MDM – mistä siinä on kyse?

Talent Base Oy, Nino Ilveskero

Sisältö

Miksi panostaa tiedon laatuun?

Käsitteitä

Master Data Management

Tiedon laadun mittaaminen ja parantaminen

Hyötyjen saaminen

Yhteenveto

Huonolaatuinen tieto johtaa monenlaisiin ongelmiin

• Päätökset tehdään virheellisen tiedon perusteella tai mutu-tuntumalla, kun

ei luoteta saatavilla olevaan tietoon.

• Toimitukset ja lähetetyt viestit eivät tavoita vastaanottajaa väärien tai

puutteellisten osoitetietojen takia

• Sama henkilö tai asiakas esiintyy järjestelmissä moneen kertaan ja

aiheuttaa sekaannusta ja laskee asiakaspalvelun laatua.

• Lakien ja viranomaismääräysten noudattaminen mm. raportoinnin suhteen

vaikeutuu ja aiheuttaa turhia kustannuksia.

• Tietojärjestelmien yhteenliittäminen vaikeutuu erilaisten tietomallien ja

puutteellisen datan takia.

Käsitteitä

Master Data Management vs. Data Management

vs. Data Quality

Data management

Master Data Management

DQ

DQ

DQ

Mitä on Master Data?

Ei vakiintunutta suomenkielistä termistöä. Usein käytetään temiä “avaintieto”

tai “ydintieto”

Kaikki tieto ei ole master dataa

Master data on koko organisaation toiminnalle keskeistä ja jaettua tietoa.

Yhteisesti sovittu rakenne, sisältö ja merkitys = tietostandardi

• Näkökulma tiedon käyttämisessä; ei tuottamisessa

Vaatii omistajuutta ja hallintaa organisaatiossa

Tyypillisiä master data alueita:

• Toimijat (asiakkaat, henkilöstö, toimittajat, kumppanit)

• Paikat (toimipisteet, myymälät, markkina-alueet)

• Asiat (tuotteet, palvelut, kiinteistöt, omaisuus)

Mitä on Master Data Management?

Ei vakiintunutta suomenkielistä termistöä. Usein käytetään temiä

“avaintiedonhallinta” tai “ydintiedonhallinta”

Kokoelma sovittuja vastuita, prosesseja ja työkaluja, joiden avulla kuvataan ja

hallitaan organisaation toiminnan kannalta keskeisiä tietosisältöjä

Master data management sisältää tiedon:

1. Merkityksen ja termien määrittämisen

2. Keräämisen

3. Ryhmittelemisen

4. Yhdistämisen

5. Rikastamisen

6. Jakelemisen

7. Laadun mittaamisen ja parantamisen

Master data managementin osa-alueet

Tiedon laadun

mittaaminen,

parantaminen ja

raportointi

Sisällön, rakenteen,

merkityksen ja käytön

määritelmät

Sovitut käytännöt, prosessit, roolit

ja vastuut tiedon hallitsemiksi

Avaintiedonhallinnasta 80% on

ihmisiä ja prosesseja ja 20%

teknologiaa

TietostandarditTiedon laatu

Ihmiset ja prosessit

Tavoitteena sama tieto läpi koko toiminnan

Usein eri prosesseissa ja

yksiköissä on käytössä eri

työkalut ja järjestelmät. Esim.

myynnin ennustamista ja

raportointia voidaan tehdä

täysin eri välineillä. Kuitenkin

tiedon pitäisi olla

yhteismitallista.

Suunnittelu Toiminta Raportointi

MDM

Avaintiedonhallinnoinnin (governance) kehittäminen

Tietostrategia

Sovitut käsitteet

Yhteisettietomallit

Nimettyomistajuus

Sitouttaminenja

jalkauttaminen

Mittarit ja jatkuva

seuranta

Tietomallit ja standardit – perusta yhteiselle kielelle

Yritys

Asiakkuus Toimipiste

Kontakti

Liikesuhde

Tietoelementti Yritys

Määritys Rekisteröity, juridinen

yksikkö, jolle on

olemassa y-tunnus.

Omistaja Avainasiakaspäällikkö

Käyttäjät Laskutus,

taloushallinto,

markkinointi

Luottamuksellisuus Julkinen

Havaintoja tosielämästä

Tarpeeksi korkean tason tuki on välttämätön liiketoiminnan puolelta.

