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Tendencias del Costeo en el Manejo de Inventarios

2 ©2003 Deloitte Touche Tohmatsu/Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C.Todos los derechos reservados.

Agenda

• Antecedentes

• Etapas en la industria

• Método detallista

• Costo identificado

– Características de los sistemas

– Implicaciones contables

– Ventajas

– Desventajas

– Complicaciones de la conversión


Antecedentes

• Desde sus orígenes, la industria del comercio se ha enfrentado a la problemática de la administración y registro tanto del costo de venta, como del inventario.

• Para describir y analizar la evolución del comercio detallista en cuanto al costeo de los inventarios, hemos dividido ésta en tres etapascronológicas que se describen a continuación:


Primera etapa

• En un principio, el bajo volumen de inventarios y operaciones, la escasa diversidad de los artículos -en pocas palabras, el tamaño de los negocios-, hacía que el método utilizado para conocer el valor del inventario, fuese el conteo físico y la diferencia de inventarios la forma de determinación del costo de ventas.

• No se requería de un gran análisis de información para la administración del los negocios.


Segunda etapa

• A medida que los negocios fueron creciendo, y aunado a la necesidad de información, se buscaron formas nuevas de registro y control de los inventarios.

• Ubicándonos en los años 50 y principios de los 60, el mercado no sólo era homogéneo, sino que también era menos susceptible a la moda y de un mayor poder adquisitivo. Estas características y la búsqueda social por un estatus de clase media, pusieron en voga las cadenas “departamentales”.


Segunda etapa (2)

• Durante esta etapa la diversidad de productos fue en aumento; sin embargo, el crecimiento en los niveles de inventario quizá fue la característica principal de esta etapa. Ante este incremento y tomando en cuenta que la diversidad de artículos era mayor pero aún administrable, el comercio se enfocó a agrupar productos similares y a controlarlos por grupos. La base tecnológica era mayor que en laetapa anterior, pero aún se estaba lejos de poder manipular el volumen de información que generaba el creciente número de productos.

• La filosofía detrás del mercadeo era la de desplazar/empujar (“Push”) los productos, ofreciéndolos a los clientes de una forma que éstos encontraran en un mismo lugar físico la gama de marcas y/o modelos de un mismo tipo de producto. A estos grupos de productos parcialmente homogéneos en cuanto a características de precio, tiempo de desplazamiento, margen, etc., se les denominó “familias”o “departamentos”.


Segunda etapa (3)

• El método de contabilización detallista comenzó a tomar auge, principalmente caracterizado por la acción de tomar el promedio de los diversos elementos de los costos e inventarios (compras, ventas,rebajas, etc), tendencia también utilizada en la forma de mercadeo.

• Una parte importante que se debe analizar para entender por qué el método detallista tomó fuerza, es que la información necesaria para la administración de las familias o departamentos era principalmente la que tenía que ver con el desempeño interno de la compañía. Lo importante era la administración del “Push”, quéfamilias son rentables -no sólo en el piso de venta, sino también en la función de comprar-, cómo administro mis compras y mis relaciones con los proveedores, entre otros puntos.


Método de costeo detallista

• El método de costeo detallista, en principio, resulta la mejor opción práctica ante la imposibilidad tecnológica de identificar el inventario SKU (Stockkeeping Unit) por SKU -tanto a la venta de la mercancía como en su almacenaje en el piso de venta- y a que se ajustaba a la forma de vender y administrar el inventario debido a las características de la época.


Método de costeo detallista

• En general, el método funciona de la siguiente forma:

% %Costo Precio Margen Costo

Inventario inicial $13,000 $20,000 35.00 65.00Compras – netas 12,000 20,000 40.00 60.00

Disponible para venta $25,000 $40,000 37.50 62.50

Ventas netas $25,000

Inventario final teórico a venta $15,000

Inventario a costo($15,000 x 62.5%) $9,375


Método de costeo detallista (2)• Método habitual

– En la práctica diaria, merecen especial atención las rebajas, existiendo dos formas de aplicación: Método habitual y Método alternativo



Disponible para venta $25,000 $40,000 37.50 62.50

Ventas netas $25,000Rebajas – netas 2,500


Inventario a Costo($12,500 x 62.5%) $7,813


Método de costeo detallista (3)• Método puro

– Aun cuando el método habitual es el más utilizado, los negocios con alta rotación y rebajas mínimas son los más inclinadas a utilizar el método puro.



