taklimat tatacara pendahuluan pelbagai
TRANSCRIPT
1
TAKLIMAT TATACARA PENDAHULUAN
PELBAGAI
Disediakan : Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman
Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat &
Agensi, Jabatan Akauntan Negara MalaysiaJulai 2009
2
SKOP
1.Kuasa Akta
2.Maksud
3.Kuasa Meluluskan
4.Peraturan Permohonan
5.Penyelesaian/Pelarasan Pendahuluan
6.Penyelenggaraan Rekod Kewangan
7.Surcaj Dan Tindakan Tatatertib
3
KUASA AKTA
Kumpulanwang Amanah Kerajaan
Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta Prosedur Kewangan 1957
Untuk maksud tertentu melalui resolusi yang dilulus oleh Dewan Rakyat
Bercorak Kumpulanwang pusingan
Di bawah Pelbagai Kumpulanwang Amanah Kerajaan-Pendahuluan Pelbagai (Penyata Kewangan E1c)- PPK4
4
MAKSUD PENDAHULUAN PELBAGAI
Pendahuluan yang membenarkan keluaran
wang dari Akaun Pendahuluan Pelbagai
kepada Ketua Jabatan sahaja yang
memerlukan wang tunai untuk
menjalankan sesuatu program/aktiviti yang
perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan.
(PP 13/1990 Para 7.1)
5
KUASA MELULUSKAN
Perbendaharaan
6
PERATURAN PERMOHONAN
Borang Kew.106 ( 5 salinan )
Borang Maklumat Sokongan
(seperti Lampiran A
Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 13 Tahun 1990 )
7
PERATURAN PERMOHONAN
... sambungan
Borang Permohonan dan Lampiran A-
ditandatangani oleh :
- Ketua Jabatan; atau
- Pegawai Kanan.
* Nama dan jawatannya dinyatakan
8
PERATURAN PERMOHONAN
... sambungan
Disokong dengan butiran terperinci perbelanjaan
Surat kelulusan khas daripada Perbendaharaan atau lain surat kuasa bagi aktiviti atau program yang tiada dalam Belanjawan Tahunan semasa
9
PERATURAN PERMOHONAN
... sambungan
Kadar untuk bayaran cenderamata,
hadiah, saguhati, keraian, elaun
makan dsbnya berdasarkan pekeliling yang
berkuatkuasa seperti – PP 3/2003, PP4/2003,
PP3/2005 dsbnya.
* Jika tidak, perlu kelulusan khas Perbendaharaan
10
PERATURAN PERMOHONAN
... sambungan
Permohonan sekurang-kurangnya 14 hari
sebelum aktiviti/program bermula.
Permohonan tidak akan dipertimbangkan
jika aktiviti/program telah berjalan.
Boleh terus caj ke vot.
11
PERATURAN SETELAH PERMOHONAN
DILULUSKAN
Ketua Jabatan perlu menyediakan
BUKU DAFTAR PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI
Yang mengandungi :-
a. Rujukan Fail Jabatan
b. Jumlah Pendahuluan dan tarikh diluluskan.
c. Nombor kelulusan Perbendaharaan
d. Nama Pegawai yang diamanahkan dengan WangPendahuluan.
e. Nama Pegawai yang bertanggungjawab terhadap Pelarasan /Penyelesaian
f. Tarikh Aktiviti/Program disempurnakan
g. Tarikh Penyata Perbelanjaan dikemukakan
h. Tarikh Penyelesaian dengan butir-butir baucer dan lain-lain
12
PERATURAN SETELAH PERMOHONAN
DILULUSKAN ... sambungan
Buku Daftar permohonan Pendahuluan Pelbagai
tersebut hendaklah diperiksa setiap suku
tahun dan ditandatangani oleh Ketua
Bahagian Kewangan, Kementerian/Jabatan
berkenaan.
13
PENYELESAIAN/PELARASAN
PENDAHULUAN PELBAGAI
Penyelesaian Pendahuluan
- dalam tempoh 6 minggu dari tarikh
penyempurnaan aktiviti / program dan
dalam tahun kewangan yang sama.
