TALLER COMBINAR CORRESPONDENCIA

ACTIVIDAD 1.

La herramienta Combinar Correspondencia nos permite enviar la misma carta a muchos destinatarios e incluir en cada una de ellas el nombre y los datos del destinatario en particular, todo esto, sólo creando una sola carta.

Para hacer esto sigue las siguientes órdenes paso a paso y utiliza tu capacidad para seguir instrucciones.

1. Crea un documento en Word 2007 y guárdalo con el nombre “datos” seguido de tu nombre. En este ingresaremos los datos de los destinatarios.

2. Crea otro documento en Word 2007 y guárdalo con el nombre de “carta” seguido de tu nombre. En este crearemos la carta e ingresaremos los datos a combinar.

3. Abre el documento que guardaste con el nombre de “datos” y crea la siguiente tabla. Completa los 6 campos restantes y guarda lo que hiciste.

NOMBRE DIRECCIÓN SALUDO TRATAMIENTOJorge Adrian Ramirez Cra 5 nro 20 34 Queridisimo Sr.Mari Luz Rojas Cll 20 Nro 34 23 Queridisima Sra.Luis Montoya Transv. 76 Nro 34 23 Queridisimo JovenManuel Marín Cll 23 Nro 39 23 Queridisimo Sr.

4. Abre el documento que guardaste con el nombre de “carta” y digita la siguiente Invitación:

INVITACIÓN ESPECIAL

Con motivo de mi grado escolar, tengo el gusto de invitarte a compartir en familia este logro tan esperado.

Es importante para mí contar con su presencia en la recepción que harán mis padres en mi honor.

Lugar: Salón Social “Urbanización Montes de San Germán”Dirección: Cra 65 Nro 50 – 20.Teléfono: 2563049

Atento a su confirmación

Jorge Días GranadosGraduando.

5. Una vez termines guarda lo creado6. Ahora insertemos los campos a combinar en nuestra invitación, para esto Word

cuenta con un asistente que te va a guiar en la combinación de los datos. Sigue las siguientes instrucciones:

a. Vamos al menú: Correspondencia – Iniciar combinación de correspondencia – paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.

b. En la parte derecha aparece el asistente… y en él selecciona la opción “Cartas” en la lista de los tipos de documentos.

c. En la parte inferior damos clic en siguiented. Ahora en la nueva ventana del asistente damos clic en “Utilizar el

documento actual”. Porque lo estamos haciendo desde la carta que deseamos enviar.

e. Damos clic en siguientef. Como ya hemos creado una tabla con los datos a combinar, damos clic en

“Utilizar una lista existente”, damos clic en “Siguiente: Escriba la carta”.g. Ahora en la ventana que aparece vamos a buscar el documento que

guardamos con el nombre de “datos”, para que el asistente tome los datos de la tabla y lo podamos utilizar luego.

h. Damos clic en aceptar.

i. Ahora entonces debemos insertar los campos que deseamos combinar en la carta, para esto debes dar clic en el link “Más elementos….” Para que desde allí, ingreses cada uno de los campos ingresados en el archivo “datos”.

j. Pon el cursor en el lugar donde deseas que aparezca cada dato, la carta debe

quedar más o menos así.

INVITACIÓN ESPECIAL

«TRATAMIENTO» «NOMBRE»

«DIRECCIÓN_»

«SALUDO» «TRATAMIENTO»

Con motivo de mi grado escolar, tengo el gusto de invitarte a compartir en familia este logro tan esperado.

Es importante para mí contar con su presencia en la recepción que harán mis padres en mi honor.

Lugar: Salón Social “Urbanización Montes de San Germán”Dirección: Cra 65 Nro 50 – 20.Teléfono: 2563049

Atento a su confirmación

Jorge Días GranadosGraduando.

k. Una vez ingresado los campos damos clic en “Siguiente: Vista previa de las cartas” y en la parte superior del asistente encontramos flechas de desplazamiento que nos mostrarán como han quedado las cartas combinadas con los datos ya ingresados.

l. Damos clic en “Siguiente: Complete la combinación”m. Y por último damos clic en “Editar cartas individuales”. Después de esto se

generarán tantas cartas con sus respectivos nombres, como destinatarios tengamos en nuestro archivo datos.

n. Guarde su trabajo y preséntelo a su profesor para ser calificado.

Pdta: Recuerde que toda duda debe ser consultada a su profesor para una mejor comprensión del tema. Es importante que siga paso a paso todas las instrucciones.

ACTIVIDAD 2.

Crea el documento con el nombre datos2 y elabora la siguiente tabla, Completa los 6 campos restantes y guarda lo que hiciste:

NOMBRE CARGO EMPRESA TRATAMIENTO CiudadJorge Adrian Ramirez Supervisor Enertolima Tec. IbagueMari Luz Rojas Jefe de Personal Cemex Dr. ApuloLuis Montoya Coordinador

FinancieroEnertolima Dr. Ibague

Manuel Marín Contratista Telefonica Ing. Bogota

Elabora otro documento llamado cotización y ajusta los espacios de la carta con las siguientes recomendaciones:

Ibagué, 07 de Marzo del 2008

Señor«TRATAMIENTO» «NOMBRE»«CARGO»«EMPRESA»«CIUDAD»

La Empresa “CAMEVE – TECH” en su condición de Empresa de Servicio y Soporte Técnico, ofrece sus servicios temporales de profesionales y técnicos para la Implementación de una Red Informática, así como también de todos los materiales necesarios para la ejecución de dicha obra.

SOLICITUD DE COTIZACIONLa presente es para darles a conocer nuestro portafolio de servicios, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas requeridas para este proceso.

I.OBJETOContratación del servicio de armado y puesta en marcha de una Red Informática.

II.DURACION1 MES

Nuestra empresa queda atenta a cualquier duda con respecto a esta cotización.

Atentamente

CARLOS MEJIA VELAZCOINGENIERO CAMEVE – TECH