Tabla de Contenido Tema Slides

• ¿Quiénes somos? ………………………………………………………… 4• Misión ……………………………………………………………………………..

5• Visión …………………………………………………………………………….

6• Diagrama de manejo de documentos …………………………… 7• Entrevista ……………………………………………………………………. 8• Recogido de documentos ……………………………………………. 9-10• Preparación del documento ……………………………………….. 11• Conversión …………………………………………………………………….

12• Archivos Electrónicos …………………………………………………. 13-15

Tabla de Contenido Tema Slides

• Alternativas de Entrega ……………………………………………. 16-17• Almacenamiento…………………………………………………………..

18-21• Privacidad …………………………………………………………………..

22• Publicación 1075 …………………………………………………….. 23-

24 • Regla 1005 ……………………………………………………………. 25• Ley HIPAA ………………………………………………………………… 26-

27 • Destrucción ………………………………………………………………...

28-30• ¿Cómo puedo ahorrar?……………………………………………… 31-36• Nuestro propósito, al final, con nuestros clientes …….. 37-42

¿Quiénes Somos?

UNA EMPRESA NETAMENTE

PUERTORRIQUEÑA QUE TIENE EL CONCEPTO DE CONVERTIR

DOCUMENTOS FÍSICOS, A DOCUMENTOS DIGITALES,

CON CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES ESTATALES Y

FEDERALES. SIEMPRE A LA VANGUARDIA DE LA

TECNOLOGÍA, DE MANERA COSTO EFECTIVA Y SIMPLE.

MisiónSER PROVEEDOR, A EMPRESAS

E INDIVIDUOS, DE UNA VIA EFICAZ PARA EL MANEJO DE

DOCUMENTACIÓN FÍSICA, MEDIANTE LA DIGITALIZACIÓN

DE DOCUMENTOS. ESTE PROCESO FACILITARÁ EL

MÉTODO DE ALMACENAJE DE DOCUMENTOS; PARA QUE ASÍ NUESTROS CLIENTES PUEDAN AHORRA TIEMPO, DINERO Y

ESPACIO.

VisiónSER UNA EMPRESA QUE REALICE Y OFREZCA LOS

MEJORES SERVICOS Y CONFIDENCIALIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS FÍSICOS; UTILIZANDO LOS RECURSOS DE LA MANERA

MAS COSTO EFECTIVA. ADEMÁS, CREAMOS

CONCIENCIA AL UTILIZAR MENOS MATERIALES QUE

AFECTAN NUESTRO MEDIO AMBIENTE.

Diagrama de Manejo de DocumentosENTREVISTA

RECOGIDO DE DOCUMENTOSPREPARACIÓN DE

DOCUMENTOSCONVERSIÓN

ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITALES

DESTRUCCIÓN

Entrevista:EN ESTA ENTREVISTA RECOPILAREMOS

LOS SIGUIENTES DATOS:• NOMBRE DE SU EMPRESA 0 INDIVIDUO• SU FUNCIÓN PRINCIPAL• ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE DOCUMENTACIÓN• NECESIDADES PARTICULARES• EL RESULTADO QUE QUIERE OBTENER• LA MANERA MAS EFICAZ PARA

ORGANIZAR SUS DOCUMENTOS

• LAS CAJAS DE ALMACENAMIENTO PODRÁN SER SUMINSITRADAS POR VDS. • CADA CAJA SERÁ DEBIDAMENTE IDENTIFICADA CON UN CONTROL DE CADA DOCUMENTO, QUE SERÁ TRANSPORTADO PARA PROCESAMIENTO Y ALMACENAMIENTO.

Recogido de Documentos

• CADA CAJA SERÁ ORGANIZADA, ALMACENADA Y SELLADA POR UN REPRESENTANTE DE AMBAS EMPRESAS.

SE PREPARA CADA EXPEDIENTE SEGUN LAS

NECESIDADES ÚNICAS DE CADA CLIENTE.

Preparación del Documento

• SE DIGITALIZARÁ CADA DOCUMENTO PROVISTO POR EL CLIENTE, MANTENIENDO LA ORGANIZACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS MISMOS.• SE ORGANIZARÁ LA PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS SEGÚN SOLICITADO POR EL CLIENTE. ESTOS SE CONVIERTEN AHORA EN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS.

Conversión

Archivos Electrónicos

ESTOS SERÁN MANEJADOS POR PERSONAL

AUTORIZADO, EL CUAL SERÁ RESPONSABLE DE

RECIBIR Y ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS. CADA PROYECTO DEBERÁ

CONTENER UNA HOJA DE CONTROL CON LA

SIGUIENTE INFORMACIÓN:

1.FECHA DE RECIBO2.NOMBRE DEL CLIENTE

Y/O NÚMERO DE CONTROL

3.NÚMERO DE DOCUMENTOS Y/O CAJAS

4.MOVIMIENTO DEL ARCHIVO

5.FECHA DE ENTREGA; METODO DE DISPOSICIÓN Y/O ENTREGA

1. SE LE PROVEERAN DOS COPIAS EN CD O

DVD (POR CONTRATO), EN FORMATO PDF, EL

CUAL RESULTA EN UNA BUSQUEDA ACCESIBLE Y SIMPLE DE TODOS LOS

DOCUMENTOS GRABADOS EN ELLOS.

