taklimat aset jpn perlis

Taklimat Pengurusan Aset Alih Kerajaan

14 Mei 2013 – Kolej Matrikulasi Perlis

JPN Perlis

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM

PP 5 TAHUN 2007

Tujuan

Memperkemas dan memantapkan

peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

2

JKPAK

i. Merancang, pantau & selia pengurusan

aset

ii. Mesyuarat sekali dalam tempoh 3 bulan

iii. Agenda mesyuarat

a. Kedudukan semasa aset alih

b. Laporan pemeriksaan aset alih

c. Isu mengenai aset alih

d. Laporan tindakan surcaj atau

tatatertib

e. Laporan tindakan pelupusan

Tempoh Mesyuarat

Bil Tarikh Laporan Tempoh

1 Jan Suku tahun

ke-4

Okt-Dis

2 Apr Suku tahun

pertama

Jan-Mac

3 Jul Suku tahun

ke-2

Apr-Jun

4 Okt Suku tahun

ke-3

Jul-Sep

Peranan Pegawai Aset

3

Pegawai Aset

Urusetia Mesyuarat JKPAK

Pengurusan Pelupusan,

Kehilangan & Hapuskira

Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Urusetia Laporan Suku Tahun &

Tahunan

Urusetia Penerimaan Hadiah

Pengurusan Pelantikan

Peranan Pegawai Aset Urusetia Mesyuarat JKPAK

4

4 Kali setahun (Jan / April / Julai / Oktober)

Pengerusi : Pengarah / Pegawai Pelajaran Daerah / Pengetua / GB

Setiausaha : Pegawai Aset

Ahli : Ketua-ketua Unit / Audit Dalam / Pegawai-pegawai Lain yang bersesuaian

Agenda : Kedudukan Semasa Aset Alih / Laporan Pemeriksaan Aset / Laporan Pelupusan / Laporan Surcaj/tatatertib/Bayaran Balik / Hal-hal Lain

Peranan Pegawai Aset Pengurusan Aset Alih Kerajaan

5

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007

Akta Pewakilan Kuasa 1956

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) 5 Feb 2009 & 31 Julai 2009

Pekeliling BPPA Bil 3 Tahun 2009 – Membawa Peralatan ICT

Pekeliling Perkhidmatan 3 Tahun 1998

Peranan Pegawai Aset Pengurusan Aset Alih Kerajaan

6

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2008

Surat Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan daripada KSU KPM/ Pegawai Pengawal Kepada SUB/ Pengarah Bahagian dan Pengarah Pelajaran Negeri

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2013 – Pengurusan Kenderaan Kerajaan

Peranan Pegawai Aset Urusetia Pelantikan

7

Pegawai Aset

Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Inventori

Lembaga Pemeriksa Pelupusan

Sistem pelantikan Pegawai Aset (SPPA)

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab B - Pendaftaran

Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Kehilangan dan hapuskira

8

Description of Picture goes here.

Klasifikasi dan Jenis Aset

9

Definasi Aset

PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

Definisi Harga perolehan asal > RM 1000

Perlu penyelenggaraan berjadual

tanpa kira harga perolehan asal

Harga perolehan asal < RM 1000

Perabot, hamparan, hiasan, langsir,

pinggan mangkuk tanpa tanpa kira

harga perolehan asal

Kategori Loji/Jentera Berat

Kenderaan

Peralatan/Kelengkapan ICT/

Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel

NPA < RM 1000 & tidak perlu

penyelenggaraan berjadual

Peralatan/Kelengkapan ICT/

Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel

Tanpa kira NPA

Perabot / hamparan, hiasan &

langsir / pinggan mangkuk

Catatan Penyelenggaraan Berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan

dalam manual/buku panduan pengguna

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu

tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali

dengan bangunan.

