t.c. gazİosmanpaŞa Ünİversİtesİ İş bİrİm kodu 73764141 ... · naklen tayin evrakı,...

24
T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü BİRİM KODU : 73764141 ŞEMA ADI : Öğrenci Yeni Kayıt İş Akış Şeması Sınavı Kazananların İnternetten ilanı Başvuruda istenen belgelerle kayıt için Enstitüye başvuru yapar Evrakların memur tarafından kontrolü Belgeler Eksik mi? , Evet Kaydı yapılmaz eksikliklerin giderilmesi istenir Evrakını tamamlayan öğrenciler Eksiklikleri gidermeyenlerin kaydı yapılmaz Hayır Öğrencinin Kaydı yapılır Ders seçmesi ve onaylatması için ders danışmanına gönderilir Dersler danışman tarafından onaylanır. Ders kayıt fişlerinin çıktısı alınır Ders kayıt fişlerinin Anabilim Dalı Başkanlığına teslim eder Ders kayıt fişleri Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne gönderilir. İlgili memur gerekli kontrolleri yaparak öğrencinin dosyasına takar.

Upload: others

Post on 06-Feb-2020

7 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Öğrenci Yeni Kayıt İş Akış Şeması

Sınavı Kazananların İnternetten ilanı

Başvuruda istenen belgelerle kayıt için

Enstitüye başvuru yapar

Evrakların memur tarafından kontrolü

Belgeler

Eksik mi? , Evet

Kaydı yapılmaz eksikliklerin

giderilmesi istenir

Evrakını tamamlayan öğrenciler

Eksiklikleri gidermeyenlerin kaydı yapılmaz

Hayır

Öğrencinin Kaydı yapılır

Ders seçmesi ve onaylatması için

ders danışmanına gönderilir

Dersler danışman tarafından onaylanır.

Ders kayıt fişlerinin çıktısı alınır

Ders kayıt fişlerinin Anabilim Dalı

Başkanlığına teslim eder

Ders kayıt fişleri Fen Bilimleri Enstitüsü

Müdürlüğüne gönderilir.

İlgili memur gerekli kontrolleri yaparak

öğrencinin dosyasına takar.

Page 2: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Öğrenci Danışmanlık İş Akış Şeması

Her öğrenci için, kayıtlı oldukları anabilim

başkanlığınca dersler başlamadan önce bir akademik

danışman görevlendirilir.

Akademik danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden

öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden

onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir.

Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk

haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak

zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders

kaydı gerçekleşmez.

Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danışmalık yaparlar.

Page 3: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Öğrenci Kayıt Dondurma İş Akış Şeması

Kayıt yaptıran öğrenci125 nolu form dilekçe ile Anabilim Dalı Başkanlığına başvurur

Haklı ve geçerli nedenler kapsamında Anabilim Dalı Başkanlığı dilekçeyi inceler

Sonuç Enstitüye bildirilir

Enstitü Yönetim Kurulu kararıyla açıklanır

Olumlu ya da olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir

Sonuç olumlu mu?

, Evet Hayır

Kayıt dondurma işlemi yapılır Öğrenciye bildirilir

Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına bildirilir

Kayıt dondurma Anabilim Dalına bildirilir Son

Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna

bildirilir

Page 4: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Öğrenci Burs İş Akış Şeması

Burs Kurumlardan gelen burs kontenjanları

Kontenjanları öğrencilere duyurulur

Öğrenciler Anabilim Dalı Başkanlıklarına

başvurur

Burs komisyonu ön inceleme ve mülakatla önceden belirlenen kriterlere göre değerlendirme yapar.

Kontenjan dahilinde belirlenen isimler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir.

Burs kazananlar ilan edilir

Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir

Page 5: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Öğrenci Yatay Geçiş İş Akış Şeması

Dosyanın gelmesi ile öğrenciliğe intibakı

Ders Kaydı

Öğrencinin Anabilim Dalına Dilekçe, Öğrenci Belgesi ve Not Dökümü ile Başvurması

Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı

Enstitü Yönetim Kurulu Kararı

Öğrencilik Dosyasının İlgili Enstitüden

istenilmesi

Page 6: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Özel Öğrenci İş Akış Şeması

