taklimat mpk & fm

[email protected] 1

[email protected] 2

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)FAIL MEJA (FM)

* Untuk memberi kefahaman kepada peserta mengenai Konsep Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)

* Untuk memberi pengetahuan dan kemahiran kepada peserta untuk mendokumentasi MPK dan FM

* Untuk memberi kefahaman mengenai keperluan MPK dan FM sebagai panduan utama dalam menjalankan rasmi organisasi

[email protected] 3

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK){Manual Of Work Procedures - MWP}

FAIL MEJA (FM){Desk Files - DF}

RujukanPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bil. 8 Tahun 1991

(Development Administration Circular No. 8/91)

[email protected] 4


Latarbelakang Sebelum MPK dan FM Diperkenalkan

• Biasanya pekerja-pekerja dalam Jabatan/Pejabat melaksanakan tugas masing-masing berasaskan kepada pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja lama.

• Seringkali pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawai-pegawai lama.

• Akibatnya terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja yang betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing.

[email protected] 5


MPK FM

Dokumen rujukan peringkat Jabatan

Dokumen rujukanperingkat individu/jawatan

Berasaskan fungsi danbidang tugas Jabatan

Satu MPK untuk satu Jabatan

Mengandungi maklumatmenyeluruh mengenaisemua aktiviti Jabatan

Berasaskan tugas dantanggungjawab individu

Satu FM bagisatu Jawatan

Mengandungi maklumat/panduan untuk mengendalikan

tugas yang ditetapkan @ jawatan

[email protected] 6

1. KONSEP MPKMPK adalah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/

Pejabat mengandungi fungsi dan objektif resmi pejabat, prosedur-prosedur yang perlu dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhanaktiviti dan operasi sesebuah Jabatan/Pejabat.

(i) Dokumen rujukan diperingkat Jabatan/Pejabat(ii) Memberi gambarajah menyeluruh mengenai Jabatan/ Pejabat(iii) Merekodkan cara bekerja secara sistematik; dan(iv) Satu MPK untuk satu Jabatan/Pejabat.

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

[email protected] 7

2. KANDUNGAN MPKMPK mengandungi (8) perkara utama saperti berikut:

(i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat(ii) Objektif Jabatan/Pejabat(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan(iv) Fungsi-fungsi utama(v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama(vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama(vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama(viii) Senarai borang-borang yang digunakan


[email protected] 8

(i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat Sejarah penubuhan sesebuah Jabatan/Pejabat dan juga

maklumat saperti tujuan dan matlamat penubuhannya.Maklumat-maklumat ini dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentukdan menyusun struktur, fungsi dan objektif Jabatan/Pejabat


Contoh: Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974.

Strategi: jika ada

[email protected] 9

(ii) Objektif Jabatan/Pejabat

Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah Jabatan/Pejabat selaras dengan matlamatpenubuhannya. Tujuannya adalah:

a) Memberi halacara yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan,

b) Asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti Jabatan

c) Asas penilaian keberkesanan Jabatan


[email protected] 10

d) Asas pembentukan objektif secara khusus di peringkat dalaman

e) Keutamaan jangka panjang


Contoh: Objektif Jabatan Kastam dan Eksais DiRaja

“Untuk memungut cukai-cukai langsung Persekutan serta mengawal dengan cekap dan berkesan pengimpotan, pengilangan dan perkhidmatan tertentu dan mencegah semua kegiatan penyeludupan”


(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi,aktiviti dan hiraki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat. Ianya menjelaskan aktiviti-aktivit yang dijalankan olehJabatan/Pejabat.


Tujuan Carta Organisasi:a) Pembahagian dan pengumpulan aktiviti berdasarkan kepada unit/seksyen/bahagian;

b) Rantaian perintah (chain of command) yang menunjukkan peringkat hiraki, kuasa dan tanggungjawab



Tujuan Carta Organisasi:

c) Perancangan untuk mengkaji saiz organisasi dan kakitangan

d) Perancangan Latihan

e) Saluran maklumat berkesan


(iv) Fungsi Utama Jabatan/Pejabat

Tugas-tugas utama yang menjalankan bagi membolehkanJabatan/Pejabat mencapai tujuan penubuhannya. Ianyabergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah Jabatan/Pejabat. Kegiatan-kegiatan ini ada yang khusus untukJabatan/Pejabat berkenaan dan ada yang biasa (commonactivity)

Contoh : Jabatan Perkhidmatan Awam

Fungsi Utama : Perkhidmatan



(v) Aktiviti-aktiviti bagi setiap fungsi utamaAktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsiutama. Perlaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenagamanusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M)

Contoh: Jabatan Perkhidmatan AwamFungsi Utama: PerkhidmatanAktiviti : (a) Urusan Pengisian Jawatan (b) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan(c) Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen(d) Urusan Penanggungan Jawatan



(vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti

Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutanmengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti.

