tapu arşiv dairesi başkanlığı - tkgm.gov.tr · bulunduğu alanda 7 katlı (giriş ve bodrum...

ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI

2014 YILI

BİRİM FAALİYET RAPORU

2015

ANKARA

İÇİNDEKİLER I – GENEL BİLGİLER……………………………………………… A- Misyon ve Vizyon……………………………………………………. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar……………………………………… C- İdareye İlişkin Bilgiler……………………………………………….. 1- Fiziksel Yapı………………………………………………… 2- Örgüt Yapısı…………………………………………………. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar………………………………. 4- İnsan Kaynakları……………………………………………. 5- Sunulan Hizmetler………………………………………….. 6-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi………………………………

II- AMAÇ VE HEDEFLER………………………………………………………

A- İdarenin Amaç ve Hedefleri………………………………………… B- Temel Politikalar ve Öncelikler……………………………………..

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER….……… A- Mali Bilgiler…………………………………………………………..

1- Bütçe Uygulama Sonuçları……………………………… 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar………………..

B- Performans Bilgileri………………………………………………… 1-Faaliyet ve Proje Bilgileri……………………………………

2-Performansa İlişkin Genel Bilgiler…………………………. IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ..

A- Üstünlükler………………………………………………………….. B- Zayıflıklar…………………………………………………………….

I-GENEL BİLGİLER

Arşiv Dairesi Başkanlığı, Dünya’da ve Türkiye’de önemi giderek artan arşivcilik konusundaki bilimsel gelişmelerin ve teknolojik yeniliklerin ışığında, modern arşivcilik uygulamaları ile ülkemiz arşivciliğine katkı sağlamak, sahip olduğu zengin kültür hazinelerini daha uzun yıllar kullanılmak üzere gelecek nesillere aktarabilmek ve sahip olduğu bu hazinelerle devlet ve millet hayatının hafızası olma niteliğini devam ettirebilme yenileme ve geliştirme çalışmalarını sürdürmektedir. A- Misyon ve Vizyon: Başkanlığımızın misyonu Osmanlı ve Cumhuriyet Dönemine ait mülkiyete esas bilgi ve belgelerin muhafazasını ve gelecek nesillere aktarılmasını sağlamak, bunların ihtiyaç sahiplerine hızlı ve sağlıklı bir şekilde ulaşmasını temin etmektir. Vizyonumuz ise, mevcut kanun ve yönetmeliklerle çerçevesi çizilmiş olan görev ve sorumluluklarını bilimsel ve teknolojik gelişmeleri yakından takip ederek hizmet kalitesinden ödün vermeden yerine getirmek ve örnek bir kamu kurumu arşivi olmaktır. B-Yetki, Görev ve Sorumluluklar: Başkanlığımızın Yetki, Görev ve Sorumlulukları, 6083 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanununun 5.Maddesinin 2. fıkrasının (d) bendinde belirtildiği gibi; 1) Arşiv bilgi sistemini kurmak ve yürütmek, merkezi ve taşra arşivleme hizmetlerini düzenlemek,

a. Sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemeleri yapmak, iş ve işlemleri yürütmek,

b. Yurtiçi ve yurtdışında tesis edilmiş tapu kayıt ve belgeleri, kadastro ve tapulama paftaları ile teknik belgelerin merkezde veya taşrada arşivlenmesini sağlamak,

c. Eski yazılı tapu kayıt ve belgeleri yeni yazıya çevirmek, kayıt ve belgeleri değerlendirmek, tarihi değeri haiz olan eski yazılı tapu kayıt ve belgelerini uzmanların bilimsel çalışmalarına hazırlamak ve çalışmaların sonuçlarını değerlendirmek,

d. Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak, tahribini önleyecek tedbirleri almak, onarım ve yenileme işlerini yapmak, modern arşivleme usul ve metotları hakkında araştırmalar yaparak sonuçlarına göre yenilikleri tespit etmek ve bu yeniliklerin uygulanmalarını sağlamak ve bunların hacimlerini küçültmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri tekniklerden yararlanmak,

e. İlgililerin talebi üzerine tapu kayıt ve belge örneklerini çıkarmak ve ilgililere vermek, f. Tarihî, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemelerini korumak ve gerektiğinde

sergilemek, g. Kurum arşivi hizmetlerini yürütmek.

C-İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel yapı Başkanlığımız, Arşiv binası olarak inşa edilen Çankaya Oran Tapu Kadastro birimlerinin bulunduğu alanda 7 katlı (giriş ve bodrum kat dahil) binasında hizmet vermektedir.

Arşiv Dairesi Başkanlığının Ön Cepheden Görünümü. 2-Örgüt Yapısı

Başkanlığımız Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Merkez Teşkilatı Kuruluşu ile Görev, Yetki ve Sorumluluklarına İlişkin Yönergede belirtildiği gibi; a) Zabıt Kayıtları ve Transkripsiyon Birimi b) Bilgi Belge Yönetimi Birimi c) Kuyud-ı Kadime ve İlmi Araştırmalar Birimi d) Mali işler, Planlama ve Koordinasyon Birimi e) Tescil,Tapu Senetleri ve Tablo Mahzen Birimi f) Teknik Arşiv Birimi g) Belge Konservasyon ve Restorasyon Birimi olmak üzere 7 (yedi) birimden oluşmaktadır.

3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar a)İçerisinde önemli bilgiler bulunan defter, belge ve dokümanlar: Osmanlı’dan günümüze kadar muhafaza edilmiş ve Başkanlığımız elinde bulunan arşiv dokümanları

tabloda gösterilmiştir.

ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞINDA BULUNAN DEFTER , BELGELER VE DOKÜMANLAR

TÜRÜ DÖNEMİ ADEDİ Tapu Tahrir Defterleri XV. ila XVII. Yüzyıllar 2.334 (Cilt) Zabıt-Kayıt Defterleri (Milli Sınırlar İçinde)

1847–1934 14.023 (Cilt)

Zabıt-Kayıt Defterleri (Milli Sınırlar Dışında)

1847–1917 8.227 (Cilt)

Hâsılat Kayıtları 1872–1909 270.000 (Fasikül) 2.Nüsha Tapu Senetleri 1932–2001 307.341 (Cilt) 2.Nüsha Tapu Kütükleri – 363.063 (Cilt) Köy Sınır Kayıtları ve Mera Tahsis Kararları

1925–1967 31.695 (Belge)

Tablo Mahzen Defterleri – 1.004 (Cilt)

ARŞİV DAİRESİ

BAŞKANI

ZABIT KAYITLARI

VE TRANSKRİP.

BİRİMİ

BİLGİ BELGE YÖNETİMİ

BİRİMİ

KUYID-I KADİME VE

İLMİ ARAŞ. BİRİMİ

MALİ İŞLER, PLANLAMA V E KOOR.

BİRİMİ

TESCİL, TAPU SENETLERİ VE

TABLO MAHZEN

BİRİMİ

TEKNİK ARŞİV BİRİMİ

BELGE KONSER. VE RESTORASYON BİRİMİ

Tablo 1-Başkanlığımızda Bulunan Defter ve Belgeler

Midilli Mufassal Defteri'nde bulunan M.1462 Tarihli Fatih Sultan Mehmed H.1123 (M.1623) Tarihli Mülkname Han Hazretleri'nin Ayasofya Camii’ne Ait, Ceylan Derisi Üzerine Yazılmış Vakfiyesi.

. (Boyu: 63,30 m.)

M.1592 Tarihli Sultan III. Murat Tuğrası R. 1302 (M. 1886) Tarihli Yahya Hayati Paşaya Ait İzmir’deki Mahallesinin Haritası

Vakıf Senedinden Bir Örnek Defter-i Hakani’ye Ait Sultan Ahmet’teki

Bir Taşınmaza Ait Tapu Senedi

Arşivimizden Mühür Örnekleri Bezm-i Alem Valide Sultan Evkaf Defteri (H. 1257 M. 1841 Tarihli)

b)Teknolojik Yapı Başkanlığımız hizmet binasında TAKBİS Projesi kapsamında Ofis Otomasyonu yazılımına dahil evrak programı kullanılmaya başlanmıştır. TARBİS Projesi kapsamında hizmet binamızda kurulu bulunan sistem ünitesinde 1 adet Uygulama Sunucusu, 1 adet SCSI Disk Ünitesi ve 1 adet Ana Arşiv Harici Veri Depolama Ünitesi mevcuttur. Ayrıca; - 2 Adet IBM x3950 - 1 Adet Domain Controller (PC)

- 1 Adet Uygulama Sunucusu HP DL 380

- 1 Adet FC Router

- 4 Adet Klima

- 14'' Nec LCD Monitor (1 Adet)

- 42 U Rack Kabinet (1 Adet)

- 24 U Kabinet (3 Adet)

- 22 adet Switch

- 1 adet seslendirme sistemi

• İle 60 KWA’lık 1 adet Güç Kaynağı TARBİS Yüklenicisi Firma tarafından karşılanarak

Başkanlığımıza kurulmuştur.

Başkanlığımızın 2014 yılı itibariyle kullanılan donanım envanteri aşağıdaki gibidir.

Masaüstü Kişisel Bilgisayar 136 Diz Üstü Bilgisayar 22 Yazıcı 58 Telefon 108 Faks Cihazı 2 Isısal sistem cilt makinesi 1 Projeksiyon Cihazı 4 Fotokopi Makinesi 5 Plotter 1 Klima 17 30 KWA Güç Kaynağı 2 345 KVA Jeneratör 1 Tarayıcı 1 Tablet Bilgisayar 24 Fotoğraf Makinesi 2 Sesli Rehberlik Cihazı 18

Tablo 2- Arşiv Dairesi Başkanlığı Donanım Envanteri

Genel Müdürlüğümüz, Kamu Kurum ve Kuruluşlarına ve gerekli diğer bilgilere internet

üzerinden ulaşılması bakımından 8 Mbit hızında internet bağlantısı ve HUB bağlantısıyla da birimlerimiz arasında Network ağı kurulmuştur. Başkanlığımız hizmet binasının güvenliğini sağlamak amacıyla 24 saat Özel Güvenlik Koruma Memurları nöbet tutmakta ve Güvenlik Kameraları tarafından izlenmektedir. Kamera görüntüleri 3 ay süre ile saklanmaktadır.

Kapalı Devre Kameralı Sistem (Yerleşke girişinde ve binaya hakim noktada hareketli 1 adet kamera ile bina içi ve dışında 15 noktada sabit kamera) ve Turnikeli Geçiş Sistemi ile 1.ve 2.kat arşiv ana giriş kapılarında kartlı giriş sistemi mevcuttur. Başkanlığımızda personelimiz ve araştırmacıların hizmetine sunulmak üzere yaklaşık 500 adet yayın ve kitaptan oluşan bir kütüphane bulunmaktadır.

Arşiv Ana Giriş Kapısı Kartlı Giriş Sistemi, Kapalı Devre Kamera Sistemi, Turnikeli Geçiş Sistemi

Başkanlığımızda eğitim, toplantı v.b. çalışmalarda kullanılmak üzere 50 kişilik Konferans Salonu bulunmaktadır.

