tema iii fases del proceso de contratación

Chiclayo diciembre 2013

Mg. Gisela Zelada Cortez

Gerencia de Adquisiciones y

Contrataciones Asignatura

Gerencia de Adquisiciones y Contrataciones

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Índice Pág.

“Fases del Proceso de Contratación”

TEMA 3: ETAPAS DE UN PROCESO DE CONTRATACIÓN

Introducción al tema

Aprendizajes esperados: Capacidad / Actitudes

Mapa conceptual referido al tema

Desarrollo de los contenidos de aprendizaje 3.2. ¿Cuáles son las etapas de un proceso de contratación?

3.2.1. Fases de la contratación

3.3. ¿Qué es un Proceso de selección?

3.3.1. Procesos de Selección.- Tipos

3.3.2. Etapas del proceso de selección 3.3.2.1. Convocatoria 3.3.2.2. Registro de participantes 3.3.2.3. Consultas y observaciones 3.3.2.4. Integración de bases 3.3.2.5. Presentación de propuestas 3.3.2.6. Evaluación y calificación de propuestas 3.3.2.7. Buena pro

3.3.3. Solución de Controversias

3.3.4. Registro de información en el SEACE.

Bibliografía

Lecturas o recursos recomendadas

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Tema 3

Fases del Proceso de Contrataciones del Estado

En este tema trataremos todo lo referente a las fases sucesivas del proceso de Contrataciones del

Estado dentro del procedimiento de contratación ordinaria, en donde se distinguen las siguientes fases:

Fase interna en la que se realizan la programación de las necesidades de cada entidad y todos

los actos preparatorios previos a la ejecución del proceso de selección como son la disponibilidad de recursos, la fuente de financiamiento, expediente de contratación, comité

especial y las bases debidamente aprobadas.

Fase pública o fase de selección que es la relacionada al desarrollo del proceso de seleccionar

al proveedor de los bienes, servicios u obras que se encargará de suministrar o facilitar lo requerido en dicho proceso.

Fase de ejecución contractual y liquidación, relacionada con el cumplimiento de la contratación de las partes contratantes.

De acuerdo al contenido de este tema desarrollaremos la Fase pública o de Selección en la que trataremos los tipos de procesos de selección, así como sus etapas. Se expondrá con detalle los procedimientos que deben emplearse de acuerdo a lo establecido en la normativa de contrataciones del estado, en relación a los procesos de selección.


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Esquema referido al tema

3.1 Concepto y etapas del proceso de selección

3.1.1 ¿Qué es un proceso de selección?

El proceso de selección es un conjunto de actos administrativos y de gestión realizados

de manera sucesiva, que tiene como finalidad la selección de un proveedor, el cual puede ser una persona natural o jurídica que se encargará de suministrar los bienes, brindar un servicio o ejecutar una obra, para la satisfacción de las necesidades de la entidad convocante. Para ello deberá seguirse el procedimiento establecido en la normativa sobre contratación pública.

Este proceso de selección forma parte de la fase pública dentro del proceso de contrataciones.

Todo proceso de selección, conlleva el desarrollo del procedimiento administrativo mediante el cual la entidad pública convocante, invita a los proveedores que se


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encuentran en el mercado a presentar sus propuestas, las mismas que deberán ser evaluadas por un comité seleccionado previamente para elegir la mejor propuesta.

Al respecto, el Anexo Único de Definiciones del Reglamento señala que el proceso de selección es “un proceso administrativo especial conformado por un conjunto de actos administrativos, de administración o hechos administrativos, que tiene por objeto la selección de la persona natural o jurídica con las cual las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratación de bienes, servicios o la ejecución de una obra”.

3.1.2 Tipos de proceso de selección

De acuerdo a las normas vigentes en contratación pública los tipos de procesos de selección son:

Licitación Pública: Se convoca para la contratación de bienes y obras, según los márgenes establecidos en las normas presupuestarias del año en curso. Se designará a un comité especial para conducir el proceso.

En el caso que una licitación pública se declare desierta, se convocará a un proceso de menor cuantía.

