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1|Términos de referencia – Plan de comunicación proyecto “Caminemos Territorios sostenibles”

Términos de referencia Plan de Comunicación

Caminemos Territorios Sostenibles

I. Descripción general del proyecto

Presentación del contratante y del proyecto

ONFI en América latina ONF Andina Sucursal de ONF International fue creada en el año 2001 actuando como una consultoría y operadora que tiene el objetivo de extender los conocimientos y experiencias del Office National des Forêts (ONF) y de ONF International en territorio Colombiano, demás Países Andinos, Centro América y el Caribe (ONF Brasil cubre especialmente este país). Desde entonces, con

el respaldo del grupo ONF, se han desarrollado estudios y proyectos en las temáticas de Bosques, Territorios y Clima. La Unión Europea, representada por la Comisión Europea acordó una subvención al consorcio constituido por ONF International SAS, ONF Andina Sucursal en Colombia de ONF International, Acción Contra el Hambre (ACH), Productos Naturales de la Sabana S.A. (Alqueria), Fundación Éxito y la Gobernación del Guaviare para implementar el proyecto: “Caminemos, Territorios sostenibles”. El proyecto se desarrollará en una región de Colombia donde confluyen diversos factores limitantes para el desarrollo: efectos del conflicto armado (desestructuración social, minas antipersonales, tensiones sociales), ausencia del Estado y fragilidad ambiental (la mayor parte del departamento es reserva forestal o área protegida). Designada como prioritaria por el Gobierno de Colombia al Fondo Fiduciario, esta región hace parte de las áreas claves de los Acuerdos de Paz, con una fuerte presencia de cultivos ilícitos y la creación de dos espacios Territoriales de Capacitación y Reincorporación de desmovilizados. Para la eficiente implementación del proyecto, se creó una alianza estratégica entre ONF International (y su sucursal en Colombia ONF Andina), Alquería, Fundación Éxito, Acción Contra el Hambre (ACH) y la Gobernación del Guaviare. ONFI aportará al proyecto su experiencia en gestión de proyectos, ordenamiento del territorio, manejo de recursos naturales y sistemas productivos sostenibles. Alquería soportará la tecnificación de la producción lechera, y el


desarrollo de la capacidad empresarial de los productores, a través de herramientas que demostraron su eficiencia en contextos comparables (programas Escuelas de Campo y Herederos de Tradición) y será considerada como co-solicitante. La Fundación Éxito y ACH combinarán sus capacidades y harán beneficiar al proyecto de su larga experiencia en el tema de seguridad alimentaria y mejoramiento de la situación nutricional de las poblaciones más vulnerables. Ambas serán consideradas como co-solicitantes, ya que participarán en la concepción y la ejecución de la acción. La intervención de la Fundación Éxito permitirá incluir el proyecto en la iniciativa nacional Gen Cero. Además, la Fundación intervendrá en la coordinación y seguimiento del componente de mejoramiento de la seguridad alimentaria y nutricional. La Gobernación del Guaviare participará a las actividades de planeación regional, producción familiar de alimentos y mejoramiento de los sistemas producción. Su implicación directa garantizará una estrecha articulación con las intervenciones de las Secretarías de Agricultura y Ambiente, Salud y Educación.

Figura 1 Localización de las áreas de intervención del proyecto


II. Objetivos del proyecto y de la comunicación

Objetivos del proyecto: 1. Contribuir a la planeación rural integral e a su implementación, con innovación tecnológica y participación comunitaria, en el marco del PDET Macarena-Guaviare; 2. Definir e implementar modelos de producción ambientalmente y económicamente más eficientes, para permitir un desarrollo rural sostenible y frenar la deforestación; 3. Mejorar condiciones de vida en la zona rural del Guaviare, en particular de las personas más vulnerables, para el cierre de brechas y la consolidación de la paz en este territorio. La comunicación hace parte integrante del proyecto ya que constituye gran parte del componente 4. Componente 4: Comunicación y educación ambiental Las actividades de este resultado buscan contribuir a los procesos de participación de los actores en el territorio, siguiendo la lógica de la figura 2. El proyecto buscará, en particular, vincular la participación “por incentivos”, con otros niveles de involucramiento, como el “funcional” propiciando el trabajo de equipo entre establecimientos escolares, educadores, estudiantes y padres de familia.

