taklimat pengurusan aset 11 mei 2016 bahagian audit …€¦aset alih aset kerajaan merupakan...
TRANSCRIPT
TAKLIMAT PENGURUSAN ASET11 MEI 2016
BAHAGIAN AUDIT DALAM
1
ASET ALIHAset kerajaan merupakan barang-barang awam yang dibelidengan wang kerajaan atau dalam bentuk sumbangan dariagensi luar.
Jenis aset :1. Aset tak alih (tanah, bangunan, infra)2. Aset alih (harta modal, inventori)3. Aset hidup (ikan, haiwan, tumbuhan)
Aset Alih:-1. Harta modal – barang tidak luak yang bernilai RM3,000.00
dan ke atas seunit dan jangka hayat melebihi setahun2. Inventori – barang tidak luak yang bernilai kurang
daripada RM3,000.00 seunit dan jangka hayat melebihisetahun
2
Peraturan• Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan,
Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 tahun 2007;dan
• Pekelililing Bendahari Bil. 1 Tahun 2008:Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti PutraMalaysia
• Tatacara Penjagaan Aset, Pengurusan Kehilangan Dan Tindakan Yang Boleh Dikenakan Apabila Berlaku Kehilangan
3
Tatacara menguruskan Harta Modal dan Inventorimeliputi:
Bab A : PenerimaanBab B : PendaftaranBab C : Penggunaan, Penyimpanan dan
PemeriksaanBab D : PenyelenggaraanBab E : PelupusanBab F : Kehilangan dan Hapus kira
PROSES PENGURUSAN ASET ALIH
4
PELANTIKAN PEGAWAI ASET
• Setiap ketua PTJ hendaklah melantiksekurang-kurangnya seorang pegawai aset diPTJ masing-masing dan mengemukakanmaklumat tersebut kepada Pejabat Bursaruntuk rekod
• Sebarang perubahan hendaklah dimaklumkanke Pejabat Bursar dari semasa ke semasa.
5
Tatacara Pengurusan Aset Alih UPM
1. Memastikan/melantik :a) Pegawai aset dilantik diperingkat PTJ oleh Ketua PTJ;b) Bahagian Audit Dalam menjalankan pemeriksaan ke
atas aset mengikut jadual yang telah ditetapkan (laporke JPU, JKA dan PTJ);
c) Pegawai aset PTJ yang dilantik perlu membuatpemeriksaan ke atas aset sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun (lapor ke Pejabat Bursar untukperekodan);
d) Ahli J/kuasa pemeriksa pelupusan dilantik; dane) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan
aset.
6
b) Menubuhkan J/kuasa Pengurusan Aset Kerajaanperingkat UPM
c) Mengemukakan laporan tahunan di dalam JKPAK, JPKA dan KPT setiap suku tahun oleh Pejabat Bursar iaitu :ØLaporan tahunan harta modal dan inventoriØLaporan pemeriksaan harta modal dan inventori(dikemukakan oleh Bahagian Audit Dalam dan PTJ)ØLaporan tahunan pelupusan asetØLaporan tahunan tindakan seurcaj/tatatertib
7
Tatacara Pengurusan Aset Alih UPM (samb)
Tatacara Penjagaan Aset, Pengurusan Kehilangan Dan Tindakan Yang Boleh Dikenakan Apabila Berlaku Kehilangan
• Bahagian 1: Kaedah Penjagaan Aset dan Inventori;
• Bahagian 2: Pengurusan kehilangan; dan• Bahagian 3: Tindakan yang boleh dikenakan
apabila berlaku kehilangan.
8
PENERIMAAN
Objektif :Memastikan setiap aset yang diterimamenepati spesifikasi yang ditetapkanMenentukan kualiti dan kuantiti sebenarmengikut pesananMemastikan aset diterima dalam keadaanbaik, sempurna dan selamat untuk digunakan
10
Penerimaan/pengesahan• Garis Panduan Penerimaan dan Pengesahan Bekalan /
Perkhidmatan / Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)menyatakan bahawa:-
• Penerima peralatan perlu dibuat oleh pengguna sendiri sekiranya barang yang dibeli agak rumit. Lantikan Jawatankuasa Teknikal atau individu mahir untuk membuat pemeriksaan dan pengesahan terimaan bagi peralatan yang perlukan kepakaran.
