Group Application Form 

Tees Valley  Small Grants Fund 

About this form  If  you  have  downloaded  this form  from  our  website  or received  it  by  email  you  can type  directly  onto  it  and  save your answers.  You  should  save  the  form  to your  own  computer  first  and you  must  have  the  latest version  of  Adobe  Reader installed.   Download  it  for  free here. http://get .adobe.com/uk/reader/  You must not change any of the questions  or  alter  any  part  of the form.  If you do, we will not accept your application.  If  you  are  using  a  paper  form please write clearly  in black  ink or type.  Do  not  use  correction  fluid,  as your  application  will  be returned.   

Tees Valley Small Grants Fund—Group Application Form 

Tees Valley Small Grants Fund,  is for voluntary and community groups based 

within  the Tees Valley. You  can only  apply  for  a maximum of £1000  in  any 

twelve month period from the Foundation*. 

*This does not include the Goshen Fund. 

There are help notes next to each question that explain how to answer 

it.

For  some  questions  you  have  a maximum  number  of  characters  that 

you  can  use  in  your  response,  to  give  you  an  idea  of  the  amount  of 

detail we  need.    You may well  be  able  to  answer  these  questions  in 

fewer characters than the maximum.

We update our funds and programmes from time to time, so if you have 

had  this  form  for  more  than  three  months,  contact  us  or  visit  our 

website  to  check  that  you  have  the  most‐up‐to‐date  version.    We 

published this version in April  2013.

  If you have any questions please contact the office:  

Calling us on 01642 260860

Email: info@teesvalleyfoundation.org 

Sending us an email to info@teesvalleyfoundation.org

Follow the Foundation on Facebook and Twitter!

Teesvalleycf teesvalleyfoundation

Tees Valley Small Grants Fund ‐ Application checklist 

It is important that you work through this checklist before you start completing this application form.  This checklist has been designed to help you decide  if this fund  is right for your project or organisation, before  you go  to  the  time and expense of  submitting an application.   The  checklist also helps us as  it reduces  the number of  ineligible applications we need  to process, which means we can keep our costs down and give more money out in grants. 

Part one ‐ You must be able to answer YES to one of the options in Part one to apply  

Is your group a:    Voluntary or community organisation?  

  Registered charity or company limited by guarantee? 

  Parish or town council* 

  School** 

  Community Interest Company with 3 or more directors 

*If a parish or town council this must be led by the community and not members of the council.  **If you are a school you may only apply if your project takes place outside of normal school hours and does not form part of the National Curriculum.    

If you answered no to all of the above then your organisation  is not eligible to apply to our funds.   Tees Valley Foundation cannot fund organisations who make a profit, councils or individuals.  

Part two ‐ You must be able to answer YES to all of Part two to apply   

Does your group:  YES  NO 

Have its own bank account, which requires two unrelated people to authorise cheques and make withdrawals (including debit card or internet purchases and cash withdrawals)?  This must be in the name of the organisation applying, unless you are a school. 

   

Have a least three members on its governing body or board of directors     

Operating and benefiting the communities of Stockton‐on‐Tees, Middlesbrough, Redcar & Cleveland and Hartlepool. 

   

About your project:  YES  NO 

Is your application for £1000 or under     

 

 NB Please be aware we cannot fund organisations promoting religious and political activity or fund activities which have already taken place.  

If you answered no to any of question in ‘part two’ please contact our office on 01642 260860 to discuss as we may not be able to fund your project. 

Read these help notes   Question 1 Give the full name as it appears on your governing document.    Tell  us  your  organisations  main address, including postcode.        Question2. This  must  be  the  person  that submits  the  application.    They should  be  someone  from  your organisation  who  can  talk  about your  project  and  who  we  can contact  during  office  hours.    They must  be  over  eighteen  year  old.  For  schools,  someone  who  is directly  employed  by  the  school must  submit  the  application  (for example,   a   teacher   or administrator).   For  voluntary  and  community organsations  you  must  give  your home address.   For schools, parish or town councils give your business address  (or put  ‘same  as question 1’ if appropriate).     Tick one box only       These  might  be  textphone,  sign language,  large  print,  screen reader,  audiotape,  Braille  or  a community language.           Please  give  the  town,  district, county  or  region  your  group operates in.    

Section 1: About your Group/Organisation 

1.  Organisation and contact details 

Name of Group/Organisation:   Address of Group (please include postcode):        2.  Contact Details  Title:      Forenames (in full):        Surname:    Position in organisation:   Address (if different from above):         Landline number:        Second contact number:   Email address:   Which address should we use to notify you of our decision?  The main organisations address      Or   The address of contact person   Do you have any communication needs?    Yes      No   If yes, what are you communication needs? You can write up to 200 characters with spaces (about 20 words)      Which geographical area does your group carry out most of its activities? 