10


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


11

Penerimaan Istilah

Pegawai

Penerima

Nationally and

Internationally

benchmarked

Objektif

▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

terima dan sahkan aset yang diperolehi

Pegawai

Bertauliah

Objektif

▪ Pegawai yang memiliki kepakaran dalam

bidang tertentu

▪ Spesifikasi aset

▪ Kualiti/Kuantiti

▪ Keadaan aset

12

Penerimaan Prosedur Penerimaan

Semak butiran Periksa (kira/ukur) Terima bersyarat*

KEW.PA-1 – isi** KEW.PA-1 – sah

Pengesahan Pegawai Penerima (Surat Jaminan &

Manual Pengguna)

* “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,

dikira, diukur, ditimbang dan diuji”

** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan

13


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


14


Pendaftaran Objektif & Tempoh

Data Base

Kesan &

Pantau

Keadaan aset

Selenggara, Lupus &

Ganti

Dua (2)

Minggu

15

Pendaftaran Punca Maklumat

Beli Dokumen Kontrak

Invois

LO Kad

jaminan

Nota Serahan

Lain-lain

Sewa Beli

Ikatan perjanjian

Lain-lain

Sumber Lain

Salinan daftar

Surat kelulusan

Sijil Lucuthak * Aset belum daftar dan tiada punca

maklumat – rujuk fizikal atau maklumat

lain yang berkaitan

* Aset disewa tidak perlu daftar

16

17

Bab B – TPA 5/2007

Para 10 “ Pengesahan

pendaftaran hendaklah

dibuat dan dicop pada

dokumen punca maklumat

yang berkaitan “

Pendaftaran Pengesahan Pendaftaran

Pendaftaran Urusan Pendaftaran

PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

Tanggungjawab

Pegawai Aset

Pegawai Aset

Borang diguna

KEW.PA-2 – Daftar Harta

Modal

KEW.PA-4 – Senarai Daftar

Harta Modal

KEW.PA-3 – Daftar

Inventori

KEW.PA-5 – Senarai

Daftar Inventori

Catatan

* Pendaftaran berkomputer, pastikan guna format yang sama

& ditandatangan oleh Ketua Jabatan.

* Daftar dikemaskini jika ada penambah/penggantian,

pemeriksaan aset, pelupusan atau hapuskira.

* Disimpan dalam fail kulit keras dan dalam kabinet berkunci

18

19

Nombor Siri Pendaftaran

Nilai Perolehan Asal

Tarikh Perolehan

Tandatangan Ketua Jabatan

Penempatan Aset

Pemeriksaan Aset –

Jika telah dilaksanakan

Pendaftaran KEW.PA-2 – Harta Modal

20

Nombor Siri Pendaftaran

Nilai Perolehan Asal

Tarikh Perolehan


Penempatan Aset

Pemeriksaan Aset –

Jika telah dilaksanakan

Pendaftaran KEW.PA-3 – Inventori

21

Pendaftaran KEW.PA-4 & 5 – Daftar HM & I

Pendaftaran Pelabelan Aset (JPN Perlis)

22

Singkatan Kementerian

Singkatan Jabatan/Bahagian

Kod Pengkelasan Aset

Tahun

No. Siri

KPM/JPNPEL153/H@I/13/1234

Nota : BPK194 / JPN153 / Bahagian12

Singkatan Emis Agensi

Pendaftaran Pelabelan Aset (Sekolah Di Bawah JPN Perlis)

23

Singkatan Kementerian

Singkatan Jabatan/Bahagian

Kod Pengkelasan Aset

Tahun

No. Siri

KPM/JPNPEL/KOD EMIS SEKOLAH/H@I/13/1234

Nota : BPK194 / JPN153 / Bahagian12

Singkatan Emis Agensi

Pendaftaran Pergerakan Aset & Senarai Aset Di Lokasi

Pergerakan

Aset

▪ Guna KEW.PA-6 – Daftar Pergerakan

Harta Modal & Inventori

▪ Simpan di kabinet berkunci

Aset

Di Lokasi

▪ Guna KEW.PA-7 – Senarai Aset Alih

Kerajaan

▪ Buat 2 salinan

▪ Satu disimpan oleh Pegawai Aset / satu

lagi oleh pegawai bertanggungjawab

▪ Dikemaskini dari semasa ke semasa

24

25

Nama Peminjam

Tarikh dikeluar serta

jangkaan dipulang

Tandatangan Peminjam

Tandatangan serta tarikh

pemulangan (peminjam)

Tandatangan serta tarikh

pemulangan (peg.

