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Tabla de Retención Documental

Código:FT-MAA-GD-13

Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

500.032 10 X X

Por su importancia se considera documento histórico, se microfilma o se hace uso de la tecnología

500,41

500.41.1

2 X

Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su importancia para consulta de la

documentación transferida al Archivo Central.

500,42

500.42.11 19 X

Constituye soporte a la gestión administrativa. Se conservan por 20 años, después pierde los

efectos probatorios

Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

INVENTARIOS

LIBROS

PROCEDIMIENTOSSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.PENTIDAD PRODUCTORA:

GERENCIA COMERCIAL- 500DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CODIGO

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Libro Radicador

ACTOS DE GERENCIA COMERCIAL

Formato Único de Inventario Documental

Jefe de Archivo

RESPÓNSABLE G.D

PRESIDENTE COMITÉ ARCHIVO

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

NOMBRE

ALEGRIA PASTRANA GALINDO

FIRMAS

1

ENTIDAD PRODUCTORA:

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

570.26

570.26.1

2 8 X X

Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección

del 10% de su produccion anual.

570.41

570.41.12 X

Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su importancia

para consulta de la documentación transferida al Archivo Central.

570.69

570.69.1

2 8 X X

Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección

del 10% de su produccion anual.

Firma Responsable:

CONVENCIONES


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección


Jefe de Archivo


RESPÓNSABLE G.D ALEGRIA PASTRANA GALINDO

FIRMAS

Encuestas Satisfacción Usuario

* Formatos

(\\enerca.local\Gerencia_Comercial\Direccion_PQR\DEFEN

SOR DE CLIENTE\Defensor Cliente\Encuesta de

satisfaccion), indicadores

Estratificacion por entidades Territoriales *

*Comunicaciones Oficiales

* Citaciones comité

*Base de datos

* Solictudes Usuarios


NOMBRE

ESTRATIFICACION

INVENTARIOS

ENCUESTAS


EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.PDEPENDENCIA PRODUCTORA: DEFENSOR CLIENTE - 570

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


PROCEDIMIENTOS



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

550.02

550.02.10

2 8 X XSon de conservación total, teniendo en cuenta que son documentos misionales y son fuente

para la investigación y la cultura. FT-MAC-FA-06, FT-MAC-FA-07

550.11

1 5 X Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

550.28

1 5 X Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

550.41

550.41.12 X



550.54

550.54.1

1 4 X XNo se puede establecer tiempo de retención en archivo de gestión, constituyen la

memoria institucional. Se conservan los informes y las relaciones.

CERTIFICACIONES

* Reportes al área financiera

INVENTARIOS


PROCEDIMIENTOS

ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA

* Reportes de información

* Respuesta a requerimientos

Escritas

* Carta de respuesta Empresa


PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS

FACTURACIÓN- 550

ENTIDAD PRODUCTORA:

* Actas de Notificación

* Ajustes de Lecturas

* Ajustes a valores facturados en periodos anteriores


ACTAS


EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

1



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S


PROCEDIMIENTOS

FACTURACIÓN- 550

ENTIDAD PRODUCTORA:





550.54.3



550.54.4



550.54.5



550.60

550.60.1

5 XSe lleva en medio magnetico en carpeta de red del proceso.

Firma Responsable:

