taller unidad 4

SISTEMAS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD IV

YEIMI CONSTANZA PARRA CARRILLOEstudiante

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZDocente

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESGESTIÓN DOCUMENTAL II G4

BOGOTÁ2015

Gestión Documental II 3

El presente trabajo se hace con el fin de conocer y reconocer el verdadero

funcionamiento de un Sistema de Gestión Documental, y al mismo tiempo como al

ser profesionales de la información debemos implementarlo dependiendo de las

necesidades y recursos de cada entidad, para adquirir una óptima gestión

documental logrando así un acceso y disponibilidad de la información eficiente y

eficaz.

INTRODUCCIÓN


Conceptualizar y analizar un Sistema de Gestión Documental

Conocer la importancia y beneficios de implementar un buen SGD

Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un

Sistema de Gestión Documental, a la luz del Decreto 2609 de 2012.

OBJETIVOS


UNIDAD IV

SISTEMAS DE GESTION

DOCUMENTALInvestigación individual


1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

SGD

Requisitos

• Es un sistema creado que permite la administración de la información en las entidades, logrando que sus dependencias interactúen entre sí, para alcanzar los objetivos o metas trazadas, a través de la homogeneización y sistematización de los procedimientos y tratamientos de la documentación, obteniendo así el correcto funcionamiento de las mismas con agilidad y transparencia en el flujo de la información.

•Que permita cumplir con la normatividad (Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y la inherente a la entidad).

•Tener un recurso humano capacitado.•Análisis y enfoque de las necesidades y objetivos de la Entidad.•La estructura orgánico-funcional de la entidad plasmada en los CCD y TRD.

•Aprobación y publicación del manual de funciones, procesos y los procedimientos de la gestión de documentos.

•La capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.


REQUERIMIENTOS FUNCIONALES PARA

SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO


Cuadro de Clasificación Documental-

CCD• Soporta el CCD• CCD jerárquico• Enunciar• Creación previa del CCD• Creación de elementos• Interfaz gráfica• Reubicar• Soportar metadatos• Editar identificados y título

Referenciación

• Auditoría• Inventario

REQUISITOS MÍNIMOS


Conservación, eliminación o transferencia

• TRD• Comprobar y ejecutar la TRD• Actas de eliminación• Modificar TRD• Transferencia• Traza transferencia• Formatos • Expedientes híbridos• Varias transferencias• Eliminar

Captura y registro

• Captura en CCD• Captura en metadatos• Captura de documento• Formatos de captura

REQUISITOS MÍNIMOS


Búsqueda, recuperación

y presentación

• Búsquedas• Búsquedas combinadas• Búsquedas comodines• Interfaz gráfica• Recuperación de datos• Revelar información• Recuperar al usuario

público

Administración

• Parámetros del sistema• Copias de seguridad• Administración CCD• Gestión de usuarios• Informes de

Administración• Auditoría• Nivel de seguridad• Eliminación

REQUISITOS MÍNIMOS


Otros • Gestión total de

expedientes• Vinculación con

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos – SGDE

• Interactuar• Copiado• Firma electrónica

REQUISITOS MÍNIMOS

Como podemos apreciar se requiere de

varios componentes para la

implementación de un SGDE, debido a

que no se trata solo de guardar la

información o apoyar la iniciativa de

Cero Papel, sino que debe garantizar el

cuidado del mayor valor que tiene la

entidad…la información, por lo cual es

necesario encontrar un sistema que nos

permita garantizar la normalización, la

buena gestión y preservación de los

documentos electrónicos de archivo.


Cuadro de clasificación

• CCD jerárquico multinivel• Creación y gestión de

varios CCD• CCD distribuido

Referenciación

• Vocabularios controlados• Referencias cruzadas• Entradas múltiples• Informes

REQUISITOS OPCIONALES


Conservación,

eliminación y

transferencia

• Actualizar las TRD

Búsquedas, recuperació

n y presentació

n• Búsquedas

homogéneas• Ordenación de los

resultados

otros

• Interactuar con otros SGDEA

REQUISITOS OPCIONALES


Infografía tomada de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202012/SGDEA.pdf

Infografía tomada de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/infoExpedienteV04curvas%20(1).pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202012/SGDEA.pdf





http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/infoExpedienteV04curvas%20(1).pdf





2. Indague y explique cada una de las generalidades del Sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

CAPITULO III

EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 16°. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

DECRETO 2609 DE 2012


a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

• Se debe hacer uso de los CCD, como la herramienta con la cual se clasifican, agrupan y describen las Secciones, Subsecciones, series y subseries de la entidad, permitiendo mantener un orden jerárquico, coherente y por ende una mejor administración en la documentación independientemente de su soporte.

b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

• Se debe respetar el ciclo vital del documento por lo cual conviene estipular los términos en las TRD y TVD, ya que gracias a esto se logra crear un verdadero control que permitirá una adecuada disposición final.


c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

• Cumplir con la disposición final de los documentos, ya que esto evita una acumulación innecesaria de los mismos, sin olvidar dejar un registro o acta de eliminación.

d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

• Se debe establecer procedimientos idóneos que permitan llevar un control riguroso de todo el ciclo de vida del documento, para evitar la alteración de la información.


e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

• A través de los CCD unificar los documentos en las series y subseries descritas en él, para que se evidencie su gestión o trámite y estado real.

f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

• Lograr que los documentos que no tengan ninguna restricción en su privacidad puedan estar disponibles para cualquier usuario en el menor tiempo posible, lo que garantiza una agilidad en los trámites.


g. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

• Se debe velar por la conservación de la información independientemente de su soporte.


