THAY ĐỔI MỨC ĐÓNG

1. Thay đổi mức đóng

- Mục đích: Khai báo các trường hợp có thay đổi mức tiền đóng BHXH.

Ví dụ: Đơn vị tăng lương cho nhân viên vào tháng 01/2016. Đơn vị khai báo tăng lương cho

nhân viên lên Bảo hiểm vào tháng 01/2016.

- Các tờ khai cần kê khai:

o D02-TS ( bắt buộc).

o Bảng kê hồ sơ: đối với các trường hợp truy thu, thoái giảm.

o file đính kèm ( định dạng .pdf): ví dụ như: quyết định tăng lương, quyết định giảm

lương ( nếu Bảo hiểm yêu cầu).

- Thủ tục sử dụng trên phần mềm: 104 – Thay đổi điều kiện đóng, căn cứ đóng và mức

đóng.

- Các bước thao tác gửi tờ khai sang BHXH:

o B1: Vào menu “Quyết định 959” Chọn thủ tục “104 – Thay đổi điều kiện đóng, căn cứ

đóng và mức đóng” chọn đợt cần kê khai nhấn Đồng ý:

o B2: Vào Danh mục hồ sơ Tích chọn tờ khai D02-TS, Bảng kê hồ sơ (nếu cần):

o B3: Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin các tờ khai: D02-TS, Bảng kê hồ sơ.

o B4: Chọn tệp đính kèm nếu có.

o B5: Nhấn button để ghi thông tin

o B6: Vào menu “Giao dịch” chọn”Xuất tờ khai” chọn thủ tục “104 – Thay đổi điều kiện

đóng, căn cứ đóng, mức đóng” nhấn “hoàn tất (F2)”:

o B7: Chọn “Tháng”, “năm” muốn kết xuất tờ khai sau đó nhấn “Thực hiện” để kêt xuất

nhấn “Ký số” để ký số sau đó nhấn “Gửi tờ khai” để gửi tờ khai sang BHXH.

o B8: Check mail trả về của BHXH HN:

2. Hướng dẫn kê khai tờ khai D02-TS

- B1: Nếu lao động chưa có trong QLLĐ thì người dùng nhập thông tin lao động cần báo

thay đổi vào Quản lý lao động (tham khảo mục 4 – Hướng dẫn tạo dữ liệu lao động trong

QLLĐ):

Lưu ý:

Đơn vị cần nhập lương cũ của lao động vào phần Quản lý lao động, ví dụ người

lao động cần thay đổi mức đóng từ 1000000 lên 2000000 thì nhập ở đây là

1000000.

Nếu đơn vị trả lương theo hệ số thì chọn Loại đóng là Hệ số và nhập hệ số lương

tương ứng, nếu trả lương theo mức đóng thì chọn Loại đóng là Mức đóng và nhập

mức lương vào dòng Mức lương ( đa số đơn vị trả lương theo Mức đóng).

- B2: Sau khi đã có thông tin lao động, vào thủ tục 104 - Thay đổi mức đóng và chọn lao

động muốn khai báo vào mẫu D02 khai báo vào mục I.2. Tiền lương

Lưu ý:

Ở mẫu D02: Mức đóng tiền lương: nhập đúng tiền lương hoặc hệ số lương hiện tại

của người lao động.

Từ tháng năm: chọn đúng tháng năm bắt đầu thay đổi.

Mã vùng sinh sống: để trống

Mã vùng lương tối thiểu: để trống

Ghi chú (bắt buộc nhập): ghi rõ lý do thay đổi (tăng lương, giảm lương,…)

Phương án: chọn phương án tương ứng ( thường là phương án Điều chỉnh lương)

Nếu lao động đã có sổ BHXH thì tick vào Đã có sổ, nếu chưa có sổ thì ko tick và bỏ

trống Số định danh (số định danh là Số sổ BHXH)

Tỷ lệ đóng: 32.5

Cột tính lãi: Nếu đơn vị báo thay đổi mức đóng muộn từ 2 tháng trở lên thì phải tích

vào cột tính lãi này.

Sau khi nhập đủ dữ liệu thì thực hiện Ghi lại, Xuất tờ khai và Ký, Gửi. Hướng dẫn

KH chú ý check mail phản hồi của BHXHHN.

Hướng dẫn chọn nhiều lao động từ HSNS:

- Nhấn vào Lấy dữ liệu HSNS:

Chú ý nhập dữ liệu vào các trường:

o Từ tháng (mm/yyyy): nhập dữ liệu theo đúng định dạng mm/yyyy VD: 10/2016

o Phương án: chọn dữ liệu từ danh sách của combobox Phương án:

o Chọn vùng thêm dữ liệu:

o Checkbox “Chọn toàn bộ”: nếu chọn toàn bộ nhân viên thì tích chọn vào đây:

o Checkbox “Đã có sổ”: nếu tất cả nhân viên được chọn đều đã có sổ thì tích chọn

vào đây:

o Checkbox “Trả thẻ”: nếu nhân viên có trả thẻ thì tích chọn vào đây:

o Checkbox “Chưa thu hồi được thẻ”: nếu nhân viên chưa thu hồi được thẻ thì tích

chọn vào đây:

o Textbox “Tìm theo họ tên:”: nhập họ tên của nhân viên cần tìm kiếm vào đây:

o Textbox “Tìm theo phòng ban”: nhập phòng ban cần tìm kiếm vào đây:

3. Hướng dẫn kê khai Bảng kê hồ sơ

- B1: Đăng nhập vào vBHXH

- B2: Vào menu “Quyết định 959” chọn thủ tục 104 – Thay đổi căn cứ đóng, điều kiện đóng,

mức đóng.

