Muutoksen mahdollistaja

Kimmo Haahkola

© Sitra 2009

Kuntaohjelma 2009–2013TAVOITTEENA TYYTYVÄINEN KUNTALAINEN

© Sitra 2009

Kuntasektorin muutostekijöitä

3

Markkinoiden kehittymättömyys

Varallisuuden kasvu lisää maksukykyä

Kuntalaisten tarpeiden muuttuminen: palvelujen

laatu ja määrä

Muuttoliike kasvukeskuksiin

kiihtyy

Väestön ikääntyminen

Rahoitusongelmat

Kuntien palvelutuotannon henkilöstön eläköityminen

Ikärakenteen muutos muuttaa kysyntää ja

tarpeita

Hankintaosaamisen puutteet Yksityisen sektorin

työvoimatarpeet, yksityiset palvelut

kasvavat

Veropohjan muutokset maan

eri osissa

Maaseudun tyhjeneminen, taloudellisissa

vaikeuksissa olevat alueet

Tuotteistamisen ja kustannuslaskennan

puutteet

Laadun varmistamisen ja vaikuttavuuden arvioinnin

puutteet

1/10/09

© Sitra 2009

Avainalueet

Kunnan palvelut vastaamaankuntalaisten tarpeita:

- palvelusetelillä vaihtoehtoja- läpinäkyvyyttä palveluiden hinnoitteluun

Kuntien tukitoimintojen uudelleenjärjestely mahdollistaa

resurssien ohjaamisen hallinnostahoivatyöhön ja muihin ydintoimintoihin

Toimintaa voidaan tehostaa vain, jos tiedetään mistä

kustannukset koostuvat.

Menestyvää kuntaa johdetaan pitkälti samoilla johtamisopeilla kuin mitä tahansa menestyvää organisaatiota

Kuntaohjelma etsii hyviä toimintatapoja kotimaan lisäksi ulkomailta, ja välittää näitä

käytäntöjä kuntakentälle.

Kuntalaisen valinnan-vapauden ja vaikutus-mahdollisuuksien lisääminen

1

Kuntien palvelukeskus-konseptin kehittäminen2

Tuote- ja kustannus-laskennan kehittäminen3

Kuntien muutosjohtamisentukeminen4

Kansainvälisten kokemusten välittäminen5

Kuntaohjelma 2009–2013

Kuntaohjelma tukee kuntia niiden haasteellisessa tehtävässä suomalaisen hyvinvointi-yhteiskunnan selkärankana.

Tavoitteenamme ontyytyväisemmät kuntalaisetja tehokkaammin tuotetut palvelut.

TavoitteetPäätavoite

41/10/09

Kuntien uusi käyttöjärjestelmä

© Sitra 2009

1/09

Kuntaohjelma käynnistyi

10/09

Esiselvitys

Kuntien tukitoiminnoiksi laskettavat talous-, henkilöstö- ja ICT-palveluttyöllistävät noin 12 500 henkeä. Niiden kustannukset kunnille ovat noin 1,1 miljardia euroa.

Kunnat ja Sitra ovat tehneet selvityksen ICT-palveluita sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tuottavien valtakunnallisten keskusten perustamisesta

6

Valmisteluvaihe

4/09

LiiketoimintasuunnitelmaICT KPK

LiiketoimintasuunnitelmaTHH KPK Tehokas ja

kestävä kunta -seminaari

1/10/09

Kuntien uusi käyttöjärjestelmäOsa 1: Tietotekniikka kuntoonAntti Kivelä

© Sitra 2009

Kuntien ICT-sovellusten ja -palvelujen nykytilanne

Toimialakohtaisuus

- Toimialat ovat itsenäisiä ICT-ratkaisujensa suhteen (siilomaisuus)

