PLANEAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

EL PRESUPUESTO EN LA EMPRESA

EL PRESUPUESTO EN LA EMPRESA -

CONTENIDOS -

Definiciones Funciones y Objetivos El Presupuesto en la Toma de Decisiones DirectivaCaso Ejemplo

Presupuesto como Gestión Operativa de Finanzas

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Clasificación y Principios para su elaboración

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1. El Presupuesto• Un presupuesto puede definirse como la presentación

ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado.

EL PRESUPUESTOFUNCIONES  Dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial.

OBJETIVOS Se pretenden lograr y controlar con elaborar, diseñar implementar los presupuestos, lo siguiente:

• Obtener una guía de acción• Permite comparar lo real con lo planificado• Evaluar la actuación de la compañía• Optimizar el empleo económico de los recursos• Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos

2. El Presupuesto en la Toma de Decisiones

Directiva

Desde siempre, la dirección de la empresa quiere ver los resultados financieros de sus operaciones y esto se hace a manera de grandes agregados con el presupuesto maestro entregado por la organización.

Los directores evalúan si los resultados (Presupuesto ejecutado o real) que se representan en valores monetarios están dentro de lo esperado (Presupuesto proyectado).

PRESUPUESTO: Relación de ingresos, egresos y utilidad o pérdida proyectada.

Elementos del Presupuesto• Integrador: Indica que toma en cuenta todas las áreas y

actividades de la empresa.

• Coordinador: Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.

• Operaciones: Uno de los objetivos principales de los presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos en los que se incurrirá.

• Recursos: No es suficiente conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignación, lo cual se logra con planeación financiera.

PLANEAMIENTO Y CONTROL DE UTILIDADES

(Esencia del control administrativo)TIPO DE CONTROL DEFINICIÓN

1CONTROL PRELIMINAR (a través de la alimentación

adelantada)

Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y tengan listos para iniciar las activ idades

2CONTROL COINCIDENTE

(a través de informes periódicos de desempeño)

Vigilar (mediante la observación personal de informes) las activ idades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y procedimientos en marcha

3CONTROL POR

RETROALIMENTACIÓN

Acción a posteriori (replanificación) concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las activ idades futuras.

Resultados Reales

Resultados Planificados

VariaciónRESULTADOS

REALES

RESULTADOS

PLANIFICADOSVARIACIÓN

RENGLONES CONTROLABLESVentas del Produto A

Unidades 206 200 6Monto $103,000 $100,000 $3,000

Ventas del Produto BUnidades 80 100 -20Monto $24,000 $30,000 -$6,000

Ventas Totales($): $127,000 $130,000 -$3,000GASTOS DE LA REGIÓN

Gastos de v iaje $16,000 $15,000 $1,000Gastos restantes $13,000 $11,000 $2,000Gastos totales: $29,000 $26,000 $3,000

CONTRIBUCIÓN DE LA REGIÓNVentas menos gastos $98,000 $104,000 -$6,000

DEL MES… ACUMULADO A LA FECHA…Región Suroccidental de ventas

Por el periodo de: Gerente: J. B. DoeINFORME DE DESEMPEÑO

CONCEPTOS

CENTRO DE RESPONSABILIDADE

SCentros de Inversión

Centros de utilidades

División Occidental

División Oriental

General Products Inc. Oficinas centrales

corporativas

Centros de costos

Dpto. de CORTE

Dpto. de MAQUILADO

Dpto. de ACABADO

Dpto. de EMPAQUE

Potter Company

Compañía X

Compañía Y

Compañía Z

3. CASO-EJEMPLO PRESUPUESTO Y

CONTROL DIRECTIVO( INSTITUCIÓN DE

SERVICIOS)

