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FACULDADE CAPIVARI
CONTROLADORIA EM EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS:
Um Estudo de Caso no Departamento de Obras na Empresa A. Mendes
Terraplanagem
Scheila Delfino de Souza
Capivari de Baixo (SC), Julho de 2008.
SCHEILA DELFINO DE SOUZA
CONTROLADORIA EM EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS:
Um Estudo de Caso no Departamento de Obras na Empresa A. Mendes
Terraplanagem
Monografia apresentada como requisito à obtenção do grau de Bacharel em Ciências
Contábeis, da Faculdade de Capivari, sob a orientação do Prof. Edilson Citadin Rabelo.
Capivari de Baixo (SC), Julho de 2008.
SCHEILA DELFINO DE SOUZA
CONTROLADORIA EM EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS:
Um Estudo de Caso no Departamento de Obras na Empresa A. Mendes
Terraplanagem
FOLHA DE APROVAÇÃO
A presente monografia foi aprovada, como requisito à obtenção do título de Bacharel em
Ciências Contábeis, do Curso de Ciências Contábeis, da Faculdade Capivari.
Capivari de Baixo, 04 de julho de 2008.
Banca Examinadora:
________________________________________
Prof. Esp. Edilson Citadin Rabelo - Orientador
________________________________________
Prof. Esp. José Enilton Warmling – Membro
____________________________________________
Prof. Esp. Janildo da Rosa Balbino - Membro
DEDICATÓRIA
A minha formação como profissional não poderia ter sido concretizada sem a ajuda do meu
esposo Julio, que no decorrer desses anos proporcionou-me, além de extenso carinho e amor,
os conhecimentos da perseverança e da paciência. Dedico também, ao Professor Edílson, pela
orientação, seu grande desprendimento em ajudar-me e a sua amizade sincera. Por essa razão,
gostaria de dedicar e reconhecer a vocês, minha imensa gratidão.
AGRADECIMENTOS
A Deus, o meu agradecimento maior, porque tem sido tudo em minha vida. Um
agradecimento especial aos meus amáveis e eternos pais Gercino e Terezinha, as minhas
queridas maninhas Charlize, Ivonete e Gielen, que permaneceram sempre ao meu lado, nos
bons e maus momentos; ao meu querido esposo Julio Cesar, que além de me fazer feliz,
ajudou-me durante todo o percurso de minha vida acadêmica, compreendendo-me e
ensinando-me para que eu conquistasse um lugar ao sol; ao professor e amigo Edílson, que
sempre me deu atenção e preciosos conselhos, e a todos aqueles que direta ou indiretamente,
contribuíram para esta imensa felicidade que estou sentindo neste momento.
A todos vocês, meu muito obrigado.
SUMÁRIO
RESUMO.................................................................................................................................09
ABSTRACT.............................................................................................................................10
LISTA DE QUADROS...........................................................................................................11
LISTA DE FIGURAS.............................................................................................................12
INTRODUÇÃO.......................................................................................................................13
1 CONTABILIDADE.............................................................................................................16
1.1 A EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE..........................................................................16
1.2 A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE.....................................................................17
1.3 TEORIAS DA CONTABILIDADE...................................................................................18
1.3.1 Teoria da Mensuração......................................................................................................18
1.3.2 Teoria da Decisão.............................................................................................................18
1.3.3 Teoria da Informação.......................................................................................................18
1.4 FUNÇÃO DA CONTABILIDADE....................................................................................18
1.5 RELATÓRIOS CONTÁBEIS............................................................................................19
1.5.1 Balanço Patrimonial.........................................................................................................20
1.5.2 Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)............................................................20
1.5.3 Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA)..........................................20
1.5.4 Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC).........................................................................20
1.5.5 Demonstração do Valor Adicionado (DVA)....................................................................20
1.6 PRINCÍPIOS CONTÁBEIS...............................................................................................20
1.6.1 Princípios Fundamentais da Contabilidade......................................................................20
1.6.1.1 ENTIDADE..................................................................................................................21
1.6.1.2 CONTINUIDADE........................................................................................................21
1.6.1.3 OPORTUNIDADE.......................................................................................................21
1.6.1.4 REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL.....................................................................21
1.6.1.5 ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA.................................................................................21
1.6.1.6 COMPETÊNCIA..........................................................................................................21
1.6.1.7 PRUDÊNCIA................................................................................................................22
1.6.2 Convenções Contábeis.....................................................................................................22
1.6.2.1 CONVENÇÃO DA CONSISTÊNCIA (UNIFORMIDADE)......................................22
1.6.2.2 CONVENÇÃO DO CONSERVADORISMO (PRUDÊNCIA)...................................22
1.6.2.3 CONVENÇÃO DA MATERIALIDADE (RELEVÂNCIA).......................................22
1.6.2.4 CONVENÇÃO DA OBJETIVIDADE.........................................................................22
1.7 ÁREAS DA CONTABILIDADE.......................................................................................23
1.7.1 Contabilidade Financeira.................................................................................................23
1.7.2 Contabilidade Gerencial...................................................................................................24
1.7.3 Contabilidade de Custos...................................................................................................24
1.8 MÉTODOS DE CUSTEIO.................................................................................................24
1.8.1 Custeio por Absorção.......................................................................................................24
1.8.2 Custeio Variável ou Direto..............................................................................................25
1.8.3 Custeio ABC....................................................................................................................25
2 CONTROLADORIA ..........................................................................................................26
2.1 CONCEITO........................................................................................................................26
2.2 SIGNIFICADO DA CONTROLADORIA.........................................................................26
2.3 MISSÃO DA CONTROLADORIA...................................................................................27
2.4 OBJETIVOS DA CONTROLADORIA.............................................................................27
2.5 FUNÇÕES DA CONTROLADORIA................................................................................28
2.5.1 Informação.......................................................................................................................29
2.5.2 Motivação.........................................................................................................................29
2.5.3 Coordenação.....................................................................................................................29
2.5.4 Avaliação.........................................................................................................................29
2.5.5 Planejamento....................................................................................................................29
2.5.6 Acompanhamento............................................................................................................29
2.6 CONTROLLER..................................................................................................................30
2.6.1 Atribuições.......................................................................................................................31
2.6.1.1 PLANEJAMENTO.......................................................................................................31
2.6.1.2 EXECUÇÃO.................................................................................................................31
2.6.1.3 CONTROLE.................................................................................................................31
2.7 ORGANIZAÇÃO PADRÃO DA CONTROLADORIA....................................................32
3 EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS....................................................................34
3.1 PRESTAÇÃO DE SERVIÇO.............................................................................................34
3.2 CONTABILIDADE E CONTROLADORIA NA EMPRESA DE PRESATAÇÃO DE
SERVIÇO..................................................................................................................................34
3.3 O DESENVOLVIMENTO AO LONGO DA HISTÓRIA.................................................35
3.4 A INDÚSTRIA DA CONSTRUÇÃO................................................................................36
3.5 ATUAIS PROGRAMAS PARA ACELERAR O DESENVOLVIMENTO......................36
4 APRESENTAÇÃO DA EMPRESA A. MENDES............................................................38
4.1 HISTÓRICO DA EMPRESA A MENDES........................................................................38
4.2 ORGANOGRAMA DA EMPRESA A MENDES.............................................................39
4.2.1 Funções da Estrutura Organizacional...............................................................................40
4.2.1.1 DIRETOR ADMINISTRATIVO..................................................................................40
4.2.1.2 DEPARTAMENTO FINANCEIRO.............................................................................40
4.2.1.3 ENGENHARIA............................................................................................................40
4.2.1.4 EXECUTIVO................................................................................................................40
4.2.1.5 DEPARTAMENTO DE OBRAS.................................................................................40
4.2.1.6 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES...................................................................40
4.2.1.7 OFICINA......................................................................................................................40
4.2.1.8 ALMOXARIFADO......................................................................................................41
4.3 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES OPERACIONAIS DA EMPRESA...........................41
4.4 A CONTABILIDADE NA EMPRESA A MENDES.........................................................43
4.4.1 Departamento Contábil....................................................................................................43
4.5 SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE APOIO A GESTÃO DA EMPRESA A MENDES..44
4.6 CONTROLES EXISTENTES NA EMPRESA A MENDES.............................................44
4.6.1 Caixa e Bancos.................................................................................................................45
4.6.2 Contas a Receber..............................................................................................................45
4.6.3 Estoques...........................................................................................................................46
4.6.4 Imobilizado......................................................................................................................47
4.6.5 Contas a Pagar..................................................................................................................48
4.6.6 Faturamento.....................................................................................................................49
4.6.7 Custos e Despesas............................................................................................................49
4.6.8 Controle de Tráfego.........................................................................................................50
4.6.9 Controle de Pessoal..........................................................................................................50
4.6.10 Controle Operacional.....................................................................................................51
5 SISTEMA DE CONTROLE PROPOSTO AO DEPARTAMENTO DE OBRAS NA
EMPRESA A. MENDES........................................................................................................53
5.1 MODELO DE CONTROLADORIA PARA O DEPARTAMENTO DE OBRAS............53
5.2.PROCEDIMENTOS DE CONTROLE COMO ÓRGÃO AUXILIAR PARA O
DEPARTAMENTO DE OBRAS.............................................................................................53
5.2.1 Definição de Organograma..............................................................................................54
5.2.l.1 DIRETOR GERAL........................................................................................................54
5.2.1.2 CONTROLADORIA....................................................................................................55
5.2.1.3 DEPARTAMENTO DE CUSTOS E DESPESAS.......................................................55
5.2.1.4 DEPARTAMENTO DE ORÇAMENTO E COMPRAS..............................................55
5.2.1.5 ENCARREGADO DE OBRAS....................................................................................55
5.2.2 Rotinas Operacionais.......................................................................................................55
6 CONCLUSÃO......................................................................................................................57
REFERÊNCIAS......................................................................................................................59
RESUMO
O objetivo do presente estudo, consiste em verificar como a controladoria pode dar suporte ao processo de gestão de informações, voltadas ao controle operacional, no departamento de obras em uma empresa de prestação de serviços. A metodologia utilizada quanto ao problema foi a qualitativa, utilizando o estudo de caso para analisar o sistema de controle existente e as políticas para elaboração do planejamento e acompanhamento das operações do departamento de obras na empresa de prestação de serviços, em obras rodoviárias no estado de Santa Catarina. Os dados foram obtidos através de entrevistas realizadas com pessoas ligadas a administração. O trabalho inicia-se com revisão da literatura sobre a contabilidade, na seqüência, mostra a origem, a importância, o papel e a influência da controladoria no planejamento e no controle operacional, e então enfatiza a importância das empresas de prestação de serviços no Brasil. Em seguida, apresenta uma proposta de um modelo de controladoria com base na fundamentação teórica e no levantamento e análise das operações e dos controles existentes na empresa A. Mendes Terraplanagem. Sugere-se algumas recomendações quanto aos custos, o faturamento, entre outros setores da empresa A. Mendes Terraplanagem.
Palavras-chave: Contabilidade, controladoria, prestação de serviços.
ABSTRACT
The objective of the present study, consists in verify how the controlling can give support, in the process of information of management, directed in the operational control in the department of works in a company of rendering of services. The methodology used as the problem was the quality, using the case study to examine the existing control system and poli-cies for development of planning and monitoring of operations of the department of works in the company for rendering of services, in road works in the state of Santa Catarina. The data were obtained through interviews with persons related to administration. The work begins with review of literature on accounting, in the sequence shows the origin, importance, the role and influence of controlling the planning and operational control, and then emphasizes the im-portance of companies of rendering of services in Brazil. Then submit a proposal for a model of controlling based on theoretical foundation and a survey and analysis of operations and controls in the company A. Mendes Terraplanagem. It is suggested some recommendations as to costs, the billing, among other sectors of the company A. Mendes Terraplanagem.
