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TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS: SOPORTE PARA LA APLICACIÓN DE
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LO PÚBLICO
TULIA XIMENA DIAZ ROMERO CODIGO 8700267
MSC. PATRICIA CARREÑO MORENO DIRECTORA PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESPECIALIZACIÓN EN REVISORIA FISCAL SEMINARIO DE INVESTIGACIÓN I
BOGOTA D.C. 2013
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TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS: SOPORTE PARA LA APLICACIÓN DE
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LO PÚBLICO
TULIA XIMENA DIAZ ROMERO CODIGO 8700267
ENSAYO ARGUMENTATIVO COMO REQUISITO PARA OBTENER EL TÍTULO DE ESPECIALISTA EN REVISORÍA FISCAL
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESPECIALIZACIÓN EN REVISORÍA FISCAL SEMINARIO DE INVESTIGACIÓN I
BOGOTÁ 2013
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CONTENIDO
TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS: SOPORTE PARA LA APLICACIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LO PÚBLICO .................................................................... 4
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 4
La Teoría General de los Sistemas como base para el análisis de aplicabilidad del
SIIF Nación ................................................................................................................................... 6
Efectividad marcada en nuevas tecnologías para las entidades publicas ............... 14
Estudio de caso: desarrollo empírico y poco exitoso .................................................... 17
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 24
REFERENCIAS .............................................................................................................................. 26
TABLA DE GRÁFICOS
Tabla 1 Registro Contable Nomina .............................................................................................. 21
Tabla 2. Registro contable Nómina ............................................................................................. 21
Tabla 3. Registro contable Provisión ........................................................................................... 22
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TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS: SOPORTE PARA LA APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LO PÚBLICO
“La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso."
Peter Drucker
INTRODUCCIÓN
La teoría general de los sistemas surgió con el biólogo alemán Ludwing
von Bertalanffy, y aunque nació con la biología, logra ser desarrollada en los
diferentes ámbitos tanto económico, político, tecnológico y empresarial. En el
contexto de adquirir nuevas tecnologías encaminadas a la modernidad y rol de las
nuevas exigencias, de un estado comprometido con los cambios económicos y
sociales, pensando en las Finanzas de éste, el Gobierno Nacional en cabeza del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público junto con la Contaduría General de la
Nación decide establecer un sistema financiero que consolide de manera eficiente
y transparente la información Presupuestal contable.
Por lo señalado anteriormente el Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación, se desarrolla como una herramienta creada por el
gobierno nacional que pretende mejorar los resultados de la gestión
financiera, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos
de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y a la vez brindar información
oportuna y confiable en los informes financieros generados por el sistema
Bajo el contexto de la Teoría General de los Sistemas (T.G.S.), se pretende
demostrar el tipo de sistema en el cual se generó una herramienta como el SIIF, y
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el tipo de sistema más favorable que logre garantizar transparencia en el manejo
de las finanzas públicas.
Por lo anterior se entiende por sistema un conjunto de elementos
dinámicamente relacionados entre sí, que realizan una actividad para alcanzar un
objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas, un todo
integrado cuyas propiedades esenciales surgen de las relaciones entre sus partes
Se encuentra en un medio ambiente y constituye una totalidad diferente de otra.
La Teoría General de los Sistemas, ha trascendido en el tiempo y en los
diferentes escenarios, por argumentar la complejidad de las organizaciones en sus
diferentes tipos de desarrollo administrativo, y comprende un enfoque de
interacciones y conectividades, con un desarrollo sub-sistémico dentro del gran
sistema; para nuestro caso representado por el Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación, y los subsistemas, aquellos entes que conforman el
presupuesto general de la nación.
Se ha evidenciado entonces, que para el análisis crítico de una herramienta
que busca fiscalizar y consolidar la gestión financiera, se requiere no solo de
premisas basadas en lo empírico, como es la funcionalidad o practicidad del
sistema, sino que a la vez se fundamente en bases teóricas que logren identificar
una iniciativa de mejoramiento continuo de la herramienta, suministrando la
totalidad de los elementos que alimentan el sistema, como un manejo holítistico y
en continua evolución.
