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Tesorería Básica
Índice Introducción Contenido del curso Gestión del extracto bancario Gestión de avisos Previsión de liquidez Posición de Tesorería Clearing bancario Gestión de caja
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Introducción
• En el curso de Tesorería Básica se verán las distintas operaciones a realizar dentro de esta área, desde un paso inicial como es la carga del extracto del banco (incluyendo su revisión y posterior/simultánea contabilización) hasta la revisión de los flujos de tesorería a través de la previsión y posición.
• También se verá la gestión del libro de caja a través del cual se realizan determinados cobros/pagos dentro de la sociedad, incluyendo su vinculación con la gestión de gastos de viaje.
• El usuario objetivo de esta formación serían aquellos encuadrados dentro del área de tesorería de la sociedad, gestionando bancos, extractos electrónicos y el libro de caja.
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Contenido del curso
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Gestión del extracto bancario
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Menú de acceso: - Finanzas / Gestión financiera / Bancos / Entradas / Extracto de cuentas / Cargar en
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Cuando se reciben los ficheros electrónicos con los movimientos bancarios diarios , cada Banco ha asignado un código propio a cada operación. Estos códigos se forman con 5 dígitos:
-Concepto común: 2 dígitos.- Concepto propio: 3 dígitos.
Este ingreso ya lo habremos contabilizado con anterioridad con una cuenta transitoria de bancos, y lo que vamos a hacer con el extracto electrónico es conciliar esta cuenta transitoria con la final del banco. Para ello SAP trae definidas las reglas para que por cada código que nos llega en el extracto electrónico se realicen las contabilizaciones correctas.
Conceptocomún
Conceptopropio
+ Regla en SAP
Códigos externos bancarios e internos de SAP
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Diferentes formatos de ficherobancario para cargar
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Campo Descripción TratamientoCargar los datos Marque este campo para cargar los
ficheros para el extracto de cuenta electrónico al sistema SAP.
Obligatorio
Formato de extracto de cuenta electrónico
Marcaríamos una C para elegir el formato del Consejo Superior Bancario (España)
Obligatorio
Fichero extracto Indicar el nombre del fichero que contiene los datos del extracto a cargar
Obligatorio
Upload de estación de trabajo Marcar este campo si trabaja con un PC y desea cargar el fichero desde la unidad de disco para diskettes o el disco duro.
Por defecto
Contab inmediata Marcar si se desea que el programa contabilice inmediatamente
Opcional
Crear batch input Marcar si se desea crear un juego de datos OpcionalNo contabilizar Si se marca este campo, no se crearán
contabilizaciones. En el log de contabilización podrán verse entonces las contabilizaciones que habrían sido incluidas en los juegos de datos de batch input si se hubiese lanzado una ejecución real.
Opcional
Ejecutar como job de fondo Marcar si se quiere ejecutar en proceso de fondo
Opcional
Imprimir extracto de cuenta Marcar si se desea imprimir el extracto de cuenta
Opcional
Imprimir log de contab Marcar si se desea imprimir información adicional
Opcional
Imprimir estadística Marcar si se desea imprimir estadística OpcionalSeparación de listas Marcar si se desea imprimir listas
separadas para el log de contabilización y estadística
Opcional
PARÁMETROS MAS IMPORTANTES PARA CARGAR EL EXTRACTO
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Dentro de los “Parámetros de contabilización” es importante delimitar como queremos que se realice la misma dado que en algunos casos se querrá realizar directamente la contabilización y enOtros se buscará poder revisar como se ha cargado y las reglas contables que se han asignado mediante el tratamiento posterior del extracto (transacción FEBA) que nos permite realizar esa tarea.
Desde dicha transacción podremos revisarlo y posteriormente contabilizarlo. Si marcáramos el flag “Contabilización inmediata”
No contabiliza nada y se trata a posteriori
Crea un juego de datos
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Una vez introducidos los parámetros pulsar EJECUTAR y nos aparece la siguiente pantalla:
En el detalle aparecen las diferentes operaciones contenidas en el extracto, con su código de operación externa (la que viene en el
fichero) y el asiento contable propuesto con sus transitorias.
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Para poder identificar el extracto/s que queremos tratar se pueden introducir diversos criterios: sociedad, banco propio, id de cuenta…. Al ejecutar veremos la lista de extractos que
se ajusten a estos parámetros de selección.
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En el cuadro izquierdo aparecen los extractos bancarios con las distintas partidas contenidos en el mismo. A la derecha, haciendo doble click en cualquiera de las líneas vemos su nivel de detalle. En los casos de partidas aún no contabilizadas aparecerá con el color rojo y verde en caso de haber sido contabilizados.
