Estndares GS: Comercio Electrnico

Carlos Ramos Especialista de Estndares en Amece1

Objetivo

El participante identificar el impacto del uso de los estndares del Sistema GS1 en los procesos de su cadena de suministro, con la finalidad de incorporar estas herramientas de negocio en su propia empresa.

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A quien va dirigidoEmpresa de cualquier sector o tamao que cuente con procesos parcial o totalmente fuera de estndares GS1. Perfil: Personas involucradas en algn proceso de la Cadena de Suministro de sus organizaciones.

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El ambiente global AMECE es filial de un organismo mundial (GS1 International) 106 filiales a nivel global (1 por pas) Ms de 1.2 milln de empresas afiliadas AMECE GS1 Mxico: ms de 18 mil asociados

Habilita * Asesora * Capacita4

Hechos Crecimiento de e Commerce acelerado$800 $700 $600

MILLON ES USD

$500 $400 $300 $200 $100 $0 2005 2006 2007 Comercio Electronico

- 2005: 51% - 2006: 53% - 2007: 59%Interior de la Repblica DF Internacionales

Fuente: estudio de Comercio Electrnico AMIPCI 2007

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Hechos Uso de transacciones electrnicas por empresas en Mxico: 30% de las empresas tiene integrado un modelo B2B 0.17% del mercado nacional

Fuente: estudio de Comercio Electrnico AMIPCI 2007

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Cadena de suministro con estndares

Los Estndares son herramientas de apoyo para agilizar y optimizar los procesos, tanto internos como aquellos que tienen una relacin con cualquier socio comercial.

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Cadena de suministro con estndaresImpactan en todas y cada una de las actividades y procesos de negocio.

Paga Identifica Factura Informa Entrega Ordena

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Estndares de Identificacin

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Artculos Comerciales de consumoSistema de codificacin mundial GS1 para sistemas abiertos / GTIN: Unidades de Consumo Beneficios: -Uso estndar de identificacin en todo el mundo. - Control de inventarios. - Proyeccin de ventas. - Medicin de promociones y ofertas. -Disminucin en tiempos y costos de operacin en POS. El 99% del retail utiliza el cdigo de barras. Nuevos sectores: construccin, textil.EAN 8 UPC - E

EAN 13

UPC A

Casi 20 aos con la identificacin de unidades de consumo en Mxico: ms de 30 aos en el mundo10

Ejemplo

Papas fritasContenido Sabor CDIGO

150 g 300 g 500 g Elaboradas a Mano

Natural Adobadas Limn

7503150078 00 2 7503150078 01 9 7503150078 02 6

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Publicaciones Cmo integrar estndares diferentes? Posible obtener los mismos beneficios del cdigo de barras para publicaciones que artculos comerciales?

Compatibilidad del Sistema GS1 con estndares ISBN y ISSN12

Datos durosPrdida en utilidad operativa anual sector autoservicios $ 140 000 , 000 20 25% Mercado de clientes autoservicio cambian 9 000 , 000 $ de tienda al no encontrar producto Ms del Proveedor 60% optan por1 000 , 000 $ un producto similarFuente: http://www.amece.org.mx/amece/descargas/estudios/Indicadores_Estudio_Codigos_Duplicados.swf

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Artculos comerciales de distribucinSistema de codificacin mundial GS1 para agrupaciones de artculos comerciales. GTIN: Unidades de Expedicin Beneficios: - Identificacin de cualquier unidad estndar de agrupacin. - Agiliza procesos de recepcin de embarques. - Facilita la integracin de procesos. - Incrementa productividad en reas de recibo y almacn. Proyecto de integracin de mercado con 4 masificadores del estndar: fsico y GTIN: 51 proveedores14

ITF 14

Ejemplo24 piezas para entrega en tienda

1 750301240 001 6

750301240 001 5

1 pieza para Venta en POS

48 piezas para entrega en tienda

2 750301240 001 3

3 750301240 001 2 12 cajas con 48 piezas c/u para entrega en tienda

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Estudio GTIN 14 (PYMES)Oportunidad Codificacin de negocio convencional Costos de etiquetado elevados Armado y desarmado de unidades de expedicin rdenes de compra incompletas o errneas Retrasos en entrega de mercanca Problemas en 16 facturacin