Bertanggungjawab)

Pendaftaran KEW.PA-6 – Daftar Pergerakan HM & I

26

Maklumat Peminjam

Perincian aset dipinjam serta

“Tempoh” Pinjaman

Tandatangan Peminjam

Tandatangan pegawai yang

meluluskan

Pendaftaran BPPA20 – Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT

27

Maklumat Ruang/Bilik

Maklumat Aset Alih

Tandatangan Pegawai

Bertanggungjawab Pada

Ruang/Bilik

Tandatangan Pegawai Aset

Pendaftaran KEW.PA-7 – Senarai Aset Alih Kerajaan


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


28


Elak membazir

Jimat kos

Jangka hayat

Elak salahguna

Elak hilang

Tujuan rasmi

Ikut fungsi

Pengendalian (pegawai mahir)

Direkod

Lapor kerosakan (KEW.PA-9)

Penggunaan, Penyimpanan & Penyelenggaraan Objektif & Penggunaan

29


Penggunaan, Penyimpanan & Penyelenggaraan Penyimpanan

Lokasi

Nationally and

Internationally

benchmarked

Objektif

▪ Tempat selamat

▪ Sentiasa bawah kawalan

▪ Patuhi Arahan Keselamatan Kerajaan

Tanggungjawab

Aset Menarik &

Nilai Tinggi

▪ Rosak atau hilang

▪ Tanggungjawab pegawai

▪ Mudah terdedah kepada risiko hilang

▪ Kawalan maksima

30

Penggunaan, Penyimpanan & Penyelenggaraan Pemeriksaan

Apa diperiksa ?

Nationally and

Internationally

benchmarked

Objektif

▪ Fizikal

▪ Rekod

▪ Penempatan

Kenapa ?

Siapa ?

▪ Semak keadaan & prestasi

▪ Pastikan aset ada didaftar dengan lengkap, tepat

dan terkini

▪ Pastikan lokasi aset betul

Bila ? ▪ Sekurang-kurangnya sekali setahun

▪ Pegawai Pemeriksa Aset

▪ Dilantik oleh Pegawai Pengawal

31

32

Status Semasa Aset

Maklumat Status Aset Fizikal

& Kad

Butiran Aset Yang Diperiksa

Tandatangan Pegawai

Pemeriksa Yang Dilantik

Pemeriksaan KEW.PA-10 – Laporan Pemeriksaan Harta Modal

33

Status Semasa Aset

Maklumat Status Aset Fizikal

& Kad

Butiran Aset Yang Diperiksa

Tandatangan Pegawai


Pemeriksaan KEW.PA-11 – Laporan Pemeriksaan Inventori


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


34

Penyelenggaraan Objektif

35

Aset berfungsi

Jangkahayat aset

Kurangkan rosak

Tingkat keupayaan

Jimat belanja

Keselamatan pengguna

Suasana kerja

Imej kerajaan

Penyelenggaraan Jenis penyelenggaraan

36

Preventive maintainance

Penyelenggaraan berjadual

Periksa, servis, baiki @ ganti

Pastikan berfungsi

Corrective maintainance

Baiki dan ganti sumber fizikal

Pastikan berfungsi

Penyelenggaraan Panduan penyelenggaraan

37

Kenalpasti & senaraikan

(KEW.PA-13)

Rancang penyelenggaraan

Laksana penyelenggaraan

Rekod penyelenggaraan

(KEW.PA-14)

Nilai program penyelenggaraan

selia & pantau penyelenggaraan

38

Nombor Pendaftaran Aset

Butiran Aset

Kedudukan Aset

Pemeriksaan KEW.PA-13 –Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan

39

Maklumat Aset

Butiran Kerja Dibuat

Tandatangan Pengesahan

Kerja

Pemeriksaan KEW.PA-14 – Daftar Penyelenggaraan Harta Modal


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


40

Pelupusan Definisi & objektif

Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan

Tujuan

Elak simpan aset rosak & tidak diperlu

Jimat ruang Hasil pulangan

Gunasama

41

Pelupusan Prosedur Pelupusan

Tidak Ekonomi Dibaiki

Obselete

Total lost Luput

tempoh

Keupayaan tidak

optimum

Tiada alat ganti

Syor Pemeriksa

Aset

Perubahan teknologi

Tidak diperlukan

42

(1) Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan

Pelupusan Prosedur Pelupusan-Perakuan Pelupusan

Borang

▪ KEW. PA-16

▪ Perakuan pelupusan (PEP)

▪ PEP Perkakasan komputer disediakan oleh

Pegawai Sistem Maklumat / Guru ada ijazah

Sains Komputer / PPTM

Keperluan

▪ Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik dan

perkakasan komputer

▪ Rujuk JKR atau pakar khusus

▪ Disahkan oleh dua (2) pegawai yang tidak terlibat

dengan aset

▪ Nilai semasa sah setahun sahaja.