Basados en el argumento anterior podemos señalar los principios básicos
que hacen parte de la teoría general de los sistemas según Bertalanffy: “Los
sistemas existen dentro de los sistemas, son abiertos y sus funciones dependen
de su estructura”, y con base en ellos se argumentará el desarrollo de esta
investigación.
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La Teoría General de los Sistemas como base para el análisis de
aplicabilidad del SIIF Nación
Para el análisis en el desarrollo del SIIF, se tienen en cuenta los tipos de
sistema que se consideran aplicables en el presente contexto; en el libro “Teoría
General de Sistemas”, van Gigch (1987) plantea que los sistemas pueden
clasificarse como: sistemas vivientes y no vivientes, sistemas abstractos y
concretos, sistemas abiertos y cerrados.
De acuerdo con la clasificación anterior, se logra identificar que los sistemas
objeto de análisis para el caso a estudiar, corresponden a la categorización de los
sistemas abiertos y cerrados, definido el primero como el sistema que posee otros
sistemas y se relaciona e intercomunica, mientras que un sistema cerrado se
define como aquel que no tiene otros sistemas de interconexión. Disponible
enhttp://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060001/Material_extra/T
eoría%20de%20Sistemas.pdf (04 de Octubre de 2013) 8:44 am
Entonces se hace la siguiente cuestión, por qué una herramienta como el
SIIF- NACION se evidencia como un sistema cerrado y no abierto, y por qué se
relaciona una limitación en la aplicabilidad de la herramienta en las diferentes
entidades del estado?
El sistema cerrado como tal, no existe en su aplicación, es más bien, un
sistema que presenta un comportamiento determinístico, programado, con bajos
intercambios de energía o información y que se encuentran rígidos, sin posibilidad
de adaptación. Disponible http://www.slideshare.net/paolacampetti/teoria-general-
de-los-sistemas-12593727. (24 de septiembre de 2013). 23:44.
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Si se compara lo anterior con la situación actual en la funcionalidad del
Sistema Integrado de Información Financiera, se logra inferir que la
parametrización contable que efectuó la Contaduría General de la Nación se hizo
de forma general para todas las entidades del sector, sin tener en cuenta que no
todas manejan las mismas cuentas, ni los mimos rubros presupuestales,
desconociendo la naturaleza jurídica de cada una de las entidades que conforman
el estado, causando limitaciones entre lo presupuestal y lo contable, ya que no
corresponde a las especificidades de las actividades que se desarrollan en cada
entidad según su objeto social. Estas características descritas, denotan el
comportamiento rígido con poca posibilidad de adaptación.
En cuanto a los bajos intercambios de información, se identifican las
limitaciones reflejadas en el Sistema SIIF II – Nación, en la carencia de los
módulos necesarios que permitan articular y controlar detalladamente las
operaciones originadas en los módulos de nómina, liquidación de prestaciones
sociales, movimientos de las cuentas de almacén y de activos fijos, cartera, entre
otros, lo que impide la integralidad de los registros contables basados en el
reconocimiento de los hechos financieros, generados por cada una de las
entidades públicas.
En el caso del módulo de Gestión Contable, presenta deficiencias ya que
reporta información no confiable, llevado a las entidades a reclasificación de
partidas de manera permanente ocasionando desgaste administrativo y humano.
Los módulos de Facturación y Cartera, Gestión de Bienes y Servicios aún no han
tenido desarrollo alguno. Por lo anterior no se podrá decir que el SIIF NACIÓN
está brindando información oportuna y confiable y menos eficiencia en el uso de
los recursos.
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De conformidad con lo anterior, se logra definir que el principio de sistemas
abiertos, no se ve reflejado en la herramienta, lo que conduce a las limitaciones
expuestas.
