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8/16/2019 Temas de Ayuda de Access

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:

Nombre del campo

Puede utilizar la propiedad Nombre del campo para especificar el nombre de uncampo dentro de una tabla. Por ejemplo, puede especificar "Apellidos" en un campo

que almacene los apellidos de los empleados dentro de la tabla Empleados.

Valor

Escriba un nombre de campo, siguiendo las reglas para nombres de objetos deMicrosoft Access. El nombre no puede duplicar ningún otro nombre de campo de latabla.

Nota Evite especificar un nombre de campo que entre en conflicto con los nombresde funciones o propiedades incorporadas en Microsoft Access, como la propiedad

Nombre (Name).

Comentarios

Microsoft Access identifica un campo por su nombre de campo. Una vez que seespecifica un nombre de campo en la vista ise!o de la tabla, se puede utilizar esenombre en epresiones, procedimientos de #isual $asic e instrucciones %&'.

ipo de Datos

Puede usar la propiedad ipo de datos para especificar el tipo de datos almacenadoen un campo de una tabla. (ada campo s)lo puede contener datos de un tipo.

Valor

'a propiedad ipo de datos puede tener los valores siguientes*

Valor ipo de datos Si!e

+eto

Predeterminado- +eto ocombinaciones de teto números,

as/ como números que no requieranc0lculos, como los números detel1fono.

2asta 344 caracteres o la longitud queindique la propiedad ama"o del campo

el menor de los dos valores-. MicrosoftAccess no reserva espacio para la parteque no se utiliza de un campo de teto.

Memo+eto etenso, o combinaci)netensa de teto números.

2asta 54.464 caracteres. %i el campo semanipula a trav1s de A7 s)lo se va aalmacenar en 1l teto números 8nodatos binarios9, el tama!o est0 limitadopor el de la base de datos-.


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#alor ipo de datos %ize

:um1rico

atos num1ricos utilizados en c0lculosmatem0ticos. Para obtener m0s informaci)n sobrela forma de establecer un tipo num1ricoespec/fico, vea el tema de la propiedad ama"o

del campo.

;, 3, < u = btes ;5btes si el valor de lapropiedad ama"odel campo es >d. de

r1plica-.?ec@a2ora

#alores de fec@a @ora para los a!os del ;BB alCCCC.

= btes.

(urrenc

#alores de moneda datos num1ricos utilizadosen c0lculos matem0ticos en los que est1nimplicados datos que contengan entre uno cuatro decimales. 'a precisi)n es de @asta ;4d/gitos a la izquierda del separador decimal @asta < d/gitos a la derec@a del mismo.

= btes.

Autonum1rico

:úmero secuencial incrementado de uno a uno-

único, o número aleatorio que Microsoft Accessasigna cada vez que se agrega un nuevo registroa una tabla. 'os campos Auto num1rico no sepueden actualizar.

< btes ;5 btes si elvalor de la propiedadama"o del campo es >d. la r1plica-.

%/:o#alores %/ :o, campos que contengan uno deentre dos valores %/:o, #erdadero?also oActivadodesactivado-.

; bit.

7bjeto 7'E

7bjeto como por ejemplo una @oja de c0lculo deMicrosoft Ecel, un documento de Microsoft Dord,gr0ficos, sonidos u otros datos binarios- vinculado

o incrustado en una tabla.

2asta ; giga bitelimitado por elespacio disponible en

disco-

2iperv/nculo

+eto o combinaci)n de teto númerosalmacenada como teto utilizada como direcci)nde @iperv/nculo. Una direcci)n de @iperv/nculopuede tener @asta tres partes*Texto* el teto que aparece en un campo ocontrol.Dirección* ruta de acceso a un arc@ivo ruta U:(-o p0gina direcci)n U'-.Subdirección* posici)n dentro del arc@ivo o

p0gina. Información de pantalla* el teto queaparece como informaci)n de @erramientas.

'a forma m0s sencilla de insertar una direcci)n de@iperv/nculo en un campo o control es @acer clicen el comando #iper$%nc&lo del menú Insertar.

(ada una de las trespartes del tipo dedatos @iperv/nculo puede contener @asta

3B


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#alor ipo de datos %ize

Asistentepara

búsquedas

(rea un campo que permite elegir un valor deotra tabla o de una lista de valores medianteun cuadro de lista o un cuadro combinado. Al@acer clic en esta opci)n se inicia el Asistente

para búsquedas, que crea un campo debúsqueda. Al salir del Asistente, MicrosoftAccess establece el tipo de datos bas0ndoseen los valores seleccionados en 1l.

