teaching others what you know - cdn2.beun.edu.trcdn2.beun.edu.tr/imid/egitim/zaman-yonetimi.pdf ·...

Zaman Yönetimi

Doç. Dr. Ziya KORUÇ

AFAD Sivil Savunma Uzmanları Hizmet İçi

Eğitimi

İçerik

1. Zaman Nedir

2. Zaman Kullanımına Etkiler

3. İşlerin Uzamasına Neden Olan İnsan Tipleri

4. Zaman Kullanımında Kültürel Etmenler

5. Zaman ve Stres

6. Zamanın Yönetimi

7. Yönetimde Zaman Yönetimi

8. Zaman Tuzakları

9. Zamanı İyi Kullanmanın Kazandırdıkları

Hesabınıza her gün 86.400 saniye yatırılıyor, AMA

Ertesi güne transfer edilemiyor

Hesabınız her sabah doluyor, AMA

her akşam boşalıyor. GERİYE DÖNÜŞ YOK

Zaman….

Ne kadar bakiyeniz kaldı?

Zaman….

Zaman, bakiyesini bilmediğimiz bir hesaptır Bu nedenle değerini iyi anlamak gerekir

Zaman….

BİR SENE'nin değerini sınıfta kalan bir öğrenciye sorun

BİR AY'ın değerini, prematüre bir bebeği dünyaya

getiren anneye sorun

BİR HAFTA'nın değerini, haftalık derginin editörüne

sorun

BİR DAKİKA'nın değerini, treni henüz kaçırmış bir kişiye

sorun

BİR SANİYE'nin değerini, bir kazayı kıl payı atlatmış bir

kişiye sorun

BİR MİLİSANİYE'nin değerini, Olimpiyatlarda gümüş

madalya kazanan sporcuya sorun

Zaman….

Zaman; yerine konması, geri

getirilmesi, yenilenmesi,

depolanması, satın alınması

mümkün olmayan en önemli

kaynaktır

Yapılacak her iş için zaman

gereklidir

Zaman pahalıdır

Zaman Nedir?

Zaman….

Yaşamdaki en katı ve acımasız

elementtir

Tyler

En eşsiz ve en kıt kaynak

zamandır

Drucker

Zaman….

Zaman, herkesin

yaşamında eşit biçimde

sahip olabildiği tek

kaynak olma gibi bir

özelliği de sahiptir

Hayatı seviyor musunuz?

O halde zamanınızı çarçur etmeyin

Hayat sadece zamandan ibarettir

Benjamin Franklin

Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaştır

Bu nedenle zaman objektif (gerçek) ve Subjektif

(algılanan) zaman olarak ikiye ayrılır

Zaman Nedir?

Gerçek (Objektif) Zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat

zamanıdır

Algılanan (Sübjektif) Zaman; Ölçülmesi, değerlendirilmesi

zor olan zamandır

Zaman Nedir?

İki saat boyunca güzel bir kızla oturursanız,

bu size iki dakika gibi gelir

İki dakikalığına sıcak bir sobanın üzerinde oturursanız,

bu size iki saat gibi gelir

Görecelilik işte tamda budur

Albert Einstein

İnsan zamanı ölçer, zamanda insanı

İtalyan Ata Sözü

Zamanın nasıl kullanıldığı ya da yönetildiği bir birey ya da

kurumdaki herkesi yakından ilgilendirir. Kişinin ya da kurumun

başarısı veya başarısızlığı tanımlanan hedeflere ulaşıp,

ulaşamadığı incelenirken sonuca en doğru yöntem ve minimum

kaynak kullanarak en kısa zamanda ulaşım istenmektedir

Zaman kullanımı ya da yönetimini etkileyen unsurları iki

başlıkta ele alınabilir

Sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel özellikler

Organizasyonun yapısı

Zamanın Kullanımını Etkileyenler

Plansız ve programsız çalışma, işler arasında öncelik

verilmemesi

Bir işi yaparken oyalanma

Ertesi güne iş bırakma alışkanlığı

“Henüz gün bitmedi, akşama kadar çok var” düşüncesi

Kolayca “hayır” diyememek

Gereksiz telefon konuşmaları ve ziyaretler

İş ilişkisi olan kişilerle iş dışı konuşma


Etkili iletişim tekniklerini kullanmamak

Çok sinirlenme ve işe çok zor konsantre olmak

Yeniliklere açık olmamak

Kişinin kendisine güvenmemesi

Başkalarının işini yapma ya da her işi yapmaya çalışma

Hızlı karar verememek

Sorunlu arkadaş ilişkileri ya da aile ilişkilerinde sorun

yaşamak


Gece yaşantısının düzensizliği

Hobilere aşırı tutkular

Dost ve yakınların ricalarını kıramamak

Eksik ya da yanlış motivasyon

Güne keyifsiz başlamak (Moralsiz ve yorgun)