Es por ello, que para que esta herramienta se considere eficiente, se debe
aplicar el sistema abierto en el cual exista adaptabilidad en cada una de las
entidades públicas según el desarrollo de su objeto social para la cual el estado
las creó, donde se lleve a cabo una retroalimentación permanente que permita
mejorar y evolucionar en las condiciones tecnológicas y en los instrumentos
suficientes que de allí se generen como son: los reportes, balances auxiliares y
contables e instructivos, que en conjunto faciliten el análisis oportuno de la
información financiera, y que finalmente conlleve a unos estados contables
óptimos y fidedignos, los cuales servirán como base para la toma de decisiones
sobre el presupuesto nacional.
Por todo esto, es necesario establecer medidas de control para el
mejoramiento continuo en la aplicación del sistema en cada una de las entidades
públicas, que conlleve a la optimización de resultados garantizando la efectividad
en la administración y operación del sistema SIIF Nación y proporcionando a las
organizaciones la viabilidad de competir bajo estándares altamente productivos
dentro del sector público.
Bajo el principio que existen sistemas y subsistemas, se determina la
herramienta SIIF, como el gran sistema del Gobierno Central, y como subsistemas
aquellas entidades que parten de la aplicabilidad de la herramienta para generar
información financiera y control de los recursos del estado en una dinámica de
transparencia.
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El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF- Nación consolida la
totalidad de las transacciones de las entidades que conforman el Presupuesto
general de la nación, implementando mayor control de los recursos por parte del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público como ente regulador de la política
económica del estado; por otra parte, fortalece su cobertura en la aplicación de
tecnologías de punta que contribuyen con la rapidez en el cargue de información
financiera de manera simultánea de todas las entidades, sin que ello perjudique la
entrega oportuna de información contable y presupuestal a los entes de control
por parte de cada una de las entidades públicas.
El sistema pretende garantizar un adecuado funcionamiento con el fin de
propender por una información basada en criterios de oportunidad, veracidad,
confiabilidad, confidencialidad e integridad en cumplimiento del marco legal
establecido en el Régimen De Contabilidad pública.
Así pues, las entidades estatales (subsistemas) dieron cumplimiento a la
Circular Externa No. 038 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
donde establece la implementación obligatoria del Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación como sistema oficial a partir del primer día del
año 2011.
Para soportar lo anterior, se hace importante resaltar algunas de las
características principales del sistema, que contribuyen directamente a la
determinación de las causas principales que generan las deficiencias en el SIIF
Nación. Según lo señalado por Johansen (2000), atribuye la existencia de la
sinergia a la presencia de relaciones e interacciones entre las partes, lo que se
denomina relaciones causales. Éstas representan una relación causa – efecto
entre los elementos de un sistema, la relación causal positiva (+), indica que un
cambio producido en un elemento genera una influencia en el mismo sentido en
los otros elementos con los cuales está conectado; la negativa (-), muestra que el
cambio se da en sentido contrario.
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Lo anterior nos permite determinar que la implementación del Sistema
Financiero SIIF Nación, conllevó a limitaciones en las entidades públicas,
principalmente en el área contable, encargada de consolidar la información
financiera económica y social de las entidades. A partir de este momento, se
comienzan a generar carencias de control contable y presupuestal ya que el
sistema no tenía contemplado dentro de su plataforma la cantidad de registros
diarios recibidos, generando al área contable, retrocesos constantes en los
registros.
Preocupa sobre manera que el Ministerio de Hacienda y Crédito público no
haya tomado las medidas necesarias para eliminar las constantes deficiencias
informadas por las entidades que conforman el presupuesto general de la Nación,
lo cual está ocasionando inconformidades en la presentación de Estados
Financieros, creando incumplimiento al principio de contabilidad pública de
revelación que cita:
“Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación
financiera, económica, social y ambiental del la entidad contable pública, así
como los resultados del desarrollo de las funciones del cometido estatal por
medio de la información contenida en ellos ; la información adicional que sea
necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la
realidad y prospectiva de la entidad contable pública y que no esté contenida
en el cuerpo de los estados, informes y reportes contables, debe ser revelada
por medio de notas. La información contable también revela hechos
presupuestarios que han sido interpretados por el SNCP. La información debe
servir, entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de
seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informarse sobre
el grado de avance de planes, programas y proyectos de la entidad contable
11
pública”. Contaduría General de la Nación. Régimen de Contabilidad
Publica.(2007). (p.117).Colombia. Editorial legis S.A.