Proy MARZO

REAL Marzo

Diferenc. Soles

Acum Ene-Mar

Acum. Ene-Mar

VENTAS 2,569,300 316,256 297,675 -18,580 32.3% 829,314Mercaderias 68,000 7,706 7,848 142 26.9% 18,320Kiosco 23,000 2,706 2,598 -108 22.6% 5,195Otros 45,000 5,000 5,250 250 29.2% 13,125Servicios 2,501,300 308,550 289,828 -18,722 32.4% 810,994Matrícula 208,000 24,471 24,226 -245 100.0% 208,000Talleres de Verano 118,800 13,200 13,860 660 99.8% 118,503C.I. Alumno antiguo 2014 2013 21,000 2,625 2,310 -315 100.0% 21,000C.I. Alumno nuevo 123,900 14,576 16,034 1,458 90.6% 112,239Pensiones atrasadas 1,600 178 178 0 88.9% 1,422Pensiones 2,028,000 253,500 233,220 -20,280 17.3% 349,830INGRESOS DIV 14,400 1,694 1,706 11 48.0% 6,906Venta de activo 14,400 1,694 1,576 -119 47.1% 6,776Alquileres 0 0 130 130 130.0% 130INGRESOS FINANC 3,550 438 518 80 69.3% 2,458Recargo por mora 300 33 37 3 48.9% 147Int. Ctas plazo fijo. 3,000 375 450 75 75.0% 2,250Ganancia x dif cambio 250 29 31 1 24.7% 62TOTAL 2,587,250 318,388 299,899 -18,489 32.4% 838,679

-5.8%

Proyectado AÑO 2015

INGRESOS DIRECTAMENTE CONTROLABLES

Mar-15 AÑO 2015

CONTROL DIRECTIVO (Ingresos)

Proy MARZO

REAL Marzo

Diferenc. Soles

Acum Ene-Mar

Acum Ene-Mar

CORRIENTES 2,303,190 271,842 263,770 -8,072 32.9% 757,755Sueldos 2,012,400 235,529 227,980 -7,549 23.2% 466,880Directivos / Docentes / Adm 1,825,200 214,729 206,140 -8,589 22.6% 412,280vacac / CTS / Provisiones 187,200 20,800 21,840 1,040 29.2% 54,600Operativos 290,790 36,312 35,789 -523 100.0% 290,875Material Pedagógico 111,510 13,119 12,594 -525 100.0% 111,510Mantenimiento (Ferr / Lav ) 106,920 11,880 12,474 594 99.8% 106,653Servicios Públicos 40,500 5,063 4,455 -608 100.0% 40,500Seguros y suscripciones 18,900 2,224 2,446 222 90.6% 17,121Movilidad 12,960 1,440 1,440 0 88.9% 11,520Tributos 20,700 2,588 2,381 -207 17.3% 3,571GASTOS DIV 4,140 169 158 -12 16.4% 678Atenciones 1,440 169 158 -12 47.1% 678Alquileres 2,700 0 0 0 130.0% 0EGRESOS FINANC 495 57 61 4 35.7% 177Intereses pagados 225 25 28 3 48.9% 110Multas 0 0 0 0 0.0% 0Pérdida x dif cambio 270 32 33 2 24.7% 67TOTAL 2,307,825 272,068 263,988 -8,080 32.9% 758,609

-3.0%

AÑO 2015CONTROL DIRECTIVO (Egresos)

Proyectado AÑO 2015

EGRESOS DIRECTAMENTE CONTROLABLES

Mar-15

Acum. Ene-Mar

Acum Ene-Mar

Proy MARZO

REAL Marzo

Diferen. Soles

VENTAS 2,569,300 829,314 32.3% 316,256 297,675 -18,580INGRESOS DIVERS 14,400 6,906 48.0% 1,694 1,706 11INGRESOS FINANC 3,550 2,458 69.3% 438 518 80TOTAL 2,587,250 838,679 32.4% 318,388 299,899 -18,489

