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  • DIPLOMADO EN GERENCIA PBLICAGESTION POR PROCESOS

  • INTRODUCCIN AL SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS

  • 1. ISO 9000: ENFOQUE BASADO EN PROCESOSLos resultados deseados se alcanzan ms eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso.

  • 1. ISO 9001 y NTCGP 1000 : ENFOQUE BASADO EN PROCESOSLa entidad debe:

    Determinar los procesos que le permiten cumplir la funcin que se le ha asignado,Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos, asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces (y eficientes)Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos,Realizar el seguimiento, la medicin cuando sea aplicable y el anlisis de estos procesos, eImplementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.. YEstablecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfaccin del cliente y el logro de los objetivos de la entidad.

  • 2. EL CICLO PHVA Y LOS PROCESOSPAHVQu hacer?Cmo hacerlo?Hacer lo planificadoCmo mejorar laprxima vez?Las cosas pasaron segn lo planificado?

  • 2.1 LA PLANEACIN DE LOS PROCESOS

    Hoja1

    VISIN

    MISIN

    POLTICA

    SISTEMA DE GESTIN

    PROCESOS(Indicadores de Procesos)

    OBJETIVOS(Indicadores de Gestin)

    PRINCIPIOS / VALORES

    Hoja2

    Hoja3

  • 2.1 LA PLANEACIN DE LOS PROCESOS

    Hoja1

    VISIN

    MISIN

    POLTICA

    SISTEMA DE GESTIN

    PROCESOS(Indicadores de Procesos)

    OBJETIVOS(Indicadores de Gestin)

    PRINCIPIOS / VALORES

    Hoja2

    Hoja3

  • 2.1 LA PLANEACIN DE LOS PROCESOSMATRIZ DE ALINEACIN ESTRATGICA

  • 2.1 LA PLANEACIN DE LOS PROCESOSPLANEAR:

    Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin

  • 2.2 LA EJECUCIN DE LOS PROCESOSHACER:

    Implementar los procesos

  • 2.3 LA VERIFICACIN DE LOS PROCESOS

  • 2.3 LA VERIFICACIN DE LOS PROCESOSVERIFICAR:

    Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos, respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.

  • 2.4 EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOSCORRECCIN ACCIN CORRECTIVAACCIN PREVENTIVAACCIN DE MEJORAA PV H

  • 2.4 EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOSACTUAR:

    Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos

  • 3. BENEFICIOS DE UNA GESTIN POR PROCESOSAlineacin hacia directrices estratgicasFoco hacia necesidades de los grupos de intersBsqueda constante de satisfaccin de necesidades del cliente (interno o externo)Facilita el ciclo administrativoPermite una mayor creacin de valorContribuye a mejorar la competitividadMejora de la productividadReduccin de costos y tiemposPropicia el mejoramiento continuo

  • 5.El foco est en las REASESTRUCTURA FUNCIONALESTRUCTURA POR PROCESOSEl foco est en los PROCESOS

  • 5. ESTRUCTURA FUNCIONAL ESTRUCTURA POR PROCESOSELEMENTOS DE COMPARACIN

  • CMO SE PUEDE GESTIONAR UN PROCESO? Ante todo Hay que definirlo! Conocer sus productos (resultados / salidas) e insumos (entradas) Conocer sus componentes y variables internas (necesidad de personas y recursos) y sus mtodos de trabajo (polticas, procedimientos) Conocer sus interrelaciones con otros procesos Conocer sus indicadores y variables de desempeo actuales para verificar si el proceso cumple o no con los requisitos. Establecer los parmetros de seguimiento y medicin del proceso y de sus variables. Identificar desviaciones del proceso, oportunidades de mejora y analizar las causas de las mismas. Detectar las necesidades de acciones correctivas y preventivas. Implementar las acciones correctivas y preventivas. Verificar la eficacia de las acciones tomadas.

  • CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOSSE PUEDEN DEFINIR:Los procesos deben ser identificados, pueden ser documentados y los requerimientos y mediciones para cada proceso deben ser establecidos.

    SE PUEDEN REPETIR:Los procesos son secuencias de actividades repetibles, deben ser comunicados, entendidos y seguidos consistentemente.

    SE PUEDEN PREDECIR:Los procesos deben alcanzar un nivel de estabilidad que asegure que, si se siguen consistentemente las actividades del proceso, se alcanzarn los resultados deseados.

  • CLASIFICACIN DE LOS PROCESOSPAHV

    ESTRATEGICOS (PLANEACION)Determinan las directrices para el desempeo corporativo de los procesos segn la Formulacin Estratgica.MISIONALESNEGOCIOSon los directamente responsables de generar los productos (Bienes / servicios) para el logro de los Objetivos Estratgicos.SOPORTESuministran los recursos, servicios e informacin necesarios para el cumplimiento de los objetivos de cada proceso.EVALUACIONSon los responsables de realizar la verificacin a la planificacin y al cumplimiento de los objetivos corporativos y realizar la revisin gerencial para identificar acciones de mejoraACTUACIN(MEJORA)Son los responsables de aplicar las acciones de mejora y retroalimentar los procesos de planeacin.