(a) Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangansemasa menjalankan tugas

(b) Memperlihatkan tindakan-tindakan yang lengkap(c) Membantu kerja penyeliaan(d) Memudahkan semakan dan pindaan keatas proses

kerja apabila urusan kemaskini




(e) Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang

(f) Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja

(g) Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesananseseorang pekerja

(h) Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat

(i) Memastikan pencapaian kualiti kerja melaluistandard kerja yang telah ditetapkan




Contoh format dan proses kerja


Jawatan Proses

Kerani PerkhidmatanSemak daftar perkhidmatan tiap-tiapbulan dan pastikan pegawai/staf yangbelum disahkan dalam jawatan


(vi) Proses Kerja Bagi Setiap aktiviti

a) Semak senarai aktiviti/pastikan jenis kerja yang diperlukan penyediaan proses kerja

b) Sediakan turutan tindakan bagi melaksanakan aktiviti tersebut

c) Mulakan dengan perkataan perbuatan bagi setiap proses

e) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan keatas langkah-langkah berkenaan



(vii) Carta Aliran Kerja

• Gambaran secara grafik keatas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur ;

• Memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakanyang perlu diambil mengikut turutan yang betul ;

• Memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat tamatsecara ringkas ;

• Memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing.



(vii) Carta Aliran KerjaContoh simbol-simbol yang digunakan:


Tindakan (langkah) dalam proses kerja

Aliran

Pilihan/Keputusan

Mula/Tamat


(vii) Carta Aliran Kerja

Contoh simbol-simbol yang digunakan:


TindakanSerentak

Penyambung


viii) Senarai borang-borang


Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan jentera sesuatu pejabat;

a) Menyimpan dan merekod maklumat

b) Maklumat direkod dengan cara teratur

c) Maklumat yang perlu/mustahak sahaja direkod.


Faedah-faedah Menggunakan Borang


a) Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan

b) Semua borang yang digunakan boleh dijadikan sebagai bahan rujukan

c) Pegawai dapat memahami prosedur dalam menjalankan tugas masing-masing.


Rumusan

• Dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah Jabatan/Pejabat ;

• Menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti Jabatan

• Gambaran secara grafik keatas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur.

• Memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakanyang perlu diambil mengikut turutan yang betul.

• Memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat selesaisecara ringkas.

• Memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing.



1. KONSEP FM

FM adalah satu dokumen yang mengandungi peraturan-peraturan dan maklumat lengkap dan terperinci mengenaitugas dan tanggungjawab bagi sesuatu jawatan

• Dokumen rujukan diperingkat individu/jawatan

• Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu

• Satu FM bagi satu jawatan

• Mengandungi maklumat/panduan untuk mengendalikantugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

FAIL MEJA (FM)


2. KANDUNGAN FMFM mengandungi (14) perkara utama:

(i) Objektif Jabatan/Pejabat

(ii) Objektif Bahagian/Unit

(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan

(iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

(v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan

(vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran

FAIL MEJA (FM)


2. KANDUNGAN FM(vii) Proses Kerja

(viii) Carta Aliran Kerja

(ix) Senarai Semak Checklist

(x) Senarai Undang-undang Peraturan

(xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai - jika ada

(xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan(xiii) Norma Kerja(xiv) Senarai Tugas Harian

FAIL MEJA (FM)


(i) Objektif Jabatan/Pejabat

Penerangan mengenai objektif Jabatan/Pejabat sama saperti yang dijelaskan didalam kandungan MPK

FAIL MEJA (FM)


FAIL MEJA (FM)


• Adalah pecahan kepada objektif Jabatan/Pejabat dan dinyatakan dalam bentuk objektif jangkapendek yang perlu dicapai oleh bahagian.

