Indice

● CMS

● Introducción

● Apartados

● Ejemplos

● Actividades

● Practica Profesional

● Bibliografia

CMS

Introducción

● ¿Que es un sistema de gestión de información web?

Un sistema de gestión de archivos es el software que proporciona a los usuarios y aplicaciones servicios para el uso, acceso y control de accesos, tanto de archivos como directorios.

● ¿Con un navegador web es suficiente para acceder al sistema de gestion de archivos web?

Si.

● ¿Se puede crear diferentes usuarios en un gestor de archivos web?

Si que se puede por que en un sistema de archivos pueden haber varios usuarios.

● ¿Se puede controlar que los usuarios vean unos ficheros y otros no?

Si gracias a los permisos.

Introducción

● ¿Se pueden almacenar diferentes tipos de documentos en un gestor de archivos web?

Si, se puede almacenados tipos de archivos: PDF y documento de texto.

● ¿Es posible organizar el contenido por carpetas en un gestor de archivos web?

Si se puede organizar los documentos mediante carpetas.

● ¿Se puede hacer búsquedas en el sistema de gestión de archivos web?

Si porque se pueden localizar y identificar los archivos gracias a la función de búsqueda.

Apartados

● Definición

● Tipos

● Instalación y configuración básica

● Navegación y operaciones básicas

● Carpetas

● DocumentosAdministración

Definición

● Los sistemas de gestión de archivos son aplicaciones informáticas que se utilizan par el almacenamiento, clasificación y recuperación de documentos.

● La gestión de documentos se lleva a cabo en todas las empresas y el objetivo principal es conseguir gestionar y tratar la información que se genera directamente.

Tipos

● Se pueden clasificar dependiendo del Lenguaje de programación en que se desarrollen, el tipo de licencia bajo la que se distribuyen y los sistemas de gestión de bases de datos que soporten:

● Knowledgen Tree: se distribuyen bajo dos licencias, propietaria y GPL. Desarrollado en PHP soporta el gestor de base de datos MySQL. Se puede instalar sobre LAMP o WAMP.

● Alfresco: tiene dos licencias GPL y comercial, desarrollado en java. Se puede instalar en Linux y Windows.

● LogicalDOC: Sistema de gestión documental para plataformas windows, Linux y Unix. Tiene una licencia propietaria

Instalación y Configuración básica

Para la instalación son necesario los siguientes pasos:

● Desinteresar el fichero de instalación.

● Descomprimir.

● Instalar.

● Configurar al asistente de instalación.

Los elementos que normalmente será necesario tener instalados son:

● Un servidor web.

● Un sistema de gestor de base de datos.

● Un interprete de lenguaje de programación.

● Tener instalada una suiteofimatica como OpenOffice.

Navegación y operaciónes básicas

● En Windows y Linux atraves de las carpetas nos movemos por el sistema hasta llegar a un documento. En los sistemas de gestión de archivos se pueden crear carpetas, documentos, copiar, eliminar, asignar usuarios y permisos, etc. Ademas de las operaciones básicas, también se pueden cambiar las configuraciones del sistema.

● Los elementos que permiten navegar por el sistema son lo mismo que en los navegadores: las barras de herramientes, los botones, los menús, etc.

Carpetas

● Las carpetas sirven para organizar los documentos dentro de un sistema; pueden contener ficheros y también otras carpetas.

● Es fundamental que el sistema de gestión de archivos que escojamos tenga las siguientes funcionalidades. Controlar y limitar el acceso a las carpetas es una medida de seguridad muy importante.

● Funciones:

● Los documentos pueden estar en diferentes estados y cuando un documento pasa de un estado a otro se puede decir que ha sufrido una transformación.

● Los permisos se utilizan para permitir o registrir el acceso a los documentos para determinados usuarios o grupos.

Documentos

Cualquier archivo puede formar parte de un sistema de gestión de archivos web, en ocasiones es necesario instalar algún tipo de plugin para poder tratar determinadas extensiones de ficheros.

