Tavoitteena aidosti palveleva julkishallinto

Paperibyrokratian ”sähköistämisestä” kohti

asiakaskeskeisiä automatisoituja asiakaskeskeisiä automatisoituja taustaprosessejataustaprosesseja

Mikael af Hällström - Verohallinto

Paperibyrokratian ”sähköistämisestä” kohti

asiakaskeskeisiä automatisoituja taustaprosesseja

Nykytila

””NykytilaPlus”NykytilaPlus”

TavoitetilaTavoitetila

”Mahdollistajat”• Yhteentoimivuuden edistäminen

•Yhteiset tietojärjestelmät

palveluaste

aika

VALDAVALDAVALDAVALDA

Nykytila

palveluaste

aika

”eilen”

Kantoja julkishallinnon toiminnan digitaalistumisen kaskessa?

• Painolastina ”paperikeskeisyys”, joka heijastuu…

– organisaatiorakenteissa– toimintakulttuureissa– toimintaprosesseissa

Nykytila

”eilen”

Nykytila

Paperimaailma ja ”vertikaaliset prosessit”

Hallinto-alamainen

”Asiakas juoksee ja toimittaa papereita”

Virka-mies

Diaari

Kirjaamo

Arkisto

Asia-kirjaAsia-kirja

HakemusHakemus LomakeLomake

TodistusTodistus

OteOte

PäätösPäätös

LausuntoLausunto

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

Asia-kirjaAsia-kirja

Asia-kirjaAsia-kirja

Asia-kirjaAsia-kirja

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

MuistioMuistio Jokaisella toimijalla omat kopiot tarvittavista

”tiedoista” asiakirjoina arkistossa

Asiakirjoissa allekirjoitus ja/tai leima = todistusvoima ja

autenttisuus ”taattu”Diaari

Kirjaamo

Diaari

Kirjaamo

Diaari

Kirjaamo

Asiakas on hallintoalamainen, käytännössä vertikaaliprosessien

välinen juoksupoika

OhjeOhje IlmoitusIlmoitus

Tiedoksi-anto

Tiedoksi-anto

Nykytila

””NykytilaPlus”NykytilaPlus”

palveluaste

aika

”tänään”

Vastalause 2:”Meillä on tehty sähköisiä palveluita koko 2000-luvun

ajan, jopa 90-luvulla!!!”

Vastalause 1:”Meillä on käytetty ATK-järjestelmiä jo vuodesta

197x lähtien!!!”

”NykytilaPlus”

Hallinto-alamainen

www

LomakeLomake

OhjeOhje LomakeLomakeOhjeOhje

Diaari

KirjaamoAsia-kirjaAsia-kirja

HakemusHakemus

TodistusTodistusOteOte

LausuntoLausunto

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

IlmoitusIlmoitus

Virka-mies

Asia-kirjaAsia-kirja

Asia-kirjaAsia-kirja

Diaari

Kirjaamo

Diaari

Kirjaamo

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Virka-mies

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

PäätösPäätös

Virka-mies

Tiedoksi-anto

Tiedoksi-anto

GAPGAP

Tietojärjestelmien ja Internet-portaalien käyttöönotto ei muuta perusrakennetta – toiminta on

edelleen vertikaalia papereiden pyörittämistä ja asiakkaan

juoksuttamista!!!

Tietojärjestelmien ja Internet-portaalien käyttöönotto ei muuta

perusrakennetta – toiminta on edelleen vertikaalia

papereiden pyörittämistä ja asiakkaan juoksuttamista!!!

Tietojärjestelmien ja Internet-portaalien käyttöönotto ei muuta

perusrakennetta – toiminta on edelleen vertikaalia

papereiden pyörittämistä ja asiakkaan juoksuttamista!!!

Nykytila

””NykytilaPlus”NykytilaPlus”

TavoitetilaTavoitetilapalveluaste

aika

”huomenna” ”ylihuomenna”

Vastalause 3:Mikä ihmeen ”digitaalinen

toimintaympäristö”? Mitkä ihmeen ”automatisoidut asiakaskeskeiset prosessit”???