Konferans Salonundan Görünüm

4-İnsan Kaynakları

Daire Başkanı 1

Şube Müdürü 7

Tapu Müdürü (Başkanlığımızda geçici görevli) 1

Tapu Kadastro Uzmanı 7

Uzman 26

Uzman (Başkanlığımızda geçici görevli)

Bilgisayar İşletmeni 40

Arşiv Memuru 2

Memur 4

Kadastro Teknisyeni (Başkanlığımızda geçici görevli)

Kontrol Mühendisi 2

Daimi İşçi 12

TOPLAM 108

Tablo 3- Arşiv Dairesi Başkanlığı Personelinin İstihdam Şekline Göre Dağılımı

Yukarıdaki Tablo 3’de görüldüğü üzere Başkanlığımızda 108 personel ile birlikte 13 temizlik firması personeli görev yapmaktadır.

BAYAN 43 ERKEK 65

Tablo 4- Arşiv Başkanlığı Personelinin Cinsiyete Göre Dağılımı

Grafik 1 – Başkanlığımız personelinin %40 i bayan ve %60 i erkektir.

Bayan ; 43; 40%

Erkek; 65; 60%

Bayan Erkek

20-29 Yaş Arası 4 30-39 Yaş Arası 44 40-49 Yaş Arası 28 50-59 Yaş Arası 29 60 Yaş ve Üstü 3

Tablo 5- Arşiv Dairesi Başkanlığı Personelinin Yaşa Göre Dağılımı

20-29 yaş arası 4

3%

30-39 yaş arası44

41%

40-49 yaş arası28

26%

50-59 yaş arası29

27%

60 yaş ve üstü3

3%20-29 yaş arası

30-39 yaş arası

40-49 yaş arası

50-59 yaş arası

60 yaş ve üstü

Grafik 2- Başkanlığımız Personelinin Yaşa Göre Dağılımı

İlk 4 Orta 9 Lise 15 Ön Lisans 9 Lisans 71 Lisans Üstü 0

Tablo 6- Arşiv Dairesi Başkanlığının Eğitim Durumuna Göre Dağılımı

Grafik 3- Başkanlığımız Personelinin Eğitim Durumu

Lisans ; 71 55%

İlk; 4;42%

Orta; 9; 9%

Lise; 15; 15%

Ön Lisans; 9; 8%

İlk Orta Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans

5-Sunulan Hizmetler Başkanlığımız tarihi değeri olan araştırmaya açık eski yazılı arşiv belgelerini yurt içi ve yurt dışından gelen uzmanların ilmi çalışmalarına hazırlamak ve yardımcı olmak, diğer yandan tapu ve kadastro birimleri, mahkemeler, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile ilgililerin isteği üzerine, eski ve yeni yazı ile tesis edilmiş tapu kayıtlarının kopyalarını çıkarıp vermek, merkez ve taşra arşivlerini düzenlemek, teknik arşiv ve kurum arşivi görevlerini yürütmek, elektronik bilgi ve belge arşivi oluşturmak suretiyle hizmet vermektedir. 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Başkanlığımızda Mali İşlemlere ilişkin olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun amir hükümlerine istinaden harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlilerinin içinde bulunduğu bir Mali Yönetim sistemi mevcuttur. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca stratejik yönetim anlayışının benimsenmesi, süreç yönetiminin hayata geçirilmesi, performans esaslı bütçeleme ile stratejik planın ilişkilendirilmesi ve en önemli unsur olan tüm bu sistemlerin sağlıklı çalışmasını sağlayacak etkin ve etkili bir iç kontrol mekanizmasının kurulması bağlamında Genel Müdürlüğümüzde iç kontrole ilişkin görev Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. II-AMAÇ VE HEDEFLER a) İdarenin Amaç ve Hedefleri Amaçlarımız Başkanlığımız hizmetlerinde; kalite ve verimliliği arttırarak arşivcilik konusunda öncü kuruluş olmayı, Osmanlıca yazılı tapu kayıtlarını talebe bağlı olarak yeni yazıya çevirmeyi, tarihi değeri olan araştırmaya açık eski yazılı belgeleri yurtiçi ve yurt dışından gelen uzmanların ilmi çalışmalarına hazırlamayı ve yardımcı olmayı, bunun yanında modern arşivcilik metotlarının araştırılarak hayata geçirilmesini, yıpranmış arşiv malzemelerinin bakım ve onarımının yapılmasını, merkez ve taşra arşivlerinde standart arşiv oluşturulmasını, teknik arşiv ve kurum arşivi görevlerinin yürütülmesi ile ulusal ve uluslararası işbirliği imkanlarının araştırılmasını amaçlamaktadır. Stratejik Hedeflerimiz Yeni tasnif ile kuyud-ı kadime katoloğuna giren belgeler dijitalleştirilerek araştırmacı hizmetine sunulması ve TARBİS ortamına atılması. Başkanlığımız arşivinde bulunan tahrir defterlerinden üç (3) tanesinin transkripsiyonları yapılarak yayınlanması.

Başkanlığın eski yazı bilir personeline siyakat yazısı eğitimi verilmesi. Arşiv Dairesi Başkanlığı ile merkez ve taşra arşivlerinin fiziki standartlaşmasına yönelik çalışma yapılması.

Merkez ve taşra teşkilatı personeline Osmanlıca eğitim verilmesi. Restorasyon ve konservasyon işlerine devam edilmesi. Yurt dışı benzer kurum ve kuruluşlarla iş birliği yapılması.

Arşivimizde bulunan Osmanlıca defterlerin ve demirbaşların elektronik ortamda takibini yapmak üzere barkotlu takip sistemi kurulması.

Başkanlığımızın Fiziki Mekanlarının İyileştirilmesi Hedefleri

Başkanlığımız hizmet binasının giriş ve 1.katında Osmanlı Arşivine uygun tarzda tadilat yapılması Hizmet binamızda bulunan kapalı devre kamera güvenlik sistemini en son teknolojiye uygun hale getirmek ve kontrol noktalarını arttırmak.

