Pengurusan Mesyuarat Rujukan: Mengendalikan Urusetia Mesyuarat di UMS:Oleh Pendaftar UMS&Pekeliling Pendaftar Bil 4/98

Objektif:

Memahami peraturan Mesyuarat UniversitiMemahami tugas Urus setia Memahami format penyediaan Agenda Kertas DasarMinit Mesyuarat Memorandum Pelaksanaan

SKOP:

Peraturan-peraturan MesyuaratPeraturan IPeraturan IIPANDUAN URUSETIA MESYUARAT (Pekeliling Pendaftar Bil. 4/98)Latihan penyediaan Dokumen Mesyuarat

PERATURAN NO. I

Peraturan Universiti Malaysia Sabah (Peraturan-peraturan Senat) 1998

~Diperbuat oleh Senat

PERATURAN NO. II

Peraturan Universiti Malaysia Sabah (Peraturan-peraturan Mesyuarat Jawatankuasa Pentadbiran Akademik Sekolah/Pusat/Akademi/Institut) 1998

~Diperbuat oleh Senat

Sekolah, Pusat, Akademi dan Institut hendaklah mengadakan Jawatankuasa Pentadbiran akademik masing-masing seperti yang ditetapkan dalam statut.

Peraturan II~Tafsiran

Samb.: Peraturan II~TafsiranAHLI JAWATANKUASA PENTADBIRAN AKADEMIK:

DEKAN @ PENGARAH: PENGERUSI TIMB. DEKAN @ TIMB. PENGARAHPROF SEK/PUSAT/AKADEMI DAN INSTITUT (JAWATAN TETAP)20 GURU (JAWATAN TETAP) YANG DILANTIK OLEH DEKAN

Setiausaha: Pendaftar @ wakilnya

Adakan mesyuarat pada tarikh dan agenda yang ditetapkan oleh Pengerusi** (berbincang dengan Setiausaha)Dekan/pengarah boleh jemput siapa yang dirasakan perlu Dekan/pengarah: Pengerusi Mesyuarat atau mewakilkan Timb Dekan/Timb Pengarah

Samb.: Peraturan II~Tafsiran

Samb.: Peraturan II ~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSATTIGA JENIS MESYUARAT:

Mesyuarat BiasaMesyuarat Khas Mesyuarat Luar Biasa

(1) Mesyuarat Biasa:

Tidak kurang daripada sekali dalam dua bulan.Pemberitahuan: 14 hari daripada tarikh mesyuarat (bertulis).Jika tidak dapat diadakan di atas sesuatu sebab (Kec. tidak cukup kuorum), hendaklah ditunda pada hari yang sama minggu berikutnya.

Samb.: Peraturan II ~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT

(2) Mesyuarat Khas:

Arahan Dekan @ Pengarah.Permintaan oleh 1/5 daripada ahli:Dikemukakan secara bertulis kepada setiausahaPerlu diadakan 10 hari selepas permohonan diterima oleh setiausahaPemberitahuan: 4 hari daripada tarikh mesyuarat (bertulis).

Samb.: Peraturan II ~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT

(3) Mesyuarat Luar Biasa:

Arahan Dekan bila perlu untuk kepentingan sekolah.Pemberitahuan: 60 minit daripada tarikh mesyuarat diadakan (secara bertulis atau lisan)

Samb.: Peraturan II ~Mesyuarat2 Sekolah/Pusat

Pemberitahuan dianggap sampai:

Jika pemberitahuan telah disampaikan kepada seseorang kakitangan yang bertugas di pej. atau jabatan ahli yang berkenaan

Samb.: Peraturan II ~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT

Samb.: Peraturan II ~Agenda MesyuaratEdaran Agenda Mesyuarat Biasa: 7 hari sebelum tarikh mesyuarat

Agenda Mesyuarat khas dan luar biasa disampaikan bersama pemberitahuan mesyuarat

Bahan untuk dibawa keMesyuarat Biasa:Disampaikan kepada Setiausaha 9 hari sebelum tarikh MesyuaratPerkara yang tiada dlm agenda: jika dipersetujui suara terbanyak oleh ahli yang hadir, maka boleh dibincangkan dalam Mesy. Khas atau Mesy. Luar Biasa

Samb.: Peraturan II ~Agenda Mesyuarat

Samb.: Peraturan II ~KuorumMesyuarat biasa dan Mesyuarat Khas: 1/3 daripada bilangan ahli yang berada di Malaysia

Mesyuarat Luar Biasa: daripada bilangan ahli yang berada di Malaysia

Peraturan I: (SENAT)~(6) KuorumTAMBAHAN DALAM PERATURAN I (SENAT):

~ TUNDA: Jika 30 minit selepas waktu mesyuarat tidak cukup kuorum (ke tarikh yang ditetapkan oleh NC).~Pemberitahuan 48 Jam~Jika tidak cukup kuorum juga maka mesyuarat diteruskan dan keputusan boleh dibuat seolah-olah keputusan dibuat dalam mesyuarat yang ada kuorum dengan syarat tiada perkara baru ditambah pada agenda asal.