Identificacin Propietaria (etiquetas de la empresa) 14% Cdigo barras (unidades de consumo) 50% 14% 40% 30% Producto x caja y 1 producto (no todos los 20% 10% artculos) 14% 0% No. pallet y cdigo de naviera 14% No identifican 29% Otro 15%Recibo de mercanca Compras (pedidos) va DUN 14 Resurtidos Automticos Facturacin Planogramacin (anaquel y/o almacn)

Transporte de informacin variable / compleja en la Cadena de Suministro. La solucin para cualquier unidad logstica: GS1 128 / SSCC Beneficios -Trazabilidad - Rastreo - Seguimiento - Cross Docking - Disminucin de tiempo en reas de recibo - Integracin de procesos - Control de registros Proyectos: sector textil, alimentos

Transporte de Informacin compleja

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Impresin en productos pequeosTransporte de informacin variable / compleja en la Cadena de Suministro. La solucin para cualquier artculos comerciales con restriccin en espacio: DATA BAR (Reduced Space Simbology) Beneficios - Identificacin de productos en espacios reducidos. - Identifica / transporta informacin. - Contiene informacin actual. - Puede estar serializado para obtener datos logsticos: Volumen, Precio, Peso Neto, Peso Bruto. - Compatible con todo 2010, deadline enPOS. el mundo para productos pequeos, alimentos frescos y de medida variable18

Identificacin electrnicaIdentificacin de un artculo o unidad logstica, con el soporte de la tecnologa RFID, en cualquier punto de la Cadena de Suministro: contiene el estndar EPC Beneficios - Identificacin nica de cada artculo = ltimo nivel de referencia + unicidad de producto -No tengo que tocarlo para leerlo -Lecturas mltiples y simultneas -Cuenta con una infraestructura de soporte (EPC network) Proyectos: sector salud, autoservicio, logstica, industria

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Dimensiones del CdigoGTIN 13 / 12 8 / UPC E GTIN

GTIN 14: ITF/DUN 14

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Dimensiones del Cdigo

Cdigo UCC/EAN - 128

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ColoresRegla general Barras oscuras fondo claro Colores Bsicos Barras: Negro Caf Azul Verde Fondo: Blanco Amarillo Rojo Naranja Precauciones Evitar tintas metalizadas

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Colores legibles

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Colores NO legibles

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Orientacin

Orientacin en Valla

Orientacin en Escalera

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Quedaron bonitos?

PUES NO SIRVEN!!!

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Pautas de Ubicacin

Las pautas de Ubicacin del Cdigo de Barras para su paso por el punto de venta o en un centro de distribucin facilitan la labor de la lectura y captura de la informacin de una manera rpida y veraz.

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Pautas de UbicacinBotellas o JarrasRevers o Frent e Revers o Frent e

Pelcula al Vaco

Ubicacin Ubicacin Preferida Alternativa No deseabl e Preferida

Alternativa No deseabl e

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Pautas de UbicacinEtiquetas Autoadheribles Revistas / LibrosFrent e Revers o

El smbolo se debe poner en la parte inferior izquierda

El smbolo se debe poner en la parte inferior derecha

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Pautas de Ubicacin

Ubicacin del GTIN 14 (ITF 14) sobre unidades de expedicin

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Evitar obstculos

Evitar pestaas o dobleces

Hay que centrarlo

Evitar las esquinas

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Impresin del Cdigo de BarrasDirecta Impreso como parte de la cara comercial del producto. Se puede utilizar cualquier sistema de impresin convencional A Solicitud El cdigo ser impreso por fuera del empaque y este puede ser fijado en una etiqueta (auto - adherible, colgante, cosida, etc.) Offset Serigrafa Flexografa Transferencia Trmica Lser Inyeccin tinta

Impresi n

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SECODAT / Centro de VerificacAMECE le brinda el Servicio de Verificacin de sus Cdigos. Cdigos no funcionales en ambiente de lectura Revisar el tipo de nmero asignacin y la simbologa a utilizar Verificar el Factor de Magnificacin Estructura Combinacin de colores (contraste entre barras y fondo) Ubicacin del cdigo en la etiqueta o en el smbolo Calidad de Impresin Verificar lectura del cdigo de barras33