▪ Selepas setahun perlu buat baru. 43

(2) Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) – KEW.PA-16 (Jika berkenaan)

44

Maklumat Aset

Maklumat Nilai Semasa

Tandatangan Penyedia PEP

Pelupusan KEW.PA-1 6 – Perakuan Pelupusan

Pelupusan Prosedur Pelupusan -Lembaga pemeriksa

Pelantikan

Nationally and

Internationally

benchmarked

▪ Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal

▪ Cadangan daripada agensi

Bilangan &

Tempoh

Syarat

Keanggotaan

▪ Dua (2) orang (Pengerusi & ahli)

▪ Dua (2) tahun

Bidang tugas

▪ Tidak terlibat secara langsung dengan Aset

▪ Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)

▪ Pegawai P&P dan Sokongan 1 atau setaraf

▪ Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu

▪ Sediakan jadual pelupusan

▪ Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh1 bulan dari

tarikh arahan)

▪ Maklumat sulit pada aset dikeluarkan

▪ Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)

▪ Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17 45

(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa – KEW.PA-17

46

Maklumat NPA & Semasa

Maklumat Aset Alih Yang

Hendak Dilupuskan

Tandatangan Lembaga


Pelupusan KEW.PA-1 7 – Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan

Syor Kaedah Pelupusan

Pelupusan Prosedur Pelupusan – semakan dokumen

(4) Semak dan pastikan dokumen lengkap

Tarikh

lantik

&

periksa

Nilai Perolehan

Asal

Penyedia PEP

Kaedah Pelupusan Dokumen Yang Dihantar

Kepada Kuasa Melulus

Kenderaan KEW.PA-17

KEW.PA-16 oleh JKR

Peralatan ICT KEW.PA-17

KEW.PA-16 oleh PTM/

PPTM

Pindahan/hadiah KEW.PA-17

Surat permohonan hadiah

daripada penerima

Peralatan mekanikal,

teknikal, elektrikal,

elektronik

KEW.PA-17

KEW.PA-16 oleh pakar

Pelupusan Prosedur Pelupusan – Kuasa Melulus

(5) Serah kepada Kuasa Melulus

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009

Kuasa Melulus Nilai Perolehan

Asal (NPA) satu

aset

Nilai Agregat Catatan

Perbendaharaan > RM 200,000.00 > RM 1,000,000.00

Kementerian

(SUB BPPA)

Negeri

(SUB BPPA)

< RM 200,000.00

> RM 10,000.00

< RM 1,000,000.00

> RM 100,000.00

Semua Bahagian/Jabatan di KPM

Semua sekolah direct dengan

Bahagian/Jabatan

Negeri < RM 10,000.000 < RM 100,000.00 termasuk semua sekolah

harian di bawah

kendalian JPN

Pelupusan Prosedur Pelupusan – Kuasa Melulus

(6) Terima dan laksanakan pelupusan

Jualan (tender / sebut harga /

lelong)

Jualan sisa

Tukar barang (barter trade)

Tukar beli (trade in)

Tukar ganti (cannibalize)

Pindahan Hadiah

Musnah (tanam/ bakar/ buang/

tenggelam)

Lain-lain

Pelupusan Jualan sisa

Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi asal

Aset mengandungi logam (besi, tembaga dll)

Kaedah : tender / sebutharga

Sykt bumiputra berdaftar dengan MOF (keutamaan sykt tempatan)

Jika kenderaan ; tidak boleh didaftar semula

50

Pelupusan Musnah

Untuk aset tiada nilai jualan/nilai sisa @ berunsur keselamatan

Kaedah : tanam / bakar / buang / tenggelam

Pastikan dapat kebenaran PBT,JAS,Jab.Laut (mana berkenaan)