Read these help notes    Please tick one box only.                  Please  provide  your  charity, company  or  DfE  number  if applicable.  DfE  stands  for  Department  of Education.      If  your  organisation  has  a membership we  expect  this  to  be open  to  all  and  that  anyone  can join, unless you can provide a good reason  why  not.   We  will  usually consider  proposing  and  seconding to be unacceptable and we expect there to be  the right for appeal for anyone refused membership.    We  need  to  know  how  many people  make  up  your  board  or committee  and  who  makes decisions.  Please tell us how many people are involved and how often they meet?  Do  you  involve  volunteers,  if  yes how many? 

Section 2: Your Governance & Membership 

3.  Your Membership 

Are there any restrictions on who can join your organisation?     YES                      NO If yes please explain:    Does your constitution (set of rules) show the power to raise funding?     YES             NO If ‘no’ why not?   

4.    Your Governance 

How many people are on your organisation’s governing body?  How often do they meet?   Do you have volunteers?        YES      NO   If ‘yes’ how many?                              If ‘no’ why not?   Do you employ any staff?     YES      NO If ‘yes’ how many?  Full Time        Part Time   

 A)  Charity Number (if applicable)  B)  Company Number (if applicable)  C)  DfE Number (if applicable)    

2.  Please provide relevant registration numbers  

Voluntary or community group  School  Parish or town council  Community interest company  Registered company  Registered charity  Other (please provide details): 

1.   What type of group/organisation are you? (please tick as appropriate) 

1.    Organisation details 

Read these help notes    When  did  the  group  first  start meeting  or  running  activities  or projects.                Please  give  a  brief  statement  of your groups activities.              Safeguarding  is  imperative  to  any group or organisation working with children  or  vulnerable  adults,  the foundation will only award a grant to  groups  that  can  evidence  not only  their  understanding  but implementation  of  safeguarding policies  to  ensure  every  child  or vulnerable adult is kept safe.  Please make sure you tell us about the  safeguarding  in  your organisation.    Our  assessors  may ask questions around these policies so  please  ensure  whoever  is completing  the  form  is  aware  of this. 

When was your organisation established?   What is the charitable aim of your organisation/group?            What are you usual activities?     

Section 3: About your Organisation 

Do you work with children &/or vulnerable adults?      YES      No        If no go to section 4, if yes do you have the following:                   YES      NO 

 

Child Protection Policy: 

 

Vulnerable Adults Policy: 

 

Responsible Safeguarding Representative: 

 

Registration with Local Safeguarding Board:   

 

Are you aware of definitions of abuse?   

 

Are you staff & volunteers CRB checked?   

Read these help notes   Your account MUST be in the same name  of  the  organisation  who  is making  the  application  and  will carry out the project.  We  require at  least  two people  to  sign  each  cheque  or  authorise  a withdrawal (including debit card or internet  purchases    and  cash withdrawals).  If any signatories are related or  live at the same address we will  need written  confirmation from your bank or building society that these people cannot authorise the  same  payments.    If  you  are  a school,  a  local  authority  bank account is acceptable.            Question 1 If  your  organisation  has  been running  for  less  than  15  months, please  provide  a  12  ‐  month financial  projection  for  the  year when  you  will  spend  the  grant.  Please  include the amount you are requesting  from  Tees  Valley Foundation in your projection.   This  should  include  all  the  income your organisation has received and all  items  of    expenditure  for  your last  financial  year.    For  schools  it should    include your whole  school budget.     Surplus  ‐  is  the  amount  of money you  have  left  at  the  end  of  the year.    Deficit  ‐  did  you  not  have enough money  from  your  income to cover your expenditure?   Reserves  ‐ how much money does your group or organisation have  in reserve?    This  might  include restricted  money  that  you  have received  from  another  grant/fund, please provide details.   

Does your bank or building society account meet our requirements? (Read help notes)    YES    NO    If yes, please give details of the bank of building society account into which we would pay the grant:  Name of bank of building society you hold an account with:   Your account name (the organisation name on your statements):   Sort Code:            Account Number:  Building society roll number (if appropriate):   How many signatories do you need to authorise a cheque on this bank account? 

 

YOU WILL NEED TO SUPPLY EVIDENCE OF THE ACCOUNT AS ABOVE IN THE FORM OF A BANK STATEMENT, CHEQUE STUB OR OFFICIAL LETTER FROM YOUR BANK OR BUILDING SOCIETY SHOWING THE DETAILS GIVEN ABOVE.  PLEASE ENSURE YOU ENCLOSE THIS 

WITH YOUR APPLICATION & CONSTITUTION.  