Impacto de un cdigo mal impCostos y tiempos o productivosMercado de autoservicio - Complica el manejo interno - Aumenta tiempo de operacin en POS - Eleva costos de administracin e inventarios - Deteriora la calidad de servicio hacia los consumidores finales Proveedor - Complica la integracin en la cadena de suministro - Deteriora la calidad de servicio con los clientes - Genera problemas en el control de inventarios

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Datos durosPrdida en utilidad operativa anual sector autoservicios $ 140 000 , 000

20 25% Mercado de clientes autoservicio cambian 9 000 , 000 $ de tienda al no encontrar producto Ms del Proveedor 60% optan por1 000 , 000 $ un producto similar

Fuente: http://www.amece.org.mx/amece/descargas/estudios/Indicadores_Estudio_Codigos_Duplicados.swf

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Funcionami entoBase de datosInformaci n de producto s Suavizante para ropa EAN AMECE UPC A 13 Cont. Neto 650ml GTIN: 7501234512008EAN 8 UPC - E

75012345120 08 Suavizante para ropa AMECE 625ml $75.00

Aplicacin tecnolgica ITF 14 para generar smbolos de barras

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Estndares de Comunicacin

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Comercio ElectrnicoIntercambios mediados por la tecnologa entre diversas partes (individuos, empresas, gobierno), as como las actividades electrnicas dentro y entre organizaciones que facilitan esos intercambios.

rdenes de compra Facturas

ERP Minera de datos Data Warehousing

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Comercio Electrnicoe - Commerce B2B B2C C2C

B2G G2C

G2B egobierno G2G

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EDI

Por su siglas en ingls (Electronic Data Interchange), conjunto de herramientas que sirven para Proceso el envo y recepcin de documentos de negocio a travs de mediosconvenci de forma estructurada y electrnicos, Proceso estandarizada, principalmente entre empresas, con la finalidad de ser onal EDI sistemas administrativos, sin integrados directamente aMedio de los transmisi intervencin humana y sin utilizar papel. n Empresa Y Empresa X Empresa Y Empresa X

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Cmo funciona?Medio de transmisin Empresa A Mensaje estndar Empresa B

Sw traductor

Sw traductor

Formato legible Sistema Empresa A Sistema Empresa B

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EDI

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EDI en el ciclo comercialInforma Ordena

Factura

Entrega

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Estndares de Alineacin Cmo intercambian la informacin logstica, maestra y comercial proveedores y clientes? Existe calidad en los datos compartidos (informacin exacta, completa, consistente, oportuna, suficiente) Tiempos excesivos en corregir datos vinculados a los productos o servicios?

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Alineacin y SincronizacinAlineacin - Es la estandarizacin de la informacin comunicada entre socios comerciales de manera que se pueda asegurar la consistencia de los datos, homologando la manera en que se presentan y entienden. Sincronizacin - Es la actualizacin constante de la informacin de manera que no solo tenga la misma apariencia, sino de que hecho, el contenido de los datos enviados y recibidos entre las partes o socios sea idntico

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Modelo de negocioEmpresa X Publica Alineacin y Sincronizac in de datos Comunicaci n y transmisin de la informacin Empresa Y

Genera la informacin de una forma unificada y prepara su salida a los socios comerciales

Canalizacin y aplicacin de la informacin

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Impacto en los Procesos

Alineacin de datos

Lo ms importante es la CALIDAD DE LA INFORMACIN 47

Beneficios Compartir informacin veraz y confiable Automatizacin de procesos Centralizacin de la informacin Disminucin de tiempos e inconsistencias en el flujo de datos Integracin y vinculacin de informacin de todos los productos o servicios de la empresa Incremento en niveles de servicio al cliente

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Oportunidad de negocioDos de las 4 grandes reas en las cuales las organizaciones deben enfocar su estrategia en materia tecnolgica: Improving data accuracy analytical Capability and accessibility, and overall

Using enterprise systems incorporating standard best practices, as well as industry-specific solutions to differentiate the organization and create a distinctive capability