Eri osa-alueiden hallinnan lisäksi jossain vaiheessa joudutaan rakentamaan

myös kattotason omistajuus

Yhteisesti sovitut määritykset kaiken perusta.

”Etäisyys” MDM-omistajan ja tiedon käyttäjän välillä ei saa kasvaa liian

pitkäksi. Tarvittaessa otetaan mukaan välitaso, jolla on valtuus päättää

tiettyyn tietoalueeseen liittyvistä asioista.

Hyötyjen kommunikointi yksilö-, yksikkö- ja yritystasoilla tärkeää

jalkautuksessa.

Miten arvioin ja parannan tiedon laatua?

14

Miten arvioida tiedon laatua 1/2

Ajantasaisuus Onko tieto ajantasalla ja saatavissa oikeaan aikaan?

Tietueiden

yksilöllisyysKuinka monta tarpeetonta esiintymää samasta tietueesta on?

Täyttöaste Kuinka suuri osa halutuista tiedoista on olemassa?

PaikkansapitävyysKuinka oikeaa tietosisältö on? Kuinka hyvin se vastaa

todellisuutta?

Laadun mittaaminen ja arviointi perustuu aina sovittuun tietostandardiin

Miten arvioida tiedon laatua 2/2

Muodon oikeellisuus Onko tieto oikeassa muodossa?

Yhdenmukaisuus Onko tieto yhdenmukaista eri järjestelmissä

Eheys Ovatko viittaukset tietojen välillä oikein kaikissa

järjestelmissä?

Kattavuus Kuinka hyvin olemassa oleva tieto kattaa valitun alueen?

Tiedon laadun parantaminen eri vaiheissa

Tiedon

luominenOffline

prosessointiVaiheet

Toimen-

piteet

Koulutus,

standardit,

työohjeet

ValidointiTietojen

ristiinviittaami-

nen ja linkitys

Jälkikäteen

yhdistely ja

rikastaminen

Reaaliaikainen

yhdistely ja

rikastaminen

Sisällön

tarkistaminen SynkronointiTunnistaminen

ja siivous

Reaaliaikainen Säännöllinen

Laadun

seuranta

Mittaaminen ja

raportointi

Tiedon luonti Tiedon käyttö

Mittaaminen ja

raportointi

Hyötyjen saaminen

Liiketoimintahyötyjen luominen

Liiketoimin-

tahyödyt

Kustannustehokkuus

Riskien hallinta

ja säännösten

mukaisuus

Tuottojen lisäys

Tiedon laatu vaikuttaa monella tavalla

• Tietojärjestelmien integrointi

• Prosessien ja työskentelyn tehokkuus

• Asiakaspalvelun parantaminen

• Myynnin ja markkinoinnin tehostaminen

• Lakien ja määräysten asettamien vaatimusten täyttäminen

• Raportointi

• Päätöksenteko

“A journey of a thousand

miles starts with a single

step.”

Mao Zedong

Miten kannattaa aloittaa?

Tunnista organisaatiosi ja sen tehtävän kannalta olennaisin tieto

Kokoa projektitiimi organisaation eri osista

• Omistajuus ja tuki riittävän korkealta tasolta

• Tiimin jäsenet sekä liiketoiminnan (kaikki olennaiset prosessit edustettuina), että

tietohallinnon puolelta

Määritä yhteiset käsitteet

Määritä tavoitetila ja miten mitataan onnistumista

Tunnista alueet, joissa voidaan nopeasti saavuttaa konkreettisia tuloksia.

Suhteuta kehityspanokset saavutettavissa oleviin hyötyihin.

Yhteenveto

Vain laadukas tieto on arvokasta.

Avaintieto on koko organisaation toiminnalle keskeistä ja jaettua

tietoa. Sillä pitää olla omistaja ja hallinnoija.

Tiedon laatuun vaikuttavista asioista 80% liittyy ihmisiin ja

prosesseihin ja 20% teknologiaan.

Tiedon laatua voidaan ja sitä pitää mitata, seurata ja parantaa

jatkuvasti.

Ongelmat on helpompi korjata niiden syntylähteellä kuin

jälkeenpäin tietojärjestelmissä.