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Tema 3.- Comunicación• 3.1.- Introducción
– 3.1.1.-Definición.Comunicación Vs Información.
– 3.1.2.- Importancia de la comunicación
– 3.1.3.- Funciones de la comunicación
– 3.1.4.- Consecuencias de la no comunicación
• 3.2.- proceso de comunicación
• 3.3.- Factores que influyen en la comunicación
• 3.4.- Tipos de comunicación
• 3.5.- Barreras a la comunicación y formas de superarlas
• 3.6.- Plan de Comunicación interna
• 3.7.- Las nuevas tecnologías y su influencia en la comunicación
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3.1.- Introducción
– 3.1.1.-Definición.Comunicación VsInformación.
– 3.1.2.- Importancia de la comunicación– 3.1.3.- Funciones de la comunicación– 3.1.4.- Consecuencias de la no
comunicación
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3.1.- Introducción
• 3.1.1. Comunicación Vs Información• Intercambio de información entre un emisor
y un receptor (incluye la comprensión)
MENSAJE
E R CANAL
M E N S A J E
E R C A N A L
F E E D B A C K
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3.1.2.- Importancia de la comunicación
• Unión procesos de planificación, organización, dirección y control
• Aprovechamiento talentos
• Roles del gerente: (Mintzberg)
– Interpersonal
– Informativo
– Decisional
• 3.1.3.- Funciones de la comunicación• Informar
• Controlar
• Motivar
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• Papeles del gerente (Mintzberg):
• 1. Papeles interpersonales: representantes y líderes de su unidad organizacional interacción con subordinados, clientes, proveedores y colegas.
• 2. Papeles informacionales: busca de información de colegas, subordinados, etc. y diseminación de información importante.
• 3. Papeles decisionales: realización de proyectos, resolver conflictos, asignar recursos,
• en base a la información obtenida.
• Comunicación de las decisiones.
P l f d l d l i ió l
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3.1.4.- Consecuencias de la no comunicación
• No identificación del trabajador con la empresa
• Excesiva especialización de funciones• Dificultad adaptación avances tecnológicos• Sistema comunicación informal en contra
de la empresa
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ETAPAS DEL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
Codificación
Mensaje Codificado RETROALIMENTACIÓN
Transmisión
Recepción RUIDO Decodificación
EMISOR
RECEPTOR
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Proceso de comunicación
• 1.- Emisor – Todos los miembros de la organización
• 2.- Codificación– Conversión de la información– Necesidad de conocer la audiencia.
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• 3.- Desarrollo del mensaje• Sin mensaje válido no hay proceso
– Principio de primacía– Principio de recencia
• 4.- Transmisión del mensaje• Elección de medios de transmisión
– Métodos jerárquicos– M.introducidos por los enfoque participativos– M. Para facilitar retroalimentación– M.para desarrollar cultura interna.
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Ejemplos
Métodos jerárquicos o
adicionales:
Métodos introducidos por
los enfoques participativos
Métodos para facilitar
la retroalimentación
Métodos para desarrollar
la cultura interna
Notas de departamento Reuniones de intercambio .- Encuestas de opinión .- Revistas y periódicos
internos
Reuniones de trabajo .- Círculos de calidad .- Buzones de
sugerencias
.- Circulares
Entrevistas individuales .- Formación para la
comunicación
.- Entrevista anual con
el jefe inmediato
.- Cartas al personal
- Reuniones de y con la
irección
.- Equipos deportivos
Comunicaciones internas .- Tablón de anuncios
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• 5.- Recepción :• Esfuerzo de comprensión• Elemento motivador• Conducta poco valorada
C o m p o rtam ien to d e co m u n icac ió n
esc rib ir lee r h ab la r e scu ch a r
T iem p o d ed icad o a cad a co m p o rtam ien to
9 % 1 6 % 3 0 % 4 5 %
T iem p o d ed icad o a l ap ren d iz a je d e l co m p o rtam ien to
1 2 cu rso s esco la res
y u n iv ers id ad
8 cu rso s e sco la res y
fo rm ac ió n
co n tin u ad a
L o s tre s p rim ero s
añ o s d e v id a y
fo rm ac ió n
co n tin u ad a?