- B3: tại sheet “Danh mục hồ sơ” tích chọn tờ khai “Bảng kê hồ sơ”:

- B4: sang sheet “Bảng kê hồ sơ” nhấn “file mẫu” để tải file mẫu “Bảng kê hồ sơ” xuống:

- B5: Chọn nơi lưu trữ file “Bảng kê hồ sơ” mẫu:

Sau khi lưu tờ khai hiển thị như sau:

- B5: Khi nhập dữ liệu vào tờ khai lưu ý những vấn đề sau: a. Khi nhập dữ liệu từng bản ghi: Chú ý nhập theo hướng dẫn trên tiêu đề của tờ khai.b. Nếu copy dữ liệu vào file mẫu thì thực hiện như sau:

i. Bôi đen dữ liệu cần import => Click chuột phải và nhấn “Copy” hoặc nhấn tổ hợp phím “Ctrl+C” để copy dữ liệu:

ii. Với bản Office >=2007: Mở file mẫu đã tải về và click chuột phải chọn trong mục Paste Options “Value (V)”:

iii. Với bản Office 2003: Mở file mẫu đã tải về và click chuột phải chọn Paste Special “Value”:

- B6: Vào phần mềm vBHXH để import file “Bảng kê hồ sơ”:o Nhấn vào “Nạp dữ liệu (F8)” Chọn đường dẫn file tải lên bằng cách nhấn vào nút “Chọn

File (F3)”:

o Chọn file tải lên và nhấn “Đồng ý”:

o Nhấn chọn mục “Xóa dữ liệu cũ, them dữ liệu mới” Sau đó nhấn nút “Tải dữ liệu (Enter)” để bắt đầu tải file:

o Dữ liệu được import thành công như sau:

o Nhấn nút “Ghi (F5)” để lưu dữ liệu đã import:

o Màn hình hiển thị:

o Sau khi import thành công có phản hồi sau:

4. Hướng dẫn tạo dữ liệu lao động trong Quản lý lao động

4.1 Tạo mới phòng ban

- Bước 1: Vào menu Danh mục=> Chọn Danh mục phòng ban

- Bước 2: Nhấn Thêm mới hoặc F1:

- Bước 3: Ở màn hình Tạo mới phòng ban, nhập tên phòng ban của đơn vị rồi nhấn

Lưu:

Lưu ý: Nếu muốn nhập thêm phòng ban con của phòng ban đã có, người dùng nhập tên

phòng ban con và chọn tên phòng ban cha ở ô Trực thuộc.

Sau khi tạo được phòng ban, người dùng cần tạo nhân viên trong các phòng ban đó, có 2

cách để tạo danh sách nhân viên:

- Lấy dữ liệu từ BHXHHN: Là danh sách nhân viên đã có sẵn trên hệ thống của

BHXHHN, người dùng dùng chức năng “Nhập từ BHXH Hà Nội” để lấy về

- Tạo mới nhân viên: Với những nhân viên chưa có trên hệ thống BHXHHN, người

dùng bắt buộc phải tự nhập

- Import dữ liệu từ file excel

4.2 Lấy dữ liệu từ BHXH Hà Nội

- Bước 1: Vào QLLĐ => Chọn phòng ban muốn đưa nhân viên vào => Nhấn Nhập từ

BHXH Hà Nội:

4.3 Tạo mới nhân viên

- Bước 1: Vào menu QLLĐ=> Chọn Hồ sơ nhân viên:

- Bước 2: Nhấn Tạo mới, màn hình Tạo mới nhân viên hiển thị, người dùng nhập các

thông tin về người lao động ở tab Thông tin cá nhân:

Lưu ý: kéo xuống phía dưới để nhập cả các thông tin về bảo hiểm:

- Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin cá nhân, Nhấn Lưu hoặc F5

- Bước 4: Để nhập thông tin Lương, nhấn sang tab Lương:

- Bước 5: Nhấn Thêm hoặc F2 để thêm thông tin lương, sau đó nhập thông tin hợp

đồng và mức lương tương ứng rồi nhấn Hoàn tất:

Lưu ý: Nếu đơn vị đóng BH cho người LĐ theo hệ số lương thì chọn Loại đóng là Hệ

số thì nhập hệ số lương tương ứng của người LĐ. Nếu đơn vị đóng BH cho người LĐ

theo mức lương (ví dụ: 5.000.000) thì chọn Loại đóng là Mức đóng và nhập mức

lương vào dòng Mức lương.

- Bước 6: Nhấn Đóng để hoàn tất tạo mới thông tin nhân viên

4.4 Import danh sách nhân viên

- Bước 1: Người dùng tải file mẫu trên phần mềm bằng cách nhấn vào nút: Tập tin mẫu

Excel:

- Bước 2: Mở file mẫu và nhập đầy đủ thông tin người LĐ vào.

Lưu ý: Nhập kiểu dữ liệu tương tự như bản ghi mẫu trong file

a. Các thông tin ngày tháng như Ngày sinh, ngày cấp cmnd…: nhập đúng kiểu:

mm/dd/yyyy

b. Các thông tin dạng mã: Mã tỉnh, huyện, xã… Dựa vào các sheet danh mục để

nhập đúng mã tương ứng. Ví dụ mã tỉnh là 01 thì phải nhập là 01, không được

nhập là 1

- Bước 3: Trên phần mềm, nhấn button Nhập từ Excel:

- Bước 4: Chọn file dữ liệu đã nhập ở bước 2 để import, hệ thống hiển thị màn hình

danh sách lao động trước khi thực hiện import:

- Bước 5: Nhấn Lưu để lưu dữ liệu vào phần mềm.

Lưu ý: ở bước này, nếu muốn chọn lại file để import người dùng có thể nhấn button

Chọn File để chọn lại file muốn import