+ama!o igual al del campoclave principal utilizado

para realizar la búsqueda@abitualmente < btes-.

Comentarios

'os campos de tipo Memo, 2iperv/nculo 7bjeto 7'E no se pueden indear.

S&'erencias

Utilice el tipo de datos Moneda para un campo que requiera m&cos clc&los relacionados con datos que tengan de uno a cuatro decimales. 'os campos de tipo dedatos Simple Doble requieren c0lculos en coma flotante. El tipo de datos Monedautiliza c0lculos en coma fija, que son m0s r0pidos.

Preca&ci*n (ambiar el tipo de datos de un campo despu1s de @aber introducidodatos en una tabla puede provocar un largo proceso de conversi)n de datos alguardar la tabla. %i el tipo de datos de un campo est0 en conflicto con el valor de lapropiedad ipo de datos cambiada es posible que se pierdan algunos datos.

Establezca la propiedad +ormato (+ormat) de modo que especifique un formato depresentaci)n predefinido para los tipos de datos :úmero, ?ec@a2ora, Moneda %/:o.

ama"o de Campo

Puede usar la propiedad ama"o del campo para establecer el tama!o m0imo delos datos almacenados en un campo de tipo +eto, :um1rico o Auto num1rico.

Valor%i la propiedad ipo de datos tiene el valor +eto, escriba un número entre B 344.El valor predeterminado es 4B.

%i la propiedad ipo de datos tiene el valor Auto num1rico, en ama"o del campo se puede establecer Entero largo o >d. de r1plica.

%i la propiedad ipo de datos tiene establecido :um1rico, las opciones de ama"odel campo sus valores se relacionan de la siguiente forma*

Valor Descripci*n (Description) Precisi*ndecimal

ama"o dealmacenamiento


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$teAlmacena números entreB 344 no admite fracciones-.

:inguna ; bte

ecimal

Almacena números entre F;BG6=F; ;BG6=F; .AP-Almacena números entre F;BG3=F; ;BG3=F; .M$-

3= ;3btes

>nteger Almacena números entre F63.H5= 63.H5Hno admite fracciones-. :inguna 3 btes

Enterolargo

Predeterminado- Almacena números entreF3.;


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fraccionarios se redondear0n al número entero m0s cercano, los superiores a63.H5H o inferiores a F63.H5= ser0n reemplazados por valores nulos.

:o es posible des@acer los cambios en los datos provocados por una modificaci)n dela propiedad ama"o del campo despu1s de @aberlos guardado en la vista ise!ode la tabla.

+ormato

Puede utilizar la propiedad +ormato (+ormat) para personalizar la forma en que losnúmeros, las fec@as, las @oras el teto se muestran e imprimen. Strin' de'ecturaEscritura.

expresión.+ormato (+ormat)

expresión equerida. Epresi)n que devuelve uno de los objetos de la lista Aplicar a.

Comentarios

Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formatopersonalizado mediante los s/mbolos de formato.

• 'a propiedad +ormato (+ormat) utiliza valores diferentes para tipos de datosdiferentes.

Para un control, puede establecer esta propiedad en la @oja de propiedades delcontrol. Para un campo, puede establecer esta propiedad en la vista ise!o de la

tabla en la secci)n Propiedades del campo- o en la vista ise!o de la ventana(onsulta en la @oja de propiedades Propiedades del campo-.

'a propiedad +ormato (+ormat) afecta s)lo a c)mo se muestran los datos. :oafecta a c)mo se almacenan los datos.

Microsoft Access dispone de formatos predefinidos para los tipos de datos?ec@a2ora, :um1rico Moneda, +eto Memo, %/:o. 'os formatos predefinidosdependen del pa/s o regi)n especificada al @acer doble clic en (onfiguraci)n regionalen el Panel de control de DindoJs. Microsoft Access muestra los formatos apropiados

para el pa/s o regi)n seleccionada. Por ejemplo, si est0 seleccionado In'l-s(Estados .nidos) en la fic@a /eneral, ;36


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S%mbolo Si'ni1icadoespacio- Muestra espacios como caracteres literales.

"A$("Muestra todo el contenido de las comillas tipogr0ficas como caracteresliterales.

ealiza la alineaci)n a la izquierda en lugar de la alineaci)n a la [email protected] ellena el espacio disponible con el siguiente car0cter.