CONVENCIONES


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

Direccionamiento PQR


De Gas


Por Cambio de Información


REVISIONES

REVISIONES EN TERRENO

* Reporte de visita

* Concepto técnico

Jefe de Archivo



NOMBRE FIRMAS


2



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

530.36

530.36.2

2 5 x x Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

530,36.3



FORMATOS

Formatos Cambio de Información - Energía

* FT-MAC-AC-03 Cambios de Información Básica

* Fotocopia Cédula del propietario al 150%

* Certificado de tradición y libertad y/o carta de

compra y venta

* Certificado de Estrato

* Certificado de Nomenclatura

* Copia Última factura de Energía cancelada

* Fotocopia Cédula del ingeniero y/o técnico

* Fotocopia Tarjeta Profesional del ingeniero y/o

técnico

* Factura de compra venta del medidor

* Protocolo original del Medidor

* Plano Eléctrico medidores (bifásico y trifásico

* Declaración de Cumplimiento del Reglamento

Técnico Instalaciones Eléctricas

* Orden Individual de Revisión en Terreno

* Registro Fotográfico

Formatos Solicitud de Conexión - Energía


* Certificado de tradición y libertad y/o carta de

compra y venta



* Copia de Factura de Energía del vecino

* Fotocopia Cédula del ingeniero y/o técnico

* Fotocopia Tarjeta Profesional del ingeniero y/o

técnico

* Factura de compra venta del medidor

* Protocolo original del Medidor

* Plano Eléctrico medidores (bifásico y trifásico)

* Declaración de Cumplimiento del Reglamento

Técnico Instalaciones Eléctricas

* FT-MDE-PSE-07 Solicitud de Disponibilidad

* FT-MAC-AC-05 Solicitud de Conexión de

Energía

* Orden Individual de Revisión en Terreno

* Requisitos Solicitud Servicio de Energía



GESTION CLIENTES- 530

CODIGO



1



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S





CODIGO



530,36.4


530,36.5


530.36.6 2 5 x x Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

530.36.7 2 5 x x Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

530.51

530,51.1

1 X

Se eliminan por que no soportan valores legales, fiscales, ni contables.planillas de envio correspiondencia de 472

descargadas del SIPOST

Orden Individual de Revision en Terreno

FT-MAA-GH-10 Paz y salvo

Formatos Solicitud de Conexión - Gas


* Certificado de Tradición y Libertad y/o Carta

Venta



* Copia de recibo de Gas del vecino más cercano

* Acta de Entrega de la Instalación Interna

* Certificación de la Instalación Interna

* Solicitud de Conexión Gas Natural Domiciliario

* Requisitos Solicitud Servicio de

Gas

Formatos Cambio de Información - Gas

* FT-MAC-AC-03 Cambios de Información Básica


* Certificado de Tradición y Libertad y/o Carta

Venta



* Copia Última factura de Gas cancelada

* Protocolo o factura del Medidor Nuevo

* Certificado de Conformidad y Calibración del

Medidor

* Certificación de la Instalación Interna

* Requisitos Solicitud Servicio de

Gas

PLANILLAS

2



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S





CODIGO



530,54

530.54.1

2 8 X

Cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central se hace una selección del 10% de la producción del año para su conservación total.

530,54.6

2 8 X


530,54.7

2 8 X


PQR

* Petición Inicial

* Respuesta a la Petición Inicial

*acta de revision en terreno

*citacion para notificacion persona de la respuesta

*Notificación por aviso de la respuesta

*Notificación por aviso en cartelera y pagina web

*Notificacion personal

Remision expedientes a SSPD

* peticion inicial

*respuesta de la perticion inicial

*citacion para notificacion personalnotificacion de

respuesta

*guia de envio citacion

*notificacion por aviso de la respuesta

*guia de envio de notificacion por aviso

*Notificacion por aviso en cartelera y pagina web

*notificacion personal

*pantallazo de correo envio a SSPD

*citacion de SSPD a Enerca para notificacion

*notificacion por Aviso de Resolución SSPD

*Recurso de Apelacion

*respuesta recurso de apelacion

citacion para notificacion personalnotificacion de

recurso

*notificacion por aviso de la respuesta Recurso

*Notificacion por aviso en cartelera y pagina web

*notificacion personal del recurso

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS

3



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S





CODIGO



530,54.8

2 8 X


Firma Responsable:

CONVENCIONES


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

Jefe de Archivo



FIRMASNOMBRE


Apertura Silencios Administrativos SSPD

*descargos

*pruebas

*alegatos

*Resolucion de SSPD

*Recurso

*Resolucion de Fallo Definitivo

*solicitud de aclaraciones

*Revocatoras de fallo

4



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

540.04

540.04.1 2 4 X X Xcumplido su tiempo de Retencion en el Archivo Cental se hace una selección del 10% de lo producido

en el año para su conservación permanente

540,39

540.39.1

2 4 x

Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central se hace una selección de lo

producido en el año para su coservación permanente.