14
PENYELESAIAN/PELARASAN
PENDAHULUAN PELBAGAI ... sambungan
Rekod perbelanjaan harian dan penyata
perbelanjaan - tidak lewat 14 hari selepas
aktiviti / program disempurnakan.
Dalam tempoh 21 hari selepas menerima
penyata perbelanjaan tersebut pegawai
pelarasan hendaklah menyelesaikan
Pendahuluan Pelbagai berkenaan.
15
Proses Pelarasan /
Penyelesaian
1. Amaun perbelanjaan sama dengan
pendahuluan pelbagai
Pelarasan melalui baucar jurnal
(jumlah tuntutan pendahuluan pelbagai)
DT Vot/Akaun Amanah
KT Amanah (8533XX/ 8534XX)
16
Proses Pelarasan /
Penyelesaian
2 Amaun perbelanjaan kurang dari pendahuluan pelbagai
2.1 Sediakan Penyata Pemungut bagi bayaran balik lebihan (pemohon perlu mengembalikan dengan serta merta)
2.2 Pelarasan baucar jurnal (jumlah tuntutan pendahuluan pelbagai)
DT Vot/Akaun Amanah
KT Amanah (8533XX/ 8534XX)
17
Proses Pelarasan /
Penyelesaian
3. Amaun perbelanjaan melebihi
pendahuluan pelbagai
???
Sediakan Baucar Bayaran tuntutan
pelbagai
18
Proses Pelarasan /
Penyelesaian
Pastikan semua pelarasan adalah disertakan dengan
Penyata perbelanjaan, resit – resit dan slip pertukaran matawang asing (jika ada).
Pastikan maklumat di skrin subsidiari/permohonan dimasukkan dengan lengkap sebelum menyimpan baucar jurnal di dalam sistem eSPKB. (Auto kemaskini Akaun subsidiari)
# Nota : PTJ perlu menghantar penyata pemungut, resit (Kew. 38), baucar bayaran dan baucar jurnal ke Bahagian Kewangan
19
Penyediaan Laporan
1. Setiap Akhir Bulan
Pastikan setiap akhir bulan, sediakan
Laporan Pendahuluan Pelbagai yang
belum selesai berdasarkan Buku Daftar
Pendahuluan Pelbagai.
Edarkan laporan tersebut ke PTJ yang
berkenaan untuk penyelarasan.
20
Penyediaan Laporan
2 . Setiap Suku Tahun
Pastikan Penyata Mengenai Pendahuluan Pelbagai yang belum diselesaikan, disediakan tiap-tiap suku tahun dalam tempoh 14 hari dari tarikh akhir setiap suku tahun dikemukakan
Kepada : -
Ketua Setiausaha Perbendaharaan
Salinan kepada: -
i. Akauntan Negara Malaysia
ii. Ketua Audit Negara
21
Penyata perlu mengandungi butir-butir
Pendahuluan Pelbagai yang belum diselesaikan
sejak awal tahun dan sebelumnya.
Penyediaan Laporan
22
Penyediaan Laporan
Sekiranya didapati semua pendahuluan
telah diselesaikan maka Ketua Jabatan
hendaklah mengesahkan kedudukan ini di
atas penyata tersebut. (Penyata dengan
catatan ‘TIADA’ perlu dikemukakan)
23
Penyediaan Laporan
3 . Setiap Akhir Tahun
Senarai Pendahuluan Pelbagai yang belum diselesaikan oleh Kementerian / Jabatan perlu disediakan oleh Akauntan Negara dan Jabatan Yang Mengakaun Sendiri selepas tarikh 31 Disember tiap-tiap tahun, tetapi tidak lewat dari tarikh penutupan akaun
dan dihantar
Kepada : Ketua Setiausaha Perbendaharaan
Salinan kepada: Ketua Audit Negara
24
... sambungan
Senarai tersebut hendaklah mengandungi butir-
butir berikut :-
a. Nama Kementerian/Jabatan
b. Nombor Kelulusan Perbendaharaan
c. Jumlah Pendahuluan dan tarikh diluluskan
d. Baki yang belum dijelaskan
25
SURCAJ DAN TINDAKAN TATATERTIB
Kegagalan pematuhan Peraturan-peraturan
dalam Pekeliling Perbendaharaan 13/90 -
pegawai-pegawai yang bertanggungjawab
boleh dikenakan surcaj dan atau tindakan
tatatertib.