O Muestra el siguiente car0cter como un car0cter literal. +ambi1n puedemostrar caracteres literales inclu1ndolos entre comillas tipogr0ficas.

8color 9Muestra los datos con el color especificado entre los corc@etes. (oloresdisponibles* :egro, Azul, #erde, Aguamarina, ojo, Magenta, Amarillo,$lanco.

:o puede mezclar los s/mbolos de formato personalizados para los tipos de datos:um1rico Moneda con los s/mbolos de formato de los campos ?ec@a2ora, %/:o, o+eto Memo.

(uando se @a definido una m0scara de entrada se @a establecido la propiedad+ormato (+ormat) para los mismos datos, la propiedad +ormato (+ormat) tienepreferencia al mostrar los datos, la m0scara de entrada se omite. Por ejemplo, sicrea una m0scara de entrada (ontrase!a en la vista ise!o de la tabla tambi1nestablece la propiedad +ormato (+ormat) para el mismo campo, a sea en la tablao en un control de un formulario, la m0scara de entrada (ontrase!a se omite losdatos se muestran según la propiedad +ormato (+ormat).

E2emplo

'os tres ejemplos siguientes establecen la propiedad +ormato (+ormat) medianteun formato predefinido*

Meate.?ormat "Medium ate"

Me+ime.?ormat "'ong +ime"

Meegistered.?ormat "Qes:o"

El ejemplo siguiente establece la propiedad +ormato (+ormat) mediante un formatopersonalizado. Este formato muestra una fec@a como* Ene ;CC4.

?ormsEmploees2ireate.+ormat "mmm "


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it&lo

Puede usar la propiedad %t&lo (Caption) para proporcionar informaci)n útil alusuario mediante de t/tulos sobre los objetos en distintas vistas*

• 'os t/tulos de campos especifican el teto de las etiquetas adjuntas a los

controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, sirvencomo encabezados de columna para los campos en la vista 2oja de datos deuna tabla o consulta.

• 'os t/tulos de formularios especifican el teto que aparece en la barra de t/tuloen la vista ?ormulario.

• 'os t/tulos de informes especifican el t/tulo del informe en la #ista preliminar.• 'os t/tulos de botones etiquetas especifican el teto que aparece en el control.

Strin' de 'ecturaEscritura.

expresión.Caption

expresión equerida. Epresi)n que devuelve uno de los objetos de la lista Aplicar a.

Valor

'a propiedad %t&lo (Caption) es una epresi)n de cadena que puede contener@asta 3.B


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establecido la propiedad Direcci*n De #iper$%nc&lo (#3perlin4Address) oS&bdirecci*n De #iper$%nc&lo (#3perlin4S&bAddress) del control.

Puede usar la propiedad %t&lo (Caption) para asignar una tecla de acceso a unaetiqueta o bot)n de comando. En el t/tulo, inclua un signo "R" inmediatamente antesdel car0cter que desee utilizar como tecla de acceso. Este car0cter aparecer0subraado. Puede presionar A'+ el car0cter subraado del control para desplazar elenfoque a dic@o control en un formulario.

S&'erencia

>nclua dos signos "RR"- en el valor de un t/tulo si desea ver un signo "R" en el tetodel t/tulo. Por ejemplo, para ver "Iuardar R %alir", debe escribir /&ardar 55 Salir en el cuadro de la propiedad %t&lo (Caption).

e6to de $alidaci*n

Utilice la propiedad e6to De Validaci*n (Validatione6t) para especificar unmensaje que se mostrar0 al usuario cuando se introduzcan datos que violen el valorde Re'la De Validaci*n (ValidationR&le) para un registro, campo o control.Strin' de 'ecturaEscritura.

expresión.Validatione6t

expresión equerida. Epresi)n que devuelve uno de los objetos de la lista Aplicara.

Comentarios'as propiedades Re'la De Validaci*n (ValidationR&le) e6to De Validaci*n (Validatione6t) no se aplican a controles de casilla de verificaci)n, bot)n de opci)no bot)n de alternar cuando se encuentran en un grupo de opciones. %)lo se aplican alpropio grupo de opciones.