AutomatisoituAutomatisoitu asiakaskeskeinen prosessi:demoCASE ”Esitäytetty perintöveroilmoitus”

Perustietovaranto: Henkilö- ja Osoitetiedot/VRK

Perustietovaranto:Venerekisteri

Perustietovaranto:Kiinteistörekisteri

Sidosryhmä:Rahalaitos

DokumenttiDokumenttiDokumenttiDokumenttiDokumentti

DokumenttiDokumenttiDokumenttiDokumenttiDokumentti

Henkilötoimija: Perintöverottaja

Asiakas:”Sähköinen esitäytetty perintöveroilmoitus”

Lopputulos:”Kuolemantapauksen vaikutukset prosessoitu”

Alkutilanne:”Kuolemantapaus rekisteröity”

Riskianalyysi

Laskentapalvelu

Esim. rahaprosessi:

Tiedoksianto = käynnistys

TavoitetilaTavoitetila

Asiointi = ”digitaalinen horisontaalinen taustaprosessi”

Kokonais-arkkitehtuuri

AsiakasAsiakas ”Minun asiani”

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Julkishallinnon palveluväylä

”Minun tietoni”

”Minun

rahani”

”Minunviestini”

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JulkishallintoJulkishallinto palveluorientoitunutpalveluorientoitunutprosessikeskeinenprosessikeskeinenIT-konserniIT-konserni

Asiakasprosessi

Palvelukartta

ToimintaTieto

JärjestelmäTeknologia

Prosessimoottori

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

TavoitetilaTavoitetila

JHSXML

JHSXML

JHSXML

Mitä tarvitaan tavoitetilan saavuttamiseksi?

…ja mikä voisi olla VALDA:n rooli tässä kaikessa?

VALDAVALDAVALDAVALDA

TavoitetilaTavoitetila

Front-office

SADe: positiivisia signaaleja askelluksen alkamisesta…

SADe –loppuraportin linjaukset 1-4•Verkottunut hallinto…•Monikanavaiset palvelut…•Kehittäminen tapahtuu yhteistyössä…•Sähköiset palvelut kehittyneitä, oikeantyyppisiä, helppokäyttöisiä…•Palveluiden ryhmittely elämäntilanne- tai elinkaarilähtöisesti…

SADe –loppuraportin linjaukset 1-4•Verkottunut hallinto…•Monikanavaiset palvelut…•Kehittäminen tapahtuu yhteistyössä…•Sähköiset palvelut kehittyneitä, oikeantyyppisiä, helppokäyttöisiä…•Palveluiden ryhmittely elämäntilanne- tai elinkaarilähtöisesti…

AsiakasAsiakasTätäkin tarvitaan, Tätäkin tarvitaan,

mutta paljon mutta paljon tärkeämpää on….tärkeämpää on….

Tätäkin tarvitaan, Tätäkin tarvitaan, mutta paljon mutta paljon

tärkeämpää on….tärkeämpää on….

Back-office

Front-office

SADe –loppuraportin linjaukset 5-9:Yhteentoimivuuden ja yhteisten ratkaisujen käyttöönottoa edistetään…

•paremmat ohjauskeinot ja –käytännöt•kehitetään yhteisiä IT-ratkaisuja•edistetään perustietovarantojen käyttöä •muodostetaan [pakolliset] [kokonais]-arkkitehtuurilinjaukset

Valtiontason arkkitehtuuri –hanke•mm. Tietoarkkitehtuuri

•yhtenäiset käsitteistöt & sanastot > tietomallien rakennuspalikat (vrt. LEGO)

SADe –loppuraportin linjaukset 5-9:Yhteentoimivuuden ja yhteisten ratkaisujen käyttöönottoa edistetään…

•paremmat ohjauskeinot ja –käytännöt•kehitetään yhteisiä IT-ratkaisuja•edistetään perustietovarantojen käyttöä •muodostetaan [pakolliset] [kokonais]-arkkitehtuurilinjaukset

Valtiontason arkkitehtuuri –hanke•mm. Tietoarkkitehtuuri

•yhtenäiset käsitteistöt & sanastot > tietomallien rakennuspalikat (vrt. LEGO)

Back-office

- - - jokin kuitenkin puuttuu - - -

VALDAVALDAVALDAVALDA

ProsessikeskeisyysProsessikeskeisyys - hyvällä alulla…

• KuntaIT:n prosessinmallinnustavoitteet ovat hyvä askel eteenpäin (QPR ProcessGuide ja JHS152 -suositus)

– Kunnissa kehittäminen on kuitenkin ”helppoa” > käytössä samat asiakasprosessit, jotka historiallisista syistä ”monistettu” 350 kertaa…

…tämä EI kuitenkaan riitä!