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• Actitud necesaria:– Actitud positiva– no anticiparse– demostrar interés– Dejar hablar– Escucha activa– Comprobación– Compartir responsabilidad
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• 6.- Decodificación:• Interpretación de los símbolos.
• 7.- Receptor : El que tiene que entender el mensaje
Lo que quiero decirLo que se decirLo que digoLo que oyen
Lo que escuchancomprendenAceptanRetienenHacen
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• 8.- Retroalimentación:• Completa proceso• R. no sólo verbal
• Ruido . Interferencia que afecta a alguna o algunas de las etapas del proceso.
• (mensajes contradictorios, malas interpretaciones,etc.
• Capacidad del canal : Límite en el volumen de información
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3.3.- Factores que influyen en la comunicación
• Canales formales de comunicación.– Distancia– ¿ Inhiben el flujo de información?
• Estructura de autoridad• Especialización de los trabajos• Propiedad de la información
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• A) En función del medio utilizado3.4.- Tipos de información
Método de
comunicación
Definición Ventajas Desventajas
Oral
Escrita (Incluida la
electrónica)
No verbal
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• En función de su procedencia• Formal• Informal
– Diferencias con la formal : (líneas de comunicación, temas, velocidad de transmisión)
– Cómo debe tratarse
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C) En función del sentido en el que circula
Gerente
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Vertical
• Descendente– En todas las
organizaciones– Instrucciones,etc– Necesaria – Peligro : exceso
información– Pérdida entre los
niveles– Lenta
• Ascendente– informes– Indispensable– Peores resultados que
la descendente– Estilo dirección ?– Sujeta a distorsiones
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Cruzada
• Horizontal– Personas de un mismo
nivel.– Canales informales.– Mejora coordinación– Equipos de trabajo,
círculos de calidad
• Diagonal– Diferente nivel
jerárquico.– Necesario informar a
los superiores
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3.5- Barreras a lacomunicación
Barreras personalesFiltros
Estilo de direcciónTemor a perder influencia
EmocionesHabilidad deficientes para
EscucharCredibilidad de la fuente.
Barreras semánticas
¿Qué ha dicho?
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Beneficios de saber escuchar (Robertson)
Eleva la autoestima del emisor.
Ampliación de vocabulario
Aprendizaje
Control de la situación (Expresamos más cosas)
Reducir situaciones de conflicto
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Conductas no productivas en la
escucha•Falta e interés sobre el tema•Fijarse demasiado en el exterior•Interrumpir•Concentrarse en los detalles•Idea preconcebida•Actitud corporal pasiva•Tolerar las distracciones•No escuchar lo que es difícil•Emociones•Ensoñaciones
Lugares desde los que escuchamos
Consejeros
Victimas(Control)
Jueces
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• Barreras físicas
• Estructura organizacional• Distancia geográfica• Presiones de tiempo• Sobrecarga en la comunicación
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• Filtros : manipulación deliberada o de forma inconsciente de la información , tanto por parte del receptor como por parte del emisor.
• Estereotipación.• Efecto halo• proyección• Expectabilidad.
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¿Cómo mejorar lacomunicación?
• Buscar retroalimentación.• Adaptarse al mundo y al lenguaje del
receptor• Usar distintos canales para reforzar un
mismo mensaje• Fomentar escucha activa• Reducir niveles en la organización• Transmitir el mensaje sin prisa• Formación en comunicación
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10
Plan decomunicacióninterna
P RO YECTO DEEMPRESA
POLÍTICA DECO MUNICACIÓN
DIAGNÓS TICO
DISEÑO DEL PLAN DE
CO MUNICACIÓN
INTERNA
PRESENTACIÓN
IMPLANTACIÓN
ESTRUCTURA DE
SEGU IMIENTO
F ORMACIÓNSENSIBILIZACIÓN
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3.7.- La tecnología y las nuevas formas de comunicación
* Información = Fuente primaria de poder Comunicación = medio para conservar el poder
(sistema computerizado central)
* Tecnología varía la forma de comunicación(Ordenador personal) control información
* Redes de ordenadores GROUPWARE (programa de software que permite compartir información y trabajar varias personas al mismo tiempo