Como se ve en la pantalla la agrupación la realiza en primer lugar por banco propio y después según las diferentes cuentas bancarias. Hay otra forma de ver la información pulsando el botón “Otra representación”.
El texto que aparece en la parte derecha es el que viene como descripción en el extracto.
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Mediante esta otra visualización podemos modificar la regla contable que el sistema ha asignado al código externo contenido en el fichero que nos ha enviado el banco. Haciendo doble click sobre la línea a tratar podremos elegir otra alternativa.
Igualmente podremos marcar una línea del extracto y bloquearla para que no se contabilice.
Se despliega una lista con las diferentes reglas contables configuradas en el sistema
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Desde cualquiera de los dos modos de visualización tenemos la posibilidad de realizar la contabilización de la partida. Aquellas que ya estén contabilizadas aparecerán en verde. Habrá que marcar la a contabilizar y con el botón derecho del ratón elegir la opción de “Contabilizar posiciones marcadas”.
En caso de haberse marcado en la primera transacción la contabilización inmediata, nos aparecerá ya en verde.
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Hay una tercera posibilidad para realizar la contabilización de las partidas del extracto y es a través de la transacción FEBP. Se deberán introducir los datos del extracto y posteriormente en la pantalla elegir lo que queremos contabilizar.
A su vez, con la transacción FF.6 podemos visualizar el contenido de un extracto.
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Para terminar sólo nos quedaría realizar la compensación automática de nuestras cuentas transitorias. Compensar los apuntes que se nos han hecho en el Debe y en el Haber después de Contabilizar el Documento y de Contabilizar el Extracto Bancario. La Compensación Automática no nos realiza ningún asiento contable, solo es un apunte contable.
TRANSACCIÓN: F.13
En el campo de Cuentas de Mayor pondríamos el intervalo de todas las cuentas transitorias que queremos compensar. Es recomendable ejecutarlo primero en modo test para ver las compensaciones propuestas por el sistema. Los criterios que buscará serán los definidos previamente en parametrización.
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•Sociedad.•Ejercicio: ejercicio contable.•Seleccionar ctas. de mayor: se pincha esta opción dado que se van a compensar cuentas de mayor•Cuentas de mayor: cuenta del banco que debe ser compensada, se selecciona la cuenta transitoria.La ejecución podrá ser efectuada en prueba o en real (Programa / ejecutar en proceso fondo), y con “Lista detallada”. El sistema compensará automáticamente aquellas partidas que tengan el mismo importe. El sistema realizará una primera ejecución de prueba para que el usuario pueda comprobar que efectivamente se compensan las partidas correspondientes.Si se quita el pincho de “ejecución en test” y se ejecuta la compensación, el sistema realizará la compensación en real, avisando previamente de que la ejecución de la compensación es en real.
Gestión de Avisos
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Los avisos son aquellas partidas estadísticas que el usuario generará, como pólizas de crédito autorizadas, party que irá asociada a la cuenta bancaria a través del código mnemotécnico de la misma. Éste código se crea en la IMG (Guía de Implementación) dentro del módulo de Tesorería. Los Avisos se diferencian de las Partidas Plan en que los primeros están asociadas a las cuentas de bancos y los segundos a grupos de tesorería.
Hay una serie de campos que hay que cumplimentar obligatoriamente. Por lo tanto se introduce la sociedad, y la clase de tesorería que se buscará en el matchcode el adecuado para crear un aviso. La clase
de tesorería se identifica con aquellos niveles estadísticos creados al efecto para permitir llevar un contador de los avisos creados.
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Transacción FF63Según los valores parametrizados seleccionamos la clase de aviso que queremos crear para una sociedad en concreto.
Como datos básicos introducimos la fecha valor, la cuenta bancaria, el importe y podemos añadir comentarios que describen el significado del aviso y que son de libre entrada por el usuario.
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Una vez creados los avisos , podemos visualizarlos y tratarlos a través de la transacción FF6A.
Se indica la sociedad de la cual se desea ver los avisos y dentro de otras periodificaciones por
defecto viene ya el campo posición de tesorería pinchado si bien se puede delimitar la búsqueda según los diferentes campos de la pantalla. El sistema comenzará la búsqueda en cuanto se
pulse .
En la pantalla aparecerán los avisos creados para la posición de tesorería. Si se pincha o se hace doble clic sobre un aviso en concreto, se
podrá acceder al registro individual. Desde esta pantalla se puede borrar el aviso y también se podrá modificar todos los campos dentro del
aviso pulsando .
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Archivar un Aviso
Desde la pantalla con la lista de los avisos se pueden ir archivando de forma que el sistema no tenga en cuenta los avisos en los informes de posición pero sin llegar a borrarlos. Para poder archivar los avisos seleccionamos aquel o aquellos que nos interese archivar y se pincha en ejecutar . El sistema
guardará el aviso como clase de archivo durante un periodo de tiempo determinado.