Word-key: Accounting, controlling, rendering of services .
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Visão Geral das Gerações Contábeis.....................................................................16
Quadro 2 – Segmento da Contabilidade Geral..........................................................................23
Quadro 3 – Organização Padrão da Contabilidade...................................................................32
Quadro 4 – Organização da Controladoria em Pequenas Empresas.........................................33
Quadro 5 – Organograma Funcional da Empresa A. Mendes Terraplanagem.........................39
Quadro 6 – Processos e Atividades da Empresa.......................................................................41
Quadro 7 – Sistemas Tecnológicos de Apoio à Empresa.........................................................44
Quadro 8 – Organograma Proposto..........................................................................................54
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Gerar Informações...................................................................................................19
INTRODUÇÃO
O mundo está passando por um intenso processo de transformações. No entanto, o
foco da preocupação está no meio empresarial, dando especial atenção às características e ao
gerenciamento das informações que darão suporte ao empreendedor no processo de gestão e
tomada de decisão.
As organizações devem estar preparadas para enfrentar a concorrência imposta
pelo processo de globalização da economia e também a pressão dos mercados.
Para que as empresas continuem desempenhando seu papel dentro deste mercado
globalizado e competitivo, necessita contar com administradores competentes, e utilizar de
ferramentas gerenciais que os auxiliem no planejamento e controle de gestão.
Com isso, surgiu a controladoria, com o intuito de formar uma equipe unida em
torno de um objetivo comum: otimização de resultados e continuidade da empresa.
A controladoria requer a aplicação de princípios, que abrangem todas as
atividades aplicadas nesta entidade, acompanhando e controlando todos os passos
operacionais da empresa.
Dessa forma, este estudo tem em vista responder a seguinte questão-problema:
Como a controladoria pode auxiliar o controle do departamento de obras da empresa de
prestação de serviços A. Mendes Terraplanagem Ltda?
Durante o estudo e desenvolvimento da pesquisa, obteve-se acesso ao histórico da
empresa e a utilização de papéis de trabalho como: orçamentos, notas fiscais, contratos,
recibos, balancetes, etc.
O respectivo trabalho possui os seguintes objetivos específicos: descrever qual o
tipo de controle que existe dentro do departamento de obras; analisar a importância da
controladoria para a empresa de prestação de serviços; avaliar quais os procedimentos
necessários para otimizar o departamento de obras da entidade.
A controladoria poderá organizar e reportar dados relevantes, exercendo
influência e fornecendo informações nas tomadas de decisões. Além disso, a controladoria
tem a função de salvaguardar o patrimônio da empresa, garantindo que os objetivos
estabelecidos no planejamento estratégico estejam sendo cumpridos de maneira eficiente e
eficaz.
Nos dias atuais, o mercado apresenta-se muito exigente e as empresas tendem a
melhorar a qualidade de seus serviços para que os produtos não se tornem obsoletos
garantindo assim a continuidade de seus negócios. Nesta corrida pelo sucesso empresarial, a
controladoria tem importância fundamental para o estudo. Nas empresas de prestação de
serviços quase não há estoques e seu valor está na qualidade dos serviços prestados.
Faz-se a pesquisa sobre a controladoria numa empresa de prestação de serviços
devido a grande necessidade de mensurar os custos relacionados ao departamento de obras,
analisando o desempenho e os resultados passados, ou seja, verificando o desembolso gasto
na obra e comparando com o seu faturamento líquido, tendo em vista a implementação de
ações que melhorem o desempenho futuro, identificando dessa forma a origem do problema,
buscando meios para otimizar o setor.
A proposta deste trabalho é de constatar a necessidade de implantação da área de
controladoria no departamento de obras dentro de uma empresa de prestação de serviços.
Adotou-se, ante disto, como estratégia para pesquisa, o Método do Estudo de Caso, sendo que
alguns autores ainda preferem chamar de estratégia ao invés de metodologia de investigação.
O trabalho aqui apresentado não buscou somente resposta aos problemas
definidos, mas também em obter novos conhecimentos a respeito dos assuntos em questão.
Foi utilizado um conjunto de métodos e técnicas para chegar a uma conclusão, todos baseados
na metodologia científica, bem como, este estudo caracterizou-se também como pesquisa
exploratória.
Para maiores esclarecimentos sobre o presente trabalho, apresentam-se no
primeiro capítulo os conceitos de contabilidade e suas ramificações.
O segundo capítulo aborda a controladoria, o planejamento, execução e controle.
Justifica a importância de uma boa contabilidade aliada a sistemas de controles eficientes.
As empresas de prestação de serviços e sua contribuição para o desenvolvimento
no país serão abordadas no capítulo três. Menciona também a importância do uso da
contabilidade nas empresas prestadoras de serviços e informa o papel da controladoria dentro
dessas empresas.
A descrição da empresa, suas atividades e controles são abordados no quarto
capítulo. Descreve o histórico da empresa em estudo, relata suas atividades e demonstra os
controles gerenciais utilizados para tomada de decisões.
O quinto capítulo descreve um sistema de controle de gestão operacional
proposto, destacando a importância de um bom planejamento e controle dentro do
departamento de obras na empresa em estudo.
Finalmente, no sexto capítulo são apresentadas as considerações referentes ao
estudo realizado e as recomendações para futuras pesquisas.
1. CONTABILIDADE
1.1 A EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE
A evolução da contabilidade aconteceu em conseqüência ou resposta a
necessidade de informação.
A contabilidade é muito antiga, sempre existiu como forma para auxiliar as
pessoas a tomarem decisões; ela nasceu a partir do momento em que o homem teve a
necessidade de controlar suas conquistas, como a pesca, rebanhos e outros bens. Iudícibus e
Marion (1997), relatam que esses controles/registros eram feitos de forma rudimentar, antes
mesmo do surgimento da escrita.
A partir do momento em que as operações comerciais foram se desenvolvendo, a
contabilidade foi evoluindo e adequando-se às novas situações que surgiam.
No século XV a contabilidade passou por grande desenvolvimento, com a obra de
Frei Luca Paccioli, denominada Summa de Aritmética, inventada para atender necessidades
de controle dos mercadores venezianos.
Com a revolução industrial, o primeiro sistema de custos foi criado para que
houvesse entendimento dos recursos que estavam sendo utilizados nas novas fábricas.
No século XIX houve grande dispersão das atividades econômicas, movidos pela
invenção das estradas de ferro, teve surgimento de grandes companhias de distribuição
localizadas em vastas extensões territoriais. Com isso houve a necessidade de utilizar novos
indicadores contábeis-financeiros para avaliar cada um desses centros de negócios.
Ainda no final deste século, houve o surgimento das corporations, o
desenvolvimento do mercado de capitais e da economia dos Estados Unidos, que contribuíram
para mais um avanço na contabilidade, desta vez a contabilidade passou a se preocupar com o
usuário da informação contábil, gerando relatórios para suas necessidades.
Para Cosenza (2001), a história da contabilidade é dividida em quatro etapas,
apresentadas no quadro abaixo.
Quadro 0l Visão geral das gerações contábeis
Etapa/Período CaracterísticasEmpirismo30.000 a.C. até 1202 d.C.
Baseia-se na intuição, no bom senso e na criatividade, decorrentes de dons inatos. Objetivo principal é responder ao conceito de propriedade. Controle patrimonial.
Ênfase nos inventários físicos. Ábacos e escolas de formação profissional. A qualidade é determinada, especialmente, pelo controle quantitativo do patrimônio.
Cientificismo 1202 - 1950
Baseia-se na busca desenfreada da melhoria dos métodos, técnicas e processos. Responde as necessidades empresariais. Controle da eficiência e da produtividade. Ênfase nos meios. Teorias e manuais da contabilidade. A qualidade é determinada, especialmente, pelo alcance do maior nível de produtividade.
Racionalismo 1951 – l970
Baseia-se na busca de procedimentos voltados para a melhoria da forma de evidenciação dos fatos patrimoniais. Responde a necessidade de informações úteis. Controle da eficácia e o objetivo. Ênfase nos fins. Demonstração e relatórios contábeis. A qualidade é determinada, especialmente, pela capacidade de evidenciar a informação contábil e produtividade.
Contingencialismo Desde 1971
Baseia-se na satisfação das demandas presentes e futuras do empreendimento. Responde as necessidades estratégicas. Controle da efetividade e da adequabilidade. Ênfase na estratégia competitiva. Sistema de gestão e capacitação tecnológica. A qualidade é determinada, especialmente, pela competitividade do empreendimento.
Fonte: COSENZA (2001, p.53).
1.2 A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE
As informações contábeis proporcionam aos administradores agilidade e
consistência na tomada de decisões, resultando em ganho de mercado, redução de custos,
maiores lucros e a tão sonhada competitividade. Elas ainda fornecem estrutura de natureza
econômica, financeira, subsidiariamente física, de produtividade e social aos usuários internos
e externos da contabilidade.
A contabilidade não é uma ciência exata, ela é uma ciência social, pois é a ação
humana que gera e modifica o fenômeno patrimonial. Todavia, a contabilidade utiliza os
métodos quantitativos (matemática e estatística) como sua principal ferramenta.
O objeto da contabilidade é o estudo de controle do “patrimônio” e sua finalidade
é a de gerar informações para os administradores.
Contudo, ressalta Osni Moura Ribeiro (2002, p.l4), que “Contabilidade é uma
ciência que possibilita por meio de suas técnicas, o controle do patrimônio das empresas.”
As informações geradas através da contabilidade auxiliam a tomada de decisões
dentro e fora da empresa. O campo de aplicação da contabilidade abrange todas as entidades
econômicas e administrativas, e até mesmo as pessoas de direito público, como: a União, os
Estados, os Municípios, as Autarquias, etc.
l.3 TEORIAS DA CONTABILIDADE
A contabilidade é conceituada por várias teorias, destacam-se três delas: a teoria
da mensuração, a teoria da decisão e a teoria da informação.
l.3.1 Teoria da Mensuração
Trabalha com problemas de avaliação de dados no passado, presente e futuro.
Utiliza-se método de mensuração em unidade monetária para examinar e comparar os
resultados realizados com os projetados.
l.3.2 Teoria da Decisão
É a explicação de como as decisões são tomadas, ou como deveriam ser tomadas,
tem como objetivo solucionar os problemas e manter uma postura de modelo de decisão.
l.3.3 Teoria da Informação
Seu propósito é possibilitar a entidade a atingir seu objetivo, analisando o custo-
benefício que as informações trarão para os gestores em um processo de tomada de decisão.
1.4 FUNÇÃO DA CONTABILIDADE
A função da contabilidade é atender aos usuários internos e externos.
O primeiro grupo é composto pela cúpula da empresa, ou seja, pelos proprietários,
presidentes, diretores e gerentes; o segundo grupo é composto por investidores, banqueiros,
governos, fornecedores, entre outros.
Os usuários internos, ou seja, os administradores utilizam os relatórios contábeis
para análise e desempenho da empresa no mercado, do patrimônio, da área financeira,
auxiliando no processo de tomadas de decisões.
Já os usuários externos utilizam os relatórios contábeis para diversos fins:
a) Governo - colher dados estatísticos e arrecadar;
b) Bancos – para liberar empréstimos e limites de crédito;
c) Sindicatos – verificar e determinar a produtividade dos setores;
d) Investidores – verificar a situação econômico-financeira das empresas;
e) Fornecedores – para avaliar a capacidade de pagamento.
