t.c. gazİosmanpaŞa Ünİversİtesİ İş bİrİm kodu 73764141 ... · naklen tayin evrakı,...

Click here to load reader

Post on 06-Feb-2020

0 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Öğrenci Yeni Kayıt İş Akış Şeması

    Sınavı Kazananların İnternetten ilanı

    Başvuruda istenen belgelerle kayıt için

    Enstitüye başvuru yapar

    Evrakların memur tarafından kontrolü

    Belgeler

    Eksik mi? , Evet

    Kaydı yapılmaz eksikliklerin

    giderilmesi istenir

    Evrakını tamamlayan öğrenciler

    Eksiklikleri gidermeyenlerin kaydı yapılmaz

    Hayır

    Öğrencinin Kaydı yapılır

    Ders seçmesi ve onaylatması için

    ders danışmanına gönderilir

    Dersler danışman tarafından onaylanır.

    Ders kayıt fişlerinin çıktısı alınır

    Ders kayıt fişlerinin Anabilim Dalı

    Başkanlığına teslim eder

    Ders kayıt fişleri Fen Bilimleri Enstitüsü

    Müdürlüğüne gönderilir.

    İlgili memur gerekli kontrolleri yaparak

    öğrencinin dosyasına takar.

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Öğrenci Danışmanlık İş Akış Şeması

    Her öğrenci için, kayıtlı oldukları anabilim

    başkanlığınca dersler başlamadan önce bir akademik

    danışman görevlendirilir.

    Akademik danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden

    öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden

    onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir.

    Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk

    haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak

    zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders

    kaydı gerçekleşmez.

    Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danışmalık yaparlar.

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Öğrenci Kayıt Dondurma İş Akış Şeması

    Kayıt yaptıran öğrenci125 nolu form dilekçe ile Anabilim Dalı Başkanlığına başvurur

    Haklı ve geçerli nedenler kapsamında Anabilim Dalı Başkanlığı dilekçeyi inceler

    Sonuç Enstitüye bildirilir

    Enstitü Yönetim Kurulu kararıyla açıklanır

    Olumlu ya da olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir

    Sonuç olumlu mu?

    , Evet Hayır

    Kayıt dondurma işlemi yapılır Öğrenciye bildirilir

    Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına bildirilir

    Kayıt dondurma Anabilim Dalına bildirilir Son

    Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna

    bildirilir

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Öğrenci Burs İş Akış Şeması

    Burs Kurumlardan gelen burs kontenjanları

    Kontenjanları öğrencilere duyurulur

    Öğrenciler Anabilim Dalı Başkanlıklarına

    başvurur

    Burs komisyonu ön inceleme ve mülakatla önceden belirlenen kriterlere göre değerlendirme yapar.

    Kontenjan dahilinde belirlenen isimler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir.

    Burs kazananlar ilan edilir

    Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Öğrenci Yatay Geçiş İş Akış Şeması

    Dosyanın gelmesi ile öğrenciliğe intibakı

    Ders Kaydı

    Öğrencinin Anabilim Dalına Dilekçe, Öğrenci Belgesi ve Not Dökümü ile Başvurması

    Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı

    Enstitü Yönetim Kurulu Kararı

    Öğrencilik Dosyasının İlgili Enstitüden

    istenilmesi

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Özel Öğrenci İş Akış Şeması

    Öğrenci Enstitü web sayfasındaki form

    dilekçeyi doldurur

    Seçilen derslerin öğretim üyelerinden,

    uygundur imzasını alır

    Dilekçeyi Anabilim Dalına teslim eder

    Anabilim Dalı Kurul kararı ile Enstitüye

    bildirilir

    Enstitü Yönetim Kurulu Anabilim Dalı Kurul

    Kararını değerlendirir

    Sonuç

    olumlu mu? Evet

    Anabilim Dalına ve Öğrenciye bildirilir

    Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı

    payını yatırır

    Hayır

    Öğrenciye bildirilir

    Anabilim Dalına bildirilir

    Enstitüye kayıt yaptırmak üzere gelir

    Öğrencinin kaydı yapılır

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Gelen Evrak İş Akış Şeması

    Harici Evrak

    Evrakın posta veya elden

    Enstitü’ ye gelmesi

    Evrakın Anabilim Dalı Başkanlıklarından veya

    Üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi

    Dahili Evrak

    Evet

    FBE Birimlerini İlgilendiriyor mu?

