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PROJET D’ETABLISSEMENT 2012-2016 Projet Logistique Sécurité Technique Environnement

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PROJET D'ETABLISSEMENT 2012 / 2016

- TOME 4 -

Projet Logistique Sécurité

Technique Environnement


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Sommaire

INTRODUCTION ..................................................................................................................... 4

RECAPITULATIF DES FICHES ACTIONS ........................................................................ 5

FICHE N° LOG A1 ........................................................................................................... 7 Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement Gestion de l’eau

FICHE N° LOG A2 ........................................................................................................... 9 Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement Qualité de l’air

FICHE N° LOG A3 ......................................................................................................... 11 Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement Déchets - Normalisation des lieux de stockage

FICHE N° LOG A4 ......................................................................................................... 12 Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement Déchets – Gestion et organisation autour des produits spécifiques (produits chimiques)

FICHE N° LOG A5 ......................................................................................................... 13 Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement Réactiver le groupe « développement durable »

FICHE N° LOG A6 ......................................................................................................... 14 Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement Achats éco-responsables

FICHE N° LOG B1 ......................................................................................................... 15 Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie Chercher des solutions ou organisation innovantes

FICHE N° LOG B2 ........................................................................................................ 16 Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie Evaluation et comparaison des coûts de production

FICHE N° LOG B3 ......................................................................................................... 17 Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie Commercialisation


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FICHE N° LOG B4 ........................................................................................................ 18 Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie La qualité en cuisine et blanchisserie

FICHE N° LOG C1 ......................................................................................................... 19 Services Techniques Organisation du Service Maintenance

FICHE N° LOG C2 ......................................................................................................... 21 Services techniques Plan maintenance des structures rénovées

FICHE N° LOG C3 ......................................................................................................... 22 Services Techniques Gestion des clés à moyen constant

FICHE N° LOG C4 ......................................................................................................... 23 Services techniques Implantation d'une Gestion Technique Centralisée (GTC)

FICHE N° LOG C5 ......................................................................................................... 24 Services techniques Organisation des retours et transferts de données aux services techniques

FICHE N° LOG D1 ......................................................................................................... 25 Stock et inventaire Organiser et gérer les équipements mobiliers et matériels

FICHE N° LOG D2 ......................................................................................................... 26 Stock et inventaire Approvisionnement et gestion des stocks

FICHE N° LOG E1 .......................................................................................................... 27 Positionnement du pôle prestataire de service dans le respect mutuel Centralisation du parc automobile

FICHE N° LOG E2 .......................................................................................................... 29 Positionnement du pôle prestataire de service dans le respect mutuel Place du volet social - développement durable dans le pôle Administration Achats Logistique Techniques

FICHE N° LOG E3 .......................................................................................................... 31 Positionnement du pôle prestataire de service dans le respect mutuel. Adaptation des prestations aux besoins des clients, communication et relation inter-services et évaluation du service rendu

FICHE N° LOG E4 ....................................................................................................... 32 Les prestations hôtelières Mise en place d’une charte hôtelière


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PROJET LOGISTIQUE SECURITE TECHNIQUE ENVIRONNEMENT

- INTRODUCTION -

Notre projet s'inscrit en support du projet médical. Nous avons volontairement axé les orientations du projet autour des organisations de travail sans aller systématiquement vers des projets d'investissement. Au travers de nos fiches actions nous développerons nos objectifs en lien avec les autres volets de ce troisième projet d'établissement (social, soin...) Nous voulons marquer notre volonté de pérenniser les services logistiques et techniques et ainsi maintenir l'emploi et les compétences en interne. Inscrits dans la démarche qualité largement développée par l'établissement et conscients des améliorations continues à apporter vis à vis des services supports, nous souhaitons développer la notion de service et accentuer ainsi la qualité des prestations réalisées. L'amélioration de la gestion administrative et comptable des stocks, l'optimisation du fonctionnement des prestations de maintenances entrent totalement dans cette orientation. Enfin, nous avons allons approfondir le volet environnemental initiée avec le 2ème projet d'établissement et affirmer la volonté d'orientation développement durable de l'établissement.


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RECAPITULATIF DES FICHES ACTIONS

PROJET LOGISTIQUE SECURITE TECHNIQUE ENVIRONNEMENT

Responsable du projet : M. GUYON Jean-Christophe

FICHE AXE DE TRAVAIL INTITULE DU PROJET

N° LOG A 1

Amélioration de la sécurité des personnes et des biens

- Protection et préservation de

l'environnement

Gestion de l'eau

N° LOG A 2 Qualité de l'air

N° LOG A 3 Déchets – Normalisation des lieux de stockage

N° LOG A 4 Déchets – Gestion et organisation autour des produits spécifiques

(produits chimiques)

N° LOG A 5 Réactiver le groupe "développement

durable"

N° LOG A 6 Achats éco-responsables

N° LOG B 1

Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie

Chercher des solutions ou organisation

innovantes

N° LOG B 2 Evaluation et comparaison des coûts de

production

N° LOG B 3 Commercialisation

N° LOG B 4 La qualité en cuisine et blanchisserie

N° LOG C 1

Services Techniques

Organisation du service maintenance

N° LOG C 2 Plan maintenance des structures rénovées

N° LOG C 3 Gestion des clés à moyen constant

N° LOG C 4 Implantation d'une Gestion Technique

Centralisée (GTC)

N° LOG C 5 Organisation des retours et transferts de données aux service techniques


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N° LOG D 1 Stock et inventaire

Organiser et gérer les équipements

mobiliers et matériels

N° LOG D 2 Approvisionnement et gestion des stocks

N° LOG E 1

Positionnement du pôle prestataire de service dans le respect mutuel

Centralisation du parc automobile

N° LOG E 2 Place du volet social – Développement

durable dans le pôle Administration Achats

Logistique Techniques

N° LOG E 3

Adaptation des prestations aux besoins

des clients, communication et relation

interservices et évaluation du service rendu

N° LOG E 4 Les prestations hospitalières

Mise en place d'une charte hôtelière


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FICHE N° LOG A1 AXE DE TRAVAIL : Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement INTITULE DU PROJET : Gestion de l’eau REFERENCE : Manuel de certification de la Haute Autorité de Santé (HAS) –

Code de l’Environnement – Code de la Santé Publique

MOTIVATION Le Centre Hospitalier Ravenel doit assurer une gestion de l’eau

pérenne, du pompage à la distribution, jusqu’à l’évacuation de

ses eaux usées. Cette gestion doit être conforme aux textes réglementaires actuels, mais également aux exigences du

manuel de certification de l’HAS.