  • NIVELES DE PROCESOS

  • 12432.12.22.32.1.12.1.22.1.32.1.2.12.1.2.2NIVEL 1NIVEL 2NIVEL 3NIVEL 4NIVEL 1NIVEL 2NIVEL 3NIVEL 4NIVELES DE PROCESOS

  • PROVEEDOREMPRESACLIENTENIVELES DE PROCESOS INTEREMPRESARIAL

  • MAPAS DE PROCESOSDIFERENTES TIPOS

  • Clientes y otras Partes interesadasClientes y otras Partes interesadas

  • MAPAS DE PROCESOS La cadena de valor de Porter

    Hoja1

    CADENA DE VALOR PORTER

    PROCESOS PRIMARIOS

    PROCESOS SOPORTE

    GESTIN DE COMPRAS

    DESARROLLO DE TECNOLOGA

    ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO

    INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

    MARGEN

    LOGISTICA INTERNA

    OPERACIN

    LOGISTICA EXTERNA

    MERCADEO Y VENTAS

    SERVICIO

    Hoja2

    Hoja3

  • EL CONCEPTO DE VALORSuma de los beneficios percibidos que el cliente recibe, menos los costos percibidos por l al adquirir y usar un producto o servicio.

  • ELEMENTOS DE UN PROCESOIDENTIFICACION BSICA:NombreObjetivoRequisitos (Cliente, Tcnicos, Legales, ISO)Lder del proceso / Equipo de trabajoFLUJOS DEL PROCESO:Subprocesos y actividades (PHVA)INTERRELACIONES CON OTROS PROCESOS Insumos - proveedores medios (Entradas)Productos - clientes - medios (Salidas Resultados)RECURSOSHumanos / OrganizacionalInfraestructura (Software, Equipos de Operacin)Informacin (Documentos, Registros)Conocimiento y habilidades (Competencias del proceso)SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE PROCESOActividades de seguimientoIndicadores del proceso

  • ELEMENTOS DE UN PROCESONOMBREDebe ser acorde con el objetivo que debe cumplir.Razn de ser del proceso: Propsito a cumplir durante su ejecucin. Est directamente relacionado con el producto a generar y sus caractersticas.OBJETIVO

  • ELEMENTOS DE UN PROCESOLEGALES: Definidos por ley (relacionados con los productos y servicios) : Ejemplo: - Ley 142 (servicios pblicos)- NSR 98ISO: Numerales ISO 9001 o ISO 14001Ejemplo: Proceso de gestin humana:- 5.5, 6.2, 8.4 y 8.5TCNICOS: Especificados por la organizacin:Ejemplo:- BPM- Norma tcnica colombianaCLIENTE: Especificados por el cliente:Ejemplo:- Aplicar HACCP.- Contratar personal de la regin.- Reglamento de marquillas (disposicin final)

  • ELEMENTOS DE UN PROCESOEl lder tiene carisma y seguidorespara ejecutar el procesoEl equipo de trabajo une esfuerzos Individuales para conseguir el objetivodel proceso

  • PROVEEDORESEntidades suministradoras de insumos, informacin y recursos para el proceso.CalidadOportunidadSeguridadServicioPrecioInternos (Otros procesos suministradores de la organizacin)Externos (Proveedores externos a la empresa) InsumosProveedorELEMENTOS DE UN PROCESO

  • ELEMENTOS DE UN PROCESOElementos requeridos para la transformacin de insumos en productosHumano / OrganizacionalResponsabilidad de ejecucinInfraestructura Edificio, Local, Saln, QuirfanoSoftware y HardwareEquipos de operacin y medicinServicios (Comunicacin, transporte)Herramientas especializadasInformacin Documentos (Normas, Procedimientos, Instructivos, etc.) Registros / bases de datosCompetencias

  • ELEMENTOS DE UN PROCESOPRODUCTOSResultados de la ejecucin del proceso mediante la adicin de valor segn el objetivo establecido. No necesariamente se producen en la ultima actividad del proceso.Medios de egreso de informacinEspecificaciones de los productosCalidad Oportunidad Seguridad Servicio PrecioProductosFsicosInformacin

  • Entidades receptoras del resultado del proceso (productos / servicios / informacin / recursos)CalidadOportunidadSeguridadServicioPrecioAdecuada negociacinde las especificacionesde los productosInternos (Otros procesos receptores de la organizacin)Externos (Clientes externos a la empresa) ProductosClienteELEMENTOS DE UN PROCESO

  • GRACIAS POR SU ATENCINMARIA JACINTA MONTOYA ALZATEDocente mariajmontoya@une.net.co