Figura 2: Procesos de participación. Fuente: Adaptado de Geilfus (2002)


Figura 3 Actividades del componente 4 del proyecto: Comunicación y educación ambiental

Objetivos específicos de la comunicación: Destacar las acciones y alcances del proyecto al nivel local, regional, nacional, e internacional Contar con una herramienta de difusión periódica de los resultados del proyecto, organizada en función de temas relevantes Facilitar la apropiación del proyecto por los beneficiarios Generar una reflexión entre jóvenes, educadores y padres de familia, alrededor de los desafíos para el desarrollo local, favoreciendo las relaciones campo-ciudad Grupos destinarios:

Campesinos de la zona de intervención

Mujeres

Mujeres gestantes, lactantes o con niños menores de 2 años

Jóvenes originarios de la zona rural

Grupos étnicos

Excombatientes

Actores económicos de los sectores agropecuario, forestal y turístico

Actores de la educación general, ambiental y de salud

Apoyo a la implement

ación de actividades

• Material técnico

• Convocatorias

Comunicación sobre

resultados

• Hacia el público en general

• Para público de niños, niñas y jóvenes

• Para personas involucradas en el programa

• Hacia instituciones y donantes

• Publicaciones técnicas o científicas

Educación ambiental, nutricional y sanitaria

• Eventos participativos

• Material informativo

• Mensajes con difusión radial


Entidades públicas y entes no gubernamentales, con iniciativas en el departamento del

Guaviare

Otros actores que se identifiquen en el proceso

El objetivo principal del Fondo es “apoyar y acompañar a la población colombiana para superar los efectos negativos de los 50 años de vida interna en conflicto armado”. En esa medida, todo acto comunicativo debe estar encaminado a mostrar de una manera clara, participativa, creativa y coherente dicho apoyo, integrando los diferentes públicos del proyecto e identificando los canales de comunicación más apropiados para cada uno de ellos La comunicación debe destacar y promover el desarrollo a través de la asociación con la UE y así como los logros y el impacto de la acción.

III. Principales orientaciones del Fondo de la UE

Los mensajes y las herramientas de comunicación diseñadas para el proyecto tendrán que tomar en cuenta las siguientes orientaciones:

La información utilizada será precisa, adaptada a los diferentes públicos receptores del

mensaje.

Las medidas de comunicación y visibilidad deben estar centradas en las personas, adoptando,

en la medida de lo posible, diagnósticos participativos paras las actividades de comunicación

con un enfoque narrativo que haga hincapié en el impacto de la acción sobre las vidas

individuales, más que en los hitos administrativos o presupuestos.

Resaltar el valor humano y emocional de los protagonistas de los proyectos financiados por el

Fondo, dar voz y visibilidad a los líderes y lideresas, visibilizar y posicionar a las comunidades

que han alcanzado logros de manera colectiva gracias al impulso de los proyectos de la UE.

Las actividades de comunicación y visibilidad deberán respetar el contexto y las practicas

locales, pero sin comprometer los valores y principios fundamentales de la Unión Europea.

Las actividades propuestas en el plan de comunicación deben ser consistentes con los recursos

disponibles y el impacto esperado tanto a públicos externos como a la comunidad.

La comunicación es transversal durante todo el ciclo del proyecto y la estrategia de

comunicación y visibilidad debe tener un calendario con las actividades propuestas a lo largo

del ciclo de vida del proyecto-

El español será usado en todas las comunicaciones, y excepcionalmente si las comunicaciones

están a destinación de un público internacional, los soportes podrán ser en inglés o francés.

Todos los socios de la UE, ya sean contratistas, beneficiarios de subvenciones o entidades que

gestionan fondos en nombre de la Unión, deben adoptar todas las medidas necesarias para

hacer público con claridad el hecho de que la Unión Europea ha financiado o cofinanciado la

acción en cuestión.


IV. Objeto del contrato y tipo de empresa buscado

Objeto: Contratar una agencia de comunicaciones para diseñar el plan de comunicación y visibilidad del proyecto DRI Guaviare «Caminemos territorios Sostenibles» y apoyar las acciones iniciales del mismo. Tipo de empresa buscado Empresa especializada en comunicación, marketing, medios audiovisuales, con documentación al día, con mínimo 2 años de experiencia de trabajo en formulación y ejecución de planes de comunicación y visibilidad, con experiencia de trabajo en la Amazonia colombiana, preferiblemente en el Guaviare (municipios de San José del Guaviare, El Retorno o Calamar). Producción principal en español. Se valorará capacidad en producir en inglés y/o el francés preferiblemente. En capacidad de brindar todo el soporte logístico y técnico para la producción y difusión de elementos de comunicación. Descripción de la experiencia específica y número de años requeridos 3 años a partir de la constitución. Al menos (2) años de experiencia demostrables en comunicación en proyectos de desarrollo rural financiados por la cooperación internacional y preferiblemente con la Unión Europea. Profesionales con manejo de la suite de adobe y experiencia en realización audiovisual. Implicación en la implementación de enfoques diferenciales (mujeres, jóvenes, grupos étnicos, desmovilizados) y acción sin daño.