Alternativas de Entrega

2. TRANSFERENCIA DIRECTA DE

NUESTRO SERVIDOR VIA INTERNET

CON MEDIDAS DE SEGURIDAD.

Almacenamiento

VDS ALMACENARÁ SUS EXPEDIENTES POR NO

MAYOR DE 90 DIAS EN SU CENTRO DE

ALMACENAMIENTO, AL CUAL USTED TENDRA

ACCESO POR INTERNET BAJO MEDIDAS DE

SEGURIDAD. OPCION SOLO PARA CLIENTES DE MEDIANO Y

ALTO VOLUMEN DE DIGITALIZACIÓN.

TIPOS DE ALMACENAJE

LOS CLIENTES DE BAJO VOLUMEN DE

DIGITALIZACIÓN SOLO SE LE ALMACENARAN SUS EXPEDIENTES POR NO MAYOR DE 30 DIAS EN NUESTRO SERVIDOR.

TENDRÁN LA OPCIÓN DESPUÉS DE LOS 30 O 90 DÍAS (SEGÚN SEA EL CASO)

DE:• OBTENER UNA LICENCIA PARA ACCESO A NUESTRO SERVIDOR PARA LA BÚSQUEDA DE SUS DOCUMENTOS. DICHA LICENCIA SERÁ EN BASE A SUS NECESIDADES DE BÚSQUEDA.

EL CENTRO DE ALMACENAMIENTO CUENTA

CON UN SISTEMA DE SEGURIDAD EL CUAL ES

EVALUADO PERIODICAMENTE

CUMPLIENDO CON LAS REGULACIONES FEDERALES

PARA MANTENER SU SEGURIDAD Y

CONFIDENCIALIDAD.

Privacidad

PUBLICACION 1075Esta publicación proporciona una guía para asegurar que las

políticas, prácticas, controles y salvaguardias de los empleados, por los organismos receptores o agentes y contratistas, se han protegidos adecuadamente en confidencialidad de la información que se recibe de parte del IRS.

Las políticas de seguridad de la empresa deben guiar la finalidad, alcance, responsabilidades, y la gestión de compromiso y aplicar todas las leyes controles de seguridad. En este documento se contienen los administrativos, operativos y la seguridad técnica que los controles deben aplicar en una condición de la recepción de la FTI.

Las directrices expuestas en este documento se aplican a todos los FTI, sin importar la cantidad o los medios de comunicación en la que se registra. FTI en forma electrónica debe tener los mismos niveles de protección otorgada al documento en papel o cualquier otro medio que contiene la FTI. Políticas de seguridad y procedimientos - sistémico, de procedimiento o manual - debe reducir al mínimo elusión.

Un interés común que existe es nuestra responsabilidad de asegurar que la IFA sea revelada solamente a personas autorizadas y que se utiliza sólo con autorizados por la ley o regulación. El IRS está seguro de su diligencia en esta materia y cree que la Publicación 1075 será de utilidad. Los que cumplan estas normas, reúnen los requisitos de salvaguardia del IRC Sección 6103 (p) (4) y hace que nuestros esfuerzos sean benéficos. Los requisitos a través de la publicación 1075 se aplican a todos los segmentos organizacionales de una agencia que recibe la FTI. Es responsabilidad de la agencia garantizar todas las funciones dentro de su organismo, incluyendo los centros de datos consolidados y contratistas (donde sea permitido por las leyes federales), con acceso a la IFA, entender y poner en práctica la publicación de 1075 Requisitos.

ESTA PUBLICACION OFRECE

DETALLES DE COMO SE DEBE

MANEJAR, GUARDAR, IDENTIFICAR

Y LA SEGURIDAD DE DOCUMENTOS

QUE CONTENGAN INFORMACION DE

IMPUESTOS DE CORPORACIONES,

INDIVIDUOS O CUALQUIER OTRO.

El contenido de un récord público u otro documento que esté bajo la custodia de una entidad u oficina puede ser probado mediante copia certificada del original, expedida por funcionario autorizado, o copia declarada correcta o fiel por un testigo que la haya comparado con el original. Si ello no es posible, a pesar del ejercicio de diligencias razonables por parte del proponente, otra evidencia secundaria del contenido del original será admisible.

El inciso del Artículo 386 del Código de Enjuiciamiento Civil se refiere a escritos bajo la custodia de un funcionario público como excepción a la Regla de la Mejor Evidencia; el inciso se refiere a copias certificadas. La regla, similar a la 1005 de las Reglas Federales, tiene su fundamento en razones de conveniencia, además de confiabilidad. Resultaría muy inconveniente retirar los originales del lugar en que están archivados bajo la custodia del funcionario público. Nótese que no se permite indiscriminadamente la admisión de evidencia secundaria en general, sino específicamente copia certificada del original expedida por el funcionario autorizado; con ello se asegura la confiabilidad de la evidencia que se ha de presentar ante el tribunal.