DESCRIPTION - Poursuivre la remise en état des installations d’évacuation

des eaux usées (canalisations, filtration,…) - Assurer la conformité des installations d’évacuation des eaux

usées (points de rejet, fosses sceptiques, blanchisserie, …) - Etudier la mise en œuvre d’une solution de traitement

autonome et écologique des eaux usées, en adéquation

avec les activités du Centre Hospitalier Ravenel - Garantir l’alimentation en eau potable du Centre Hospitalier

Ravenel (solution alternative, économie sur les consommations d’eau, …)

- Anticiper l’évolution de la réglementation relative aux rejets

médicamenteux

CONDITIONS PREALABLES A LA REALISATION Hors conditions matérielles

ou de moyens

- Réaliser un état des lieux qualitatif des installations de

pompage, de distribution et d’évacuation des eaux - Faire un état des lieux de la réglementation applicable au

Centre Hospitalier de Ravenel - Effectuer une étude de coût pour la remise en état et/ou la

mise en conformité des réseaux d’eau

RESULTAT ATTENDU - Garantir la pérennité et améliorer la conformité des

installations de pompage, de distribution et de rejet des eaux (maintenance préventive, vérifications périodiques, …)

- Elaborer un projet de traitement autonome et écologique

des effluents du Centre Hospitalier Ravenel - Garantir l’alimentation en eau du Centre Hospitalier Ravenel

RESSOURCES NECESSAIRES

- Matériel nécessaire à la remise en état des installations de

pompage, de distribution et d’évacuation des eaux en

fonction de l’état des lieux qualitatif. - Organisme externes (ADEME, ARS, agence de l’eau, …)

- Instance du Centre Hospitalier Ravenel (EOH, CLIN, …) - Ressources réglementaires et documentaires

- Aides financières externes à l’établissement

- Questionnaire de satisfaction


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ECHEANCES - 31/12/2012 : Réaliser un état des lieux des installations de pompage,

de distribution et d’évacuation des eaux Faire la synthèse des textes réglementaires applicables

aux Centre Hospitalier Ravenel - 2013 :

Rechercher des aides au financement Elaboration d’un projet de filtration autonome et

écologique des eaux usées Rechercher une seconde source d’alimentation en eau

du Centre Hospitalier Ravenel - 2014 et au-delà :

Mise en oeuvre

DISPOSITIF D’EVALUATION ET DE MESURE DE LA QUALITE

Analyses d’eau Suivi des consommations

Audit de conformité des installations (avant et après)


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FICHE N° LOG A2 AXE DE TRAVAIL : Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement INTITULE DU PROJET : Qualité de l’air REFERENCE : Manuel de certification de la Haute Autorité de Santé (HAS) – Code

de l’Environnement – Code de la Santé Publique – Code du Travail - Document Unique d’Évaluation des Risques professionnels (DUERP)

MOTIVATION Le Centre Hospitalier Ravenel doit garantir les conditions de travail

et la sécurité des agents dans le cadre de leurs missions et des patients, et mettre en place les mesures nécessaires à la

préservation et à la protection de son environnement.

DESCRIPTION - Garantir un fonctionnement optimal des installations de ventilation et de traitement d’air

- Coordonner la mise à disposition des Équipements de

Protection Collective (EPC) et des Équipements de Protection Individuelle (EPI) en fonction des situations à risque

- Assurer la conformité de l’établissement vis-à-vis des textes réglementaires et du manuel de certification de l’HAS

- Lever les remarques issues du DUERP - Garantir un renouvellement d’air optimal des locaux du Centre

Hospitalier Ravenel


ou de moyens

- Réaliser un état des lieux qualitatif des installations de ventilation et de traitement de l’air

- Vérifier l’état de conformité des installations de traitement d’air

- Faire un état des lieux de la réglementation applicable au Centre Hospitalier de Ravenel

- Effectuer un état qualitatif de l’air ambiant dans les locaux du Centre Hospitalier Ravenel

RESULTAT ATTENDU - Garantir la pérennité des installations de ventilation et de

traitement de l’air (maintenance préventive, vérifications

périodiques, …) - Améliorer les conditions de travail des agents du centre

Hospitalier de Ravenel, ainsi que les conditions d’accueil des patients

- Limiter les rejets atmosphériques


- Organisme externes (organisme de contrôle, ARS, …) - Instance du Centre Hospitalier Ravenel (EOH, CLIN, CHSCT, …)

- Ressources réglementaires et documentaires

ECHEANCES - 31/12/2012 : Analyser la qualité de l’air au Centre Hospitalier Ravenel

(questionnaire, étude des données, analyses, …)

Réaliser un état des lieux des installations de ventilation et

de traitement de l’air Faire la synthèse des textes réglementaires applicables aux

Centre Hospitalier Ravenel

Définir modalité de maîtrise du risque aspergillaire

- 2013 :

Elaborer une politique de réduction des rejets atmosphériques


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Mise en œuvre des actions correctives

- 2014 et au-delà :

Suivi de la mise en oeuvre


Analyses d’air Suivi des rejets atmosphériques

Analyse de satisfaction de la qualité de l’air (avant et après)


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FICHE N° LOG A3

AXE DE TRAVAIL : Amélioration de la sécurité des personnes et des biens – Protection et préservation de l’environnement

