taklimat 1pp kpm.pptx

1PEKELILING PERBENDAHARAAN (1PP):

PENGURUSAN ASET KERAJAAN

1

B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A

2

http://www.treasury.gov.my/


3

http://www.treasury.gov.my/


4

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Pendahuluan Pengurusan Aset

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan

KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan

KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira

KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN


5

Tujuan

Menjelaskan peraturan berkaitan pengurusan Aset Alih, Aset Hidup dan Stor Kerajaan

5

Tanggungjawab Pegawai Pengawal Tanggungjawab Ketua Jabatan

Penubuhan Unit Pengurusan Aset (UPA) peringkat Kementerian & Jabatan PTJ (jika perlu)Penubuhan & pelaksanaan JKPAKPelantikan JK PenyiasatKawalselia pengurusan stor di bawah UPAPenyediaan Laporan Tahunan

Melantik pegawai khusus sepenuh masa untuk pengurusan stor ( Stor Pusat dan Stor Utama)Melantik pegawai khusus berasas beban tugas untuk stor unit jika perluMelantik Pegawai Pemeriksa StorPenyediaan Laporan Suku TahunPenyediaan Laporan Tahunan

UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)


6

Bilangan dan gred yang perlu diwujudkan adalah tertakluk kepada beban tugas, nilai serta bilangan aset yang terdapat di sesebuah Kem/Jab/PTJ.

UPA diletakkan di Bahagian Pengurusan Aset atau Bahagian-Bahagian lain yang difikirkan sesuai.

Jab yang ada Caw/Agensi/Institut bukan bertaraf PTJ boleh menubuhkan UPA mengikut kesesuaian.



7

Bahagian / Seksyen / Unit Pengurusan Aset (UPA) adalah bertanggungjawab untuk menguruskan semua Aset Alih, Aset Hidup dan Stor di Kem/Jab di bawahnya kawalannya meliputi:

Penerimaan

Pendaftaran

Penggunaan, Penyimpanan

dan Pemeriksaan

Penyelenggaraan

Pelupusan

Kehilangan dan Hapuskira



8

Menguruskan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga

Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor

Menjadi Urus Setia Kepada Mesyuarat

JKPAK

Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada Kem/Jab/PTJ setiap 3

bulan sekali

Mendapat Laporan Tahunan Pengurusan

Aset Alih, Aset Hidup dan Stor daripada Kem/Jab/PTJ

Menyedia dan mengemukakan Laporan

Eksekutif Pengurusan Aset ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun

berikutnya



9

Kuasa Lantikan

• Ketua Setiausaha Kementerian; atau• Ketua Pengarah; atau• Pengerusi JKPAK Kementerian atau Ibu Pejabat

Jabatan• Luar Negara (dilantik oleh Ketua Perwakilan /

Jabatan di negara berkenaan)

Gred Jawatan

• Daripada mana-mana skim perkhidmatan;• Seboleh-bolehnya Kumpulan Pengurusan &

Profesional;• Gred 17 ke atas (jika tiada P&P atau terhad)

Bilangan • 1 orang

PELANTIKAN PEGAWAI ASET


10

Pegawai Aset

Urus Setia Mesyuarat JKPAK

Pengurusan Pelupusan,

Kehilangan & Hapuskira

Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Urus Setia Laporan Suku Tahun &

Tahunan

Urus Setia Penerimaan Hadiah

Pengurusan Pelantikan

TUGAS PEGAWAI ASET


11

Kekerapan:4 Kali setahun

Pengerusi: Pengarah / Pegawai Pendidikan Daerah /

Pengetua / Guru Besar

Setiausaha: Pegawai Aset

Ahli: Ketua-ketua Unit / Audit Dalam / Pegawai-pegawai

lain yang bersesuaian

Agenda: Laporan Peruntukan Perolehan Aset / Kedudukan Semasa Aset Alih / Laporan

Pemeriksaan Aset / Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan / Laporan Pemeriksaan dan Verifikasi Stok / Kedudukan Aset Hidup / Laporan Pemeriksaan

Aset Hidup / Hal-hal lain

MESYUARAT JKPAK


12

Pegawai Aset Pegawai Pemeriksa

Lembaga Pemeriksa Pelupusan

Sistem Pelantikan

Pegawai Aset (SPPA)

PENGURUSAN ASET


13

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










1414

Aset Awam adalah semua aset termasuk Aset Tak Alih serta Barang-Barang Awam yang mempunyai pengertian yang diberi kepadanya di bawah seksyen 3 Akta Acara Kewangan 1957 [Akta 61] yang dibeli, disewa beli atau dibina dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui

sumbangan atau hadiah, yang diperolehi melalui proses perundangan dan yang dimiliki secara pajakan atau

warisan.