Pastikan komponen boleh guna dikeluarkan dahulu & diketuk/gelek sebelum musnah

Sijil Penyaksian pemusnahan disediakan (KEW.PA-18)

51

Pelupusan Musnah (sambungan)

Pelupusan aset yang dikategorikan sebagai buangan terjadual (peralatan ICT dan bahan kimia) tidak boleh dimusnahkan atau secara jualan sisa kerana tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual 2005)

Aset perlu dilupuskan kepada premis pemerolehan kembali yang dilesenkan oleh Jabatan Alam Sekitar (www.doe.gov.my)

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24

Sept 2010 – Bahan Buangan Berjadual

52

Pelupusan Musnah (sambungan)

53

Bil Isu/Perkara Syor Tindakan

1 Pelupusan barangan elektrik/elektronik (e-waste)

seperti komputer dan aksesori (pencetak & pengimbas),

mesin fotostat, televisyen, mesin basuh, peti sejuk, alat

pendingin hawa, telefon mobil dan aksesori/bateri

Dilupuskan kepada premis Pemeroleham

Kembali e-waste yang dilesenkan oleh JAS

2 Pelupusan buangan minyak terpakai (contoh:minyak

kenderaan daripada stesen servis kenderaan depot

tentera)

Dilupuskan kepada premis Pemeroleham

Kembali minyak terpakai yang dilesenkan

oleh JAS

3 Pelupusan bateri asid plumbum terpakai (bateri

kenderaan)

Dilupuskan kepada premis yang

dilesenkan oleh JAS

4 Pelupusan bahan mudah dibakar dalam bekas yang

dibenarkan seperti duit, pakaian atau rokok


mempunyai insinerator yang diluluskan

oleh JAS

5 Pelupusan bahan makmal seperti bahan kimia luput

tarikh, ubat dan buanagn farmasutikal


dilesenkan oleh JAS

6 Pelupusan bahan gas berkaitan CFC, bahan binaan

terpakai dari asbestos dan lain-lain buangan terjadual

Dilupuskan mengikut kaedah yang

ditetapkan oleh peraturan berkaitan

Lampiran kepada Surat Perbendaharaan KK/BKP/ 10/535/20/15(9) 24 September 2010

54

Pelupusan Surat Perbendaharaan – Pelupusan e-waste Kepada Pusat Kitar Semula

E-waste Komputer sahaja ***

Pelupusan Tukar ganti (cannibalize)

Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TED) tapi ada bahagian/komponen masih boleh diguna

Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan

Asas tukar ganti : Pegawai Teknikal check & sahkan

Asas tukar ganti : tujuan baik pulih & penjimatan

Aset penerima perlu rekod dalam Bahagian B KEW.PA-2

55

Pelupusan Pindahan

Aset boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh agensi

Pindahan antara Jab. Persekutuan kelulusan Kuasa Melulus

Dilaksana berasaskan : keperluan/permohonan & tidak dikenakan bayaran

Dilaksana berasaskan : Kos pengendalian ditanggung penerima & daftar aset diserah kepada penerima

Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus

56

Pelupusan Hadiah

Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TED tapi boleh dijadikan bahan latihan/pameran

Antara Kem/Jab Kerajaan untuk latihan/pameran

Antara Kem/Jab Kerajaan dengan organisasi yang diiktiraf

Dilaksana berasaskan : permohonan/keperluan penerima & kos pengendalian ditanggung penerima

Surat Akuan Penerimaan serah kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan KEW.PA-19

57

Pelupusan Prosedur Pelupusan – Pelaporan & kemaskini rekod

(7) Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus

Kaedah Pelupusan Dokumen Kepada Kuasa Melulus

Jualan secara tender / sebutharga / lelong / jualan

sisa

KEW.PA-19

Resit

Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade in) /

Tukar ganti (Cannibalize)

KEW.PA-19

Pindahan/hadiah KEW.PA-19

Surat Akuan Penerimaan

Musnah secara tanam / bakar / buang / tenggelam KEW.PA-19

KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian)