• Setiap aktiviti yang yang dijalankan oleh bahagian menjurus kepada pencapaian objektif Jabatan/Pejabat pada keseluruhannya

• Objektif bahagian/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas dan boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan danpenilaian


FAIL MEJA (FM)


Contoh Objektif Unit Sistem, Bahagian Pencen JPA

“ Untuk memastikan sistem pembayaran pencen berjalan dengan cekap dan berkesan supaya faedah tamat perkhidmatan di bawah skim pencen dibayar kepada mereka yang layak dengan

secepat mungkin”


FAIL MEJA (FM)

(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Carta organisasi Jabatan/Pejabat yang menunjukkanfungsi Jabatan/Pejabat adalah sama yang dijelaskan di dalam MPK


FAIL MEJA (FM)

(iv) Carta Bahagian/Unit

• Pecahan dari carta organisasi Jabatan/Pejabat

• Carta bahagian/unit yang ada kaitan dengan individu/pekerja sahaja perlu ditunjukkan;

• Kedudukan individu perlu ditandakan dalam carta organisasi

Bahagian/Unit

• Aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian/Unit

• Rakan-rakan sejawat


FAIL MEJA (FM)

(iv) Carta Bahagian/Unit

• Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya individumenghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugasharian; dan

• Kedudukan diri individu/jawatannya ditempatkan diBahagian/Unit


FAIL MEJA (FM)


• Senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperincimengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai/staf untuk menjalankan tugas-tugasnya.

• Setiap pegawai/staf perlu mempunyai satu senarai tugas

• Memaklumkan kepada penyandang jawatan mengenai tanggungjawab,pengetahuan kemahiran yang diperlukan


FAIL MEJA (FM)


Contoh:Jawatan: Kerani Perkhidmatan

Tugas dan Tanggungjawab:(a) Mengurus rayuan penyelarasan gaji(b) Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan, penyata perkhidmatan




Hubungan: (a) Hubungan kerja dengan pegawai atasan

(b) Hubungan kerja dengan pegawai bawahan

(c) Hubungan kerja dengan rakan sejawat

(d) Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar


FAIL MEJA (FM)


• Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang perlu diketahui oleh pegawai/staf yang ada di dalam Jabatan/Pejabat

• Peraturan-peraturan tersebut mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti/tugas


FAIL MEJA (FM)


Contoh-contoh Peraturan-peraturan Pentadbiran

• Pengesahan dalam jawatan telah berkhidmat (3) tahun mengikut skim perkhidmatan

• Diperakukan oleh Ketua Jabatan

• Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat kepada pihak yang berkuasa melantik melalui Ketua Perkhidmatan


FAIL MEJA (FM)

(vii) Proses Kerja • Senarai jawatan pegawai/staf yang meluluskan tindakan

dan senarai undang-undang dan peraturan-peraturan yangberkaitan dengan proses kerja

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang meluluskan Seksi/Undang-undang


FAIL MEJA (FM)

(vii) Proses Kerja • Kaedah menyediakan proses kerja

(a) Kenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan proses kerja

(b) Catitkan turutan (sequence) tugas

(c) Mulakan dengan perkataan “perbuatan” bagi menyenaraikan setiap proses

(d) Senaraikan nama jawatan pegawai yang perlu dirujuk

(e) Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas


FAIL MEJA (FM)

(viii) Carta Aliran Kerja

• Hendaklah diambil daripada carta aliran FM bagi aktivitiyang berkaitan dengan pegawai berkenaan.

• Langkah-langkah dalam aktiviti yang yang melibatkanpegawai berkenaan perlu ditandakan

• Dengan menandakan langkah-langkah memberi petunjukkepada pegawai berkenaan mengenai tanggungjawab danperanan dalam menyelesaikan sesuatu aktiviti


FAIL MEJA (FM)

(ix) Senarai Semak (Checklist)

• Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepatmengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalammengendalikan sesuatu aktiviti;

• Berfungsi sebagai Pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti

• Memberi peringatan dan semakan keatas tindakan yang diambil dalam melaksanakan aktiviti harian


FAIL MEJA (FM)

(ix) Senarai Semak (Checklist)