Todo esto parece confirmar que una mala recepción en la información de las
entidades, produce desaciertos en la aplicación de la técnica contable,
contradiciendo los principios y normas de contabilidad, generalmente aceptadas
en Colombia.
Por otra parte, Johansen (2000) sustenta la palabra Entropía como un proceso
mediante el cual un sistema tiende a consumirse, desorganizarse y morir. Se basa
en la segunda ley de la termodinámica que plantea que la pérdida de energía en
los sistemas aislados los lleva a la degradación, degeneración, desintegración y
desaparición. Para la TGS la entropía se debe a la pérdida de información del
sistema, que provoca la ausencia de integración y comunicación de las partes del
sistema.
Aunque la entropía ejerce principalmente su acción en sistemas cerrados y
aislados, afecta también a los sistemas abiertos; éstos últimos tienen la capacidad
de combatirla a partir de la importación y exportación de flujos desde y hacia el
ambiente, con este proceso generan Neguentropía (entropía negativa). Disponible
enhttp://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060001/Material_extra/T
eoría%20de%20Sistemas.pdf (04 de Octubre de 2013) 8:44 am.
Con base a lo sustentado anteriormente el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF, genera muchas deficiencias en la plataforma
tecnológica de información, ya que no es muy ágil y genera demoras en la
consultas de reportes contables registros presupuestales, lo que hace que la
consulta de comprobantes contables en el sistema SIIF II no permita generarlos
en forma simultánea puesto que los tiempos de consulta son extensos y requiere
un ingreso por cada consulta que se realice , el sistema se cae continuamente,
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causando demoras en las operaciones los tiempos deben ser un poco más largos
para permitir al usuario trabajar continuamente, lo cual no permite la evolución del
sistema ya que cada vez existen más fallas en reportes y consultas.
Por esta razón no se puede obtener la información adecuada que consolide
los hechos financieros generados en un periodo determinado por la organización,
teniendo en cuenta que estos deben reconocerse en el momento en que sucedan
cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transacción incida en el
resultado del periodo, lo cual afecta de manera directa la presentación de reportes
requeridos, ocasionando desgaste de recursos administrativos y humanos en la
confrontación de la información con los documentos soportes oportunos para cada
transacción.
A causa de las dificultades señaladas, se ha requerido un minucioso análisis
por parte de la entidad a la información contable, con el fin de realizar ajustes
permanentes, y registros manuales para los procesos que no están integrados al
módulo contable, presentándose retrasos en la generación de la información.
Por lo anterior los estados financieros no reflejan completamente la situación
económica y financiera de la Entidad, debido a que con la implementación del SIIF
II - Nación, se han presentado inconvenientes, de carácter técnico contable.
La característica correspondiente a la retroalimentación sirve para establecer
una comparación entre la forma real de funcionamiento del sistema y el parámetro
ideal establecido. Si hay alguna diferencia o desviación, el proceso de
retroalimentación se encarga de regular o modificar las entradas para que la salida
se acerque al valor previamente definido. Disponible
enhttp://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060001/Material_extra/T
eoría%20de%20Sistemas.pdf (04 de Octubre de 2013) 8:44 am.
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Con la retroalimentación es posible establecer si el objetivo de un sistema se
cumple o no, o cómo está trabajando el sistema para lograrlo, y permite mantener
al sistema en equilibrio. Como el sistema debe desarrollar formas de adaptación o
cambio, se considera fundamental que posea mecanismos de control según lo
establecido por Johansen (2000).
Todo esto significa que las entidades tienen que apoyarse en las oficinas de
control interno, para que estas efectúen un acompañamiento en la implementación
de los puntos de control necesarios para verificar que cada uno de los registros
que alimentan el sistema financiera cumpla con las condiciones adecuadas al
régimen de contabilidad pública, sirviendo como un instrumento en capacidad de
tratar de manera homogénea las reglas básicas de control generalmente
aceptadas, coadyuvando a formar un conjunto de información sistematizada,
asegurando la confiabilidad de los Estados Financieros de la nación así como la
adopción de estrategias y políticas, micro y macroeconómicas, basadas en datos
oportunos.
