TEMASTEMAS

DEBERES FUNCIONALES DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIADE LA SECRETARIA

EN AUSENCIA DEL JEFEEN AUSENCIA DEL JEFE

¿QUÉ HAGO?

DEBERES FUNCIONALES

Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro

Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo

Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA

1º

2º

3º

DEBERES FUNCIONALES

4º.-Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales.

5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe.

6º.-Deberá descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia.

DEBERES FUNCIONALES

Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades).

Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia).

Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto

8º

9º

7º

10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior.

11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a:

Leer o analizar todos los documentos. Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con

el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.

DEBERES FUNCIONALES

Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada.

Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario).

Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe

13º

14º

12º

Preparar y organizar junto al Jefelas reuniones, seminarios, clasesu otras actividades del Departamento

15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a

a) Atención a llamadas y horarios de su recepción.b) Días y horarios de atención a las visitas no programadas.

16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes.

17º.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc.

18º.-Confeccionar las actas de las reuniones. 19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.

DEBERES FUNCIONALES

Organizar las visitas, Organizar las visitas, coordinando con antelación todo coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito.lo necesario para su éxito.

Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida

21º

22º

20º

Mantener actualizados los Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos.conozca como acceder a ellos.

1. Reuniones

2. Vacaciones,

3. Enfermedad,

4. Otros problemas personales,

5. Viajes

6. Eventos

7. Clases

8. Compromisos sociales

El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas:

Siempre es responsabilidad de la Secretaria que el trabajo continúe con su ritmo habitual

(pone a prueba su capacidad ejecutora)

La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse correctamente en estas ocasiones, deberá cumplimentar sus tareas habituales y otras que más adelante se relacionan:

S. A. P

Ubicación del Jefe

Crear un sistema de Crear un sistema de atención y atención y prevención prevención (SAP) de (SAP) de emergencias en emergencias en cuanto a:cuanto a:

a)a) Cartas, memos, Cartas, memos, notas, etc., que notas, etc., que hayan sido hayan sido remitidos a otros remitidos a otros y que demanden y que demanden respuesta.respuesta.

b)b) LlamadasLlamadas

EN AUSENCIA DEL JEFE EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES ACTIVIDADES FUNCIONALESFUNCIONALES

Despachar cada día Despachar cada día al concluir el Jefe al concluir el Jefe

sus labores a fin de sus labores a fin de determinar que es determinar que es prioritario para su prioritario para su cumplimiento en la cumplimiento en la

próxima jornadapróxima jornada

Conocer la Conocer la ubicación exacta de ubicación exacta de

su Jefesu Jefe Esta información Esta información

sólo debe ser sólo debe ser manejada por la manejada por la

secretariasecretaria

Representar Representar a su Jefea su Jefe

c) c) Respuestas a dar por el Respuestas a dar por el superior a terceros antes de una superior a terceros antes de una fecha determinada.fecha determinada.d) Compromisos que conlleven d) Compromisos que conlleven una previa preparación.una previa preparación.e) Acuerdos de las reunionese) Acuerdos de las reuniones

S. A. P

S. A. P

EN AUSENCIA DEL JEFE EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES ACTIVIDADES FUNCIONALESFUNCIONALES

S. A. P

Llene los recuadros con otras actividades que usted realice

ESTÉ O NO EL

JEFE

ESTÉ O NO EL

JEFE

CRECIMIENTO

SEGURIDAD

DECISIÓN

AUTOCRÍTICA

DISCRESIÓNTACTO

NATURALIDADTOLERANCIA

EFICIENCIA

INICIATIVA

CUALIDADES QUE DEBEN PREVALECER EN LA SECRETARIA CUANDO EL JEFE SE

AUSENTA

INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya respuesta o solución sea conocida por Usted.

CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para hacerlo.

SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe.

DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como resolver.

AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!

EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y calidad.

NATURALIDAD: No aparente lo que no es.

TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas con las que se relaciona en sus labores y con las circunstancias en que se vea envuelta.

DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son sinónimos. Téngalo en cuenta.

TACTO: Sea diplomática en todo momento. No lo olvide.

Cont.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ

PRESENTE

17

Utilice palabras y maneras no agresivas.

Aprenda a identificar la gravedad de los

asuntos

Enfrente con diplomacia y tacto las situaciones difíciles

Resuelva el mayor número de ellas, siempre que sea

posible y apropiadoComprométase a solucionar la situación siempre que se pueda y hágalo con posterioridad

Técnicas

Si sabe que no hay solución inmediata,

no se comprometa, explique lo mejor que pueda e intente ganar la comprensión de su

interlocutor.

Que no queden asuntos

pendientes

Todo lo que requiera

verificación en detalles.

Técnicas (cont) Emplee Listas de Chequeo para :

Son una excelente

manera para poder verificar

el trabajo a realizar

Asuma las actividades que no

requieran la presencia

imprescindible del Jefe o que pueden

reducirse a su Visto Bueno o

aprobación.

Presente soluciones, no

problemas.

Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas esperen por su superior.

Evite malos entendidos e incomprensiones.

Si es imprescindible sugiera otro momento más propicio para solventar la situación.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont)

Logre un clima de cooperación adecuado intercalando con otros jefes las situaciones de trabajo.

Si aprende lo básico del trabajo de su Jefe y llega a dominar el vocabulario de su campo, los principios generales y sus aspectos éticos y sociales, sus posibilidades serán mayores y solucionará un sin número de dificultades sin su presencia.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont)

DE LO CONTRARIODE LO CONTRARIO

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