Öğrenci Enstitü web sayfasındaki form

dilekçeyi doldurur

Seçilen derslerin öğretim üyelerinden,

uygundur imzasını alır

Dilekçeyi Anabilim Dalına teslim eder

Anabilim Dalı Kurul kararı ile Enstitüye

bildirilir

Enstitü Yönetim Kurulu Anabilim Dalı Kurul

Kararını değerlendirir

Sonuç

olumlu mu? Evet

Anabilim Dalına ve Öğrenciye bildirilir

Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı

payını yatırır

Hayır

Öğrenciye bildirilir

Anabilim Dalına bildirilir

Enstitüye kayıt yaptırmak üzere gelir

Öğrencinin kaydı yapılır

Page 7: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Gelen Evrak İş Akış Şeması

Harici Evrak

Evrakın posta veya elden

Enstitü’ ye gelmesi

Evrakın Anabilim Dalı Başkanlıklarından veya

Üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi

Dahili Evrak

Evet

FBE Birimlerini İlgilendiriyor mu?

Hayır

Ebys sistemine kayıt edilmesi Dahili ve harici evrakın ilgili birimlere iade

edilmesi

Evrakın Enstitü Sekreteri tarafından kontrolü

Evrakın ilgili Müdür ve yardımcılarına gönderilmesi

Evrakın ilgili Müdür ve yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale

edilmesi

Evrakın ilgili birime verilmesi

Page 8: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Giden Evrak İş Akış Şeması

Giden Evrakın Hazırlanması

Evrakın Enstitü Sekreteri

tarafından kontrolü

Evrakın gönderilmesi için gerekli işlemleri yapmak üzere ilgili

personele havalesi

Evet FBE Birimlerini

İlgilendiriyor mu?

Elektronik olarak Enstitü birimlerine gidecek evrakın oluşturulması

Evrakın ilgili Enstitü birimine

elektronik olarak iletilmesi

Page 9: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Resmi Yazışmalar İş Akış Şeması

Resmi yazı Birime Gelen Evrak İş Akışı

Evrakın havale edilen personele

imza karşılığı zimmetlenmesi

Evet Cevap yazısı

Hayır

gerekli mi?

Havale edilen personelin cevap Cevap yazısı Evrakın ilgili dosyaya kaldırılması

yazısının yazılması ve paraflanması

Cevap yazısının birim amirlerine

imzaya sunulması

Müdür/ Enstitü Sekreteri Onayı İş Akışı

Giden Evrak İş Akışı

Page 10: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Akademik Ders Seçme ve Kayıt Yenileme İş Akış Şeması

Öğrenci alacağı dersleri Öğrenci

bilgi sisteminden seçer.

Öğrenci aldığı dersleri Danışmanına

onaylatır.

Danışman Öğretim Üyesi onaylanan

derslerin çıktısını alır ve imzalar.

Anabilim Dalı Başkanlığına teslim eder.

Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne

gönderilir.

İlgili memur gerekli kontrolleri yaparak

öğrencinin dosyasına takar.

Page 11: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Ders Görevlendirmelerinin Yapılması İş Akış Şeması

Akademik Anabilim Dallarına dersler ve dersi verecek

Öğretim Üyesi

öğretim üyelerin belirlenmesi için yazı

Takvim yazılır. ihtiyacı yazısı

Anabilim Dalı Kurul Kararıyla dersler ve Anabilim Dalı

öğretim üyeleri belirlenir.

Kurulu

Anabilim Dalı Kurul Kararı Enstitüye üst

yazı ile gönderilir.

Derslerin ve Öğretim

Üyelerin belirlenmesi

için Enstitü Kurul

Kararı alınır

Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri,

görevli Enstitü Memuru tarafından, Öğrenci

Anabilim Dalı Başkanlığına bildirilir.

Bilgi Sistemine girilir.

Anabilim dallarından gelen görevlendirme

listelerinde dış birimler için Enstitü Yönetim Enstitü Yönetim

Kurulu kararı alınır Kurulu

Page 12: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Ders Muafiyeti İş Akış Şeması

Özel öğrencilikte

alınan dersler

Evet

Öğrencinin Dilekçesi

Anabilim Dalı Kurulunun önerisi

Enstitü Yönetim Kurulu kararı

Anabilim Dalı Kurul kararı ile Enstitüye

bildirilir

Enstitü Yönetim Kurulu Anabilim Dalı Kurul

Kararını değerlendirir

Sonuç

olumlu mu?