• Penerima perlu memastikan perolehan diterima mengikut kuantiti mencukupi, tidak rosak dan memenuhi spesifikasi ditetapkan.
• Latihan jika berkaitan telah disempurnakan
PENERIMAANSemak butiran di dalam dokumen yang sahbagi memastikan aset yang diterima adalahbetulAset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji serta merta sebelumdisahkan penerimaannyaSekiranya pengesahan tidak dapat dibuatdengan serta merta maka dokumen tersebuthendaklah dicatatkan “Diterima dengan syaratianya disahkan kemudian”
12
PENERIMAAN
Dokumen yang telah disahkan danditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklahdihantar dengan serta merta kepadapembekalPegawai penerima hendaklah memastikanaset diterima beserta dengan surat jaminandan manual penggunaan.
13
PENERIMAANSenarai semak dokumen sokongan bagi pembayaran melalui PO
a) Dokumen Asas :ü Daftar format perakuan penerimaan dokumen tuntutan drpd
pembekal melalui POü Pesanan belian(PO) asalü Invois asalü DO asal yang telah disahkan terimaan & perakuan pembayaranü Borang ROü Sebutharga pembekalü Laporan penilaian prestasi pembekal PTJ
b) Dokumen tambahan :ü Laporan FAMS yang telah disahkan oleh pegawai yang diberikuasa
14
PENDAFTARAN
Objektif :Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskiniMemudahkan pengesanan dan pemantauanMembolehkan keadaan aset diketahuiMemudahkan penyelenggaraan, pelupusandan penggantian aset
16
PENDAFTARAN
• Setiap aset perlu didaftar serta-merta daritarikh pengesahan penerimaan
• Aset yang diterima secara hadiah hendaklahdidaftar dengan nilai nominal RM1.00
• Rekod pendaftaran – Sistem FAMS• Cetakan daftar individu dibuat untuk
pembelian mulai tahun 2008 danditandatangani oleh pegawai aset
17
PENDAFTARAN
• Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawaiaset PTJ melalui sistem FAMS
• Daftar aset hendaklah dikemaskini sekiranyaterdapat:i. Penambahan/penggantian/naiktarafii. Pemeriksaan asetiii. Pelupusaniv. hapuskira
18
Pendaftaran Baharu
• FAMS –– No. Barkod (mengikut klasifikasi)– Jenis Aset (asset product)– Lokasi
• Am• sebenar
– Pengguna• Am• sebenar
19
PROSES PENDAFTARAN ASET DLM FAMS
Rujuk Arahan Kerja Pendaftaran AsetUPM/SOK/KEW/AK004/AST
20
Pendaftaran – aset dipindah/bertukarpemilik
• FAMS –– Lokasi
• Am• sebenar
– Pengguna• Am• sebenar
• Kod PTJ – Seksyen Aset untuk tukarkan
21
PENDAFTARAN
Senarai aset di lokasiMengunapakai borang KEW.PA-7 dan senaraihendaklah dikemaskini dari semasa ke semasaapabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi, atau PYB
22
Barkod dan ID AsetPelabelan
Setiap aset diberikan nombor pendaftaran secaraberturutan melalui sistem FAMS dan kod bar untuktujuan verifikasi
ü Barkod– Perlu ditampal di atas aset– Jika tidak sesuai- tampal di dalam buku log (daftar aset
yang difailkan)ü ID Aset- ID aset hendaklah ditulis pada aset menggunakan pen dakwat kekal.