    Hayır

    Ebys sistemine kayıt edilmesi Dahili ve harici evrakın ilgili birimlere iade

    edilmesi

    Evrakın Enstitü Sekreteri tarafından kontrolü

    Evrakın ilgili Müdür ve yardımcılarına gönderilmesi

    Evrakın ilgili Müdür ve yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale

    edilmesi

    Evrakın ilgili birime verilmesi

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Giden Evrak İş Akış Şeması

    Giden Evrakın Hazırlanması

    Evrakın Enstitü Sekreteri

    tarafından kontrolü

    Evrakın gönderilmesi için gerekli işlemleri yapmak üzere ilgili

    personele havalesi

    Evet FBE Birimlerini

    İlgilendiriyor mu?

    Elektronik olarak Enstitü birimlerine gidecek evrakın oluşturulması

    Evrakın ilgili Enstitü birimine

    elektronik olarak iletilmesi

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Resmi Yazışmalar İş Akış Şeması

    Resmi yazı Birime Gelen Evrak İş Akışı

    Evrakın havale edilen personele

    imza karşılığı zimmetlenmesi

    Evet Cevap yazısı Hayır

    gerekli mi?

    Havale edilen personelin cevap Cevap yazısı Evrakın ilgili dosyaya kaldırılması

    yazısının yazılması ve paraflanması

    Cevap yazısının birim amirlerine

    imzaya sunulması

    Müdür/ Enstitü Sekreteri Onayı İş Akışı

    Giden Evrak İş Akışı

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Akademik Ders Seçme ve Kayıt Yenileme İş Akış Şeması

    Öğrenci alacağı dersleri Öğrenci

    bilgi sisteminden seçer.

    Öğrenci aldığı dersleri Danışmanına

    onaylatır.

    Danışman Öğretim Üyesi onaylanan

    derslerin çıktısını alır ve imzalar.

    Anabilim Dalı Başkanlığına teslim eder.

    Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne

    gönderilir.

    İlgili memur gerekli kontrolleri yaparak

    öğrencinin dosyasına takar.

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Ders Görevlendirmelerinin Yapılması İş Akış Şeması

    Akademik Anabilim Dallarına dersler ve dersi verecek

    Öğretim Üyesi

    öğretim üyelerin belirlenmesi için yazı

    Takvim yazılır. ihtiyacı yazısı

    Anabilim Dalı Kurul Kararıyla dersler ve Anabilim Dalı

    öğretim üyeleri belirlenir. Kurulu

    Anabilim Dalı Kurul Kararı Enstitüye üst

    yazı ile gönderilir.

    Derslerin ve Öğretim

    Üyelerin belirlenmesi

    için Enstitü Kurul

    Kararı alınır

    Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri, görevli Enstitü Memuru tarafından, Öğrenci

    Anabilim Dalı Başkanlığına bildirilir. Bilgi Sistemine girilir.

    Anabilim dallarından gelen görevlendirme

    listelerinde dış birimler için Enstitü Yönetim Enstitü Yönetim

    Kurulu kararı alınır Kurulu

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Ders Muafiyeti İş Akış Şeması

    Özel öğrencilikte

    alınan dersler

    Evet

    Öğrencinin Dilekçesi

    Anabilim Dalı Kurulunun önerisi

    Enstitü Yönetim Kurulu kararı

    Anabilim Dalı Kurul kararı ile Enstitüye

    bildirilir

    Enstitü Yönetim Kurulu Anabilim Dalı Kurul

    Kararını değerlendirir

    Sonuç

    olumlu mu?

    Notu en az Lisansüstü için

    70, Doktora için 80

    Hayır

    Öğrenci dosyasına işlenir Öğrenciye bildirilir

    Anabilim Dalına ve Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına bildirilir

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması İş Akış Şeması

    Dış bölümlerden öğretim Derslerin yapılabileceği uygun gün ve

    Haftalık Ders

    saatler belirlenir ve haftalık ders programı üyelerinin ders

    hazırlanır. Programı programlarının gelmesi

    Haftalık ders programı Enstitü onayına

    sunulur

    Öğrencilere ders programı duyurulur. Web

    sayfalarında yayınlanır.