Las características de la Teoría General de sistemas mencionados cumplen
una base teórica elemental, para que el Ministerio de Hacienda y crédito Público,
como ente del estado colombiano, tome medidas drásticas en el mejoramiento del
sistema y su plataforma tecnológica, para el avance en la implementación de los
módulos faltantes, y la dinamización de un sistema en constante evolución, y no
un sistema inoperante, con limitaciones en el desarrollo del software, y reflejarse
mejor, como un sistema funcional que permita la información en línea y en tiempo
real.
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Efectividad marcada en nuevas tecnologías para las entidades publicas
Las entidades públicas, en lo correspondiente a la vigencia 2012 deciden
desistir de los sistemas financieros locales y se involucra el módulo de Gestión
contable, el cual consolida toda la información correspondiente a la originada por
cadena presupuestal y registros contables manuales, y es en este momento donde
se evidencian muchas fallas que afectan de forma cuantitativa la razonabilidad de
los Estados Contables presentados por la entidad pública ante la Contaduría
General de la Naciones y otros entes de control; para lo cual se pretende
identificar y analizar los registros contables con mala parametrización,
establecidos en su catálogo contable y demostrar que existen deficiencias ante
los organismos reguladores.
Observemos como el impacto social y administrativo que ocasionó la
implementación del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF a todas las
entidades del estado, generó limitaciones en la aplicación del sistema causando
alto grado de inconformidad por parte de las diferentes entidades y con la
participación activa de los Contadores de cada ente público que hacen parte del
SIIF II, se realizó una reunión el 5 de Septiembre de 2011 en las instalaciones de
la Contaduría General de la Nación y se manifestó ante dicha entidad, los
inconvenientes que se estaban presentado en el sistema y la falta de reportes
necesarios para la construcción de estados contables consistentes y confiables.
El resultado de las inconformidades expuestas por las entidades participantes
del SIIF, se evidencia en la Resolución No. 283 del año 2011 emitida por la
Contaduría General de la Nación, en la cual se establecieron prórrogas para la
presentación de la información contable ante este ente regulador y se
desarrollaron estrategias inmediatistas, en la cuales la Contaduría General de la
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Nación ha brindado acompañamiento y asesorías en las situaciones particulares
de cada entidad pública. Lo anterior determinó que estas soluciones no erradican
el problema estructural de las deficiencias presentadas en el sistema.
Expuesto lo anterior, se hace necesario identificar y clasificar los registros
contables, que presentan una inadecuada asignación al momento de ingresar al
sistema los registros de manera automática, con el fin de evidenciar estas
deficiencias netamente contables, con incidencia en los estados financieros,
comunicándola a la Contaduría General de la Nación y al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, como entidades reguladoras, tanto en la administración del
sistema, como al acatamiento al Régimen de Contabilidad Pública en la aplicación
de la normatividad contable.
La información contable debe observar características cualitativas que
constituyen atributos inherentes al producto de la entidad pública, otorgándole la
identidad y especificidad que permiten diferenciarla de información contable
preparada con otras entidades. Por tanto, para garantizar la satisfacción de los
objetivos de la información contable pública, se requiere que ésta sea confiable,
relevante y comprensible.
Es así como cada una de las características cualitativas de la información
contable pública tiene condiciones que garantizan su consecución y análisis , de
acuerdo con el Plan Único de Cuentas, así, para que la información sea Confiable
debe antes observar la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad; por su
parte, para que la información sea Relevante debe satisfacer antes las
condiciones de Oportunidad, Materialidad y Universalidad; finalmente, la
información contable pública es Comprensible cuando está condicionada por la
Racionalidad y la Consistencia.