(8) Kemaskini Rekod

Kemaskini pada ruang Kehilangan/Hapuskira di KEW.PA-2 / KEW.PA-3

59

Maklumat Penyaksian

Tandatangan

Pelupusan KEW.PA-1 8 – Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan

Maklumat Agensi

60

Maklumat Pelupusan


Pelupusan KEW.PA-1 9 – Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan

Maklumat Agensi

Maklumat Kelulusan

Kuasa Melulus

Pelupusan Tempoh , pelanjutan & pinda kaedah

Tempoh

Nationally and

Internationally

benchmarked

▪ Tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

Pelanjutan

Tempoh

Pinda Kaedah

▪ Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan

tamat

▪ Pelanjutan lagi tiga (3) bulan

▪ Sekali sahaja

▪ Tamat tempoh ; permohonan baru

▪ Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat

▪ Jika tamat ; permohonan baru

61


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


62

Kehilangan

Kehilangan & hapuskira Istilah

Aset tiada lagi dalam simpanan akibat kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam atau kecuaian pegawai awam Hapuskira

Proses membatalkan rekod yang hilang

Pegawai Pengawal

Ketua Setiausaha kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

Ketua Jabatan

Ketua sesuatu cawangan, daerah & pejabat

63

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 5 Februari 2009

Kehilangan & hapuskira Bayaran Balik

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang

Kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa

Kuasa melulus oleh KSU Nilai semasa ;

Nilai semasa berlaku kehilangan Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir Diperakukan oleh JKPK

64

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 31 Julai 2009

Kehilangan & hapuskira Bayaran Balik (sambungan)

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang (Penambahbaikan)

Skop kehilangan diperluaskan kepada semua aset yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 kecuali aset melibatkan keselamatan, aset sukar diperolehi, peralatan startegik atau aset diguna untuk kepentingan negara

Kuasa melulus oleh KSU Nilai semasa ;

Nilai semasa berlaku kehilangan Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir Diperakukan oleh JKPK

65

Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira - Laporan

Laporan kepada Ketua Jabatan

Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan Laporan serta merta (makluman telefon / sms dll)

66

(1) Laporan kepada Ketua Jabatan & Laporan Polis

Laporan kepada ketua Jabatan

Ketua Jabatan buat laporan polis dalam tempoh 24 jam Laporan boleh juga di buat oleh Pegawai Bertanggungjawab ( bergantung kepada situasi)

Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Laporan Awal

Laporan Awal (KEW.PA-28)

Disediakan oleh Ketua Jabatan Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal s.k. kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil tempatan Ketua Audit Negara Pastikan semua maklumat dipenuhi :- - Butiran aset - Tarikh/masa/tempat kejadian - Cara kehilangan (berikan perincian) - Pegawai bertanggungjawab - Laporan Polis dll Sekiranya kehilangan baru disedari ; perlu buat anggaran bila kejadian berlaku

(2) Penyediaan Laporan Awal KEW.PA-28

Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Jawatankuasa Penyiasat

Jawatankuasa Penyiasat

Dilantik oleh Pegawai Pengawal guna KEW.PA-29 (dalam tempoh dua minggu dari tarikh Laporan Awal) Keanggotaan

Pegawai tidak terlibat dengn kehilangan aset Gred lebih tinggi dari pegawai terlibat Sekurang-kurangnya 2 orang (lebih kanan sebagai Pengerusi)

Tugas & tanggungjawab Laksana siasatan (lawat tempat kejadian / semak dokumen dll) Semak samada TPA dipatuhi & kenalpasti kelemahan membuat syor pencegahan daripada berulang sedia dan tandatangan Laporan Akhir (KEW.PA-30) 68

(3) Siasatan oleh Jawatankuasa Penyiasat

Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Laporan Akhir

Laporan Akhir (KEW.PA-30)

JK Penyiasat serah kepada urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan ;

Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 / Gambar lokasi kejadian Lain-lain

69

(4) Penyediaan Laporan Akhir KEW.PA-30

Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Syor & Ulasan

Ulasan syor dan keputusan

Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula Semakan semula oleh JK Penyiasat sediada atau JK Penyiasat lantikan baru. Surcaj atau Bayaran Balik Kemukakan keputusan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal.