Hizmet binamızın gerekli tadilat ve onarımlarını yaptırmak.

b) Temel Politikalar ve Öncelikler

Başkanlığımız hizmetlerinde kalite ve verimliğin arttırılması, taşra arşivlerimizin standart hale getirilmesi ile elektronik arşiv çalışmalarına hız kazandırılması, 2008 yılında oluşturulan AR- GE çalışmalarını geliştirmek ve hızlandırmak, yayın faaliyetlerimizi sürdürmek, personel motivasyonunu en üst seviyeye çıkararak kurumsal kimliğe sahip olmak, arşivcilik konusunda önder kuruluş olmak ve gelişmelere açık olmak temel politikalarımız ve önceliklerimiz olacaktır.

III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler

1- Bütçe Uygulama Sonuçları

Ekonomik BÜTÇE GİDERİNİN TÜRÜ 2014

1 2 3 4 KBÖ HARCAMA 1 PERSONEL GİDERLERİ 2.247.300 2.247.300 1 1 MEMURLAR 2.185.400 2.185.400 1 2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL 59.900 59.900 1 4 GEÇİCİ PERSONEL 2.000 2.000

2

SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ

GİDERLERİ 481.300 481.300 2 1 MEMURLAR 448.000 448.000 2 2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL 33.300 33.300

3 2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE

MALZEME ALIMI 175.000 175.000 3 3 YOLLUKLAR 21.000 21.000 3 4 GÖREV GİDERLERİ 0 0 3 5 HİZMET ALIMLARI 3.000 3.000

3 7

MENKUL MAL,GAYRİMADDİ HAK ALIM,BAKIM VE ONARIM

GİDERLERİ 35.000 35.000

3 8 GAYRİ MENKUL ONARIM

GİDERLERİ 5.000 5.000 6 SERMAYE GİDERLERİ 50.000 50..000 6 1 MAMUL MAL ALIMLARI 25.000 25.000

6 6 MENKUL MALLARIN BÜYÜK

ONARIM GİDERLERİ 25.000 25.000 TTaabblloo 77 -- BBüüttççee GGiiddeerrlleerriinniinn EEkkoonnoommiikk SSıınnııffllaannddıırrııllmmaassıı

Grafik 4- Başkanlık 2014 Yılı Harcama Dağılımı

2014 yılı harcamaların % 72’sı personel giderleri, %69’ memurlar ücret, %3, sözleşmeli

personel, % 17’sı sosyal güvenlik kurumlarına devlet primi giderleri, %16’sı memurlar (sosyal güvenlik katkı payı), %0,3’ü sözleşmeli (sosyal güvenlik katkı payı), %2’si menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri, %7’u tüketime yönelik mal ve malzeme alımı, %1’i yolluklar, % 0,1’i hizmet alımları olarak gerçekleşmiştir.

memurlar (ücret); 2185,300; 65%

Sözleşmeli personel (ücret)

59,92%

memurlar (sosyal güvenlik kurumu

prim)448,000

16%

sözleşmeli memur (sosyal

güvenlik kurumu prim)33,31%

tüketime yönelik mal ve malzeme alımı

1756%

yolluklar211%

hizmet alımları

30%

menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım

ve onarım giderleri

351%

memurlar (ücret)


memurlar (sosyal güv kurumu prim)

sözleşmeli memur (so güvenlik kurumu prim

tüketime yönelik mal malzeme alımı

yolluklar

Grafik 5- Başkanlığımızın Bütçe Dağılımı

memurlar (ücret); 1840,000; 65%

Sözleşmeli personel (ücret)56,845

2%

memurlar (sosyal güvenlik kurumu prim)

396,50316%

sözleşmeli memur (sosyal

güvenlik kurumu

prim)11,432

0%


1737%

yolluklar211%

hizmet alımları

30%

menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım

ve onarım giderleri351%

memurlar (ücret)


memurlar (sosyal güvenlik kurumu prim)

sözleşmeli memur (sosyal güvenlik kurumu prim)


yolluklar

hizmet alımları

menkul mal, gayri maddi hak alım, bakım ve onarım giderleri

2014 Mali Yılı Merkezi Yönetim Bütçesinde yer alan kurumumuz bütçesi içerisinde Başkanlığımıza 3.017,600- TL başlangıç ödeneği ayrılmış, 31/12/2014 tarihi itibariyle ek ödeneklerle birlikte 3.017,600- TL ödenek serbest bırakılmış, bu tutardan ise 2.573,499 TL harcama yapılmıştır.(Tablo 8)

1-Başkanlığımızca Yapılan Harcamalar

Başkanlığımız 2014 yılı bütçesi içerisinde yer alan 03.07.3.02 tertibinden binamızda bulunan yangın algılama ve ihbar, asansör, jeneratör, klima ve turnike sistemlerinin periyodik bakım onarımı işine 27.191,000 TL. 06.1. tertibinden Restorasyon Atölyesinde kullanılmak üzere tabaklanmış keçi derisi, laminant parke, sebze parcalama makinası, alımında kullanılmak üzere 47.356,00 TL. tutarında malzeme alımı, 03.05.04.02 tertibinden 323.02 TL. araç sigortası ödemesi, 03.05 tertibinden 318,53 TL 03.02.01 tertibinden 7.749,00 TL tutarında kırtasiye ve bilgisayar sarf malzemeleri, alımı, 03.2.9.90-03.2.9.01 tertiplerinden 8.381.49 TL tutarında elektrik sarf malzemeleri alımı, 03.07. tertibinden 8.684,00 TL tutarında lavabolarda kullanılmak üzere hırdavat, temizlik gereçleri alımı yapılmıştır.

2-Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu kaynaklarının daha etkin ve verimli kullanılmasının yanı sıra mali saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkeleri ön plana çıkmıştır. Performans Esaslı Bütçeleme Sisteminin temel unsurlarından olan, Genel Müdürlüğümüz 2010-2014 yıllarını kapsayan Stratejik Planı hazırlanmış ve devamında 2010 yılında yürürlüğe konulmak üzere yapılan Performans Programı çalışmaları da tamamlanmıştır. Program Bütçe esaslarına göre hazırlanmış olan 2014 Yılı Başkanlığımız bütçesine ilişkin Ödenek Durum Bilgileri genel ve ekonomik kodları itibarıyla aşağıda gösterilmiştir.

ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2014 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : Finans : Ekonomik :

Kanun : 3.017.600 Eklenen : 47.130 KBÖ : 3.017.600 Düşülen : 182.800 Kesinti : 0 Ödenek : 2.881.930 Kes. % : 0 Serbest : 2.881.930 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 3.064.730 Ö.Gönderme : 3.064.73 Tenkis : 0 Tenkis : 182.805 Tenkis : 182.805 Toplam : 0 Toplam : 2.881.925 Toplam : 2.881.925 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0

Gerçekleşme Serbest : 2.881.930 Ö.Gönderme : 2.881.925 Harcama : 2.881.811

Kul.Ö.Gönderm

: 5 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 420.644 184.708 185.445 790.797 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 249.965 249.100 249.100 748.165 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 260.200 259.953 282.156 802.310 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 195.001 194.900 150.757 540.658 1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 1.538.962 1.342.968 2.881.930

ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2014 Kurumsal : 27.75.36.00 Arşiv Daire Başkanlığı Fonksiyonel : 01.9.9.00 S. G. Genel Kamu Hiz. Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler

Ekonomik : 01.1 Memurlar

Kanun : 2.185.400 Eklenen : KBÖ : 2.185.400 Düşülen : Kesinti : 0 Ödenek : Kes. % : 0 Serbest : Bloke : Onaysız Onaylı Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 2.185.400 Tenkis : 0 Tenkis : 58.370 Toplam : 0 Toplam : 2.127.030 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0

Gerçekleşme Serbest : 2.127.031 Gönderme : 2.127.030 Harcama : 2.127.030 K.Ö.Gönderme : 1 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı

327.900 131.200 131.100 590.200

Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 189.500 189.500 189.500 568.500 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 196.700 196.700 196.700 590.100 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 145.700 145.700 86.831 378.231 1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 1.158.700 968.331 2.127.031

ÖDENEK DURUM BİLGİSİ

Yıl : 2014 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 01.2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL

Kanun : 59.900 Eklenen : 0 KBÖ : 59.900 Düşülen : 54.591 Kesinti : 0 Ödenek : 5.309 Kes. % : 0 Serbest : 5.309 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 59.900 Ö.Gönderme : 59.900 Tenkis : 0 Tenkis : 54.591 Tenkis : 54.591 Toplam : 0 Toplam : 5.309 Toplam : 5.309 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0

Gerçekleşme Serbest : 5.309 Ö.Gönderme : 5.309 Harcama : 5.309 Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 5.309 0 0 5.309 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 0 0 0 0 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 0 0 0 0 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 0 0 0 0 1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 5.309 0 5.309

ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2014 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 02.1 MEMURLAR

Kanun : 448.000 Eklenen : 19.261 KBÖ : 448.000 Düşülen : 0 Kesinti : 0 Ödenek : 467.261 Kes. % : 0 Serbest : 467.261 Bloke : 0 Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 467.261 Ö.Gönderme : 467.261 Tenkis : 0 Tenkis : 0 Tenkis : 0 Toplam : 0 Toplam : 467.261 Toplam : 467.261 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0

Gerçekleşme Serbest : 467.261 Ö.Gönderme : 467.261 Harcama : 467.261 Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 67.200 26.900 26.900 121.000 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 38.900 38.900 38.900 116.700 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 40.400 40.400 40.400 121.200 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 29.900 29.900 48.561 108.361 1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 237.700 229.561 467.261


Yıl : 2014 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 02.2 SÖZLEŞMELİ PERSONEL


Gerçekleşme Serbest : 1.036 Ö.Gönderme : 1.035 Harcama : 1.035 Kul.Ö.Gönderme : 1 Avans :

Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 1.035 0 0 1.035 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 0 0 0 0 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 0 0 0 0 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı

0 0 1 1

1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 1.035 1 1.036

ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME ALIMLARI



ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2013 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.3 YOLLUKLAR



Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 1.700 800 800 3.300 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 1.800 1.800 1.800 5.400 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 2.400 2.400 2.310 7.110 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 0 0 1 1 1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 8.700 7.111 15.811

ÖDENEK DURUM BİLGİSİ Yıl : 2012 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.5 HİZMET ALIMLARI

Kanun : 3.000 Eklenen : 0 KBÖ : 3.000 Düşülen : 946 Kesinti : 0 Ödenek : 2.054 Kes. % : 0 Serbest : 2.054 Bloke : 0

Onaysız Onaylı Toplam Ö.Gönderme : 0 Ö.Gönderme : 3.000 Ö.Gönderme : 3.000 Tenkis : 0 Tenkis : 947 Tenkis : 947 Toplam : 0 Toplam : 2.053 Toplam : 2.053 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0 Ödeme Emri : 0

Gerçekleşme Serbest : 2.054 Ö.Gönderme : 2.053 Harcama : 2.053 Kul.Ö.Gönderme : 1 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 300 200 100 600 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 300 300 300 900 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 400 153 0 553 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 1 0 0 1 1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 1.500 554 2.054


Yıl : 2013 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.7 Menkul Mal,Gayrimaddi Hak Aalım, Bakım ve Onarım Giderleri




Yıl : 2014 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 03.8 GAYRİMENKUL MAL BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ



Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı

400 200 200 800

Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı

500 500 500 1.500

Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı

600 600 600 1.800

Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı

500 400 4.558 5.458

1. 6 Ay Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı

2.300 7.258 9.558


Yıl : 2014 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 06.1 MAMUL MAL ALIMLARI