O objetivo da contabilidade é manter o registro e o controle do patrimônio de uma
empresa e das suas variações, coletar, processar, interpretar e comunicar as informações
contábeis aos seus usuários, assim como demonstra a figura 0l.
Figura 01: Gerar Informações
Coleta de dados Contabilidade Relatórios contábeis Usuários da contabilidade
Fonte: PRÓPRIA, 2008.
Os relatórios gerados pela contabilidade vão de encontro aos grupos que
necessitam das informações contábeis.
Os dados coletados pela contabilidade refletem as operações desenvolvidas pela
empresa, como: vendas, recebimentos, compras e pagamentos. A entrada destes dados
coletados são registrados e processados através do sistema contábil, utilizando técnicas de
escrituração contábil.
“Os dados coletados pela contabilidade são apresentados periodicamente aos
interessados de maneira resumida e ordenada, formando assim os relatórios contábeis. Os
relatórios são elaborados de acordo com as necessidades dos usuários.” (MARION, 2004,
p.43)
1.5 RELATÓRIOS CONTÁBEIS
No Brasil, existem algumas demonstrações financeiras obrigatórias por lei, são elas:
1.5.1 Balanço Patrimonial
Relata os bens, direitos e obrigações da entidade em determinado momento.
1.5.2 Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
É a demonstração do Balanço, apresentando de que forma o lucro ou prejuízo foi
apurado, feito através do confronto das receitas, custos e despesas, apuradas conforme os
princípios contábeis e regime de competência.
1.5.3 Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA)
Tem por objetivo demonstrar a movimentação da conta de lucros ou prejuízos
acumulados, ainda não distribuídos aos sócios titular ou aos acionistas, revelando os eventos
que influenciaram a modificação do seu saldo. Esta demonstração deve também revelar o
dividendo por ação do capital realizado.
1.5.4 Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC)
Relaciona o conjunto de ingressos e desembolsos financeiros da empresa em
determinado período. Procura analisar todo deslocamento de cada unidade monetária dentro
da empresa.
1.5.5 Demonstração do Valor Adicionado (DVA)
No caso de companhia de capital aberto, consiste na riqueza gerada pela empresa,
medida no conceito de valor adicionado, é calculada a partir da diferença entre o valor de sua
produção e o dos produzidos por terceiros utilizados nos processos de produção da empresa.
1.6 PRINCÍPIOS CONTÁBEIS
1.6.1 Princípios fundamentais da contabilidade
A Contabilidade obedece a regras básicas, chamadas de Princípios Contábeis.
A Resolução do Conselho Federal de Contabilidade n.° 750/93, dispõe sobre os
Princípios Fundamentais da Contabilidade e é composta dos seguintes princípios:
1.6.1.1 PRINCÍPIO DA ENTIDADE: reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade
e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular
no universo dos patrimônios existentes, independentemente de pertencer a uma pessoa, um
conjunto de pessoas, uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou
sem fins lucrativos.
1.6.1.2 PRINCÍPIO DA CONTINUIDADE: a continuidade ou não da entidade, bem como
sua vida definida ou provável, deve ser considerada quando da classificação e avaliação das
mutações patrimoniais, qualitativas e quantitativas, a continuidade influência o valor
econômico dos ativos e, em muitos casos, o valor ou o vencimento dos passivos,
especialmente quando a exatidão da entidade tem prazo determinado, previsto ou previsível.
1.6.1.3 PRINCÍPIO DA OPORTUNIDADE: refere-se simultaneamente a tempestividade e
integridade do registro do patrimônio e das suas mutações, determinando que este seja feito de
imediato e com a extensão correta, independentemente das causas que as originaram.
1.6.1.4 PRINCÍPIO DO REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL: os componentes do
patrimônio devem ser registrados pelos valores originais das transações com o mundo
exterior, expressos em valor presente na moeda do País, que serão mantidos na avaliação das
variações patrimoniais posteriores, inclusive quando configurarem agregações ou
decomposições no interior da entidade.
1.6.1.5 PRINCÍPIO DA ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA: os efeitos da alteração do poder
aquisitivo da moeda nacional devem ser reconhecidos nos registros contábeis através de
ajustamento da expressão formal dos valores dos componentes patrimoniais.
1.6.1.6 PRINCÍPIO DA COMPETÊNCIA: as receitas e as despesas devem ser incluídas na
apuração do resultado do período em que ocorrerem, sempre simultaneamente quando se
correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento.
1.6.1.7 PRINCÍPIO DA PRUDÊNCIA: determina a adoção do menor valor para os
componentes do ativo e do maior para os do passivo, sempre que se apresentem alternativas
igualmente válidas para a quantificação das mutações patrimoniais que alterem o patrimônio
líquido.
1.6.2 Convenções Contábeis
As convenções servem para restringir, limitar ou mesmo modificar parcialmente o
conteúdo dos princípios contábeis, definindo com mais exatidão seu significado.
1.6.2.1 CONVENÇÃO DA CONSISTÊNCIA (UNIFORMIDADE): esclarece que uma vez
adotado determinado processo, entre os vários possíveis (exemplo, método de custeio) que
podem atender a um mesmo princípio geral, ele não deverá ser mudado com demasiada
freqüência, pois estaria assim sendo prejudicada a comparabilidade dos relatórios contábeis.
1.6.2.2 CONVENÇÃO DO CONSERVADORISMO (PRUDÊNCIA): esta convenção
consiste em motivos de precaução, sempre que o contabilista se defrontar com alternativas
igualmente válidas de atribuir valores diferentes a um elemento do ativo (ou do passivo),
deverá optar pelo mais baixo para o ativo e pelo valor mais alto para o passivo.
1.6.2.3 CONVENÇÃO DA MATERIALIDADE (RELEVÂNCIA): esta convenção diz que a
fim de evitar desperdício de tempo e de dinheiro, devem-se registrar na contabilidade apenas
eventos dignos de atenção e na ocasião oportuna. Normalmente, materialidade e relevância
andam juntas.
1.6.2.4 CONVENÇÃO DA OBJETIVIDADE: a finalidade desta convenção é eliminar ou
restringir áreas de excessivo liberalismo na escolha de critérios, principalmente de valor. Por
exemplo, imagine que um contabilista para avaliar um bem, dispusesse de duas fontes, uma a
fatura relativa à compra do bem e outra através de um laudo de especialista em avaliação.
Deverá o contabilista escolher como o valor de registro o indicado na fatura de compra.
1.7 ÁREAS DA CONTABILIDADE
A matéria que envolve a contabilidade é extensa. Mesmo em uma microempresa é
necessário ter a contabilidade, e por isso, para obter um melhor aproveitamento, ela
subdivide-se em áreas distintas, conforme quadro 02.
Quadro 02 Segmentos da Contabilidade Geral
Figura 02: Segmentos da Contabilidade Geral
Fonte: FALK (2001, p. 18)
Marion (2006), relata que a contabilidade agrega valor aos negócios, tendo como
objetivo principal o instrumento gerencial que aliado as ramificações da contabilidade,
poderão assim fornecer, analisar e ordenar dados tempestivos para a tomada de decisões.
Para que a empresa tenha um melhor aproveitamento de seus recursos contábeis
essa subdivisão é aplicada em áreas distintas:
1.7.1 Contabilidade Financeira
O objetivo da contabilidade financeira é coletar dados relacionados aos eventos
econômico-financeiros que afetam o patrimônio da empresa. Os eventos econômicos
decorrem das relações entre a empresa e o ambiente econômico, do exercício da decisão pelos
gestores e das atividades exercidas pela empresa.
A contabilidade financeira está voltada a aspectos internos e externos da empresa,
também está atento em atender as exigências fiscais, legais e trabalhistas, através da
escrituração mercantil, respeitando os princípios fundamentais da contabilidade. Embora a
contabilidade financeira não deva servir como única ferramenta de gestão.
Contabilidade
Geral
Contabilidade
de CustosContabilidad
e Financeira
Contabilidad
e Gerencial
1.7.2 Contabilidade Gerencial
O objetivo do profissional em contabilidade gerencial é verificar a realidade
operacional da empresa e interpretar as informações repassadas pelos diversos departamentos
da mesma. Analisando esses dados o profissional estará contribuindo para o planejamento e
controle gerencial, assumindo assim o objetivo da entidade.
A gestão das entidades é um processo complexo, mas pode ser facilitado quando
se tem uma contabilidade adequada ao tipo de empresa. Assim os gestores poderão ter maior
aproveitamento das informações geradas pela contabilidade.
1.7.3 Contabilidade de Custos
Na contabilidade de custos emprega-se tanto a contabilidade financeira quanto a
contabilidade gerencial para o registro de suas operações, ligados a gastos efetuados no
processo de fabricação de bens ou prestação de serviços. Os dados coletados pela
contabilidade de custos podem ser monetários (valores) ou físicos (unidades, horas, etc.).
Com base nas informações anteriormente coletadas, a empresa deverá empregar um método
de custeio.
1.8 MÉTODOS DE CUSTEIO
A fabricação de qualquer produto somente é possível graças a realização de custos
chamados de custos de produção ou de fabricação. Estes custos irão compor o valor dos
estoques de produtos acabados da fábrica. Contudo, é preciso que estes custos sejam
determinados seguindo métodos de apuração e apropriação aos produtos. Tal método é
chamado de sistema de custeio.
Os principais métodos de custeio são:
1.8.1 Custeio por absorção
É aquele que faz debitar ao custo dos produtos todos os custos da área de
fabricação, sejam esses custos definidos como custos diretos ou indiretos, fixos ou variáveis,
de estrutura ou operacionais, o objetivo é fazer com que cada produto ou serviço absorva
parcela dos custos diretos e indiretos, relacionados à fabricação.
1.8.2 Custeio variável ou direto
Consideram-se os custos dos produtos, apenas os custos variáveis diretos e
indiretos (mão de obra direta, matéria-prima, custos indiretos variáveis), este tipo de custeio é
usado para o apoio a decisões de curto prazo, no qual os custos variáveis têm grande
importância.
Com isso, elimina-se a necessidade de rateios, e conseqüentemente as distorções
deles decorrentes.
1.8.3 Custeio ABC
O sistema de custeio baseado em atividades (ABC – Activity Based Costing)
procura amenizar as distorções provocadas pelo uso do rateio, principalmente no que diz
respeito ao sistema de custeio por absorção.
Martins (2003, p. 87), informa que o Custeio Baseado em Atividades “é uma
metodologia de custeio que procura reduzir sensivelmente as distorções provocadas pelo
rateio arbitrário dos custos indiretos”.
Este sistema procura identificar de forma clara, por meio de rastreamento, o
agente causador do custo, para atribuir-lhe valor.
2. CONTROLADORIA
2.1 CONCEITO
A contabilidade tradicional baseava-se na mensuração de dados econômicos das
empresas, a fim de atender ao fisco.
Há alguns anos, já observamos a necessidade de ter a contabilidade como aliada
aos administradores das empresas, buscando informações com tempestividade para futura
tomada de decisões.
No início do século XX, as grandes organizações norte-americanas viram a
necessidade de ter um rígido controle sobre os negócios das empresas relacionadas e
corporações. Para satisfazer essa necessidade surgiu a Controladoria, um ramo específico da
contabilidade que tem por finalidade dar suporte aos gestores através de rigoroso sistema de
controle sobre as operações da empresa.
No Brasil, a Controladoria surgiu a partir da instalação de empresas
multinacionais norte-americanas. A função Controller começou a ser desempenhada pelo
desenvolvimento e implantação de sistemas de informação capazes de atender às expectativas
de seus usuários.
