Bahagian Kawalan dan PemantauanPerbendaharaan Malaysia

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

AKTATATACARAKEWANGAN

1957

ArahanPerbendaharaan

PP 10/2008Laporan JPKA

PP 6/2008Tatacara

Pengurusan AsetHidup Kerajaan

PP 5/2007Tatacara

Pengurusan AsetAlih Kerajaan

BAHAGIANKAWALAN &

PEMANTAUAN

PP 5/2009Tatacara

Pengurusan Stor1982

Dasar AsetKerajaan(MPAM)

TatacaraPengurusan Aset

Menyeluruh

TatacaraPengurusanAset Tak Alih

(SPATA)

PengurusanHarta Intelek

Seksyen 3, Seksyen 4, Seksyen 17 dan Seksyen 18

Pekeliling ini diurusetiakan oleh

Bahagian Kawalan dan Pemantauan,

Perbendaharaan

Laporan dibentang di dalam JKPAK sebelum dibawa ke JPKA

Laporan Tahunan Pengurusan Aset dikemuka ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

Pekeliling dikawalselia oleh Seksyen Pengurusan Aset, Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Perbendaharaan

Dasar dan Peraturan berkaitan aset masih

dalam tindakan

TANGGUNGJAWABKEM/JAB/AGENSI BERKAITAN

ASET DAN STOR

Taklimat Pemeriksaan Aset Alih

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pemeriksaan OlehPegawai Pemeriksa Aset Alih

PERANAN UNIT PENGURUSAN ASET

(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan meliputi:

• Penerimaan• Pendaftaran• Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan• Penyelenggaraan• Pelupusan• Kehilangan dan Hapus kira

(b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.

(c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(d)Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.

(e)Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.

PERANAN UNIT PENGURUSAN ASET

(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:

• Harta Modal dan Inventori• Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal

dan Inventori• Pelupusan Aset Alih Kerajaan• Tindakan Surcaj/Tatatertib

PERANAN UNIT PENGURUSAN ASET

KANDUNGAN TPA

TPA

BAB A PENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

PENDAHULUAN

BAB B PENDAFTARAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &

PEMERIKSAAN

BAB F KEHILANGAN/HAPUS KIRA

BAB D PENYELENGGARAAN

DEFINISI ASET

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yangdibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbanganatau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

KUMPULAN ASET ALIH

Harta Modal

Inventori

HARTA MODAL

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

(b)Aset alih yang memerlukan penyelenggaraansecara berjadual tanpa mengira harga perolehanasal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraanseperti yang telah dinyatakan dalam manual/bukupanduan pengguna.

INVENTORI

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukanpenyelenggaraan berjadual.

(b)Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pingganmangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/Jentera Berat

(ii) Kenderaan

(iii) Peralatan/Kelengkapan - ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:

(i) Peralatan/Kelengkapan - ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

(ii) Perabot

(iii) Hamparan, hiasan dan langsir

(iv) Pinggan Mangkuk

DOKUMEN PENDAFTARAN

(a) Daftar Harta Modal Kew. PA-2

(b) Daftar Inventori Kew. PA-3

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(a) Format yang sama diguna pakai.(b) Daftar hendaklah dicetak.(c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

KEW. PA-2(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1

DAFTAR HARTA MODALKementerian/Jabatan: Pebendaharaan

Bahagian:Kawalan dan Pemantauan BAHAGIAN A

Kod Nasional

Kategori Peralatan ICT

Sub Kategori Komputer

Jenis/Jenama/Model DELL/L1506

Buatan Malaysia

Jenis dan No. Enjin Harga Perolehan Asal RM8,500

No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007

No. Pendaftaran (Bagi kenderaan)

No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624

KOMPONEN/AKSESORI

CPU Papan KekunciMonitor Tetikus Speaker

Tempoh Jaminan 1 Tahun

Nama Pembekal Dan Alamat

Compter System Sdn. BhdNo. 15, Plaza Low Yatt, Jalan EmbiKUALA LUMPUR

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Noorrizan bt. ShafieJawatan Setiausaha BahagianCopTarikh 17 April 2007PENEMPATAN

Lokasi PKP(P)

Tarikh 17 April 2007

Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin

Tandatangan ƒPEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan

Kos (RM) Nama danTandatangan

1. 21.6.2007 Penggantian CPU 1 tahun 1,000

KEW. PA-3

(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )

DAFTAR INVENTORIKementerian/Jabatan: Perbendahraan

Bahagian: Kawalan dan Pemantauan

Kod Nasional

Kategori Perabot

Sub Kategori Almari

Jenis Almari Buku Bercermin

Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007

Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456

Nama Pembekal dan AlamatSyarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.Lot 50, Jalan Tuanku Abdul RahmanKuala Lumpur

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorizan bt. ShafieJawatan; Setiausaha BahagianTarikh: 22 Mei 2007

CopPENEMPATAN

Kuantiti 1 1 1 1 1

No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5

Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)

Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007

Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong

Tandatangan Ñ Ť H A H

PEMERIKSAAN

Tarikh 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007

Status Aset Seang digunakan Seang digunakan Seang digunakan Seang digunakan Rosak

Nama Pemeriksa

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Tandatangan & ¥ & ¥ & ¥ & ¥ & ¥PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

3.7.2007 KK/BDSWP 10/767/2(81) Buang 1 PPT(P) §

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:

Kod Kementerian: }Berasaskan kod failKod Jabatan: }oleh MAMPUKod Kumpulan sama ada:Harta Modal - HInventori - ITahun Pembelian: - 2007No. Siri: - 1

CONTOH: KK/BKP 10/………/H/07/1

PELABELAN ASET

KK /KDRM 115/J-JB-01/H/08/1234

Tahun Semasa Aset

Singkatan Kementerian

Singkatan Jabatan/Bahagian Kem/ dan PTJ

Kod Tambahan (Jika Perlu)

Kod Pengkelasan Aset (H/I)

Nombor Siri Aset

Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKew. PA-6.

Penyimpanan Daftar• Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit

keras dalam kabinet berkunci.• Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

simpan di lokasi.

URUSAN PENDAFTARAN

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan.

• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.

BAB CPENGGUNAAN, PENYIMPANAN

DAN PEMERIKSAAN

Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:

(a) Mengurangkan pembaziran(b) Menjimatkan kos(c) Mencapai jangkahayat(d) Mencegah penyalahgunaan(e) Mengelakkan kehilangan

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b)Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d)Perlu direkodkan.

(e)Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklahmendapat kebenaran bertulis daripada KetuaJabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesaipenggunaannya atau mengikut tempoh kelulusanmana lebih awal.

PENGGUNAAN

Peraturan mengenai Penggunaan,Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturansemasa yang berkuatkuasa.(Pek Perkh Bil 9 Tahun 1980 & Bil 12 Tahun 2007-Elaun Tugas Pemandu)(PP Bil. 7 Tahun 1985-Kemalangan Kenderaan Kerajaan)

PENGGUNAAN

• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN

Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan

PEMERIKSAAN

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;(b) Memastikan setiap aset yang mempunyai

daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN

• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.

• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN

• Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

PEMERIKSAAN

PENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASETBAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)

PERBENDAHARAAN MALAYSIATingkat 4, Blok Selatan

Kompleks Kementerian KewanganPresint 2,

62592 PUTRAJAYA.sohimi.harun@treasury.gov.my

03 88824201

SEKIANTERIMA KASIH