54O.39.36

1 3 x

Cumplido su tiempo de Retención en el Archivo Central se hace una selección de lo

producido en el año para su coservación permanente.

54O.39.45

2 5 x

Despues de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte

papel.

54O.39.46

2 5 x


papel.

54O.39.47

2 4 x


papel.

54O.39.49

2 4 x


papel.

"Actas de revisión Liquidables

* Acuerdos de pago

* Liquidaciones

* Anexos"

"Entes de control

* Solicitudes denuncias penales"

"De reporte a la SSPP

* Ofiicios de respuesta"

Revision de Medida Directa

Revision de Medida Indirecta y Semidirecta

Revision y Verificacion de Gas


ACUERDOS

INFORMES

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS


DEPENDENCIA PRODUCTORA: PERDIDAS- 540


RETENCIÓN

ENTIDAD PRODUCTORA:

Informes sobre PQR Gas - Perdidas

1



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

540.41

540.41.12 X



540.51

540.51.2

1 X



540.53

540.53.1

2 4 x x

Despues de los cuatro años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte

papel.

540,65

540.65.12 5 x x

Después de los cinco años en el Archivo Central, se digitalizan y se elimina el soporte papel.

540.65.22 5 x x


540.65.32 5 x x


Firma Responsable:

CONVENCIONES


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección


FIRMAS

Cambios de Información

* Anexos

NOMBRE

INVENTARIOS


"Solicitudes de Conexión Energia

* Anexos"

PLIEGOS

Pliegos de Cargos

*Actas de revisión Liquidables

* Acuerdos de pago

* Liquidaciones

* Anexos"

Jefe de Archivo



Solicitudes de Conexión Gas

* Anexos"

SOLICITUDES

Planillas Inventario Sellos

PLANILLAS


ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE ENERGÍA DE CASANARE ENERCA S.A E.S.P

DEPENDENCIA PRODUCTORA: PERDIDAS- 540



PROCEDIMIENTOS

2



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

520.12

520.12.13

1 19 X X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo producido

durante el año para su conservacion permanente

Los Actos de Gerencia no los archiva el proceso puesto que son netamente de la Gerencia General.

520.12.16

1 19 X X



520.12.17

1 19 X X



Los Actos de Gerencia no los archiva el proceso puesto que son netamente de la Gerencia General.

520,39


CONTRATO

INFORMES

ALUMBRADO PUBLICO

*Contratos

*Facturación

*Informes Balance AP

*Comunicaciones

*Actas

Comprobante de Egreso

* Actos de Gerencia

* Acuerdos Municipales

ARRENDAMIENTO INFRAESTRUCTURA

* Contratos

*Facturación

*Formatos Aprobación Factibilidades

*Planos

*Comunicaciones

*Polizas

*Inventario de Postería

* Soporte de Pago

* Actas

ALIANZAS COMERCIALES

*Contratos

*Facturación

*Actos de Gerencia

* Comprobantes de Egreso

*Actas

*Comunicaciones


PROCEDIMIENTOS



DEPENDENCIA PRODUCTORA: OTROS SERVICIOS- 520

ENTIDAD PRODUCTORA:

1



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S



PROCEDIMIENTOS



DEPENDENCIA PRODUCTORA: OTROS SERVICIOS- 520

ENTIDAD PRODUCTORA:

520.39.1

2 8 X X

Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su

produccion anual.