26
KELULUSAN PENDAHULUAN
PELBAGAI BUKAN SATU
KELULUSAN PERBELANJAAN.
KETUA JABATAN ADALAH
BERTANGGUNGJAWAB
SEPENUHNYA ATAS
PERBELANJAAN BERKENAAN
MENGIKUT PERATURAN
KEWANGAN BERKUATKUASA
PERINGATAN
27
28
29
BORANG MAKLUMAT SOKONGAN BERHUBUNG DENGAN PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI
1. Butir-butir mengenai aktiviti/program Untuk Kegunaan Perbendarahaan1.1 Tajuk Aktiviti .......................................................................................................................1.2 Tarikh diadakan ........................................................................2. Kelulusan Aktiviti/Program
2.1 Sama ada aktiviti/program di bawah peruntukan Belanjawan semasa atau sesuatu Akaun Amanah Kementerian/Jabatan ...............................................
2.2 Jika Peruntukan Belanjawan semasa Sama ada aktiviti/program tersenarai dalam Belanjawan Tahunan atau tidak ................................................Jika tidak tersenarai, sila sertakan surat kelulusan khas daripada Bahagian Belanjawan,Perbendaharaan.
2.3 Jika perbelanjaan dari sesuatu Akaun Amanah Rujukan peraturan Akaun Amanah berkenaan yang membolehkan maksud perbelanjaan ini. ...................................................Sila sertakan surat dari Pegawai Pengawal Akaun Amanah yang mengesahkan perbelanjaan itu dibenarkan.
2.4 Jika sesuatu kadar bayaran digunakan, sila nyatakan rujukan Pekeliling atau Peraturan Kewangan yang menetapkan kadar berkenaan atau sertakan surat kelulusan khas dari Bahagian Pentadbiran, Perbendaharaan.....................................................
3. Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab
3.1 Nama dan jawatan pegawai yang akan diamanahkan dengan wang Pendahuluan Pelbagai serta bertanggungjawab ke atas perbelanjaan dan penyediaan penyata perbelanjaan berkenaan.........................................................................................................
3.2 Sama ada Pendahuluan Pelbagai lama ke atas nama pegawai tersebut di perenggan 3.1 di atas telah diselesaikan atau tidak......................................................
30
3.3 Jika ada Pendahuluan Pelbagai yang tertunggak sila beri butir-butir berkenaan seperti berikut:
Bil. No. Rujukan Kelulusan Tarikh Diluluskan Amaun
3.4 Sebab-sebab penyelarasan tidak dapat dilakukan..................................................................................................................
3.5 Tindakan Jabatan yang telah diambil terhadap pegawai-pegawai berkenaan.(i) Pegawai yang diamanahkan dengan wang Pendahuluan Pelbagai .....................................................(ii) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas pelarasan .....................................................
3.6 Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab terhadap pelarasan Pendahuluan Pelbagai yang diminta sekarang ............................................................................................................
............................................(Tandatangan Ketua Jabatan).............................................(Nama).............................................(Jawatan)..............................................(Tarikh)
Bahagian Pentadbiran,Perbendaharaan Malaysia.
31
32
33
1. Serahkan cek kepada pegawai untuk ditunaikan di atas nama
Ketua Setiausaha / Ketua Jabatan / perseorangan.
2. Pastikan nama dan tandatangan pegawai dalam surat
penyerahan wang pendahuluan pelbagai (salinan pejabat)
3. Pastikan 2 salinan surat penyerahan diserahkan kepada pegawai
bertanggungjawab.
4. Pastikan salinan surat penyerahan difailkan
5. Pastikan setelah pegawai menunaikan cek :-
- Pegawai menandatangani akuan terima wang dalam surat
penyerahan wang
- Pegawai menandatangani Buku Serahan Wang sebelum
menyerahkan wang pendahuluan tersebut.
- Serahkan satu salinan surat penyerahan kepada pegawai
dan satu salinan difailkan.
Nama Pegawai yang diamanahkan dengan Wang Pendahuluan