REGLA 1005

LEY HIPAA

Comprensión de Privacidad de Información en Salud

La Regla de Privacidad HIPAA provee protecciones federales para obtener información de salud personal en poder de las entidades cubiertas y da a los pacientes una serie de derechos con respecto a esa información. Al mismo tiempo, la Regla de Privacidad está equilibrada de forma que permite la divulgación de información personal de salud necesaria para la atención al paciente y otros propósitos importantes. La Regla de Seguridad especifíca una serie de medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas para las entidades cubiertas a utilizar para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de información electrónica de salud protegida.

LEY HIPAA (Continuación…)

1. Para los consumidores: La mayoría de nosotros creemos que nuestra información médica y otra es privada y debe ser protegida, y queremos saber quién tiene esta información. La Regla de Privacidad, una ley federal, le otorga derechos sobre su información de salud y establece las normas y límites sobre quién puede ver y recibir información sobre su salud. La Regla de Privacidad se aplica a todas las formas de la información personal de salud protegida, tanto de manera electrónica, escrita u oral. La Regla de Seguridad, una ley federal que protege la información de salud en forma electrónica, requiere que las entidades cubiertas por HIPAA deben garantizar que la información electrónica de salud esta protegida.

2. Para Entidades Cubiertas: La privacidad y normas de seguridad se aplican sólo a las entidades cubiertas. Los individuos, organizaciones y agencias que cumplen con la definición de una entidad cubierta bajo HIPAA deben cumplir con los requisitos de las Normas para proteger la privacidad y seguridad de información de salud y deben proporcionar a las personas con ciertos derechos con respecto a su información de salud. Si una entidad no es una entidad cubierta, no tiene que cumplir con la Regla de Privacidad o las reglas de seguridad. Una entidad de cubierta puede ser un profesional de la salud, un Plan de Salud y un Centro de Información de Salud.

Destrucción

• UNA VEZ COMPLETADO EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS, NO ES NECESARIO ALMACENARLOS, ESTOS PUEDEN SER DESTRUIDOS SEGÚN LOS ACUERDOS ESTABLECIDOS PREVIAMENTE CON CADA CLIENTE.• LA DESTRUCCIÓN DE LOS

DOCUMENTOS SERÁ DE MANERA SEGURA, CONFIABLE Y RESPONSABLE.

Destrucción (OPCIONAL)

• AL MOMENTO DE LA DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS, SE LE ENTREGARÁ AL CLIENTE UN CERTIFICADO QUE INCLUIRÁ UN LISTADO DETALLADO DE LOS DOCUMENTOS DESTRUIDOS; CUMPLIENDO CON LAS REGULACIONES ESTATALES Y FEDERALES QUE RIGEN CADA INDUSTRIA EN PARTICULAR O GENERAL.

¿Cómo Puedo Ahorrar?

• Un (1) empleado dedicado a digitalizar por:

• Trabajo de digitalización por página (solo un (1) lado) :

EJEMPLO AHORRO EN NÓMINA

COMPARE SEGÚN LA INFORMACION PREVISTA EN ESTA

TABLA DE COMPUTOS.

EMPLEADO DE DURACIÓN

CON PLAN MÉDICO

• SIN CONTAR OTROS PAGOS Y EL PATRONO INCURRE EL SOLO CON:

$223.00 x 6 MESES = $ 1,338.00TOTAL DE GASTOS POR ESE EMPLEADO PUEDE

SER DE APROX. $8,156.75

Proyecto 1:

Si usted compara la inversión del empleado por 6 meses a 40 hrs

semanales a salario mínimo sea a tiempo completo, servicios

profesionales o temporeros, más la inversión de un “scanner”

especializado para esta función habría una ganancia o ahorro para

usted de mas de $5,000.00.

Este ahorro podría utilizarse en otra área de su empresa

para aumentar la producción de su actividad

principal de negocio.

Nuestro propósito al final,

con nuestros

clientes es que:

• AHORREN EN ESPACIO DE ALMACENAMIENTO.

• AHORREN EN NÓMINA, A SU VEZ TIEMPO.

• AHORREN GASTOS OPERACIONALES, DE

EQUIPO Y MATERIALES.

•AUMENTEN LA PRODUCCIÓN DEL EMPLEADO EXISTENTE. YA QUE A ESTE SE LE HARA MÁS FACIL ENCONTRAR LOS

DOCUMENTOS PARA AGILIZAR SU TRABAJO Y DAR UN MEJOR SERVICIO A SUS

CLIENTES.

• QUE LOS DOCUMENTOS SE HAN MANEJADOS CON LA MAYOR CONFIDENCIALIDAD Y CONOCIMIENTO DE LAS LEYES FEDERALES Y ESTATALES.

Gracias por su atención