taklimat proses permohonan ke luar negara … · universiti’ dengan ‘tajaan’ ... mohon...
TRANSCRIPT
![Page 1: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/1.jpg)
Siri 3-31 Oktober 2018
TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA
(RASMI DAN TIDAK RASMI) MELALUI SISTEM PERMOHONAN LUAR
NEGARA (SPLN) UPM
![Page 2: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/2.jpg)
SEMUA STAF UPM adalahwajib mengemukakanpermohonan ke luar negara melalui Sistem PermohonanLuar Negara (SPLN) UPM, jikaberhasrat untuk ke luarnegara samada urusantersebut adalah secara rasmiatau bukan rasmi/peribadi.
Bagi perjalanan secara berkumpulan, setiap ahli kumpulanjuga perlu mengemukakan permohonan masing-masing.
![Page 3: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/3.jpg)
Pemohon perlu mengemukakan permohonan ke luar negara selewat-lewatnya 7 hari bekerja (bagi TIDAK RASMI) dan 6 minggu(bagi RASMI) daripada tarikh perjalanan dibuat.
Sebarang kelewatan permohonan perlu mengemukakan justifikasikelewatan yang munasabah seperti yang diminta di dalam sistemSPLN (Namun, tiada jaminan bahawa permohonan yang lewat akan dapat diprosesatau mendapat kelulusan akhir sebelum tarikh perjalanan dilakukan)
Contoh yang tidak sesuai: ‘saya terlalu sibuk dengan tugas
harian sehingga terlupa mengisi permohonan’
![Page 4: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/4.jpg)
*Minit LPU 115/15 pada 17 Oktober2016 telah bersetuju bersetujusupaya YBhg. Tan Sri PengerusiLembaga Pengarah Universiti ataumana-mana wakil Senat yang dilantiksebagai ahli Lembaga PengarahUniversiti dipersetujui sebagai orang yang diberi kuasa untuk mewakiliLembaga bagi tujuan perakuanperjalanan tugas rasmi ke luar negara.
*
(Rasmi Sahaja) (Rasmi Sahaja) (Rasmi Sahaja)
![Page 5: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/5.jpg)
![Page 6: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/6.jpg)
KRONOLOGI PEMBANGUNAN SPLN
Tarikh Tindakan
1 Oktober 2012 Mula diguna pakai
20 Oktober 2016 Ditambah baik untuk memenuhi ‘Pematuhan Peraturan PerjalananAtas Tugas Rasmi Ke Luar Negara Oleh Badan BerkanunPersekutuan’, iaitu pada Para 5 Surat Pekeliling Am PerbendaharanBil 1 2015, SEMUA PERMOHONAN PERJALANAN RASMI KE LUAR NEGARA hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya 2 minggu daritarikh perjalanan ke Pejabat Ketua Setiausaha (KSU) Kementerian Pendidikan.
1 Mac 2017 Pihak urus setia SPLN UPM akan memohon bagi pihak pemohonmelalui sistem secara atas talian Kementerian (Sistem PermohonanPerjalanan ke Luar Negara UA- eOTR UA) setelah permohonanmendapat sokongan di peringkat UPM (Bursar, Ketua PTJ, Naib Canselor dan LPU) melalui SPLN.
13 Jun 2018 Integrasi data kewangan UPMKB dan penambahbaikan lain
![Page 7: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/7.jpg)
ISU BERKAITAN
• Permohonan diterima lewat (tidak mengikut tempoh)
• Pemohon tidak membuat pemantauan sama ada permohonandikuiri semula (dikembalikan untuk pembetulan)
• Pemohon tidak peka berkaitan dokumen yang patut dimuatnaik. Walau dikembalikan masih membuat kesilapan sama.
• Pemohon tidak membuat semakan status permohonan(contoh permohonan sangkut di peringkat Ketua PTJ). Menyebabkan keseluruhan proses menjadi lewat.
![Page 8: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/8.jpg)
ISU BERKAITAN
• Perjalanan secara kumpulan, tetapi tidak semua ahli membuatpermohonan
• Tujuan perjalanan tidak dinyatakan dengan jelas (terlaluumum)
• Pegawai tidak dapat membezakan antara ‘PeruntukanUniversiti’ dengan ‘Tajaan’
• Sistem mengalami gangguan (contoh biasa adalah pada waktusistem kewangan ditutup pada awal/akhir tahun)
![Page 9: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/9.jpg)
PERMOHONAN RASMI
Urusetia SPLN akan memohon kelulusan di peringkat KSU melalui
sistem e-OTR KPM setelah permohonan mendapat sokongan LPU
Permohonan melalui e-OTR KPM perlu dibuat selewatnya-
lewatnya sebelum 7 hari bekerja dari tarikh perjalanan yang
hendak dibuat
![Page 10: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/10.jpg)
ISU BERKAITAN (permohonan rasmi)
Bagi membantu proses semasa permohonan di Kementerian Pendidikan dapat berjalan secara teratur, dan tidak dikuiri oleh pihak Kementerian atasperkara yang berulang, SEMUA pengguna yang memohon keluar negara bagiurusan rasmi diminta untuk MENGAMBIL PERHATIAN perkara-perkaraberkaitan seperti di dalam pembentangan ini.