    Ders programına göre dersler takip edilir

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    İç Kontrol Sistemi İç Kontrol Sistemi

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü İş Akış Şeması İş Akış Şeması

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler İş Akış Şeması

    Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan

    atama veya geçici görevlendirme

    geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar

    Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulur

    İstifa Dilekçesi

    Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı

    Aybaşından önce ayrılan personel zarfla teslim alınır.

    için maaş mahsuplaşması yapılır.

    Üzerindeki tüm zimmetler teslim Aile yardım beyannamesinin doldurtulur.

    alınır.

    Personel Kimlik Kartı Mal Bildirim Formu

    Aile Yardım

    Beyannamesi

    Kimliği alınır.

    SGK çıkış işlemleri yapılır.

    Saymanlık otomasyonu personel ve maaş

    bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır

    Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp,

    fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu

    Enstütiye ise yabancı dil belgesi,

    bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer

    nüshasının muhasebeye verilir. Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı Naklen Atama hazırlanır.

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Hizmetiçi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi İş Akış Şeması

    Eğitim, seminer Gelen Evrak İş Akışı vb. bilgi yazısı

    Enstitü Sekreteri tarafından gelen

    yazının konusuna göre tebliğ edilecek personelin belirlenmesi

    İlgili personele ( EBYS) tebliğ edilmesi

    Personel tebellüğ etmiş sayılır.

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Mazeret İzni İş Akış Şeması

    Mazeretin belirlenmesi (Doğum, ölüm,

    evlilik, hastalık)

    Mazeret izin dilekçesi verilir, İzin sistemine İzin Formu

    girilir, imzalar tamamlanır.

    Enstitü Sekreteri

    Onayı

    Müdür Onayı

    İş Akışı

    Yıllık ve Sağlık İzin

    İş akış Şemasına

    göre onaylanması

    İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama tarihini Göreve başlama

    bildirir. İzin formu ve göreve başlama bildirimi üst

    yazıyla Rektörlüğe gönderilir. bildirimi, üst yazı

    Tüm evrakları dosyalanır.

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Enstitü Yönetim Kuruluna Üye Seçimi İş Akış Şeması

    Enstitü Yönetim Kuruluna üye seçmek

    üzere Enstitü Kurulu üyelerini toplantıya

    davet eder

    Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı

    kadar mühürlü oy ve zarf hazırlanır

    Enstitü Yönetim Kuruluna Müdür

    tarafından gösterilen altı aday arasından

    üç yıl için üç öğretim üyesi seçilir

    Seçim bir sonraki Enstitü Yönetim Kurulu

    Hayır toplantısına kalır

    İlk turda salt

    çoğunluğu sağlayan

    aday var mı?

    Hayır

    Evet

    Müdür seçime katılan üye sayısının bir

    fazlasının oyunu alan adayı yönetim kurulu

    üyesi olarak atar

    Atama seçilen üyeye ve rektörlüğe yazı

    ile bildirilir

    Üye tam sayısının bir

    fazlası toplantıya

    katıldı mı?

    Evet

    Oylar sayılarak sonuçlar açıklanır

    İkinci tura geçilir

    Beşinci tur sonunda oyların eşit çıkması

    halinde Müdür, eşit oy alanlardan birini

    yönetim kurulu üyesi olarak atar

    Oy pusulaları, tutanak, yapılan

    yazışmalar dosyalanır

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Müdür/Enstitü Sekreteri Onayı İş Akış Şeması

    Evrakın ilgili personel tarafından kontrol

    edilerek paraflanması

    Evrakın Müdür veya Enstitü Sekreterine iletilmesi

    Evrakın Müdür veya Enstitü Sekreteri tarafından İmzadan çıkmış

    incelenip imzalanması

    evrak

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Personel Maaş İşlemleri İş Akış Şeması

    Her ayın 1-8’i arasında Üniversitemiz ÜBS Bordro Bilgi

    Sistemi üzerinden

    SAY 2000 sistemine SDB

    girişini yapar

    Mahkeme Nafaka İlanları

    Mahkeme İcra Alımları

    İzin ve Rapor Durumu

    İlgili personelin atama

    kararı ve nakil belgeleri

    Ay içinde gerçekleşen terfilerin her ayın 1-8’i arasında

    ÜBS BBS ve SAY2000 sistemine girilmesi

    Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili

    personel bazında nafaka kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında

    ÜBS BBS sistemine girilmesi (Say2000 girişini SDB yapar)

    Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel

    bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında ÜBS BBS

    sistemine girilmesi (Say2000 girişini SDB yapar)

    Personelin ay içindeki 7 günü aşan sağlık raporları ile Akademik Personelin 15 günü geçen görevlendirme

    izinlerinde geliştirme ödeneğini kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında ÜBS BBS sistemine ve SAY2000 sistemine girilmesi

    Nakil veya Açıktan atanan personelin bilgilerinin girilmesi

    ve ÜBS BBS sistemine ve SAY2000 sistemine girilmesi

    Her ayın 1-8'i arasında ÜBS BBS sisteminden ve SAY2000'de

    personel maaş hesaplatma işleminin yapılması

    Terfi Kararları Personel Daire Başkanlığı

    Görevlendirme İzni; yılda

    toplam 30 günü, bir seferde

    15 günü geçtikten sonra

    Geliştirme Ödeneği kesilir

    ÜBS BBS sisteminden Personel Bordro Dökümleri, Aylık Personel Bildirimi,

    İcmal, Banka Listesi, Askeri Geçim İndirimi, Kesintiler Listesi ve Sendika

    Listesi çıktılarının 2 nüsha olarak alınması

    KBS Harcama Yönetim Siteminden Ödeme Emri Belgesinin

    Maaş ödeme emri ve ekleri

    düzenlenmesi ve 2 nüsha çıktısının alınması

    v Gerçekleştirme Görevlisi

    Onayı

    Harcama Yetkilisi

    Onayı

    Belgelerin birer nüshasının Fen Bilimleri Enstitüsünde kalması

    kaydıyla, diğeri SDB gönderilmek dosya olarak düzenlenmesi

    Giden Evrak İş Akış Şeması

    Teslim Tutanağı

    (Personel Maaşları

    Ödeme Emri ve ekleri)

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Ek Ders Formlarının Hazırlanması İş Akış Şeması

    Ek ders ödeme sürecinin en önemli belgeleri

    olan Ders Yükü Bilgi Formu her dönemin

    başında, Ek Ders Ücret Çizelgesi ödeme

    yapılacak her ayın sonunda ilgili öğretim

    elemanları tarafından hatasız doldurularak

    Anabilim Dalı Başkanına verilir

    Hatalar düzeltilmek üzere

    Evet ilgili bölüme gönderilir

    Ödeme emri belgesi ve ekleri

    Tahakkuk evrakı teslim listesi ile

    strateji daire başkanlığına gönderilir

    Strateji Geliştirme Daire

    Başkanlığının ilgili birimde evrakların

    incelenmesinden sonra ödeme

    gerçekleştirecek bankaya ‘Banka

    ödeme bilgiler elektronik ortamda

    gönderilir

    Anabilim Dalı sekreteri

    kendisine ulaşan formları

    haftalık ders programı ile

    karşılaştırarak kontrol

    eder ve bilgisayar

    ortamında hazırlar

    Tahakkuk memuru

    formlarının haftalık ders

    programı ve Enstitü Kurulun

    kararına uygun hazırlanıp

    hazırlanmadığını kontrol

    eder

    Ek Ders Ödeme

    Formlarında hata

    var mı?

    Hayır

    Formlar Müdür tarafından

    imzalanır Ek ders ücret bordrosu ve ‘Banka Listesi’nin çıktıları

    ile ‘Ödeme emri belgesi’ hazırlanarak geliştirme

    görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır

    Banka ödeme emri

    kendilerine ulaşmasından

    en geç iki gün sonra ilgililerin hesap

    numaralarına ek ders

    ücretleri yatırılır

    Anabilim Dalı Sekreteri her

    dönemin başında - Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli - Ders Dağılım Çizelgesini hazırlar ve - Ders Yükü Bilgi Formu ile birlikte ilk ödemede gönderir.