Jika tidak cukup kuorum dalam Mesyuarat Khas dan Luar Biasa dalam tempoh jam selepas waktu Mesyuarat maka mesyuarat terbatal dengan sendirinya.

Samb. Peraturan I: (SENAT)~Kuorum

Peraturan I: (SENAT)~(7) Penangguhan dan Menamatkan Mesyuarat

7a. Mesyuarat Biasa: 2 Jam perlu ditamatkan atau ditangguhkan kecuali jika Senat membuat ketetapan diteruskan.7b.Sambungan Mesyuarat diadakan dengan ketetapan Senat tidak lewat drp (7) hari selepas penangguhan itu.

~Mesyuarat sambungan dianggap sebahagian daripada mesyuarat asal, jika ada perkara baru maka dimasukkan di bawah hal-hal lain.

~Mesyuarat sambungan ini perlu ditamatkan dalam tempoh 2 Jam kecuali jika Senat membuat ketetapan diteruskan.

Samb. Peraturan I:~(7) Penangguhan dan Menamatkan Mesyuarat

Jika sesuatu agenda tidak sempat dibincangkan pada 7a dan 7b maka perkara tersebut boleh dibawa ke Mesyuarat Biasa berikutnya.

Mesyuarat Khas dan luar biasa dijalankan seberapa lama yang difikirkan perlu oleh Senat.

Samb.: Peraturan II ~Minit MesyuaratMinit Mesyuarat biasa: disahkan dalam mesyuarat biasa berikutnya.

Minit Mesyuarat Khas dan Minit Mesyuarat Luar Biasa perlu pengesahan dalam Mesyuarat Biasa (Segera).

Minit ditandatangani oleh Pengerusi selepas disahkan oleh ahli dan dimasukkan dalam Buku Minit Rasmi (Rekod).

Minit tidak boleh dibantah tentang apa-apa kandungan minit atau berkenaan sah atau tidak mesyuarat tersebut selepas minit disahkan

Peraturan I: (SENAT)~(8) Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Biasa, Khas, Luar Biasa:

diedar dalam tempoh 21 hari kepada ahli selepas tarikh mesyuarat

Samb.: Peraturan II ~Membuat keputusan:Berasaskan pendapat kesemua ahli Pengundian (jika perlu)Jika sama undian: pengerusi berhak menggunakan undi kedua @ undi pemutus.Secara terbuka (kec. Jika 2/3 drp ahli mahu sebaliknya.

Minit Mesyuarat hanya merekodkan keputusan dan bukan pendapat ahli secara perseorangan

Ahli yang tidak setuju: boleh meminta dicatat dalam minit mesyuarat berkaitan (syarat: permintaan dibuat dalam mesy. & hujah tidak dicatatkan)

Samb.: Peraturan II ~Membuat keputusan:

Samb.: Peraturan II ~Perkara-perkara Penting Jika keputusan perlu SEGERA:Persetujuan Dekan Dikelilingkan dengan surat kepada ahli untuk kelulusanTempoh 7 hari (untuk ahli maklumkan kepada Setiausaha setuju, berkecuali atau tidak setuju)

Sekiranya timbul perselisihan pendapat tentang mana-mana bahagian drp peraturan ini maka hendaklah diputuskan dalam suatu mesyuarat senat.

Samb.: Peraturan II ~Perkara-perkara Penting

9b. Keputusan secara edaran

KEPUTUSAN SEGERA diperlukan dan dgn persetujuan NC.Dikelilingkan kepada ahli. Diberi tempoh 7 hari untuk memberitahu SU (secara bertulis) samada setuju@tidak@berkecualiDianggap setuju jika tiada maklum balas. Asas keputusan Senat: suara terbanyak ahli yang memberi keputusan (termasuk berkecuali) dan cukup kuorum bagi mesyuarat biasa Senat

Peraturan I: (SENAT)~(9)Keputusan Senat

Perbincangan-perbincangan dan minit-minit mesyuarat Senat adalah RAHSIA:tidak boleh diberitahu kepada mana-mana pihak kecuali atas prinsip PERLU TAHU.

Kertas-kertas agenda dan minit-minit mesyuarat Senat adalah SULIT:Tidak boleh diedarkan sebahagian atau seluruhnya kepada mana-mana pihak, lain di dalam atau luar Universiti melainkan dengan kebenaran NC

Peraturan I: (SENAT)~(10)Kerahsiaan Mesyuarat

PANDUAN URUSETIA MESYUARAT:

Petikan daripada pekeliling Pendaftar Bil 4/98

Tanggungjawab Urusetia Dibahagikan kepada tiga peringkat: Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat Tindakan-tindakan semasa Mesyuarat Tindakan-tindakan selepas Mesyuarat

Tindakan-tindakan pra mesyuarat Menentukan Agenda, Tarikh, Masa dan Tempat Mesyuarat bersama Pengerusi Jawatankuasa.Membuat Tempahan bilik Mesyuarat