Fuente: Estudio New Growth from Enterprise Systems: How Consumer Packaged Goods and Retail Organizations Achieve High Performance through Distinctive Capabilities http://www.accenture.com/NR/rdonlyres/5AF1FEE6-53CB-4382-A52C-15109B0F1FFC/0/AcnEnterpriseGrowthFINAL.pdf

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Caso PrcticoCaso: Alineacin de la informacin de un proveedor con todos su clientes ROI: lo equivalente a 0.5 hasta 1.5% de las ventas anuales Beneficio derivado del manejo de una sola base de datos de informacin Tiempo empleado: 9 meses mximoDato generado en estudio realizado por un fabricante en Mayo 200250

Modelo de Sincronizacin de Amece

Es una gran base de datos, donde socios comerciales pueden obtener, mantener e intercambiar informacin de cualquier producto, localizacin de empresas y/o servicios, en un formato estndar a travs de medios electrnicos.

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AplicacinProveedor A GLN Empresa A 750400051 8006 Proveed or B GLN Empresa B 750400411 5003 Proveed or C GLN Empresa C 750400411 5003 GLN 75040000 00006 Cliente Empresa Z

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Estruct ura

53

Estructur a

54

Estructur a

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Estruct uraMARC A NOMBRE GENRICO

TIPO DE PRODUCTO

GTIN O CDIGO DE BARRAS

INDICADOR DE UNIDAD MNIMA INDICADOR DE UNIDADDE CONSUMO

CONTENIDO NETO

UNIDAD DE MEDIDA DEL CONTENIDO NETO

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Carga de productos en lote

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Medir un empaque igual?Con las reglas de medicin esto es posible! Mejora el manejo de inventario Optimiza el transporte Mejor control de las unidades y del peso enviado Proporciona informacin correcta a los detallistas (mejora la planeacin y el control lineal)

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Criterios generales Productos terminados Instrumentos de medicin precisa Tolerancias Redondeo en milmetros

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Instrumentos de medicin precisaReglas de plstico, de madera o cintas mtricas

Flexmetro

Vernier o pie de rey

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Toleranci asDimensiones Lineales Baja +/- 7mm Latas de aluminio, vidrio, madera, etc. Media Alta

+/- 7mm +/- 5% Botellas de plstico Bolsas de flexible, empaques poliuretano, textiles, de goma, cartn o calzado, etc. cartoncillo

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Midiendo unidades de consumoDeterminar el frente comercial: ALTURA: de la base a la superficie ANCHURA: de izquierda a derecha PROFUNDIDAD: del frente al reverso Profundi Medir siempre la distancia mxima, es decir, incluir tapas, casquillos, aditamentos adicionales. dada arc M

Alt o

Anch o

Marca Marca Anch o Ancho62

Midiendo unidades de consumo ALTURA: de la base a la superficie ANCHURA: de izquierda a derecha PROFUNDIDAD: del frente al reverso

a arc M

Alt o

Marca Marca Anch o Ancho

Profundi dad

Anch o

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Midiendo unidades de consumoRopa Empaques tipo bolsa Con pestaas y ojuelo o soporte con forma cnica. Empaques tipo bolsa Con pestaas, sin ojuelo o soporte con forma cnica. 64

Formas irregula res

Midiendo unidades de expedicin ALTURA: De la base a la superficie ANCHO: Lado mas corto PROFUNDIDAD : Lado mas largo

Alto

Ancho

Profundi dad

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Orden de compra Es el documento que arranca el cualquier proceso comercial. Utilizado por ms de 18 mil empresas en Mxico, ha sido el documento de negocios que comenz la revolucin del comercio electrnico en Mxico. Ha cubierto el requerimiento inicial de las empresas: Disminuir el uso del papel y, Acelerar los tiempos en la administracin de la orden de compra

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Proceso con EstndaresOrden de compra e pedido

Alineacin y Sincronizacin Identificacin estandarizada

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Proceso con EstndaresDocumento electrnico estndar diseado y promovido por Amece desde 1994 en Mxico.

