LA TÉCNICA POMODORO

Mejorando nuestro equipo Ágil

CICLO DE TRABAJO

PRINCIPIOS de la técnica PomodoroMejorar la concentración y

disminuir las interrupciones.Mejorar la toma de

decisiones.Aliviar la ansiedad.Aumentar la motivación y

mantenerla constante.Aumentar la determinación

de cumplir los objetivos.Redefinir el proceso de

estimación, en términos de calidad y cantidad.

Mejorar el estudio o trabajo.Reforzar determinación en

situaciones complejas

FASESQUE CUANDO POR QUÉ

Planificación Al principio del día

Decidir las actividades del día.

Seguimiento A lo largo del día Recopilación de datos primarios.

Recopilación Al final del día Recopilar y archivar las observaciones del día.

Transformación

Al final del día Transformar los datos en información.

Visualización Al final del día Presentar la información de manera que facilite la comprensión y clarifique la ruta a mejorar.

Artefactos Indispensables

•Reloj de cocina. •Plantilla “Hacer hoy”.•Plantilla “Inventario de actividades”.•Plantilla “Planilla de registros

Hacer Hoy

Inventario de Actividades

Planilla de registros

Artefactos IndispensablesInventario de Actividades: Una lista donde se

registran las tareas a medida que aparecen, marcando aquellas que se finalizan.

Tareas para Hoy: Una lista de las tareas para hacer durante el día, ordenadas por prioridad. Es importante reservar una sección de “Imprevistos y Actividades Urgentes” donde listar cualquier tarea inesperada (que suelen modificarnos los planes).

Planilla de Registro: Donde registraremos al final del día las tareas completadas y la cantidad de pomodoros que tuvimos que invertir para terminar cada una.

POMODOROEs nuestra unidad mínima de trabajo (un

pomodoro es indivisible) y dura exactamente 25 minutos. Durante esos 25 minutos nada, absolutamente NADA, debe distraerte de la tarea que estés realizando. Eso significa no contestar y ni siquiera leer correos, no navegar por Internet, no hablar por teléfono, ni conversar con tus compañeros.

FUNCIONAMIENTOPlanificación: Comenzamos el día por la extracción de

actividades más importantes de su backlog conocida como el inventario de actividades, escribir en un hoja una lista de actividades del día que tienes por hacer llamada “Hacer hoy”. Es el compromiso del día.

Seguimiento: Una vez decidido las actividades del día, escoger una actividad y comenzar con el primer pomodoro. Durante el pomodoro recogemos una pequeña cantidad de indicadores de proceso. Por ejemplo: contar el número de veces que fue interrumpido por alguna distracción y dejo de lado su actividad a hacer.

FUNCIONAMIENTORecopilación: Al final del día, archivamos

observaciones del día en la planilla de registros. Por ejemplo el seguimiento del número de interrupciones.

Transformación: Después de grabar, podemos convertir los datos brutos en información. Por ejemplo: se puede calcular cuantas interrupciones se tiene en un time box de 25 minutos.

FUNCIONAMIENTOVisualización: Finalmente, organizamos la

información de una manera que sea de ayuda para ver cómo mejorar nuestro proceso. Esto es básicamente una retrospectiva a diario.

Este tipo particular de planeación, monitoreo “seguimiento”, medición y mejora es también el corazón de la técnica pomodoro. Y se convierte en un típico proceso PDCA.

PDCAPlanear: Que queremos hacer y como lo

queremos hacer.Hacer: Después de planificar hacemos.Comprobar: Tenemos que comprobar los

resultados obtenidos con el resultado esperado al fin de encontrar discrepancias.

Ajustar: Generamos un ajuste luego de las comprobaciones del propio proceso, es decir revisamos de nuevo los objetivos que estamos haciendo para terminar una nueva planificación.

CONCLUSIÓNPor supuesto, la Técnica Pomodoro no es

infalible. Como todas las metodologías de trabajo tiene fallos, lagunas o contextos en los que es difícil su aplicación, pero con un poco de disciplina y paciencia, creo que se puede aplicar día a día y comenzar a obtener resultados en muy poco tiempo.

Nosotros mismos podemos establecer nuestro tiempo de concentración, no es necesariamente los 25 minutos indicados anteriormente.