İçinde yaşanılan toplumun tüm bireylerine benzer

davranmak

İşine ve başkasının zamanına gerekli duyarlılığı

göstermemek


İşin Uzamasına Yol Açan İnsan Tipleri

Kendisini göstermek

isteyenler

Aşırı özenliler

Zaman delisi olanlar

Sürekli muhalifler

Aşırı çekingenler

Kuruma yabancılaşanlar

Aşırı alınganlar

Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler

Telefonla arandığınızda kapatılacaktır ama aranılan

kişinin kapatması ayıptır

Ziyaretçi kalkmak istemedikçe ziyaret devam edecektir,

gelene “haydi güle güle!” diyememek


Organizasyonun temel işlevleri

Planlama

Örgütleme

Emir-komuta

Yürütme ve

Denetim

olarak özetlenebilir


Organizasyon yapısı nedeniyle yaşanan zaman kayıpları

ortaya çıkar


Yapılacak işlerin belirli bir sıra takip etmemesi

Etkin yetki devrinin yapılmaması, yetki ve sorumluluk

dengesinin kurulmaması

Görev ve iş tanımlarının yapılmaması

İşlere teslim süresinin verilmemesi

Geleceğe yönelik planlama eksikliği

Yöneticinin tek adam olma isteği ve astlarına

güvenmemesi

Zamanın Kullanımında Kurumsal Özellikler

Karar vermek için yatay ve dikey izinlerin çok olması

Farklı terminoloji kullanılması

Çalışanlar arasına iş birliği zayıflığı

Çeşitli gruplaşma ve çatışmalar

Bürokrasi ve kırtasiyecilik işleminin çok olması

Her işin mutlaka komisyona havale edilmesi

Etkin toplantı yönteminin kullanılmaması


Düzensiz dosyalama ve yetersiz arşivleme

Çalışma ortamındaki yetersiz koşullar (ses izolasyonu,

sıcaklık ve nem)

Nitelik ve nicelik açısından eksik personel

Astların sürekli kendilerine danışmasını isteyen

yöneticilik ve hep yöneticilere danışan astlar


Zaman ve Stres

Zaman ve Stres

Stresle başa çıkmadan zaman yönetimi sağlamak

olanaksızlaşmaya başlar

Düşmanlık duyguları baskın olanlar

Kendilerini sürekli suçlayan kişiler

Aşırı duygusal olanlar

Ben merkezli kişiler

Olayları iki uçta değerlendirenler

Olgunlaşamamış kişiler

Çevre ile kolay ilişki kuramayanlar

Zaman ve Stres

Stresle daha kolay başa çıkabilen kişiler

Hayata etkin katılanlar

Mücadeleci ve değişiklikten hoşlanan kişiler

Gerçekçi beklentisi olanlar

Hoşgörülü ve esnek kişilik özellikleri olanlar

Yakın çevresi ile yakın ve olumlu ilişki içinde olanlar

Zaman ve Stres

Zaman yönetimi açısından stresle başa çıkabilmek için

İşleri ertelememek, hemen yerine getirmek

Mükemmeliyetçilikten kurtulmak

Geç saatlere çalışmamak iş ve ev için gerekli zamanı

planlayabilmek

Hedefleri ve öncelikleri belirleyebilmek

Yakın çevresi ile yakın ve olumlu ilişki içinde olanlar

İşe odaklanıldığında gereksiz şeylerle kesintiye

uğratmamak

Zaman ve Stres

Zaman yönetimi açısından stresle başa çıkabilmek için

Daha esnek programlar yapmak

İş bitim zamanı konusunda gerçekçi olmak

Hayır diyebilmek

Aşırı iş yükünden kaçınmak

Yerine getirilemeyecek işler için söz vermemek

Her gün kendine en az 10 dakika ayırmak

Yönetimde Zaman…

Yönetimde Zaman…

Zaman herkes için önemlidir

Ancak, yöneticiler için zamanın daha da önemli olduğunu

söylemek gerekir

Yöneticilerin temel sorunu, önemsiz ve zaman öğüten

işlerden kendilerini kurtararak, önemli işler üzerinde

yoğunlaşabilmektir

Yönetici, zamanı etkili kullanamazsa, kurumda verimsizlik

kaçınılmazdır

Zamanı doğru yönetemeyen yönetici, hiçbir şeyi doğru

yönetemiyor demektir

P. Drucker

Zamanı Yönetmek

Zaman yönetimi “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek

ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır.