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Las características cualitativas de la información contable pública en su
conjunto buscan que ella sea una representación razonable de la realidad
económica de las entidades contables públicas. En la medida que incluye todas
las transacciones, hechos y operaciones medidas en términos cualitativos o
cuantitativos, atendiendo a los principios, normas técnicas y procedimientos, se
asume con la certeza que revela la situación, actividad y capacidad para prestar
servicios de una entidad contable pública en una fecha o durante un período
determinado.
La responsabilidad política, legal y directiva orienta la gestión eficiente de los
recursos públicos, lo que implica que las entidades del Sector Público están
obligadas a la rendición de cuentas. Es deber informar periódicamente, por parte
de los elegidos y designados en la dirección de la entidad contable pública, sobre
la gestión eficiente de los recursos públicos, el mantenimiento del patrimonio
público y la consecución de los fines del Estado, lo cual se convierte en derecho
de los electores.
En este sentido, los usuarios requieren información que les permita utilizarla de
manera efectiva para un dinámico proceso de toma de decisiones, con
independencia del objetivo particular que se quiera satisfacer. Esta información se
refiere a:
El cumplimiento de la legalidad, la rendición de cuentas y el control
administrativo, fiscal, disciplinario y ciudadano sobre la gestión eficiente; y el uso,
mantenimiento y salvaguarda de los recursos públicos, conforme a lo previsto en
la Constitución, la ley, los presupuestos, planes, programas y proyectos
aprobados.
La situación financiera, económica, social y ambiental de las entidades del
sector público referida a la gestión de los recursos y al mantenimiento del
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patrimonio público, conforme a lo previsto por la política económica y social, así
como a los criterios económicos y financieros de otros agentes inversores o
acreedores.
El siguiente ejemplo basta para comprender que es una realidad la indebida
aplicación del catálogo contable establecido por parte de la Contaduría General de
la Nación para la aplicación en las entidades del estado colombiano, limitando la
gestión de estas, tomaremos el desarrollo de la matriz en la empresa XYZ, en la
cual evidenciaremos la falla en la parametrización efectuada y el desgate tanto
administrativo como humano que está causando.
Estudio de caso: desarrollo empírico y poco exitoso
Es necesario afirmar ahora que el aplicativo de información financiera SIIF
Nación, como herramienta cumple las expectativas únicamente para el control
presupuestal donde está incluido Programación Presupuestal, Administración de
Apropiaciones, Gestión de Gasto, Gestión de Ingresos Presupuestales,
Programación de Caja Anual y Gestión de Tesorería - pagos presupuestales y no
presupuestales-, las demás operaciones propias de las Tesorería como traslados
de fondos entre cuentas bancarias, constitución de acreedores por cheques y/o
pagos no reclamados y demás operaciones, aún no está automatizada y los
registros se deben realizar manualmente mediante archivo plano, así como
tampoco genera reporte diario de bancos para el Control de las Cuentas
Bancarias, obligando a llevar sistemas paralelos, con el riesgo que implica la
duplicidad de información.
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Para la entidad XYZ la parametrización elaborada por la Contaduría
General de la Nación es de carácter general y no responde a las especificidades
de las actividades que desarrolla en cumplimiento de su objeto social, los
movimientos de las cajas menores no se encuentran integrados a la contabilidad,
existen registros y movimientos automáticos que no se ven reflejados a nivel
contable como son: pagos tesorales, pagos no presupuestales y traslados de
fondos entre las subunidades ejecutoras.
A causa de las dificultades señaladas se ha requerido un minucioso análisis
a la información, con el fin de realizar ajustes permanentes, y registros manuales
para los procesos que no están integrados al módulo contable, presentándose
retrasos en la generación de la información, a causas de los reproceso en que se
incurre.
Así mismo para el caso de las cuentas de nómina y propiedad planta y
equipo, los movimientos se registran, en el aplicativo, de forma manual mediante
archivos planos, información que se obtiene de software alternos y libros de Excel.
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Todo esto parece confirmar que los códigos parametrizados en el catálogo
contable no concuerdan con las contabilizaciones reales correspondientes a los
temas que se detallan anteriormente en la matriz, ya que por la carencia de
planeación de la entidad los informes financieros se están presentando con
dinámicas contables que no corresponden, registros que están sujetos a
reclasificaciones mensuales, pues la Contaduría General de la Nación refleja
deficiencias en el catálogo al no delimitarlo al negocio de cada ente público.