TAFSIRAN ASET AWAM DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)3


1515

Fizikal wujudBoleh disentuh / dipegangUntuk kegunaan, bekalan, pengeluaran, sewaan dllContoh infrastruktur, hartanah, loji & peralatan

Aset bukan kewangan Dapat dikenalpasti tanpa kewujudan fizikalContoh perisian komputer, hak cipta, paten dll

Aset atau peralatan yang boleh dipindahYang boleh dialih dari satu tempat ke tempat lain secara mudahTermasuk aset dibekal bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur

Aset

Ketara Tidak Ketara Aset Alih

DEFINISI ASET


16

Aset Alih

Harta Modal (aset alih dipermodalkan)

Aset Alih Bernilai Rendah (aset alih tidak

dipermodalkan)

Aset Alih yang harga perolehan asalnya

RM2,000 atau

lebih setiap satu unit

Aset Alih yang harga perolehan asalnya

kurang RM2,000 setiap unit

NOTA: PELAKSANAAN BERMULA 1 JANUARI 2015, SURAT BERTARIKH 4 JULAI 2014

KUMPULAN ASET ALIH


17

Menyemak maklumat mengenai kod melalui laman sesawang

http://knowledgebase.treasury.gov.my

Jika kod tidak wujud dalam Knowledgebase, kemuka permohonan kod baharu menggunakan Lampiran A kepada

Perbendaharaan melalui [email protected]

KATEGORI ASET ALIH


18

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013











19

Pegawai Penerima

▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk terima dan periksa aset yang diterima

▪ Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima hendaklah memiliki kepakaran

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Objektif▪ Spesifikasi aset▪ Kualiti / Kuantiti▪ Keadaan aset

PENERIMAAN ASET ALIH


20

Semak butiran Periksa (kira/ukur) Terima bersyarat*

KEW.PA-1 – isi**KEW.PA-1 – sah***

Pengesahan Pegawai Penerima (Surat Jaminan &

Manual Pengguna)

* “Diterima dengan syarat ia disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan*** Pengesahan KEW.PA-1 – KJ/Bahagian/Seksyen/Unit/ Pegawai Aset

PERATURAN PENERIMAAN ASET ALIH


21

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013











22

Database

Kesan & Pantau

Keadaan aset

Selenggara, Lupus &

Ganti

PENDAFTARAN ASET ALIH

Dua (2) Minggu


23

Aset Tanpa Penempatan• Daftar Dalam Kew.PA-2 atau Kew.PA-3• Tandatangan Pegawai Aset di ruang penempatan• Kemaskini penempatan bila berkenaan

Aset Dibekal Bersekali Dengan Bangunan• Daftar Ikut Tatacara 1PP

Aset Lucut Hak• Jika hendak guna perlu kelulusan MOF• Tertakluk kepada akta tertentu



24

ASET YANG DISEWA

• Tidak perlu didaftar• Buat kawalan dalaman

ASET YANG DISEWA BELI

• Daftar waktu terima jika :• Dalam perjanjian dinyatakan jadi milik agensi

sewaktu penerimaan• Penyelengaraan dilaksana oleh agensi• Kos penyelenggaraan ditanggung oleh agensi

• Daftar selepas tamat tempoh perjanjian jika:• Dalam perjanjian dinyatakan jadi milik agensi

selepas tamat tempoh• Penyelenggaraan dibuat oleh pembekal (ada

dalam perjanjian)• Kos ditanggung oleh pembekal



25

BeliDokumen Kontrak Invois LO Kad

jaminanNota

Serahan Lain-lain

Sewa BeliIkatan perjanjian Lain-lain

Sumber LainSalinan daftar Surat kelulusan Sijil Lucut Hak

* Aset belum daftar dan tiada punca maklumat – rujuk fizikal atau maklumat lain yang berkaitan

DOKUMEN RUJUKAN PENDAFTARAN


26

PERKARA HARTA MODAL ASET ALIH BERNILAI RENDAH

Tanggungjawab Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan

Borang DigunaKEW.PA-2 – Daftar Harta ModalKEW.PA-4 – Senarai Daftar Harta Modal

KEW.PA-3 – Daftar Aset Alih Bernilai RendahKEW.PA-5 – Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah

Maklumat Diisi dengan lengkap berdasarkan maklumat yang adaJika tiada boleh buat anggaran berdasarkan fizikal aset



27

PERKARA HARTA MODAL ASET ALIH BERNILAI RENDAH

Pengesahan Pendaftaran

Dibuat oleh dan dicop pada dokumen berkaitanTELAH DIREKOD PADA……NO.SIRI PENDAFTARAN….