En las licitaciones públicas y en los concursos públicos, entre las fechas de convocatoria y de presentación de propuestas no deberán mediar menos de 22 días hábiles a partir del día siguiente de la publicación de la convocatoria en el SEACE; asimismo entre la integración de bases y la presentación de propuestas no podrán mediar menos de 5 días hábiles, contados desde el día siguiente de publicadas las bases integradas del proceso.

Concurso Público: Se convoca para la contratación de servicios, según los parámetros establecidos en las normas presupuestarias del año en curso. Al igual que para la licitaciones, se designará un comité especial para conducir el proceso.

En el caso que un concurso público se declare desierta, se convocará a un proceso de menor cuantía.

Adjudicación Directa: Se convoca para la contratación de bienes, servicios y

ejecución de obras, según los márgenes establecidos en las normas presupuestarias. Puede ser pública o selectiva.


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Adjudicación de Menor Cuantía: Proceso que se aplica a las contrataciones que realice la Entidad, cuyo monto sea inferior a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley de Presupuesto del Sector Público para los casos de Licitación Pública y Concurso Público.

El artículo 19º del Reglamento ha previsto que este tipo de proceso se aplicará también para los siguientes supuestos:

La contratación de expertos independientes para que integren los Comités Especiales; y

Los procesos declarados desiertos, cuando corresponda, de acuerdo a lo establecido en el artículo 32º de la Ley de Contrataciones del Estado.

En el caso de contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto principal del proceso de selección se determinará en función a la prestación que represente la mayor incidencia porcentual en el costo.

De acuerdo a las normas de contratación pública el monto mínimo para poder aplicar la normativa de contratación pública equivale a tres (03) UIT, tal como lo dispone el artículo 3º, numeral 3.3, literal h) de la Ley de Contrataciones.

La aplicación de los distintos tipos de proceso se realiza como ya hemos mencionado de acuerdo al objeto de contratación y al monto del valor referencial de dicho objeto, ya sea bienes, servicios u obras.

En el siguiente cuadro se muestra los montos establecidos para cada tipo de procesos de selección de acuerdo a los límites establecidos en la ley de presupuesto para el año 2013:

Año fiscal 2014

PROCESO DE SELECCIÓN BIENES SERVICIO OBRAS

LICITACIÓN PÚBLICA ≤ 400 000 ≤ 1'800 000

CONCURSO PÚBLICO ≥ 400 000

ADJUDICACIÓN DIRECTA

PÚBLICA < 400 000

> 200 000

< 400 000

> 200 000

< 1' 800 000

> 900 000

SELECTIVA ≤ 200 000

≥ 40 000

≤ 200 000

≥ 40 000

≤ 900 000

≥ 180 000

MENOR CUANTÍA < 40 000

> 11 400

< 40 000

> 11 400

< 180 000

> 11 400

Ley Nº 30114 Ley De Presupuesto Del Sector Público Para El Año Fiscal 2014

Art. 19° RLCE aprobado mediante D.S.N° 184-2008-EF

Decreto Supremo 304-2013-EF


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3.1.1 Etapas del proceso de selección

Los procesos de selección contendrán las etapas siguientes, salvo las excepciones establecidas en la normativa vigente:

1. Convocatoria.

2. Registro de participantes.

3. Formulación y absolución de consultas.

4. Formulación y absolución de observaciones.

5. Integración de las Bases.

6. Presentación de propuestas.

7. Calificación y evaluación de propuestas

8. Otorgamiento de la Buena Pro.

En los procesos de Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía para obras y consultoría de

obras se fusionarán las etapas 3 y 4. Asimismo, en los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para

bienes y servicios no se incluirán en el proceso las etapas 3, 4 y 5. (Art. 22° RLCE).

1. Convocatoria.- Es el acto mediante el cual la entidad convocante invita, de acuerdo al tipo de proceso, a determinados proveedores para que participen en un proceso de selección. Esta convocatoria se deberá indicar de manera obligatoria lo siguiente: La identificación de la entidad, su domicilio y RUC. La identificación del proceso de selección. La indicación de la modalidad de selección, de ser el caso. La descripción básica del objeto del proceso. El valor referencial. El lugar y la forma en que se realizará el registro de participantes. El costo del derecho de participación. El calendario del proceso de selección. El plazo de entrega requerido o de ejecución del contrato. La indicación de los instrumentos internacionales bajo cuyos alcances se encuentra cubierto el

proceso de selección, de ser el caso.