● Subir documentos: se añaden al sistema de distintas maneras, se pude subir desde la misma aplicación, también por FTP u otro protocolo que permita enviar ficheros a un servidor.

● Metadatos se define como “información sobre información”. Los metadatos son datos que añaden información a los documentos, versión y cualquier otra información relevante. Los puede crear el propio sistema y la información puede ser: cuando se creó un archivo, qué lo creo, el tamaño y la extensión del archivo, etc.

● Indexación: es un proceso que realiza los sistemas gestores del documento mediante el cual se crean indices sobre los documentos. El funcionamiento de es similar al indice de un libro, se busca un concepto y un vez encontrado se va a la página que indica el indice.

Administración

● Hay tareas que solo pueden hacer los administradores. Algunas de estas tareas son:

● Formas de autentificarse en el sistema.

● Crear usuarios y grupos.

● Realizar cambios en la apariencia del sitio.

● Asignar permisos y funciones.

● Configuración de metadatos.

● Añadir otros parámetros de búsqueda e indemnización

● Realizar copias de seguridad.

● Algunos gestores te ofrecen la posibilidad de activar la opcion modo administrador que permite realizar operaciones como borrar documentos y eliminar usuarios.

Administración

● La autentifica es el método que se utiliza para añadir usuarios al sistema. Puede ser de dos maneras interna y externa; la interna sería desde el propio sistema de gestión de archivos web, y la externa utilizando un sistema de como el directorio activo u otro sistema LDAP.

● Los usuarios son quienes utilizan el sistema de gestión de archivos, añaden, buscan, recuperan documentos...

● Algunos sistemas de gestión de archivos web permiten:

● Crear cuentas de usuarios desde el menú de administración del propio sistema.

● Listar todos los usuarios del sistema.

● Habilitar o deshabilitar usuarios y eliminarlos.

● Importar y exportar usuarios.

● Asignar permisos.

Administración

● Grupos: para facilitar el control y administración de usuarios, se crean grupos de usuarios, los cuales engloban un conjunto de usuarios con características similares.

● Los complementos son programas que añaden nuevas funcinalidades al sistema. El sistema de instalación depende del sistema de gestion de archivos web que estemos utilizando.

● Algunas funcionalidades que pueden tener los complementos son:

● Conversiones de documentos PDF.

● Cambio de idioma.

● Vista preliminar de documentos.

Ejemplo 1

● Instalacion de KnowledgeTree. Ya esta instalado y esta es la pagina principal.

Ejemplo 2

● Canvio la contraseña

Ejemplo 3

● Asignar funciones a las carpetas.

Ejemplo 4

● Asignar permisos a las carpetas.

Ejemplo 5

● Añadir un documento.

Ejemplo 6

● Metadatos.

Ejemplo 7

● Administración del sistema.

Ejemplo 8

● Autentificación.

● Configuración>seguridad y autentifican

Ejemplo 9

● Crea un usuario en KnowledgeTree.

● Configuración>usuarios y grupos>añadir un nuevo usuario.

Ejemplo 10

● Crea un grupo en KnowledgeTree.

● Configuración>usuarios y grupos>añadir un nuevo grupo.

Ejemplo 11

● Actualizar los Plugins.

● configuración>flujos del trabajo.

Actividad 1

● Aquí se ven las carpetas que estavan creadas.

Actividad 1

● Estoy creando la carpeta.

Actividad 1

● La carpeta ya esta creada.

Actividad 2

● Estoy añadiendo un documento.

Actividad 2

● Escrivo mi nombre y guardo el documento.

Practica profesional

● Instalacion de Alfresco.

● Me registro para poder descargarmelo.

Practica profesional

● Me he registrado y la cuenta esta creada.

Practica profesional

● No pude continuar no se por que.

Bibliografia

● EL libro.

● Wikipedia.

● https://gmail2315.knowledgetree.com/001

● https://my.alfresco.com/share/-default-/page/type/login?error=true