Com desenvolvimento da contabilidade tradicional e a necessidade da
implantação de controles internos nas empresas, tomou-se o reconhecimento da controladoria.
É importante ressaltar:
A empresa deve ser concebida como um sistema aberto, o que significa que ele se encontra em constante interação com todos os seus ambientes, absorvendo matéria-prima, recursos humanos, energia e informações, transformando-as em produtos e serviços, que são exportados para esses ambientes. Observa-se também que o ambiente externo exerce grandes pressões sobre a empresa, sob a forma de restrições e exigências as mais variadas possíveis. (NAKAGAWA, 1993, p.23)
2.2 SIGNIFICADO DA CONTROLADORIA
Faz-se uso na controladoria de conhecimentos, ou seja, de base teórica e
conceitos, pois estes são necessários para a criação e manutenção de sistemas de informação,
necessários à empresa. As atividades da empresa devem ser conduzidas de forma que
correspondam ao planejamento, execução e controle. Com o conhecimento da controladoria,
tornou-se possível a construção de um sistema de informação. Assim, podemos afirmar que a
controladoria consiste também em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão
econômica.
Unidade Administrativa, também como é conhecida a controladoria, é responsável
pela coordenação e disseminação do sistema de informação. A unidade administrativa tem
como atributo a execução de algumas atividades: desenvolver circunstâncias para realização
da gestão econômica, elaborar relatórios adequados a situação em tempo oportuno, refletindo
a realidade físico-operacional, a fim de otimizar o todo.
2.3 MISSÃO DA CONTROLADORIA
A controladoria possui uma visão ampla e possui instrumentos adequados a
favorecer o desempenho das organizações.
A missão da controladoria é assegurar a otimização do resultado econômico da
organização, bem como garantir sua continuidade por meio da integração de esforços das
diversas áreas.
“Desta forma, podemos explicitar a missão da controladoria: dar suporte a gestão
de negócios da empresa, de modo a assegurar que esta atinja seus objetivos, cumprindo assim
sua missão” (PELEIAS, 2002, p.65)
Para o cumprimento da missão a controladoria terá atuação: na coordenação das
ações; no planejamento; interação nas áreas operacionais; credibilidade motivando melhores
decisões para a empresa.
2.4 OBJETIVOS DA CONTROLADORIA
A controladoria serve como órgão de observação e controle, atuando na constante
avaliação da eficiência e eficácia dos diversos departamentos no exercício de suas atividades.
A eficácia está associada diretamente com a idéia de resultados e produtos
decorrentes da atividade principal de uma empresa, a realização de suas metas e objetivos
com vistas ao atendimento do que ela considera sua missão e propósitos básicos.
É da comparação entre os resultados desejados (planejados) e os resultados
realmente obtidos que surge a eficácia.
Já a eficiência é um conceito relacionado ao método, processo, operação, ou seja,
o modo certo ou errado de fazer as coisas, buscando a obtenção do menor custo possível por
unidade produzida.
Temos ainda como objeto da controladoria a gestão econômica, ou seja, a busca
constante pelos resultados desejados.
Assegurar a otimização do resultado econômico, é a missão da controladoria, seus
objetivos tendo em vista a missão, são: a eficácia da organização; a viabilização da gestão
econômica; integração das áreas de responsabilidade.
Também para o melhor desempenho da empresa, a controladoria terá
responsabilidade e autoridade.
Responsabilidade: sobre o departamento financeiro e econômico, operacional e
patrimonial de suas atividades.
A autoridade pode ser subdividida em dois níveis:
a) Autoridade Formal – quando a matéria envolver a instituição de normas, procedimentos e padrões relacionados com suas atividades e funções;b) Autoridade Informal – à medida que os assuntos se refiram a aspectos técnicos e conceituais inerentes ao grau de especialização envolvido nas funções de controladoria, esta passara a adquirir um grau de autoridade informal, conseqüente do domínio dos conceitos e técnicas funcionais de suas atividades. Esse tipo de autoridade se efetiva através da execução de atividade tipicamente de consultoria e assessoria, como órgão de staff.Vários autores qualificam a controladoria como órgão de staff, prestando assessoria no controle, informando aos administradores sobre os resultados das diversas áreas da empresa. (CATELLI, 1999, p.375)
2.5 FUNÇÕES DA CONTROLADORIA
As funções da controladoria estão ligadas aos objetivos decorrentes de sua missão,
e quando realizados possibilitam o processo de gestão econômica.
Para auxiliar o processo de gestão é necessário utilizar informações sobre o
desempenho e resultado das diversas áreas da empresa, ajudando a organizar o processo de
gestão por meio de um sistema de informações, fazendo simulações e projeções de eventos
para a tomada de decisões.
Apoiar a avaliação de desempenho é importante, porque mostra onde a empresa
precisa se dedicar para alcançar resultados. A controladoria elabora a análise de desempenho
econômico das áreas da empresa, do desempenho dos gestores e da própria área de
controladoria.
Também deverá ser elaborada uma avaliação dos resultados econômicos dos
produtos e serviços da empresa, através desta, estarão sendo observados todos os processos
anteriores aos resultados.
Administrar o processo de informação, com isso será possível organizar as
informações necessárias à gestão. Elaborar modelos de decisões para variadas situações
econômicas. Fixar padrões, conciliando o conjunto de informações econômicas.
É função da controladoria também atender aos agentes de mercado, pois a
empresa é um sistema aberto, interage constantemente com o meio ambiente, elaborando uma
análise do impacto das legislações no resultado econômico da empresa.
Conforme Kanitz (1976), as funções da controladoria podem ser resumidas da
seguinte maneira:
2.5.1 Informação: compreende os sistemas contábeis e financeiros da empresa, sistema de
pagamentos e recebimentos, folha de pagamento.
2.5.2 Motivação: refere-se aos efeitos dos sistemas de controle sobre o comportamento das
pessoas diretamente atingidas.
2.5.3 Coodernação: visa centralizar informações com vistas na aceitação de planos. O
controller toma conhecimento de eventuais inconsistências dentro da empresa e assessora a
direção sugerindo soluções.
2.5.4 Avaliação: interpreta fatos, informações e relatórios, avaliando os resultados por área
de responsabilidade, processos, atividades, etc.
2.5.5 Planejamento: assessora a direção da empresa na determinação e mensuração dos
planos e objetivos.
2.5.6 Acompanhamento: verifica e controla a evolução e desempenho dos planos traçados a
fim de corrigir falhas ou de revisá-los.
2.6 CONTROLLER
Para melhor administrar a controladoria de uma empresa surgiu o Controller. Um
profissional apto para desempenhar a função de Controller deve possuir experiência nas áreas
de auditoria, contabilidade, financeira e administração.
Segundo Kanitz (1976), os controladores foram inicialmente requisitados entre os
indivíduos das áreas de contabilidade ou finanças da empresa, por possuírem, em função do
cargo que ocupam, uma visão ampla da empresa que os habilita a enxergar as dificuldades
como um todo e propor soluções gerais. Alem disso, as informações que chegam ao controller
são predominantemente de natureza quantitativa, seja física, monetária, ou ambas.
Nakagawa (1993), sugere que o controller atue como o executivo criador e
comunicador de informações na organização. Dessa forma, poderá auxiliar por exemplo, o
executivo da área de marketing em sua meta de lucratividade no âmbito geográfico,
consumidor, na eficiência da mídia e política de promoções. Da mesma maneira, a área de
produção poderá ser auxiliada com vistas à utilização mais eficiente dos custos diretos e
indiretos aplicados à produção.
Rebatendo este conceito, Catelli (1999), ensina que o controller é um gestor que
ocupa um cargo na estrutura de linha, porque toma decisões quanto à aceitação de planos, sob
o ponto de vista da gestão econômica.
Existem algumas das características necessárias para o profissional exercer a
função de controller, que são: compreensão geral do setor de atividade econômica da qual a
empresa está inserida; conhecimento profundo da empresa, ou seja, sua história, sua missão e
suas operações; estar ciente dos problemas básicos de organização, planejamento e controle;
percepção dos problemas de administração da produção, de logística, de financeiro e pessoal;
habilidade para analisar e interpretar dados contábeis e estatísticos e através destes ter base
para agir; capacidade de expressar idéias claras; conhecimento extenso de princípios e
procedimentos contábeis e habilidade para dirigir pesquisas estatísticas.
Contudo, muitas dessas características devem ser comuns, mas é indispensável ter
conhecimentos sobre conceitos econômicos e sistema de informações econômico-financeiras,
para a emissão de relatórios.
Também é necessário orientar a ação do controller, estabelecendo alguns
princípios como: a iniciativa; a visão econômica; comunicação racional; síntese; visão para o
futuro; oportunidade; persistência; cooperação; imparcialidade; persuasão; consciência das
limitações; cultura geral; liderança; ética.
2.6.1 Atribuições
Cabe a Controladoria as seguintes atribuições:
2.6.1.1 PLANEJAMENTO: consiste em organizar e manter um plano integrado para o
controle das operações, que poderão servir de base para uma avaliação posterior.
2.6.1.2 EXECUÇÃO: esta fase é onde as ações são implementadas. Caso necessite, poderá
haver alterações e ajustes no programa de execução.
2.6.1.3 CONTROLE: produzir e revisar periodicamente os padrões de avaliação de
desempenho, corrigindo eventuais falhas para alcançar os resultados pré-estabelecidos.
Baseado em alguns autores podemos compreender que: a atual competitividade dos negócios e as constantes mudanças nos diversos ambientes das empresas exigem a maximização do desempenho e do controle empresarial. Nesse sentido, a controladoria exerce papel preponderante na empresa, apoiando os gestores no planejamento e controle de gestão, através da manutenção de um sistema de informações que permite integrar as várias funções e especialidades. (PEREZ JR.; PESTANA e FRANCO, 1997, p.37)
A controladoria utiliza diversos princípios contábeis, administrativos e
econômicos que interagem entre si e com outras ciências, como a estatística, a matemática, o
direito, a psicologia e outras, para auxiliar o processo de tomada de decisão, interpretando
dados, agilizando a compreensão das informações tanto para os gestores da empresa, quanto
para o público externo interessado.
O departamento de controladoria necessita de sistema de informação que lhe dê
suporte, para atender o tamanho e qualidade das informações que a gerência da empresa
necessita.
“O propósito básico da informação é habilitar a organização a alcançar seus
objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis nos quais se inserem: pessoas, materiais,
equipamentos, tecnologias, dinheiro, além da própria informação”. (FIGUEIREDO e
CAGGIANO, 2004, p. 34)
2.7 ORGANIZAÇÃO PADRÃO DA CONTROLADORIA
Existe uma enorme variedade de organizações empresariais, e cada uma delas
precisa de um tipo de controladoria especifica.
No Brasil, a maioria das empresas é de pequeno e médio porte, muitas vezes tendo
uma organização deficiente. Nessas empresas o controle é centralizado no empresário, ele
comanda todos os setores, e os gerentes ou supervisores têm o papel de informante do setor
em que trabalham. É evidente a necessidade de reorganizar a empresa de forma funcional.
Temos no quadro 03 um exemplo de organograma da organização da
controladoria em empresas de médio e grande porte.
Quadro 03 Organização Padrão da Contabilidade
Fonte: TUNG (1973, p. 87).
Já as grandes empresas têm um grande número de funcionários, divididos em
grupos e subgrupos, dependendo do ramo de atividade de cada empresa. Faz-se uso na
Presidente
Gerente de
Produção
Gerente de vendas TesoureiroController
Contab. Geral
Faturamento
Contas a Pagar
Ativo Fixo
Razão
Pagadoria, etc.