Pelaksanaan Pendaftaran

Secara Berpusat atauSecara Berpusat ikut jenis (ICT dan Bukan ICT) atauDilaksanakan oleh Bahagian/Cawangan/PTJ masing-masing

CatatanJika berpusat salinan perlu serah kepada cawangan dllKew.PA-4 & Kew.PA-5 simpan ikut tahunKemaskini jika ada pelupusan dll



28

PENEMPATAN ASET ALIH

PTJ/agensi Pembeli• Daftar KEW.PA-2

atau KEW.PA-3• Salinan serah

kepada Penerima

PTJ/agensi Penerima• Tidak perlu daftar

semula• Buat penempatan• Sediakan KEW.PA-7

berasingan

Tanggungjawab kitaran aset masih pada PTJ/Agensi

Pendaftar

Aset yang dibeli oleh PTJ untuk ditempatkan kepada PTJ yang lain di bawah satu Pegawai Pengawal yang tidak melibatkan pertukaran hak milik:


ASET BAHARU

Tujuan perolehan untuk PTJ lain ( PTJ laksana perolehan tidak perlu daftar)

PTJ Penerima perlu daftar bedasarkan punca maklumat

ASET LAMAKew.PA-2 & Kew.PA-3 dibatalkan dan dicap “DIPINDAHKAN KEPADA …. dan ditarikhkan”

Pemberi• Kew.PA-2 @ Kew.PA-3 salinannya serah kepada

penerima• Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7

Penerima• Daftar semula aset (maklumat ikut daftar asal)• Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7

29

PINDAHAN ASET ALIH


30

PINDAHAN ASET ALIH

Perlu mendapat kelulusan Ketua Jabatan

Aset yang dipindahkan bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah

didaftarkan oleh PTJ Penerima dan hendaklah digunakan bagi maksud

tersebut sahaja.

Pindahan dengan Badan Berkanun / PBT / SUK – Pelupusan secara hadiah

31

Ubah Penempatan

Ubah Pegawai Penempatan

Tambah/Naik Taraf Aset

Pemeriksaan Aset

Pelupusan/ Pindahan

Hapus Kira

PENGEMASKINIAN DAFTAR


32

Pelabelan

Umum Label No. Daftar

Semua hendaklah dilabel Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kem/Jabatan/PTJLabel pada tempat yang sesuai di asetJana melalui SPA jika telah gunapakai

Aset risikan/ penyamaran label di tempat tidak mudah dilihatAset kecil/ kerap dicuci/ disteril dikecualikanNo. Siri Pendaftaran catat pada lokasi penyimpanan aset

Berdasarkan Kod Dictionary Sektor Awam (DDSA)Dikeluarkan oleh MAMPUUntuk tujuan keseragamanNo. daftar unik untuk satu tahunKomponen / aksesori catat dalam Bahagian B Kew.PA-2

PELABELAN ASET ALIH


33

Pergerakan Aset

Bagi tujuan pinjaman

Bagi penempatan sementara

Rekod dalam Kew.PA-6

Penyimpanan

Fail kulit keras

Simpan dalam kabinet

berkunci

Disimpan oleh Pegawai Aset

Aset di Lokasi

Disediakan oleh Pegawai

Aset

1 (Pegawai Aset / pamer di

lokasi)

Kew.PA-7 mesti

dikemaskini

Laporan Tahunan

Kew.PA-8 perlu serah

kepada induk

Maklumat sentiasa

kemaskini

PERGERAKAN, PENYIMPANAN & SENARAI ASET DI LOKASI


34

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013











35

Jangka hayat Jimat kos Elak salahguna

Elak hilang Elak membazir

PENGGUNAAN DAN PENGENDALIAN ASET ALIH


36

Tujuan rasmi sahaja

Ikut fungsi aset

Pengendalian oleh pegawai mahir sahaja

Penggunaan mesti direkod

Bawa keluar dari Jabatan – Kebenaran KJ / Pegawai Aset

Lapor kerosakan (KEW.PA-9 @ 9A)

Jika telah ada sistem aduan lain (boleh guna)

PENGGUNAAN DAN PENGENDALIAN ASET ALIH


LOKASI

Tempat selamat

Sentiasa bawah kawalan

Patuhi Arahan Keselamatan

Kerajaan

TANGGUNGJAWAB

Rosak atau hilang

Tanggungjawab pegawai

ASET MENARIK DAN NILAI TINGGI

Mudah terdedah kepada risiko

hilang

Kawalan maksimum

38

PENYIMPANAN ASET ALIH


PEMERIKSAAN ASET ALIH

39

Apa diperiksa?