- Osaoptimoituja ICT-ratkaisuja

Kuntakohtaisuus

- Erilaisia ratkaisuja samoilla toimialoilla tai toiminnoissa

- Samoja toimialasovelluksia räätälöidään ja käytetään eri tavoin

- Samoista toimialasovelluksista eri versioita

- Ohjelmalisenssien hankinta ja hallinta

Suuri järjestelmäkirjo

- Runsaasti erilaisia järjestelmiä, sovelluksia ja tekniikoita

- Samaa tietoa joudutaan hakemaan ja päivittämään useasta eri järjestelmästä

- Tekniikka osin vanhaa

Nykytilanne on prosessien

uudistamisen jayhtenäistämisenmerkittävä este

81/10/09

© Sitra 2009

ICT palvelemaan kuntien toiminnan kehittämistä

Merkittävä tuottavuuden

kehityspotentiaaliParempi neuvotteluasema

kaupallisiin toimijoihin nähden

Resurssit ylläpitävästä kehittävään

Parantaa kunnan kilpailukykyä

Vaikutus eläköitymisenaiheuttamaan työvoima-

tarpeeseen

Merkittävä

tuottavuuden

kehityspotentiaali

Nykyaikainen

palvelu-

arkkitehtuuri

24/7- itsepalveluprosessit

Toimintamenojen kasvun hillintä

Avoimet rajapinnat

Lisäksi: Perustietotekniikkaa ja asiantuntijapalveluita

Integraatioalusta, jonka kautta sovellukset tarjotaan palveluna

91/10/09

© Sitra 2009

ICT-ratkaisulla voidaan säästää n. 3,0 - 3,5 mrd. euroa vuosina 2010–2015

• Palvelukeskuksen palvelut ovat vuoteen 2015 mennessä mahdollistaneet merkittävän kuntien tuottavuuden nousun, joka näkyy parantuneena palvelun laatuna jasaatavuutena sekä kuntien ulkoisten menojenn. 2 %:n säästönä verrattuna Kuntaliiton kasvuennusteeseen.

• Palvelukeskus kehittää kuntasektorin ICT-osaamisen verkoston, jossa sekä yksityisen että julkisen sektorin ICT-kehitysorganisaatiotluovat yhteistyössä uusia maailmanluokan ratkaisuja suomalaisten ja ulkomaisten kuntien ICT-tarpeisiin

101/10/09

© Sitra 2009

Toimittajat

Ohjausryhmät

Ohjausryhmät ovat KPK ICT Oy:n sisäisiä organisaatioita, joissa on asiakkaiden edustus. Niiden tarkoitus on yhdistää asiakkaiden vaatimukset ja tulevaisuuden tarpeet yhteen, ja sitä kautta ohjata kunkin osaamisalueen kehitystoimintaa

Kuntalaiset

Kunnat toiminnallisten vaatimusten antajina

Kunnat ICT-palveluidenostajina

Toimintamalli

KPK ICT Oy

• Tietoisuus asiakkaiden nykytilasta

• Uudet innovaatiot ja kehitys-mahdollisuudet

1.

2.

3.

Palvelut: • Omistaa palvelut ja prosessikuvaukset sekä

integrointialustan käyttöoikeudet• ICT-järjestelmien toteutuksen ja ylläpidon

järjestäminen itse tai markkinoilta• ICT-järjestelmien integrointi• Yhtenäisen arkkitehtuurin toteutus ja ylläpito

1. KPK ICT:llä on palvelusopimukset

kuntien kanssa

11

3. Asiakkaiden vaatimukset

ohjausryhmien kautta

2. Ostaa pääsääntöisesti strategiansa mukaisia järjestelmiä ja integrointi-

palveluita kaupallisilta toimijoilta

1/10/09

© Sitra 2009

KPK I

CT O

yUusi palveluarkkitehtuuri

Lapsiperhei-den ja nuorten

palvelut

Terveyden-huolto

Asuminen jarakentaminen

Muut palvelutSeniori-palvelut

Palvelukanavat asiakkaille(virastot, palvelupisteet, internet, mobiili jne.)