23
ID Aset
Barcode
ID danBarcode
C- PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
25
PENGGUNAAN
Aset hendaklah digunakan bagi tujuan rasmi,dikendalikan dengan cekap, mahir dan teraturbagi tujuan:-üMengelakkan pembaziran;üMenjimatkan kos;üMencapai jangka hayat;üMencegah penyalahgunaan;üMengelakkan kehilangan.
26
TANGGUNGJAWAB
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadapapa-apa kekurangan, kerosakkan atau kehilanganaset dan inventori dibawah tanggungjawabnya.
Pegawai yang telah diberi kemudahanmenggunakan aset universiti adalahdipertanggungjawabkan supaya memastikankeselamatan aset diberi perhatian dan penjagaankeselamatan secara sama atau lebih daripada milikpersendirian.
27
Pendaftaran aset penyelidikan
Dalam tempoh projek Selepas tempoh projek
• Penyelidik bertanggungjawabsepenuhnya ke atas pengurusan asetpenyelidikan
• Penyelidik bertanggungjawabmenyediakan senarai aset penyelidikanyang dibeli
• Penyelidik bertangungjawabmenyerahkan aset penyelidikankepada PTJ bagi memudahkan PTJ merancang tahap penggunaan secaragunasama atau penyediaanperkhidmatan yang bersesuaian.
• PTJ bertanggungjawab sepenuhnyadalam pengurusan aset penyelidikan
•Didaftarkan di dalam Sistem FAMS dan direkodkan kod projek ataunombor vot peruntukan projek•Didaftarkan mengikut pusat kos PTJ peralatan ditempatkan ataumengikut pusat kos perolehan•Dikemaskini secara berkala makluman pengguna dan lokasi semasaaset di dalam Sistem FAMS
PENGGUNAAN aset penyelidikan
PTJ menentukan
hala tujupenggunaan
aset
kawalanpenyelidik
Tempoh projek Projek Tamat
PEMANTAUAN aset penyelidikan
• Aset digunakan secara optimum-• Aset digunakan secara optimum-log penggunaan
• Aset dijaga dengan baikPENYELIDIK
• Maklumat dikemaskini di dalam fams
mempunyai tempoh
• Maklumat dikemaskini di dalam fams• Aset digunakan dengan optimum- log
penggunaan• Pinjaman atau penempatan diluar upm
perlu mendapat kelulusan danmempunyai tempoh
PTJ
PERGERAKAN ASET
Pergerakkan aset bagi tujuan pinjaman ataupenempatan sementara hendaklah direkod padabuku daftar pergerakkan harta modal/Inventori(KEW. PA 6)
31
PENYIMPANANAset dan inventori hendaklah disimpan di tempatselamat dan sentiasa dibawah kawalan pegawaiyang bertanggungjawab.
Aset-aset menarik – bernilai tinggi – risikokehilangan
Tempat simpanan yang digunakan perlumempunyai ciri keselamatan yang baik sertamempunyai kunci yang kukuh
32
PENYIMPANAN
Bilik yang menyimpan barang berhargahendaklah dipasang kunci tambahan (dead lock)bagi menghalang atau melambatkan percubaanuntuk membukanya.
Pegawai tidak boleh meninggalkan aset yangberharga didalam kenderaan kerana risikokehilangan yang tinggi.
33
PENYIMPANAN KUNCI• Kunci yang dipertanggungjawabkan kepada pegawai
hendaklah sentiasa berada dalam kawalan pegawai.
• Bagi kunci tempat penyimpanan yang menggunakan duakunci yang berbeza seperti nombor kombinasi dan anakkunci, maka nombor kombinasi dan anak kunci tersebuthendaklah dipegang oleh 2 orang pegawai yang berbeza(Arahan Perbendaharaan)
• Nombor kombinasi hendaklah ditukar setiap kali terdapatpertukaran pegawai atau bila-bila masa disyaki bahawanombor kombinasi tersebut telah diketahui oleh orang-orang yang tidak dibenarkan (Arahan Perbendaharaan)
36
PENYIMPANAN KUNCI
Anak kunci pendua perlu disimpan di dalam kotak/tempat simpanan yang sentiasa berkunci dan anak kunci kotak/tempat simpanan tersebut hendaklah sentiasa berada dalam kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
37
PEMERIKSAAN ASET
Objektif
Verifikasi dijalankan bagi memastikan asetuniversiti wujud seperti mana rekod, rekodFAMS dikemaskini dengan teratur, asetdigunakan dan aset di dalam keadaan baik.