Siapa?

▪ Fizikal▪ Rekod▪ Penempatan

Kenapa?

▪ Semak keadaan & prestasi▪ Pastikan aset ada didaftar dengan lengkap, tepat

dan terkini▪ Pastikan lokasi aset betul

Bila?▪ Sekurang-kurangnya sekali setahun▪ Lapor dalam Kew.PA-10 & 11 dalam tempoh 1

bulan

▪ Pegawai Pemeriksa▪ Dilantik oleh KSU/ Ketua Pengarah / Pengerusi

JKPAK Kementerian

Catatan ▪ KJ mesti ambil tindakan pada hasil pemeriksaan▪ Dilapor dalam Mesyuarat JKPAK


PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat.

UPA Jabatan/Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikan semua PTJ di bawahnya dan mengemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya.

UPA Kementerian menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan dan mengemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Bernilai Rendah KEW.PA-12 hendaklah dikemukakan bersama-sama KEW.PA-10 dan

KEW.PA-11 seperti berikut:

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN

DILAKSANAKAN OLEH KETUA JABATAN DARI SEMASA KE SEMASA

&UTAMAKAN ASET BERNILAI TINGGI(*Laporan menggunakan AP309)

PEMERIKSAAN MENGEJUT

* Maklumat daripada Kementerian Kewangan (tiada dalam 1PP)


42

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013











43

Aset berfungsi Jangka hayat aset Kurangkan rosak

Tingkat keupayaan Jimat belanja Keselamatan

pengguna

Suasana kerja Imej Kerajaan

PENYELENGARAAN


44

PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN (PREVENTIVE MAINTENANCE)

Kerja penyelenggaraan mengikut jadual/program untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen bagi memastikan aset berfungsi dengan dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar.

PENYELENGGARAAN PEMULIHAN (CORRECTIVE MAINTENANCE)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen apabila berlaku kerosakan/kegagalan supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan.

MANUAL PENYELENGGARAANManual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan

sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

JENIS PENYELENGARAAN


Dilaksana bila berlaku kerosakan Direkod dalam Kew.PA-14(A)

45

Kenalpasti & senaraikan (KEW.PA-13)

Rancang penyelenggaraan

Laksana penyelenggaraan

Rekod penyelenggaraan (KEW.PA-14)

Nilai program penyelenggaraan

Selia & pantau penyelenggaraan

PEGAWAI ASET

Bagi Aset Alih Bernilai Rendah

PANDUAN PENYELENGARAAN


46

Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai.

Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa.

Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya.

Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan.

Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta bagi memastikan syarat-syarat dalam perjanjian dipatuhi.

PENILAIAN PENYELENGARAAN


47

PenyelenggaraanMembawa Keluar

Kebenaran bertulis dari KJ/PAset

Direkod dalam Kew.PA-6

PenggantianPenggantian oleh syarikat jika

Ada perjanjian

Tanpa PerjanjianDipersetujui oleh syarikat

Aset lama TEB

Aset ganti lebih baik

Ada kebenaran KJ

No siri aset kekal

Kemaskini pada Lampiran B

PENGGANTIAN ASET ALIH (PENYELENGGARAAN)


PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat.

UPA Jabatan/Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikan semua PTJ di bawahnya dan mengemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya.

UPA Kementerian menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan dan mengemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

LAPORAN TAHUNAN PENYELENGGARAAN HARTA MODAL DAN ASET ALIH BERNILAI RENDAH KEW.PA-14(B)

LAPORAN TAHUNAN PENYELENGARAAN


49

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013










50

Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod

mengikut kaedah yang ditetapkan

TUJU

AN • Elak simpan aset rosak & tidak diperlukan

• Jimat ruang• Hasil pulangan• Gunasama

PELUPUSAN

51

Tidak Ekonomi Dibaiki

ObseleteTotal lostLuput tempoh

Keupayaan tidak

optimum

Tiada alat ganti

Syor Pemeriksa

Aset

Perubahan teknologi

Tidak diperlukan

Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan

Obselete

JUSTIFIKASI PELUPUSAN


52

Borang ▪ KEW. PA-16▪ Perakuan pelupusan (PEP)

Keperluan

▪ Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik yang NPA lebih RM 5,000

▪ Perkakasan komputer NPA lebih RM1,000▪ Selain itu tidak perlu PEP dengan syarat capai

jangkahayat dan diperakukan Lembaga Pemeriksa▪ Rujuk JKR atau lain-lain Jabatan Teknikal.▪ Rujuk Jabatan yang ada bengkel sendiri▪ Rujuk pegawai berkemahiran▪ Peralatan keselamatan – sila rujuk Pihak Berkuasa

berkenaan

Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) – KEW.PA-16 (Jika berkenaan)