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La convocatoria de todos los procesos de selección se realizará a través del SEACE. Al realizar el registro de la convocatoria, deberá registrarse las Bases y, cuando corresponda, el resumen ejecutivo. Solo en el caso de las Adjudicaciones de Menor Cuantía, se podrán cursar invitaciones a uno (1) o más proveedores, según corresponda, en atención a la oportunidad, al monto, a la complejidad, envergadura o sofisticación de la contratación, bajo sanción de nulidad.

En el caso de las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, además de las Bases deberá registrarse un resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, bajo sanción de nulidad. (Art. 50° RLCE).

2. Registro de participantes

La persona natural o jurídica que desee participar en un proceso de selección deberá registrarse como participante conforme a las reglas establecidas en las Bases. Deberá acreditar que cuenta con la inscripción vigente en el RNP, en el registro materia del objeto contractual que se convoca y pagar el derecho de inscripción correspondiente.

El registro de participantes se efectuará el día siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día después que hayan quedado integradas las Bases. En el caso de los participantes representados por

un consorcio, bastará que se registre uno de sus integrantes.

3. Formulación y absolución de consultas

En esta etapa, los participantes podrán solicitar la aclaración de cualquiera duda acerca de las Bases del proceso. El comité especial absolverá las consultas y las notificará en el plazo previsto en el calendario del proceso.

Cabe indicar que la formulación de una consulta no puede constituir un cuestionamiento a las Bases, ya que esta constituye una etapa en la que el participante requiere la opinión o juicio del Comité Especial sobre la interpretación que realiza sobre algunos aspectos de las Bases. Las respuestas serán consideradas como parte integrante de las Bases y del contrato.

4. Formulación y absolución de observaciones

Las observaciones son cuestionamientos a las bases del proceso por incumplimiento de las condiciones mínimas requeridas para todo proceso de selección por las normas de contratación pública.

Estas observaciones deberán ser absueltas de manera fundamentada y sustentada por el comité especial a cargo del proceso de selección, y deberán ser notificadas en el plazo establecido en las bases de cada proceso.

5. Integración de las bases

Esta etapa consiste en la publicación obligatoria de las bases del proceso en la que se incorporas las modificaciones dadas por correcciones, aclaraciones y/o precisiones derivadas de la absolución de consultas y observaciones a las bases del proceso. Esto implica que las bases integradas quedarán como regla definitiva del proceso y no está sujeta a ninguna modificación posterior. La fecha de integración y su publicación será de acuerdo al calendario de las bases.

6. Presentación de propuestas

Esta etapa consta de los siguientes pasos:

Admisión de la propuesta.- Acreditar la documentación obligatoria requerida en las bases y en las disposiciones legales que regulan el objeto materia de la contratación.

Características técnicas.- Constituyen parte de las especificaciones técnicas o características fundamentales de los bienes, servicios u obras a ejecutar, condiciones, calidad y cantidad de los mismos.


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Presentación de documentos.- Todos los documentos que contienen información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación se presentarán en idioma castellano o acompañados de su traducción, efectuada por traductor público juramentado.; salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que podrá ser presentada en el idioma original. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.

La omisión de la presentación del documento o su traducción no es subsanable.

Forma de presentación de propuestas.- Las propuestas se presentan en dos (02) sobres cerrados:

Propuesta técnica

Se presenta en original y en el número de copias requerido por las Bases.

Propuesta económica

La propuesta económica sólo se presenta en original, el importe será expresado con dos decimales. Deberá contener todo concepto que tenga incidencia sobre el costo del bien incluido impuestos salvo exoneraciones.

Propuestas presentadas.- Puede ser en hojas simples o en formularios debidamente foliados y deben contar con el sello y rubrica del postor o representante legal.

