Kommunikation, gerade bei
öffentlichen Einrichtungen
Warum TextLab?
Und wie macht man das?
Die wichtigsten Grundregeln der Verständlichkeit lauten:
Keine Fachsprache, Vermeidung von Anglizismen
Keine Ketten- und Schachtelsätze
Nicht zu viele Informationen pro Satz
Möglichst einfache und häufige Wörter
Nicht zu viele unterschiedliche Wörter
Erläuterung unvermeidbar schwieriger Wörter
Übersichtliche Textgliederung
Einheitliche Botschaften und Terminologien
Verständlichkeitsregeln
Was kann TextLab prüfen und optimieren?
Mit TextLab können Texte aller Art geprüft und optimiert werden, z.B.:
Pressemitteilungen
Verwaltungsmitteilungen
Homepage-Texte
Informationsbroschüren
Rede-Vorlagen
Anwendungsgebiete von TextLab
Wie funktioniert das?
Methodische Grundlage ist die sog. Lesbarkeitsforschung, die bereits in den 1920er Jahren ihren Ursprung hat.
Seitdem wurden die Instrumente der Lesbarkeitsforschung laufend weiter entwickelt und validiert.
Heute stehen eine Vielzahl von lexikalischen, syntaktischen und morphologischen Verständlichkeitsindikatoren zur Verfügung, die dabei helfen, die Verständlichkeit eines Textes objektiv zu beurteilen und sie bei Bedarf zu optimieren.
Die Anwendung des Verfahrens ist schnell und unkompliziert: Text eingeben, Analyse anfordern und schon liefert TextLab zahlreiche Verständlichkeitsindikatoren und Optimierungsvorschläge.
Funktionsweise von TextLab
Was macht TextLab genau?
TextLab analysiert Texte u.a. auf:
Lesbarkeit gemäß aller gängigen Lesbarkeitsformeln
Wort- und Satzlängen, Anteil langer Wörter und Sätze
Verwendung von Anglizismen und Fremdwörtern
Verwendung von abstrakten und seltenen Wörtern
Nominalstil und Passivstil
Lexikalische bzw. inhaltliche Dichte
Differenzierungsgrad des Vokabulars
Worthäufigkeit und Textbekanntheit
Terminologie-Verstöße (je nach vorgegebener Terminologie)
Funktionsweise von TextLab
TextLab steht Ihnen als Online-Dienst zur Verfügung. Um Ihren Text zu analysieren können Sie:
Den Text in das Eingabefeld kopierenEine Datei hochladen
Ab Juli 2010 steht Ihnen TextLabauch als Word-Plug-In zur Verfügung.
TextLab in Aktion
TextLab in Aktion
Dann wählen Sie die gewünschte Voreinstellung. Diese beinhaltet speziell auf die zu prüfende Text-sorte festgelegte Einstellungen.
Beispiele:
Voreinstellung für Online-Texte
Voreinstellung für Fachtexte
TextLab in Aktion
Per Knopfdruck erhalten Sie die Analyse-Ergebnisse.
Die Bewertung des Textes erfolgt auf Grundlage der gewählten Voreinstellung.
Im Screenshot sind die Ergebnisse der Lesbarkeitsformeln zu sehen. Die Farbbalken geben einen ersten Anhaltspunkt, wie verständlich Ihr Text ist.
TextLab in Aktion
Zu jedem Formelergebnis können Sie sich Details anzeigen lassen:
In welcher Skala rechnet die Formel?
Was ist der Zielwert für dieses Dokument?
Wie viele Sterne erhält der Text bei dieser Formel?
TextLab in Aktion
Zu allen Formeln und Parametern finden Sie eine Hilfe in TextLab. Diese erklärt Ihnen kurz, worum es bei den Formeln geht und wie diese die Verständlichkeit bewerten.
TextLab in Aktion
Zusätzlich zu den Formeln berechnet Ihnen TextLab noch eine Vielzahl von weiteren Faktoren, die für die Verständlichkeit entscheidend sein können, z.B.:
Anteil Schachtelsätze
Abstrakte Substantive
Fremdwörter
Terminologie-Verstöße
Schachtelsätze
Anteil Inhaltswörter
Wortbekanntheit
TextLab in Aktion
Mögliche Schwachstellen können Sie sich per Knopfdruck direkt im Text anzeigen lassen. Sie sehen direkt, wo es Optimierungspotential gibt.
Zusätzlich erhalten Sie Hinweise zu den identifizierten Schwach-stellen. Sie erhalten entweder eine Erklärung oder einen Verbesserungsvorschlag.
TextLab in Aktion
TextLab liefert Ihnen für viele Fremdwörter, Anglizismen und andere schwierige Wörter leicht verständliche Synonyme.
TextLab in Aktion
Sie können Ihren Text auch direkt in TextLab optimieren. Dazu können Sie sich die verschiedenen Verstöße im TextLab-Editor anzeigen lassen und direkt bearbeiten. Anschließend können Sie per Knopfdruck die Verbesserungen mit einer erneuten Analyse des überarbeiteten Textes ermitteln.
TextLab in Aktion
Abschließend sehen Sie in einem Übersichtsdiagramm, wie Ihr Text zu bewerten ist und ob der Text Ihre Firmen-Vorgaben erfüllt.
Mit TextLab haben Sie die Möglichkeit, Ihre Textqualität auf Grundlage von Kennzahlen zu dokumentieren. So können Sie diese langfristig auf hohem Niveau sichern.
Prof. Dr. Frank BrettschneiderDipl.-Komm-wiss. Jan Kercher
Universität HohenheimKommunikationswissenschaftFruwirthstraße 4670599 StuttgartTel. 0711-459-24030
[email protected]://komm.uni-hohenheim.de
Dr. Anikar HaseloffOliver Haug, M.A.
GeschäftsführerCommunication Lab, Ulm Kramgasse 189073 UlmTel. 0176-64144468
[email protected]://www.comlab-ulm.de
Ansprechpartner