PERAKUAN PELUPUSAN


53

Penyedia

▪ 2 orang (P&P dan Sokongan 1 ke atas)▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan 1▪ Ada kepakaran bidang berkaitan▪ Bagi peralatan ICT, jika tiada PTM/PPTM, KJ boleh lantik

mana-mana pegawai yang ada kelayakan dalam bidang ICT

▪ Jabatan Luar Negara tidak perlu PEP▪ Dapatkan perakuan pakar aset Tidak Ekonomi Dibaiki▪ Jika tiada, kemukakan salinan Kad Daftar, rekod

selenggara dan gambar kepada Kuasa Melulus

Keperluan

Tempoh

▪ PEP sah dalam tempoh 1 tahun▪ Selepas setahun jika tidak laksana pelupusan perlu buat

semula▪ Selepas setahun jika pelupusan telah bermula tidak perlu

PEP baru

Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) – KEW.PA-16 (Jika berkenaan)

PERAKUAN PELUPUSAN


54

Pelantikan

Nationally and Internationally benchmarked

▪ Kuasa melantik oleh KSU/KP/Pengerusi JKPAK Kementerian▪ Borang Kew.PA-15▪ Ketua Pewakilan/Jabatan boleh lantik mana-mana pegawai yang

sesuai sebagai LPP bagi aset di luar negara

Bilangan & Tempoh

▪ Sekurang-kurangnya dua (2) orang▪ Dilantik berdasarkan jawatan ▪ Tempoh lantikan dua (2) tahun▪ Jika tamat tempoh – perlu mohon pelantikan baru

Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17

LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN


55

Syarat Keanggotaan

Bidang tugas

▪ Sediakan jadual pelupusan▪ Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh 1 bulan dari

tarikh arahan)▪ Pastikan maklumat sulit pada aset dikeluarkan sebelum

pelupusan▪ Pastikan aset keselamatan dilupus ikut Peraturan ditetapkan▪ Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)▪ Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17▪ Kemukakan kepada Jabatan/UPA

▪ Tidak terlibat secara langsung dengan Aset ( Penempatan Aset bukan di bawah tanggungjawab LPP yang

dilantik) ▪ Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)▪ Pegawai P&P dan Sokongan 1 atau setaraf▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan 1▪ Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu

(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17



Tambahan

▪ Maklumat Kew.PA-17 mesti lengkap :▪ Keterangan aset▪ Kuantiti aset▪ Tarikh perolehan aset▪ Tempoh diguna atau disimpan▪ Nilai Perolehan Asal▪ Nilai semasa

▪ Rujuk Garis Panduan Susut Niai Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) untuk nilai semasa (kadar susut nilai)

(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17



57

Tarikh lantik & periksa

• Pastikan tempoh lantikan masih terpakai

• Semak tarikh pemeriksaan dibuat

Nilai Perolehan Asal (NPA)

• NPA per item• NPA

keseluruhan dalam satu permohonan

• Tujuan penentuan Kuasa Melulus

Penyedia PEP

• Semak siapa sediakan PEP (jika berkenaan)

• Mesti penuhi syarat pelantikan

Semak dan pastikan dokumen lengkap (Tanggungjawab UPA/Urus Setia)

SEMAKAN DOKUMEN PELUPUSAN


58

Urus Setia pelupusan hendaklah kemukakan dokumen Kew.PA-17 dan sesalinan Kad Pendaftaran Aset beserta dokumen tambahan seperti berikut kepada Kuasa Melulus:

Aset untuk dilupus Dokumen Yang Dihantar Kepada Kuasa Melulus

Kenderaan KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh JKR

Peralatan ICT KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh PTM/ PPTM/Pegawai Mahir

Hadiah KEW.PA-17Surat permohonan hadiah daripada penerima

Peralatan mekanikal, teknikal, elektrikal, elektronik

KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh pakar

Sesalinan Kew.PA-17 setiap permohonan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

Serah kepada Kuasa Melulus

DOKUMEN KEPADA KUASA MELULUS


59

KEMENTERIANTidak lebih RM400,000 bagi

tiap-tiap satu barang dan tidak lebih RM4juta nilai

agregatnya.

BAHAGIANTidak lebih RM200,000 bagi

tiap-tiap satu barang dan tidak lebih RM2 juta nilai

agregatnya.

IBU PEJABAT• Tidak lebih RM300,000

bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih RM3 juta nilai agregatnya.