Bagi Ketua PTJ/ para pemegang akaun amanah universiti/ Pegawai Kewanganadalah dimohon untuk mengambil perhatian kepada slaid 20-27.
![Page 11: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/11.jpg)
Antara Contoh KUIRI
![Page 12: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/12.jpg)
Antara Contoh KUIRI
![Page 13: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/13.jpg)
Antara Contoh KUIRI
![Page 14: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/14.jpg)
Antara Contoh KUIRI
![Page 15: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/15.jpg)
![Page 16: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/16.jpg)
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Lampirkan surat jemputan atau arahanhadir ke program rasmi tersebut(atas nama pegawai tersebut sendiri).
![Page 17: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/17.jpg)
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Lampirkan maklumat berkaitan program yang akan dihadiri.
![Page 18: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/18.jpg)
![Page 19: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/19.jpg)
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Muatnaik tandatangan yang jelas di dalamsistem SPLN
![Page 20: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/20.jpg)
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Pastikan bahawa lampiran di ‘SCANNED’ dan BUKAN diambil gambar ataupun ‘print screen’
![Page 21: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/21.jpg)
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Jika perjalanan adalah ditaja atau pembiayaansendiri, mohon kemukakan surat/maklumat yang bersesuaian
![Page 22: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/22.jpg)
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Lampirkan maklumat lengkap butirankelulusan kewangan untuk perjalanan tersebut
![Page 23: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/23.jpg)
Tindakan Ketua PTJ/Pemegang Amanah Akaun Universiti/ Bursar
• Adalah didapati surat kelulusan bagi menggunakan peruntukanyang disediakan oleh para Pemegang Amanah adalahmenggunakan format yang berbeza-beza.
• Pihak KSU meminta semua Universiti Awam (UA) untukmemastikan bahawa perincian kelulusan kewangan untukperjalanan tersebut, perlulah mengandungi maklumat berikut:
Nama dan butiran pegawai yang diluluskan untuk membuat
perjalanan
Tajuk program, tarikh perjalanan, dan tempat
Butiran kewangan yang diluluskan mengikut pecahan
(tambang perjalanan, penginapan, yuran, elaun makanan
dan lain-lain berkaitan)
Akaun/sumber peruntukan yang diluluskan
![Page 24: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/24.jpg)
Nama dan butiran
pegawai yang
diluluskan untuk
membuat
perjalanan tersebut
CONTOH
![Page 25: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/25.jpg)
Tajuk program, tarikh
perjalanan, dan tempat
CONTOH
![Page 26: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/26.jpg)
Nyatakan butiran
kewangan yang
diluluskan mengikut
pecahan (tambang
perjalanan, penginapan,
yuran, elaun makanan
dan lain-lain berkaitan)
CONTOH
![Page 27: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/27.jpg)
Nyatakan
akaun/sumber
peruntukan yang
diluluskan
CONTOH
![Page 28: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/28.jpg)
Contoh surat kelulusan yang terlalu umum
(KSU memerlukan butiran terperinci peruntukan yang
diluluskan)
![Page 29: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/29.jpg)
Contoh surat kelulusan yang terlalu umum
(KSU memerlukan butiran terperinci peruntukan yang
diluluskan)
![Page 30: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/30.jpg)
Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada
pengesahan serta senarai nama pegawai yang diluluskan
![Page 31: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/31.jpg)
Contoh- format yang diisi oleh pegawai ke dalam SPLN UPM
![Page 32: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/32.jpg)
format borang
KPM yang akan
dimuatnaik dalam
sistem eOTR oleh
urusetia SPLN
bagi pihak
pegawai
Footer untuk
setiap muka
surat borang
Contoh:
![Page 33: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/33.jpg)
Contoh surat kelulusan KSU
![Page 34: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/34.jpg)
![Page 36: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/36.jpg)
Urus setia Sistem Perjalananan Luar Negara (SPLN) UPM
Pejabat Naib Canselor
Universiti Putra Malaysia
E-mel: [email protected] atau [email protected]
![Page 37: TAKLIMAT PROSES PERMOHONAN KE LUAR NEGARA … · Universiti’ dengan ‘Tajaan’ ... mohon kemukakan surat/maklumat yang ... Contoh surat/minit kelulusan yang terlalu umum dan tiada](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052203/5cc5ed3b88c9936f738be78b/html5/thumbnails/37.jpg)
TERIMA KASIH/THANK YOU
P E R T A N I A N I N O V A S I K E H I D U P A N
facebook.com/UniPutraMalaysia @UPutraMalaysia instagram.com/UniPutraMalaysia youtube.com/user/bppupm
www.upm.edu.my