Para visualizar o recuperar los avisos archivados, desde la pantalla de selección y en el campo “clase de archivo” se selecciona A y ejecutando con el icono correspondiente, el sistema seleccionará
aquellos avisos archivados SAP permite la reactivación de los avisos archivados de forma que se vuelvan a tener en cuenta en los informes de posición. La recuperación se efectúa seleccionando el
aviso y pinchando en “Convertir” . De esta forma se reactiva el aviso.
Aviso Archivado
Activación Borrado definitivo
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Al seleccionar un aviso lo archivamos y posteriormente si lo queremos recuperar elegimos la
clase de archivo “A” y lo restauramos.
Posición de Tesorería
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La posición de tesorería reproduce la actividad de las cuentas bancarias sobre un horizonte temporal. Estos informes recogerán las contabilizaciones realizadas a las cuentas de mayor asignadas a los distintos bancos de la empresa, y también, en las cuentas bancarias transitorias, como por ejemplo, las cuentas transitorias de tratamiento de efectos. La conexión del módulo de Gestión Financiera y el módulo de Tesorería se llevará a cabo a través de los Niveles de tesorería. Los niveles de tesorería agrupan las cuentas de mayor en función de las operaciones que representen, se indican en los datos maestros de las cuentas de mayor.
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Saldos bancarios
Cheques contabilizados en la cuenta bancaria de compensación
Transferencias bancarias de salida contabilizadas en la cuenta bancaria de compensación
Depósitos y préstamos vencederos
¿Qué información será el origen de la posición de
tesorería?
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Para la visualización de la posición de tesorería se deben completar los siguientes campos:
1 – Sociedad2 – División. ( Si fuera relevante).3 - Clasificación: Introducir la clasificación por la cual las cuentas deben ser combinadas.
Se busca la clasificación a través del matchcode.3 – Visualizar en: siempre se ha de indicar la moneda en la cual quiere ser visualizado el
informe. Si no se indica la moneda el sistema da un error por el que pide que se rellene el campo correspondiente con una moneda. El código del Euro es EUR
4 - Ejecutar el programa
Mediante la elección de las distintas clasificaciones se podrán ver los distintos informes. Las clasificaciones serán aquellas definidas como de posición.
En los valores de “Incremento” determinados cada cuanto tiempo queremos que nos muestre la posición bancaria: diaria, mensual….
En el control de salida podemos modificar el formato de los importes que nos muestra.
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Desglose según sea la clasificación que hemos
elegido.
El formato de los importes se puede modificar así como la periodicidad.
Es posible crear avisos directamente desde la posición
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Previsión de Liquidez
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La previsión de liquidez reproduce la tendencia de liquidez en las cuentas asociadas (deudores y acreedores) en un horizonte temporal. Al igual que en la posición de tesorería se selecciona la visualización a través de las clasificaciones, anteriormente definidas por parametrización. La clasificación define que niveles y grupos de tesorería deben ser visualizados por el sistema en la previsión de la liquidez.
Al igual que en la posición de tesorería seleccionamos los parámetros en función de como queramos visualizar la previsión de liquidez.
Para la visualización de la posición de tesorería se deben completar los siguientes campos:
1 - Sociedad: rellenar con la sociedad o de las sociedades de las que queremos ver la previsión de pagos y cobros.2 - Clasificación: Introducir la clasificación por la cual las cuentas deben ser combinadas. Se busca la clasificación a través del matchcode.3 – Visualizar en: siempre se ha de indicar la moneda en la cual quiere ser visualizado el informe. Si no se indica la moneda el sistema da un error por el que pide que se rellene el campo correspondiente con una moneda.4 - Ejecutar el programa
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Para la visualización y navegación se realiza igual que para la posición de tesorería, haciendo doble-click con el ratón hasta llegar a la partida individual, navegando por los diferentes niveles según sea la clasificación elegida en los parámetros iniciales.
De esta forma, también tenemos la opción de modificar la visualización a través de “Otra representación” y de añadir avisos mediante la opción “Registro individual”.
Clearing Bancario (FF73)
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El Clearing de cuentas implica el traslado de los saldos de diversas cuentas bancarias a una cuenta destino, manteniendo definidos los saldos en las cuentas de origen. El sistema crea una propuesta de clearing a partir de la clasificación seleccionada en los parámetros de ejecución. La propuesta contiene el saldo al finalizar el día y el resultado plan, es decir, los posibles traslados de cuentas. Esta propuesta se puede modificar en cualquier momento. El resultado se imprime en forma de órdenes de pago a los bancos, así como las notas de pago.