>ntroduzca una epresi)n para el valor de la propiedad Re'la De Validaci*n(ValidationR&le) teto para el valor de la propiedad e6to De Validaci*n(Validatione6t). 'a longitud m0ima del valor de la propiedad Re'la De

Validaci*n (ValidationR&le) es 3B


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Puede establecer las propiedades Re'la De Validaci*n (ValidationR&le) e6toDe Validaci*n (Validatione6t) mediante*

• 'a secci)n Propiedades del campo de la vista ise!o de la tabla para una reglade validaci)n de campo-.

• 'a @oja de propiedades de una tablaS para ello, elija Propiedades en el menú

Ver en la vista ise!o de la tabla para una regla de validaci)n de registro-.• 'a @oja de propiedades de un control de un formulario.

Microsoft Access valida autom0ticamente valores según el tipo de datos de un campoSpor ejemplo, Microsoft Access no permite teto en un campo num1rico. Puedeestablecer reglas m0s espec/ficas mediante la propiedad Re'la De Validaci*n(ValidationR&le).

%i establece la propiedad Re'la De Validaci*n (ValidationR&le) pero no lapropiedad e6to De Validaci*n (Validatione6t), Microsoft Access muestra un

mensaje de error est0ndar cuando se infringe la regla de validaci)n. %i establece lapropiedad e6to De Validaci*n (Validatione6t), el teto introducido se muestracomo mensaje de error.

Por ejemplo, cuando se agrega un registro para un nuevo empleado, puede introduciruna propiedad Re'la De Validaci*n (ValidationR&le) que requiera que el valor delcampo ?ec@a inicio del empleado quede entre la fec@a de fundaci)n de la compa!/a la fec@a actual. %i la fec@a introducida no est0 en ese intervalo, puede mostrar elmensaje de la propiedad e6to De Validaci*n (Validatione6t)* "'a fec@a de inicioes incorrecta."

%i crea un control arrastrando un campo desde la lista de campos, la regla devalidaci)n del campo permanece en efecto, aunque no se muestra en el cuadro de lapropiedad Re'la De Validaci*n (ValidationR&le) del control en la @oja depropiedades. Esto se debe a que la regla de validaci)n del campo es @eredada por uncontrol dependiente de ese campo.

'as reglas de validaci)n de control, campo registro se aplican de la forma siguiente*

• 'as reglas de validaci)n establecidas para los campos controles se aplican

cuando se editan los datos el enfoque sale del campo o control.• 'as reglas de validaci)n para los registros se aplican al moverse a otro registro.• %i crea reglas de validaci)n para un campo un control dependiente del campo,

ambas reglas de validaci)n se aplican cuando se editan los datos el enfoquesale del control.

'a tabla siguiente contiene ejemplos de epresiones para las propiedades Re'la DeValidaci*n (ValidationR&le) e6to De Validaci*n (Validatione6t).

Propiedad Re'la De Validaci*n(ValidationR&le)

Propiedad Validatione6t


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T B 'a entrada debe ser un valor distinto de cero.

;BBB 7 Es :ulo'a entrada debe estar en blanco o ser maor que;BBB.

(omo "AVVVV"'a entrada debe tener 4 caracteres comenzarpor la letra "A".

W;;C5W Q TW;;CHW 'a entrada debe ser una fec@a de ;CC5.

$úsq">d(liente", "(lientes",">d(liente ?orms(lientes

>d(liente"- Es :ulo

'a entrada debe ser un >d(liente eclusivo lasfunciones de agregado de dominio se permitens)lo para la validaci)n a nivel de formulario-.

%i crea una regla de validaci)n para un campo, Microsoft Access normalmente nopermite que se almacene un valor N&lo en el campo. %i desea permitir un valorN&lo, agregue "Es :ulo" a la regla de validaci)n, como en "T = 7 Es :ulo", asegúrese de que la propiedad Re7&erido (Re7&ired) est0 establecida en :o.

:o es posible establecer reglas de validaci)n de campo o registro para las tablascreadas fuera de Microsoft Access por ejemplo, d$A%E, Parado, o %&' %erver-. Paraeste tipo de tablas, puede crear reglas de validaci)n s)lo para controles.

