tablas de retenciÓn documental³n... · 2019-12-16 · tablas de retenciÓn documental entidad...
TRANSCRIPT
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 1 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.02 ACTAS
106.02.01
Actas Comisión de Personal
Acta
Informe
2
8
X
X
(Ley 909 de 2004 Art. 16 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 10 pág. 15). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza una selección del 10% de aquellos documentos que han tenido incidencia para la empresa por sus valores cualitativos (tipificación de asuntos atípicos y relacionados directamente con la misión) y cuantitativos (costos económicos); posteriormente se digitalizan y el resto de la documentación se elimina. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el PC, con copias de seguridad en la nube en Google Drive y en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 2 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.02.02
Actas Comité de Bienestar Social
Acta
Convocatoria
Informe
2
8
X
(Decreto 1227 de 2005 capítulo II de la Función Pública, Resolución de gerencia 000095 de 2017 y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 4 pág. 15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser Actas de Comités Decisorios y Consultivos, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 3 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.02.03
Actas Comité de Convivencia Laboral
Acta
Convocatoria
Informe
2
8
X
(Resolución 0652 del 2012 Art. 1 del Ministerio de Trabajo, Resolución de gerencia 000113 de 2017 y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 11 pág. 16). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser Actas de Comités Decisorios y Consultivos, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 4 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.02.04
Actas Comité Hospitalario de Emergencias
Acta
Convocatoria
Informe
2
8
X
(Resolución 1802 de 1989 del Ministerio de Salud, Resolución de gerencia 001035 de 2012 y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 36 pág. 17). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser Actas de Comités Decisorios y Consultivos, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 5 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.02.05
Actas Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)
Acta
Convocatoria
Informe
2
8
X
(Ley 1562 del 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social, Resolución de gerencia 00155 de 2017 y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 10 pág. 15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser Actas de Comités Decisorios y Consultivos, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 6 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.12 CONTRATOS
106.12.01
Contratos de Prestación de Servicios Persona Natural Estudio Previo
CDP
Propuesta de Trabajo
Formato verificación requisitos hoja de vida
Hoja de vida DAFP y/o SIGEP
Declaración de bienes y rentas DAFP y/o SIGEP
Documento de identificación y libreta militar en el caso del personal masculino
Certificados de antecedentes: (Certificado de antecedentes penales, Certificado de antecedentes fiscales, Certificado de antecedentes disciplinarios y Antecedentes Correctivos Policía Nacional)
Soporte documental de estudio y experiencia que acredite los requisitos del cargo: (Registro Único Nacional de Talento Humano en Salud o Registro Secretaría Salud (si aplica), Copia tarjeta profesional (si aplica), Copia diploma(s) o acta(s) de graduación, otros estudios o certificaciones, certificados laborales con funciones, consentimiento informado para verificación de títulos académicos y certificaciones laborales)
Certificado de competencias laborales (si aplica)
Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
Afiliaciones al sistema de seguridad social: (EPS, AFP)
Afiliaciones a administradora de riesgos profesionales (ARL) RUT
Formato SARLAFT
Formato Inhabilidad e incompatibilidad
Carné de Vacunas(Hepatitis B / Fiebre amarilla) – (asistenciales)
Soporte Vital Básico (Auxiliares / Técnicos) – (asistenciales)
Soporte Vital Avanzado (Profesionales) – (asistenciales)
Formato de Inducción y Reinducción
Formato Entrenamiento en el puesto de Trabajo
Contrato Prestación de Servicios
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimento aprobadas (si aplica)
Póliza de Responsabilidad Civil aprobada (si aplica)
Notificación de supervisión
Certificado de Supervisión
Planillas pago seguridad social
Comunicación de terminación de contrato
Acta de liquidación
2
18
X
X
(Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV literales 12 y 13 pág. 16 y Manual de Procedimientos de Contratación Art 20, 21 y 64, adoptado por Resolución de gerencia 823 del 29 de septiembre de 2017 Art. 15). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central acorde en la Ley 80 de 1993 Art. 55, se realiza una selección del 10% de aquellos expedientes que han tenido incidencia para la empresa por sus valores cualitativos (tipificación de asuntos atípicos y relacionados directamente con la misión, la historia, la ciencia y la investigación) y cuantitativos (costos económicos); posteriormente se digitalizan y el resto de la documentación se elimina. Se debe realizar proceso de eliminación según el Acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los expedientes. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 7 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.13 CONVENIOS
106.13.01
Convenios Formación Docencia Asistencial
Convenio
Hojas de vida
Informes
2
18
X
X
(Decreto 190 de 1996 capítulo IV Art. 15 de la Presidencia de la República). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central acorde en la Ley 80 de 1993 Art. 55, se realiza una selección del 10% de aquellos expedientes que han tenido incidencia para la empresa por sus valores cualitativos (tipificación de asuntos atípicos y relacionados directamente con la misión, historia, investigación y ciencia) y cuantitativos (costos económicos); posteriormente se digitalizan y el resto de la documentación se elimina. Se debe realizar proceso de eliminación según el Acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los expedientes. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 8 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.20
HISTORIAS LABORALES
Resolución de Nombramiento (anexo proceso de vinculación, lista de elegibles)
Comunicación de notificación de nombramiento (si aplica)