• BAHAGIAN• Tidak lebih RM100,000

dan tidak lebih RM1 juta

NEGERITidak lebih RM50,000 bagi

tiap-tiap satu barang individu dan tidak lebih

RM500,00 nilai agregatnya.

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah

AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014


KUASA MELULUS PELUPUSAN


60

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah

AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014

Kuasa Melulus Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset Nilai Agregat Catatan

Perbendaharaan > RM 400,000.00 > RM 4,000,000.00

Kementerian(KSU / TKSU)

> RM 200,000.00hingga

RM 400,000.00

> RM 2,000,000.00Hingga

RM 4,000,000.00

Kementerian(SUB BPPA)

> RM 50,000.00hingga

< RM 200,000.00< RM 2,000,000.00

Semua Bahagian/Jabatan di KPMSemua sekolah direct dengan Bahagian/JabatanSekolah/agensi yang induknya di KPM, kuasa melulus terus kepada Kementerian

Negeri(Pengarah / Timbalan Pengarah JPN)

< RM 50,000.00 < RM 500,000.00 Semua sekolah harian di bawah kendalian JPN


KUASA MELULUS PELUPUSAN


61

Agensi di Bawah Seliaan JPN

Pejabat Pendidikan Daerah

Sekolah-sekolah Harian

Semua Kuasa Melulus pelupusan pada Pengarah atau Timbalan

Pengarah JPN kecuali:


Nilai Perolehan Asal (NPA) per item aset melebihi RM50,000.00;

Nilai NPA agregat dalam satu permohonan melebihi

RM500,000.00

atau

KUASA MELULUS PELUPUSAN DI KPM


62

Agensi di Bawah Seliaan Bahagian

Sekolah (SBT/SMT&KV/SMKA/Sekolah

Pendidikan Khas/Sekolah Sukan/Sekolah Seni)

Institusi Pendidikan (JNJK Negeri/BAS Negeri/IPG

Kampus/ Kolej Matrikulasi/BPG)

Semua Kuasa Melulus pelupusan pada Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset)

atau TKSU atau KSU (tertakluk kepada NPA per item serta secara agregat dalam satu

permohonan)


KUASA MELULUS PELUPUSAN DI KPM


63

Jualan (tender / sebut harga / lelong)

Jualan sisaTukar barang(barter trade)

Tukar beli (trade in)

Tukar ganti (cannibalize) E-waste

Hadiah

Musnah (tanam/ bakar/ buang / tenggelam)

Lain-lain

Terima dan laksanakan pelupusan

KAEDAH PELUPUSAN


64

Kaedah Pelupusan Dokumen Kepada Kuasa Melulus

Jualan secara tender / sebutharga / lelong / jualan sisa

KEW.PA-19Resit

Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade in) / Tukar ganti (Cannibalize) KEW.PA-19

Hadiah KEW.PA-19Surat Akuan Penerimaan

Musnah secara tanam / bakar / buang / tenggelam

KEW.PA-19KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian)

Kemaskini pada ruang Pelupusan / Hapuskira / Pindahan di KEW.PA-2 / KEW.PA-3 / KEW.PA-4 / KEW.PA-5 & KEW.PA-7

Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus dan sesalinan kepada Perbendaharaan

Kemaskini rekod

LAPORAN PELUPUSAN

65

Enam (6) bulan dari tarikh kelulusan

TEMPOH

Pelanjutan Tempoh:

Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan tamat

Pelanjutan satu (1) bulan

Sekali sahaja

Tamat tempoh - permohonan baru


66

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat

Kelulusan tambahan tiga (3) bulan

Jika tamat - permohonan baru


67

KP 2.3/2013

KP 2.1/2013

KP 2.2/2013

KP 2.4/2013

KP 1.1/2013

KP 2.5/2013











KehilanganBermaksud kehilangan aset kerajaan disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan , bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam

HapuskiraProses membatalkan rekod bagi aset yang hilang

DEFINISI KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA


69

Laporan Polis

LAPORAN KEPADA KETUA JABATAN & LAPORAN POLIS

Laporan kepada Ketua Jabatan• Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan• Laporan serta merta (makluman telefon / sms / whatsapp

dll)

Laporan Polis• Ketua Jabatan / pegawai bertanggungjawab / penjaga aset /

yang mengetahui mengenai kehilangan aset buat laporan polis dalam tempoh 24 jam jika disyaki ada unsur jenayah

• Kehilangan alat keselamatan / strategik buat laporan polis


70

PENYEDIAAN LAPORAN AWAL KEW.PA-28

Disediakan oleh Ketua Jabatan

Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.• s.k. kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil

tempatan Ketua Audit Negara• Pastikan semua maklumat dipenuhi:

i. Butiran asetii. Tarikh/masa/tempat kejadianiii. Cara kehilangan (berikan perincian)iv. Pegawai bertanggungjawabv. Laporan Polis dll

Sekiranya kehilangan baru disedari – perlu buat anggaran bila kejadian berlaku


71

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT

Lantikan oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh dua (2) minggu Laporan Awal disediakan

Keanggotaan JK Penyiasat :i. Pegawai tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari Bahagian/Unit

yang sama;ii. Sekurang-kurangnya dua (2) orang dengan ketuanya dari kumpulan

Pengurusan dan Profesional; daniii.Ada pengetahuan dalam pengurusan aset dan kewangan (jika perlu).