INTITULE DU PROJET : Déchets - Normalisation des lieux de stockage

REFERENCE : Manuel de certification de la Haute Autorité de Santé (HAS) – Code

de l’Environnement – Code de la Santé Publique – Code du Travail - Document Unique d’Évaluation des Risques professionnels (DUERP)

MOTIVATION Le Centre Hospitalier Ravenel doit poursuivre la normalisation des

lieux de stockage des déchets afin de répondre aux textes réglementaires, dans l’optique de garantir la sécurité des biens et

des personnes, ainsi que la préservation et la protection de l’environnement

DESCRIPTION - Sécuriser les lieux de stockage - Poursuivre la mise en conformité des lieux de stockage

- Rechercher un nouveau local de stockage des DASRI - Lever les remarques issues du DUERP

- Éliminer les stockages sauvages de déchets


ou de moyens

- Réaliser un état des lieux de stockage des déchets

- Faire un état des lieux de la réglementation applicable au Centre Hospitalier de Ravenel

- Vérifier l’état de conformité des locaux de stockage

- Estimer le coût de l’élimination du stockage sauvage du « four »

RESULTAT ATTENDU - Conformer le Centre Hospitalier Ravenel à la réglementation liée au stockage des déchets


- Aides financières externes à l’établissement - Ressources réglementaires et documentaires

ECHEANCES - 31/12/2012 :

Réimplanter le local de stockage des DASRI dans l’enceinte

du Centre Hospitalier Ravenel

Réaliser un état des lieux des lieux de stockage

Faire la synthèse des textes réglementaires applicables aux

Centre Hospitalier Ravenel - 2013 :

Élimination des stockages sauvage et sécurisation des sites

Mise en conformité des lieux de stockage

- 2014 et au-delà : Suivi de la mise en oeuvre


Audit DASRI

Audit de suivi des lieux de stockage des déchets hors DASRI Etat de réalisation du marché DASRI (qualité de la prestation,

différences de poids, …)


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FICHE N° LOG A4


INTITULE DU PROJET : Déchets – Gestion et organisation autour des produits spécifiques (produits chimiques)

REFERENCE : Manuel de certification de la Haute Autorité de Santé (HAS) – Code de

l’Environnement – Code de la Santé Publique – Code du Travail - Document Unique d’Évaluation des Risques professionnels (DUERP)

MOTIVATION Afin de réduire les déchets issus de l’utilisation des produits chimiques, le Centre Hospitalier Ravenel doit organiser la gestion des

produits chimiques : l’expression du besoin, l’utilisation, l’élimination. La prévention des risques issus de l’utilisation de ces produits est

incluse dans ce processus.

DESCRIPTION - Formaliser l’expression quantitative et qualitative des besoins en

produit chimique - Assurer la conformité des lieux de stockage (cf. fiche n° SEC04)

- Définir le circuit du produit chimique (validation, stockage, élimination, …)

- Former et sensibiliser le personnel - Supprimer le stockage actuel de déchets de produits chimiques

- Organiser une filière pérenne pour l’élimination des produits

chimiques

CONDITIONS PREALABLES A LA REALISATION Hors conditions matérielles ou de moyens

- Réaliser un état des lieux de l’organisation du circuit du produit chimique

- Réaliser un inventaire des textes réglementaires applicables aux produits chimiques

- Mettre a jour le listing des Fiches de Données de Sécurité (FDS) - Estimer le coût de l’élimination du stockage des produits

chimiques (bâtiment L01)

- La constitution d’un groupe de travail spécifique à cette problématique

RESULTAT ATTENDU - Une articulation pérenne autour des différents services concernés

- Une gestion optimale des déchets


- Aides financières externes à l’établissement - Ressources réglementaires et documentaires

- L’évaluation des risques chimiques

ECHEANCES - 31/12/2012 :

Constituer le groupe de travail

Chiffrer l’élimination du stockage de produits chimiques

(bâtiment L01) Réaliser les états des lieux organisationnel et réglementaires

- 2013 :

Définition du circuit du produit chimique

Formation du personnel

- 2014 et au-delà : Suivi de la mise en oeuvre


Quantité de déchets de produits chimiques produite Traçabilité

Audit sur l’application de la procédure et du suivi du circuit Evaluation des marchés (produits d’hygiène, lessiviel, …)


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FICHE N° LOG A5


INTITULE DU PROJET : Réactiver le groupe « développement durable »

REFERENCE : Manuel de certification de la Haute Autorité de Santé (HAS) – Code

de l’Environnement

MOTIVATION Le Centre Hospitalier Ravenel souhaite réactiver le groupe de travail

sur le développement durable constitué en 2008. Ce dernier doit être

représentatif des différents acteurs concernés par les dimensions économiques, environnementales et sociales de l’établissement, des

différents pôles et professions du Centre Hospitalier Ravenel. Le groupe doit être force de proposition et d’innovation.

DESCRIPTION - Garantir la pérennité du groupe, qu’il soit reconnu comme référentiel et ressource au sein de l’établissement

- Pérenniser l’engagement de l’établissement dans la démarche du développement durable

- Développer une culture commune, globale sur le développement durable

- Sensibiliser l’ensemble des agents au développement durable

- Communiquer, évaluer les actions mises en œuvres, innover, proposer des évolutions


- Inviter les anciens membres du groupe

- Faire un appel à candidature auprès des agents de l’établissement

et auprès d’institutions externes à l’établissement - Informer les agents et les différentes instances de l’établissement

de la réactivation du groupe

RESULTAT ATTENDU - Rédiger un guide de bonne pratique et de bonne conduite

- Clarifier les idées reçues sur le développement durable - Définir les missions et objectifs du groupe via une lettre de

cadrage - Nommer des relais dans les unités et services de l’établissement

- Déterminer annuellement une thématique, des missions, un

calendrier de réunion, un plan d’action - Définir l’engagement de l’établissement dans la politique

environnementale du Centre Hospitalier Ravenel


- Ressources humaines de l’établissement (représentation multi-professionnelle, des pôles…)

