Técnica 10.

Sobrevivencia

Objetivo

• Sensibilizar a la organización acerca de la importancia de mantener la disciplina en todo lo referente a la utilización de los recursos económicos de la empresa y a su oportuna comprobación registro y análisis.

• Cumplir oportunamente con el pago de impuestos y otras obligaciones

3 Etapas en la vida de la empresa

Nacimiento y sobrevivencia

• Las estadísticas señalan que la MAYORIA de los

negocios no sobreviven la etapa inicial.

• Muchos emprendedores pierden su patrimonio por

lanzarse a una aventura para la cual no están

preparados.

• Los conocimientos técnicos o el gusto por algo, no

son suficientes para sobrevivir.

• Además de los recursos económicos

suficientes para pasar la etapa inicial, son

necesarios conocimientos básicos de

administración y finanzas.

Nacimiento y sobrevivencia

• Muchos negocios quiebran por no prever adecuadamente las necesidades de recursos económicos.

• Hay que iniciar un negocio con recursos suficientes para cubrir:

• Es muy recomendable que cualquier nueva empresa que inicia sin grandes recursos, sea prudente y realice obras pequeñas acordes con su capacidad de respuesta.

Inversión inicial. Constitución de la empresa, activos,

acondicionamiento local etc.

Capital de trabajo. Inventarios, cuentas por cobrar, caja.

Perdidas propias de los primeros meses.

Estrategia de los primeros meses

• Alcanzar lo antes posible el punto de equilibrio.– Incrementando ventas

– Control de costos

– Austeridad en gastos

• Cuidar el flujo de efectivo. – Evitar congelar recursos en activos innecesarios, en equipo o en

cuentas por cobrar.

– Eficientizar la cobranza, negociar crédito con proveedores.

• Posicionar al negocio. – Diferenciar la oferta, identificando necesidades mal atendidas

del mercado.

– Promover adecuadamente al negocio.

Sobreviviencia

• Esta etapa se presenta normalmente en los primeros años de vida.

• Sin embargo cuando no se tiene el adecuado direccionamiento, la empresa permanece indefinidamente en ella.

• Es conveniente que desde la fundación de la empresa el Director asuma la responsabilidad que le corresponde y establezca un ambiente disciplinado de trabajo y maneje prudentemente los recursos.

• Si no tiene los conocimientos administrativos y financieros necesarios, deberá buscar la asesoría de expertos.

Clasificación de la información

administrativa

• Contable

• Financiera

• Fiscal

• Legal

Problemática común:

Falta de control de la documentación

• Imposibilidad de llegar a la conclusión de los ciclos contables y fiscales oportunamente.

• Cheques devueltos, multas, recargos y penalizaciones.

• Desconocimiento del potencial del negocio.

• Falta de información oportuna para la toma de decisiones.

• En resumen la falta de control de la documentación es una de las principales causas del caos organizacional y operativo que impide el desarrollo de la empresa.

Ciclo de actividades

1. Definir un método para concentrar

y archivar la información.

2. Crear un catálogo de cuentas

adecuado al negocio.

3. Registro diario de las operaciones.

4. Contabilidad. Cerrar cuentas y

procesos contables y fiscales,

oportunamente.

5. Análisis financiero y toma de

decisiones.

Definir un método adecuado para

concentrar la documentación

• Es indispensable un método de concentración de la documentación que permita eficientar el trabajo posterior y facilite el cierre de procesos contables y fiscales.

• Los documentos fuente son además el elemento principal para una auditoria por lo que deben estar debidamente ordenados.

Características principales de la

agrupación

• Toda la documentación de una

transacción debe estar

agrupada.

• Los documentos se organizan

cronológicamente en carpetas.

• Las carpetas deben estar

adecuadamente rotuladas y

tener separadores por meses.

Catálogo de cuentas

• El catálogo depende del tipo y tamaño del negocio.

• Determinan la forma como se clasifican los ingresos y los egresos de la empresa

• Se diseña de acuerdo con las necesidades de información de la dirección.

• Conforme crece el negocio se requerirá un catalogo más detallado.

Registro diario de las operaciones

• El registro diario de las operaciones se refiere a la captura en el sistema contable que utilice la empresa.

• En caso de no hacer internamente la contabilidad es conveniente que dentro de la empresa se registre diariamente en una hoja de calculo todos los ingresos y egresos para tener información disponible en todo momento y no tener que esperar los ciclos mensuales del contador externo.

• No hacer el registro diario puede ocasionar desorden, omisiones, rezagos y no disponer de información oportuna.

• El director debe sensibilizar a su equipo de la importancia de cerrar bien y oportunamente los ciclos y evitar que se de un desgaste en las relaciones de las áreas administrativas y operativas.

Registro diario de las operaciones

Registros

• Consignar la información importante: fecha, monto, descripción, etc.

• Una pequeña empresa podría iniciar con libros foliados en los que registrara sus movimientos de todas sus entradas y sus salidas.

• Las empresas conforme crecen adquieren softwares especializados, que les permiten realizar los registros contables de manera eficiente.

Relaciones de la empresa con su

entorno: Registros financieros mínimosEn cada registro es necesario consignar la

información importante: fecha,

descripción, monto, saldos, número de

documento, observaciones, etcétera.

Aquí se muestran los

registros mínimos

que puede tener la

empresa.

La contabilidad

• La contabilidad es el registro de las

actividades de un negocio.

• Traduce las diversas actividades de

una compañía en una serie de datos

objetivos que proporcionan

información sobre sus actividades y

problemas.

Cerrar cuentas y procesos contables y

fiscales, oportunamente

• Este es el proceso contable que realiza un contador

calificado, generando los estados financieros mas

importantes y los documentos fiscales

– Estado de resultados

– Balance general

– Declaraciones mensuales y anuales de impuestos

• El Director debe exigir a su contador que le presente los

estados financieros oportunamente.