Asiakashallinta

Asiakkaat (internet)Kumppanit (extranet)

Tietovarasto

Hallinto-palvelut

Yhteydet VRK, Kela, Vero …

Kunnan työntekijät ja luottamushenkilöt

Verkkopalvelualusta

Tunnistamisen alusta

Integrointialusta

Kunta

Yhteiset palvelut

Palvelukanava kunnan työntekijöille jaluottamushenkilöille

Nykyjärjestelmiä Nykyjärjestelmiä Uudet järjestelmät

Jakelukanavat asiakkaille,

kumppaneille, luottamus-

henkilöille ja työntekijöille

Uudet palvelut ja käyttöliittymät

Uudet työkalut ja alustat

Vanhat ja kehitettävät

sovellukset sekä yhteydet muihin

palveluihin

Kunta, kaupallinen palveluntarjoaja tai

poikkeustapauksessa KPK ICT Oy

121/10/09

© Sitra 2009

Yhtiön rakenne ja omistus

• Palvelukeskuksen yhtiörakenne toteutetaan osakeyhtiömuotoisena

• Yhtiön perustaminen tapahtuu vaiheittain:

- Yhtiön omistavat sen asiakkaat, eli kuntasektori

- Alkuvaiheessa Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat antavat pääomaehtoisen lainan yhtiölle perustamista ja palvelukehitystä varten

• Kuntien on voitava hankkia KPK ICT Oy:n palvelut suorahankintana kilpailuttamatta

• Sitra pystyy toimimaan toiminnan aloituksen ja kehityksen markkinaehtoisena rahoittajana, mutta ei lainsäädännön takiavoi olla yhtiön omistajana

13

KPK ICT Oy –perustettava

yhtiö

Kuntasektori

100 % omistus

Pääoma-lainat

Sitra

Muut tahot

1/10/09

Palvelukeskusten toteutuksessa huomioidaan koordinaatio valtiovarainministeriön 20 suurimman kunnan palveluiden tuottavuusohjelman sekä sähköisen asioinnin jademokratian vauhdittamisohjelman (SADe-ohjelma) kanssa

© Sitra 2009

Esimerkkejä neuvotteluprosessiin ehdotettavistatuotekehityshankkeista

14

Palvelu / Hanke

Integrointiympäristö

- Integrointialusta

- Tunnistaminen

- Verkkopalvelualusta

Sähköinen palvelusetelialusta

Asiakashallintajärjestelmä

Tietovarasto

Taloushallinnonjärjestelmä

- Kirjanpito / ulkoinen laskenta

- Laskutus ja verkkolaskutuksen toteutus

- Sisäisen laskennan palvelut

Terveydenhuollon itsepalvelut

- Ajanvaraus

- Hoito- ja tutkimustiedon välitys

Valittujen järjestelmien integrointi

1/10/09

Palvelu / Hanke

Yhteisölliset työkalut

Tunnistaminen/varmennepalvelu

Arkistointi

Dokumenttienhallinta

Uudet terveydenhoidon palvelut

Kaupunkikortti

Back office -järjestelmät

Seuraavan sukupolven toiminnanohjaus/ potilastieto/sairaalajärjestelmä

Systeemisen muutoksen mahdollistaja– näkijä ja tekijä

sitra.fi

15

Kuntien uusi käyttöjärjestelmäOsa 2: Raportointi, analyysi ja ennusteetkuntoonKimmo Haahkola

© Sitra 2009

Talous- ja henkilöstöhallinnon nykytila kuntasektorilla

- Kuntasektori koostuu hyvin erilaisista ja erikokoisista toimijoista.

- Kuntia on 348, jotka ovat kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia.

- Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan 188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37 kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48 koulutuskuntayhtymää1).

- Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja yhtiöitä

- Kuntien erilaisuus näkyy myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisessä

- Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla

- Talous- ja henkilöstöhallinnon osalta kuntien välinen yhteistyö harvinaista

17

1)Lähde: www.kunnat.net, syyskuu 2009

1/10/09

© Sitra 2009

Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaismarkkina

- Kuntasektorin talous- ja henkilöstö-hallinnon kustannuksilla mitattu kokonaismarkkina nykytilassa on noin 570 M euroa.