- Les instances de l’établissement

- Parangonnage

ECHEANCES - 1er semestre 2012 : Constitution du groupe


- Nombre d’actions mis en œuvre

- Bilan annuel - Évolution de l’investissement des agents de l’établissement dans la

démarche


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FICHE N° LOG A6


INTITULE DU PROJET : Achats éco-responsables

REFERENCE : Manuel de certification de la Haute Autorité de Santé (HAS) – Guide

de l’achat public éco-responsable – Le Code des marchés publics

MOTIVATION Le Centre Hospitalier Ravenel souhaite poursuivre son intégration dans une politique d’achats éco-responsables favorisant l’optimisation des

besoins, privilégiant l’achat de produits, de services et des activités qui ont une incidence environnementale moindre au meilleur coût, et

intégrant la dimension sociale. Les procédures d’achat prévoient la prise en compte des besoins des utilisateurs ; l’organisation en place permet

de disposer d’approvisionnements et d’équipements adaptés aux besoins

qualitatifs et quantitatifs de son activité anticipant les situations d’urgence.

DESCRIPTION - Définir les outils nécessaires à la réalisation d’achats éco-

responsables - Globaliser la notion d’achats éco-responsables dans l’ensemble du

circuit du produit, de l’expression du besoin à la mise au rebut

- Sensibiliser et engager l’ensemble du personnel dans la démarche (le prescripteur, l’acheteur, l’utilisateur)


ou de moyens

- Effectuer une recherche documentaire

- Réaliser un état des lieux de la pratique « éco-responsable » pour

cibler les priorités via un questionnaire - Rédiger une charte pour formaliser l’engagement de l’établissement

- Intégrer l’achat éco-responsable dans la politique environnementale du Centre Hospitalier Ravenel

RESULTAT ATTENDU - Prise de conscience collective sur l’achat et la consommation éco-

responsables

- Mise en conformité de l’établissement vis-à-vis des exigences de la Haute Autorité de Santé

- Optimisation de l’utilisation des consommables - Nomination d’un correspondant, un référent « éco-responsable »

dans les unités et services du Centre Hospitalier - Le développement de l’achat local


- Ressources humaines de l’établissement (représentation multi-professionnelle, des pôles…)

- Groupe de développement durable - Documentaire

ECHEANCES - 31/12/2012 :

Réaliser l’état de lieux sur l’achat éco-responsable

Réactivation du groupe « développement durable » (cf. fiche

N°5) - 2013 :

Sensibilisation du personnel

Établissement du plan d’action


- Nombre d’achats réalisés sur le critère de l’éco-responsabilité

- Quantité de déchets traités

- Nombre de réponses au questionnaire


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FICHE N° LOG B1 AXE DE TRAVAIL : Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie INTITULE DU PROJET : Chercher des solutions ou organisation innovantes REFERENCE :

MOTIVATION

L'établissement est engagé dans une démarche d'emploi des

personnes handicapées. Les "a part" de la blanchisserie est en manque de main d'œuvre qui

peut être portance d'un handicap.

DESCRIPTION Créer un secteur "prodige" employant du personnel handicapé

psychique dans le secteur des "A part" de la blanchisserie.


- Soutien FIPHFP.

- Avis CHSCT. - Partenariat ESAT "Le relais" (handicap psychique).

RESULTAT ATTENDU

- Evolution du taux d'emploi des handicapés. - Part de charge de la blanchisserie déductible des versements

FIPHFP.


- Formation / sensibilisation des agents de leur encadrement.

- Convention ESAT.

- Soutien FIPHFP.

ECHEANCES

2013


- Suivi COPIL FIPHFP. - Kg linge traité secteur "A part".

- Satisfaction clients " secteur A part".


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FICHE N° LOG B2 AXE DE TRAVAIL : Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie INTITULE DU PROJET : Evaluation et comparaison des coûts de production REFERENCE : Base d'Angers, comptabilité analytique

MOTIVATION

Le Centre Hospitalier dispose de deux outils internes, cuisine et

blanchisserie qui ne peuvent se pérenniser sous les partages avec d'autres acteurs publics ou privés.

Pour ce faire, ils doivent être compétitifs.

DESCRIPTION

S'organiser pour connaître la marge d'évolution de production, son coût, ses limites.

Se comparer aux structures équivalentes tant publiques que privés.


Recensement de l'activité réelle, des coûts réels.

Connaissance des limites des matériels et des équipes.

RESULTAT ATTENDU

Coût actualisé de la production disponible en particulier pour la réponse aux appels d'offres et connaissance de la marge de

progression de l'activité à personnel constant.


- Chiffres produits par les responsables. - Travaux réalisés avec la MEAH

- Analyse du service financier

ECHEANCES 2012 – en cours, puis tout au long du projet d'établissement.


Réactualisation annuelle des coûts.


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FICHE N° LOG B3 AXE DE TRAVAIL : Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie. INTITULE DU PROJET : Commercialisation REFERENCE : Marchés publics

MOTIVATION

Pour garder en activité cuisine et blanchisserie, il faut en

développer l'activité tant en direction du secteur privé que public.

DESCRIPTION

- Organiser le lobbying, la recherche de clients, organiser la veille

sur les appels d'offres et y répondre bien et vite. - Développer la communication de ces deux structures.


- Mobilisation des responsables.

- Sensibilisation des équipes. - Rencontre des personnalités influentes.

RESULTAT ATTENDU

Vendre les prestations de la cuisine et de la blanchisserie dans de bonnes conditions.


- Plaquettes de présentation. - Rencontres de sensibilisation et d'information.

ECHEANCES

2012 - 2016


- Marchés remportés. - Clients nouveaux.

- Suivi d'une activité à la hausse.


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FICHE N° LOG B4 AXE DE TRAVAIL : Devenir des services logistiques : cuisine et blanchisserie INTITULE DU PROJET : La qualité en cuisine et blanchisserie REFERENCE : Règlementation HACCP/RABC – Engagement DD

MOTIVATION

Garantir la qualité de la production en cuisine et blanchisserie.