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La clasificación contiene únicamente los costes que se incluirán en el clearing de cuentas. Es posible definir clasificaciones distintas en aquellos casos en que el procedimiento de clasificación sea distinto. El usuario dispone de la opción de efectuar un clearing de saldos para varias sociedades simultáneamente. Para hacerlo, se utiliza un pool de trabajo que combina varias sociedades. El clearing de cuentas puede iniciarse como un programa de informes, lo que significa que pueden utilizarse variantes.
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El procedimiento para ejecutar el programa es el siguiente:
• Introduzca la sociedad , o bien, en caso de realizar un clearing de cuentas para más una sociedad, el pool de trabajo.
•En el campo Fecha plan , introduzca la fecha plan límite en la que se desea realizar el clearing de saldos.
• Introduzca un criterio de agrupación en el campo Agrupación, que le permitirá seleccionar cuentas concretas para el clearing.
• Introduzca el código nemotécnico de cuenta en el que se hará el clearing de los importes , junto con la sociedad de destino.
• Si procede, utilice el campo Saldo mínimo para determinar el saldo mínimo que debe poseer una cuenta antes de que ésta se seleccione para el clearing.
•En el campo Clase de documento de tesorería, introduzca una clase de documento asignado al clearing de cuentas (CL).
El importe previsto es el total de los saldos finales de la Gestión de caja menos cualquier saldo mínimo definido aplicable. Este no puede ser el caso de la cuenta de destino porque ésta no debe contar con un saldo negativo. Los importes pueden tratarse.
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En un segundo paso, una vez creados los avisos imprimiremos los formularios que mandamos al banco para que realicen los traspasos de los importes.
Al ejecutar la contabilización se procederá a cancelar los avisos creados en los pasos anteriores y se contabilizarán los movimientos correspondientes entre las cuentas transitorias y nominales implicadas en los traspasos.
Libro de Caja (FBCJ)
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El libro de caja nos va a permitir hacer apuntes contables para gastos e ingresos menores con IVA y sin IVA, nos permitirá cobrar o pagar a clientes y proveedores, traspasos de caja a bancos y viceversa. Esta funcionalidad nos permitirá imprimir justificantes y listados de los movimientos que se han realizado en las cajas.
Se crean diferentes operaciones según los requerimientos de la sociedad:
-Entradas y salidas de efectivo al banco.- Anticipos.- Suplidos.
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Seleccionamos la sociedad, y dentro de la misma, el libro de caja con el que queremos
operar
Podemos seleccionar una fecha concreta o un rango de fechas para mostrar las
operaciones de caja registradas.Muestra el saldo de la caja, así
como los ingresos y gastos grabados, con el saldo final.
A la hora de realizar las contabilizaciones hay que incluir los siguientes datos:
-Operación contable: tipo de operación que vamos a realizar. Se selecciona de las disponibles al abrir el matchcode. Las condiciones ya han sido definidas previamente (si la operación de cuenta de mayor, de acreedor, si lleva IVA….)- Importe: importe de la operación.- Otros: Según sea la naturaleza de la operación habrá que completar otros datos como centro de coste, sociedad GL, número de empleado….
La operación tendrá varios estatus:
Operación no registrada en caja
Operación grabada pero no contabilizada (pero actualiza el saldo)
Operación contabilizada en FI
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De cada una de las operaciones que se introduzcan en el libro de caja tenemos la posibilidad de imprimir el recibo pulsando el botón . A continuación seleccionaremos el dispositivo de salida que queremos:
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Igual que podemos imprimir recibos podemos obtener el diario de las operaciones del libro de caja para un periodo determinado:
Pulsamos en la impresora para
lanzar la impresión
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Para el pago a través de caja de ciertas partidas, principalmente derivadas de gastos de viaje, se ha creado una aplicación nueva que se lanza a través de la transacción ZFI_GEST_PA_CJ. Su funcionamiento consiste en tres pasos:
1º) Selección de las partidas abiertas que se quieren pagar a través del libro de caja, según un listado que muestra la aplicación.
2º) Grabación y contabilización de manera estándar en el libro de caja.
3º) Al salir de la aplicación del libro de caja realiza la compensación de la partida.
Sociedad y Caja elegida
Criterios de selección para visualizar
partidas
Seleccionar partidas o tratarlas en el libro de
caja
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Una vez seleccionadas, a través del libro de caja se graban y contabilizan. Al salir del libro de caja realiza de forma automática la compensación de la partida.
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En esta pantalla, tras ejecutar el programa con los parámetros elegidos, vemos en primer lugar la columna de status que nos indica si se ha llevado ya a caja (en verde y por lo tanto no permite volverlo a hacer para evitar duplicidades), no se ha llevado aún (amarillo) o se ha intentado llevar en alguna ocasión interior y ha dado error (rojo) pero que permite volverlo a intentar.