520,41

520.41.1

2 X



Firma Responsable:

CONVENCIONES


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

Jefe de Archivo



INVENTARIOS

FIRMAS

Entes de Control

* Comunicación oficial

* Informe

* Anexos


NOMBRE


2



Versión: 1

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

560.01

560.01.7 Procesos Ejecutivos

*Demanda (Anexos)

*Auto que libra mandamieto de pago

*Notificacion (personal,Aviso y

Emplazamiento)

*Contestacion de la Demanda

*Alegatos de Conclusion

*Sentencia

2 8 X X

Son de conservación total, teniendo en cuenta que son documentos misionales y son fuente para la

investigación y la cultura

560.02

560.02.10 Acta de Notificación2 8 X X



560.02.11 Actas de Reconexion 2 8 X X



560.02.12 Actas de Suspensión

2 8 X X



560.04

560.04.1 Acuerdos de Pago

* Factura pago cuota inicial

* Fotocopia Cedula

* Acuerdo de Pago

2 4 X XFinalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, hacer selección del 10% de lo producido durante el

año para su conservación permanente.

560,15

560.15.2 Cobros Prejurídicos

* Oficio Remisorio

*Aviso reporte1 18 X X

Seleccionar un 10% de la producción documental por cada cuatro años, dejando los más relevantes para la

Institución y la relación de cobros de cada vigencia, microfilmar para la consulta y/o hacer uso de

tecnología para garantizar su conservación total.


DEPENDENCIA PRODUCTORA: 560- RECAUDO Y CARTERA

ENTIDAD PRODUCTORA:




PROCEDIMIENTOS

ACTAS

ACTOS CONSTITUCIONALES

ACUERDOS

COBROS

1



Versión: 1

560,18

560.18.1 Comité de Cartera

2 8 x x

Son de conversacion total, teniendo en cuenta son documentos misionales y son fuente para la

investigacion.

560,41

560.41.1 Formato Único de Inventario Documental

2 X




RESPÓNSABLE G.D


Firma Responsable:

CONVENCIONES


M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

COMITÉ

INVENTARIOS

Jefe de Archivo

FIRMASNOMBRE


2



Versión: 1

ENTIDAD PRODUCTORA:

ARCHIVO

GESTIONARCHIVO

CENTRALCT E M S

510,12

510.12.15

1 10 x


durante el año para su conservación permanente.

510,35

510.35.1

1 4 X

Copia de las comunicaciones y los informes quedan en el expediente de cada usuario, las relaciones

mensuales y los informes se conservarán en forma permanente

510,39

510.39.1

2 8 X X

Cumplido su tiempo de retencion en el archivo Central hacer una selección del 10% de su

produccion anual.

510.39.34

1 3 x


510.39.36

1 3 x


510.39.37

1 3 x


Entes de Control

* Solicitudes

* Oficios de respuesta

* Informes

Cálculos de Tarifas de Energía y Gas

* Solicitudes


De Reporte a la CREG

* Solicitudes

* Formatos


De Reporte al SSPP

* Solicitudes

* Formatos


De Energía

* STR

* SDL

CODIGO



510- TRANSACCIONES COMERCIALES

PROCEDIMIENTOS


SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

FACTURACIÓN

CONTRATOS


INFORMES

Contratos de compra de Gas para

GND y GNV

* Contrato

* Polizas

* Facturas

* Actas


1



Versión: 1

510.39.38

2 10 x



510,41

510.41.1 2 X Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su importancia para consulta de la


510,42

510.42.1 1 19 X Constituye soporte a la gestión administrativa. Se conservan por 20 años, después pierde los

efectos probatorios

510.68

510.68.1

2 6 x


510.68.2

2 6 x



Firma Responsable:

CONVENCIONES

CT: Conservación Total Fecha:____________________________

M: Microfilmación

E: Eliminación

S: Selección

Venta de Gas Natural usuarios no

regulados

* Contratos


* Informes

De Oferta Mercantil para compra de

energía eléctrica

* Oferta Mercantil

* Orden de compra

* Actas

* Polizas

* Actos de Gerencia

* Pagare y carta de instrucciones

* Facturas

* Acta de liquidación

Venta de Energía usuarios no

regulados

* Contratos

* Actas


* Informes

Libro Radicador


VENTAS

LIBROS

INVENTARIOS


Jefe de Archivo

RESPÓNSABLE G.D


NOMBRE


FIRMA

2

tabla de retencion documental...tabla de retención documental código:ft-maa-gd-13 versión: 1...

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