Disponible para venta $40,000Rebajas – netas 2,500

$25,000 $37,500 33.33 66.67

Ventas netas 25,000


Inventario a Costo($15,000 x 66.6%) $10,000


Tercera etapa

• En la década de los 90 se generaron varios factores que hicieron que el comercio evolucionara de forma importante. Algunos factores han sido:

– El incremento en la competencia

– Decremento en el ingreso disponible de los consumidores

– Proliferación de los almacenes de descuento (membresías) y “outlets”

– Contracción de la lealtad de los clientes

– Diversidad de los mercados de consumo

– Incremento en la complejidad del clima social y económico, el cual repercute en cambios rápidos e inesperados de las prácticas de compra, por ejemplo, la sofisticación de la industria de la moda


Tercera etapa (2)

• El crecimiento del rango geográfico de la oferta, ahora un viaje corto al “outlet” más cercano, se convierte en práctica de fin de semana.

• Cambios en las tendencias de gustos y prácticas de compra en ciertos mercados enfocados (target), por ejemplo un segmento de compradores de coches americanos (Chrysler, Ford, GM), han cambiado por autos europeos (Volvo, BMW, Audi). Como resultado de esto, los detallistas se deben permitir cierta flexibilidad en el manejo de los inventarios para contrarrestar los cambios en las preferencias de los clientes.

• Cumplir con las expectativas de los clientes no sólo en productos y precio, sino también en SERVICIO.


Tercera etapa (3)

• Los factores antes mencionados han provocado que el comercio detallista busque nuevas formas de atacar las circunstancias actuales, entre otras, la administración del inventario por categorías. En concepto una categoría será un grupo de productos enfocados a una necesidad del consumidor, la cual ofrecerá al cliente una gama diversa de productos que tendrán diferentes márgenes, precios, desplazamiento, etc. Esto complicará en gran medida la continuación del método detallista como herramienta de la administración.

• Al hablar de categorías, más que un concepto de administración, hablamos de una forma de mercadeo. En la etapa anterior, la forma de ofrecer los productos al consumidor era con el fin de “empujarlos” para que éstos se desplazaran.

• Evolución de la demanda, (“Consumidor selectivo”). Ahora, la idea fundamental es ofrecer una variedad de artículos para la satisfacción de una necesidad, moda, lujo, etc. En otras palabras, hay que hacer que el inventario sea lo que el consumidor -cada vez más inteligente-, espera consumir (“Pull”).


Tercera etapa (4)

• Bajo este concepto la información necesaria para la administración del inventario, más que estar basada en el desempeño interno de la organización, requiere conocer las preferencias de los consumidores hacia ciertos artículos, ahora las necesidades y preferencias del cliente/consumidor son el corazón del comercio y la información por artículo el sistema circulatorio que hace funcionar al negocio.

• La necesidad de este tipo de información señala un camino, “El costo identificado”.


Resumen de las etapas

Primera etapa

• Bajo nivel de variedad de productos

• Tecnología limitada

• Necesidad de información menor

• Inventarios físicos y diferencias de inventarios

Segunda etapa

• Mayor número de artículos

• Crece la variedad de los artículos pero se pueden agrupar en familias, por características similares

• Enfoque de “Push”

• Necesidad de información del desempeño interno, administrar el “Push”

• Mejor base tecnológica, pero poca capacidad para manejar grandes volúmenes de información

Tercera etapa

• Incremento no sólo en el número de artículos, sino también en la diversidad de los mismos

• Enfoque del “Pull”

• Necesidad de información por gustos y tendencias del consumidor

• Incremento en las capacidades tecnológicas

• La satisfacción del cliente es la prioridad

• Mayor competencia

• Modas cambiantes


Costo identificado

• La gran barrera que el comercio detallista había enfrentado para poder realizar la conversión a costo identificado ha sido tecnológica, la imposibilidad de administrar gran volumen de información. El avance tecnológico de la última década ha permitido que las compañías consideren de una forma más real la conversión al método de costo identificado.

• En la actualidad algunos detallistas ya nacen con el método de costo identificado y otros, los jugadores ya establecidos, se enfrentan a la disyuntiva del cambio.

• Los sistemas de información deben, al menos, permitir lo siguiente para una conversión exitosa:


Conversión a costo identificado

• Características de los sistemas:

– Identificación unitaria del costo de los artículos al momento de recepción de la mercancía

– Conservación de un archivo maestro de artículos en donde se archiva no sólo el costo y precio de venta de los mismos, sino también las características específicas como:

– Talla– Modelo– Color– Contenido– Etcétera


Conversión a costo identificado (2)

• Características de los sistemas (2):

– La identificación y descarga de los artículos y sus especificaciones unitarias al pasar por el punto de venta.

– Mantenimiento de datos por el periodo sujeto a devolución por parte de los clientes y a los proveedores.

– Conservación de los registros por proveedor en los artículos iguales surtidos por diferentes proveedores.