38
• Verifikasi kendiri : 18.3(b) pekeliling 2008
a) Bahagian Audit Dalam menjalankanpemeriksaan ke atas aset mengikut jadualyang telah ditetapkan dan berdasarkansample yang dipilih;
b) Pegawai aset PTJ yang dilantik perlumembuat pemeriksaan ke atas asetsekurang-kurangnya satu (1) kali setahun(lapor ke Pejabat Bursar untuk perekodan)
39
VerifikasiBil Area Kriteria
1. Fizikal Aset 1. Aset ada2. Aset digunakan3. Ada barkod/aset ID
2. Rekod Aset 1. Maklumat lokasi pada rekod sama dengan lokasisebenar aset
2. Maklumat pengguna pada rekod sama denganpengguna sebenar pada aset
3. Keterangan aset yang direkodkan sama dengan asetsebenar aset (nama aset/model)
4. Barkod dikemaskini
3. Pegawai Aset 1. Pegawai Aset ada dilantik2. Lantikan dibuat secara bertulis
4. Senarai daftaraset dilokasi(KEW PA 7)
1. KEW PA 7 ada disediakan2. KEW PA 7 dikemaskini
40
PENYELENGGARAANObjektif :
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secaraberterusan dan selamat digunakanMemelihara dan memanjangkan jangka hayatMeningkatkan keupayaanMengurangkan kerosakanMenjimatkan perbelanjaan kerajaanMenjamin keselamatan penggunaMewujudkan suasana yang kondusifMemelihara imej kerajaan
42
JENIS PENYELENGGARAAN
• Tindakan penyelenggaraanberjadual yang diambil untukmemeriksa, servis, baiki, gantikomponen secara teratur supayadapat berfungsi dengan lancar
PenyelenggaraanPencegahan(Preventive
Maintanence)
• Tindakan membaiki ataumengganti komponen supayadapat berfungsi mengikutstandard yang ditetapkan
PenyelenggaraanPemulihan(Corrective
Maintanence)
43
PANDUAN PENYELENGGARAANMenyediakan senarai aset yang memerlukanpenyelenggaraan
Merancang penyelenggaraan
Melaksanakan program penyelenggaraan
Merekod penyelenggaraan (RUJUK ARAHAN KERJA WORK ORDER)
Menilai program penyelenggaraan dan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta
44
PELUPUSAN
Pelupusan aset bertujuan untuk :-Memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan;Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat; danMemastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Kerajaan.