DESCRIPTION

Intégrer outre les éléments de contrôle qualité indispensables et

règlementaires (HACCP – RABC) d'autres éléments intégrant en particulier le développement durable (environnement, produits BIO)


Actualisation des formations HACCP (2012) et RABC ?

RESULTAT ATTENDU - Confirmation du respect des règles d'évaluation RABC HACCP.

- Intégration de mesure en lien avec le respect de l'environnement. - Intégration du BIO en cuisine.


- Formation.

- COPIL RABC.

- Analyses laboratoire.

ECHEANCES

Tout au long du projet.


- Audits qualité en routine en blanchisserie et cuisine avec indicateurs.

- Suivi des retours d'analyse de surface et de produits.


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FICHE N° LOG C1

AXE DE TRAVAIL : Services Techniques

INTITULE DU PROJET : Organisation du Service Maintenance

REFERENCE : diaporama de présentation d'organisation des services techniques de septembre 2009.

MOTIVATION - Améliorer le bien être au quotidien des usagers (patients et personnels) dans les différentes structures et bâtiments du CH RAVENEL en intra et

extra hospitalier.

- Maintenir les capacités opérationnelles en état de marche (cuisine, blanchisserie et groupe électrogène) afin d'assurer la continuité de service.

- Pérenniser la valeur patrimoniale de l'ensemble des bâtiments (unités de soins, administration et autres locaux) afin d'éviter un vieillissement

nécessitant des travaux trop lourds de rénovation.

DESCRIPTION - Planifier et réaliser annuellement la maintenance préventive de tous les équipements et biens immobiliers en intra et extra hospitalier.

- Planifier et réaliser la maintenance curative en fonction des demandes

d'intervention émises par les différents usagers du CH RAVENEL (intra et extra hospitalier).

- Planifier et suivre les interventions des prestataires de service dans le cadre des marchés de maintenance.

- tracer dans la GMAO l'historique de toutes les interventions.


- Pérenniser les tournées hebdomadaires (intra et extra hospitalière) pour

passer obligatoirement dans tous les bâtiments à périodicité définie et tenue.

- Instaurer dans le cadre des tournées des visites techniques thématiques (vérification du bon fonctionnement des gâches électriques, vérification

de l'état des faux plafonds, de l'éclairage, des sols, des murs, des prises

de courant, etc...) dans tous les bâtiments. - Maintenir les équipes FLUIDES et ENERGIE pour assurer le bon

fonctionnement des installations (chauffage, réseau ECS, EF et eaux usées, cuisine, blanchisserie, installations électriques, électroménager,

etc...). - développer les compétences techniques des agents pour les énergies

nouvelles.

- Assurer la maintenance préventive de premier niveau de toutes les installations.

- Planifier hebdomadairement la charge de travail des agents pour : -

assurer les tournées et visites techniques

- réaliser les demandes d'interventions - réaliser la maintenance préventive de premier niveau

- contrôler les températures ECS dans les bâtiments - évacuer les déchets et DASRI des bâtiments

- répondre aux urgences (nommer un agent fluide et un agent énergie)

- Vérifier sur le terrain la bonne réalisation des actions de maintenance

préventives et curatives


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- Renseigner dans la GMAO le suivi de la demande d'intervention (depuis l'émission de la demande, la réalisation des travaux jusqu'à la clôture du

bon de travail).

- Formation des agents pour enregistrer la réalisation des bons de travaux dans la GMAO.

RESULTAT ATTENDU - Réalisation annuelle des travaux de maintenance préventive et curative - Garantir la conformité du bon fonctionnement des installations suivant

les règlementations en vigueur. - Maintien en bon état général du patrimoine immobilier et des

installations intra et extra hospitaliers.

- Assurer la continuité de service dans toutes les structures du CH RAVENEL.

- Réduction des délais d'intervention.


- Conservation en interne des compétences tout corps d'état secondaire au service maintenance.

- Fourniture d'outillages suffisants et nécessaires pour la réalisation des

petites interventions. - Programme de formation des agents et nouveaux critères de

recrutement par rapport aux nouvelles technologies. - Formation des agents au logiciel de GMAO

- Anticipation du transfert de compétences (téléphonie, serrurerie) par

l'auto formation des agents.

ECHEANCES Démarrage en 2012

DISPOSITIF D'EVALUATION ET DE MESURE DE LA QUALITE

- Suivi régulier sur le terrain des actions réalisées en maintenance préventive et curative.

- Suivi régulier du pourcentage de bons de travail réalisés. - Suivi régulier du délai moyen d'intervention.

- Suivi des levées des non conformités dans le cadre des contrôles

réglementaires. - Suivi et validation des prestations dans le cadre des marchés de

maintenance. - audit d'évaluation.


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FICHE N° LOG C2

AXE DE TRAVAIL : Services techniques

INTITULE DU PROJET : Plan maintenance des structures rénovées

REFERENCE :

MOTIVATION -Depuis le démarrage des premières unités modélisées, aucune

intervention lourde n'a encore été faite mis à part les interventions de maintenance.

- Plusieurs structures extra-hospitalières ont été relocalisées dans des

locaux entièrement rénovés que nous devons maintenir en état dans le temps.

- Pérenniser les structures modélisées dans le temps afin d'éviter un vieillissement nécessitant des travaux trop lourds de rénovation.

DESCRIPTION - Établir au Bureau d'étude un planning pluriannuel d'intervention dans les

structures avec 1 à 2 bâtiments prévu chaque année. - Intégrer dans le programme les structures extra-hospitalières en plus des

unités intra-hospitalières. - Préparer chaque plan de maintenance au bureau d'étude l'année qui

précède sa réalisation.

- Établir la liste des travaux types à réaliser pour chaque structure tout en maintenant les principes des modélisations (couleurs du pôle, unité de

choix...) - Effectuer en régie, au service travaux, les travaux de remise en état de

chaque structure.