I. Entregable 1: Plan de comunicación

Elementos a tener en cuenta para construcción del plan de comunicación Los criterios establecidos se basan en el manual de comunicación de la Unión Europea: Comunicación y visibilidad en las acciones exteriores financiadas por la UE – Requisitos para los socios ejecutivos, 2016. Además, se debe precisar que todas las actividades de comunicación y de visibilidad del proyecto deben ser realizadas en colaboración con el órgano de contratación: el equipo de la Comisión Europea de Bogotá. El plan de comunicación y visibilidad desarrollado por el contratista tendrá que ser aprobado por todos los co-solicitantes y luego, por el personal de la Delegación de la UE en la gestión de la acción. El plan deberá incluir los siguientes elementos:

Objetivos de comunicación claros

Segmentación de públicos, alineados con objetivos de comunicación,

Mensajes claves alineados con los objetivos de la Unión Europea

Tiempo de implementación y presupuesto, desglosado de dos maneras: por meses y actividad

y por tipo de herramientas de comunicación. Tendrá que incluir una estimación de los costos

de adquisición de los productos de comunicación que podrían ser objeto de contrataciones

ulteriores (ej.: videos, publicaciones técnicas, etc.)


Estrategias propuestas para la producción de los contenidos, con una repartición clara de los

roles entre el equipo permanente del proyecto y el equipo de la Consultoría contratada

Canales de comunicación adecuados al contexto

Indicadores de seguimiento y evaluación para medir el éxito de las actividades de

comunicación y visibilidad

Organigrama propuesto para el equipo de acompañamiento al proyecto, con una descripción

de los roles y un punto focal designado.

Integración y alineación de objetivos de comunicación de los co-solicitantes

Así será la estructura del plan de comunicación del proyecto: I. Estrategia general de comunicación a. Objetivos generales b. Publico meta c. Objetivos específicos por cada tipo de público meta d. Estrategia de asociación con medios de comunicación local, regional o nacional (periódicos, radios comunitarias, carteleras, perifoneo, entre otras). d. Propuesta de un esquema de funcionamiento de la comunicación entre los socios II. Actividades de comunicaciones

a. Soportes de comunicación (incluyendo el tipo y las personas responsables, y canales de

divulgación)

b. Consecución de la información necesaria para realizar las actividades de comunicación y

piezas divulgativas

c. Principales actividades d. Calendario indicativo III. Evaluación a. Indicadores por objetivo o grupo b. Medios de retroalimentación IV. Recursos a. Recursos humanos: organigrama del equipo de soporte (apoyo externo – si se considera necesario), punto focal y tiempo necesario, articulación con el equipo del proyecto b. Recursos financieros: presupuesto desagregado

A continuación, se incluye una lista no exhaustiva de todos los soportes de comunicación que pueden utilizarse en el marco del proyecto:

Boletines de prensa

Conferencias y visitas de prensa

Folletos y boletines informativos

Sitio internet

tableros de anuncios


Banderas

Vehículos, material y equipos

Artículos

Fotos

Producción audiovisual

Eventos públicos A nivel metodológico, la elaboración del plan de comunicación tendrá que integrar:

1 Entrevistas a los socios y expertos del proyecto para hacer el inventario de las necesidades y oportunidades de actividades de comunicación y visibilidad. 2. Identificación de los medios, soportes y aprobación de las actividades de comunicación posibles (informes, news letters, banderas, etc.); Entregable 1: plan de comunicación en Word, Excel1 con presupuesto y calendario de actividades, Powerpoint1 con presentación de las acciones de visibilidad para los tres años del proyecto incluyendo indicador de medición de impacto, Taller de presentación del plan de comunicación con todos los socios del proyecto, socialización de las actividades y repartición de las tareas y papeles de cada socio.

.