1.  Provide a summary from your most recent accounts or financial statements 

Are the figures you are providing below from:  

Your latest accounts or financial records of your organisation?  or  

Projected because your organisation has been running less than 15 months? 

Account year ending: dd/mm/yyy   Total income for the year (A)        £   Total expenditure for the year (B)        £         Surplus or deficit at the end of the year (A—B)    £   Total savings or reserves at the year end      £  Is any of your reserve restricted for a particular purpose?    Yes       No  If yes, how much?  

Section 4: Accounts 

PLEASE NOTE THAT WE MAY ASK TO SEE YOUR  ORGANISATIONS LATEST SET OF ACCOUNTS FOR MONITORING PURPOSES. 

Read these help notes      This date must be at  least 4 weeks after  the  date  the  application  is received.     Use  this  section  to  explain  exactly what  the  money  would  be  used for.    Please  include  details  of  the activity  and  how  it  would  benefit the local community.                       We need  to be  able  to  assess  the value of your project, please tell us how many people will benefit and in what way.       If you get a grant we will ask you to give  some  feedback  on  what difference your project/activity has made to your group or community.  Some  of  the  things  you might  do include  asking  your  participants what  they  thought  and  recording this, taking photographs or a more official evaluation.   Will  you  be  able  to  continue with you project/activity once this grant is used?   

1.  Your Project 

Project/ activity title:   When will the project/activity start?        Finish?  Please describe your project or activity.  What do you want to do with this grant?                  Why does your local community need this project/activity?         How many people do you expect to benefit from your project/activity and in what ways? (max 200 words)         How will you judge the success of your project? (max 200 words)        If this is an ongoing project/activity, how will you pay for it in the future? (max 50 words)    

Section 5A: Project Details 

Read these help notes  Maximum grant is £1,000.        You need to supply details of all of the  items  you wish  to  buy  in  the table in this section.                            

     Please tell us if you are applying to any other funder for any part of the project described in this application.  (please indicate money already secured with an S)     

How much are you applying for?  How much is the project/activity going to cost?  Please provide a breakdown of the project budget: 

If you are not applying to this fund for the total cost of the project how do you intend to finance the rest?    Does your group actively fundraise? If yes, how?  If no, would you like to receive further info on help with fundraising?    YES    NO Please show us in table below any other funds that you have applied to for this project: 

 Is there anything additional that you would like us to know in relation to your application? (Max 200 words)  

Item or activity  Cost:  

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

Name of Fund  Amount Applied For: 

Section 5B: Project Details 

To help us monitor our grant programmes, please answer the following questions: 

Information used in this form will be used for monitoring purposes only and will not affect your application. Details may also be recorded on a database, which will be used to gather general information that may be made public with‐out permission. If you would like to discuss this further please contact a member of the Grants team at Tees Valley Community Foundation.  

 

1. Age Group In the box below please enter a single option from the list below.  This should represent the primary age group that will benefit from this grant 

 

 

Other age groups affected, (please tick all that apply) 

 

Early Years ( 0‐4)      Young People (13‐18)      Adults (26‐65) 

 

Children (5‐12)      Young Adults (19‐25)      Seniors (65+) 

 

 

2. Beneficiaries In the box below please enter a single option from the list below.  This should represent the primary beneficiary group that will benefit from this grant 

 

 

 

Other beneficiary groups who will benefit, (please tick all that apply) 

 

Children &           People with general        Families 

young people         health issues   

                       

Adults           People with learning       Carers    

            difficulties     

 

Older People          People with physical       Local residents 

            Disabilities 

 

NEET( Not in education,        People with mental        People in Rural 

Training or Employment)        health difficulties        areas 

 

Long term          People with weight/       People in Urban 

Unemployed          Obesity issues        area 

 

Disadvantaged/ low        Alcohol/ drug         Migrant Workers 

Income          addiction 

 

Lone Parents          BME groups (Black &        Men              Minority Ethnic)   

Homeless People        Ex offenders and         Women 

            prisoners 

 

Refugees/Asylum        Lesbian, Gay, Bi‐sexual     

Seekers          & transgender groups 

 

Other (Please State: 

 

 

Application Monitoring Form 

3. Ethnic Origin In the box below please enter a single option from the list below.  This should represent the primary Ethnicity group that will benefit from this grant 

 

 

Other ethnic groups who will benefit, (please tick all that apply) 

 

White         Mixed             Asian and Asian British 

 