Notu en az Lisansüstü için

70, Doktora için 80

Hayır

Öğrenci dosyasına işlenir Öğrenciye bildirilir

Anabilim Dalına ve Öğrenciye bildirilir Anabilim Dalına bildirilir

Page 13: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması İş Akış Şeması

Dış bölümlerden öğretim Derslerin yapılabileceği uygun gün ve

Haftalık Ders

saatler belirlenir ve haftalık ders programı

üyelerinin ders

hazırlanır. Programı

programlarının gelmesi

Haftalık ders programı Enstitü onayına

sunulur

Öğrencilere ders programı duyurulur. Web

sayfalarında yayınlanır.

Ders programına göre dersler takip edilir

Page 14: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

İç Kontrol Sistemi İç Kontrol Sistemi

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü İş Akış Şeması İş Akış Şeması

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler İş Akış Şeması

Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan

atama veya geçici görevlendirme

geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar

Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulur

İstifa Dilekçesi

Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı

Aybaşından önce ayrılan personel zarfla teslim alınır.

için maaş mahsuplaşması yapılır.

Üzerindeki tüm zimmetler teslim Aile yardım beyannamesinin doldurtulur.

alınır.

Personel Kimlik Kartı Mal Bildirim Formu

Aile Yardım

Beyannamesi

Kimliği alınır.

SGK çıkış işlemleri yapılır.

Saymanlık otomasyonu personel ve maaş

bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır

Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp,

fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu

Enstütiye ise yabancı dil belgesi,

bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer

nüshasının muhasebeye verilir. Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı Naklen Atama hazırlanır.

Page 15: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Hizmetiçi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi İş Akış Şeması

Eğitim, seminer Gelen Evrak İş Akışı vb. bilgi yazısı

Enstitü Sekreteri tarafından gelen

yazının konusuna göre tebliğ edilecek personelin belirlenmesi

İlgili personele ( EBYS) tebliğ edilmesi

Personel tebellüğ etmiş sayılır.

Page 16: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Mazeret İzni İş Akış Şeması

Mazeretin belirlenmesi (Doğum, ölüm,

evlilik, hastalık)

Mazeret izin dilekçesi verilir, İzin sistemine İzin Formu

girilir, imzalar tamamlanır.

Enstitü Sekreteri

Onayı

Müdür Onayı

İş Akışı

Yıllık ve Sağlık İzin

İş akış Şemasına

göre onaylanması

İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama tarihini Göreve başlama

bildirir. İzin formu ve göreve başlama bildirimi üst

yazıyla Rektörlüğe gönderilir. bildirimi, üst yazı

Tüm evrakları dosyalanır.

Page 17: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Enstitü Yönetim Kuruluna Üye Seçimi İş Akış Şeması

Enstitü Yönetim Kuruluna üye seçmek

üzere Enstitü Kurulu üyelerini toplantıya

davet eder

Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısı

kadar mühürlü oy ve zarf hazırlanır

Enstitü Yönetim Kuruluna Müdür

tarafından gösterilen altı aday arasından

üç yıl için üç öğretim üyesi seçilir

Seçim bir sonraki Enstitü Yönetim Kurulu

Hayır toplantısına kalır

İlk turda salt

çoğunluğu sağlayan

aday var mı?

Hayır

Evet

Müdür seçime katılan üye sayısının bir

fazlasının oyunu alan adayı yönetim kurulu

üyesi olarak atar

Atama seçilen üyeye ve rektörlüğe yazı

ile bildirilir

Üye tam sayısının bir

fazlası toplantıya

katıldı mı?

Evet

Oylar sayılarak sonuçlar açıklanır

İkinci tura geçilir

Beşinci tur sonunda oyların eşit çıkması

halinde Müdür, eşit oy alanlardan birini

yönetim kurulu üyesi olarak atar

Oy pusulaları, tutanak, yapılan

yazışmalar dosyalanır

Page 18: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Müdür/Enstitü Sekreteri Onayı İş Akış Şeması

Evrakın ilgili personel tarafından kontrol

edilerek paraflanması

Evrakın Müdür veya Enstitü Sekreterine iletilmesi

Evrakın Müdür veya Enstitü Sekreteri tarafından İmzadan çıkmış

incelenip imzalanması

evrak

Page 19: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Personel Maaş İşlemleri İş Akış Şeması