• Tarvitaan vielä yhteinen BPM-alusta (Business Process Management Suite)

• Yhteinen prosessimoottori (Business Process Engine)

• Yhteinen sääntökone (Business Rule Engine)

• Olisko VALDA:sta tähän?

• Vastaus: ON

Kokonais-arkkitehtuuri

Asiakas ”Minun asiani”

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Julkishallinnon palveluväylä

”Minun tietoni”

”Minun

rahani”

”Minunviestini”

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

Julkishallinto palveluorientoitunutprosessikeskeinenIT-konserni

Asiakasprosessi

Palvelukartta

ToimintaTieto

JärjestelmäTeknologia

Prosessimoottori

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

TavoitetilaMitä VALDA:n tulisi olla

• Poikkihallinnollisten (ja organisaation sisäisten!) asiakasprosessien prosessiautomaation toteuttajaprosessiautomaation toteuttaja– ”Prosessi” liikkuu itsenäisenä

”toimijana/agenttina” hallinnonalojen yli• Parhaiten tämä toteutuu jos koko prosessia

hallinnoidaan yhdessä ympäristössä…

Kokonais-arkkitehtuuri

Asiakas ”Minun asiani”

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Julkishallinnon palveluväylä

”Minun tietoni”

”Minun

rahani”

”Minunviestini”

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

Julkishallinto palveluorientoitunutprosessikeskeinenIT-konserni

Asiakasprosessi

Palvelukartta

ToimintaTieto

JärjestelmäTeknologia

Prosessimoottori

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

TavoitetilaMitä VALDA:n tulisi olla

• ”Tiedonvälitysobjektien” standardoija– …unohtakaa väistämättä paperisidonnainen

”asiakirja” -käsite– Yhteiset metatiedot ja rakenteet

• Taustalla JHS 170 mukaiset XML-skeemat

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

Kokonais-arkkitehtuuri

Asiakas ”Minun asiani”

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Julkishallinnon palveluväylä

”Minun tietoni”

”Minun

rahani”

”Minunviestini”

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

Julkishallinto palveluorientoitunutprosessikeskeinenIT-konserni

Asiakasprosessi

Palvelukartta

ToimintaTieto

JärjestelmäTeknologia

Prosessimoottori

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

TavoitetilaMitä VALDA:n tulisi olla

• ”Tilannekuvien ottaja” hallinnollisen asiankäsittelyn eri vaiheista (ERMS)– Reaaliaikainen tieto tallentuu tietokantoihin– ”Records Management” –toiminto tallentaa

”audit trailin” – asiankäsittelyprosessin tilanvaihdoksista– prosessissa suoritetuista toimenpiteistä ja – tehtävien saamista input- sekä – tuottamista output-tiedoista– …

ERMS

Hallinto-alamainen

www

LomakeLomake

Diaari

Kirjaamo

Asia-kirjaAsia-kirja

Siilo-järjestelmä

tallennus

Virka-mies

Asia-kirjaAsia-kirja

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

Virka-mies

Asia-kirjaAsia-kirja

Asia-kirjaAsia-kirja

Asia-kirjaAsia-kirja

Asia-kirjaAsia-kirja

Hallinto-alamainen

Asia-kirjaAsia-kirja

PäätösPäätös

Perusjärjestelmäpalvelut

”Tilannekuvan ottaja”

Asiakkaandigitaalinendigitaalinen

toimintaympäristö

Prosessi-moottori

AsiakasAsiakas

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

ERMSJHSXML

JHSXML JHS

XML

JHSXML

JHSXML

JHSXML

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

Siilo-järjestelmä

JHSXML

JHSXML

VALDAVALDAVALDAVALDA

VALDAVALDAVALDAVALDA

VALDAVALDA

Kiitokset!

mikael.afhallstrom(at)vero.fi