- Kokonaisprosessista keskimäärin 65 % on toimintoja, joiden tekeminen palvelukeskuksesta käsin on kustannustehokasta ja suositeltavaa. Palvelukeskukseen siirrettävissä oleva kokonaispotentiaali on näin arvioituna noin 375 M euroa.

- Osa talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseista jää edelleen asiakkaan itse hoidettavaksi. Osuus vaihtelee prosesseittain.

18

Palvelukeskus taloushallinto195 M€ 34 %

Palvelukeskus henkilöstö-

hallinto180 M€ 32 %

Kunnat ja kuntayhtymät 195 M€ 34 %

Kuntien ja kuntayhtymientalous- ja henkilöstöhallinto 570 M€

Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat

1/10/09

© Sitra 2009

Tavoitteena oikea-aikainen taloudellinen toteuma- ja ennusteinformaatio

KPK THH Oy:n tuottamat hyödyt ulottuvat ydintoimintoihin saakka

- Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen toteuma-ja ennusteinformaatio

Hyödyt yhteiskunnalle

- Talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi kun tiedot ovat yhteismitallisia ja ajantasaisia

- Viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu kun sitä keskitetään

- Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä

Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa

- Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä

- Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin

- Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen

Hyödyt olemassa oleville palvelukeskuksille

- Oman toiminnan laajentaminen osana palveluketjua

- Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja

- Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen

- Hallinnon keventymisen tuomat kustannussäästöt

191/10/09

© Sitra 2009

Lisäksi KPK THH Oy:n palveluketju osaltaan mahdollistaa kuntien ja kuntayhtymien ydintoimintojen tehokkaamman johtamisen tuottamalla yhteismitallista informaatiota ja laadukasta raportointia ja ennusteita johdon päätöksenteon tueksi. Mikäli ydintoimintojen tehostuminen olisi:

− 1 %, se tarkoittaisi 350 M euroa vuosittaista kustannussäästöä *)

− 3 %, se tarkoittaisi 1 000 M euroa vuosittaista kustannussäästöä*)

Palvelukeskusmallin tuoma suora talous- ja henkilöstö-toimintoihin kohdistuva vuosittainen maksimi-säästöpotentiaali on 150 M euroa kaikille kunnille ja kuntayhtymille laskettuna

20

*) Kuntien ja kuntayhtymien v. 2007 ulkoisista menoista laskettuna

Tehostuminen palvelukeskukselle siirtyvissä talous- ja henkilöstö-toiminnoissa 125 M euroa/v.

Tehostuminen kunnille ja kuntayhtymille jäävissä talous- ja henkilöstötoiminnoissa 25 M euroa/v.

Tehostuminen ydintoiminnoissa

Palvelukeskusmalli mahdollistaa tuki- ja ydintoimintojen tehostamisen

1/10/09

© Sitra 2009

Asiakas- ja toimittajasuhteet

Asiakkaat Toimittajat

Perustettava yhtiö: KPK ICT Oy

Perintätoimisto

Verkkolaskuoperaattori

Skannauspalvelun tuottaja

Muut asiantuntijat

KPK THH OyICT-palvelutuottajat

Yksityiset palvelutuottajat

Seudulliset ja paikallisetpalvelukeskusyhtiöt

Kuntien sisäisetpalvelukeskukset

Palvelutuottajat

Kilpailijat / Kumppanit

KUNNAT, KUNTAYHTYMÄT JA KUNTAKONSERNIIN

KUULUVAT YHTEISÖT

Laadukas ja oikea-aikainen informaatio ydintoiminnan

johtamiseen

Taloushallinnonperuspalvelut

Henkilöstöhallinnonperuspalvelut

Palvelutuotanto

Palveluiden ja järjestelmien kehittäminen

Asiakkuuksien hallinta

211/10/09

© Sitra 2009

Yhtiön rakenne ja omistus

- KPK THH Oy on kuntien omistama osakeyhtiö

- KPK THH Oy tuottaa inhouse-palvelua vain omistajilleen, jolloin omistajakuntien ei tarvitse kilpailuttaa yhtiöltä hankittavia palveluita