3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

CAPITULO III

EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 17°. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DECRETO 2609 DE 2012


Se debe tener en cuenta los procesos, procedimientos y manuales de funciones para lograr reflejar los verdaderos tramites de la entidad.

Explicación

Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

a. Conformidad

Se deben manejar procesos , procedimientos o interfaces que se complementen, funcionen y no alteren el buen funcionamiento de los diferentes sistemas constituidos en la entidad , para garantizar el flujo interno y externo de la información sin restricción de acceso o implementación.

Explicación

Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

b. Interoperabilida

d


Se debe llevar una homogeneidad en la descripción de los metadatos para lograr una uniformidad en los captura de los mismos y por ende una mejor recuperación de la información.

Explicación

Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

d. Metadescripción

. Se deben regular los permisos para el acceso de la información o documentación, para respetar la preservación de la confidencialidad, la integridad, la autenticidad, la trazabilidad y la fiabilidad, garantizando así la transparencia en la entidad.

Explicación

Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.

c. Seguridad

.


Se debe manejar una interfaz amigable que permita un fácil acceso a la información y que a demás permita una buena interacción con los usuarios.

Explicación

La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

f. Diseño y funcionamiento.

Se les puede dar un valor agregado a los documentos a través de los metadatos, sin alterar su originalidad.

Explicación

El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

e. Adición de contenidos


Se debe cuidar de las características principales del documento, por medio de restricciones o autorizaciones para la utilización o edición de los documentos, para los tramites que se requieran y que son hechos por los funcionarios.

Explicación

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

h. Disponibilidad y acceso.

Se debe manejar programas que permitan conectar la información entre sí , para obtener un mejor control sobre los datos y a la vez una mejor accesibilidad a dicha información.

Explicación

Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental.

g. Gestión Distribuida.


Independientemente de la tecnología que se utilice se debe asegurar la preservación , conservación y distribución de la información a corto, mediano y largo plazo.

Explicación

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

i. Neutralidad tecnológica.


4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión

Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es

posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final

de implantación del mismo.

SGD

Entidad: Agencia Colombiana para la reintegración

Viviana Figueroa


Primero se realizó una Investigación preliminar donde se examinó la

misión, la visión, la estructura organizacional de la entidad para

mejorar las TRD existentes y a la vez para demostrar como la gestión

eficiente de documentos puede garantizar un buen funcionamiento y

la preservación de la memoria institucional.

Segundo se practicó un análisis a las dependencias para reconocer

los tipos documentales que producen y utilizan, que tipos de formatos

y soportes se requieren para el buen funcionamiento de sus

actividades, permitiendo consolidar los CCD, crear diagramas de

flujos, reconociendo la trazabilidad de los procesos como también

designar responsabilidades dentro de la entidad.


Tercero se efectuó un estudio de los sistemas ya creados para

encontrar las fallas y planear las mejoras para lograr la

transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la

administración

Cuarto se generó un informe donde se establecen las políticas,

normas, procesos y procedimientos, tecnología aplicable para una

buena gestión documental, complementando así las mejoras para el

sistema de gestión documental tanto en su diseño , implementación

y administración.

Quinto se empieza a implementar con las herramientas creadas las

TRD, los CCD, software que cumple con los requerimientos para los

procesos y se realizo una capacitación para el personal.


5. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

La normatividad existente dada por Archivo General de la Nación y la aplicable a la entidad.

Que sirva como herramienta para el cumplimiento de los objetivos institucionales definidos en la Misión y Visión de la entidad.

Que ofrezca servicios eficaces para toda la entidad, respetando el concepto de archivo total y acogiendo el uso adecuado de las TRD.

Funcionalidad con todos los procesos , permitiendo la calidad y satisfacción en la prestación de los servicios.

Estudios para verificar el mejor SGD de acuerdo a los recursos financieros y tecnológicos de la entidad y que a su vez se acople a la necesidades y requerimientos de la misma.

Que se pueda manejar un protocolo de seguridad eficiente, garantizando la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.


¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el

sistema?

Se lleva un control del ciclo vital del documentos con la ayuda de las

TRD, lo que permite el cumplimiento de la Ley General de Archivos,

además de preservar la memoria institucional.

Se tiene un personal calificado para los procesos normativos y técnicos

que se requieren.

Se maneja normas como que la consulta, préstamo y reproducción de

documentos ya tiene un procedimiento establecido, el cual se debe

respetar, cuidando de la reserva legal de los documentos.

Los funcionarios deben tener permisos para el acceso a la información.


Al realizar este trabajo se ve la importancia de un buen SGD en

una entidad, debido a que sirve para normalizar, regular la

producción, definir los procesos, elaborar los instrumentos de

gestión de documentos, mejorando la administración, la custodia

y la conservación de los documentos en la misma, ayudando a un

mejor flujo, trazabilidad y disposición de la información, para

cada una de las gestiones que la entidad requiera.

CONCLUSIONES


REFERENCIAS

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. DECRETO

2609 DE2012. 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594

de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de

2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión

Documental para todas las Entidades del Estado". Bogotá D.C, 14

de diciembre de 2012.

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