Informática Administrativa

SESIÓN #4 Procesador de texto

(Microsoft Word). Parte II.

Contextualización

Microsoft Word se ha convertido en el

procesador de texto por excelencia en el

ámbito empresarial y escolar, la facilidad

de su uso, y la flexibilidad de diseño lo han

orillado a ser una herramienta básica en el

día a día de las actividades escolares y

administrativas.

Introducción

Word 2003 cuenta con muchas

herramientas, mas allá de sólo permitir

capturar texto e imágenes, Word admite

gestionar contenidos externos, organizar

tablas, agregar macros y referencias

externas brindando la seguridad de la

información contenida.

Explicación Tablas y menú tablas

Para insertar una tabla sólo se debe ir al

menú Tabla de la barra de menús y

seleccionar la opción Insertar, y dar clic en

el objeto Tabla, esto desplegará la

siguiente ventana:

Herramienta tablas y bordes

Esta herramienta nos permitirá definir los estilos de las tablas, colores, grosor de

bordes, alineación y demás ajustes referentes a nuestra tabla creada, para

acceder a esta herramienta se debe activar la barra de tabla desde el menú Ver,

esta mostrará la siguiente barra:

Texto viejoAlumno materia calificaciónAlumno1 matemáticas 9Alumno2 matemáticas 7Alumno3 matemáticas 10

Convertir texto en tabla

En Word 2003 se incluye la función de Convertir texto en tabla, donde un conjunto

de datos semi ordenados pueden ser adaptados de forma automática en tablas de

Word para trabajar con ellas, por ejemplo:

Para convertirlo seleccionamos del menú tabla la

opción convertir y seleccionamos la opción

convertir texto en tabla, esto mostrara una ventana

para indicar las características de la tabla:

Plantillas de Word

Para agregar una plantilla al documento se deben seguir los

siguientes pasos:

Desde el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo esto

abrirá la siguiente ventana en el panel de tareas:

Existen varias plantillas

predeterminadas para los

documentos de Word

Plantillas creadas por el usuario

En un documento nuevo de Word,

comenzar a ejemplificar un estilo,

cambiando títulos, colores, fuentes, etc.,

de acuerdo a la necesidad del usuario.

Guardar la plantilla dando clic en el menú

archivo y seleccionando la opción Guardar

como, en esa ventana encontraremos el

campo denominado Tipo de documento,

este nos permitirá seleccionar el tipo

plantilla, al guardarlo cambiará la

extensión por un archivo .dot en lugar de

un archivo .doc que es la extensión que

define un documento de Word.

Combinar correspondencia

La acción de combinar correspondencia, es

funcional en el caso de aquellos documentos, que

son manejados por diversos usuarios con

información de otro sitio diferente al documento en

si. Es decir, el documento se convierte en un

machote con datos de distintos usuarios.

Para poder combinar correspondencia de un

documento se debe hacer desde el menú

Herramientas, la opción Cartas y Correspondencia

y seleccionar la opción combinar correspondencia.

¿Qué es un esquema?

Los esquemas en Word son estructuras de información agrupadas por

jerarquías de elementos, es decir título, subtitulo, secciones, viñetas, etc.

Word proporciona herramientas para ir marcando a lo largo de la creación de

un documento diversos elementos, con la finalidad de crear un esquema al

final de este y ordenar la información correctamente.

Esquemas

Documentos maestros

Cuando un documento es muy extenso,

tanto que puede ser que varios usuarios

necesiten redactar partes al mismo

tiempo, se recurre a un documento

maestro para su acceso.

Los documentos maestros son

esquemas (índices) de documentos

relacionados entre si, y en estos se

contienen enlaces a documentos

externos, es decir, es un índice dedocumentos.

Macros

Para consultar los comandos completos

contenidos en Word 2003, debemos

acceder al menú Herramientas, opción

Macros y opción macros en el panel

desplegable, se mostrará la ventana de

Macros, sólo hay que seleccionar en el

campo Macros en la opción comandos

de Word:

Seguridad

Word permite agregar una contraseña para

diferentes acciones sobre el documento, para

agregarla, sigue los siguientes pasos:

Ve al menú Herramienta y selecciona

Opciones, esto abrirá una ventana con

diversas pestañas.

Selecciona la pestaña de Seguridad.

Configura la seguridad que desees para el

archivo y da clic en el botón Aceptar.

Publicación Web

Lo que se debe hacer seleccionar al guardar el documento, seleccionar el tipo de

documento HTML, esto modificará la extensión del documento y generará un

archivo listo para subir a un sitio web.

Conclusión

Como se pudo ver, Word 2003 es más que un simple editor de texto, es una

herramienta robusta que permite realizar múltiples tareas, incorporar poderosos

objetos, permite el trabajo colaborativo, y mantiene la seguridad de la información

de forma sencilla y práctica.

Microsoft Word actualmente se encuentra en su versión más reciente en la suite

de Office 2015, manteniendo muchas de estas características y agregando

muchas más y con diseños actualizados.

Para aprender más

Microsoft ofrece certificaciones para el uso de sus herramientas de ofimática

(Microsoft Office), existen cursos y empresas para conseguir un papel certificado

por la empresa en la especialización de cada una de estas herramientas.

A continuación encontrarás un link donde se especifican a detalle los

conocimientos que debes dominar para conseguir una certificación internacional

en el uso de Word 2013 (la certificación más actual de Microsoft).

Información disponible en: https://www.microsoft.com/es-mx/learning/exam-77-

418.aspx

Bibliografía

Villar, A. M. (2005). Microsoft Word 2003 (OBRA COMPLETA): Nociones para el

nivel básico, intermedio y avanzado. España: Ideas Propias.