Gestión de Proyectos

Es la disciplina que guía e integra losprocesos de planificar, captar,dinamizar, organizar talentos yadministrar recursos, con el fin deculminar todo el trabajo requeridopara desarrollar un proyecto y cumplircon el alcance, dentro de límites detiempo y costo definidos y con buenclima interpersonal. Requiere liderarlos talentos, evaluar y regularcontinuamente las accionesnecesarias y suficientes.

Etapas de un Proyecto

Fase de Iniciación.

Fase de Planificación.

Fase de Ejecución.

Fase de entrega o puesta en marcha.

Fase de Control.

Fase de Iniciación

Definición de los objetivos del

proyecto y de los recursos necesarios

para su ejecución.

Una gran parte del éxito o fracaso de

un proyecto se relaciona con esta fase

preparatoria.

Fase de Planificación

Debe contemplar:◦ Definición del proyecto y sus objetivos.

◦ Planeación de las actividades, recursos materiales y humanos.

◦ Planeación de la calidad a obtener en el producto o servicio y los riesgos.

◦ Planeación del proceso de comunicación y seguridad.

◦ Optimización del plan.

◦ Distribución del Plan del Proyecto.

Fase de Ejecución

La componen el conjunto de tareas y

actividades que suponen la

realización del proyecto. Supone la

gestión de recursos adecuadamente.

Debe tenerse en cuenta:

◦ Realizar seguimiento al proceso.

◦ Administrar: Programación, recursos,

costes, alcance, riesgos.

◦ Informar el estado del Proyecto.

Fase de Entrega o puesta en

marcha Se supone la finalización del proyecto

en el plazo determinado, funcionando

adecuadamente y respondiendo a las

especificaciones establecidas en la

planeación.

Es importante contemplar:

◦ Revisar la información final del proyecto.

◦ Distribuir la información obtenida.

Fase de Control

Es la monitorización del trabajo

realizado, para confirmar el

cumplimiento de lo planificado y la

aplicación de las acciones correctivas

necesarias.

Como fases de control tenemos:

◦ Establecimiento de criterios y estándares.

◦ Observación y medición de desempeño o

ejecución.

◦ Aplicación de acción correctiva.

Documentación de un

Proyecto Un proyecto debe tener el apoyo de

una página web o servicio de intranet

para socializar el proyecto y sus

resultados a los interesados.

Este debe contener: Estudios de

factibilidad, viabilidad, documentos

requeridos, planificación de tiempos,

recursos, costos, minimización de

riesgos.

Nuevos paradigmas en la

gestión de proyectos: La Gestión de Proyectos hoy en día

está marcada por un presupuesto y

unos plazos de ejecución y necesita

una buena organización y control de

los recursos.

Algunos requisitos a tener en cuenta,

basados en los paradigmas de SIX

SIGMA y SCRUM, son:

Paradigmas de SIX SIGMA:

El proyecto debe:

◦ Ser factible.

◦ Planear resultados cuantificables.

◦ Generar datos.

◦ Influir en el desarrollo de la organización.

◦ Tener viabilidad técnica y financiera.

◦ Tener capacidad innovadora y

tecnológica.

Paradigmas SCRUM

La cultura empresarial debe estar basada en el trabajo en equipo.

Debe haber compromiso de la dirección para resolver problemas.

Las actividades se enfocan hacia la obtención de resultados.

La relación con el cliente debe estar basada en la colaboración.

Se recomienda el trabajo en un espacio común para mejorar la comunicación.

Garantizar estabilidad a los miembros del equipo.

Técnicas para Gestión de

Proyectos

Diagramas de Gantt:

Método desarrollado por Henry L.

Gantt, emplea barras para indicar la

cantidad de tiempo empleado en cada

tarea. El analista identifica cada tarea

y estima el tiempo de utilizado en

cada una.

Diagramas de Pert:

El más sofisticado método de

planeación es la revisión y

evaluación de programas (PERT).