-Ideal para transacciones de comercio nacional e internacional. - Disminucin de tiempos y costos de administracin del pedido. - Eficiencia en procesos subsecuentes.68

Proceso en papel3 4

Tienda captura el pedido en Sistemas internos2

Proceso de consolidacin de pedidos5 6

Tienda valida o Modifica el pedido

Impresin de pedidos

Entrega de pedidos impresos o envo por fax7

1

Ejecutivo de Venta en Tiendas

Acude a las oficinas del Cliente por el pedido8

Captura pedido69

Proceso con EDIIntegracin automtica VAN, AS2, pgina WEB, SSH, ASP

XML EDIFACT ANSI-X12

Orden de compra Alineacin y Sincronizacin70

Premisas

Entrega y Recepcin de mercanca

Los costos logsticos en Mxico son muy altos, hay actividades que pueden optimizarse y, por ende, reducir de manera importante algunos de estos costos. La comunicacin entre los socios de negocio es de vital importancia para la optimizacin y aseguramiento en la calidad del manejo y entrega de los bienes, en cualquier punto de la cadena de suministroUn nuevo ndice mide la capacidad de los pases de conectarse con los mercados mundialesEn el NDICE DE DESEMPEO LOGSTICO y en el estudio que lo acompaa, CONNECTING TO COMPETE: TRADE LOGISTICS IN THE GLOBAL ECONOMY (Vincularse para competir: la logstica del comercio internacional en la economa mundial), se llega a la conclusin de que los pases cuyas rutas de transporte y cuyos procedimientos comerciales son los ms predecibles y eficientes y estn mejor administrados son, adems, aquellos en que es ms alta la probabilidad de aprovechar ventajas tecnolgicas, la liberalizacin econmica y el acceso a los mercados internacionales

Mxico se ubic en el lugar 56 de 150 en la primera medicin internacional en materia de logstica; esto es, en la capacidad de la infraestructura y el marco institucional que tiene para apoyar sus actividades de comercio interior y exterior.

Fuente: http://web.worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/TOPICS/EXTTRANSPORT/EXTTLF/0,,contentMDK:21514122~menuPK:3875957~pagePK:210058~piPK:210062~theSitePK:515434,00.html

71

Entrega y recepcin de mercancaLa solucin para el manejo logstico de informacin: Aviso de despacho y Notificacin de recibo de mercanca.

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DESADV / RECADV

La solucin para el manejo logstico de informacin: Aviso de despacho y Notificacin de recibo de mercanca.

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Notificacin de despachoEl Despatch Advice o DESADV por sus siglas en ingls, es: Un mensaje electrnico que especifica los detalles de los bienes o productos enviados o listos para enviar bajo las condiciones y acuerdos comerciales.

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Envo convencional de mercancaConteo manual de mercanca, inconsistencias entre lo solicitado y lo enviado, devoluciones y rechazo de mercanca, tiempos de descarga elevados.

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Proceso con EDI

VAN, AS2, pgina WEB, SSH, ASP

XML EDIFACT ANSI-X12

DESADV76

Evidencia de reciboEl Receive advice o RECADV por sus siglas en ingls, es: Un mensaje electrnico que se relaciona con la recepcin de la mercanca. Se utiliza en conjunto para con Preparado el DESADV para confirmar la recepcinfacturacin y/o para notificar las discrepancias en el mismo.XML EDIFACT ANSI-X12

VAN, AS2, pgina WEB, SSH, ASP

RECADV

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Benefici os Proyeccin ms exacta de inventarios y requerimientos en funcin a la demanda. Reduce costos logsticos y operativos. Mejora la recepcin de mercanca. Permite manejar sistemas automatizados como el Cross Docking (tcnica de distribucin sin almacenamiento). Menor tiempo dedicado a la conciliacin de diferencias y errores. Menor cantidad de devoluciones de productos. Tiempo para que los vendedores vendan (en lugar de recoger pedidos). Reduccin del tiempo en la solucin de controversias de rdenes Facturas.

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Factura ElectrnicaRepresentacin digital, bajo los estndares definidos por el SAT, de un tipo de Comprobante Fiscal, generada y almacenada en medios electrnicos y con un mayor grado de seguridad. Valida fiscalmente. Mismas $ Caractersticas. Fiscalmente Opcional.