Gerçekleşme Serbest : 47.446 Ö.Gönderme : 47.446 Harcama : 47.358 Kul.Ö.Gönderme : 0 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 0 1.300 1.300 2.600 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 2.100 2.100 2.100 6.300 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 2.800 2.800 25.246 30.846 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 2.700 2.700 2.300 7.700

1. 6 Ay

Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 8.900 38.546 47.446


Yıl : 2014 Kurumsal : 27.75.36.00 ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Fonksiyonel : 01.9.9.00 Sınıflandırmaya girmeyen genel kamu hizmetleri Finans : 1 Genel Bütçeli İdareler Ekonomik : 06.6 MENKUL MALLARIN BÜYÜK ONARIM GİDERLERİ


Gerçekleşme Serbest : 2.554 Ö.Gönderme : 2.553 Harcama : 2.553 Kul.Ö.Gönderme : 1 Avans : Ocak Şubat Mart 1. 3 Ay Toplamı 0 1.300 1.253 2.553 Nisan Mayıs Haziran 2. 3 Ay Toplamı 0 0 0 0 Temmuz Ağustos Eylül 3. 3 Ay Toplamı 0 0 0 0 Ekim Kasım Aralık 4. 3 Ay Toplamı 0 0 1 1

1. 6 Ay

Toplamı 2. 6 Ay Toplamı AHP Toplamı 2.553 1 2.554

B- Performans Bilgileri

1-Faaliyet ve Proje Bilgileri:

Tapu Arşiv Otomasyonu (TARBİS) Projesi:

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’ nün büyük projelerinden biri de Arşiv Otomasyonu (TARBİS) Projesidir. Kurumumuzdaki tarihi değere haiz taşınabilir kültür varlığı niteliğindeki belgelerin daha fazla yıpranmasını önlemek, uzun yıllar yaşatılmasını ve kullanılmasını sağlamak amacıyla TARBİS projesi hayata geçirilmiştir. Tapu Arşiv Otomasyonu (TARBİS) projesi ile; “ Osmanlıca Arşiv Belgeleri”nin, en son teknoloji kullanılarak görüntülenmesi, mikrofilmlerin alınması, belli indeks alanlarının Osmanlıcadan Türkçeye çevirilerinin yapılarak dijital ortama aktarılması, arşiv otomasyonu yazılım ve alt yapısının kurulması suretiyle, arşiv bilgi ve belgelerine yetki verilmiş kişilerin güvenlik çerçevesinde kolayca ulaşabilmesi sağlanmıştır. Proje çalışmalarına fiili olarak 12 Aralık 2005 tarihinde başlanmıştır. Yaklaşık 3.5 yıllık çalışmanın sonucunda 02 Temmuz 2009 tarihinde muayene ve kabul işlemleri tamamlanmıştır. Projenin maliyeti 14.469.797.-TL.dir. Proje kapsamında Başkanlığımız Arşivinde mevcut; 2.334 cilt Tapu Tahrir Defterinden 323.020 poz, 7876 cilt Zabıt-Kayıt Defterinden (Milli Sınırlar Dışında) 1.098.081 poz, 4470 paket içinde 270.000 fasikülden oluşan Hasılat Kaydı 1.258.268 poz, 629 dosya içinde 31.695 adet Köy Sınır Kaydı ve Mera tahsis kararlarında 50320 poz ve Tapu ve Kadastro İstanbul Bölge Müdürlüğünde bulunan 3.947 cilt Temessük Defterinden 168.241 poz belgenin Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından yürütülen VAYS Projesi kapsamında sayısallaştırılması ve mikrofilme alınması sağlanmıştır. Proje kapsamında toplam 25.564.907 kaydın transkript işlemi yapılmıştır.

Projenin İş Akış Şeması

Projenin Dijital Ortama Aktarıldığını Gösteren Uygulamalardan Görünüm

Projenin Yararları :

1-Yerli ve yabancı bilim adamlarınca 15 ila 19.yüzyıllarda Osmanlı Devleti ve toplum yapısı konularındaki bilimsel araştırmalarda kullanılmakta olan Tapu Tahrir defterlerindeki bilgilere sayısal ortamda hızlı bir şekilde ulaşım sağlanabilecektir. Tarihi değere haiz bu belgelerin oluşturulan mikrofilm arşivi ile asırlarca yaşatılması sağlanacaktır. ( Mikrofilmlerin bilinen ömrü 500 yıldır. ) 2- Araştırma istatistikleri, takip edilebilecektir. (Araştırmacı sayıları, konuları, talep ettikleri belge sayıları vb.) 3- Proje kapsamındaki belgelere en hızlı şekilde ulaşılabilecek, belge tarihlerinin (Hicri, Miladi ve Rumi) dönüşümleri yapılabilecektir. 4- Zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlanacaktır. 5- Araştırma hizmetleri daha sağlıklı yürütülecektir. 6- Çoğunluğu birinci derecede korunması gerekli taşınabilir kültür varlığı niteliğinde olan söz konusu belgelerin asılları yerine dijital kopyaları veya mikrofilmleri üzerinde yürütülecek çalışmalar, belgelerin yıpranmasını önleyecektir. 7- Diğer kurum ve kuruluşlara sayısal ortamda bilgi ve belge desteği sağlanacaktır. 8- Çalışmalar sayısal ortamdaki veriler üzerinden yürütüleceğinden personel, çalışma ortamında bulunan toz, mantar v.b. olumsuzluklardan etkilenmeyecektir. 9- Proje etaplarının tamamlanmasından sonra kurulan TARBİS (Tapu Arşiv Otomasyonu Bilgi Sistemi) asenkron çalışabilecek, Arşiv Dairesi Başkanlığı ile İstanbul Tapu ve Kadastro 2.Bölge Müdürlüğü arşivindeki Osmanlıca belgelerin dijital görüntüleri üzerinden inceleme yapılarak kullanıcı tarafından sayısal ortama atılan bilgilerin raporlama bilgileri alınabilecektir.