Her ayın 1-8’i arasında Üniversitemiz ÜBS Bordro Bilgi

Sistemi üzerinden

SAY 2000 sistemine SDB

girişini yapar

Mahkeme Nafaka İlanları

Mahkeme İcra Alımları

İzin ve Rapor Durumu

İlgili personelin atama

kararı ve nakil belgeleri

Ay içinde gerçekleşen terfilerin her ayın 1-8’i arasında

ÜBS BBS ve SAY2000 sistemine girilmesi

Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili

personel bazında nafaka kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında

ÜBS BBS sistemine girilmesi (Say2000 girişini SDB yapar)

Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel

bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında ÜBS BBS

sistemine girilmesi (Say2000 girişini SDB yapar)

Personelin ay içindeki 7 günü aşan sağlık raporları ile Akademik Personelin 15 günü geçen görevlendirme

izinlerinde geliştirme ödeneğini kesintilerinin her ayın 1-8’i arasında ÜBS BBS sistemine ve SAY2000 sistemine girilmesi

Nakil veya Açıktan atanan personelin bilgilerinin girilmesi

ve ÜBS BBS sistemine ve SAY2000 sistemine girilmesi

Her ayın 1-8'i arasında ÜBS BBS sisteminden ve SAY2000'de

personel maaş hesaplatma işleminin yapılması

Terfi Kararları Personel Daire Başkanlığı

Görevlendirme İzni; yılda

toplam 30 günü, bir seferde

15 günü geçtikten sonra

Geliştirme Ödeneği kesilir

ÜBS BBS sisteminden Personel Bordro Dökümleri, Aylık Personel Bildirimi,

İcmal, Banka Listesi, Askeri Geçim İndirimi, Kesintiler Listesi ve Sendika

Listesi çıktılarının 2 nüsha olarak alınması

KBS Harcama Yönetim Siteminden Ödeme Emri Belgesinin

Maaş ödeme emri ve ekleri

düzenlenmesi ve 2 nüsha çıktısının alınması

v Gerçekleştirme Görevlisi

Onayı

Harcama Yetkilisi

Onayı

Belgelerin birer nüshasının Fen Bilimleri Enstitüsünde kalması

kaydıyla, diğeri SDB gönderilmek dosya olarak düzenlenmesi

Giden Evrak İş Akış Şeması

Teslim Tutanağı

(Personel Maaşları

Ödeme Emri ve ekleri)

Page 20: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Ek Ders Formlarının Hazırlanması İş Akış Şeması

Ek ders ödeme sürecinin en önemli belgeleri

olan Ders Yükü Bilgi Formu her dönemin

başında, Ek Ders Ücret Çizelgesi ödeme

yapılacak her ayın sonunda ilgili öğretim

elemanları tarafından hatasız doldurularak

Anabilim Dalı Başkanına verilir

Hatalar düzeltilmek üzere

Evet ilgili bölüme gönderilir

Ödeme emri belgesi ve ekleri

Tahakkuk evrakı teslim listesi ile

strateji daire başkanlığına gönderilir

Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığının ilgili birimde evrakların

incelenmesinden sonra ödeme

gerçekleştirecek bankaya ‘Banka

ödeme bilgiler elektronik ortamda

gönderilir

Anabilim Dalı sekreteri

kendisine ulaşan formları

haftalık ders programı ile

karşılaştırarak kontrol

eder ve bilgisayar

ortamında hazırlar

Tahakkuk memuru

formlarının haftalık ders

programı ve Enstitü Kurulun

kararına uygun hazırlanıp

hazırlanmadığını kontrol

eder

Ek Ders Ödeme

Formlarında hata

var mı?

Hayır

Formlar Müdür tarafından

imzalanır Ek ders ücret bordrosu ve ‘Banka Listesi’nin çıktıları

ile ‘Ödeme emri belgesi’ hazırlanarak geliştirme

görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır

Banka ödeme emri

kendilerine ulaşmasından

en geç iki gün sonra ilgililerin hesap

numaralarına ek ders

ücretleri yatırılır

Anabilim Dalı Sekreteri her

dönemin başında - Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli - Ders Dağılım Çizelgesini hazırlar ve - Ders Yükü Bilgi Formu ile birlikte ilk ödemede gönderir.