-5.8%CORRIENTES 2,303,190 757,755 32.9% 271,842 263,770 -8,072GASTOS DIVERSOS 4,140 678 16.4% 169 158 -12ERESOS FINANC 495 177 35.7% 57 61 4TOTAL 2,307,825 758,609 32.9% 272,068 263,988 -8,080

-3.0%80,070 -0.5% 35,910 -2.8%RESULTADO SEGÚN FECHA

CONTROL DIRECTIVO (Ingresos Egresos periódicos)Proyectado AÑO 2015

Ingresos-Egresos DIRECTAMENTE CONTROLABLES

Mar-15AÑO 2015

4. Presupuesto como Gestión Operativa de

Finanzas

Clasificación• Presupuesto de Ventas• Presupuesto de Producción• Presupuesto de Mano de Obra• Presupuesto de Materia Prima• Presupuesto de Costos de Fabricación• Presupuesto de Costo de Operaciones

CICLO DEL PRESUPUESTO• Elaboración• Aprobación• Ejecución• Control

Presupuesto de VentasEl pronóstico de ventas es el punto de apoyo del cual dependen todas las fases del plan de utilidades.• Presupuesto de Ventas = volumen de ventas estimado x

precio unitario esperadoVENTAJAS:* Mejorar la penetración en el mercado• Elevar la efectividad en ventas• Anticipar las peticiones del consumidor• Conocer la necesidad de nuevos productos• Saber de las estrategias de la competencia• Evaluar los canales de distribución• Anticipar pedidos a subcontratistas• Fijar el nivel de actividad del negocio• Dimensionar el equipo de ventas

Presupuesto de ProducciónEl presupuesto de producción determina el número de unidades por cada producto a fabricarse para satisfacer las ventas planeadas a través de niveles de inventarios apropiados y a los costos que permitan obtener beneficios esperados.Debe existir un equilibrio entre ventas, inventarios y producción para que el presupuesto cumpla con el objetivo de proveer los bienes o servicios en condiciones óptimas de cantidades y costos.

Presupuesto de producción = Ventas presupuestadas (unidades)

Presupuesto de Mano de Obra

• El presupuesto de mano de obra debe estar en armonía con la planificación realizada para la producción de unidades a fabricarse, razón por la cual es necesario que este presupuesto se realice especificando horas y costo de mano de obra por tiempo y por producto.

Presupuesto mano de obra = Producción presupuestada

x horas mano de obra por producto= Total horas mano de obra presupuestada x costo

por hora de mano de obra= Presupuesto de mano de obra

Desarrollo del Presupuesto de Mano de Obra

Se debe considerar los siguientes aspectos:• El tiempo necesario para fabricar una unidad de

producto• Costo de mano de obra que en presupuestos se

denomina tasa salarial.• El tiempo necesario esta dado por el Gerente de

producción a través de experiencias anteriores, estudio de tiempos y movimientos, tiempos estimados por los supervisores de producción o por la contratación de un grupo asesor externo.

• La tasa salarial resulta de la suma de los sueldos mas bonificaciones sociales, bonificaciones alcanzadas por contrato colectivo, todo esto dividido para las horas que tiene el mes.

Presupuesto de Materia Prima

• El presupuesto de compras de materia prima es uno de los primeros presupuestos de costos que debe prepararse, ya que las cantidades por compras y los planes de entrega deben establecerse rápidamente, para que los materiales estén disponibles cuando se necesiten.

• Por lo general se dispone de una hoja de especificaciones o formulación para cada producto que muestre el tipo y la cantidad de cada material directo por unidad de producción.

• Con base a esa lista, el departamento de compras prepara los programas de compras y entregas, los que deben estar en estrecha combinación con el presupuesto de producción y con los programas de entrega del proveedor.

• El presupuesto de suministros de materiales indirectos se incluye en el presupuesto de los costos indirectos de fabricación.