- Phaser des travaux en site occupé avec le cadre de l'unité.


- Positionner chaque année en Priorité 1 dans les chantiers ciblés la

structure à maintenir comme prévu au plan.

- Transfert d'informations entre le service maintenance et le bureau d'étude sur l'état de conservation des locaux afin de définir les priorités

d'interventions et l'ordre des rénovations.

RESULTAT ATTENDU - Exécution annuelle de travaux de « rafraichissement » pour une à deux

structures. - Maintien des principes de modélisation des structures modélisées intra et

extra hospitalières.


- Conservation en interne des compétences tout corps d'états secondaires au service travaux.

ECHEANCES Démarrage en 2013 par l'UIAO et une unité modélisée, puis 1 structure

par an.


- Suivi annuel de l'échéancier en fonction du planning prévisionnel.

- Bilan annuel des tâches et corps d'états concernés par les travaux pour chaque structure.

- Etablir des ratios par tâche afin de planifier au plus juste les travaux de

l'année suivante.


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FICHE N° LOG C3

AXE DE TRAVAIL : Services Techniques

INTITULE DU PROJET : Gestion des clés à moyen constant

REFERENCE :

MOTIVATION - Difficultés pour maitriser la gestion des clés à l'heure actuelle. - Vision globale difficile à obtenir.

- les organigrammes de clés par structure ne sont pas centralisés. - Des clés ne sont pas référencées dans le coffre dédié à cette gestion.

- Le suivi des clés est difficile à faire lorsque les agents changent de structure

car le circuit d'information n'est pas formalisé. - Les documents de remise de clé ne sont pas systématisés

- Le préventif de contrôle de l'état des armoires à clé des unités modélisées n'est pas formalisé.

DESCRIPTION - mettre en place un support par structure avec organigramme et plan

d'armoire.

- revoir le classement des clés en réserve et le système de rangement dans le coffre.

- rédiger l'ensemble des procédures préventives de contrôle de conformité des armoires à clés gérées par badge.

- Etablir un fichier de suivi par structure.

- Définir un circuit d'information, de transmission et de restitution pour les agents détenteurs de clés.

- Généraliser la mise en place d'armoires à clés par structure afin de limiter l'affectation de clés à 1 agent nommé.


- Etat des lieux exhaustif de l'existant.

- Repérage des clés en stock

RESULTAT ATTENDU

- Respect de la politique établie et généralisation d'organigramme par bâtiment.

- Suivi des contenus d'armoires à clés et renouvellements effectués au fil de

l'eau. - Principe de fonctionnement du coffre et des réserves en clés connu et

formalisé.


- 1 personne détachée à plein temps sur ce sujet.

- l'assistance ponctuelle d'une secrétaire pour la mise en forme

ECHEANCES 2013


- mise en place d'un indicateur lié au délai de remplacement


23

FICHE N° LOG C4

AXE DE TRAVAIL : Services techniques

INTITULE DU PROJET : Implantation d'une Gestion Technique Centralisée (GTC)

REFERENCE :

MOTIVATION - Le système de remontée d'informations technique déployé sur

l'établissement est obsolète et hors d'usage, le nouveau ne concerne que 5 bâtiments.

- Garantir une remontée et un historique des données techniques et des

alarmes. - Gérer au mieux les différentes énergies et leurs consommations.

- Garantir la réactivité des services techniques et sécurité lors de dysfonctionnements des équipements en place au centre hospitalier grâce

aux remontées immédiates des défauts.

DESCRIPTION - Définir une politique de Gestion Technique Centralisée incluant les phases

de déploiement et la définition des points de remontés d'information.

- Etudier précisément l'impact financier de ce déploiement et planifier les budgets de réalisation.

- Centraliser toutes les informations techniques qui sont reliées au système. - Surveiller ces informations et déclencher des alertes en cas de non

conformité. - gérer les liens entre équipements et anticiper les conséquences d'une

panne de l'un d'eux sur les autres.

- Situer avec précision les alarmes incendie (lorsqu'elles seront reliées au système).

- Former le personnel à l'utilisation et au pilotage du logiciel.


- Recenser les informations pertinentes à intégrer au système.

- Recenser les équipements concernés par cette mise en place et assurer la compatibilité des équipements installés (actuels et futurs) avec le système

de GTC.

- Travail en partenariat avec le service informatique.

RESULTAT ATTENDU - Optimisation des consommations d'énergie.

- Optimisation du confort thermique dans les bâtiments reliés au système. - Archiver les informations afin de les interpréter.

- Réduire les délais d'information et d'intervention.

- Surveiller la production et la distribution d'eau chaude sanitaire


- Implication du bureau d'étude.

- Personnel du service informatique.

ECHEANCES 2016


- Diminution des consommations d'énergie. - Diminution du nombre des pollutions de l'eau chaude sanitaire.


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FICHE N° LOG C5 AXE DE TRAVAIL : Services techniques INTITULE DU PROJET : Organisation des retours et transferts de données aux services techniques REFERENCE :

MOTIVATION - Les modifications techniques réalisées par la maintenance et les travaux ne sont pas toujours enregistrées et notifiées.

- Les plans ne sont pas forcément à jour, ce qui implique des relevés sur

site avant de réaliser toute étude. Cette phase pourrait être réduire si le retour d'information était effectif après chaque travail.

DESCRIPTION - Organiser, gérer et systématiser les retours d'informations.

- Mettre au point les supports et établir la liste des documents essentiels à fournir en retour chantier.

- Mettre à jour les modifications au fil de l'eau et les intégrer aux supports en place notamment pour l'astreinte technique.

- Formaliser les transferts de dossier entre le bureau d'étude et le service

travaux. - Constituer un dossier type de transfert intégrant les listes de

documents à fournir en retour chantier.


- Toute personne réalisant une modification doit transmettre le plan de recollement au Bureau d'Etude pour une mise au propre suivi d'une

redistribution au service maintenance.

- Implication de l'encadrement pour l'exhaustivité des retours d'informations.