Kehilangan di luar negara, Pegawai Pengawal boleh lantik pegawai bersesuaian dari agensi lain di negara terbabit

Bagi anggota keselamatan, pelantikan ikut akta atau peraturan agensi keselamatan berkenaan


72

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

Jalankan siasatan dengan segera dengan ambil tindakan berikut:

Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan.

Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-mana pegawai yang difikirkan perlu.

Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan Awal

Melawat dan memeriksa tempat kejadian

Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian, salinan dokumen-dokumen yang berkaitan sebagai bahan

bukti (sekiranya perlu).

Tindakan lain yang difikirkan bersesuaian


73

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan berkaitan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor (TPS) dan Arahan

Keselamatan dipatuhi.

Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan berpunca daripada kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi

peraturan yang tidak disengajakan, kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai pengetahuan dalam pengurusan aset dan stor

Kerajaan

Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya kehilangan

Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan pencegahan

Menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta mengemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor


74

PENYEDIAAN LAPORAN AKHIR KEW.PA-30

JK Penyiasat serah kepada urus setia dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pelantikan

KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan:

i. Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6ii. Keterangan bertulis daripada pegawai terlibat

termasuk pegawai bertanggungjawabiii. Gambar lokasi kejadianiv. Lain-lain

75

SYOR & ULASAN PEGAWAI PENGAWAL

Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal

PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula

Keputusan PP:i. Syor Hapus kira dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanyaii. Syor Hapus kira tanpa surcaj atau tatatertibiii. Luluskan hapus kira (tertakluk kepada Kuasa Melulus)

Tandatangan syor dan Kew.PA-30


76

PELAKSANAAN KELULUSAN / KEPUTUSAN

HAPUSKIRA

Urus Setia / JPN / PPD maklumkan kepada sekolah

Kemaskini KEW.PA-2 atau 3.

Kemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-31) dalam tempoh satu (1) bulan kepada Kuasa Melulus

dan salinan ke Perbendaharaan

SURCAJ / TATATERTIB

Syor surcaj / tatatertib bawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib

Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan Perbendaharaan

Keputusan surcaj / tatatertib dipanjangkan kepada

Perbendaharaan

Dalam tempoh 6 bulan dari kelulusan Perbendaharaan


Sila rujuk pegawai-pegawai

yang diagihkan kuasa di

Jadual B di bawah

AKTA PEWAKILAN KUASA 1956

P.U.(B)485 BERTARIKH

27 OKTOBER 2014

KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN

PENERIMAAN HADIAH


79

PENERIMAAN HADIAHRujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1998 – Garis Panduan Pemberian Dan Penerimaan

Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam

Kemuka Lampiran A kepada Kuasa Melulus

Nilai per item kurang RM10,000.00

Nilai per item lebih RM10,000.00

Pengarah JPN / SUB Bahagian / Pengarah Bahagian

KSU

Rujuk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2008 – Pihak Berkuasa Meluluskan Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan

Rujuk Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12 September 2008 – Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan Daripada KSU KPM/ Pegawai Pengawal Kepada Setiausaha Atau Pengarah

Bahagian Dan Pengarah JPN


SEKIAN, TERIMA KASIH

80


81

Unit Pengurusan Aset AlihBahagian Perolehan dan

Pengurusan AsetKementerian Pendidikan

MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks EPusat Pentadbiran Kerajaan

Persekutuan62604 Putrajaya

Fax : 03 – 88846894

[email protected] – 88849400

(KEHILANGAN)[email protected]

03 – 88846836

(SPA)[email protected]

03 – 88846873

(PERLANTIKAN) [email protected]

03 – 88846995

(OS35000) [email protected]

03 – 88849214

(PELUPUSAN/HADIAH) [email protected]

mailto:[email protected]







82

JUALAN SISA

Aset selain daripada Buangan Terjadual atau Sisa Pepejal

Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi asal

NPA satu atau keseluruhan < RM50K @ berat <1000 kg – jualan terus kpd syarikat berdaftar dengan MOF (keutamaan Bumiputra)