British         Black Caribbean & white        Indian 

 

Irish          Black African & white        Pakistani 

 

Eastern European      Asian & white           Bangladeshi 

 

Gypsies &         Other Dual Ethnicity         Other Asian 

Travellers 

 

Other white 

 

Black or Black      Chinese or other group 

British 

 

Caribbean        Chinese 

 

African        Any other 

 

Other Black 

 

4. Issues In the box below please enter a single option from the list below.  This should represent the primary issues that will be addressed from this grant 

 

 

Other issues addressed, (please tick all that apply) 

 

Arts and Culture        Health and Wellbeing      Social Inclusion 

 Community Support       Housing          Social Services and and Development                    activities              

Counselling/Advice/        IT / Technology        Sport and Recreation 

Mentoring  

 

Crime            Poverty & Disadvantage      Support family life 

           

Disability & access        Racial and          Transport issues 

Issues            cultural integration   

 

Education and        Religion          Volunteering 

Training 

Employment and        Rural Issues          Other (Please specify): 

 

Environment/recycling/      Social Enterprise Renewable energy 

 

Application Monitoring Form 

TERMS AND CONDITIONS 

We agree to abide by the following terms and conditions: 

 

We will only spend the grant for the purposes as agreed in our offer letter unless we have received written 

confirmation from Tees Valley Community Foundation (hereinafter referred to as the Foundation) that we 

can make a variation to spend. 

If the information in the application changes in any way we will inform the Foundation. 

We agree to return any unexpended balance of the grant not used for the agreed purposes to the 

Foundation. 

We accept that the Foundation will, under no circumstances, be liable for any damage, injury or loss of any 

kind whatsoever to any property or persons occurring as a result of activities undertaken with this grant. 

We will ensure that all necessary permits and licences have been obtained for any event or project funded by 

the grant and that the event or project complies with all relevant regulations. 

We acknowledge we cannot sell or dispose of any equipment or other assets funded or part funded by the 

Foundation without first receiving written permission.  If any equipment or assets are sold within their 

working life without such undertaking, the Foundation can ask for a percentage of the original grant to be re‐

paid. 

We realize we must keep all financial records and accounts including receipts for the items bought with the 

grant for at least six years.  These must be made available to the Foundation if requested. 

We agree to acknowledge the support of the Foundation and the fund/donor that has made the grant 

possible in publications, press releases and elsewhere as appropriate. 

We agree to complete a grant monitoring report (which we will receive with our offer letter) and return by 

the prescribed date together with copies of all project invoices and receipts.  We understand that failure to 

do so may prevent us from future funding from the Foundation. 

We give permission for the Foundation to record the information in this form electronically and to contact 

our organization by phone, mail or email with regards to this application. 

From time to time Tees Valley Community Foundation may contact you with information about the Foundations activities or pass your details on to other potential funders that might be interested in your project/activity.  If you do not wish to be contacted for these purposes please tick this box.   Tees Valley Foundation would like to publicise as many successful projects as possible, if you are happy to be contacted for marketing or PR purposes, please tick this box.   

  Have you signed all sections of the application form? It is important that you don’t miss anything out as the application form is what our decisions are based upon.  In some cases our assessors will need to contact you so please ensure your contact details are clear and that the named contact on the application is able to answer any queries we may have.  You may email your application to : info@teesvalleyfoundation.org  

If you are emailing you won’t be able to sign your application so therefore PRINT THIS PAGE and send to us WITH EVIDENCE OF YOUR NOMINATED BANK ACCOUNT & CONSTITUTION OR SET OF RULES. 

 If you are completing this application by hand or would prefer to send in the post then please print the entire document and sign along with evidence of your nominated bank account and a copy of your constitution or set of rules. 

DECLARATION  I am authorised to submit this application on behalf of the group and certify that the information enclosed is correct.  If a grant is awarded, I am authorised to accept the terms and conditions (stated on the previous page).  My signature confirms that I have read the terms and conditions and I agree to manage any grant in accordance with them.  Name: (please print)               Position:   Signature:                  Date:    INDEPENDENT REFEREE:  Full Name:                  Organisation:                Address:   Contact Number:                Email:     Signature:                  Date:  

Please return you completed application by email to info@teesvalleyfoundation.org or by posting to: Tees Valley Community Foundation 

Wallace House, Falcon Court, Preston Farm, Stockton on Tees 

TS18 3TX  

PLEASE REMEMBER TO CHECK THAT THE ENVELOPE CONTAINING YOUR APPLICATION HAS THE CORRECT POSTAGE APPLIED TO IT. 

 Registered Charity No. 111222 Registered Company No. 5478088