Auditoria Interna
Estudos e análises contábeis, etc.
Contabilidade Fiscal
ICMS
IPI
Imp. Renda
CIP
Contratos, etc.
Serviços Auxiliares
Papelaria
Telefonista
Datilógrafas
Assis. Sociais
Administração de Salários, etc.
Planejamento e Controle Financeiro
Orçamento
Estudos e Previsões Financeiras
Controle de despesas, Estatísticas, etc.
Contabilidade De Custos
Custo de Manufatura
Controle de Inventario
Relatórios, etc.
Sistemas e Métodos
Estudo de sistemas e métodos de trabalho
Processamento de dados, etc.
descentralização, ou seja, delegação de autoridade para tomar decisões nos níveis mais baixos
da organização.
No Brasil, 96% das empresas são de pequeno ou médio porte, diante desta
realidade dificilmente esta cultura de controladoria irá se fortalecer nas empresas brasileiras.
Nas pequenas empresas, a contabilidade geralmente é terceirizada, ficando sob
responsabilidade do escritório de contabilidade emitir, analisar e enviar os relatórios
gerenciais para os proprietários das empresas. Esses relatórios são essenciais nas tomadas de
decisões da empresa.
Em empresas de médio porte, com mais de 150 empregados, a contabilidade pode
estar inserida na empresa, facilitando o acesso a informações, e desta forma fica mais fácil
montar uma estrutura de controladoria. Sendo que neste caso geralmente o controller é o
contador da empresa.
Quadro 04 Organização da controladoria em pequenas empresas
Fonte: TUNG (l973, p. 88).
Controller
Assist. do Controller
Contab. Geral
Contab. Custos
Orçamentos
Análise Operacional
Estatística
Relatórios Financeiros.
Gerente Contab. Fiscal
Seguro
Folha de Pagamento
ICMS, IPI
Imposto de Renda
CIP
Livros Fiscais
Gerente de Sistemas de Auditoria
Sistemas processamento de dados
Estudos e análises contábeis
Auditoria
3. EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS
3.1 PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
O Código Civil de 1916 denomina “locação de serviços” o que o novo Código
Civil em sua Lei n.º 10.406 de 2002, reconhece como “prestação de serviços”.
A prestação de serviços é toda espécie de serviço ou trabalho lícito, material ou
imaterial, quando se contrata mediante retribuição; conforme o Código Civil de 2002, no seu
artigo 594.
As empresas prestadoras de serviços estão presentes em todo território brasileiro,
oferecendo à população e a outras entidades os mais variados tipos de serviços. E se tratando
de empresas necessitam de contabilidade.
3.2 CONTABILIDADE E CONTROLADORIA NA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS
Na empresa prestadora de serviços, a contabilidade deve merecer especial
atenção, pois dependendo do tipo de serviço oferecido, a empresa necessita de controles,
relatórios, certidões e outros documentos solicitados para apresentar junto a órgãos públicos.
Um exemplo é quando a empresa participa de licitações públicas:
A Administração Pública, por suas entidades estatais, autárquicas e empresariais, realiza obras e serviços, faz compras e aliena bens. Para essas atividades precisa contratar, mas seus contratos dependem, em geral, de um procedimento seletivo prévio, que é a licitação. (MEIRELLES, 2002, p.25)
Algumas empresas de prestação de serviços se dedicam a trabalhar para órgãos
públicos e, para que isso ocorra, é necessário passar pelo processo de licitação. Neste caso, as
informações contábeis tornam-se ferramentas importantes nas mãos dos administradores de
empresas.
“Licitação é o procedimento administrativo mediante o qual a Administração
Pública seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse.” (MEIRELLES,
2002, p.27)
Outra área da contabilidade que tem fornecido grande contribuição às empresas de
prestação de serviços é a área de custos. É possível calcular os custos de uma obra através de
métodos de custeio, inserindo valores relativos à matéria-prima, mão-de-obra e hora-máquina
utilizada. Estes métodos são bastante usados nas empresas de prestação de serviços que são
contratadas por empreitada.
As empresas utilizam-se de contratos de prestação de serviços contendo cláusulas
que visam a realização de uma obra ou prestação de serviço, a ser paga por aquele que o
contratou.
Entende-se que a contabilidade na empresa de prestação de serviços é uma
ferramenta administrativa, mas que aliada a controladoria seria mais eficiente. Tendo em vista
que a controladoria enfoca o conceito de controle econômico do patrimônio e de suas
mutações, também enfatiza o conceito de processo de comunicação de informação econômica.
Então, a controladoria é o atual estágio evolutivo da ciência contábil, trazendo
muitos benefícios para as empresas que as praticam.
3.3 O DESENVOLVIMENTO AO LONGO DA HISTÓRIA
O Brasil é um país subdesenvolvido, possui riquezas naturais, das quais muitos
brasileiros retiram seu sustento.
Nosso país apresenta economia dependente, apesar disso, possui um alto índice de
industrialização, possuímos um complexo parque industrial que produz aviões, automóveis,
softwares, além da extração de minérios.
Vale ressaltar que foram três os presidentes que patrocinaram a industrialização
brasileira.
Com Getulio Vargas a industrialização começou no Brasil durante a ditadura do Estado Novo (l937 – l945). Na época, faltavam ao país às indústrias de base, como as de matérias-primas. Vargas usou seus poderes para criar estatais e preencher esta lacuna. O marco foi a CSN (Companhia Siderúrgica Nacional), que foi a primeira siderúrgica brasileira, inaugurada em l941. O presidente criou também a Vale do Rio Doce, a Fábrica Nacional de Motores, a Companhia Nacional de Álcalis e o BNDE (hoje BNDES). E em l953 aprovou a fundação da Petrobrás.Já com Juscelino Kubitschek o capital internacional chegou ao Brasil. Seu programa de modernização levou a indústria automobilística à região do ABC, atraída por financiamentos do BNDE. Para viabilizar investimentos, Kubitschek construiu hidrelétricas (Furnas e Três Marias) e ainda abriu rodovias.As crises do Petróleo dos anos 70 moldaram o programa econômico de Ernesto Geisel. Seu governo priorizou a substituição de importações e a economia do petróleo. Empresários nacionais receberam empréstimos subsidiados para criar a indústria brasileira de setores como petroquímica e celulose. O governo construiu
Itaipu, em parceira com o Paraguai, e criou o Proálcool. (REVISTA ÉPOCA, EDIÇÃO 266, junho: 2003)
3.4 A INDÚSTRIA DA CONSTRUÇÃO
O Brasil é um país emergente, e existe uma nova percepção para o mercado de
empresas de prestação de serviços. Com a queda do risco Brasil, novos investimentos são
esperados na construção de estradas, estruturas de saneamento, prédios públicos, hospitais e
no setor de energia elétrica e telecomunicações.
Existem crises que revelam oportunidades de negócios para quem está preparado
para aproveitá-las. Fato este ocorrido em 2006 pela empresa Engevix Engenharia. De acordo
com a Revista Exame Melhores e Maiores de agosto/2007; a empresa assinou contrato
milionário com a estatal Petrobrás, esta medida foi tomada a partir do anúncio que a Bolívia
nacionalizou as reversas, refinarias e dutos de gás e petróleo do país.
Porém, as empresas prestadoras de serviços no ramo de construção vivem sob a
margem de segurança, apesar dos indicadores registrarem crescimento em 2004 e 2005, os
valores a serem desembolsados pelo governo para realização de obras desse porte é muito
elevado, fazendo com que o investimento nesta área tenha-se retraído nos anos de 2006 e
2007, segundo a Abdib (Associação Brasileira da Infra Estrutura e Indústrias de Base).
O setor de infra-estrutura é peça fundamental para sustentar o crescimento da
economia.
O grupo de obras de infra-estrutura tem maior peso na construção; seus produtos
são rodovias, ruas, praças, pontes e calçadas, etc.
A predominância de grandes empresas em obras de infra-estrutura se dá pelos
produtos que exigem maior escala, aqueles que envolvem custos e prazos elevados, como são
os casos de: usinas, estações e subestações hidroelétricas, termoelétricas e nucleares; dutos e
oleodutos, gasodutos, minerodutos, etc.
Já na construção e pavimentação de rodovias predominam as empresas
especializadas de médio porte.
3.5 ATUAIS PROGRAMAS PARA ACELERAR O DESENVOLVIMENTO
Atualmente existem dois programas nacionais com o intuito de acelerar o
desenvolvimento econômico no país, ambos os programas têm como objetivo principal atuar
na infra-estrutura.
A seguir algumas características distintas dos dois programas existentes:
Parcerias Público-Privadas (PPPs); este programa foi criado a partir da Lei 11.079 de 30 de dezembro de 2004, com o intuito de ampliar a participação do setor privado na provisão de serviços, em especial no setor de infra-estrutura, potencializando ganhos de eficiência e desoneração dos contribuintes. Constituem assim instrumento fundamental para ampliar os investimentos públicos. Atenção deve ser dedicada à mensuração das obrigações financeiras assumidas pelo setor público em contratos de PPP, evitando inconsistências fiscais presentes em algumas experiências internacionais. Após a aprovação da Lei de PPP’s foi instaurado o Comitê Gestor das PPP (CGP) formado pelos Ministérios do Planejamento, Orçamento e Gestão, Fazenda e Casa Civil. (Acesso em 18 de maio 2008. Disponível em:http://pt.wikipedia.org/wiki/parcerias_p%c3%bablico-privada)
O Brasil é um país emergente que precisa de programas governamentais que
solucionem os problemas básicos dos brasileiros, mas para que isso ocorra é preciso união
entre governos, empresários e cidadãos brasileiros.
O programa de Aceleração de Crescimento (PAC); foi lançado em 28 de janeiro de 2007, é um programa do Governo Federal brasileiro que engloba um conjunto de políticas econômicas, planejadas para os próximos quatro anos, e que tem como objetivo acelerar o crescimento econômico do Brasil, sendo uma de suas prioridades a infra-estrutura, como portos e rodovias. O PAC se compõe de cinco blocos. O principal bloco engloba as medidas de infra-estrutura, incluindo infra-estrutura social, como habitação, saneamento e transportes de massa. Os demais blocos incluem: medidas para estimular crédito e financiamento, melhoria do marco regulatório na área ambiental, desoneração tributaria e medidas fiscais de longo prazo. Foram selecionados mais de cem projetos de investimento prioritários em rodovias, hidrovias, ferrovias, portos, aeroportos, saneamento, recursos hídricos. Segundo o governo federal, haverá desoneração dos setores de bens de capital (máquinas e equipamentos), matérias-primas para a construção civil, equipamentos de transmissão digital, semicondutores e computadores. Nos casos de investimentos em infra-estrutura (energia, portos, saneamento etc), haverá isenção do recolhimento do PIS/Cofins. (Acesso em: 18 de maio de 2008. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/ato2004-2006/2004/Lei/L11.079.htm)
A necessidade de infra-estrutura no país é imensa e urgente, por várias razões,
dentre elas destacam-se: o capital estrangeiro investido no Brasil através de instalação de
multinacionais, o incentivo ao turismo, a preservação do meio ambiente, o futuro das novas
gerações de brasileiros.
4 APRESENTAÇÃO DA EMPRESA A. MENDES
A empresa em estudo é uma prestadora de serviços em construção, pessoa
jurídica, de direito privado, cuja denominação social é A. Mendes Terraplanagem Construção
e Extração de Minerais Ltda. O início de suas atividades deu-se em 28 de dezembro de l995.