Presupuesto de Costos de Fabricación

En todas las actividades existen costos y cargos que se los puede identificar a que producto o servicio en particular corresponden, sin embargo, existe un grupo de costos y gastos (fijos y variables) que sirven para la producción, pero que su identificación específica respecto a qué producto o bien corresponde es difícil precisar. Si la administración desea eliminar distribuciones de los costos y gastos indirectos que provoquen bienes o servicios subsidiados en perjuicio de otros, se debe procurar definir criterios de asignación de costos que arrojen valoraciones de productos y/o servicios mas ajustados a la realidad, ya que sobre esa base se tomarán decisiones.A continuación se presentan grupos de costos que por su influencia e interpretación en los presupuestos requieren ser analizados en detalle:• Costos fijos, variables, semivariables• Costos directos e indirectos• Costos controlables y no controlables

Presupuestos de Gasto de Operación

1. Presupuesto de Gastos de Administración2. Presupuesto de Gastos de Comercialización3. Presupuesto de Gastos Financieros4. Flujo de Caja

Presupuesto de Gastos de Administración

El presupuesto administrativo incluye la función de la alta gerencia así como ciertas actividades de servicio tales como financieras, legales y de contabilidad. Las funciones que incluyen en el presupuesto administrativo varían según el tamaño de las compañías y sus estructuras de organización. Normalmente las grandes empresas mantienen sus propios departamentos legales, de auditoría interna, de impuestos, de seguros, mientras que las empresas pequeñas por lo general dependen de expertos ajenos a la empresa.

Presupuesto de Gastos de Comercialización

Este presupuesto englobará todos los gastos que por promoción administración comercial, venta directa o costos de la sección de expediciones se produzcan en la distribución de los productos.• Será imprescindible realizar una separación de los gastos

por naturalezas y con carácter departamental.• Promoción: publicidad y material de promoción• Red de ventas: sueldos y comisiones de la red de venta, y

demás gastos varios que los vendedores produzcan.• Administración comercial: sueldos, gastos de oficina,

suscripciones, etc., es decir todos los gastos comerciales de carácter administrativo y de apoyo a la venta directa.

• Expediciones: sueldos, transporte sobre ventas, embalajes y demás material auxiliar

Presupuesto de Gastos de Financieros

Es de carácter aleatorio y depende siempre de las necesidades financieras planteadas por los plazos de cobro y los plazos de pago.La previsión de gastos financieros recogerá los intereses de créditos y préstamos, los descuentos comerciales, los gastos de transferencias y las devoluciones de artículos.El presupuesto de gastos financieros podría establecerse en función de las ventas brutas y efectuarse así el reparto en función de las ventas presupuestadas por productos.Es difícil ejercer un correcto control de gastos financieros, ya que son muchas las variables susceptibles de provocar fluctuaciones. Las desviaciones serán un indicador de gestión financiera.

Flujo de CajaEl presupuesto de efectivo tiene mucho que ofrecer a la administración de una empresa para el desarrollo de la tarea de coordinación y conducción hacia la posición donde se logre alcanzar su máximo valor. Este presupuesto es desarrollado normalmente por el tesorero de la empresa, quien depende del director de finanzas, y tiene a su cargo la administración de la liquidez de la compañía.

Se podría definir el presupuesto de efectivo como un pronóstico de entradas y salidas de efectivo que diagnostica los faltantes o sobrantes futuros y, en consecuencia, obliga a planear la inversión de los sobrantes y la recuperación-obtención de los faltantes. Para una empresa es vital tener información oportuna acerca del comportamiento de sus flujos de efectivo ya que le permite una administración óptima de su liquidez y evitar problemas serios por falta de ella, que pueden ocasionar hasta la quiebra y la intervención por parte de los acreedores sobre todo en una época en la cual el recurso más escaso y caro es el efectivo. 

Objetivos del Flujo de Caja• Diagnosticar cual será el comportamiento del flujo de

efectivo a través del período o períodos de que se trate.• Detectar en qué períodos habrá faltantes y sobrantes de

efectivo y a cuánto ascenderán.• Determinar si las políticas de cobro y de pago son las

óptimas• Determinar si es óptimo el monto de recursos invertidos

en efectivo a fin de detectar si existe sobre o subinversión.