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Elementos de la Factura Electrnica1. Misma Informacin 2. Certificado de Sello Digital . 3. Ao y No de aprobacin, as como los folios, y en su caso serie, electrnicos. 4. Sello digital 5. Formato electrnico: Datos fiscales: regulado por el SAT (XML) Datos comerciales (preguntar a socio comercial el estndar 6. Cadena original y leyenda en usado) caso de impresin.AMECE A.C. RFC: AME 9806027 9 F Blvd. Manuel vila Camacho 138 Piso 9 Col. Lomas de Cha pultepec Del. Miguel Hidalgo C.P. 11000 Mxico Distrito Federal

No. Factura: A 001 Ao y no. de aprobacin de folios 20051 No. Certificado: 00001000000000000113

3

2

1

Mxico D.F. a 6 de Septiembre de 2005 16: 04: 02 A cargo de: Empresa Demo A.C. EFA 8705027 8 F Baha de Magdalena No. 13Col. Anzures C.P. 11300Del. Miguel Hidalgo, Mexico Distrito Federal Attn Hilario DominguezCantidad Cdigo Descripcin Valor Unitario Im porte

2 1 1

750123459012 V 750123456789 V 750123456790 V

Seminario Factura Electrnica Asignacin de Cdigo barras Inscripcin Club Aliados

$1,500 $1,500 $5,000 Subtotal IVA TOTAL

$3,000 $1,500 $5,000 $9,500 $ 450 $9,950

5

Importe con letra: Nueve mil novecientos cincuenta pesos M.N.

6Cadena Original||A| 001| 2005-09-06T16:04: 02|20051|AME9806027F9|AMECE A.C.|Blvd. Manuel Avila Camacho|138|Piso 9|Lomas de Chapultepec|Miguel Hidalgo|Distrito Federal|Mxico|11000|EFA8705027F8|Empresa Demo A.C.|Bahia de Magdalena| 13 |Anzures|Miguel Hidalgo|Distrito Federal|Mxico| 11300 2 | |Seminario Factura Electrnica| 1500 00 3000 00 1 . | . | |Asignacin de Cdigo de barra| 1500 00 1500 00 1 . | . | |Inscripcin Club Aliados| 5000 00 5000 00|IVA| 450 00 . | . . ||

Sello DigitalBNwV 7u 0n 1+Cb 14IVlWg 0/RJh 8YKm 777 rq 8+X 0XHZZtVd 12c++FKRX 8QTs 2omV 2Hc+s 5wSG+ 26 sc60 MoTjOI21 G69 /yRYdnvrxbvJn9 uwaJGFkVwFMHcu/jdfHWXeErs++RrA4 oQlegKnbbxdX/b zOjgHwW 2zn 48OjxRi 843IXvU=

4

6

Este documento es una impresin de un comproba nte fiscal digital.

80

Rol de AmeceEspacio dentro de la Factura Electrnica permitido por el SAT para colocar datos No fiscales. La informacin puede estar en cualquier formato. Adden daFormato NO estndar Formato Estndar EDIFACT

XML

Caos!

Orden81

Cmo implementar factura electrnica?

No FALTES el viernes a la Conferencia 16.00 18.30hrs

82

BeneficiosAhorro en Costos Productivida d Cumplimiento Fiscal

Papel. Bodegas. Tiempo. Mensajera. Gastos Administrativos. Etc..

Seguridad en su respaldo. Confiable. Procesos giles. Menor falsificacin. Recursos Humanos. Eleva niveles de servicio al cliente. Acelera los procesos de cobranza.

Seguro. Rpido. Fcil Proceso de localizacin.

83

Ciclo comercial bajo estndaresAlineacin de Datos Orden de compra Confirmacin orden de compra Aviso de embarque Notificacin de recibo Factura Acuse de recibo/error Aviso de Pago Pago

COMPRADOR

PROVEEDOR84

Preguntas ?

85

Gracias

Blvd. Manuel A. Camacho 138-9 Col. Lomas de Chapultepec 11000 Mxico, D.F. www.amece.org. 01 800 504 5400

mx

info@amece.org. mx86