Tem sua matriz situada em Gravatal, no Estado de Santa Catarina. Atua no ramo de
drenagens, terraplanagens e pavimentação asfáltica, com classificação de empresa de
sociedade limitada, de acordo com os limites estabelecidos pelo fisco. O espaço utilizado pela
matriz é de aproximadamente 1.000 m². Atualmente possui 03 (três) frentes de serviços,
absorvendo cerca de 120 funcionários no total.
Produz uma média de 5.000 toneladas de Concreto Betuminoso Usinado a Quente
(CBUQ - asfalto) por mês, com média de 200 toneladas por dia. Seu faturamento bruto anual
em 31 de dezembro de 2007 foi de aproximadamente R$ 14.000.000,00 e seu capital próprio
de R$ 4.360.000,00.
Além do fornecimento e execução de pavimento asfáltico, a empresa executa os
serviços preliminares de obras como: drenagem pluvial, terraplanagem, obras de arte corrente
e obras complementares.
4.1 HISTÓRICO DA EMPRESA A. MENDES
A empresa foi constituída em l995, o empreendimento é do tipo familiar, estrutura
burocrática, numa sociedade formada por 03 membros, cuja participação de capital encontra-
se dividida em quotas.
Inicialmente a empresa atuava no ramo de terraplanagem, possuía 60% de clientes
da iniciativa privada e 40% de clientes eram da iniciativa de órgãos públicos.
Em 2002, a empresa fez um investimento em imobilizado, adquirindo
equipamentos cuja finalidade seria atuar também na área de pavimentação asfáltica. Com isso,
começou a participar macissamente em licitações e concorrências públicas por todo o estado
de Santa Catarina, ganhando credibilidade e confiança de seus novos clientes.
A expansão foi rápida, mas com ela apareceram alguns entraves, principalmente
na área de controles. Por se tratar de empresa familiar, os sócios detêm o controle dos custos,
despesas e lucros. Com a expanssão dos negócios, tornou-se difícil controlar todas as áreas,
do mesmo modo que era feito antes.
4.2 ORGANOGRAMA DA EMPRESA A. MENDES
A administração da sociedade é exercida pelo diretor administrativo, que é sócio
igualitário aos demais. Este administrador coordena todas ações da empresa, inclusive o
cronograma de obras a realizar e os investimentos que se utilizará.
Fica então a gestão centralizada, o diretor delega ações para seus subordinados nas
áreas do executivo, financeiro e técnico, e estes o representam nas relações internas e externas
da empresa.
Quadro 05 Organograma funcional da empresa A Mendes Terraplanagem
Fonte: A. MENDES TERRAPLANAGEM
Diretor Administrativo
Executivo
ContatosLicitações e ConcorrênciasContratosDep. Jurídico
Engenharia
OrçamentosFiscalizaçãoCREA
Dep. Financeiro
RecebimentosPagamentosDep. PessoalContabilidade
Obras
ExecuçãoOperacional
Transportes
Logística
Oficina
Manutenção de máquinasManutenção de veículos e caminhões
Almoxarifado
ComprasControle de estoque
4.2.1 Funções da estrutura Organizacional
A seguir é apresentada para cada função da estrutura organizacional sua respectiva
responsabilidade.
4.2.1.1 DIRETOR ADMINISTRATIVO: responsabiliza-se pela contratação de gerentes para
as áreas vitais da empresa, delega ações para essas áreas, responsabiliza-se pelos problemas
econômico-financeiros e acompanha todas as atividades desenvolvidas na empresa, mantendo
contato direto com os clientes.
4.2.1.2 DEPARTAMENTO FINANCEIRO: responsabiliza-se pelo atendimento direto aos
fornecedores, faz uma linha com os departamentos contábil e pessoal da empresa;
ocasionalmente efetua cobranças dos clientes.
4.2.1.3 ENGENHARIA: responsabiliza-se pelas planilhas orçamentárias das obras, efetua
também a fiscalização das mesmas, é responsável pela parte burocrática externa que afeta o
andamento das frentes de serviços como o CREA (Conselho Regional de Engenharia e
Arquitetura, DNPM (Departamento de Produção Mineral) e FATMA (Fundação de Amparo
ao Meio Ambiente).
4.2.1.4 EXECUTIVO: responsabiliza-se pelos contatos com clientes, participação em
concorrências e licitações, emissão e conferência de contratos dos clientes, acompanhamento
de processos jurídicos.
4.2.1.5 DEPARTAMENTO DE OBRAS: em número de seis, são designados encarregados,
com responsabilidade de dar andamento das obras e concluí-las no prazo previsto em
contrato.
4.2.1.6 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES: responsabiliza-se pela frota de veículos e
caminhões da empresa, coordena a logística de forma a obter o melhor desempenho nas obras.
4.2.1.7 OFICINA: responsabiliza-se pela manuntenção corretiva e preventiva dos
equipamentos, máquinas, veículos e caminhões utilizados na empresa.
4.2.1.8 ALMOXARIFADO: é responsável pela cotação de preços e compra de matéria-prima
para execução das obras, controlando os estoques de materiais de uso contínuo.
O cargo de Diretor Administrativo é representado pelo sócio-gerente da empresa,
constituindo o topo da pirâmide. Logo abaixo, vem os departamentos que atuam como
gerentes vinculados diretamente ao diretor adminstrativo.
Observa-se que a empresa A. Mendes Terraplanagem é uma organização do tipo
conservadora, com níveis decisórios autocráticos e centralizadores. As pessoas envolvidas nos
processos não têm liberdade de ação e a autoridade concentra-se no Diretor Administrativo.
4.3 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES OPERACIONAIS DA EMPRESA
As atividades operacionais são divididas por setores de responsabilidade, ficando
os integrantes de cada setor responsável pela execução de suas tarefas. Cada pessoa que
compõe determinado setor recebe atribuição para executar suas obrigações. No quadro 06
estão descritos os processos e atividades operacionais da empresa em estudo.
Quadro 06 Processos e atividades da empresa
PROCESSOS ATIVIDADES
Licitação - compra de editais - cadastro da empresa em órgãos públicos - planilhas e orçamentos para clientes - preparação de documentos para licitações e concorrências - medição das obras em andamento - regularização das obras junto aos órgãos competentes - contratos por empreitada, e subempreitada - recursos e impugnações jurídicos
Compras - cotação de preços - requisição de materias secundários - compra de materiais secundários - requisição de matéria- prima para usina - compra de matéria- prima para usina - compra de material de consumo - conferência de quantidade e preço de materiais solicitados e entregues - elaboração de planilhas de consumo de materiais, matéria- prima e material de consumo - medição de subempreiteiros
Financeiro - elaboração diária de planilhas para pagamento - previsão de pagamentos diretamente com os fornecedores - emissão de cheques para pagamento de fornecedores - pagamento de fornecedores - serviços de banco e cartório - pagamento de subempreiteiros - elaboração de contratos administrativos - controle de vencimento de documentação de veículos e caminhões - pagamento de guias referentes a documentos da frota - emissão de guias para pagamento mensal do PAEX (Parcelamento excepcional)
- controle de depósitos judiciais - audiências e processos jurídicos de interesse da empresa - renovação de Certidão Negativa de Débito Federal - renovação de Certidão Negativa de Débito Estadual
Pessoal - admissão de funcionários - demissão de funcionários - emissão de folha de pagamento - emissão de férias - emissão de contrato de rescisão - emissão de contrato de experiência - emissão de guias para pagamento de INSS, FGTS, sindicatos - controle de EPI (Equipamento de proteção individual) - controle de cartão ponto - renovação de Certidão Negativa do INSS - renovação de Certidão Negativa do FGTS - renovação de Certidão Negativa do Ministério do Trabalho - audiências e processos trabalhistas
Contabilidade - emissão de notas fiscais - digitação de notas de entrada e saída, utilizando o sistema corporativo NeoContábil - conciliação bancária - arquivamento de documentos contabéis - apuração de impostos estaduais e federais - emissão de guias para pagamento de impostos e contribuições - controle do patrimônio imobilizado da empresa
Oficina - cotação de preços de serviços de oficina terceiros - cotação de preços de peças e itens de reposição - compra de peças e itens de reposição - autorização para execução de serviços de oficina terceiros - manutenção corretiva e preventiva de máquinas e equipamentos de propriedade da empresa - manutenção corretiva e preventiva de veículos e caminhões de propriedade da empresa
Logística - alocação da frota de caminhões nas obras - controle da frota de caminhões - medição de desempenho da frota de caminhões
Produção - execução de serviços de limpeza - execução de serviços de drenagem pluvial - execução de serviços de terraplanagem - execução de serviços de pavimentação asfaltica - execução de serviços de obras de arte corrente - execução de serviços de obras complementares - fiscalização dos serviços executados
Diretor - contratação de gerente para o setor de produção - delega ações para este setor - responde pelos problemas econômico-financeiros - acompanha todas as atividades desenvolvidas na empresa - Faz visitas regulares as obras em andamento e aos clientes
Fonte: A MENDES
Atualmente a empresa apresenta nove estruturas de processos. Cada estrutura tem
suas caraterísticas próprias de acordo com suas necessidades, formando assim um conjunto de
atividades. Estas atividades são executadas pelos próprios colaboradores, que são regidos
pela CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas.
4.4 A CONTABILIDADE NA EMPRESA A. MENDES
O departamento pessoal, se encontra centralizado na empresa desde 2001. Este
departamento não depende do profissional contábil, já que sempre contou com pessoal
especializado para efetuar todos os processos pertinentes a área. Tornando-se um
departamento independente na empresa.
Em 2003, a empresa adquiriu programas para operacionalizar o setor contábil.
Essa iniciativa foi tomada, devido ao grande volume de documentos a serem contabilizados.
Houve um período de adaptação monitorado pela empresa de contabilidade terceirizada, que
executa os registros fiscais. A partir de 2004, toda a parte de escrituração contábil começou a
ser realizada internamente com o suporte do contador responsável pela empresa. Mas a parte
de escrituração fiscal e informações aos órgãos pertinentes continuaram sendo efetuados pelo
escritório terceirizado.
4.4.1 Departamento contábil
O departamento contábil funciona da seguinte maneira:
a) Cada encarregado recolhe as notas fiscais referentes as despesas de cada obra, e assim
remete para o setor financeiro;
b) No setor financeiro, o documento (nota fiscal, boleto bancário, recibo, etc.) é processado
e então arquivado em pastas conforme seu critério;
c) Estas pastas tornam-se uma ferramenta para a contabilidade, separadas em documentos
lançados e documentos pagos, o profissional então efetua o lançamento contábil.
d) Ao final do mês a contabilidade recolhe os extratos bancários, com a intenção de efetuar
a conciliação bancária.
O administrador não utiliza as informações contábeis ou outros dados para
elaborar indicadores de desempenho econômico-financeiro, verificando ou comparando a
evolução anual do empreendimento.
A empresa também não apresenta nenhum tipo de sistema de controles de custos.
A empresa utiliza-se da contabilidade apenas para atender as exigências legais,
não sendo explorada para gerar informações ao administrador.
Assim o diretor administrativo não utiliza os dados do balencete de verificação
mensal e nenhum outro relatório contábil para avaliar as operações.
A análise econômico-financeiro é realizada no final do exercício, e seus índices
servem unicamente para atender exigências pertinentes a processos de licitações e
concorrências públicas, o quais a empresa participa ativamente.
4.5 SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE APOIO A GESTÃO DA EMPRESA A.
MENDES
A empresa possui alguns sistemas de apoio, conforme o quadro abaixo descrito.