(5) Syor & ulasan pegawai Pengawal

Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Kelulusan/keputusan

Bayaran Balik

Urusetia / JPN / PPD maklumkan kepada sekolah Bayaran penuh pada kadar ditetapkan dilaksan oleh pegawai yang dikenakan tindakan. Bayaran dimasukkan ke dalam hasil Kerajaan Dilaporkan kepada urusetia JKPAK KPM status bayaran balik

71

(6) Pelaksanaan kelulusan / keputusan

Surcaj/tatatertib

Syor surcaj/tatatertib bawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Keputusan surcaj/tatatertib dipanjangkan kepada Perbendaharaan Dalam tempoh 9 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Dilapor kepada urusetia JKPAK KPM

Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Perekodan

Perekodan

Catat keputusan hapuskira oada ruang kehilangan/hapuskira KEW.PA-2 / KEW.PA-3 Rekod dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP)

72

(7) Kemaskini Rekod


Maklumat Tambahan

Laporan Tahunan

Penerimaan Hadiah

73

Tatacara Pengurusan Aset Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi

74 Nationally and

Internationally

benchmarked

▪ Diberi percuma tanpa sebarang ikatan

▪ Peralatan baru dan mudah diperolehi alat ganti

▪ Diberi secara sukarela dan bukan diminta oleh

penerima

▪ Tidak mewujudkan apa-apa jawatan baru

▪ Peruntukan mencukupi untuk penyelenggaraan

▪ Diguna mengikut hasrat pemberi

▪ Direkodkan

▪ Pemberian tiada kepentingan terhadap agensi

Syarat

(1) Agensi menerima sumbangan/hadiah


75 Nationally and

Internationally

benchmarked

Syarat

(2) Isi Lampiran E – Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 1998

LAMPIRAN E

PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN

i. Nama pihak yang memberi dan alamat

Alumni Sekolah Menengah Sains Selangor

Blok C, Aras 5, Plaza Merdeka, Kuala Lumpur

ii. Tujuan hadiah itu diberikan

Kegunaan pelajar dan guru untuk aktiviti luar sekolah

iii. Setakat mana kaitan pembeli dengan Jabatan,jika ada

Bekas pelajar sekolah

iv. Jenis/bentuk hadiah

Bas Coster 20 penumpang

v. Nilai hadiah

RM 150,000.00

vi. Syarat-syarat yang dikenakan oleh pembeli, jika ada

Tiada

vii. Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya

Keselesaan kepada guru dan murid serta imej sekolah

viii. Ulasan Ketua Jabatan

Sangat dialu-alukan kerana dapat membantu sekolah dalam aktiviti luar serta meningkatkan imej sekolah .

ix. Maklumat-maklumat lain yang berkaitan

Tiada

……………………………………

(tandatangan Ketua Jabatan)


76 Nationally and

Internationally

benchmarked

Syarat

(3) Kemukakan permohonan kepada Kuasa Melulus

Peraturan

terpakai

▪ Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 ( Garis

Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di

Dalam Perkhidmatan Awam)

▪ Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12

September 2008

Kuasa melulus ▪ Nilai setiap hadiah > RM 10,000.00 – Kementerian

▪ Nilai setiap hadiah < RM 10,000.00 – JPN/SUB

(4) Rekod penerimaan

Perekodan ▪ Buka KEW.PA-2 / KEW.PA-3 baru


Maklumat Tambahan

Laporan Tahunan

77

Penerimaan Hadiah

Tatacara Pengurusan Aset Laporan Tahunan

78 Nationally and

Internationally

benchmarked

Laporan Tahunan perlu dikemukakan oleh BPPA,KPM kepada

Perbendaharaan sebelum/pada 15 Mac

Perbendaharaan

KPM

Bahagian

(Tanpa Agensi Bawahan)

Bahagian

(Ada Agensi Bawahan)

Agensi Bawahan

JPN

PPD

Sekolah


79

Sekolah

Bil Dokumen Keterangan Catatan

1 KEW.PA-8 Laporan Tahunan Harta

Modal & Inventori

Maklumat bilangan KEW.PA-2 & 3

beserta nilai

Semak dengan KEW.PA-4 & 5

Semak dengan KEW.PA-2 & 3

2 KEW.PA-12 Sijil Tahunan Pemeriksaan

Harta Modal & Inventori

Nyatakan bila pemeriksaan aset

dilaksanakan

3 KEW.PA-20 Laporan Pelupusan Aset Alih

Kerajaan

Nyatakan samada ada laksana

pelupusan

Nyatakan nilai pelupusan (jika

berkenaan)

4 KEW.PA-32 Laporan Tindakan Surcaj &

Tatatertib

Nyatakan jika ada.