- KPK THH Oy ei voi osallistua avoimiin tarjouskilpailuihin, vaan se toimii ainoastaan inhouse -markkinalla tuottaen palveluita, jotka kunta/kunnat ovat strategisena päätöksenä päättäneet hankkia inhouse -palveluina

- Omistajakunnat sijoittavat 1 euroa/kunnan asukas KPK THH Oy:n osakepääomaan

- Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen pääomalainana yhtiölle, rahoitusjärjestelylle tarvittaneen takuu / takaus

- Pääomalaina maksetaan takaisin kuuden ensimmäisen toimintavuoden aikana

- Omistamisen periaatteet määritellään osakassopimuksessa

22

KPK THH Oy –perustettava

yhtiö

Kuntasektori

100 % omistus

Pääoma-lainat

Sitra

Muut tahot

1/10/09

© Sitra 2009

Liiketoiminta aloitetaan kahden rinnakkaisenkehityspolun kautta

23

KPK THH OY:N PERUSTAMINEN

TAVOITETILAN MUKAISEN TIETOJÄRJESTELMÄN

KEHITTÄMINEN siten että tukee optimaalisesti

toimivia prosesseja ja mahdollistaa tehokkaan monikuntamuotoisen

palvelutuotannon

JÄRJESTELYT MUKAANLÄHTEVIEN PALVELUKESKUSTEN/PALVELUNTUOTTAJIEN LIITTÄMISEKSI

OSAKSI PALVELUKETJUAja niiden kehittäminen siten että voivat tuottaa palveluita

laajemmalle asiakaskunnalle

Kehityspolku (A)

Kehityspolku (B)

YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA TOIMINTATAPOJEN

KEHITTÄMINEN KEHITETYN KONSEPTIN MUKAISEN

TOIMINNAN LAAJENTAMINEN

OSAKKUUS-JÄRJESTELYT YHTEISTYÖ-

KUNTIEN KANSSA tietojärjestelmien

kehittämiseen liittyvästä

yhteistyöstä sovitaan 2-4 kunnan kanssa

Vaiheittainen migraatio vanhojen järjestelmien korvaamiseksi

YHTENÄISTEN TOIMINTATAPOJEN JA JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO

ja kokonaisprosessin kehittäminen myös

asiakkaan rajapintaan liittyviltä

osin

Kimmo Haahkola 1/10/09

Systeemisen muutoksen mahdollistaja– näkijä ja tekijä

sitra.fi

24

Kuntien uusi käyttöjärjestelmäPäivän yhteenveto ja yhteistyötarjouskunnilleAntti Kivelä

© Sitra 2009

Rakennemuutos tuottavuuden parantamiseksi

26

Ihmiset

Prosessit Järjestelmät

Joustavampia jakattavampiajärjestelmiä

Prosessienvirtaviivaistaminen,automatisointi ja

itsepalveluprosessit

Uusilla järjestelmillä ja niiden mahdollistamilla tehokkaammilla

prosesseilla kyetään parantamaan kuntien tuottavuutta ja palveluiden laatua

Parempi asiakaspalvelu

261/10/09

© Sitra 2009

10/09 Q1/10

Neuvottelusitoumus

Seuraavassa vaiheessa kunnilta ja kuntayhtymiltä tiedustellaan halukkuutta osallistua neuvotteluihin palvelukeskusten perustamisesta – Sitra tukee mukaan lähtijöitä perustamisprosessissa.

27

11/09

Sitoumukset pyydetään 30.10

mennessä

Neuvottelusitoumusten käsittely ja päätökset

osallistumisesta neuvotteluvaiheeseen

Kuntakohtaiset neuvottelut

SopimusneuvottelutPalvelukeskusten

perustaminen

Sopimus palvelukeskusten perustamisesta

Ensimmäiset palvelut

tuotannossa

Q2/10

1/10/09

© Sitra 2009

Sitralta tulee postia

28

Systeemisen muutoksen mahdollistaja– näkijä ja tekijä

sitra.fi

29