46
• Tidak ekonomi dibaiki;• Usang• Rosak dan tidak boleh digunakan• Lupust tempoh penggunaan;• Keupayaan aset tidak lagi diperingkat
optimum• Tiada alat ganti• Tidak diperlukan oleh Jabatan• Perubahan teknologi• Melebihi keperluan
Justifikasi Pelupusan
47
KUASA PELUPUSAN
Bil Kuasa Had kuasa
1. Ketua PTJ Inventori bernilai sehingga RM50 ribu
2. Bursar Aset dan Inventori bernilai sehingga RM300 ribu
3. Naib Canselor Aset dan Inventori bernilai sehingga RM500 ribu
4. Perbendaharaan Aset dan Inventori bernilai melebihi RM500 ribu
48
KAEDAH PELUPUSAN
Jualan tender, sebutharga dan
lelong
Jualan sisa
Tukar barang/ perkhidmatan(barter trade)
Tukar beli
Tukar gantiPindahan antaraJabatan
Hadiah
Musnah –Tanam/bakar/buang/ tenggelam
Lain-lain
49
PROSES PELUPUSANü Kenalpasti aset yang hendak dilupus dan isi Daftar
Format Permohonan Pelupusan Asetü Lengkapkan Borang Perakuan Pelupusan Aset Alih UPM
dan dapatkan pengesahan daripada pegawai yang pakarü Permohonan lengkap didaftarkan dalam Daftar
Pelupusanü AJKPP hendaklah melakukan pemeriksaan dan memberi
syor pelupusanü Dapatkan kelulusan pelupusan mengikut kuasa melulusü Maklumkan kelulusan permohonan pelupusan kepada
PTJ untuk tindakan pelupusanü Kemukakan Sijil Pelupusan Aset Alih UPM beserta
dokumen sokongan
50
F- KEHILANGAN & HAPUSKIRA
51
KEHILANGAN ASET
Kehilangan - aset yang tiada lagi dalamsimpanan disebabkan kecurian, kemalangan,kebakaran, bencana alam, penipuan ataukecuaian pegawai awam
52
HAPUSKIRA
Hapuskira – satu proses untuk membatalkanrekod aset yang hilang#
Hapuskira bertujuan untuk :Menyelaras rekod aset
53
Kehilangan Aset
Tindakan sekiranya berlaku kehilangan (PTJ)i) Membuat laporan polis (24 jam);ii) Menyediakan laporan awal kehilangan
mengikut format KEW PA 28 (2 hari bekerja);iii) Mengemukakan laporan awal dan laporan
polis kepada Jawatankuasa Pengurusan AsetAlih Universiti.
54
Kehilangan Aset
Proses kehilangani) Laporan awal kehilangan (KEW PA 28)ii) Penubuhan J/K Penyiasat – dilantik oleh VC
dalam tempoh 2 minggu dari tarikh laporanawal ditandatangani
iii) Laporan akhir kehilangan (KEW PA 30) –dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan
iv) Tindakan selepas kelulusan
55
Punca KehilanganAntara Punca Kehilangan
a) Kelemahan Sistem KeselamatanTempat simpanan tidak kukuh, penggunaan kunci tombol, almari tidakberkunci, LCD projektor digantung di tempat yang mudah dicapai, aksesbangunan tidak dikawal
b) KecuaianMeninggalkan notebook dalam kereta, tidak mengunci bilik, meninggalkan aset dibilik seminar, aset tercicir
c) Kelemahan kawalan DalamanPinjaman tidak direkod, daftar aset tidak dikemaskini, nomborkombinasi tidak ditukar, kunci dipegang oleh ramai pelajar dan tidakdikawal
56
Tindakan Yang Boleh Dikenakan
Antara tindakan yang boleh dikenakan sekiranyaberlaku kehilangan:-a) Tidakan surcaj dan tatatertib; dan/ataub) Bayaran balik nilai setara; dan/atauc) Surat peringatan pentadbiran.
57
VERIFIKASI ASET TAHUN 2015
58
SKOP VERIFIKASI ASET TAHUN 2012 & 2013TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP
2012 Skop 1 Perolehan Aset A34000 dan A35000 berharga melebihi RM 50 ribu bagi perolehan tahun 2001 dan ke atas.
Skop 2 Perolehan Aset A34000 dan A35000 berharga melebihi RM 100 ribu bagi perolehan sebelum tahun 2001.
Skop 3 Aset yang belum diverifikasi semasa verifikasi tahun 2011
Skop 4 Aset yang termasuk di dalam senarai lain-lain semasa verifikasi tahun 2011 (Hantar baiki, aset dipinjam dan aset digunakan oleh pegawai/pelajar semasa verifikasi dijalankan)
Skop 5 Inventori (P27801) yang bernilai melebihi RM 1,500 yang dipilih secara rawak
Skop 6 Aset A34000 dan A35000 bagi tahun 2007-2011 yang dipilih secara rawak.
TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP
2013 Skop 1 Aset A34000 dan A35000 perolehan tahun 2008-2012 yang tidak termasuk skop verifikasi 2011 dan 2012 (keseluruhan)
Skop 2 Aset A34000 dan A35000 perolehan sebelum tahun 2008 yang tidak termasuk skop verifikasi 2011 dan 2012 bernilai lebih RM50 ribu (keseluruhan)
Skop 3 Inventori lebih RM3 ribu yang tidak termasuk senarai verifikasi 2011 dan 2012 (keseluruhan)
Skop 4 Inventori berharga antara RM2 ribu hingga RM3 ribu bagi tahun 2011 dan 2012 (sampel)
Skop 5 Aset A34000 dan A35000 bagi tahun sebelum tahun 2008 berharga kurang dari RM50 ribu (sampel)
SKOP VERIFIKASI TAHUN 2015TAHUN SKOP KETERANGAN SKOP
2015 Skop 1 Aset perolehan Tahun 2009 hingga 2014
Skop 2 Aset Perolehan Tahun 2003 hingga 2008
Skop 3 Aset Perolehan Tahun 1993 hingga 2002
Skop 4 Aset Perolehan Tahun 1978 hingga 1992
Verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam dilaksanakan seperti berikut:-a) Verifikasi 100% dibuat ke atas PTJ yang mempunyai jumlah aset kurang
daripada 200 unit; danb) Verifikasi 50% dibuat ke atas PTJ (dipilih secara rawak) yang mempunyai
jumlah aset melebihi 200 unit.
Bilangan aset yang diverifikasiBilangan aset di PTJ Peratus kolej bahagian fakulti institut pusat Jumlah
Kurang 200 unit 100% 17 6 2 3 11 39
200 unit 100% 0 5 5 6 2 18
Lebih 200 unit 50% 0 3 10 0 1 14
Jumlah 17 14 17 9 14 71
Bil Keterangan Jumlah Keseluruhan Aset Aktif Jumlah Skop Verifikasi 2015
% Liputan Unit Jumlah (RM) Unit Jumlah (RM)
1Aset Perolehan tahun 2009hingga 2014
12,856 188,026,552.48 3,142 40,039,425.89 24.4%
2Aset Perolehan tahun 2003hingga 2008
20,755 227,805,272.57 3,994 46,178,665.19 19.24%
3Aset perolehan tahun 1993hingga 2002
14,547 169,456,884.47 1,769 21,537,688.12 12.16%
4Aset perolehan tahun 1978hingga 1992
1,821 17,926,481.23 1,761 17,638,914.51 96.7%
5Aset yang tiada tarikh perolehan
8,030 62,163.00 -- -- --
Keseluruhan 58,009 603,277,353.75 10,666 125,394,693.71 --
Kenapa Aset tidak dapatdiverifikasi?
Ø Aset tidak dapat dikesan (tidak dapat kenalpasti lokasi dan pengguna);Ø Aset tidak ditulis ID asetØ Tiada Barcode ditampal atau barcode rosakØ Butiran aset tidak dikemaskini dalam sistem FAMS dengan tepat (cth:
kesilapan barcode, lokasi dan pengguna sebenar);Ø Aset hilang;Ø Aset dihantar baiki keluar;Ø Aset diserahkan atau dipindah ke PTJ lain tanpa rekod;Ø Aset tidak diterima daripada pembekal tetapi telah dibayar;Ø Bilik pegawai dan makmal berkunci semasa tempoh verifikasi dan
susulan; danØ Pegawai aset tiada dan tiada pengganti semasa tempoh verifikasi
62
Salah Caj akaun
1. RFID Tag bernilai RM 1juta2. Color filter bernilai RM7 ribu
63
Contoh kelemahan pengurusan aset1) Aset tidak disimpan di tempat yang sepatutnya (cth: digital kamera
disimpan di dalam laci tidak berkunci)2) Aset yang hilang tetapi tidak dilaporkan atau lewat dilaporkan;3) Bagi aset yang rosak /usang dibiarkan tanpa membuat permohonan
perlupusan;4) Penyerahan atau pemindahan aset PTJ kepada PTJ lain atau pihak luar
tidak mengikut prosedur; dan5) Tiada permohonan perlarasan dibuat bagi aset yang tersalah caj atau