Comunicación de aceptación de nombramiento (si aplica)
Documentos de Identificación (cédula, RUT, Libreta Militar, entre otros)
Formato Hoja de Vida
Soportes documentales de estudio y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
Certificado de competencias laborales (si aplica)
Acta de posesión
Certificado Antecedentes Fiscales de la Contraloría
Certificado Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría
Certificado Antecedentes Penales de la Policía Nacional
Antecedentes medidas correctivas (Policía Nacional)
Declaración de bienes y rentas
Rut
Formato SARLAFT
Formato de inhabilidad e incompatibilidad
Certificado Aptitud Laboral (examen médico de ingreso)
Copia de las funciones del cargo a proveer
Afiliaciones al régimen de seguridad social- salud, pensión, cesantías, ARL, caja de Compensación Familiar, entre otras
Formato de evaluación de inducción y reinducción (si aplica)
Formato entrenamiento en el puesto de trabajo (si aplica)
Concertación de compromisos laborales (si aplica)
Evaluación de desempeño
Inscripción en carrera administrativa (si aplica)
Actos Administrativos que señalen las situaciones Administrativas del Funcionario: (Vacaciones, Incapacidades, Licencias, Comisiones, permisos, proceso de conciliación de aportes, evaluación de desempeño, carrera administrativa, ascensos, traslados, llamados de atención, entre otros)
Acto Administrativo de retiro o desvinculación del funcionario y anexos
Examen Médico de Retiro
Liquidación
2
98
X
X
(Circular 004 de 2003 de la Función Pública y el AGN y Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV pág. 15 – 16). Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se realiza una selección del 10% de las historias laborales más relevantes (gerentes, personal que haya dejado aportes innovadores, investigativos y científicos), aplicando los criterios cualitativos, históricos y culturales; y se digitalizan. A los expedientes no seleccionados se debe realizar proceso de eliminación según el Acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los mismos. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 9 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.21 INFORMES
106.21.01
Informes a Entes de Control
Informe
Solicitud recibida (si aplica)
Comunicación de respuesta (si aplica)
1
9
X
X
(Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad complementario a los Sistemas de Control Interno y Desarrollo Administrativo, Resolución Orgánica No. 5580 del 18 de mayo de 2004 de la Contraloría, la Directiva Presidencial 8 de septiembre de 2003 y Manual de Funciones y Competencias Laborales del Cargo, título IV literal 18, pág. 16). Se conservan totalmente, porque evidencian el cumplimiento a las funciones administrativas y de procesos institucionales y la información consignada incide en la toma de decisiones y son fuente primaria para la investigación y la historia de la Empresa. Cumplido el tiempo de retención deberán ser Digitalizados por ser series de informes y fenómenos de tipo social, político, legal, económico e histórico, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el PC, con copias de seguridad en la nube en Google Drive. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 10 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.21.02
Informes Institucionales
Informe
Solicitud recibida (si aplica)
Comunicación de respuesta (si aplica)
1
9
X
X
(Ley 591 de 2005 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales del Cargo, título IV literal 18, pág. 16). Se conservan totalmente, porque evidencian el cumplimiento a las funciones administrativas y de procesos institucionales y la información consignada incide en la toma de decisiones y son fuente primaria para la investigación y la historia de la Empresa. Cumplido el tiempo de retención deberán ser Digitalizados por ser series de informes y fenómenos de tipo social, político, legal, económico e histórico, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el PC, con copias de seguridad en la nube en Google Drive. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 11 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.24 MANUALES
106.24.01
Manual Código de Integridad
Manual
1
9
X
X
(Decreto Nacional 1499 del 11 de septiembre de 2017 Decreto 1599 de 2005 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV literal 14 pág. 16). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se digitalizan y se conservan totalmente, porque la información aporta grandes valores al conocimiento de un aspecto central de la función administrativa, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 12 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.24.02
Manual de Funciones y Competencias
Manual
1
9
X
X
(Decreto 2484 del 2014 Art. 9 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV literal 29 pág. 16). Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se digitalizan y se conservan totalmente, porque la información aporta grandes valores al conocimiento de un aspecto central de la función administrativa, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 13 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.26
NÓMINA
Novedades de personal
Aportes parafiscales
Contribuciones inherentes a la Nómina
2
98
X
(Código Sustantivo del Trabajo y Manual de Funciones y Competencias Laborales del cargo título IV literal 8 y 12 pág. 15-16). Evidencian el cumplimiento de los procesos Administrativos y Misionales, con el fin de servir como fuente de información. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central los expedientes se eliminan puesto que pierden valores administrativos, legales y no tienen valor histórico. Se debe realizar proceso de eliminación según el acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los expedientes. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 14 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.28 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES
106.28.01
Plan de Prevención, Preparación de Respuestas ante Emergencias
Plan
1
9
X
X
(Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.12, 2.2.4.6.13 y 2.2.4.6.25, Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo y Manual de Funciones y Competencias Laborales del Cargo, título IV literal 10 pág.15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser series de Planes y Programas, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Terminado el tiempo de retención en el archivo
central, se deben digitalizar para la consulta y
conservación del documento físico.
Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 15 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.28.02
Plan Vacacional
Plan y cronograma de vacaciones
1
9
X
X
(Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.1.2.2.1 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 11 y 26 pág.16). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser series de Planes y Programas, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Terminado el tiempo de retención en el archivo
central, se deben digitalizar para la consulta y
conservación del documento físico.
Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 16 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.28.03
Programa de Bienestar Social
Programa
1
9
X
X
(Decreto 1227 de 2005 Art. 69 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 4 pág. 15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser series de Planes y Programas, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Terminado el tiempo de retención en el archivo
central, se deben digitalizar para la consulta y
conservación del documento físico.
Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 17 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.28.04
Programa Institucional de Capacitaciones
Programa
1
9
X
X
(Decreto 1227 de 2005 Art. 65 de la Función Pública y Manual de Funciones y Competencias Laborales título IV literal 4 pág. 15). De conservación total, porque son documentos que inciden en el proceso Misional de la Empresa y por ser series de Planes y Programas, según lo establecido en la Circular externa 003 del 27 de febrero de 2015. Terminado el tiempo de retención en el archivo
central, se deben digitalizar para la consulta y
conservación del documento físico.
Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
Diagonal 20 No. 7-29 Florencia * Caquetá * Colombia Teléfono: PBX 4366464
Página Web: www.hmi.gov.co E-mail: [email protected]
Nit. 891.180.098-5
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DEPARTAMENTAL MARÍA INMACULADA E.S.E UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: 106 Pág. 18 de 18
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT E D S
106.37
SISTEMA GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles (matriz, registro de inspecciones, tarjetas de reporte)
Plan de trabajo
Programa de Promoción y Prevención
Programa de Vigilancia Epidemiológico en Desórdenes Osteomusculares
Programa de Vigilancia Epidemiológico en Radiaciones Ionizantes
Programa de Vigilancia Epidemiológico en Riesgo Biológico
Programa de Vigilancia Epidemiológico en Riesgo Psicosocial
Programa de Vigilancia Epidemiológico en Riesgo Químico
Reporte e Investigación de Accidentes de Trabajo (informe de accidentes de trabajo del empleador o contratista, versión del trabajador y/o testigo del accidente, investigación de accidente/incidente de trabajo y análisis de causas)
1
19
X
X
(Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.12, 2.2.4.6.13 y 2.2.4.6.25, Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo y Manual de Funciones y Competencias Laborales del Cargo Salud Ocupacional, título IV pág. 43-45) Evidencian el cumplimiento de los procesos Administrativos y Misionales, con el fin de servir como fuente de información. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza una selección del 10% de aquellos expedientes que han tenido incidencia para la empresa por sus valores cualitativos (tipificación de asuntos atípicos y relacionados directamente con la misión) y cuantitativos (costos económicos); posteriormente se digitalizan y el resto de la documentación se elimina. Se debe realizar proceso de eliminación según el Acuerdo 04 de 2019, aplicando el método de picado de los expedientes. Los archivos electrónicos estarán almacenados en el Sistema de Información establecido por la empresa, guardados en el Servidor Blader marca IBM de propiedad de la Institución. La disponibilidad, acceso, preservación y recuperación de la información institucional, está garantizada y reglamentada en la Política de seguridad de la información, donde se definen lineamientos frente a su uso y manejo, según resolución 000857 publicada en la página web en el link: http://186.118.168.204/uploads/assets/user4/PORTAL/Res.%20No.%20000857-Politica%20de%20la%20%20seguridad%20de%20la%20Informacion,lineamientos%20de%20uso%20y%20manejo.pdf
CONVENCIONES: FIRMAS
CT =Conservación Total
E = Eliminación
D =Digitalización
S= Selección
DIANA MARCELA CUELLAR ALDANA Subgerente Administrativa y Financiera
MARISOL GARCIA CAICEDO Profesional Universitario de Información
Asesoría Técnica: Lucidia Gasca Collazos
Fecha: julio de 2019