NPA satu atau keseluruhan >RM50K @ berat >1000kg – tender/sebut harga (keutamaan Bumiputera setempat yang berdaftar dengan MOF)

Sabah/Sarawak – mana-mana Syarikat berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak

Kem/Jab yang mempunyai jumlah aset hendak dilupus yang banyak dalam jangkamasa panjang boleh wujudkan Kontrak Panel dengan kelulusan Perbendaharaan

Jika kenderaan – tidak boleh didaftar semula dan perlu lapor kpd JPJ


83

Pilihan terakhir serta aset tiada nilai jualan/nilai sisa @ berunsur keselamatan

Kaedah : tanam / bakar / buang / tenggelam / letup / lebur

Pastikan dapat kebenaran PBT, JAS, Jab.Laut (mana berkenaan)

Mematuhi peraturan ditetapkan pihak berkuasa berkenaan

Jika ada komponen boleh diguna sebagai alat ganti perlu diambil dahulu

Pastikan diketuk / digelek / dirincih / di’extract’ maklumat rahsia sebelum musnah

Sijil Penyaksian Pemusnahan disediakan (KEW.PA-18) oleh pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Pengawal

MUSNAH


84

Rujuk Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) dan Akta Pengurusan Sisa Pepejal

E-waste – Barang elektrik dan elektronik seperti komputer & aksesorinya (termasuk pencetak) / mesin fotostat / TV / peti sejuk / penyaman udara / telefon bimbit dan aksesori / bateri

Minyak terpakai / bateri kenderaan / bahan mudah dibakar dalam bekas dibenarkan (duit / pakaian / rokok) / bahan buangan makmal, ubat atau buangan farmaseutikal, bahan gas berkait CFC, bahan binaan asbestos dll

Lain-lain Bahan Buangan Terjadual

E-WASTE & BAHAN BUANGAN TERJADUAL


85

Rujuk Akta Pengurusan Sisa Pepejal DAN Pembersihan Awam 2007

Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan yang tidak dikehendaki atau keluaran yang ditolak dari apa-apa proses

Benda yang hendak dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak

Lain-lain yang ditakrifkan atau dikehendaki mengikut akta ini

BAHAN SISA PEPEJAL


86

Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TED) tapi ada bahagian / komponen masih boleh diguna

Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan

Asas tukar ganti : diperiksa dan disahkan oleh Pegawai Teknikal

Asas tukar ganti : tujuan baik pulih dan penjimatan

Aset penerima perlu rekod dalam Bahagian B KEW.PA-2

TUKAR GANTI


87

Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TED tapi boleh dijadikan bahan latihan/pameran

Agensi kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan

Dilaksana berasaskan : permohonan / keperluan penerima & kos pengendalian ditanggung penerima

Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus bersama Sijil Pelupusan KEW.PA-19

Jika kenderaan – tukar milik kepada penerima

HADIAH


88

Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tapi tidak diperlukan oleh agensi atau tiada agensi lain berminat• Aset sama jenis• Keluarkan aset lama sebelum gantian dipasang• Penggantian disahkan oleh Jabatan Teknikal (jika perlu)• Perlu ada rundingan harga antara agensi / pembekal• Nilai semasa ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau ikut nilai pasaran• Peruntukan cukup untuk membiayai harga penuh aset yang akan diganti• Harga jualan dikredit dalam hasil Kerajaan dan tidak boleh tolak harga aset

dibeli• Cadangan tukar ganti dalam syarat dokumen tawaran tender / sebutharga

dan dalam perjanjian kontrak perolehanHanya pembekal asas minat atau dari peniaga yang khusus untuk aset tersebut

Asas tukar beli:

TUKAR BELI


89

Pertukaran aset dari jenis sama atau berbeza; atau pertukaran dengan perkhidmatan

Berasaskan kos terbaik tanpa libatkan kos tambahan

Nilai aset dibuat oleh pakar

Pertukaran berasas keperluan agensi

Pembekal aset baharu bertanggungjawab beri khidmat selepas jualan

TUKAR BARANG ATAU PERKHIDMATAN


90

Kedah-kaedah Lain

Selain daripada dinyatakan

Perlu dapatkan kelulusan

Perbendaharaan

Pelupusan Aset Milik Kerajaan Kepada

Swasta

Akibat penswastaan

dan seumpamanya

Laksana pelupusan yang

sesuai dan kuasa melulus

di Perbendaharaa

n

Pelupusan Melalui Kontrak Pusat

Jika ada di Kem /Jabatan

Perlu guna peraturan berkenaan

LAIN-LAIN KAEDAH

taklimat 1pp kpm.pptx

Documents