• Efectos contables

– Ejemplificando el impacto financiero de esta conversión, analicemos el siguiente supuesto:

10 artículos a un costo de $100 y un precio de venta de $150

Inventario final

5 artículos vendidos con una rebaja de $5010 artículos en inventario final con una rebaja de $50

Rebajas

15 artículos a un precio de $2005 artículos a un precio de $150

Ventas

20 artículos con un costo de $100 y precio de venta de $200

Compras

10 artículos con un costo de $100 y precio de venta de $200

Inventario inicial



• Efectos contables

– La aplicación de ambos procedimientos sería como sigue:

Costo Venta Costo Venta

Inventario inicial 1,000 2,000 1,000 2,000

Compras 2,000 4,000 2,000 4,000

Inventario disponible para venta 3,000 6,000 3,000 6,000

% de costo 50% N/A

Ventas 3,750 3,750

Rebajas 750

Inventario final 750 1,500 1,000 750

Costo de ventas 2,250 2,000

Detallista Costo identificado



• Resumen

CostoDetallista Identificado

Ventas 3,750 3,750

Costo de ventas 2,250 2,000

Margen de utilidad bruto 1,500 1,750

Inventario final 750 1,000 *

* El inventario final en el método de costo identificado resulta de artículos a un costo de $50.



• Como se puede observar, el efecto del cambio genera un beneficio en el estado de resultados; sin embargo, éste depende de cuál método sigue la compañía (habitual, puro). Otras consideraciones a tomar en cuenta será el método de actualización del costo de ventas (UEPS, PEPS).



Ventajas

• El enfrentamiento entre los ingresos y los costos es más preciso.

• Elimina la posibilidad de que las utilidades sean manipuladas por los comerciantes.

• Permite conocer el margen de utilidad bruta por artículo (SKU).• Se reconoce un ingreso adicional en el año de la conversión (Método Puro).• Efectos adicionales favorables en años posteriores son probables.



Desventajas• Es necesario un análisis adicional para cumplir con el principio contable de

“costo mercado el menor”.• Se requiere la acumulación de información a costo, lo que es complejo.

Razones para la conversión• Se evita manipular las rebajas para generar utilidades en el período• Se elimina el impacto de “promediar” generado por el método detallista.• Se reconocen utilidades en el año de conversión.



Problemática de la conversión• Durante la conversión existen ciertas consideraciones que hay que tomar en

cuenta, como son:

– La conservación del sistema detallista en paralelo durante la conversión.Importante debido a que en el costo detallista cierta información relevante como las rebajas no lo es en el costo identificado. Normalmente la conversión es por zonas o áreas geográficas y durante el tiempo de la conversión se requerirá información de ambos métodos.Otra razón es que debido a la relevancia del cambio, éste deberá ser revelado en la información financiera, dando a conocer el efecto monetario del cambio.

– Valuación del inventario al momento del cambio

– La valuación del inventario durante las etapas intermedias Al coexistir ambos métodos, la información financiera referente al costo e inventario durante la conversión será crítica.

– Contabilización de mermas e inventarios físicosDurante la conversión la toma de inventarios físicos será una forma de verificar y probar el sistema.



– La infraestructura tecnológicaDebido al manejo de un paralelo, el volumen de información a conservar y administrar será tal, que quizá se requiera del arrendamiento de equipo de cómputo.

Otra razón tecnológica para la conversión• Algunas tecnologías como “bluetooth” harán que el intercambio de

datos en rangos cortos de distancias puedan transferir información de un dispositivo a otro, con instrucciones precisas. Imaginemos ir al supermercado y comprar un pescado congelado, el cual dentro de un dispositivo insertado dentro del empaque no sólo cuenta con la información del costo unitario, precio de venta y puntos de reabastecimiento, sino con las instrucciones precisas para podercocerlo en un horno de microondas el cual recibirá esta información a través de otro dispositivo igual, esto al salir del refrigerador del hogar, que al tiempo que lo descarga de su inventario, envía una posible orden de compra a través de un e-mail al usuario para re-surtir el refrigerador en el supermercado más cercano...


Conversión a costo identificado (11)• En Japón, las Compañías encargadas de la venta de etiquetas con este tipo de tecnologías

esperan invertir alrededor de 6 billones de yenes (550 millones de pesos aprox.) en estas tecnologías.

Otros datos• Al 31 de diciembre de 2002, el 82% ($20 mil millones de pesos) del inventario

de empresas del sector que cotizan en la BMV, se encuentra valuado con el método detallista. Del 18% restante, una parte no revelada también se maneja con el método de costo detallista.

Deloitte/Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C. A member firm ofDeloitte Touche Tohmatsu

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