    Ders Yükü Bilgi Formu, Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli, Ders Dağılım Çizelgesi

    ile öğretim elemanın ve Anabilim dalı başkanı tarafından incelenerek

    imzalandıktan sonra, izinli öğretim üyesi bulunup bulunmadığına ilişkin

    yazı ve Ek Ders Ücret Çizelgesi ile

    birlikte tahakkuk bürosuna gönderir

    Ücretlendirme çalışmalarına

    başlamadan her ay için öğretim

    elemanlarının izin, rapor,

    görevlendirme alıp almadıkları

    yazı istenir. Formlar kontrol edilir,

    birimlerden belgeleri istenir.

    Toplanan mevzuata uygunluğu

    bakımından kontrol edilen bilgiler’

    Ek ders ücreti hesaplama

    Programı’na girilir.

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme İş Akış Şeması

    Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında; -Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, -Personel nakil bildirimi, -Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında; -Görevlendirme yazısı (olur) veya harcama talimatı, -Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi -Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince

    onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri

    belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır

    Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme

    görevlisine gönderilir

    Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri

    belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek

    imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir

    Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir

    Muhasebe ve kayıt işlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak "Muhasebe

    İşlemi Süreç Akış Şeması"na göre yapılır

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Telefon Faturaları Ödeme İş Akış Şeması

    Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve

    ilgili mevzuatında tanımlanan fatura veya fatura

    yerine geçen belge görevlilerce kontrol edilir

    Yapılan harcamada resmi tüketimin dışında özel tüketim bedeli de varsa,

    kullanım yerlerine ve kullanan kişi ya da kişilere göre resmi ve özel tüketimler

    belirlenip özel tüketimler ilgililerden tahsil edilir. Özel tüketimlerin tahsiline ait

    banka dekontu ile birlikte düzenlenen ve yetkililerce onaylanan listeler ve

    giderin çeşidine bağlı olarak Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği

    ve ilgili mevzuatına göre düzenlenmesi gereken belgeler ödeme emri belgesine

    bağlanarak gerçekleştirme görevlisine gönderilir

    Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki

    belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun

    görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine

    gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra

    Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

    Ödeme gerçekleştikten sonra Türk Telekom’a ödeme

    evrakının faksı çekilir.

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi İş Akış Şeması

    GİRİŞ İŞLEMLERİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ

    Taşınır işlem Fişi Taşınır İşlem Fişi

    Harcama birimi Taşınır Maddi duran varlık hesaplarında izlenen

    işlem fişi ve Ödeme emri taşınırların çıkışları düzenlenme tarihini

    belgesi takip eden on gün içinde ve her durumda

    mali yıl sona ermeden önce muhasebe

    birimine gönderilir

    Muhasebe Yetkilisi 150- ilk madde ve malzemeler hesabı’nda

    izlenen tüketim malzemelerinin tüketime

    verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişleri

    muhasebe birimine gönderilmez

    Muhasebe Yetkilileri, taşınır giriş, çıkış ve

    değer düşüşlerine ilişkin olarak kendilerine

    gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II

    inci düzeyde detay kodu itibarıyla Bakanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle muhasebe kayıtlarını yapar

    kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır

    2. düzey detay kodu bazında düzenlenen

    onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is

    günü mesai bitimine kadar muhasebe

    birimine gönderilir

  • T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

    İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

    BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

    BİRİM KODU : 73764141

    ŞEMA ADI : Doğrudan Temin ile Satın Alma İş Akış Şeması

    Birimlerin talep

    Mal talep yazılarının satınalma birimine

    gelmesi Yazıları

    Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup

    olmadığının kontrol edilmesi

    Evet

    Ödenek var mı?

    Hayır

    Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi

    Piyasa fiyat araştırmasının yapılması

    Piyasadan alınacak en az 3 teklifin Piyasa

    Araştırma tutanağına girilmesi sonunda Yaklaşık Maliyet Cetveli

    yaklaşık maliyetin belirlenmesi

    Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık

    Maliyet Cetvelini onaylaması

    İhale onay belgesinin düzenlenmesi ve satın

    alma işleminin gerçekleştirilmesi

    KBS Taşınır Kontrol ve Yönetim Sistemine Giriş ve KBS HYS sisteminden Ödeme Talep eden birime Belgesi düzenlenmesi, Strateji Daire malzemenin KBS üzerinden

    Başkanlığına gönderilmesi kaydının yapılması