Por otra parte la carencia de reportes necesarios (libro de bancos, auxiliar
de terceros, entre otros) para la elaboración y presentación de estados confiables
y consistentes, los procesos de reconstrucción de la información contable y trazas
contables de los diferentes negocios de ingresos, recaudos, obligaciones y pagos
en el SIIF Nación se han tomado mayor tiempo de lo esperado, impidiendo
conocer la información financiera de la ejecución presupuestal con impacto
contable.
Como se señala en la Matriz Contable en su Anexo No.1, la entidad en
cumplimiento al Manual de Políticas contables reglamentado orientado al
Régimen de contabilidad pública maneja los siguientes registros contables para
los ítems 1,4,6,7.
El registro de las nóminas representa el valor de las obligaciones por pagar
a los empleados como resultado de la relación laboral existente y las originadas
como consecuencia del derecho adquirido con la normatividad vigente.
EL convenio interadministrativo celebrado entre el Ministerio de la
Protección Social y el Fondo Pasivo social de FNC, fija los derechos y
obligaciones de las entidades delegantes y delegatarias para asumir el
reconocimiento de pensiones, pago de mesadas pensiónales, cuotas partes
pensiónales como se muestra e el registro contable.
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Convenio interadministrativo celebrado entre empresa XYZ y el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público administra y paga los recursos que constituyen el
monto de la concurrencia a cargo de la Nación en el giro de las obligaciones
pensiónales del Hospital San Juan de Dios e Instituto Materno Infantil de la
Fundación San Juan de Dios, de conformidad con el convenio de concurrencia
número 799 de 1998 suscrito entre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el
Distrito Capital, el Fondo Financiero Distrital de Salud y la liquidadora de las
obligaciones de la extinta Fundación San Juan de Dios.
CUENTA DEBITO CREDITO
245301 Administración XXXX
242522 Cooperativas XXXX
242524 Embargos
Judiciales
XXXX
242518 Aportes a
Pensiones
XXXX
242519 Aportes a Salud XXXX
245301 Administración XXXX
Tabla 1 Registro Contable Nomina
CUENTA DEBITO CREDITO
245301 Administración XXXX
242522 Cooperativas XXXX
242524 Embargos
Judiciales
XXXX
242518 Aportes a
Pensiones
XXXX
242519 Aportes a Salud XXXX
245301 Administración XXXX
Tabla 2. Registro contable Nómina
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Provisión para contingencias representa el valor estimado, justificable y
cuya medición monetaria sea confiable, de obligaciones a cargo de la entidad
contable pública, ante la probable ocurrencia de eventos que afecten su situación
financiera.
Tal estimación deberá adelantarse mediante procedimientos de reconocido
valor técnico, y no será aplicable a las obligaciones contingentes que cuenten con
contragarantías, o sobre las cuales exista la opción de emprender procesos
ejecutivos de recuperación. Dichos eventos se deberán reconocer en las
respectivas cuentas de orden hasta tanto sean considerados como eventuales o
remotos.
CUENTA DEBITO CREDITO
271005 Litigios y
demandas
XXXX
531401 Litigios y
demandas
XXXX
Tabla 3. Registro contable Provisión
Las anteriores consideraciones se orientan, fundamentalmente, a definir la
estructura mínima necesaria para que pueda operar un sistema de esta
naturaleza, asegurando que se dispone de un conjunto de información consistente
y válido para los fines planteados. Sin perjuicio de lo anterior, la concepción
modular del sistema permite que su funcionalidad se entienda completada con
módulos de gestión complementarios, de modo que se garantice la completitud de
la información.
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El sistema debe incluir la definición de los interfaces que posibilitan el flujo
de los datos entre los distintos módulos, asegurando la integridad de la
información. De acuerdo con ello, la integración física de uno u otro módulo en el
sistema será una decisión de tipo estratégico, susceptible de aplazar en el tiempo
adoptándose con base en la evaluación del costo-beneficio que reporte su
integración al sistema.