II. Otros entregables Después de cumplir con las exigencias del plan de comunicación, la agencia desarrollará el manual de imagen del proyecto y los modelos de soportes identificados en el plan de comunicación. Entregable 2: Manual de imagen del proyecto incluyendo plantillas de marca con aplicación sobre todos los programas de office y otros formatos externos: notas de prensa, listados de asistencia, informes, entre otros. Tendrá que incluir las reglas relativas al logo del proyecto: variaciones del logo, nombre, fuente de caracteres, colores a utilizar sobre todos los soportes de comunicación, usos permitidos y no autorizados del logo, ejemplos de aplicación, narrativa. Entregable 3: Diseño del folleto de presentación del proyecto, con infografía, listo para imprimir (Redacción y concepción del texto por parte del equipo del proyecto, con orientación de la agencia). Entregable 4: página web con hosting y dominio por la duración del proyecto con responsive web design. La web será descriptiva del proyecto integrable al sitio web de ONF Andina. Trabajo en concertación con el responsable del sitio web en la sede de ONFA en Bogotá. Entregable 5: Base de datos organizada de las fotos del proyecto, y elementos audiovisuales, actualizable por el equipo del proyecto con descripción de las fotografías del proyecto y derechos de uso de imagen asociados. Entregable 6: Términos de referencia para la realización del primer video del proyecto.

1 Or programas equivalentes que permitan la lectura de los archivos en estos formatos


Entregable 7: Programación de publicaciones sobre las redes sociales

I. Equipo de implementación y duración del contrato

Las actividades desarrolladas en el marco del contrato correspondiente a estos términos de referencia deberán ser coordinadas con la profesional social del proyecto basada en San José del Guaviare, y la responsable del reporte a la Unión Europea basada en Bogotá. La agencia deberá estar ubicada en Bogotá o en San José del Guaviare. Una primera reunión de lanzamiento debe ser planificada en Bogotá en presencial. Luego, un tiempo debe ser dedicado en San José del Guaviare para encontrar y entrevistar el equipo sobre los soportes necesarios a lo largo de todas las actividades del proyecto (talleres, conferencias, etc). Las actividades están planificadas para 4 meses. La fecha de inicio está programada en noviembre, para recepción del plan de comunicación antes del 31 de diciembre 2018.

II. Forma de pago

El primer pago será un anticipo de 50% del valor total del presupuesto, una vez se firme el contrato. El segundo pago a la validación final del entregable 1 será de 30% del valor total del presupuesto. El último pago a la recepción y validación del último entregable será de 20% del valor total del presupuesto.

III. Evaluación de las ofertas

Las ofertas deben contener dos documentos: - Oferta técnica:

o descripción detallada de la metodología de realización de los entregables

(incluyendo cronograma)

o Referencias de la empresa para contratos similares que demuestren la experiencia

requerida (mínimo 4 experiencias certificadas, máximo 7, en los 3 últimos años)

o Descripción y referencias del equipo propuesto

-

Oferta financiera conteniendo: descripción completa y detallada de los costos de personal y de todos los gastos relacionados con la consultoría (incluyendo los viajes y transportes nacionales y locales, alojamientos, viáticos, material y soportes etc). El proyecto está exento de IVA, por lo cual se presentarán costos sin IVA. Las ofertas estarán evaluadas sobre la oferta técnica y financiera de la manera siguiente: Calificación de propuesta técnica Condiciones habilitantes a participar a la oferta:

- Propuesta completa en términos de documentos y archivos

- Las actividades propuestas en la metodología de trabajo corresponden precisamente en lo

que hemos descrito en estos términos de referencia


Criterio de evaluación Puntaje /100

Descripción del contexto particular del contrato pertinente 10

Identificación de retos y dificultades potenciales 10

Estimación de plazos y cronograma realista y adaptada a lo requerido

10

Sistema de monitoreo de las actividades del proyecto adecuado y vinculado con el equipo del proyecto

10

Perfiles de los profesionales 30

Referencias previas 30

Calificación de propuesta financiera. La propuesta más barata obtendrá de entrada 100 puntos (Sf) Siendo: (Fm) la propuesta financiera más baja. (F) la propuesta financiera considerada (Sf) es la puntuación financiera Sf = (Fm/F) *100 Ejemplo de calificación de propuesta técnica y financiera. A continuación, las propuestas se clasificarán según sus puntuaciones técnicas (St) y financieras (Sf) combinadas después de la introducción de ponderaciones (donde T = 0,8 es la ponderación asignada a la Propuesta Técnica y P = 0,2 es la ponderación asignada a la Propuesta Financiera), según la fórmula: S = St * T + Sf * P

IV. Tramite de envió de ofertas

Envío de ofertas antes del 14/11/2018 17h (hora en Colombia). Al correo electrónico [email protected] con asunto “Nombre del oferente – Convocatoria plan de comunicación”. Se puede enviar preguntas de parte de los candidatos a los responsables de la licitación en ONF Andina hasta una semana después de la fecha de publicación de estos términos de referencia. Fecha de publicación: XX/10/2018

mailto:[email protected]

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