RESULTAT ATTENDU - Avoir des plans tenus à jour qui correspondent à la réalité

- fluidité des transferts de dossier avant et après réalisation des travaux


- Des postes de DAO déployés au bureau d'étude.

- Personnel compétant et responsabilisé aux services techniques.

ECHEANCES - 2013


- Mise en place d'un indicateur : Nombre de retours après travaux /

Nombre de dossiers transférés.


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FICHE N° LOG D1 AXE DE TRAVAIL : Stock et inventaire INTITULE DU PROJET : Organiser et gérer les équipements mobiliers et matériels REFERENCE :

MOTIVATION Répondre aux besoins en matière d'équipements mobiliers et

matériels de l'ensemble des services du Centre Hospitalier Ravenel nécessite la mise en place d'une organisation et d'une gestion

efficientes

DESCRIPTION - déterminer le rôle et missions du service achats et des services

techniques pour créer l'interface avec les services demandeurs

- formaliser une procédure "traitement et circuit des demandes d'équipements mobiliers et matériels"

- paramétrer et identifier les mobiliers et matériels via la GMAO


ou de moyens

- centraliser les demandes au service achats – cellule opérations

investissement - mise en place d'un COPIL : cellule opérations investissement,

maintenance, référent en ergonomie, soignants

RESULTAT ATTENDU - traçabilités des demandes - procédure validée

- contribuer à la qualité de l'hébergement et du confort du patient

- améliorer les conditions de travail et tenir compte des

recommandations du Document Unique – évaluation des risques professionnels


- Cellule opérations investissement – Service Achats - Maintenance - Services techniques

- Exploitation GMAO (paramétrage, formation, utilisation)

ECHEANCES Tout au long du projet 2012-2016


- évaluer les procédures écrites avec des indicateurs de qualité

(délais, nombre de demandes par pôle, etc.) - fonctionnement du COPIL (nombre de réunions)


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FICHE N° LOG D2 AXE DE TRAVAIL : Stock et inventaire INTITULE DU PROJET : Approvisionnement et gestion des stocks REFERENCE :

MOTIVATION Il convient de confirmer la mise en place des actions, et de

rapprocher la prestation logistique du cœur de l'activité de soins,

dans une relation "utilisateurs - acheteurs", à la recherche de l'efficience économique, organisationnelle et qualité.

DESCRIPTION - Mutualiser les procédures et les moyens en lien avec le service

achats

- Efficience économique : optimiser les achats de fournitures dans une politique d'achat pour maîtriser les coûts


- Objectiver une démarche "qualité" répondant aux objectifs de

la certification HAS

RESULTAT ATTENDU - Assurer une traçabilité fine des produits gérés et stockés

- Formaliser une procédure sur la gestion des stocks - Harmoniser les tableaux de bord et indicateurs

- Apprécier le "juste" besoin des utilisateurs

- Diffusion de tableaux de bord et indicateurs aux pôles - Présentation de la procédure lors d'une journée encadrement et

aux commissions "spécifiques" (linge, hygiène, etc.)


- Mettre en place une formation "gestion des stocks, dotation et approvisionnements"

- Mettre en place un COPIL : service achats, services techniques et logistiques, service de soins

ECHEANCES Tout au long du projet 2012-2016 - formation

- procédure - COPIL


- Instituer un suivi des coûts de prestation par pôle - évaluer les procédures écrites avec des indicateurs de qualité

(délais, tableau de bord de suivi des coûts, etc.) - fonctionnement du COPIL (nombre de réunions)


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FICHE N° LOG E1 AXE DE TRAVAIL : Positionnement du pôle prestataire de service dans le respect mutuel INTITULE DU PROJET : Centralisation du parc automobile REFERENCE :

MOTIVATION - Optimiser l'utilisation des véhicules du Centre Hospitalier, - Beaucoup de véhicules intra hospitalier sont très peu utilisés (½ heure

par jour pour certain),

- Suivi de la politique de réduction des coûts, - Centraliser les véhicules sur un lieu unique,

- Meilleur entretien mécanique, - Propreté extérieure et intérieure des véhicules

- - Exécution du lavage des véhicules en toute conformité. - Favoriser la présentation technique des véhicules pour les contrôles

réglementaires

DESCRIPTION Phase 1 :

- Récupérer les véhicules intra (ex : mini bus) excepté 1 véhicule par unité.

- Gestion des véhicules par informatique en utilisant si possible le logiciel de suivi du parc,

- Parking ou aire de stationnement pour les véhicules de prêt + des

emplacements pour les véhicules personnels des agents empruntant les véhicules du CH Ravenel.

Phase 2 :

- Armoires à clés gérées par badge, - Casier à pochettes à double portes fermé a clé,

- Effectuer les lavages en conformité avec les règlementations en vigueur avec création d'une station de lavage (pollution) ou conventionnement (ou

marché) à trouver avec un propriétaire d'une aire de lavage aux normes.


- Soutien de la Direction générale, de la Direction des soins, Direction

Logistique,

- Communiquer, - Gestion du parc : service Logistique/Transport,

- Etude d’un poste aménagé ou convention (ESAT,…) pour le nettoyage des véhicules si fait en interne

RESULTAT ATTENDU - Pouvoir répondre aux besoins des Pôles de soins et du Pôle

Administratif, Logistique.

- Optimiser les coûts de location et d’achat d'utilisation des véhicules, d'entretien.


- Un site (les anciennes serres, à coté du service Transport),

- Des abris pour les véhicules, - Mise en forme du terrain sans mise en place d'enrobés


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ECHEANCES Phase 1 : 2012 Phase 2 : 2015


- Évaluation ou enquête de satisfaction auprès des utilisateurs, six mois à

un an après mise en service qui sera effectuée par le service organisation,

- Comparatif du taux d’utilisation des véhicules, - Planification du suivi systématique des « organes d’usure » (pneu,

essuie-glace, lave-glace,…), - Fiche d'observation dans les pochettes des véhicules.