Zamanı planlamak, zamanı yönetmek demektir

Günlük yaşamda insanların çok fazla zaman kaybetmelerine

neden olan en büyük sorun zamanlarını planlamamalarıdır

Eğer zamanınıza değer veriyorsanız, eğer başarıya ulaşmak

istiyorsanız zamanınıza değer vermeli, zamanınızı mutlaka

planlamalısınız

Zamanı Yönetmek

Zamanı yönetmek mümkündür

Zaman yönetimi, doğuştan kazanılmış bir yetenek değil,

öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir sistemdir

Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli

bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır

Zamanı Yönetmek

Zamanı yönetmek aslında “öz yönetim” sağlamaktır

Başkalarına ve kendimize zarar veren duyguları kontrol

altında tutabilmek

Devamlı güven ve dürüstlük

Örnek olabilmek

Sorumlulukları ve kendimizi yönetebilmek

Değişen koşullara çabuk uyum sağlayarak engelleri

aşabilmek

Fırsatları yakalamaya hazır olmayı

gerektirmektedir

Zamanı Yönetmek

Zaman yönetimi ilkelerini anlamak ve uygulamak için

sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez

Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle

karşılaşılacağının ve bunların nedenlerinin de bilinmesi

gerekir

Zaman yönetimi yalnız bir defalık düzenlenen bir durum

değil, insanın ömrü boyunca devam eden bir programdır

Zamanı Yönetmek

OECD ülkeleri içerisinde 15-24 yaş arasındaki nüfusun

okul, staj veya işte olmayan yüzdesi (zaman israfı)

açısından 2011 yılı istatistiklerine göre

Türkiye %30 ile en kötü durumdadır

En alttaki ikinci sırada da Meksika %23

bulunmatadır

Zamanı Yönetmek

Unutulmamalıdır ki, yetkinlikleri geliştirmek için

kullanılmayan veya üretken olunmayan her gün sadece o

günden elde edilebilecek verimin yitirilmesine değildir

Aynı zamanda gelecekte dünya ile rekabet edebilme

yetkinliğinde de geri kalmak demektir

Bu nedenle, özellikle okullaşma oranları, okula gidenlerin

yetkinliklerini geliştirme performansları ve genç işsizlik

oranları ülkemizin sadece bugününü değil, geleceğini de

etkileyen önemli istatistiklerdir

Zamanı Yönetmek

İşverenler arasında yapılan araştırmada başlangıç

düzeyindeki işler için yeterli yetkinliğe sahip çalışan

bulunamaması konusunda Türkiye %56 ile birinci

durumdadır

Bu işverenlerin %72’si doğru yetkinlikteki çalışanlara daha

yüksek maaş vermeye hazır olduğunu da ifade

etmektedir

OECD ülkeleri arasında, okulun kendisine fayda

sağladığını düşünerek okulu ciddiye alan, motive gençliğin

oranı acısından (%29) Türkiye son sırada yer almaktadır!

Zamanı Yönetmek

Zamanı Etkili Yönetmek

Amaç ve Hedeflerinizi açıkça belirleyin

Önceliklerinizi belirleyin

Planlama yapın

Acil durum değerlendirmesi yapın

Amaç ve Hedefleri Açıkça belirleyin

Amaç

Ne?

Neden ?

Nasıl?

Hedef

Belirli

Ölçülebilir

Ulaşılabilir

Sonuca Yönelik

Zamanlı olmalıdır


Öncelikleri Belirlemek

Öncelikleri Bilmek Demek

Önce önemli işlerle uğraşmak

Belirli bir zaman diliminde bir tek işe odaklanmak

Amaçların rehberliğinden hareket etmek

Başkaları tarafından yapılacak işleri belirlemek ve

devretmek

Bilgi ve becerileri sürekli geliştirmek demektir


Bunun yerine çoğunlukla yaptığımız…

Hoşlanmadıklarımız yerine, hoşlandıklarımızı yapmayı

Uzun sürecek olan yerine kısa sürecek olanı

Zor olan yerine kolay olanı

Bilmediğimiz yerine bildiğimizi

Karmaşık olan yerine rutini

Önemli olan yerine acil olanı

Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının isteğini

Yapma eğiliminde oluruz


Önemliliğin Değerlendirilmesi

Önem Derecesi Amaç Yönünden Öncelik Derecesi

Çok Önemli Mutlaka Yapılmalı 1. Öncelik

Oldukça Önemli Yapılması Gerekli 2. Öncelik

Önemli Yapılması Faydalı 3. Öncelik

Önemsiz Yapılması Gerekmeyebilir Önceliği Yok


ABC Analizi

Önceliklerin belirlenmesinde kullanılan bir tekniktir.