Mikrofilm Odasından Görünüm Faaliyetler: • Belge Restorasyonu ve Konservasyonu Kapsamında Yapılan Çalışmalar:

Sağlıklı devlet idaresinin sağlıklı bir hafızaya sahip olmaktan geçtiğini ve bu hafızanın ise

yazılı evrakın muhafazasına bağlı olduğunu idrak etmiş olan Osmanlı, köklü geleneklerinin de etkisiyle zengin bir arşiv hazinesinin oluşmasını ve bugünlere intikal etmesini sağlamıştır. Osmanlı’nın yazılı evraka ve bu evrakların muhafazasına, yani arşive verdiği değeri ve önemi kullanılan malzemelerde de görmek mümkündür. Başkanlığımızda mevcut arşiv dokümanlarının büyük bir kısmını Osmanlı’dan günümüze intikal eden bu zengin kültür hazineleri oluşturmaktadır.

Bununla birlikte Cumhuriyetin kurulmasından itibaren oluşumu günümüze kadar devam etmekte olan ve mülkiyete ilişkin kayıtları ihtiva eden defter ve belgeler de Başkanlığımız Arşivinde muhafaza edilmektedir. Muhafaza edilen bu defter ve belgelerin sonraki nesillere aktarılabilmesi, özelliklerini kaybetmemesi için ciltlenmesi ve onarılması gerekmektedir.Bu itibarla Başkanlığımız bünyesinde kurulan Belge Restorasyon Atölyesi 2005 yılından itibaren faaliyetlerini sürdürmektedir.

Restorasyon Atölyesindeki Çalışmalardan Görünüm

Belgenin Restorasyon Restorasyondan Sonraki Görüntüsü Önceki Görüntüsü Defterin Ciltlenmeden Önceki Görüntüsü Ciltlendikten Sonraki Görüntüsü

Sergi Salonu Kapsamında Yapılan Çalışmalar:

Kurumumuz arşivinde mevcut bulunan tarihi ve kültürel değere haiz arşiv defter, belge ve materyalleri yüzyıllar boyunca muhafaza edilerek günümüze ulaşmıştır. Birer tarih ve kültür hazinesi olan ve aynı zamanda içinde ince bir sanatı da barındıran söz konusu defter, belge ve materyallerin gün ışığına çıkarılarak sergilenmesi ve toplumun tarih bilincine katkı vermesi amacıyla 2009 yılı Kasım ayı içerisinde Server Efendi Sergi Salonunun açılışı gerçekleşmiştir. 2014 yılı içerisinde sergi salonunu 1657 kişi ziyaret etmiştir (yerli ve yabancı). Konuklara sergilenen arşiv malzemeleri hakkında açıklayıcı bilgiler verilmiştir. Ayrıca, ziyaret eden konuklara sesli rehberlik hizmeti de verilmektedir.

Server Efendi Sergi Salonundan Bir Görünüm Diğer Çalışmalarımız: • Büyük bir kısmı kayıt örneği talebine ilişkin Başkanlığımıza EBYS Sistemine geçilmeden önce

2349 adet başvuru, EBYS Sistemine geçildikten sonra ise 13790 adet başvuru yapılmış ve tamamı cevaplandırılmıştır.

• 80 yerli araştırmacı, 3 yabancı araştırmacı ile Tapu Tahrir Defterleri üzerinde araştırma yapmış ve kendilerine yardımcı olunmuştur.

• 273 adet yurt dışı kayıt örneği talebi karşılandı. • 17.324 adet hükmen tescil listelerinin bilgisayara girişi yapıldı. 1726 adet ikinci nüsha Tapu

Kütüğü arşivlendi.

Araştırmacı Salonundan Görüntüler

• Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüklerine ait pafta cd’leri yenilenmiştir. • Edirne Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüğüne ait 7000 pafta taranmış olup tamamlandığında

17000 pafta Bölge Müdürlüğümüze gönderilecektir. • Pafta tarama makinesi yenilenmiştir. • İyileştirme Takımının aylık düzenli çalışmaları, bilgisayar donanımı ve geçici görevler

hakkındaki faaliyetleri devam etmektedir. • 2012–2014 Gider Bütçe Cetvelleri , Orta Vadeli Plan çerçevesinde düzenlendi. • Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi çalışmalarının ilk etabı olan “İş Akış ve Talimatları” ile

performans ölçüm çizelgeleri güncellendi. • Başkanlığımız süreci olarak kabul edilen zabıt kayıtları transkribi süreci, teknik arşiv pafta

taleplerini karşılama süreci ve tapu belgeleri restorasyon süreci, aylık, 4 aylık ve sene sonu kontrol tabloları ile bilgi toplandı ve raporlanarak ilgili birimlere gönderildi.

• Toplantı-konferans salonu çalışmaları tamamlanmıştır. • 981 adet arşiv malzemesi restorasyonu yapılarak ciltlenmiştir. • 3156 adet pafta talebi karşılanmıştır.

2014 YILINDA BAŞKANLIĞIMIZI ZİYARET EDEN KONUKLAR VE BAŞKANLIĞIMIZCA YAPILAN ZİYARETLER

Tokat İli, Niksar İlçesi, Serenli Beldesi Belediye Başkanı Sn. Nurettin KELEŞ Başkanlığımızı ziyaret

etti.

Heyete çalışmalarımız hakkında bilgi verildi ve birer tablo hediye edildi.

İstanbul Başbakanlık Osmanlı Arşivi Kongre Salonunda 27 Kasım 2014 tarihinde IX.

Arşivcilik Günü ve Hazine Evrakının 168. yıldönümü etkinliklerin kapsamında gerçekleştirilen

"Bilgi Belge Güvenliği ve Arşivler" konulu panele Arşiv Dairesi Başkanı Zeynel Abidin

TÜRKOĞLU ve Şube Müdürü Hayrettin GÜLTEKİN katılmışlardır.