pengkelasan kategori.6) Aset digunakan bukan untuk tujuan rasmi/kerja;7) Tiada rekod (borang/buku log/surat) dibuat bagi aset yang dipinjam atau
dibawa keluar PTJ;8) Tiada rekod(borang/surat pengesahan) bagi aset yang dihantar baiki di
luar;9) Aset universiti tidak dijaga dengan baik dan rosak sebelum jangka hayat
yang sepatutnya;
64
Syor Audit
1.Setiap PTJ hendaklah melantik pegawai yang khusus untuk menguruskan aset di PTJ dan jika boleh adalah yang bertaraf tetap
(kemukakan maklumat perlantikan Peg. Aset kepada Pejabat Bendahari);
2.PTJ perlu memastikan butiran aset telah diisi dengan lengkap dan dikemaskini ke dalam sistem FAMS (terutamanya no.barcode yang tepat, lokasi sebenar dan pengguna sebenar)
*nama aset hendaklah tepat, tidak perlu ayat membekal , menghantar, memasang dan menugas semula-nama aset…..
66
Syor Audit
3. Barcode yang betul berdasarkan harga aset hendaklah ditampal dan menulis ID Aset selepas aset diterima (Aset-barcode merah dan Inventori-barcode biru);
4. Borang pergerakan aset (KEW.PA-6) hendaklah digunapakai apabila aset dipinjam dan dibawa keluar (supaya pergerakan aset dapat dipantau);
67
Syor Audit
5. Aset hendaklah disimpan di tempat yang sesuai dan selamat dan sentiasa di bawah jagaan pegawai yang dipertanggungjawabkan (kawalan maksima terhadap aset-aset menarik kerana risiko kehilangan adalah tinggi)
Perkara 146 Tatacara Pengurusan Stor menyatakan :-“Seberapa boleh, barang-barang yang berharga dan menarik yang senang dicuri
hendaklah disimpan di dalam almari atau tempat yang berkunci”
Perkara 1Lampiran F Arahan Keselamatan oleh Jemaah Menteri :-“ …….. tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang atau melambatkan sebarang
percubaan untuk membukanya.”
68
Syor Audit6. PTJ perlu membuat persediaan awal dengan melakukan
pemeriksaan kendiri setiap tahun(supaya proses verifikasi aset mengikut jadual berjalandengan lancar) ;
7. Aset rosak dan dihantar baiki- PTJ perlu membuat perekodanberdasarkan Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2008-Bab D-Penyelenggaraan(kemukakan salinan surat atau rekod aset dihantar baiki yang diisi dengan lengkap dan telah disahkan kepada staf audit semasa tempoh verifikasi) ;
69
SYOR AUDIT
8. PTJ perlu memaklumkan Pejabat Bendahari bagi tindakan selanjutnya jika :-
• Terdapat pemindahan atau penyerahan aset kepada PTJ lain atau pihak luar,
• Pertukaran model atau jenama aset/inventori,• Aset penyelidikan dibawah peruntukan/tajaan luar
yang telah dibawa pulang oleh penyelidik/pensyarah
70
Syor Audit9.Perlupusan hendaklah dilakukan sekiranya aset didapati rosak
tidak ekonomik untuk dibaiki,luput tempoh penggunaan, usang, dan perubahan teknologi berdasarkan Pekeliling Bendahari Tahun 2008 Bil 1-Bab E-Perlupusan; dan
10. Jika berlaku kehilangan aset/inventori, PTJ perlu membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan disedari dan laporan awal oleh ketua jabatan dalam tempoh 2 hari bekerja berdasarkan Pekeliling Bendahari Tahun 2008 Bil 1 –Bab F- Kehilangan dan Hapuskira
71
Terima Kasih
Bahagian Audit DalamPejabat Naib Canselor
72