• Fijar políticas de dividendos en la empresa.

Frases“El único presupuesto bueno es el presupuesto equilibrado” Adam Smith

“La planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes” Peter Drucker

“Si quieres tener rendimiento dentro de un año, planta arroz; si lo quieres dentro de diez años, planta árboles; si lo quieres dentro de cien años, planta hombres” Refrán chino

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Presupuesto - Fundamentos

✓ Es la expresión cuantitativa de los objetivos estratégicos de la Gerencia. Por tanto, es un medio para controlar el progreso hacia el logro de tales objetivos.

✓ De esta manera, el presupuesto cuantifica las expectativas de la administración respecto de los ingresos futuros, flujos de efectivo y posición financiera. Estas expectativas surgen de una evaluación cuidadosa del futuro de la empresa.

✓ Es un plan de acción expresado en valores y términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas circunstancias previstas.

✓ Ayuda a “mantenerse en ruta”, a enfocarse en la misión.30

Proceso de Planeamiento Estratégicoy Presupuestal

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Niveles de Planificación

Condiciones Estructurales

Formulación de la Estrategia

Programación Estratégica Presupuesto

Ciclo de la Planificación

Corporativo

UEN

Funcional

VisiónMisión

Misión del Negocio

Directrices Estratégicas

Estrategias del Negocio

Estrategias Funcionales

Consolidación deEstrategias

ProgramasEspecíficos

ProgramasEspecíficos

Asign. de Recursos,Control

Ppto UENs

Ppto Funcionales

Consolidación dePresupuestos

Tipos de Presupuesto, según plazos

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Concepto Planificador Estratégico Planificador Presupuestario

Tiempo Mayor a un año Un año

Finalidad Objetivos a mediano plazo Objetivos y políticas a corto plazo

Jerarquía Alta Dirección Alta Dirección y UEN

Complejidad Muy compleja,muchas variables

Menor complejidad,menos variables

Actividad a controlar Resultados globales Desviaciones presupuestarias

Punto de Partida Análisis del entorno y tendencias

Planificación estratégica e información interna

Contenido Amplio, general, cualitativo Específico, detallado, cuantitativo

Información Externa e intuitiva Externa, interna y financiera

Grado de Predicción Alto Relativamente alto

Estructura de la decisión

No programadas e imprevistas Relativamente programadas

Presupuesto: Modelo Tradicionalvs Modelo Adaptativo

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CONCLUSIONES

• El presupuesto es una hoja ruta a seguir y si se desvía de lo esperado es mejor actuar a tiempo.

• Debe existir un buen manejo financiero y por lo tanto es muy importante el control presupuestal, sobre todo en la empresa privada.

• El control directivo del presupuesto está ligado al Planeamiento y Control de Utilidades (PCU) y se asigna centros de responsabilidad.

• El presupuesto Operativo de Finanzas es el que debe realizar cada área funcional y debe ser su guía de actuación en el ejercicio económico.

• El presupuesto maestro acumula presupuestos • Los presupuestos económicos son Ventas,

Producción y Compras.• Los presupuestos financieros son Caja y Capital.

REFERENCIAS

BIBLIOGRÁFICAS: • Welsch, G., Hilton, R. & otros. Presupuestos Planificación y Control 6ta.

Edición. Pearson Prentice Hall. México 2005

ARTÍCULOS:• Lorain, M. ¿Es el fin del presupuesto? Universidad Complutense de

Madrid 2008• http://pdfs.wke.es/3/1/9/4/pd0000023194.pdf

VIDEO:• Fernández, G. Elaboración de un presupuesto. https://www.youtube.com/watch?v=hxqqN2KuE60

MUCHAS GRACIAS

Por sus aportes y críticas