• Para ello previamente debe haberse entregado toda la

información bien ordenada y oportunamente.

Procesamiento de la información

contable

• La información procesada por un contador calificado, arrojará diferentes reportes financieros.

• Los reportes financieros más importantes son el balance, el estado de resultados y el Estado de flujos de efectivo.

• Además es conveniente que la empresa prevea al menos sus entradas y salidas de efectivo para el siguiente periodo.

Análisis financiero y toma de

decisiones

• Teniendo los estados financieros, se procede a realizar el ANÁLISIS FINANCIERO.

• El análisis financiero conlleva la interpretación de los datos contables para evaluar el comportamiento y planificar acciones futuras.

• El análisis le permitirá a la empresa conocer su salud financiera y el impacto de sus decisiones.

• El análisis financiero se cubrirá en las Técnicas 11 y 12.

Problemas comunes en la Industria

de la Construcción

• Precios en concursos.

• Manejo de anticipos.

• Estimación y cobranza.

• Pago de obligaciones.

• Controles de obra.

Precios en concursos

Es muy común que una empresa con la desesperación de ganar un concurso baje sus precios demasiado. Este es el camino para tener muchos problemas, ya que no podrás concluir adecuadamente tu obra ni en tiempo ni con calidad. Perderás dinero y credibilidad.

Precios en concursos

• Si en una obra no alcanzas utilidades reales te puedes meter en grandes problemas.

• Es necesario hacer la tarea, cotizar, estimar rendimientos y negociar previamente con destajistas, al final puedes ser agresivo para cotizar pero dentro de los limites de lo razonable.

Manejo de anticipos

Manejo de anticipos

• Cuando una empresa recibe un anticipo debe administrarlo prudentemente para la ejecución de la obra.– Adquirir los materiales necesarios que

le llevará al cobro de avances con sus estimaciones, si es necesario pagar los impuestos correspondientes, mantener liquidez por si la cobranza se atrasa.

Manejo de anticipos

– El colmo de la ingenuidad es que un empresario se gaste el anticipo en artículos innecesarios y ajenos a la obra y luego meterse en muchos problemas.

– Si el empresario estimo que tendrá en una obra 10% de utilidad, no puede pensar en utilizar ese dinero hasta que no haya cerrado por completo la obra y vea si en realidad logro alcanzar las utilidades.

Estimación y cobranza

• Un problema común a muchas empresas es la ineficiencia en la cobranza la cual se origina desde una estimación inadecuada, la que a su vez se origina por un control inadecuado de las obras.

• El director y sus residentes deben entender que es muy diferente saber construir y saber administrar exitosamente una empresa de la construcción.

• Es indispensable llevar controles diarios y semanales por obra que nos permitan corregir a tiempo las desviaciones.

Pago de obligaciones

• Una empresa bien administrada tendrá que pagar además del IVA (Impuesto al valor agregado), El ISR (impuesto sobre la renta) y el IETU (Impuesto empresarial de tasa única).

• Es conveniente que la empresa tenga un buen asesor fiscal para que disminuir dentro de lo posible su carga fiscal.

• Muchas pequeñas empresas incrementan la carga fiscal por su ineficiencia en cubrir sus obligaciones y se hacen acreedores a multas y recargos, así como a recurrentes auditorias de las autoridades.

Controles de obra

Además como veremos en la T11 Rentabilidad, el control del tiempo es fundamental para que la obra sea rentable.

• Aunque se contempla este punto en la parte de procesos, lo reiteramos en esta parte pues es un problema común en la industria.

• Es indispensable que toda obra sea bien planeada y durante la ejecución se lleven controles de obra POR OBRA, en cuanto a los avances y los egresos en materiales, mano de obra, equipos.

Testimonio de empresario exitoso

• Yo recomendaríaa a las personas que empiezan quevayan poco a poco, a la medida de sus posibilidades,trabajando al nivel de su capacidad. Primero tienes quegatear, después caminar y luego correr.

• Para ser empresario tienes que ser audaz, tienes queser tenaz, tienes que tener visión pero debes tenerplantados bien los pies en la tierra.

Testimonio de empresario exitoso

• Una práctica que predomina es la improvisación a la hora de presentar una propuesta e irte por lo urgente más que por lo importante.

• Hay errores demasiado costosos que no dejan que elempresario se levante, errores que se cometen en unadecisión, en un concurso o la perdida de un cliente.

• La perdida de recursos humanos valiosos, de recursos.En la obra se manejan montos grandes con márgenespequeños.

Testimonio de empresario exitoso

• Tienes que cumplir con tus proveedores, la fuerza que tu

tienes es tu crédito. Es que tu seas una persona formal,

ganas prestigio a base de cumplimiento.

• Es bueno ser sujeto de crédito, debes iniciar con una

línea de crédito que aunque te salga un poco cara te

permita hacer historial. Debes ser muy cumplido, luego

los bancos te buscarán y te podrás dar el lujo de

escoger.

Testimonio de empresario exitoso

• Tenemos una mala costumbre, me pagan y tengo que gastarlo antes de pagar impuestos.

• En realidad no hay problema que uno pague algo de IVA por adelantado, luego se compensará. El verdadero problema es que cuando tengas que pagar, ya no tengas el dinero y caigas en multas y recargos, mala imagen etc.

Fondo PYME

Este programa es de carácter público, no es patrocinado

ni promovido por partido político alguno y sus recursos

provienen de los impuestos que pagan todos los

contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa

con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos

a los establecidos. Quien haga uso indebido de los

recursos de este programa deberá ser denunciado y

sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la

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