En consecuencia, es determinante para el éxito del desarrollo del sistema
de información SIIF, aplicar de manera rigurosa el tercer principio de la Teoría
General de los Sistemas: “la funcionalidad del sistema depende de su estructura”,
garantizando de esta manera la efectividad en la administración y operación del
sistema SIIF Nación, permitiendo la gestión estandarizada de los recursos
financieros y proporcionando información confiable y fidedigna al estado
colombiano para la toma de decisiones. Régimen de contabilidad pública (2007).
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CONCLUSIONES
El SIIF nación, nace como una propuesta para el desarrollo de nuevas
tecnologías que permitan brindar al estado un alto grado de confiabilidad y
transparencia en la gestión financiera pública, sin embargo, existen deficiencias
claras acerca del funcionamiento de dicho sistema, el cual se encuentra limitado
como un sistema de software, que comprende un operatividad de un sistema
cerrado.
El SIIF Nación, requiere un cambio en su estructura, el cual se refleje y
maneje bajo una visión holística y con flexibilidad, de acuerdo a las
especificidades que comprende cada subsistema, que en este caso se denominan
las entidades del estado, las cuales se alimentan de la información que
proporciona el sistema, y que a su vez, estos subsistemas conllevan a un
procesamiento de la información y generan nuevas salidas de información, que
hacen parte de la eficiencia en la toma de decisiones presupuestales y financieras
para el estado.
De acuerdo al análisis establecido en el estudio de caso, se evidencian las
deficiencias generadas en el Sistema Financiero SIIF Nación, por la limitación
presente en el catálogo contable, situación que genera para las entidades públicas
desgastes administrativos en la reclasificación periódica de estas partidas
contables, reflejando en los estados financieros situaciones que no dan
cumplimiento a las normas legales que establecen la contabilidad pública.
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Los sistemas de información financiera para cualquier organización sea
pública o privada son una herramienta necesaria que brinda a estas una
información organizada que permite el registro sistemático de los hechos
económicos de las organizaciones, con el objeto de satisfacer la necesidad de
información destinada al control y apoyo del proceso de toma de decisiones de los
administradores, como también para el conocimiento de terceros interesados en la
gestión administrativa y financiera.
Finalmente, el Sistema Integrado de Información financiera SIIF Nación, es
un aporte y un buen comienzo por parte del Estado para crear confianza en el
manejo y administración de los recursos públicos, así mismo, se convierte en un
reto para llevar a cabo un sistema realmente integral en un marco que abre la
puerta hacia la transparencia, pero que debe orientarse a una realidad y análisis
de cada una de las entidades que hacen parte del gran sistema financiero.
Se requiere una reflexión del estado encaminada a pensar por que a pleno
siglo XXI y frente a una sociedad globalizada y en constantes cambios, este tema
no es exclusivo del estado teniendo en cuenta que afecta el resultado financiero y
económico que pretende reflejar gestión ante una sociedad inquieta por conocer
el manejo de los recursos de la Nación, para atacar la corrupción y que prevalezca
una política de transparencia generando un grado de confianza.
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REFERENCIAS
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organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se
expiden las disposiciones, principios y reglas generalespara el ejercicio de
las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la
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http://docencia.unet.edu.ve/Coordinaciones/SComunitario/archivos/Matriz_de_Marco_Logico.pdf
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Resolución 450 de Marzo 5 de 2003. “Por la cual se organizan el Comité Directivo
y el Comité de Seguridad del SIIF Nación, se asignan funciones y se dictan
otras disposiciones”.(2003). Bogotá, Colombia: Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
Resolución 450 de Marzo 5 de 2003. “Por la cual se organiza el Comité Directivo y el Comité de Seguridad del SIIF Nación, se asignan funciones y se dictan otras disposiciones”.(2003). Bogotá, Colombia: Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Universidad Nacional de Colombia, Teoría de sistemas,(2013, 25 de Septiembre) http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060001/Material_extra/Teoría%20de%20Sistemas.pdf