Samb.Menentukan kertas kerja Jabatan/sekolah disediakan untuk perbincangan Diterima dalam tempoh 9 hari dari tarikh mesyuarat Kenalpasti bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan Sediakan ringkasan eksekutif (KERTAS DASAR)

Samb.Menghantar surat jemputan Mesyuarat Diterima sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuaratSurat jemputan mengandungi: Nama jawatankuasaTarikh dan tempat mesyuarat Masa mula dan masa dijangka tamatAgenda mesyuarat Nama Pengerusi Jenis pakaian

Samb.Susunan agenda mesyuarat:Perutusan dan Alu-aluan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat yang laluPerkara berbangkitPembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup

Samb.Memastikan persediaan, kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat Bilik bersih dan kemas Tempat duduk mencukupiAlat pembesar suara berfungsi (jika diperlukan)

Samb. Peralatan lain yang diperlukan seperti LCD projector

Tentukan semula tempahan minuman ringan

(Urusetia perlu memastikan satu jam sebelum mesyuarat bermula)

Samb.Menentukan kehadiran

Kehadiran dipastikan 2 hari sebelum mesyuarat

Memberitahu ahli-ahli Mesyuarat tentang Etiket Mesyuarat

Cara memberi penghormatan kepada pengerusi Menghadiri mesyuarat tepat pada masanya Memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat

Samb.Perbincangan pra MesyuaratDi antara Urus setia dan Pengerusi Untuk meneliti maklumbalas yang diterima.Untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul.Diadakan 2 hari sebelum mesyuarat

Catatan Minit MesyuaratMinit Mesyuarat hendaklah merekod:Senarai kehadiran Perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat Keputusan-keputusan yang dibuat tindakan susulan yang perlu diambil oleh Sekolah/Jabatan dsbnya.

Tindakan semasa mesyuarat

Tindakan-tindakan selepas Mesyuarat:Penyediaan Minit Draf minit perlu dikemukakan tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.Minit yang telah diluluskan oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan (Kecuali Senat 21 Hari)

Samb.Format Minit MesyuaratDisusun mengikut agenda

Susunan nama ahli-ahli yang hadirDisusun mengikut kekananan ahli

Samb.Catatan perbincanganDirekod secara padat, tepat dan jelascatatan perkara perlu diikuti dengan nota tindakan atau makluman sahajaTindakan: nama/agensi berkaitan

@Tindakan: untuk makluman sahaja

Samb.Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Urus setia bertanggungjawab mengesan maklumbalas bagi keputusan mesyuarat

Samb.Laporan maklumbalas (memorandum pelaksanaan) oleh Urus setia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima perlu diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat Perlu disusun mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat

Samb. Urus setia perlu membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima

Urus setia hendaklah membuat laporan maklumbalas

(memorandum pelaksanaan seperti format rujuk lampiran)

Samb. Menentukan format maklumbalas dari Sekolah/JabatanCabutan keputusan Kedudukan masa kini Peringkat pelaksanaan/pencapaian Masalah pelaksanaanCadangan penyelesaian masalah

Samb.Penyediaan laporan maklumbalas oleh Jabatan/jawatankuasa bertanggungjawab

Agenda Mesyuarat: Diedar selepas notis dibuat iaitu 7 hari sebelum mesyuarat.

Mengikut susunan keutamaan atau urutan perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat.

Merujuk kepada KERTAS DASAR yang dijadikan asas perbincangan

KERTAS DASAR Menjelaskan latarbelakang bagi memboleh keputusan dibuat dengan tepat.Kertas dasar mengandungi: Sejarah bagi sesuatu perkara: keputusan & masalah masa laluPermasalahan yang hendak diselesaikan Perbandingan dengan agensi yang lain Ulasan tentang peraturan

Samb.KERTAS DASAR

Ulasan oleh Pihak Pengurusan/urusetia jika ada (ulasan pentadbiran)

Cadangan keputusan/syor untuk dijadikan asas pertimbangan jawatankuasa/badan berkenaan.

Samb.KERTAS DASAR Kertas dasar perlu lengkap dan cukup maklumat.Kertas dasar akan dirujuk semula sekiranya terdapat masalah kepada keputusan yang telah dibuat.Pegawai yang menyediakan kertas dasar juga akan dipertanggungjawabkan.

PENULISAN MINIT/CATATAN MESYUARAT/MINIT MESYUARATMinit Mesyuarat yang baik biasanya:Merujuk kepada perbincangan kepada kertas yang dikemukakan Mencatatkan perkara pokok atau asas kepada perkara yang dbincangkan (contoh peraturan)Kemudian diikuti keputusan mesyuarat

Samb.Minit Mesyuarat Catatan pandangan individu tidak perlu dicatat kecuali diminta (khusus bagi padangan yang bertentangan).

Jika secara undian memadai dinyatakan keputusan dibuat berdasarkan undian.

Format Penyediaan Dokumen MesyuaratAgenda Kertas Dasar Ringkasan Eksekutif Minit Mesyuarat Memorandum Pelaksanaan

~Rujuk lampiran~

LATIHAN

LATIHAN

LATIHAN

LATIHAN

Sekian & Terima Kasih