29

FICHE N° LOG E2 AXE DE TRAVAIL : Positionnement du pôle prestataire de service dans le respect mutuel INTITULE DU PROJET : Place du volet social - développement durable dans le pôle Administration Achats Logistique Techniques REFERENCE : loi sur l'emploi de personnes en situation de handicap.

MOTIVATION - Répondre au dossier de conventionnement avec le Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP) afin de

bénéficier d'aides financières et des services mis à disposition dans le cadre d'un partenariat formalisé sur une durée de 3 ans (démarrage à compter du

1er Février 2012),

- Maintenir l'emploi des personnes en situation de handicape. - S'ouvrir comme terrain de stage pour des personnes issues des

établissements spécialisés (IME, ESAT, IMPRO,...)

DESCRIPTION - Développer le partenariat avec les établissements médico-éducatifs de type ESAT et insertion des personnes handicapées.

- Amorcer une filière potentielle de recrutement de personnes présentant un handicap en les formant dans les lieux de stage adaptés avec la DRH et en

lien avec le projet social,

- Identifier les postes potentiels et rédiger les profils de postes . - Élaborer une fiche de poste adaptée pour permettre l'adéquation entre

handicap et environnement de travail, - Rencontrer et élaborer des conventions de stage avec les partenaires (IME,

ESAT, IMPRO,...),

- Étude de contrats d'apprentissages adaptés - accompagner l'agent recruté dans son insertion professionnelle avec un

encadrement adapté. - Poursuivre le recrutement de personnes en situation difficile pour certains

postes via les contrats d'aide à l'emploi et dans la limite des directives

établies par le gouvernement. Formaliser la liste des postes susceptibles d'être pourvus dans ce cadre.


- Identifier les lieux de recrutement et les offres de stage,

- Sensibilisation du personnel, - Identifier les tuteurs

RESULTAT ATTENDU - Se mettre en conformité par rapport à la réglementation,

- Remplir les engagements de l'établissement en regard de la convention avec le FIPHFP,

- Insertion dans le milieu du travail de personnes handicapées, - Créer des relations favorables au recrutement,

- Connaissance des postes à proposer : lavage des véhicules, assistance informatique à distance, ...


30


- COPIL FIPHFP

ECHEANCES - 3 années à venir (2012 à 2014)


- Nombre de recrutement

- Nombre de stage - Conventions signées

- Évaluation du stage et de la manière à servir


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FICHE N° LOG E3

AXE DE TRAVAIL : Positionnement du pôle prestataire de service dans le respect mutuel.

INTITULE DU PROJET : Adaptation des prestations aux besoins des clients, communication et relation inter-services et évaluation du service rendu

REFERENCE :

MOTIVATION - Situer les services logistiques comme prestataire de service pour les unités

de soins au service du patient, - Prendre en compte les contraintes et demandes de chacun pour améliorer

la qualité du service rendu, - Adapter les prestations aux différentes évolutions (fonctionnement,

budgétaire, humaine,…)

- assurer la qualité du service rendu par les services supports

DESCRIPTION - Axe de formation pour le personnel des services logistiques :

communication inter-services, - Participer périodiquement aux réunions du service de soins (réunion de

cadres sup, …) et journées d'encadrement, - Favoriser l'Implication des responsables de services supports lors des

rapports préliminaires avec les trios de pôles cliniques, médico-technique et médico-social :

- prendre en compte les demandes des pôles,

- communiquer au trio les contraintes techniques et organisationnelles des services support.

- Favoriser les échanges lors des journées d'encadrement.


- Généralisation et utilisation du logiciel GMAO (Colbert)

- Sensibilisation et implication du personnel d'encadrement, relai pour la sensibilisation des équipes.

RESULTAT ATTENDU - Favoriser le respect mutuel,

- Meilleure compréhension des contraintes de chacun, - Optimisation du travail et meilleure adéquation entre la demande et la

prestation


- Budget axe de pôle formation

ECHEANCES - Phase de sensibilisation, déploiement du logiciel GMAO : 2012-2013, - Phase de formation : 2013


- Évaluation de la formation,

- Questionnaire, enquête de satisfaction, étude sur les délais de réponse,...


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FICHE N° LOG E4 – Pilote : Mme FY

AXE DE TRAVAIL : Les prestations hôtelières

INTITULE DU PROJET : Mise en place d’une charte hôtelière

REFERENCE :

MOTIVATION - Offrir aux patients des prestations hôtelières de qualité : hébergement, prestation repas, prestation linge, loisirs,..

- Fédérer les différents acteurs autour de cette charte - Définir les axes de travail en partant de la politique hôtelière et de la charte

déjà amorcée en 2009

DESCRIPTION - Reprendre les points déjà abordés lors du lancement de la charte en 2009. - Travailler la charte à la prochaine journée d'encadrement,

- Présenter la charte aux représentants des usagers,

- Présenter la charte aux différentes commissions et instances, - Réactiver un groupe multi-disciplinaire pour suivre la charte hôtelière de

l’établissement. - Redéfinir avec orientations sur les fonctions linges et repas dans les unités

de soin et adapter si nécessaire l'organisation des services logistiques.

- Utiliser les équipements récemment mis en service pour adapter la distribution des repas dans les unités en fonction des pathologies des

patients.


- Travailler en partenariat avec toutes les directions pour définir les attentes en lien avec les patients,

- Enquête auprès des patients

- dégagement de temps pour les personnes ressources et le suivi du groupe.

RESULTAT ATTENDU - Satisfaction du patient et des résidents dans les limites de «la prise en charge médicale»,

- Satisfaction de la famille, - Satisfaction du personnel


- Temps de secrétariat pour les réunions

- nomination d'un pilote

ECHEANCES - 2012 : élaboration de la charte

- A partir de 2013 : réunion semestrielle du groupe charte hôtelière


- Audit, enquête auprès des patients et de leur entourage

technique environnement · projet logistique sécurité technique environnement 4 projet logistique...

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