Quadro 07 Sistemas Tecnologicos de apoio a empresa
Departamento Sistema utilizado FunçãoFinanceiro NeoCorp Condensar as informações
financeiras da empresa; Arquivo de contas a pagar; Arquivo de contas pagas; Emite relatórios para diversos fins no departamento financeiro
Pessoal RubiRonda Concentra todas as informações do departamento pessoal; Admissão, demissão, férias, recisões; Cartão ponto; Informação para emissão de guias de pagamento para o INSS, FGTS e Sindicatos; RAIS, IRRF e outros.
Contalibilidade NeoContábil Processa os registros contábeis; Conciliação bancária; Emissão de relatórios; Emissão de livros obrigatórios (Diário e Razão)
Fonte: A. MENDES TERRAPLANAGENS.
4.6 CONTROLES EXISTENTES NA EMPRESA A. MENDES
O controle operacional da empresa é realizado a curto prazo, ou seja, no dia a dia.
Sua evolução acompanha as necessidades da empresa.
As informações sobre os controles existentes foram disponibilizados por um
profissional atuante na empresa A. Mendes.
A seguir, será comentado cada um dos processos de controle disponibilizados na
empresa em estudo, tais como:
4.6.1 Caixa e Bancos
A empresa não possui um fundo fixo, sendo que qualquer urgência deverá ser
comunicada ao administrador, atrasando todo o processo produtivo, pois nem sempre o
administrador se encontra na empresa para aprovar tal saída de caixa.
Os recebimentos têm sua entrada em 99% por Bancos. Outro l% se dá através de
caixa, lembrando que 99% dos credores são órgãos públicos.
Somente duas pessoas na empresa possuem acesso aos extratos bancários, e fica a
cargo do administrador manter contato com seus credores para efetuar cobranças.
A maioria dos pagamentos são efetuados pelo departamento financeiro através de
bancos, sejam como, pagamentos de boletos bancários, depósitos em conta, ted, doc ou
emissão de cheques a compensar. Somente pagamentos inferiores a R$ l.000,00 são efetuados
em dinheiro.
O responsável pelo departamento financeiro realiza um controle dos pagamentos
efetuados diariamente, seja qual for o destino, assim é elaborado uma planilha no excel
chamada de caixa diário.
Os cheques emitidos pela empresa geralmente são pré-datados, e também fazem
parte de uma planilha do excel chamada bancos, onde o administrador faz a conciliação
bancária diariamente. A empresa atualmente opera com duas contas correntes, em agências
localizadas, uma em Gravatal e outra em Tubarão.
Observa-se, que em se tratando deste item a empresa possui controle das entradas
e saídas de numerários, e como o controle é centralizado no departamento financeiro e no
administrador geral, não dá margens possíveis de erros e fraudes.
4.6.2 Contas a Receber
Os recebimentos ocorrem sob duas formas: particular, em cheque nominal à
empresa; e fatura de medição, através de depósitos bancários efetuados por órgãos públicos.
Também no primeiro caso o valor será depositado em conta corrente da empresa.
Quem efetua o controle de contas a receber é o administrador geral, tendo este
também elaborado uma planilha no excel com total controle da conta corrente chamada
clientes.
O acompanhamento dos valores recebidos e a receber ficam concentrados no
administrador geral da empresa, ele apenas delega a efetuar algumas cobranças ao profissional
do departamento financeiro.
A empresa realiza obras em diversos municípios do estado de Santa Catarina, e
possui um conta corrente a receber de clientes com valores altíssimos. Geralmente os
municípios dependem de verbas estaduais e federais para realizar os pagamentos para a
empresa, por isso esta conta corrente sempre se encontra com valores elevados, na espera
dessas verbas. Salientando que cada contrato firmado com a empresa, é colocado seu valor
total nesta conta corrente.
Verifica-se que a empresa centraliza o Contas a Receber na pessoa de seu
administrador, tendo este, função vital para a empresa, pois dele depende o fluxo de caixa e
giro de capital para o andamento total do empreendimento.
4.6.3 Estoques
O estoque encontra-se dividido em: matéria-prima, materiais secundários, material
de uso contínuo.
As compras são efetuadas por cada departamento de acordo com sua necessidade.
A matéria-prima utilizada na fabricação do asfalto é fornecida por empresas
especializadas, tendo a empresa A. Mendes pouco poder de barganha na negociação de
valores. Nesse item fazem parte como matéria-prima: pó de pedra, pedrisco, brita, areia, cal,
CAP 50/70, óleo de xisto, emulssão asfáltica RR-2C.
Já com os materiais secundários e de uso contínuo, é realizado cotação de preços,
e após aprovação do administrador geral é então efetuada a compra.
Os materiais secundários são solicitados pelos encarregados de obras, e
dependendo do município que estão trabalhando, por isso o preço do produto varia de uma
região para outra. Desta forma deve-se levar em consideração também o valor do frete. Por
exemplo, um tubo de concreto CA 80 que na região da Amurel custa R$ 130,00, no oeste
catarinense pode chegar a custar R$ 150,00, levando-se em conta as despesas com frete para
levar os tubos da Amurel até o Oeste, conclui-se que é inviável. Todo este processo de
comparação de preços, vantagens, desvantagens é feito pelo profissional responsável pelas
compras e controles de obras. Neste item englobam-se: tubos de concreto, meio-fios, manta
de bidim, ferros, concreto fck l50, etc.
O controle desses itens é feito pelo encarregado de obras, ele passa o pedido para
o responsável de compras e este encaminha para o fornecedor que entrega na obra. Mas o
responsável pelo material entregue, se for utilizado ou não é o encarregado, não tendo o
responsável de compras controle do destino final dos materiais.
Os materiais de uso contínuo da mesma forma que os secundários, passam por
cotação de preços. Neste item englobam-se: óleo diesel, gasolina, material de expediente, de
escritório, pneus, peças de reposição de máquinas, caminhões e veículos, material de
expediente de oficina, etc. Também neste item o responsável pelas compras não tem o
controle do destino final do material encomendado.
Observa-se que o controle de gestão operacional de estoque é deficiente, no que
diz respeito ao destino final dos materiais. Pois ficam os encarregados, tanto de obras, como
de oficina ou transportes responsáveis pela devida guarda e utilização do material solicitado.
Ficando o departamento de compras responsável apenas pela cotação e entrega do material
adquirido.
4.6.4 Imobilizado
Existe uma planilha no programa excel constando relação de bens do
imobilizado da empresa. Esta planilha está dividida em três categorias:
a) Relação de veículos e caminhões: consta marca, modelo, cor, ano de fabricação, placa e
n.º do chassi.
b) Relação de máquinas e equipamentos pesados: consta marca, modelo, ano de fabricação e
n.º de série do respectivo bem;
c) Relação de imóveis: consta especificações do imóvel, localização, área quadrada e n.º de
matrícula.
Com relação aos móveis e utensílios utilizados no escritório da matriz, e demais
filiais não existem controles. Um exemplo desses móveis e utensílios são: computadores e
periféricos, mesas e cadeiras, armários, máquinas copiadoras, aparelhos de fax e telefones,
etc.
Assim também ocorre na oficina, os equipamentos utilizados neste setor são:
máquinas de solda, furadeiras, retificadoras, compressores de ar, etc. não fazem parte de uma
relação de imobilizados da empresa.
O prédio onde a matriz encontra-se instalada é próprio. E os demais escritórios de
filiais são alugados conforme a necessidade da obra. Assim obras de curto prazo não
necessitam de escritório, e obras de longo prazo para sua conclusão carecem de um escritório
localizado dentro da obra em questão.
Os contratos de locação, quando necessários, são elaborados através de
imobiliárias.
A empresa possui projeto de expansão, visto que está investindo na instalação de
um britador próprio, onde fará a extração e beneficiamento do material pétreo que necessita
para realização de obras. Hoje este material é fornecido para a empresa por terceiros.
A previsão de início de funcionamento do Britador é para 2010, visto que os
valores para este investimento são altíssimos, devido as aquisições e instalações dos
equipamentos que a empresa necessitará para o funcionamento desta máquina.
Para aquisição de novos imobilizados é elaborado cotações de preços e prazos
para financiamento junto a bancos. No entanto não é feito uma previsão de fluxo de caixa da
empresa, onde teria um maior controle para pagamentos futuros.
Os dados fornecidos pela empresa demostram que existe controle parcial do
patrimônio da empresa, ou seja, a parte de móveis e utensílios merecem controles, uma vez
que, para estes imobilizados não existe relação analítica que os compõem.
4.6.5 Contas a pagar
As compras de matéria-prima, materiais secundários e materiais de uso contínuo,
são efetuadas de acordo com a necessidade e conforme cotação de preço, não existem
documentos formalizando a compra como: bloco de pedidos ou similar. As compras efetuadas
geralmente são a prazo.
Depois da entrega da mercadoria solicitada, a nota fiscal precisa ser conferida pelo
responsável que efetuou a compra, só então a nota fiscal e o boleto bancário para pagamento
segue para o setor financeiro.
Diariamente o responsável pelo setor financeiro elabora a planilha de contas a
pagar do dia, este relatório segue para o administrador, sendo ele que decide quais as contas
que serão pagas.
Então, após a análise do administrador, o responsável pelo financeiro faz os
pagamentos e elabora a planilha no excel chamada caixa, constando os eventos financeiros do
dia. Esta planilha fica gravada no computador e uma cópia impressa segue para o
administrador.
Todas as notas fiscais são lançadas no sistema NeoCorp do setor financeiro, e
assim que estas estejam pagas é dado baixa. Este sistema também permite fazer consultas e
emitir relatórios de notas a pagar e notas pagas, por fornecedor ou por data de vencimento.
4.6.6 Faturamento
A empresa participa de licitações e concorrências públicas, sendo assim quando a
empresa é declarada vencedora deste processo, é realizado um contrato de prestação de
serviços entre a empresa e o órgão público em questão.
De posse do contrato, a empresa começa a realizar os trabalhos, e a emissão de
faturas ficam a cargo do repasse em que o município tem para com a empresa. Algumas
vezes este repasse pode demorar de 30 à 90 dias.
A emissão de notas fiscais de saída é realizada de acordo com as medições das
obras, ou seja, após a prefeitura autorizar a emissão da nota fiscal, o departamento de
engenharia realiza uma medição dos serviços executados, e através desta medição é feita a
nota fiscal de prestação de serviços ou nota fiscal de venda.
Nas notas fiscais de prestação de serviços é descrita a retenção para o INSS de
acordo com serviço realizado, assim como ocorre também a retenção do ISS, este último fica
de acordo com percentual cobrado por cada município.
Feita a nota fiscal, ela é encaminhada ao órgão público correspondente e aguarda-
se a efetivação do pagamento mediante depósito ou TED bancária na conta da empresa.
A entidade não possui sistema informatizado para emissão de notas fiscais, sendo
que as mesmas são emitadas na máquina de escrever.
O controle do valor total do contrato e das notas fiscais emitidas pelos mesmos é
feita pelo administrador geral da empresa, ele possui uma planilha no excel onde controla
todos os contratos vigentes, as notas já emitidas, bem como, as faturas que faltam ser
emitidas.
4.6.7 Custos e Despesas
A empresa não elabora planilha de custos e despesas. Não apresenta relatórios dos
custos e das despesas previstas e realizadas de um mês para o outro, ou de um exercício para o
outro, com as possíveis variações e evoluções.
As planilhas de custos elaboradas e apresentadas nas licitações servem somente
como parâmetro para o processo e para eventuais aditivos nos contratos com os órgãos
públicos.
Estas informações não servem para alimentar as planilhas da contabilidade e nem
parâmetro para verificar os custos das obras.
A empresa não apresenta controle de custos de veículos e caminhões, máquinas e
equipamentos, mão-de-obra direta e indireta, custos dos estoques, dos serviços prestados, das
despesas operacionais.