Jika tiada nyatakan TIADA

5 KEW.PA-33 Laporan Tahunan Kehilangan

& Hapuskira Aset Alih

Kerajaan

Nyatakan jika ada.

Jika tiada nyatakan TIADA

80

Maklumat Agensi

Bil. & Nilai Aset Alih Di Bawa

Ke Hadapan

Bil. & Nilai Aset Alih Tahun

Semasa

Laporan Tahunan KEW.PA-8 – Laporan Tahunan Kew.PA-2 & Kew.PA-3

81

Maklumat Agensi

Maklumat Pelaksanaan

Pemeriksaan


Laporan Tahunan KEW.PA-12 – Sijil Tahunan Pemeriksaan HM & I

82

Nilai Hasil Pelupusan

Pecahan Nilai Pelupusan

(mesti sama dengan NPA)

Pelupusan KEW.PA-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan

Maklumat Agensi

NPA Aset Dilupus


Jangan hantar borang kosong;

jika tiada nyatakan TIADA

83

Nilai Hasil Pelupusan

Pecahan Nilai Pelupusan

(mesti sama dengan NPA)

Pelupusan KEW.PA-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan

Maklumat Agensi

NPA Aset Dilupus




84

Butiran Aset & Maklumat

Kehilangan

Amaun Surcaj @ Bayaran

Balik

Pelupusan KEW.PA-32 – Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan

Maklumat Agensi

Rujukan Kelulusan





Pejabat Pelajaran Daerah (PPD)

Bil Dokumen Catatan

1 KEW.PA-8 Maklumat KEW.PA-8 untuk PPD

Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD

menggunakan Lampiran D-Ringkasan Laporan Tahunan HM&I



menggunakan Lampiran E-Sijil Tahunan HM&I



menggunakan Lampiran F-Ringkasan Laporan Tahunan Pelupusan HM&I

4 KEW.PA-32 Maklumat KEW.PA-32 & 33 untuk PPD


menggunakan Lampiran G-Ringkasan Laporan Tahunan Kehilangan &

Hapuskira HM&I 5 KEW.PA-33


86

Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)

Bil Dokumen Catatan

1 KEW.PA-8 Maklumat KEW.PA-8 untuk JPN

Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN

menggunakan Lampiran D-Ringkasan Laporan Tahunan HM&I



menggunakan Lampiran E-Sijil Tahunan HM&I



menggunakan Lampiran F-Ringkasan Laporan Tahunan Pelupusan HM&I

4 KEW.PA-32 Maklumat KEW.PA-32 & 33 untuk JPN


menggunakan Lampiran G-Ringkasan Laporan Tahunan Kehilangan &

Hapuskira HM&I 5 KEW.PA-33

87

Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan

Pegawai Aset Tiada had tempoh Seorang setiap PTJ / sekolah

Pegawai Pemeriksa Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Lembaga Pemeriksa Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Pemverifikasi Stok Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Jawatankuasa Penyiasat Mengikut keperluan Sekurang-kurangnya dua (2) orang

PELANTIKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL (KSU KPM)

Tatacara Pengurusan Aset Ringkasan mengenai pelantikan

88

Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan

Pegawai Penerima Tiada had tempoh Mengikut keperluan

Pegawai Stor Tiada had tempoh Mengikut keperluan

Pegawai

Pengangkutan (bukan

pemandu)

Tiada had tempoh Sekurang-kurangnya dua (2)

orang

PELANTIKAN OLEH KETUA JABATAN

Tatacara Pengurusan Aset Ringkasan mengenai pelantikan

Tatacara Pengurusan Aset Pertanyaan

Unit Pengurusan Aset Alih Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Kementerian Pelajaran Malaysia Aras 5, Blok E2, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya

Tel : 03 – 88849400 03 – 88846834 / 03 – 88846873 03 – 88846836 Fax: 03 – 88846894 03 – 88846800

89

[email protected]

[email protected] @moe.gov.my @moe.gov.my @moe.gov.my

taklimat aset jpn perlis

Documents