Ders Yükü Bilgi Formu, Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli, Ders Dağılım Çizelgesi

ile öğretim elemanın ve Anabilim dalı başkanı tarafından incelenerek

imzalandıktan sonra, izinli öğretim üyesi bulunup bulunmadığına ilişkin

yazı ve Ek Ders Ücret Çizelgesi ile

birlikte tahakkuk bürosuna gönderir

Ücretlendirme çalışmalarına

başlamadan her ay için öğretim

elemanlarının izin, rapor,

görevlendirme alıp almadıkları

yazı istenir. Formlar kontrol edilir,

birimlerden belgeleri istenir.

Toplanan mevzuata uygunluğu

bakımından kontrol edilen bilgiler’

Ek ders ücreti hesaplama

Programı’na girilir.

Page 21: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme İş Akış Şeması

Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında; -Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, -Personel nakil bildirimi, -Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında; -Görevlendirme yazısı (olur) veya harcama talimatı, -Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi -Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince

onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri

belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır

Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme

görevlisine gönderilir

Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri

belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek

imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir

Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir

Muhasebe ve kayıt işlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak "Muhasebe

İşlemi Süreç Akış Şeması"na göre yapılır

Page 22: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Telefon Faturaları Ödeme İş Akış Şeması

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve

ilgili mevzuatında tanımlanan fatura veya fatura

yerine geçen belge görevlilerce kontrol edilir

Yapılan harcamada resmi tüketimin dışında özel tüketim bedeli de varsa,

kullanım yerlerine ve kullanan kişi ya da kişilere göre resmi ve özel tüketimler

belirlenip özel tüketimler ilgililerden tahsil edilir. Özel tüketimlerin tahsiline ait

banka dekontu ile birlikte düzenlenen ve yetkililerce onaylanan listeler ve

giderin çeşidine bağlı olarak Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği

ve ilgili mevzuatına göre düzenlenmesi gereken belgeler ödeme emri belgesine

bağlanarak gerçekleştirme görevlisine gönderilir

Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki

belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun

görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine

gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

Ödeme gerçekleştikten sonra Türk Telekom’a ödeme

evrakının faksı çekilir.

Page 23: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi İş Akış Şeması

GİRİŞ İŞLEMLERİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ

Taşınır işlem Fişi Taşınır İşlem Fişi

Harcama birimi Taşınır Maddi duran varlık hesaplarında izlenen

işlem fişi ve Ödeme emri taşınırların çıkışları düzenlenme tarihini

belgesi takip eden on gün içinde ve her durumda

mali yıl sona ermeden önce muhasebe

birimine gönderilir

Muhasebe Yetkilisi 150- ilk madde ve malzemeler hesabı’nda

izlenen tüketim malzemelerinin tüketime

verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişleri

muhasebe birimine gönderilmez

Muhasebe Yetkilileri, taşınır giriş, çıkış ve

değer düşüşlerine ilişkin olarak kendilerine

gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II

inci düzeyde detay kodu itibarıyla Bakanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle

muhasebe kayıtlarını yapar

kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır

2. düzey detay kodu bazında düzenlenen

onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is

günü mesai bitimine kadar muhasebe

birimine gönderilir

Page 24: T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ İş BİRİM KODU 73764141 ... · Naklen Tayin Evrakı, Enstitümüzde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme geçici

T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Sistemi İş Akış Şeması

BİRİM : Fen Bilimleri Enstitüsü

BİRİM KODU : 73764141

ŞEMA ADI : Doğrudan Temin ile Satın Alma İş Akış Şeması

Birimlerin talep

Mal talep yazılarının satınalma birimine

gelmesi

Yazıları

Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup

olmadığının kontrol edilmesi

Evet

Ödenek var mı?

Hayır

Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi

Piyasa fiyat araştırmasının yapılması

Piyasadan alınacak en az 3 teklifin Piyasa

Araştırma tutanağına girilmesi sonunda Yaklaşık Maliyet Cetveli

yaklaşık maliyetin belirlenmesi

Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık

Maliyet Cetvelini onaylaması

İhale onay belgesinin düzenlenmesi ve satın

alma işleminin gerçekleştirilmesi

KBS Taşınır Kontrol ve Yönetim Sistemine

Giriş ve KBS HYS sisteminden Ödeme Talep eden birime Belgesi düzenlenmesi, Strateji Daire malzemenin KBS üzerinden

Başkanlığına gönderilmesi kaydının yapılması