Não elabora também, orçamento de investimento de capital, impossibilitando
definir as metas a serem atingidas e verificar a sua evolução.
A empresa não apresenta controle operacional das despesas e dos custos, o que
não permite saber se cada obra gera prejuízo ou lucro para empresa.
4.6.8 Controle de tráfego
Os equipamentos são direcionados as obras de acordo com sua necessidade, assim
não têm ponto fixo. Por exemplo, se a obra n.º 01 precisa de uma retroescavadeira e a obra n.º
02 tem essa máquina com tempo ocioso, a mesma é removida para a obra n.º 01, assim
acontece com os demais equipamentos. Este controle é feito pelos próprios encarregados ou
engenheiros de obra.
Também os caminhões são direcionados de acordo com a necessidade das obras,
mas estes possuem um único encarregado, o qual controla e organiza a frota, sabendo sempre
em qual obra se encontra cada caminhão da empresa.
Quando é necessário fazer reparos corretivos ou preventivos nos equipamentos e
caminhões, estes são removidos à sede da empresa para o setor de oficina. No entanto quando
os equipamentos quebram dentro da obra, devem ser consertados com urgência, então os
encarregados contratam oficinas próximas para fazer o reparo necessário.
4.6.9 Controle de pessoal
A empresa possui departamento de recursos humanos inserido na sede da
empresa. Este departamento se responsabiliza pelas admissões e demissões de funcionários.
Atualmente a empresa conta com 120 colaboradores, cujo contrato é regido pela CLT.
O setor também é responsavel pelo controle dos EPIs (Equipamentos de Proteção
Individual), onde é feito a distribuição para os funcionários e o controle dos mesmos.
As relações que envolvem sindicatos, ministério do trabalho e afins, ficam
também por conta do setor pessoal.
A empresa possui contrato com uma clínica de medicina do trabalho, onde dispõe
para seus funcionários médico clínico geral, para consultas, caso eles necessitem.
Grande parte dos colaboradores da empresa trabalham longe de suas residências,
em obras em outros municípios por exemplo, para o conforto desses colaboradores a empresa
disponibiliza alojamentos, refeitórios e transportes, sem custo aos colaboradores.
No entanto, a empresa não faz avaliação das atividades exercidas por seus
funcionários, e não possui plano de carreira ou ascensão de cargo na empresa.
4.6.10 Controle operacional
A produtividade da empresa depende dos colaboradores que trabalham nas obras,
pois, juntamente com os equipamentos que utilizam são partes essenciais na empresa.
Não se pode afirmar que a produtividade é alta ou baixa, pois a empresa participa
de processos licitatórios, e quando é adjudicada vencedora do processo, tem início a
mobilização para começar a obra.
A produtividade depende também do clima, pois com tempo chuvoso não é
possível prosseguir com os trabalhos, já que a empresa lida com terraplanagem e
pavimentação de ruas, rodovias, etc.
A empresa preza a qualidade de seus serviços para com seus clientes. Pois uma
obra de pavimento asfáltico é para servir toda a comunidade dentro dos municípios o qual
atua.
O espaço físico do escritório da empresa é pequeno, e a parte mais prejudicada é o
arquivo de documentos, pois não há espaço para organizá-los adequadamente.
A empresa A. Mendes incentiva o aperfeiçoamento do pessoal que trabalha no
escritório.
As rotinas administrativas são padronizadas, cada profissional é responsável por
um conjunto de atividades distintas uma das outras. No entanto, a entidade não apresenta
nenhum tipo de indicador de desempenho que possa medir o grau de satisfação dos seus
funcionários e o desenvolvimento das atividades operacionais.
O escritório da matriz conta hoje com 11 (onze) funcionários e 01 (um) diretor
geral, onde os funcionários abrangem as áreas de: controle, licitação, contabilidade,
financeiro, recursos humanos, almoxarifado e recepção. O diretor geral é o administrador da
empresa, onde acompanha todas as atividades desenvolvidas por ela.
5. SISTEMA DE CONTROLE PROPOSTO AO DEPARTAMENTO DE
OBRAS NA EMPRESA A. MENDES
Com base na fundamentação teórica e após o levantamento e a análise das
operações e dos controles existentes na empresa A. Mendes Terraplanagem, apresenta-se a
seguir, uma proposta de configuração de controladoria para dar suporte ao processo de gestão
no departamento de obras.
Um sistema de controle eficiente dará subsídios à etapa de planejamento de
compra e os fins destinados dos itens solicitados para cada obra.
Este planejamento auxiliará também o setor de estoque, de custos e despesas, pois
reunirá os setores que trabalharão em conjunto.
5.1 MODELO DE CONTROLADORIA PARA O DEPARTAMENTO DE OBRAS
Como modelo organizacional da controladoria para o departamento de obras na
empresa A. Mendes, propõe-se como missão, que ela assegure otimização do resultado
econômico.
Os objetivos do órgão de controladoria devem estar voltados em:
a) Atender as necessidades da alta administração;
b) Coordenar a elaboração do planejamento estratégico e operacional;
c) Disponibilizar instrumentos de gestão, como relatórios e controles físicos, financeiros e
econômicos;
d) Implementar o processo orçamentário;
e) Efetuar a avaliação dos resultados;
f) Propor ajustes e revisões;
g) Sugerir indicadores de desempenho, financeiro e não-financeiros, de acordo com as
necessidades dos gestores e de seus subordinados.
A controladoria deve assumir responsabilidades, bem como ter autonomia, para
realizar plenamente as funções que lhe cabem.
Quanto à autonomia refere-se a pareceres, sugestões, alertas de riscos e
formulação de propostas para a gestão.
A responsabilidade estará vinculada à coordenação, execução e controle das
operações.
5.2 PROCEDIMENTOS DE CONTROLE COMO ÓRGÃO AUXILIAR PARA O
DEPARTAMENTO DE OBRAS
Será necessária uma padronização das rotinas operacionais envolvendo alguns
setores da empresa.
5.2.1 Definição do Organograma
Propõe-se um modelo de organograma para controle no departamento de obras,
onde as informações possam circular de maneira a auxiliar na tomada de decisões da empresa.
Quadro 8: Organograma proposto
Fonte: AUTORA
A estrutura organizacional será formada na descrição que se segue:
5.2.1.1 DIRETOR GERAL: caberá ao Diretor Geral aprovar a organização funcional e
estrutural da empresa.
Diretor Geral
Controladoria
Encarregado de Obras
Dep. Custos e Despesas
Dep. Orçamento e
Compras
5.2.1.2 CONTROLADORIA: órgão responsável pela avaliação dos resultados, elaboração de
planilhas e relatórios físico-financeiros pertinentes às obras em andamento, autorização final
para efetivação de compras.
5.2.1.3 DEPARTAMENTO DE CUSTOS E DESPESAS: setor responsável pela comparação
de valores na planilha orçada e valores reais gastos na obra, envolvendo todas as despesas e
custos inerentes à obra.
5.2.1.4 DEPARTAMENTO DE ORÇAMENTO E COMPRAS: responsabilizar-se-á pelas
compras efetuadas com a devida cotação de preços e autorização da controladoria, também
terá responsabilidade pelo setor de estoque.
5.2.1.5 ENCARREGADO DE OBRAS: será responsável pela entrega das planilhas de
controle referentes a veículos e equipamentos, bem como controle de pedidos de materiais
secundários e matéria-prima, todas essas informações serão levantadas semanalmente e
enviadas ao setor de controladoria da empresa. Recomenda-se contratar um auxiliar para
coleta de dados nas obras.
5.2.2 Rotinas Operacionais
Todos os itens adquiridos para serem utilizados em determinada obra seriam
alocados em uma planilha referente a esta obra. Com a criação de planilhas de custos e gastos
por obras, será possível ter um valor real do custo que a obra gera a empresa.
Dentre os itens desta planilha destacamos gastos, despesas e custos como:
matéria-prima, hora máquina, hora homem, hora caminhão, serviços terceirizados,
alimentação, aluguel, água, luz, telefone, combustível, material secundário, deslocamento de
equipamentos e veículos utilizados na obra, usinagem, material de expediente, impostos
incidentes sobre a obra.
Com as informações acima em conjunto com a planilha de preços orçado para a
obra em questão é possível chegar a um quociente de lucro ou prejuízo da obra.
Toda matéria-prima, material secundário utilizado na obra deve estar na planilha
orçamentária da obra, ou seja, se for utilizado material em maior ou em menor quantidade,
terá o encarregado que justificar por escrito tal alteração quantitativa.
O combustível utilizado terá o controle através da média de caminhões e
equipamentos, isto seria realizado através da anotação em planilha auxiliar a cada abastecida,
do horímetro ou kilometragem do veículo ou máquina.
A utilização de blocos de parte de área para as máquinas e caminhões também se
faz necessária, devido à rotatividade dos equipamentos por diversas obras dentro de um mês.
Com o início desses procedimentos teria os departamentos adjacentes como
estoque, custos e despesas, números próximos do valor real dos custos por obra.
Para que isso ocorra algumas rotinas deverão ser implantadas:
a) Reuniões quinzenais com os encarregados e gerentes dos setores de orçamento,
controladoria e custos;
b) Avaliar se as rotinas estão sendo cumpridas;
c) Comparar os custos e gastos realizados com os projetados;
d) Propor ajustes, quando necessários;
e) Avaliar e acompanhar o desempenho do setor de obras.
CONCLUSÃO
A pesquisa procurou destacar a importância da controladoria para eficiência e
eficácia dos processos de gestão.
Na pesquisa teórica, verificou-se que o setor de controladoria é responsável por
reunir, analisar e conferir as informações contábeis gerenciais, além de preparar os relatórios
para tomada de decisão, controlando as atividades desenvolvidas pelos diversos
departamentos da organização.
Os dados sobre as atividades da empresa em estudo foram obtidos através de
entrevista com pessoas envolvidas na sua administração. As entrevistas foram direcionadas
para verificar como a empresa utilizava as informações para o processo de tomada de decisão,
e também quais os procedimentos adotados pelos gestores para elaborar o planejamento e o
controle operacional.
De posse dos dados e informações sobre a empresa, foi possível propor um
modelo de controladoria para o departamento de obras. A controladoria será responsável pelo
estudo e implantação de um sistema de controle, que atenderá as necessidades do
departamento de obras.
O controller deve conhecer os pontos fortes e fracos da organização, utilizando-se
dos seus relatórios, que lhe darão suporte para demonstrar aos administradores as deficiências
ou eficiências dos processos utilizados na empresa.
Ainda durante a pesquisa, observou-se que o profissional, para assumir a área de
controladoria da empresa em estudo, deverá envolver-se com todos os processos, através da
interação com os encarregados de obras, setor de compras, setor financeiro, setor de estoques
e direção geral.
E para tanto, se faz necessário à padronização de todos os processos, desde o
planejamento até o controle de atividades operacionais, buscando a qualidade e interação
entre as partes que formam toda a organização.
Neste estudo, a controladoria teve como principal objetivo a grande necessidade
de mensurar os custos relacionados ao departamento de obras, e quando necessário identificar
problemas e buscar meios para aperfeiçoar o setor.
A presente pesquisa serve de base para trabalhos futuros, que poderão ser
desenvolvidos e aperfeiçoados a partir do modelo proposto. Implementando e incluindo os
demais setores da empresa como: custos, departamento de pessoal, faturamento, formação de
preços dos serviços, transporte e logística.
REFERÊNCIAS
ATKINSON, Athony A ET AL. Contabilidade gerencial. Tradução André Olímpio Mosselman e Du Chenoy Castro. São Paulo: Atlas, 2000.
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