Altijd up-to-date

De introductie van het Document Management Systeem (DMS) van DDi heeft voor een flinke verandering gezorgd op het secretariaat van Meer Primair. Alle inkomende informatie, of dat nu e-mails, brieven, up- of downloads betreft, wordt nu direct bij binnenkomst volgens een eenduidige procedure gedigitaliseerd en gerubriceerd. Poststukken raken niet meer kwijt, het ruimtegebrek is verleden tijd en alle informatie is met een druk op de knop 24/7 beschikbaar.

Meer Primair is verantwoordelijk voor de bestuurstaken van diverse basisscholen in de omgeving van Hoofddorp. En daar komt heel wat informatieuitwisseling bij kijken.

Van officiële documenten tot de dagelijkse stroom aan e-mails, brieven, up- en downloads. Loek van der Kroon, voorzitter van het College van Bestuur: “Het archiveren van alle

communicatie nam veel ruimte in beslag. Daarnaast wilden we sneller informatie kunnen uitwisselen en beter inspelen op demografische en organisatorische veranderingen. Voor ons de reden op zoek te gaan naar goede Document Management Software.”

E e n d u i d i g e r u b r i c e r i n g , s n e l l e t o e g a n g . A l t i j d !

Te s t i m o n i a l

MEER PRIMAIR

B e l 0 8 8 5 6 7 2 0 0 0 o f g a n a a r d d i . n l v o o r m e e r i n f o r m a t i e

“We kunnen sneller en eenvoudiger informatie uitwisselen, onze klanten meer service bieden.”

Eenvoudig en snel

De invoering van het DMS bij Meer Primair is soepel verlopen. Van der Kroon: “We waren goed voorbereid, hebben het systeem uitgebreid in de praktijk getest. En ook nu nog kunnen we altijd bij DDi terecht. Inmiddels is ook de IT-infrastructuur van alle aangesloten scholen centraal ondergebracht, de informatiestromen verlopen nu allemaal via de centrale server. Het maakt dat we nog eenvoudiger en sneller informatie kunnen uitwisselen en de service aan onze klanten verder kunnen verbeteren.”

Professionalisering door digitalisering

De volgende stap voor Meer Primair was het digitaliseren van het papieren archief ofwel de backlog conversie. En ook die fase is inmiddels afgerond. Alle benodigde informatie is met een handomdraai voor iedereen beschikbaar. Of het nu medewerkers van Meer Primair betreft of de aangesloten scholen. “Het scheelt ons veel tijd, tijd die we nu kunnen besteden aan het verder verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs. Het DMS van DDi heeft er met recht voor gezorgd dat onze organisatie verder is geprofessionaliseerd.”

Te s t i m o n i a l