Acto de presentación de propuestas.- Puede público o privado, dependiendo del tipo de proceso

Subsanación de propuestas

Únicamente podrán ser subsanados aquellos defectos de forma, tales como errores u omisiones en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta el plazo de subsanación es hasta dos día hábiles de notificados.

En la propuesta económica no cabe subsanación alguna por omisiones o errores en dicha propuesta; salvo por defectos de foliación y rúbrica de cada uno de los folios que componen la oferta.

7. Calificación y evaluación de propuestas

Se realiza en dos etapas:

Evaluación técnica, que tiene por finalidad calificar y evaluar el cumplimiento de requerimientos técnicos mínimos y los factores de evaluación que tienen la finalidad de premiar con puntaje a los postores que ofertan mejoras o superan lo solicitado por la Entidad.

Evaluación económica, que tiene por objeto calificar y evaluar el monto de la propuesta económica en términos y condiciones establecidos en las bases.

8. Otorgamiento de la Buena Pro.- Se realizará en acto público para todos los procesos de selección; a excepción de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, en las que podrá realizarse en acto privado. Los resultados del proceso de selección se darán a conocer a través de un cuadro comparativo, en el que se consignará el orden de prelación y el puntaje técnico, económico y total obtenido por cada uno de los postores.

3.2 Solución de controversias durante el proceso de selección

Las controversias en el proceso de selección, son las solicitudes y reclamos que formulan los postores en la etapa comprendida desde la convocatoria hasta la suscripción del contrato, resueltas por la entidad pública y en última instancia administrativa por el Tribunal de Contrataciones.


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3.2.1 Competencia

Es competencia del Tribunal de Contrataciones cuando se trate de procesos de selección de adjudicación directa pública, licitaciones públicas y concursos públicos, incluidos los procesos de menor cuantía cuando deriven de procesos declarados desiertos.

En los procesos de menor cuantía y en las adjudicaciones directas selectivas, corresponde dicha competencia al Titular de la Entidad.

La resolución que resuelva el recurso de apelación agota la vía administrativa.

El Titular de la Entidad puede delegar la potestad de resolver el recurso de apelación. El funcionario a quien se otorgue dicha facultad es responsable por la emisión del acto que resuelve el recurso.

3.2.2 Recurso de apelación

El recurso de apelación es un medio para cuestionar o impugnar las decisiones que adopte el Comité Especial, respecto del otorgamiento de la Buena Pro o actos anteriores a ella.

Mediante este recurso se pueden impugnar todos los actos administrativos dictados en el proceso de selección, desde la convocatoria hasta aquellos emitidos antes de la celebración del contrato.

- Mediante el recurso de apelación se pueden impugnar los actos dictados desde la convocatoria hasta antes de la celebración del contrato. Los actos dictados por el Comité Especial o el órgano encargado de las contrataciones, según corresponda, durante el desarrollo del proceso de selección.

- Los actos expedidos luego de haberse otorgado la Buena Pro y hasta antes de la celebración del contrato.

Por esta vía no se pueden impugnar las Bases ni su integración, así como tampoco las resoluciones o acuerdos que aprueben las exoneraciones.

El proceso de selección no puede suspenderse por un recurso de apelación interpuesto antes del otorgamiento de la Buena Pro.

3.2.3 Admisibilidad del recurso El recurso de apelación sólo puede interponerse luego de otorgada la Buena Pro. El Reglamento establece el procedimiento, requisitos y plazo para su presentación y resolución.

En el caso de Licitación Pública y Concurso Público, el plazo para interponer el recurso de apelación contra la Buena Pro o actos anteriores a su otorgamiento es de ocho (08) días


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hábiles siguientes de otorgada la Buena Pro; y contra actos posteriores a la Buena Pro, también es de ocho (08) días hábiles desde el día siguiente que se tomó conocimiento del acto a impugnar. (Art. 109° RLCE). En el caso de Adjudicación Directa Pública, Adjudicación Directa Selectiva y Adjudicación de Menor Cuantía, el plazo para interponer el recurso de apelación contra la Buena Pro o actos anteriores a su otorgamiento es de cinco (05) días hábiles siguientes de otorgada la Buena Pro; y contra actos posteriores a la Buena Pro, también es de cinco (05) días hábiles desde el día siguiente que se tomó conocimiento del acto a impugnar.