E2emplo

El ejemplo siguiente crea una regla de validaci)n para un campo que permite s)lo laintroducci)n de valores maores de 54. %i se introduce un número menor de 54, semuestra un mensaje de error. 'as propiedades se establecen mediante la funci)nEstablecer #alidaci)n e (ampo.

im str+bl:ame As %tring, str?ld:ame As %tringim str#alidule As %tringim str#alid+et As %tring, intX As >nteger

str+bl:ame "(ustomers"str?ld:ame "Age"str#alidule " 54"str#alid+et "Enter a number greater t@an or equal to 54."intX %et?ield#alidationstr+bl:ame, str?ld:ame, Y str#alidule, str#alid+et-

?unction %et?ield#alidationstr+bl:ame As %tring, Y str?ld:ame As %tring, str#alidule As %tring, Y str#alid+et As %tring- As >nteger

im dbs As atabase, tdf As +ableef, fld As ?ield

%et dbs (urrentb %et tdf dbs.+ableefsstr+bl:ame- %et fld tdf.?ieldsstr?ld:ame- fld.#alidationule str#alidule fld.Validatione6t str#alid+etEnd ?unction


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El ejemplo siguiente utiliza la funci)n Establecer #alidaci)n e +abla para establecer la validaci)n anivel del registro con el fin de garantizar que el valor del campo ?ec@a fin es posterior al valor delcampo ?ec@a inicio.

im str+bl:ame As %tring, str#alidule As %tringim str#alid+et As %tringim intX As >nteger

str+bl:ame "Emploees"str#alidule "Endate %tartate"str#alid+et "Enter an Endate t@at is later t@an t@e %tartate."intX %et+able#alidationstr+bl:ame, str#alidule, str#alid+et-

?unction %et+able#alidationstr+bl:ame As %tring, Y str#alidule As %tring, str#alid+et As %tring- Y As >nteger

im dbs As atabase, tdf As +ableef

%et dbs (urrentb

%et tdf dbs.+ableefsstr+bl:ame- tdf.#alidationule str#alidule tdf.Validatione6t str#alid+etEnd ?unction

Inde6ado

Puede usar la propiedad Inde6ado para establecer un /ndice de un solo campo. 'os/ndices @acen que las consultas basadas en los campos indizados sean m0s r0pidas, tambi1n aceleran las operaciones de ordenaci)n agrupaci)n. Por ejemplo, si buscaempleados bas0ndose en un campo denominado Apellidos, puede crear un /ndice para

este campo para @acer m0s r0pida la búsqueda.

Valor

'a propiedad Inde6ado puede tener los valores siguientes*

Valor Descripci*n (Description):o Predeterminado- %in /ndice.%/ (on duplicados- El /ndice admite valores duplicados.%/ %in duplicados- El /ndice no admite valores duplicados.

%)lo puede establecer esta propiedad en la secci)n Propiedades del campo de la vistaise!o de la tabla. Puede establecer un /ndice de un solo campo estableciendo lapropiedad Inde6ado en la secci)n Propiedades del campo de la vista ise!o detabla. Para establecer /ndices formados por varios campos, abra la ventana /ndice@aciendo clic en el comando 8ndices del menú Ver.

%i agrega un /ndice de un solo campo en la ventana Zndices, Microsoft Accessestablecer0 %/ en la propiedad Inde6ado de ese campo.

Comentarios


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Puede usar la propiedad Inde6ado para buscar ordenar registros con un solocampo de una tabla. Este campo puede contener valores únicos o no. Por ejemplo,puede crear un /ndice con un campo denominado >dEmpleado para una tablaEmpleados en la que cada identificador de empleado sea único, o tambi1n un /ndicecon el campo :ombre, en el que algunos nombres pueden estar duplicados.

Nota :o es posible crear /ndices con los campos de tipo de datos Memo,2iperv/nculo u 7bjeto 7'E.

Puede crear tantos /ndices como precise. 'os /ndices se crean al guardar la tabla, seactualizan autom0ticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momentopuede agregar o eliminar /ndices en la vista ise!o de la tabla.

S&'erencia

Puede especificar teto utilizado @abitualmente al comienzo o al final de un nombrede campo como ">d", "c)digo" o "núm"- en la opci)n A&to inde6ar al importar o

crear de la fic@a ablas,Cons&ltas, que aparece al @acer clic en Opciones delmenú #erramientas. Al importar arc@ivos de datos que contengan ese teto en elnombre de sus campos, Microsoft Access crear0 un /ndice los mismos.

%i la clave principal de una tabla es un solo campo, Microsoft Access establecer0autom0ticamente la propiedad Inde6ado de ese campo a %/ %in duplicados-.

%i desea crear /ndices con varios campos, utilice la ventana Zndices.

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