• Dapat mengelakkan berlaku kecuaian, lupa, kesilapan danpertindihan kerja

• Alat kawalan keselamatan terutama melibatkan aktivititeknikal saperti perjalanan udara & laut, prosesan peralatankepastian kualiti perkhidmatan

• Menggalakan penilitian dalam menjalankan kerja-kerja harian


FAIL MEJA (FM)

(x) Senarai Undang-undang/Peraturan

• Petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh pegawai yang menjalankan sesuatu aktiviti dan perlu dikandung dalam FM

• Faedah-faedahnya saperti sebagai bahan rujukan, penjimatan masa dalam membuat keputusan


FAIL MEJA (FM)

(x) Senarai Undang-undang/Peraturan

Kaedah menyediakan senarai undang-undang dan peraturan

• Kumpul perundangan-perundangan dan peraturan yang berkaitan dengan tugas jawatan pegawai berkenaan

• Sediakan senarai dengan mencatitkan nombor bilangan,tahun dikeluarkan, tarikh dan tajuk ringkas

• Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturanyang berkaitan dengan jawatan-jawatan berkenaan


FAIL MEJA (FM)

(xi) Senarai Jawatankuasa Yang DiAnggotai

• Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh (6) bulan

• Tujuan disenaraikan dalam FM bagi membolehkan pegawaiberkenaan membuat persediaan dan perancangan awal untukhadir kemesyuarat jawatankuasa tersebut. Disamping itu membolehkan pegawai yang mengambilalih tugas mengetahuinya

• Di dalam senarai tersebut perlu dicatit nama, kekerapanmesyuarat dan jenis keanggotaannya saperti Pengerusi dsb.


FAIL MEJA (FM)

(xii) Senarai Borang-borang yang digunakan

• Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinanpentadbiran sesuatu pejabat

• Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang lebih cekapdan berkesan

• Contoh-contoh borang: Borang Daftar Permohonan Kad Pengenalan (JPN1/1), Borang Permohonan Kad Pengenalan (JPN 1/2), Borang Permohonan Gantian Kad Pengenalan (JPN 1/3)


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma Kerja• Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan

sesuatu kerja;

• Panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas supayatahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya;

• Asas pengukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja

• Norma kerja perlu diubahsuai selaras dengan usaha-usahapenambaikan yang telah dijalankan

• Membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuanmengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma KerjaKaedah pengukuran dan cara-cara menentukan norma kerja

Definisi:Pengukuran kerja (work measurement) bermaksud penggunaan teknik-teknik untuk menetapkan masa kepada seorang pekerja yang mahir menjalankan sesuatu tugas tertentu pada tahap prestasi yang telah ditetapkan.


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma Kerja

Formula Pengukuran:(i) “Observed Time” - masa yang diambil untuk

menjalankan sesuatu tugas

(ii) Pekerja - Pekerja yang mahir bermaksudboleh menjalankan sesuatu tugasmelalui kaedah-kaedah yang berlainan

(iii) Rating Technique - Kaedah untuk mendapatkankaedah yang “Standard” atau“average” atau “representative”


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma KerjaFormula Pengukuran:(i) “Standard Rate” - Mengikut Sistem British bekerja

pada “standard rate” diberi skel100. Jika “0” bererti tiada

aktivitidan jika lebih “100” pekerjabekerja lebih kadar standard;

(ii) Basic Time - Masa yang dikehendaki untukmenjalankan tugas atau kadarstandard dipanggil “Basic Time”

Basic Time = observed time x observed rating standard rating = (100)


FAIL MEJA (FM)

(xiii) Norma KerjaContoh: Jika sesuatu tugas itu mengambil masa 20 saat untuk

menjalankannya dan kadar pekerja menjalankan tugas (observed time) ialah 90 sahaja, jadi “basic time” ialah:

Basic Time = Observed time X Observed rating Standard rating

= 20 X 90 = 18 saat 100


FAIL MEJA (FM)

(xiv) SENARAI TUGAS HARIAN

• Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan;

• Perlu diletakkan diatas meja supaya mudah dirujuk

• Menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan

• Disediakan sama ada disebelah petang selepas waktu pejabat atau sebelum mula bekerja disebelah pagi


FAIL MEJA (FM)

Contoh Senarai Tugas Harian

Nama:Jawatan:Tarikh

Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan


SEKIANTerima Kasih

taklimat mpk & fm

Education