3.3 Registro de información relativa al proceso en el SEACE.

El Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado, es el sistema que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas.

Este sistema estará operado y administrado por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE.

El Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado desarrollado por el OSCE, surge como interface entre las entidades públicas y los proveedores del estado. El Estado promueve a través del SEACE mecanismo más eficientes y transparentes para la contratación pública.

En la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento se indica que OSCE desarrollará, administrará y supervisará el SEACE.

El SEACE fue diseñado para que funcione a través de Internet. Es un sistema que está montado en un centro de cómputo administrado por OSCE.

3.3.1 Obligatoriedad

Las Entidades estarán obligadas a utilizar el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), sin perjuicio de la utilización de otros regímenes especiales de contratación estatal, según se establezca en el Reglamento.

El Reglamento establecerá los criterios de incorporación gradual de las Entidades al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), considerando la infraestructura y condiciones tecnológicas que éstas posean o los medios disponibles para estos efectos.

3.3.2 Régimen de notificaciones

Todos los actos realizados dentro de los procesos de selección se entenderán notificados el día de su publicación en el SEACE.

3.3.3 Información del proceso que se debe registrar en el SEACE.

Convocatoria

Absolución de consultas y observaciones

Pronunciamientos del OSCE o el Titular de la Entidad a las observaciones

Bases integradas

Actas de evaluación de Propuestas y cuadros comparativos

Otorgamiento de la Buena Pro


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Consentimiento de la Buena Pro

Resumen de Contratos

Prórrogas o postergaciones de actos del proceso

Declaración de Desierto

Cancelación del Proceso de Selección

Resoluciones del Tribunal

3.3.4 Características del SEACE

Público: la información que el SEACE contiene es pública y es de libre acceso por cualquier institución, organismo o ciudadano que lo requiera.

Formal: Toda la información contenida en el SEACE tiene como sustento documentación física que obra en los archivos de la Entidad. En el caso de procesos electrónicos la información que los proveedores registran se guarda en la bóveda del sistema. Sujeto a las formalidades normadas por la Ley de Contrataciones del Estado.

Obligatorio: Todas las Entidades bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a registrar la información referida a las compras estatales que realicen en el SEACE.

Integral: En el SEACE se registra toda la información del proceso de contratación, desde su planificación en el Plan Anual de Contrataciones hasta la liquidación o conformidad del contrato suscrito. Registra información de las contrataciones del Estado, cualesquiera fuese su régimen.

Lecturas recomendadas

A continuación se ha insertado el siguiente link de la página web del OSCE, en el cual encontrarás el texto de la

LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/Documentos/legislacion/ley/Ley_de_Contrataciones_2012_web.pdf

Bibliografía

LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO, aprobado por Decreto Legislativo Nº 1017

Norma que contiene, las disposiciones y

lineamientos que deben observar las entidades del

sector público en los procesos de contrataciones de

bienes, servicios u obras y regula las obligaciones y

derechos que se derivan de los mismos.

LEY N° 29873 LEY QUE MODIFICA EL DECRETO LEGISLATIVO 1017 QU APRUEBA LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO.

http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/Documentos/legislacion/ley/Ley_de_Contrataciones_2012_web.pdf



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Direcciones Electrónicas

Perú. Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado OSCE (2009, setiembre). Ley de

Contrataciones del Estado y su Reglamento Concordado, aprobado por Decreto Legislativo

Nº 1017 [en línea]. Recuperado del 16 de febrero de 2013, de

http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/Documentos/legislacion/ley/Ley_de_Contrataci

ones_2012_web.pdf

La presente norma contiene las disposiciones y

lineamientos que deben observar las Entidades del Sector

Público en los procesos de contrataciones de bienes,

servicios u obras y regula las obligaciones y derechos que

se derivan de los mismos.



tema iii fases del proceso de contratación

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