Este método, desarrollado en 1958

por la marina de los E.E.U.U.,y

Booze, Allen y Hamilton, una

empresa de consultoría gerencial.

El diagrama de Pert usa nodos y

rutas para representar la

interrelación de las actividades del

proyecto.

Diagrama de GanttVentajas y Desventajas de los diagramas de Gantt

La ventaja principal del diagrama de Gantt

radica en que su trazado requiere un nivel

mínimo de planificación, es decir, es necesario

que haya un plan que ha de representarse en

forma de gráfico. Los diagramas de Gantt se

revelan muy eficaces en las etapas iniciales de

la planificación. Sin embargo, después de

iniciada la ejecución de la actividad y cuando

comienza a efectuarse modificaciones, el

gráfico tiende a volverse confuso. El Gráfico de

Gantt no ofrece condiciones para el análisis de

opciones, ni toma en cuenta factores como el

costo. Es fundamentalmente una técnica de

pruebas y errores. No permite, tampoco, la

visualización de la relación entre las actividades

cuando el número de éstas es grande. En

resumen, para la planificación de actividades

relativamente simples, el gráfico de Gantt

representa un instrumento de bajo costo y

extrema simplicidad en su utilización. Para

proyectos complejos, sus limitaciones son

bastantes serias, y fueron éstas las que llevaron

a ensayos que dieron como resultado el

desarrollo del CPM, el PERT y otras técnicas

conexas. Estas técnicas introdujeron nuevos

conceptos que, asociados más tarde a los de

los gráficos de Gantt, dieron origen a las

denominadas “redes-cronogramas”.

Diagrama de Pert Ventaja: planeación de proyectos grandes

Un gráfico PERT hace más sencilla la planeación de proyectosgrandes, de acuerdo a la Escuela de Ciencias de la Información de laUniversidad de Pittsburgh. Responde a tres preguntas clave acercade cada actividad, lo que ayuda a los administradores a identificarrelaciones entre tareas y sus dependencias. Estas preguntasinvolucran qué tanto tiempo se necesitará para completar unaactividad, y qué otras actividades deben ocurrir inmediatamente antesy después de esta actividad, para la culminación efectiva de unproyecto. PERT es una buena forma de hacer visibles estasrelaciones en un diagrama.

Ventaja: camino crítico visible

El camino crítico incluye todas las actividades que no se puedenretrasar sin afectar la fecha de terminación del proyecto. PERT hacevisible el camino crítico, como explica la Universidad de Virginia.Todas las tareas que no estén en el camino crítico pueden tenercierto tiempo de holgura sin afectar el tiempo de finalización delproyecto. Cuando el administrador del proyecto debe retrasar unatarea para darle más tiempo a otra, la ruta crítica muestra claramenteaquellas tareas que no pueden ser aplazadas.

Desventaja: gráficos complicados

Los gráficos PERT pueden ser complicados y confusos teniendocientos o incluso miles de tareas y relaciones de dependencia, comolo señala la Universidad de Pittsburgh. Esto es especialmente ciertoen proyectos muy grandes. Los diagramas PERT pueden ser carosde desarrollar, actualizar y mantener.

Desventaja: inexactitudes en la predicción

Los gráficos PERT dependen de la habilidad para predecir marcos detiempo precisos para multitudes de tareas. Los proyectoscomplicados que involucran muchas actividades y proveedorespueden hacer esta predicción difícil, como lo explican las DefinicionesLegales de Estados Unidos. Los eventos inesperados ocurren, yalgunas veces el tiempo necesario estimado original que se necesitapara pasos específicos puede ser inexacto. PERT funciona mejor enproyectos en los que se puede confiar en la experiencia previa parahacer dichas predicciones de forma precisa.

Bibliografía

Documentación de un proyecto. Link: www.Slideshare.Net/povi/documentacion-de-un-proyecto

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Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con MS project. Link: http://ocw.Upm.Es/proyectos-de-ingenieria/proyectos-de-desarrollo-rural-i/materiales-de-cada-tema/planificacion-seguimiento-proyectos-msproject.Pdf

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