Ayrıca; Osmanlı Arşivi Dairesi Başkanlığı, İstanbul Tapu ve Kadastro II. Bölge Müdürlüğü,

İstanbul Müftülüğü, Yazma Eserler Kütüphanesi ve Topkapı Sarayı Müzesi arşivlerinde belgelerin

korunma ve arşivlenme ortamları ile restorasyon ünitelerinin çalışma düzenleri konularında

incelemelerde bulunmuşlardır.

ULUSAL TV LERİN BAŞKANLIĞIMIZDA YAPMIŞ OLDUKLARI CANLI YAYINLAR

26.12.2014 ve 31.12.2014 tarihlerinde ulusal yayın kuruluşlarından A Haber TV Ajans ile Ülke TV tarafından Genel Müdürlüğümüz ve Başkanlığımızı konu alan iki canlı yayın yapılmıştır. Ayrıca; ATV ve KANAL 7 ana haber bültenlerinde de Başkanlığımız haber olarak yer almıştır. Bununla birlikte yazılı basında da haberlere konu olmuştur.

BAŞKANLIĞIMIZ KONFERANS SALONUNDA OSMANLICA KURSU EĞİTİMİ YAPILDI

Başkanlığımızın Genel Müdürlük Merkez Teşkilatı ve Ankara Bölge Müdürlüğü personeline yönelik olarak düzenlemiş olduğu Osmanlıca Kursu eğitimi tamamlanarak değerlendirme sınavı yapıldı.

Genel Müdür Yardımcımız Sn. Gökhan KANAL'ın da katılımıyla, kurs öğretmenlerine birer plaket verildi.

Ayrıca, Başkanlığımız Personeli Genel Müdürlüğümüzün düzenlediği eğitim programlarında eğitici

olarak yer almışlardır.

ÖZVERİLİ ÇALIŞMALARINDAN DOLAYI 4 PERSONELİMİZE TEŞEKKÜR BELGESİ VERİLDİ

Hasılat kayıtlarının tasnif ve düzenleme çalışmalarını yapan Başkanlığımız Uzmanları Hakkı

ŞAHİN, Bülent POLAT ve Hasan KILIÇ'a Daire Başkanımız Zeynel Abidin TÜRKOĞLU tarafından

Teşekkür Belgesi verildi.

Merasime Şube Müdürlerinden Adnan TORUN ve Bayram ÜNAL da katıldılar.

2- Performansa İlişkin Genel Bilgiler

Kurumumuzda ilk stratejik plan hazırlama çalışmaları tamamlanmış 2009 mali yılı içerisinde son şekli verilerek 2010 mali yılında uygulamaya geçirilmiştir. Bütçe hazırlık çalışmaları kapsamında Başkanlığımız bütçesi üç yıllık orta vadeli plan çerçevesinde yürütülmektedir.

Ayrıca, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre ”Kamu idareleri bütçelerini, stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflere uyumlu performans esasına dayalı olarak hazırlarlar” denilmektedir. Başkanlığımız bütçesi gerek hazırlama ve gerekse harcama safhalarında sözkonusu esaslar çerçevesinde yürütülmektedir.

IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

Üstünlükler

• Başkanlığımız Arşivinde Osmanlı Devletinin ilk yıllarından itibaren tutulmuş olan defter ve belgelerle köklü bir arşive sahip olmak.

• Başkanlığımızda çeşitli üniversitelerden lisans ve lisansüstü eğitim almış Osmanlıca bilen, arşivcilik formasyonuna sahip deneyimli personel istihdam edilmiş olması.

• Bakanlığımızın gelişmelere açık kadro yapısına sahip olması. • Başkanlığımızda çalışmaları tamamlanmış olan TARBİS projesi ile dijital arşiv konusunda

uzmanlaşmış teknik personel ile bilgi birikimi ve sağlam bir alt yapının oluşması sebebiyle ileride benzeri projelerin gerçekleştirilmesi için hazır olunması.

• Belge Restorasyon ve Konservasyon Ünitesine sahip olmamız. • Merkez ve taşra arşivlerinin fiziki ve sosyal imkanlarının iyileştirilmesi, arşiv bilincinin

geliştirilmesi hususunda bir görüş birliğinin oluşması ve desteklenmesi.

Zayıflıklar

• Başkanlığımız personelinin (özellikle eski yazı bilir ve teknik personel) yaptığı işe göre benzeri kurumların personelinden oldukça düşük maaş alması sebebiyle sürekli olarak bu alandaki personelin kurumdan ayrılması ve tecrübeli personel sayısında ciddi bir azalma olması.

• Merkez ve taşra birimlerinde arşiv bilincinin tam olarak oluşturulamaması. • Özellikle taşra arşivlerimizin standart hale getirilememesi ve dijital arşivin hayata

geçirilememiş olması. • Belge Restorasyonu Atölyesinin işlevini geliştirecek olan Kimya ve Mikrobiyoloji

laboratuarının henüz tam olarak kurulamamış olması.

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin uygulandığını bildiririm.

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır.

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Ankara-Ocak 2015

Zeynel Abidin TÜRKOĞLU Arşiv Dairesi Başkanı

Harcama Yetkilisi

MALİ HİZMETLER BİRİM YÖNETİCİSİNİN BEYANI

Mali Hizmetler Birim Yöneticisi olarak yetkim dahilinde;

Bu idarede, faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünün, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düşünce ve önerilerimin zamanında üst yöneticiye raporlandığını beyan ederim.

İdaremizin 2014 yılı Faaliyet Raporunun “III/A – Mali Bilgiler “ bölümünde yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu teyit ederim. Ankara-Ocak 2015

Bayram ÜNAL Şube Müdürü

tapu arşiv dairesi başkanlığı - tkgm.gov.tr · bulunduğu alanda 7 katlı (giriş ve bodrum...

Documents