ABC analizi, zaman kullanımında değer analizi yapılmasıyla

olur. Yapılması gereken tüm işler benzer öneme sahip

değildir. Yapılan işi taşıdığı değere göre farklı kategorilere

ayırmak olasıdır

A Grubundaki işler Çok Önemliler

B Grubundakiler işler Önemli

C Grubundakiler Daha Az Önemli ya da Rutin İşler

Şeklinde sınıflanabilir


ABC Analizi

Faaliyetin değeri %65 Yoğunlaşın %20 Devredin %15 Az Zaman

A Görevleri B Görevleri C Görevleri Çok Önemli Önemli Rutin

%15 %20 %65 Kullanılan Zaman


Zamanımızın büyük bölümünü C Grubundaki işlere

ayırmaktayız

A Grubundaki işler sadece işin sahibi tarafından yapılırlar ve

başkasına devredilemezler

B Grubundaki işlerin önceliği orta düzeydedir. Kolayca

devredilebilirler

C Grubundaki işler rutin işlerdir öncelikleri yoktur (internete

girmek, haberleşmek, okumak, günlük idari işler, önemsiz

toplantılar, ani ziyaretler vb.)


ABC Analizi sadece A grubundaki işlerin halledilmesini C

grubundakilerin bir kenara konmasını öngörmez

Sadece belli öncelik ve önem sırasına göre hepsinin

yapılabileceğini öngörür

Böylece iş için daha verimli olan bir zaman planlaması

gerçekleştirilebilir


Plan yapmak

Plan yapmanın önünde engeller bulunabilir

Önemini bilmemek

Amaç ve Hedef belirleyememek

Sıkılmak

Günlük ve acil işlere önem vermek


Plan yapmanın önemi

Örgütsel ve kişisel anlamda uzun süreli düşünmeyi sağlar

Kişiyi geleceğe yöneltir

Zaman kaybını önler

Kişiyi amaca yöneltir motive eder

Meslek ve özel hedeflere daha kolay ulaşmayı sağlar

Önemli işler ve hedefler için zaman kazanmayı sağlar

Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına daha sağlıklı

bakmayı sağlar


Plan Yaparken Nelere Dikkat Etmek Gerekir

Amaca uygun hedefler saptamak

Var olan durumun analizini yapmak

Olası değişme ve gelişmeleri incelemek

Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmak

Karar vermek ve uygulamak

Denetleme ve kontrol etmek


Plan

Kısa Erimli

Orta Erimli

Uzun Erimli


Günlük Plan Örneği

Saat Yapılacak İş Saat Toplantılar

Saat Telefon

Saat Kişisel Saat Yazışma


Günün Sonunda Planı Değerlendirirken

O günün planını gerçekleşenler ile karşılaştırın

Tamamlanmayanlar var ise analiz edin

Ertesi günün planını yapın


Acil Durum Nedir Değerlendirilmesi

ACİL DURUMUN ÖZELLİKLER

Çok acil olanlar (Hemen yapılması gerekenler)

Acil Olanlar (Yapılması gerekenler)

Aciliyeti yok (Zaman olduğunda yapılmalı)

Zaman önemli değil


Zaman Yönetim Planı

1

2

3

4

Acil Acil Değil

Önemli Önemli Değil

Zaman Kaybettiriciler

Bireye Zaman Kaybettiriciler

Düzensizlik

Hayır diyememek

Geciktirmek

Beklememek

Aksaklıklar

Bireye Zaman Kaybettiriciler

Ziyaretçiler

Posta

Dedikodu

Gereksiz titizlik

Uzun çay-kahve sohbetleri

Özetle Etkili Zaman Yönetimi Önerileri

1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik

sırasına dizin

2. Günlük yapılacaklar listesini önceliklere göre hazırlayın

3. Listeniz dışında kalan işlere büyük bir dikkatle yaklaşın

4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın

5. «Zamanımı en iyi şekilde nasıl değerlendire bilirim» diye

kendinize sorun ve kişisel önerilerinizi uygulayın

Zaman tasarrufu

sağlayan elektronik

araç gereçlerin

kullanımını öğrenin,

onlardan en üst

düzeyde faydalanın

Etkili Zaman Yönetimi Önerileri

Katkılarınız ve Paylaşımlarınız İçin

Teşekkür Ederim

Soru ve diğer ek bilgilenmeler için

[email protected]

[email protected]

adreslerinden bana ulaşabilirsiniz

Psk. Dr. Ziya Koruç

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

teaching others what you know - cdn2.beun.edu.trcdn2.beun.edu.tr/imid/egitim/zaman-yonetimi.pdf ·...

Documents